Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Main user

Maxtech Easy Työvuorot™ -palvelun käytön aloittaminen

Pohjatietojen syöttäminen

Maxtech Easy™

Jos käytössä on jo ennestään jokin toinen Maxtech Easy™ -tuote, osa kohdista voi olla tarpeettomia. Esimerkiksi henkilöitä ja käyttäjätunnuksia ei tarvitse luoda uudelleen vaan aiemmin luodut toimivat kaikissa tuotteissa.

Henkilöt ja käyttäjätunnukset

Järjestelmän käyttö kannattaa aloittaa perustamalla järjestelmään henkilöt, joille työvuoroja tullaan suunnittelemaan. Työvuorosuunnittelussa alkuun pääsee tallentamalla henkilölle etu- ja sukunimen sekä työsähköpostiosoitteen. Muita asetuksia voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan. Tarkempi ohje henkilöiden hallinnoinnista löytyy tukiportaalin Henkilöstö-ohjesivulta.

Järjestelmään kirjautumista ja työvuorolistojen tarkastelua varten henkilöille on luotava myös käyttäjätunnukset. Jos henkilöitä on monta, helpoiten tämä onnistuu valitsemalla Henkilöstö-näkymässä henkilöt, joille halutaan luoda saman tyyppiset käyttäjätunnukset (järjestelmässä on oletuksena käyttäjäprofiilit esihenkilölle ja työntekijälle sekä kaikki oikeudet sisältävä pääkäyttäjäprofiili) ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.

Käyttäjätunnuksia voi myös perustaa yksittäisille henkilöille painamalla henkilön kohdalta Lisää käyttäjä tai käyttäjien hallinnasta luomalla käyttäjätunnukset ja liittämällä valitut henkilöt niihin. Tarkempia ohjeita käyttäjätunnusten ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnointiin löytyy tukiportaalin sivuilta:

Työvuorojen suunnitteleminen ja julkaiseminen työntekijöille

Työvuoroja voi suunnitella usealla eri tavalla, joita voi myös yhdistää käyttötarpeen mukaan. Työvuorojen suunnittelusta on erillinen ohjesivu, jossa on kuvattu järjestelmän mahdollistamat suunnittelutavat ja esimerkkejä niiden käytöstä.

Työvuorot voidaan julkaista työntekijöille järjestelmässä tai lähettämällä työvuorolistat sähköpostilla. Työvuorojen julkaisemisesta on erillinen ohje.

Yhteiskäyttö työajanseurannan kanssa

Jos käytössä on myös Maxtech Easy Työaika™ -tuote, työvuorosuunnittelua voi käyttää yhdessä työajanseurannan kanssa. Työntekijät voivat kirjata toteutuneita työaikoja suunnitelluille vuoroille suoraan mobiilisovelluksen työvuorolistalta, jos se on sallittu. Lisäksi muita työaikojen kirjaamistapoja voi käyttää tavalliseen tapaan yhdessä työvuorosuunnittelun kanssa. Jos kirjattu tapahtuma vastaa suunniteltua tapahtumaa (tapahtuman tyyppi ja seurantatasot ovat samat kuin suunnitellulla tapahtumalla) ja kirjaus on suunnitellun tapahtuman sallittujen aloitus- ja lopetusaikojen välissä, se kiinnittyy automaattisesti suunniteltuun tapahtumaan.

Työvuorojen julkaiseminen työntekijöille (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Työvuorot voidaan julkaista järjestelmässä, jolloin työntekijät pääsevät käyttöoikeuksiensa puitteissa tarkastelemaan niitä työvuorolistalta web-käyttöliittymässä ja/tai mobiilisovelluksessa. Tämän rinnalla tai sijaan työvuorolistan voi myös lähettää ajastetusti tai käsin työntekijöiden sähköposteihin.

Työvuorojen julkaiseminen järjestelmässä

Jos työvuorot halutaan julkaista määriteltynä ajankohtana (esimerkiksi kun työvuorolista on suunniteltu tietylle ajalle ja tarkastettu) käsin, kannattaa työvuorot suunnitella valmistelu-tilaan (valitsemalla tapahtuman tila -valintaan valmistelu – tämän voi myös laittaa oletukseksi järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeen takaa avautuvista asetuksista Kalenteri-kohdan alta). Tässä tilassa olevat työvuorot eivät näy järjestelmässä työntekijöille. Kun työvuorosuunnitelma on valmis, voidaan se julkaista muuttamalla vuorojen tilaksi suunniteltu. Tämä onnistuu helposti esimerkiksi Kalenteri-näkymässä hakemalla julkaistava aikaväli näkyviin, painamalla kalenterin vasemman ylänurkan valintapainiketta, joka valitsee kaikki tapahtumat ja valitsemalla Toiminnot valituille tapahtumille -valikosta Merkitse suunnitelluksi. Tämän jälkeen vuorot näkyvät työntekijöille (ellei käyttäjäprofiilin asetuksissa ole rajoitettu näkyvyyttä, ks. alla).

Vaihtoehtoisesti työvuorot voidaan julkaista halutulle aikavälille automaattisesti asettamalla työntekijäkäyttäjien käyttäjäprofiilin asetuksiin Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetus päälle ja valitsemalla haluttu näkyvyysaika. Tällöin vuorot voidaan suunnitella suoraan suunniteltu-tilaan ja ne tulevat näkyviin asetusten mukaisesti.

Työvuorolistojen lähettäminen sähköpostilla

Työvuorot voidaan järjestelmässä julkaisemisen sijaan tai sen lisäksi lähettää työntekijöille sähköpostiin Työvuorolista-näkymästä. Sähköpostit voidaan lähettää ajastetusti tai käsin.

Työvuorolistan lähetys sähköpostiin ajastetusti

Työvuorolistan lähetys voidaan ajastaa avaamalla järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeesta avautuvat asetukset ja painamalla Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Työvuorolistan ajastettu lähetys -kohdasta Ajastuksen asetukset -painiketta. Ajastuksia voidaan tehdä useita, jos esimerkiksi eri henkilöstöryhmille tai eri kohteiden työntekijöille halutaan lähettää työvuorolistat eri aikoina ja/tai erilaisilla asetuksilla.

Työvuorolistan lähetys sähköpostiin käsin

Työvuorolista voidaan vaihtoehtoisesti lähettää käsin valitsemalla haluttu aikaväli näkymän suodattimesta ja painamalla Lähetä sähköpostiin -painiketta.

Työvuorojen suunnitteleminen (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Maxtech Easy -järjestelmässä on erilaisiin tarpeisiin sopivia tapoja työvuorojen suunnitteluun. Kaikkia tapoja voidaan tarvittaessa käyttää yhdessä parhaan kokonaisuuden saavuttamiseksi. Kaikilla tavoilla suunniteltuja vuoroja voidaan myös tarpeen mukaan muokata esimerkiksi Kalenteri-näkymässä, kun muutostarpeita ilmenee.

Kaikissa suunnittelutavoissa voidaan tarpeiden mukaan hyödyntää kahta eri tapahtuman tilaa – valmistelu ja suunniteltu. Näiden tilojen ero on, että valmistelu-tilassa olevat vuorot eivät näy työntekijöille, jolloin niitä voidaan vapaasti siirrellä ja muokata ilman, että ne aiheuttavat epäselvyyksiä.

Suunniteltu-tilassa olevat vuorot näkyvät niihin kiinnitetylle työntekijälle elleivät ne ole työntekijän käyttäjäprofiilin Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetuksen rajaamien aikojen ulkopuolella.

Jos työvuorolistat julkaistaan säännöllisesti tietty viikkomäärä kerrallaan, voidaan työvuorot suunnitella valmistelu-tilassa ja hoitaa niiden julkaisu muuttamalla vuorot suunnitelluiksi esimerkiksi viikko kerrallaan vaikka Kalenteri-näkymän Merkitse suunnitelluksi -toiminnolla. Vaihtoehtoisesti työntekijöiden käyttäjäprofiililla voidaan rajata näkyvyys haluttuun viikkomäärään ja huolehtia siitä, että suunnitellut vuorot ovat ajan tasalla vähintään sen ajan päähän.

Yksittäin suunnitellut vuorot

Kalenteri-näkymässä voi suunnitella työvuorot yksittäin lisäämällä vuorot halutuille henkilöille ja ajoille ja syöttämällä niille tarpeelliset vuorokohtaiset tiedot. Vuoro lisätään painamalla halutun henkilön ja päivän kohdalta -painiketta ja valitsemalla Lisää tapahtuma. Varmista, että Tapahtuman tila on suunniteltu ja täytä halutut tiedot. Tallennettuasi vuoron, se näkyy heti vuorolle valitun henkilön työvuorolistalla.

Yksittäiset vuorot, joille ei ole asetettu työntekijää voidaan myös asettaa Kalenteri-näkymässä työntekijöiden vastaanotettaviksi, jolloin työntekijät näkevät tarjotut vuorot mobiilisovelluksen Avoimet vuorot -näkymässä ja voivat itse ottaa heille sopivat vuorot vastaan.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa vuorot eivät yleensä toistu samanlaisina ja sopiva henkilö valitaan vuorokohtaisten vaatimusten perusteella. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle sovittu keikkasiivous, jolle valitaan sopiva tekijä osaamisen ja vaaditun aikataulun perusteella.

Toistuvat vuorot

Yksittäisen vuoron (katso edellinen kohta) voi asettaa toistumaan säännöllisesti halutuin aikavälein Toistot-välilehden asetuksilla. Tee vuoro vastaavasti kuin yksittäinen vuoro, mutta lisää sille halutut toistoasetukset Toistot-välilehdellä. Järjestelmä luo toistoasetuksen mukaiset vuorot automaattisesti. Toistuvia vuoroja voi helposti hallinnoida Kalenteri-näkymän Toiminnot-valikosta löytyvällä Toistuvat tapahtumat -työkalulla.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa yksittäiset vuorot toistuvat säännöllisesti samanlaisina. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle säännöllisesti toistuvana sovittu siivoustyö. Jos vuoron suorittava henkilö suunnitellaan vuorokohtaisesti, voi toistuvan vuoron luoda ilman valittua henkilöä, jolloin vuorot näkyvät Kalenteri-näkymän Tapahtumat ilman työntekijää -rivillä, josta ne voi vetää ja pudottaa halutuille henkilöille.

Työvuoromallien pohjalta suunnitellut vuorot

Työvuoromallit-näkymässä voi luoda vuoroja, joilla on kiinteät alku- ja loppuajat. Luodut työvuoromallit ovat käytettävissä työvuorosuunnittelun pohjana Kalenteri-näkymässä. Työvuoromalleja voidaan vetää ja pudottaa kalenteriin halutuille henkilöille, mikä nopeuttaa suunnittelua huomattavasti. Työvuoromalli säilyy näkyvissä sen jälkeen, kun se on lisätty henkilölle, jolloin sitä voi uudelleenkäyttää rajattomasti. Työvuoromallit näkyvät kalenterin yläpuolella, kun kalenterin asetuksista on valittu Näytä työvuoromallit -valinta. Työvuoromallien kanssa voi myös hyödyntää värikoodausta suunnitelun tukena. Katso tarkemmat ohjeet Työvuoromallit-näkymän ja Kalenteri-näkymän ohjeista.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa työvuoroilla on säännölliset ajat, mutta tekijät valitaan tapauskohtaisesti. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä ennalta määritellyllä aikavälillä, mutta joihin valitaan henkilöt joustavasti.

Toistuvat työvuorolistat

Jos työvuorot toistuvat määrätyillä henkilöillä säännöllisissä jaksoissa pääosin samanlaisina, kannattaa suunnittelussa hyödyntää toistuvia työvuorolistoja. Niiden avulla kokonainen työvuorolista voidaan suunnitella tarvittavan pituiselle jaksolle ja asettaa toistumaan automaattisesti. Järjestelmä luo työvuorot ajastuksen perusteella automaattisesti. Työvuoromalleja (ks. ylempänä) voi käyttää toistuvien työvuorolistojen kanssa vastaavasti kuin Kalenteri-näkymässä.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa tietyn mittainen työvuorolista kiertää säännöllisin välein ja vuorot ovat lähtökohtaisesti kiinteästi samoilla henkilöillä. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä työvuorokierrolla samanlaisina.

Tuotteiden ja moduulien hallinta (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Tuotteiden ja moduulien hallintaan liittyvät oikeudet

Tuotteiden ja moduulien hallinta -näkymässä määritetään käytössä olevat Maxtech Easy™ -tuotteet ja niiden lisäominaisuudet.

Lisättäessä uusia tuotteita käyttöön järjestelmä saattaa ehdottaa uusia asetuksia käyttäjäprofiileille sekä uusia moduuleja toimintoprofiileille. Ehdotukset koskevat järjestelmän malleista luotuja profiileja ja ovat yleensä hyvä lähtökohta käytölle.

Toistuvat työvuorolistat (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Toistuviin työvuorolistoihin liittyvät oikeudet

Toistuvat työvuorolistat mahdollistavat säännöllisesti toistuvien työvuorojen suunnittelun siten, että työvuorot suunnitellaan halutun pituisena jaksona, jota järjestelmä toistaa automaattisesti. Jos vuorot toistuvat esimerkiksi kolmen viikon kierrossa samanlaisina, voidaan toistuvilla työvuorolistoilla määrittää yksi kolmen viikon jakso ja asettaa se toistumaan automaattisesti, jolloin vain muutokset täytyy hallinnoida käsin Kalenteri-näkymässä.

Kun toistuva työvuorolista on määritetty, järjestelmä luo tapahtumat automaattisesti sen perusteella asetusten mukaisesti. Toistuvan työvuorolistan pohjalta luotuja tapahtumia voi muokata vastaavasti kuin käsin lisättyjäkin, joten yksittäisten muutosten tekeminen on helppoa.

Toistuvien työvuorolistojen tärkeimmät asetukset

Yleiset-välilehti

Yleiset-välilehden asetuksilla määritellään toistuvan työvuorolistan pituus, voimassaoloaika ja muut toimintaan liittyvät asetukset.

KENTTÄTARKOITUS
AsiakasValinnalla voidaan tehdä asiakaskohtaisesti toistuva työvuorolista. Jos on valittu, kaikki tämän listan perusteella luotavat vuorot kohdistuvat valittuun asiakkaaseen.
KohdeValinnalla voidaan tehdä kohdekohtaisesti toistuva työvuorolista. Jos on valittu, kaikki tämän listan perusteella luotavat vuorot kohdistuvat valittuun kohteeseen.
Listan pituusListan pituus määrittää, minkä pituisissa jaksoissa vuorot luodaan. Jos pituus asetetaan kalenteriviikkoina, se alkaa aina maanantaista. Jos pituus asetetaan päivinä, ajoitus riippuu asetetusta Tapahtumat luodaan alkaen -päivästä.
Tapahtumat luodaan alkaenEnsimmäinen päivämäärä, jolle vuoroja luodaan.
Tapahtumat luodaan astiViimeinen päivämäärä, jolle vuoroja luodaan. Jos tyhjä, vuoroja luodaan toistaiseksi.
Tapahtumat luodaan … päivää etukäteenListan mukaiset vuorot luodaan, kun ensimmäiseen päivään on aikaa tässä asetettu määrä päiviä. Koko listan vuorot luodaan aina kerralla eli esimerkiksi kolmen kalenteriviikon pituiselta listalta luodaan kolmen viikon vuorot, kun listan ensimmäiseen päivään on aikaa tähän asetettu määrä päiviä.
Tapahtumat luodaan … tilaanTyypillisesti vuorot luodaan suunniteltu- tai valmistelu-tilaan. Suunnitellut vuorot näkyvät työntekijöille työvuorolistalla, valmistelu-tilassa olevat vuorot vain niille käyttäjille, joille on sallittu valmistelu-tilassa olevien vuorojen tarkastelu käyttäjäprofiilin asetuksissa.

Suunniteltujen vuorojen näkyvyyttä voi rajata ajallisesti käyttäjäprofiilin asetuksella Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä.
AloitusajankohtaAloitusajankohta määrittää, mistä kohdasta listaa vuorojen luonti aloitetaan. Asetusta tarvitaan yleensä vain tilanteessa, jossa toistuvaan työvuorolistaan halutaan tehdä muutos tietystä päivästä eteenpäin. Tällöin kannattaa käyttää näkymän yläreunan Jatka listaa uudella listalla -painiketta, joka asettaa asetukset automaattisesti oikein valitun muutospäivän perusteella.

Uusi toistuva työvuorolista toimii oletusarvolla, jos Tapahtumat luodaan alkaen -päivämäärä asetetaan niin, että listan ensimmäisen päivän tapahtumien kuuluu tulla kyseiselle päivälle.
Avoimien henkilöiden määräValinnalla voidaan lisätä toistuvalle työvuorolistalle henkilörivejä, jotka eivät ole sidottu oikeisiin henkilöihin. Tämä mahdollistaa vuorojen suunnittelun henkilötasolla tilanteessa, jossa oikea henkilö ei ole suunnitteluvaiheessa vielä tiedossa. Avointen henkilöiden vuorot luodaan ilman linkitettyä henkilöä ja voidaan esimerkiksi Kalenteri-näkymässä siirtää oikealle henkilölle.

Työvuorolista-välilehti

Työvuorolista-välilehdellä luodaan listalle kuuluvat vuorot ja liitetään ne tarvittaessa Henkilöihin. Näkymässä näkyy Yleiset-välilehden Listan pituus -kohdan asetuksen mukainen määrä päiviä.

Listalla näkyvät henkilöt, joille on henkilön Asetukset-välilehdeltä asetettu työvuorosuunnittelu käyttöön. Jos listalle on valittu kiinteä kohde, näytetään vain ne henkilöt, jotka on asetettu työntekijöiksi kyseiseen kohteeseen.

Tapahtumien lisäys

Tapahtumien lisäys tapahtumien hallinnointinäkymällä

Tapahtumia lisätään painamalla -painiketta halutun henkilön ja päivän kohdalla ja valitsemalla Lisää tapahtuma -valinnalla. Painike näkyy hiiren ollessa kentän kohdalla. Lisää tapahtuma -valinnalla tapahtuman tiedot syötetään käsin Tapahtumien hallinnointinäkymässä.

Tapahtumien lisäys työvuoromalleista

Jos järjestelmään on luotu työvuoromalleja, voi tapahtumia lisätä vetämällä ja pudottamalla niitä kalenterinäkymään tai valitsemalla niitä -painikkeesta aukeavasta valikosta.

Jos työvuoromalleja on perustettu järjestelmään, mutta niitä ei näy kalenterinäkymän yläosassa, varmista että asetus Näytä työvuoromallit on valittuna.

Tapahtumien muokkaaminen, siirtäminen ja kopiointi

Tapahtuma avataan muokattavaksi klikkaamalla sitä. Muokkauksessa käytetään Tapahtumien hallinnointinäkymää.

Yksittäisen tapahtuman voi siirtää toiselle henkilölle tai päivälle helpoiten vetämällä ja pudottamalla. Jos tapahtumaa pudotettaessa pidetään CTRL-näppäin pohjassa, tapahtuma kopioituu siirtymisen sijaan. Useamman tapahtuman siirtämiseen kannattaa käyttää Toiminnot-valikon Muuta henkilö tapahtumille -toimintoa (ks. ohje alempana).

Massatoiminnot

Massatoiminnot aktivoidaan valitsemalla yksi tai useampi päivä tai koko näkymän tapahtumat valintaruuduilla. Valintoja voi tehdä seuraavasti:

  • Yksittäisen henkilön yksittäisen päivän tapahtumien valinta: Yksittäisen henkilön yksittäisiä päiviä valitaan klikkaamalla valintaruutua halutun päivän kohdalta. Jos päivälle on useampi tapahtuma, kaikki tulevat valituiksi. Yksittäisten tapahtumien valintoja voi tämän jälkeen poistaa tapahtumia klikkaamalla.
  • Henkilön näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Henkilön kaikki näkyvät tapahtumat vallitaan klikkaamalla henkilön vieressä näkyvää valintaruutua.
  • Päivän kaikkien tapahtumien valinta: Kaikki päivän näkyvät tapahtumat kaikilta henkilöiltä voi valita klikkaamalla päivämäärän vieressä näkyvää valintaruutua.
  • Kaikkien näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Näkymän kaikki tapahtumat voidaan valita kalenterin vasemman yläkulman valintaruudulla.

Tapahtumien ollessa valittuna Toiminnot valituille tapahtumille -dialogista voidaan suorittaa valituille tapahtumille seuraavat toiminnot:

Painiketoiminnallisuus
SiirräSiirtää valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, siirtyy ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan.
KopioiKopioi valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, kopioituu ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan.
Kopioinnin yhteydessä on lisäksi mahdollista asettaa valitut tapahtumat kopioitumaan tulevaisuuteen valituin väliajoin.
PoistaPoistaa valitut tapahtumat.

Muutosten tekeminen toistuvaan työvuorolistaan

Jos muutos tulee voimaan heti, se voidaan tehdä muuttamalla halutut asiat suoraan toistuvan työvuorolistan tietoihin. Tällöin muutos päivittyy tallennuksen jälkeen heti kaikille kyseisen toistuvan työvuorolistan perusteella luoduille tuleville tapahtumille, joita ei ole muokattu.

Jos muutos halutaan ajastaa tapahtumaan vasta tulevaisuudessa, kannattaa se tehdä Jatka listaa uudella listalla -painikkeella, joka näkyy välilehtien yläpuolella toistuvan työvuorolistan muokkauksessa. Tällä tavalla järjestelmä asettaa nykyisen listan päättymään ja uuden alkamaan saumattomasti eikä asetuksia tarvitse muuttaa poislukien uuteen listaan tehtävät muutokset.

Toistuviin työvuorolistoihin liittyvät yleiset asetukset

Näkymän yläreunan -kuvakkeesta voi valita, näytetäänkö asiakas ja kohde valittavana toistuvan työvuorolistan asetuksissa. Lisäksi ne voi asettaa tarpeen mukaan pakollisiksi (jos esimerkiksi halutaan, että toistuvat työvuorolistat luodaan aina kohdekohtaisesti, voidaan kohde asettaa pakolliseksi)

Työvuoromallit (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Työvuoromalleihin liittyvät oikeudet

Työvuoromalleilla voi nopeuttaa työvuorosuunnittelua, jos vuorot toistuvat usein samanlaisina, mutta niitä suunnitellaan vaihteleville henkilöille. Työvuoromalleja voidaan vetää ja pudottaa työvuorosuunnitelmaan toistuvien työvuorolistojen suunnittelussa ja Kalenteri-näkymässä. Tällöin usein toistuvien vuorojen tietoja ei tarvitse syöttää suunnittelussa käsin vaan ne tulevat aina samanlaisina. Työvuoromallin pohjalta luotuja tapahtumia voi muokata samalla tavalla kuin käsin lisättyjä tapahtumia, jolloin myös muutosten tekeminen on tarvittaessa helppoa.

Työvuoromallille voidaan valita väri, jota voidaan käyttää Toistuvat työvuorolistat-, Kalenteri- ja Työvuorolista-näkymissä korostamaan tapahtumat, jotka on luotu kyseisen työvuoromallin pohjalta. Tämä auttaa hahmottamaan nopeasti, kenellä mikäkin vuoro on ja varmistamaan, että tarpeelliset vuorot on suunniteltu.

Työvuoromallin lyhennettä voidaan käyttää Kalenteri-näkymässä nimen ja kellonaikojen sijaan, jolloin näkymään saadaan enemmän tietoa kerralla.

Miksi PDF-raportti on sekavan näköinen?

PDF-raportin tulostusalue on teknisesti rajallinen ja siksi siinä joudutaan joskus tekemään kompromissejä näytettävien tietojen/sarakkeiden suhteen. Lisäksi PDF-raporttien asetuksia voi muokata.

Näytettävät sarakkeet

Voit valita näytettävät sarakkeet klikkaamalla raportin oikeasta yläkulmasta Sarakkeet-painiketta. Valitse sen jälkeen haluamasi sarakkeet ja tallenna. Tallenna-painike tallentaa valitut sinun käyttäjätunnukselle ja Tallenna organisaation oletukseksi -painike (näkyy pääkäyttäjille) kaikille organisaation käyttäjille. Palauta oletukset -painike palauttaa organisaation oletus sarakkeet valituiksi.

Pdf-raporttien asetukset

Kirjaudu web-järjestelmään ja klikkaa vasemmalta alhaalta omia nimikirjaimia sekä valitse Profiilin asetukset.

Valitse Järjestelmä-välilehti > Aseta PDF-raportien fonttikoko-kenttään 6 ja muuta paperin suunta vaaka-asentoon.

Työvuorolistan lähettäminen työntekijöiden sähköpostiin

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.


Työvuorolistan tarkastelu

Työvuorolistan tarkastelu ja lähettäminen työntekijöille onnistuu valikossa Aika > Työvuorolista. Suodata näkyviin haluamasi työvuorolista ja klikkaa Lähetä sähköpostiin -painiketta. Työvuorolista lähetetään henkilölle määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen. Työvuorolistan voi lähettää manuaalisesti milloin vain klikkaamalla Lähetä sähköpostiin -painiketta tai vaihtoehtoisesti se voidaan lähettää ajastetusti haluttuna ajakohtana.


Työvuorolistan lähettämisen asetukset

Sähköpostilla lähetettävän Työvuorolistan sisältö määritellään Työvuorolista-sivun asetuksista -kuvake klikkaamalla.

  • Määritä sähköposti-ilmoituksen muoto (suositeltu muoto on HTML)
  • Valitse tapahtumatyypit, mitkä haluat mukaan sähköposti-ilmoitukseen (Työaikamerkintä, arkipyhät, lomat jne.)
  • Valitse tiedot, mitkä haluat mukaan sähköposti-ilmoitukseen (työ, asiakas, kohde jne.)
  • Mikäli käytössä on tasoittumisjaksot niin jaksojen yhteenveto voidaan valita näytettäväksi


Manuaalisesti lähettävän sähköpostin asetukset

  • Tiedostotyypiksi on suositeltavaa valita Html, jotta vuorot näkyvät sähköpostissa valmiiksi luettavassa muodossa. Pdf-tiedosto on toinen vaihtoehto, joka muodostuu sähköpostin liittetiedostoksi.
  • Valitse kenelle haluat lähettää työvuorot (oletuksena kaikki on valittuna)
  • Voit halutessasi lisätä saatetekstin Viesti-kenttään
  • Valitse ”Lähetä vastaanottajalle vain henkilökohtaiset vuorot”, mikäli haluat vastaanottajan näkevän vain omat vuoronsa.


Työvuorolistan ajastetun lähettämisen asetukset

Voit lisätä ajastuksen milloin työvuorolista lähetetään automaattisesti järjestelmän toimesta. Työvuorolistan ajastettuja lähetyksiä pääset lisäämään klikkaamalla Työvuoron ajastettu lähettäminen -painiketta raportoinnin asetuksissa ja sen jälkeen Lisää-painiketta. Täydennä asetuksiin tarvittavat kentät ja tallenna.


Esimerkki lähetetystä sähköpostiviestistä

Jydacom työaikakirjausten siirto

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

TUOTTEETmoduulit
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™Jydacom-tapahtumasiirto

Perustiedot

Tiedoston nimiN/A (palvelujen välinen tiedonsiirto)
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapaPalvelujen välinen tiedonsiirto
Tiedostoformaattijson
MerkistöUTF-8
PäivämääräformaattiYYYY-MM-DDTHH:MM:SS.000Z (esimerkiksi: 2023-09-20T08:30:00.000Z)
Desimaalierotinpiste (.)
TuhaterotinEi käytössä

Aktivoidaksesi viennin, täytyy Jydacomin organisaatiotunnus (Company-Guid) asettaa organisaation integraatioasetuksissa. Asetukset löytyvät esimerkiksi Bruttopalkkaraportilta, sivun oikeassa ylälaidassa olevan hammasrataskuvakkeen takaa (integraatioasetukset -välilehti)

Rajapinnassa siirrettävät tiedot

  • Viennissä viedään jokaista tapahtuman palkkariviä kohden yksi työaikakirjaus
  • Seuraavat tapahtumat / palkkarivit ohitetaan viennissä
    • Hyväksyntä puuttuu (oletuksena vaaditaan tason 1 hyväksyntä, tätä voidaan muuttaa asiakaskohtaisilla vientiasetuksilla, eli voidaan viedä myös hyväksymättömiä tapahtumia)
    • Joitain vaadituista dimensioista ei pystytä synkronoimaan (tästä annetaan virheilmoitus). Dimensioiden täytyy olla synkronoituna Jydacomin kanssa, jotta tapahtuma voidaan viedä.
    • Tapahtuman tyypin asetuksissa oleva Käytössä tapahtumavienneissä -valinta on Ei -asennossa (tämä tarkistus voidaan ohittaa asiakaskohtaisilla vientiasetuksilla)
JSON-avainMaxtech-JÄRJESTELMÄN kenttä / HAETTU ARVO
*) personInfoIdHaetaan tapahtumaan liitetyn henkilön työntekijänumeron avulla
*) salaryTypeIdHaetaan palkkariviin liitetyn palkkalajin asetusten Jydacom -palkkalajinumeron avulla
dateTapahtuman aloitusaika
startTimeTapahtuman aloitusaika
endTimeTapahtuman lopetusaika
amountPalkkarivin määrä
*) worksiteIdHaetaan tapahtumaan liitetyn työmaan (asiakas) numeron avulla, tai mikäli asiakasta ei löydy tapahtumalta, niin tapahtumaan liitetyn henkilön oletusasiakkaan numeron avulla

Tämän dimension lähde voidaan erikseen määrittää asiakaskohtaisissa vientiasetuksissa (esim. kohdenro asiakasnumeron sijaan)
*) letterIdHaetaan tapahtumaan liitetyn litteran (kohde) numeron avulla, tai mikäli kohdetta ei löydy tapahtumalta, niin tapahtumaan liitetyn henkilön oletuskohteen numeron avulla

Tämän dimension lähde voidaan erikseen määrittää asiakaskohtaisissa vientiasetuksissa (esim. työluokan nro kohdenumeron sijaan)
descriptionTapahtuman kuvaus / sisäinen lisätieto
status“accepted” tai “unHandled”, riippuen hyväksynnän tilasta

*) Dimensioiden tunnisteet haetaan ja tarkistetaan viennin yhteydessä Jydacom APIn avulla