Usein kysytyt kysymykset – Maxtech Tukiportaali

Miten selvitän leimauslätkän tai NFC-tunnistetarran tunnistenumeron/sarjanumeron?

Nämä ohjeet koskevat tapauksia, joissa leimauslätkä tai NFC-tunnistetarra on jo valmiiksi syötetty järjestelmään ja halutaan tietää tietyn fyysisen lätkän/NFC-tunnisteen tunnistenumero. Jos taas kyseessä on täysin uusi tunniste, joka tulee vasta lisätä järjestelmään, löydät ohjeet tunnisteen lisäämiseen täältä.

Joskus leimauslätkässä/NFC-tunnistetarrassa ei näy sen tunnistenumeroa päällepäin, mutta oikean numeron tietäminen on välttämätöntä asetusten muokkaamiseksi. Voit tarkistaa numeron mobiilisovelluksen ja Web-järjestelmän avulla, kun käytössäsi on ”NFC-tunnisteiden lisääminen (mobiili)” -moduuli.

Avaa mobiilisovellus ja siirry valikkoon Ylläpito > NFC-tunnisteiden lisääminen:

Sovellus kehottaa nyt leimaamaan uuden tunnisteen. Leimaa sovellukselle se tunniste, jonka tunnistenumeron haluat tietää. Sovellus ilmoittaa tunnisteen olevan jo luettu järjestelmään ja näyttää ruudulla sen järjestelmänumeron:

Siirry tämän jälkeen Web-järjestelmässä osoitteeseen Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -tunnisteet. Etsi listalta sovelluksen ilmoittamaa numeroa vastaava rivi. Tunnisteen varsinainen tunnistenumero löytyy kyseisen rivin Tunniste-kentästä.

Ota yhteyttä tukeen: Jos kaipaat apua tunnisteen selvittämisessä tai prosessi ei onnistu, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Miksi poissaoloanomuksen tapahtumatyyppi muuttuu hyväksyttäessä työaikamerkinnäksi?

Ongelma

Poissaoloanomus on tehty esimerkiksi käyttäen Loma -tapahtumatyyppiä, mutta hyväksymisen jälkeen tapahtumatyyppi muuttuu ja näkyy järjestelmässä Työaikamerkintä -tapahtumatyyppinä.

Mahdollinen syy

Henkilölle on asetettu oletustyö, jonka tapahtumatyyppi on lukittu arvoon Työaikamerkintä. Tällöin oletustyön asetus yliajaa poissaoloanomuksen tapahtumatyypin hyväksymisen yhteydessä.

Hallinta > Henkilöstö > henkilön Asetukset -välilehdelle asetettu Työ (oletus):

Hallinta > Työt > työn Seurantatasot -välilehdellä tapahtumatyyppi lukittu:

Ratkaisu

Korjaa tilanne jommallakummalla seuraavista tavoista:

Poista henkilölle asetettu oletustyö, tai
Poista oletustyöltä tapahtumatyypin lukitus, jolloin poissaoloanomuksen oma tapahtumatyyppi säilyy hyväksymisen jälkeen.

HUOM! Korjauksen jälkeen jo merkityt tapahtumat eivät päivity automaattisesti, joten tapahtumatyyppi tulee korjata manuaalisesti.

Mikäli asetukset ovat kunnossa ja ongelma jatkuu, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen jatkoselvitystä varten tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Työntekijä vaihtui kokoaikaisesta osa-aikaiseksi ja nyt myös liukumasaldo näyttää väärin

Kun työntekijä siirtyy kokoaikaisesta osa-aikaiseksi, hänen viikoittainen työtuntimääränsä ja työaikamallinsa muuttuvat. Vanhaa työsopimusta ei tule tässä tapauksessa muokata, vaikka työsuhde jatkuukin katkeamatta. Olemassa oleva kokoaikainen työsopimus tulee ensin päättää järjestelmässä, minkä jälkeen työntekijälle luodaan uusi työsopimus uudella työaikamallilla.

Jos et vielä tässä vaiheessa ole luonut uutta työaikamallia osa-aikaiselle, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan ja asettaa työaikamallille tarvittavat asetukset.

Siirrytään tämän jälkeen Hallinta > Henkilöstö, valitaan henkilö, jonka työaika muuttuu ja mennään Työsopimukset-välilehdelle, jossa ensin päätetään olemassa oleva työsopimus.

Tämän jälkeen lisätään henkilölle uusi työsopimus Lisää-painikkeesta:

Asetetaan uusi työsopimus alkamaan heti edellisen perään ja asetetaan henkilölle uusi osa-aikaisen työaikamalli.
Muista tallentaa muutokset.

Työaikaliukuman saldot

Jos työaikaliukuman saldot näyttivät väärältä ennen uuden työsopimuksen lisäämistä, se johtuu yleensä siitä, että liukumaa on laskettu kokoaikaisen mallin mukaan (esimerkiksi 8 tuntia päivässä). Uuden työsopimuksen ja työaikamallilla määritettyjen asetusten myötä saldojen tulisi muodostua oikein uuden työsopimuksen voimaantulopäivästä alkaen.

Lisätietoa ja tuki

Lisätietoa aiheeseen liittyen löydät seuraavista ohjeista:

Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä Maxtechin käyttötukeen:

tuki@maxtech.fi
010 229 6200 (arkisin 8-16)

Mistä näen jo lähetetyt työntekijätiedot verottajalle?

Palvelukokonaisuus	Maxtech Pro™
Käyttöliittymä	Web
Käyttäjätyyppi	Main user, User, User admin

Jos haluat tarkistaa mitä tietoja verottajalle on jo lähetetty, löydät ne helposti järjestelmästä Seuranta ja loki > Lokitapahtumat > Siirtotiedostoloki. Siirtotiedostolokiin tallentuvat kaikki verottajalle lähetetyt työntekijätiedot.

Miksi uudet työntekijät eivät siirry Sympasta Maxtechiin?

Jos uudet työntekijät eivät siirry Sympasta Maxtechiin odotetusti, suosittelemme käymään läpi seuraavan tarkistuslistan vaihe vaiheelta.

1. Tarkista, että työntekijän profiili on aktiivinen Sympassa

Passiivisena oleva työntekijäprofiili ei siirry Maxtechiin. Aktivoi profiili Sympassa ja odota seuraavaa integraatioajoa.

2. Varmista pakolliset tiedot ja kenttien oikeellisuus

Kaikki integraatiossa vaaditut tiedot (esim. henkilötunnus, työsuhteen alkamispäivä ja yksikkö tai kustannuspaikka) tulee olla täytettynä. Tarkista myös tuontitiedoston (CSV) kenttien nimet.

3. Tarkista integraation ajo sekä tuontilokit

Varmista, että integraatioajo on suoritettu. Tarkistuta Maxtechin tuelta viimeisimmät tuontilokit nähdäksesi, montako riviä tuotiin ja onko joukossa virheilmoituksia. Tarvittaessa on hyvä tarkistaa myös Sympan päästä vientilokit ja mahdolliset virheet.

4. Testaa siirtoa esimerkkihenkilöllä

Voit rajata ongelmaa luomalla uuden testihenkilön Sympaan ja seuraamalla, siirtyykö tämä Maxtechiin seuraavassa integraatioajossa.

5. Toimenpiteet, jos ongelma ei ratkea

Mikäli mikään yllä olevista askeleista ei auta, kokoa tukipyyntöön alla olevat tiedot ja toimita ne asiakastukeemme:

Mahdollisimman tarkat henkilön tunnistetiedot
Sympa-export-tiedosto (CSV)
Integraatioajon päivämäärä ja kellonaika
Lokitiedot tai virheilmoitukset (sekä Sympasta että Maxtechista)

Yleisimmät syyt ja toimenpiteet

Syy	Toimenpide
Profiili on passiivinen	Aktivoi profiili Sympassa.
Pakollinen tieto puuttuu	Lisää puuttuvat tiedot Sympaan.
Kenttäotsikko on väärin	Korjaa otsikon kirjainkoko (CSV/header).
Integraatioajoa ei ole tehty	Odota seuraavaa ajoa ja tarkasta lokit.

Huom! Useimmiten ongelma ratkeaa, kun tiedot päivitetään Sympassa oikein ja seuraava integraatioajo suoritetaan.

Ota yhteyttä tukeen: Jos vianmääritys ei tuota tulosta, olethan yhteydessä Maxtechin asiakastukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Miten saan lisäpalkkarivin muodostumaan automaattisesti Kuittaus-tyyppisessä aikatapahtumassa?

Voit määrittää lisäpalkkarivin muodostumaan automaattisesti kuittaus-tyyppisen aikatapahtuman yhteydessä kiinnittämällä sen suoraan oikeaan työtehtävään.

Seuraa näitä kolmea vaihetta ottaaksesi ominaisuuden käyttöön:

1. Varmista aikatapahtumatyypin asetukset

Tarkista ensimmäisenä, että käyttämäsi aikatapahtumatyyppi on aktiivinen ja määritelty oikein.

Siirry järjestelmässä valikkoon: Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit.
Varmista, että valitsemasi aikatapahtumatyypin asetuksiin on määritelty kohta Laske palkkatiedot = Kyllä.
Varmista, että valitsemasi aikatapahtumatyypin asetuksissa on kohta: On kuittaus = Kyllä. Huom! Kuittaus-tyyppisille tapahtumille tallennetaan vain yksi aikaleima (ei erillistä loppuaikaa). Jos tarvitaan myös loppuaika, niin jätä tämä kohta valitsematta.

2. Määritä automaattinen lisäpalkkarivi työtehtävälle

Seuraavaksi lisäpalkkarivi kiinnitetään siihen työhön, jota olet kirjaamassa.

Siirry valikkoon: Hallinta > Työt.
Lisää järjestelmään uusi työ aikatapahtumatyypiltään Kuittaus ja työn tyypiltään Työtehtävä
Siirry Palkka-välilehdelle ja lisää haluttu lisäpalkkarivi (määritä esimerkiksi oikea palkkalaji, a-hinta tai prosentti).

Näillä asetuksilla lisäpalkkarivi muodostuu jatkossa automaattisesti aina, kun kyseistä työtä kirjataan.

3. Testaa toiminta

Varmista lopuksi, että määritykset toimivat käytännössä.

Luo järjestelmään testikirjaus äsken muokkaamallesi työlle.
Avaa bruttopalkkaraportti ja tarkista, että lisäpalkkarivi on muodostunut kirjaukselle onnistuneesti.

Ongelmanratkaisu: Mitä tehdä, jos lisäpalkkariviä ei muodostu?

Jos automaattista lisäpalkkariviä ei näy raportilla testin jälkeen, tarkista seuraavat asiat:

Oikea työ: Varmista, että teit testikirjauksen juuri sille työlle, johon lisäpalkkarivi määritettiin, ja että muistit tallentaa asetukset.
Palkkarivien laskenta: Tarkista testitapahtuman tiedoista, ettei automaattinen palkkarivien laskenta ole vahingossa kytkettynä pois päältä.

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Kuinka voin tarkastella tapahtumiin ja liukumasaldoihin tehtyjä muutoksia?

Voit tarkistaa tapahtumiin ja liukumasaldoihin tehdyt muutokset Maxtech-järjestelmässä kolmella eri tavalla: keskitetysti historialokista, yksittäisen tapahtuman takaa tai erilliseltä saldoraportilta.

Tapa 1: Keskitetty historialoki

Tämän näkymän kautta voit hakea ja tarkastella useita tapahtumia kerralla.

Valitse järjestelmän ylävalikosta Seuranta ja Loki.
Siirry kohtaan Lokitapahtumat ja valitse Historialoki.
Käytä suodattimia, kuten aikaväli ja käyttäjä, rajataksesi hakua.

Näin näet selkeästi listattuna, mitä muutoksia tietoihin on tehty, kuka muutokset on tehnyt ja minä ajankohtana.

Lisätietoja ja ohjeita historialokista löydät tästä linkistä.

Tapa 2: Yksittäisen tapahtuman historialoki

Jos haluat tarkastella vain yhden tietyn tapahtuman muutoshistoriaa, se onnistuu kätevästi suoraan tapahtuman tiedoista.

Avaa haluamasi tapahtuman muokkaus näkymään.
Valitse näkymästä Historialoki-välilehti.
Tältä välilehdeltä näet tarkat ja yksityiskohtaiset muutokset, jotka koskevat vain kyseistä tapahtumaa, sekä tiedot muutoksen tekijästä ja ajankohdasta.

Tapa 3: Liukumasaldojen tarkastelu saldoraportilla

Jos haluat syventyä nimenomaan liukumasaldoihin ja niiden kehittymiseen, saldoraportti tarjoaa tähän parhaan näkymän.

Avaa järjestelmästä Saldoraportti.
Valitse raportilta yksityiskohtainen näkymä viemällä hiiren kursori Liukumasaldo soluun ja valitse Yksityiskohtainen näkymä.
Tästä näkymästä voit tarkastaa tarkasti liukumasaldoon liittyvät muutokset päiväkohtaisesti.

Lisätietoja ja ohjeita työaikaliukumasaldon ja saldokehityksen tarkastelusta löydät tästä linkistä.

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi leimauslätkä tai tunniste ei toimi (”Käyttäjää ei löydy”)

Jos Maxtech Pro-leimauslaite ilmoittaa ”Käyttäjää ei löydy”, syynä on useimmiten tunnisteelta puuttuva käyttäjä.

Voit ratkaista ongelman tarkistamalla seuraavat neljä asiaa Maxtech Pro -järjestelmässä:

1. Tarkista tunnisteen tila: Varmista, että tunniste on järjestelmässä aktiivisena.

Siirry järjestelmässä kohtaan: Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Henkilöiden ja käyttäjien tunnisteet.
Etsi kyseinen tunniste ja tarkista, ettei se ole ei-aktiivinen tai vahingossa siirretty roskakoriin. Muuta tila tarvittaessa aktiiviseksi.

2. Varmista, että tunniste on kohdistettu käyttäjälle: Laite ei tunnista leimausta, jos tunnisteeseen ei ole liitetty käyttäjää tai henkilöä.

Tarkista samalla Henkilöiden ja käyttäjien tunnisteet -sivulla, onko kyseiselle tunnisteelle määritelty käyttäjä ja henkilö.
Jos kenttä on tyhjä, valitse oikea käyttäjä sekä henkilö ja tallenna muutokset.

3. Tarkista käyttäjän aktiivisuus Tunniste ei toimi, jos itse käyttäjätili on ei-aktiivinen.

Siirry kohtaan: Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Etsi tunnisteeseen liitetty käyttäjä ja varmista, että tila on aktiivinen.

4. Synkronoi leimauslaite Kun olet tehnyt tarvittavat muutokset ja tallennukset Maxtech Pro -järjestelmässä, tiedot täytyy synkronoida leimauslaitteelle.

Mene leimauslaitteen luo ja napauta laitteen näyttöä.
Paina ruudulle ilmestyvää päivityskuvaketta synkronoidaksesi tiedot.
Kokeile leimata uudelleen!

Ota yhteyttä tukeen: Jos vianmääritys ei tuota tulosta, olethan yhteydessä Maxtechin asiakastukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Miksi lomasaldo ei päivity automaattisesti Maxtechissä?

Ongelma

Lomasaldo ei kasva automaattisesti uuden kuukauden alussa, vaikka käyttäjälle on asetettu alkusaldo ja työaikakirjaukset on tehty. Esimerkiksi saldo jää 6 lomapäivään, vaikka sen pitäisi olla jo 8 päivää.

Ratkaisu

Lomasaldon päivittymiseen vaikuttavat sekä henkilön asetukset että se, miten saldoa ylläpidetään Maxtechissä.

Alkusaldo lisätään manuaalisesti

Lomasaldon alkusaldo kirjataan saldoraportille käsin, yleensä kerran vuodessa (esimerkiksi lomavuoden alussa 1.4.).

Huomioi, että alkusaldo ei kasva automaattisesti, vaan sitä ylläpidetään joko automaattisen lomakertymän tai manuaalisten päivitysten avulla.

Automaattinen lomakertymä edellyttää oikeita asetuksia

Lomasaldo voi kertyä automaattisesti vain, jos:

henkilölle on määritetty oikea lomakertymämalli
lomaan oikeuttavat tuntityypit on määritelty oikein
henkilön työaikakirjaukset on tehty asianmukaisesti.

Jos automaattista lomakertymää ei ole otettu käyttöön, kuukausittaista kertymää ei lisätä saldolle automaattisesti.

3. Saldoraportin päivittyminen

Saldoraportilla:

lomapäivien käyttö vähentää saldoa automaattisesti, kun lomat kirjataan järjestelmään
uutta lomakertymää ei kuitenkaan lisätä automaattisesti, ellei automaattinen lomakertymä ole käytössä.

Jos automaattista kertymää ei ole määritelty, saldo tulee päivittää manuaalisesti.

Esimerkki

Jos käyttäjän saldo on kuukauden vaihteessa edelleen 6 päivää, vaikka sen pitäisi olla 8 päivää, puuttuva kertymä tulee lisätä saldoraportille käsin.

4. Tarkista henkilön asetukset

Jos lomasaldo ei päivity odotetusti, tarkista seuraavat asiat:

Hallinta > Henkilöstö -näkymässä käyttäjälle on määritetty oikea lomakertymämalli
lomaan oikeuttavat tapahtumatyypit on määritelty oikein
työaikakirjaukset on tallennettu oikein.

Lisätietoja

Lomakertymämallin vaikutus

Henkilölle määritetty lomakertymämalli vaikuttaa Raportit > Lomakertymäraportti -näkymän laskentaan.

Pelkkä lomakertymämallin määrittäminen ei kuitenkaan lisää saldoa automaattisesti saldoraportille, ellei automaattinen lomakertymä ole käytössä.

Lomapäivien käyttö

Kun käyttäjälle kirjataan lomapäiviä, ne vähennetään automaattisesti saldoraportin saldosta.

Tarkistuslista

Jos lomasaldo ei päivity, varmista seuraavat asiat:

Saldoraportille on lisätty oikea alkusaldo.
Käyttäjälle on määritetty oikea lomakertymämalli.
Automaattinen lomakertymä on käytössä, jos halutaan kuukausittainen automaattinen kertymä.
Lomaan oikeuttavat tapahtumatyypit ja tarvittavat palkkalajit on määritelty oikein.
Työaika- ja lomakirjaukset on tallennettu oikein.

Kun nämä asetukset ovat kunnossa, lomasaldo päivittyy organisaation käytössä olevan lomakertymämallin mukaisesti joko automaattisesti tai manuaalisen ylläpidon kautta.

Lue lisää asetuksista ja määrittelyistä artikkeleista:

Lomakertymäraportti

Saldoraportit: Lomasaldo

Lisätietoa

Lomakertymämalli vaikuttaa lomakertymän laskentaan ja raportointiin, mutta saldoraportin ylläpitotapa voi vaihdella organisaatiokohtaisesti. Mikäli asetukset ovat kunnossa eikä saldo päivity odotetusti, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen jatkoselvitystä varten tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Uuden työntekijän käyttäjätunnuksen tarkistaminen ja luominen Maxtech-järjestelmässä

Uuden työntekijän aloittaessa tulee varmistaa, että hänellä on käytössään tarvittavat tunnukset Maxtech-järjestelmään. Toimi seuraavasti.

Tarkista, onko käyttäjätunnus jo olemassa

Kirjaudu Maxtechiin pääkäyttäjätunnuksella.
Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Hae työntekijää nimellä tai sähköpostiosoitteella.
- Jos käyttäjä löytyy, tunnus on jo luotu. Voit tarkistaa käyttäjän tiedot ja tarvittaessa lähettää uuden salasanan asetuslinkin.
- Jos käyttäjää ei löydy, luo uusi käyttäjä seuraavien ohjeiden mukaisesti.

Luo uusi käyttäjätunnus

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Valitse Lisää
Täytä kaikki tarvittavat tiedot ja tallenna uusi käyttäjä.

Tallennuksen jälkeen järjestelmä lähettää käyttäjän sähköpostiosoitteeseen automaattisesti linkin salasanan asettamista varten, jos Lähetä salasanan vaihtolinkki sähköpostilla kohtaan = Kyllä. Kun salasana on asetettu, käyttäjä voi kirjautua järjestelmään omilla tunnuksillaan.

Lisää työsopimus käyttäjälle

Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö.
Etsi käyttäjä ja avaa hänen tietonsa muokattavaksi.
Avaa Työsopimukset -välilehti.
Lisää uusi työsopimus ja anna kaikki tarvittavat tiedot.
Tallenna muutokset.

Lisätiedot

Jos käyttäjä ei saa salasanan asetusviestiä, tarkista erillinen ohje: ”Lähetin käyttäjälle salasanan, mutta viesti ei tullut perille. Mistä tämä voi johtua?”
Käyttäjäoikeuksista ja niiden luomisesta voit lukea lisää artikkelista Käyttäjäoikeudet.
Työsuhteen ehtojen muuttuessa voit lisätä uuden työsopimuksen Työsopimukset -välilehdellä.
Jos käyttäjän luominen epäonnistuu tai järjestelmä näyttää virheilmoituksen, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen.

Huomioitavaa

Uusien käyttäjien luominen edellyttää organisaation käyttäjien hallintaoikeudet.
Käyttäjän tulee asettaa oma salasanansa sähköpostitse toimitetun linkin kautta ennen ensimmäistä kirjautumista.

Miksi järjestelmässä näkyy sinisiä huomiolaatikoita?

Järjestelmässä saattaa ajoittain näkyä sinisiä huomiolaatikoita esimerkiksi kalenterissa, raporteilla (kuten tuntiraporttia haettaessa) tai muissa näkymissä. Ilmoitus saattaa joskus vilahtaa ja kadota nopeasti näkyvistä.

Sininen huomiolaatikko on järjestelmän informatiivinen viesti. Sen tarkoitus on vain antaa lisätietoa näkymän sisällöstä, käytetyistä suodattimista, haun etenemisestä tai hakutulosten määrästä.

Sininen ilmoitus ei tarkoita järjestelmävirhettä, eikä se aiheuta muutoksia järjestelmän tietoihin.
Pelkkä raporttien hakeminen, suodattaminen tai katselu ei koskaan muuta taustatietoja. Järjestelmä ei tallenna mitään pysyvästi ilman, että klikkaat erikseen esimerkiksi Tallenna– tai Hyväksy-painiketta. Järjestelmätason muutoksia ei voi tehdä vahingossa haun kautta.

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Viesteissä voidaan ilmoittaa esimerkiksi: ”Jotkut suodattimet estävät näkyvyyttä” tai ”Kaikkia tietoja ei näytetä nykyisillä valinnoilla”. Järjestelmä muistuttaa siitä, että käytössä olevat rajaukset voivat piilottaa osan tiedoista.

Toimi näin: Tarkista tarvittaessa valitut suodattimet, päivämäärärajaukset sekä henkilö- tai yksikkövalinnat, jotta näet kaikki haluamasi tiedot.

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Tyypillisiä ilmoituksia ovat esimerkiksi: ”Hakutulos sisältää x henkilöä” tai ”Raportin data on rajattu enintään 500 riviin”.

Toimi näin: Lue viesti rauhassa. Jos laatikko ehtii kadota ennen kuin näet sen sisällön, käynnistä haku uudelleen samoilla hakuehdoilla, jotta viesti tulee takaisin näkyville. Jos järjestelmä pyytää hakemaan uudelleen, sulje huomiolaatikko ja klikkaa uudelleen ”Hae”.

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Jos huomiolaatikossa kerrotaan, ettei tietoja löydy (esim. ”Tietoja ei löydy hakuehdoilla”), kyseessä ei silti ole järjestelmävirhe.

Toimi näin: Tarkista hakuehdot ja suodattimet, korjaa ne ja yritä hakua uudelleen.

Yhteenveto

Sininen huomiolaatikko kuuluu järjestelmän arkeen. Sen tehtävä on vain tiedottaa sinua haun tuloksista, rajoitteista tai käytetyistä suodattimista.
Pelkillä hauilla ja raporttien katselulla ei voi vahingossa muokata tai sotkea järjestelmän tietoja.
Mikäli ruudulle ilmestyy varsinaisia virheviestejä (keltaisia tai punaisia) tai epäilet tietojen näkyvän väärin, ota tilanteesta kuvakaappaus ja ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tarkempaa selvitystä varten.

Kuinka otan taukoleimauksen käyttöön?

Taukojen kirjaaminen määritellään järjestelmän hallinnassa. Järjestelmä tarjoaa useita vaihtoehtoja ominaisuuden hyödyntämiseen, mutta tässä ohjeessa käymme läpi kaksi yleistä tapaa konfiguroida taukoasetukset:

1: Uuden ”Lounastauko” -kirjausmallin luominen Tällä tavalla teet tuntikirjaukseen oman, erillisen valinnan pelkkää lounastauon kirjaamista varten:

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Luo uusi kirjausmalli ja anna sille nimeksi esimerkiksi ”Lounastauko”.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti > Valittavissa olevat tapahtumatyypit.
Määrittele tähän ainoaksi valittavaksi vaihtoehdoksi Lounastauko. Tällöin käyttäjä ei voi vahingossa kirjata tälle mallille muita tapahtumia.

2: Erillisen taukokentän lisääminen olemassa olevaan kirjausmalliin. Tämä asetus lisää normaalin tuntikirjauksen yhteyteen uuden kentän, johon käyttäjä voi syöttää pitämänsä tauon keston manuaalisesti.

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Avaa haluamasi olemassa oleva kirjausmalli muokattavaksi klikkaamalla kynän kuvaketta.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti.
Aseta päälle valinta Salli tauon kirjaaminen = Kyllä.

Huomio: Muistathan tallentaa tekemäsi muutokset! Uusi kirjausmalli tai lisätty taukokenttä päivittyvät käyttäjien näkymiin heti tallennuksen jälkeen.

Kirjausmallien käyttöoppaan löydät tukiportaalimme artikkelista: Kirjausmallit

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi aikatapahtumatyyppi ei siirry Netvisoriin tai näy siellä oikein?

Jos aikatapahtumatyyppi (kuten pekkanen) on kirjattu Maxtechiin, mutta tieto ei siirry Netvisoriin tai se näkyy palkka-aineistossa virheellisesti, tarkista seuraavat asetukset järjestelmästä:

Varmista, että aikatapahtumatyypille on määritetty oikea palkkalaji ja että sille on asetettu oikea palkkalajinumero.

Palkkalajinumeron on oltava täsmälleen sama ja vastattava Netvisorin vastaavaa palkkalajinumeroa. Jos palkkalaji puuttuu tapahtumilta kokonaan, tapahtuma ei siirry Netvisoriin.

Jos kyseessä on esimerkiksi työajan lyhennysvapaa (pekkanen), tarkista, että työntekijän työsopimuksella ja työaikamallilla on oikeat määritykset:

Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö > Muokkaa henkilöä > Työsopimukset
Tarkista, että työntekijän työsopimuksella on valittuna oikea työaikamalli, jossa puolestaan on määritelty oikea Työajan lyhennysmalli.
Vaihtoehtoisesti tarkista asetukset kohdasta Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit
Varmista, että työaikamallille on asetettu oikea työajan lyhennysmalli.

Kun olet tarkistanut asetukset ja tehnyt niihin tarvittaessa korjaukset, testaa integraation toiminta:

Kirjaa järjestelmään testitapahtuma kyseisellä aikatapahtumatyypillä.
Muodosta palkka-aineisto tarvittaessa uudelleen.
Tarkista, näkyykö tapahtuma Netvisorissa odotetusti.

Huom! Palkkalaji- tai integraatioasetusten muutokset eivät korjaa jo aiemmin siirrettyjä tapahtumia.

Tarvitsetko apua? Mikäli ongelma jatkuu tarkistusten jälkeen, ota yhteyttä Maxtechin tukeen. Liitä tukipyyntöön mahdollisimman paljon lisätietoa, kuten:

Selkeä esimerkkitapahtuma (pvm ja työntekijä)
Tieto siitä, mitä palkkalajia tapahtumalta tulisi muodostua.

Miksi poissaolo ei ole siirtynyt kokonaan ESS -järjestelmästä Maxtechiin?

Yleisin syy poissaolon osittaiselle siirtymiselle on työsuhteen päättyminen kesken poissaolojakson.

ESS siirtää Maxtechiin vain ne poissaolot, jotka kohdistuvat voimassa olevaan työsopimukseen. Jos työsopimus päättyy ennen kuin poissaolo loppuu, ESS ei siirrä poissaolon loppuosaa Maxtechiin.

Miten tarkistan tilanteen?

Avaa työntekijän työsopimus.
Tarkista työsopimuksen päättymispäivä.
Vertaile päättymispäivää poissaolon ajanjaksoon.

Esimerkki:

Loma ESS-järjestelmässä: 25.5.–14.6.
Työsopimuksen päättymispäivä: 31.5.
Lopputulos: ESS siirtää Maxtechiin lomaa vain 31.5. asti. Työsopimuksen päättymispäivän jälkeinen osuus (1.6.–14.6.) ei siirry.

ESS -> Maxtech: Lomien ja muiden poissaolotapahtumien siirron kuvaus

Miksi profiilikäyttäjä ei näe kaikkia poissaoloanomuksia Maxtechissa?

Profiilikäyttäjälle on annettu käyttäjäprofiililla kaikki sisältöoikeudet organisaatiossa ja toimintoprofiilissa on poissaoloanomusten käsittely -toiminto, mutta hän ei silti näe kaikkia henkilöstön poissaoloanomuksia. Mistä tämä voi johtua?

Ratkaisu/Vastaus

Tämä ongelma johtuu yleensä käyttäjän yksikkö- tai kohdeoikeuksista Maxtech-järjestelmässä. Näkyvyys henkilöstön poissaoloihin riippuu siitä, mille yksiköille/kohteille käyttäjälle on annettu oikeudet.

Toimi näin:

Tarkista profiilikäyttäjän yksikköoikeudet sisältöprofiililta:
– Siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Sisältöprofiilit.
– Valitse sisältöprofiili, jonka oikeuksia haluat tarkistaa.
– Tarkista Oikeudet-välilehdeltä, että halutut yksiköt/kohteet ovat sallituissa.
Tarkista toimintoprofiilin toiminnot:
– Toiminnot-välilehdeltä varmista, että ”Poissaoloanomusten käsittely” on aktiivinen.
– Tarvittaessa aktivoi kaikki toiminnot tai varmista, että tarvittavat yksittäiset toiminnot ovat valittuna.
Jos henkilöstön poissaoloanomuksia ei näy:
– Varmista, että käyttäjälle on annettu oikeus kaikkiin tarvittaviin yksiköihin organisaatiossa.
– Mikäli poissaoloanomukset liittyvät henkilöihin, joille ei ole asetettu yksikköä, anna käyttäjälle myös oikeus ns. ”tyhjään yksikköön”.
Tallenna ja testaa:
– Tallenna muutokset.
– Kirjaudu järjestelmään profiilikäyttäjällä ja tarkista, näkyvätkö kaikki poissaoloanomukset.

Lisätiedot

Mikäli näkyvyysongelma jatkuu, tarkista henkilöstön yksikköasetukset Hallinta > Henkilöstö > Yksiköt -sivulla.
Yksiköihin liittyvät muutokset tulevat voimaan heti tallennuksen jälkeen.

Mikäli ongelma jatkuu, vaikka yksikköoikeudet ja toiminnot ovat kunnossa, ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miten työtuntien minimilaskutus toimii järjestelmässä?

Tässä artikkelissa käsitellään Maxtech-järjestelmän työtuntien minimilaskutuksen toimintaa ja käyttöönottoa.

Miten minimilaskutus toimii?

Järjestelmä pyöristää laskutettavat tunnit automaattisesti asetetun minimin mukaisiksi jokaisessa tapahtumassa. Tämä tarkoittaa, että lyhyetkin työtapahtumat laskutetaan aina vähintään määrittelemänne minimiajan mukaisesti.

Ominaisuus koskee yleisesti koko järjestelmää. Se toimii saumattomasti ja automaattisesti kaikissa tilanteissa riippumatta siitä, onko asiakkaalla käytössä yleinen vai asiakaskohtainen hinnoittelu.

Miten muutos näkyy raporteilla?

Tuntien pyöristyminen on helposti todennettavissa. Pyöristetyt tunnit ja niiden vaikutus näkyvät laskutusraportilla selkeästi omassa ”Pyöristetyt tunnit” -sarakkeessaan.

Vaatiiko ominaisuus minulta toimenpiteitä?

Kyllä, ominaisuuden käyttöönotto vaatii asetuksen määrittämisen. Jotta minimilaskutus toimii halutulla tavalla, sinun tulee syöttää tarvittavat arvot työn asetuksiin.

Toimi näin:

Avaa haluamasi työ järjestelmässä.
Siirry työn tiedoissa Laskutus-välilehdelle.
Etsi asetus ”Työtuntien minimilaskutus per tapahtuma”.
Syötä asetukseen haluamasi minimiaika ja tallenna muutokset.

Tämän jälkeen järjestelmä huomioi asetetun minimin automaattisesti kaikissa kyseisen työn tulevissa tapahtumissa.

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miten toimia, kun laskutussiirto Netvisoriin antaa ’Product not found’ -virheilmoituksen?

Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka toimit, jos kohtaat virheen Tiedon muoto virheellinen: Product not found laskutusaineiston siirrossa Maxtechin ja Netvisorin välillä. Useimmiten siirtovirhe johtuu puuttuvasta tai eroavasta tuotenumerosta ja/tai tuotteesta.

1. Varmista tuote sekä tuotenumero molemmissa järjestelmissä

Jotta tiedonsiirto onnistuu ongelmitta, tuotenumeroiden tulee vastata tarkalleen toisiaan molemmissa ohjelmistoissa. Toimi seuraavasti:

Tarkista tuotenumero Maxtechista: Etsi Maxtechissa käytetty tuote ja tarkista tuotenumero.
Vastaavuus Netvisorissa: Varmista, että Netvisorin tuoterekisterissä on olemassa tuote täsmälleen samalla numerolla
Mitä tehdä, jos tuotetta ei löydy? Jos tuotetta ei löydy Netvisorista kyseisellä tuotenumerolla, tee toinen seuraavista toimenpiteistä:
1. Lisää uusi tuote oikealla numerolla Netvisoriin.
2. Muuta Maxtechista siirrettävän tuotteen vientiin se tuotenumero, joka Netvisorista jo valmiiksi löytyy.

2. Tuotetietojen automaattinen synkronointi

Voit välttää tuotenumeroihin liittyvät virheet jatkossa hyödyntämällä automaattista tuotteiden luontia siirron yhteydessä.

Käytä synkronointiasetusta: Voit suorittaa viennin niin, että Synkronoi tuotteet -asetus on valittuna tiedonsiirron yhteydessä vientidialogissa.
Miten asetus toimii? Kun asetus on päällä, järjestelmä luo puuttuvat tuotteet automaattisesti Netvisoriin, mikäli niitä ei löydy sieltä ennestään.

Jos mikään yllä olevista vaiheista ei ratkaissut ongelmaa, voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miten vaihdan uuden pääkäyttäjän organisaatioomme?

Näin vaihdat käyttäjätyypin pääkäyttäjäksi

Pääkäyttäjäksi muuttaminen tapahtuu Maxtech Pro -järjestelmässä seuraavaa polkua pitkin:

Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät

Etsi käyttäjäluettelosta käyttäjä, jolle pääkäyttäjän oikeudet halutaan myöntää, ja avaa käyttäjä muokkaukseen.

Käyttäjän tiedoissa etsi kenttä Käyttäjätyyppi ja vaihda sen arvoksi Pääkäyttäjä. Tallenna muutokset sivun alareunasta.

Tärkeä muististisääntö: Tarkista ja vaihda tarvittaessa samalla myös henkilön käyttäjäprofiili. Näin varmistat, että uuden pääkäyttäjän näkymät ja työkalut päivittyvät heti vastaamaan uutta roolia.

Kun käyttäjätyyppi vaihdetaan pääkäyttäjäksi, ilmestyy Oikeudet-kohtaan seuraava asetus:
”Organisaation käyttäjien hallintaoikeus”.
Mikäli uudelle pääkäyttäjälle halutaan antaa oikeudet myös lisätä, muokata ja poistaa käyttäjiä sekä käyttäjä-, toiminto- ja sisältöprofiileja, tulee Organisaation käyttäjien hallintaoikeus -asetukseen laittaa Kyllä.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Mitä tarkoitetaan tukikohdalla matkalaskun päivärahalaskennassa?

Tukikohdalla tarkoitetaan matkan virallista alkupistettä, joka on useimmiten yrityksen osoite. Päivärahaan oikeuttava matka ja sen kesto lasketaan aina tästä määritetystä tukikohdasta kohteeseen (esim. työmaalle) ja takaisin.

Nyrkkisääntö: Tukikohta = Paikka, josta työmatka alkaa (yleensä pääasiallinen työskentelypaikka) ja johon se päättyy (yleensä koti).

Näin määrität tai tarkistat tukikohdan Maxtech-järjestelmässä

Siirry sivulle Hallinta > Henkilöstö.
Valitse haluamasi henkilö listalta.
Siirry välilehdelle Ajot ja Matkalaskut.
Tarkista että asetukset ovat oikein. Jos kohde puuttuu valikoista tai se on asetettu väärin, valitse oikea kohde.

Päivärahojen laskennassa käytettävän tukikohdan lisääminen ja kohteiden jälkilaskenta

Kun matkalasku muodostetaan jatkossa ajopäiväkirjalta, järjestelmä käyttää tätä osoitetta automaattisesti päivärahojen laskennan perusteena. Päivä- ja puolipäivärahat ilmestyvät laskulle automaattisesti, mikäli matkan kesto ja etäisyys täyttävät korvauksen kriteerit.

Lisätiedot ja vianetsintä

Miksi päivärahat eivät tule laskulle automaattisesti?
- Tarkista, että henkilön tiedoissa on määritetty oikeat tukikohdat.
- Varmista, että matkalaskun tiedot on täydennetty ja asetukset ovat kunnossa henkilön ajotiedoissa.

Hyödylliset linkit:

Matkalaskun muodostaminen ajopäiväkirjalta

Miksi jaksoylityö 50% ja 100% tunnit näkyvät väärin palkkakertymässä?

Mistä virheellinen kertymä johtuu?

Virheellinen kertymä johtuu useimmiten päällekkäisistä työaikakirjauksista tai siitä, ettei peräkkäisiä työaikamerkintöjä ole kirjattu jatkumona ilman taukoja. Järjestelmän automaattinen jaksoylityölaskenta vaatii toteutuakseen puhtaan aikajanan; päällekkäisyydet sekoittavat laskentalogiikan, jolloin tunnit eivät kohdistu oikein.

Neljän kohdan tarkistuslista

Jos ylityötunnit kertyvät väärin vain yhdelle tai muutamalle henkilölle, käy läpi seuraavat kohdat järjestelmässä:

1. Tasoittumisjaksot ja jaksomallit

Varmista, että työntekijälle on asetettu taustalle oikea laskentajakso.

Tarkista polusta: Hallinta > Työaika ja palkat > Tasoittumisjaksot.
Mitä tarkistetaan: Varmista, että henkilölle on luotu ja valittu voimassa oleva tasoittumisjakso. Tarkista myös, että jaksolle määritetyt jaksoylityöraja-arvot (50 % ja 100 %) ovat oikein.

2. Työaikamallin asetukset ja kytkennät

Varmista, että käytössä olevaan työaikamalliin on liitetty oikeat taustatiedot.

Tarkista polusta: Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit.
Mitä tarkistetaan: Valitse kyseinen työaikamalli ja tarkista, onko sille määritelty oikea tasoittumisjakso, jotta laskenta kohdistuu oikein.

3. Aikatapahtumatyypit ja vuorojen ohjaustiedot

Mitä tarkistetaan: Varmista, että työntekijän käyttämillä aikatapahtumatyypeillä (esim. Työaikamerkintä) on määritetty oikeat asetukset, kuten Laske työajaksi, Laske ylityöt ja Laske ylityötuntikertymään (Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit).
Huomioi myös: Tarkista, ettei työntekijän työvuoroille ole asetettu sellaisia erillisiä ohjaustietoja, jotka estävät tai muuttavat normaalia jaksoylityön laskentaa (esim. vuoron pakottaminen viikkoylityöksi).

4. Automaattinen laskenta ja lukitusten avaaminen

Kun olet tarkistanut ja korjanut yllä olevat kohdat, päivitä laskenta seuraavasti:

Varmista, että automaattinen laskenta on kytketty päälle.
Tärkeää palkkariveistä: Jos kyseisen jakson palkkarivit on jo ehditty merkitä siirretyiksi, merkitse ne siirtämättömiksi ennen jälkilaskennan suorittamista.
Suorita jälkilaskenta kyseiselle palkka- tai tasoittumisjaksolle, jotta tekemäsi korjaukset päivittyvät palkkakertymään.

Vinkki: Useimmiten ongelma ratkeaa varmistamalla voimassa oleva tasoittumisjakso, korjaamalla mahdolliset päällekkäiset kirjaukset ja ajamalla jälkilaskenta siirtämättömille palkkariveille.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Ongelma

Mahdollinen syy

Ratkaisu

Työaikaliukuman saldot

Lisätietoa ja tuki

1. Tarkista, että työntekijän profiili on aktiivinen Sympassa

2. Varmista pakolliset tiedot ja kenttien oikeellisuus

3. Tarkista integraation ajo sekä tuontilokit

4. Testaa siirtoa esimerkkihenkilöllä

5. Toimenpiteet, jos ongelma ei ratkea

Yleisimmät syyt ja toimenpiteet

1. Varmista aikatapahtumatyypin asetukset

2. Määritä automaattinen lisäpalkkarivi työtehtävälle

3. Testaa toiminta

Ongelmanratkaisu: Mitä tehdä, jos lisäpalkkariviä ei muodostu?

Tapa 1: Keskitetty historialoki

Tapa 2: Yksittäisen tapahtuman historialoki

Tapa 3: Liukumasaldojen tarkastelu saldoraportilla

Ongelma

Ratkaisu

Alkusaldo lisätään manuaalisesti

Automaattinen lomakertymä edellyttää oikeita asetuksia

3. Saldoraportin päivittyminen

4. Tarkista henkilön asetukset

Lisätietoja

Lomakertymämallin vaikutus

Lomapäivien käyttö

Tarkistuslista

Lisätietoa

Tarkista, onko käyttäjätunnus jo olemassa

Luo uusi käyttäjätunnus

Lisää työsopimus käyttäjälle

Lisätiedot

Huomioitavaa

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Yhteenveto

Miten tarkistan tilanteen?

Ratkaisu/Vastaus

Lisätiedot

Miten minimilaskutus toimii?

Miten muutos näkyy raporteilla?

Vaatiiko ominaisuus minulta toimenpiteitä?

1. Varmista tuote sekä tuotenumero molemmissa järjestelmissä

2. Tuotetietojen automaattinen synkronointi

Näin vaihdat käyttäjätyypin pääkäyttäjäksi

Tarvitsetko lisäapua?

Näin määrität tai tarkistat tukikohdan Maxtech-järjestelmässä

Lisätiedot ja vianetsintä

Hyödylliset linkit:

Mistä virheellinen kertymä johtuu?

Neljän kohdan tarkistuslista

1. Tasoittumisjaksot ja jaksomallit

2. Työaikamallin asetukset ja kytkennät

3. Aikatapahtumatyypit ja vuorojen ohjaustiedot

4. Automaattinen laskenta ja lukitusten avaaminen

Tarvitsetko lisäapua?

Maxtech Käyttötuki