Työaika – Maxtech Tukiportaali

Miten selvitän leimauslätkän tai NFC-tunnistetarran tunnistenumeron/sarjanumeron?

Nämä ohjeet koskevat tapauksia, joissa leimauslätkä tai NFC-tunnistetarra on jo valmiiksi syötetty järjestelmään ja halutaan tietää tietyn fyysisen lätkän/NFC-tunnisteen tunnistenumero. Jos taas kyseessä on täysin uusi tunniste, joka tulee vasta lisätä järjestelmään, löydät ohjeet tunnisteen lisäämiseen täältä.

Joskus leimauslätkässä/NFC-tunnistetarrassa ei näy sen tunnistenumeroa päällepäin, mutta oikean numeron tietäminen on välttämätöntä asetusten muokkaamiseksi. Voit tarkistaa numeron mobiilisovelluksen ja Web-järjestelmän avulla, kun käytössäsi on ”NFC-tunnisteiden lisääminen (mobiili)” -moduuli.

Avaa mobiilisovellus ja siirry valikkoon Ylläpito > NFC-tunnisteiden lisääminen:

Sovellus kehottaa nyt leimaamaan uuden tunnisteen. Leimaa sovellukselle se tunniste, jonka tunnistenumeron haluat tietää. Sovellus ilmoittaa tunnisteen olevan jo luettu järjestelmään ja näyttää ruudulla sen järjestelmänumeron:

Siirry tämän jälkeen Web-järjestelmässä osoitteeseen Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -tunnisteet. Etsi listalta sovelluksen ilmoittamaa numeroa vastaava rivi. Tunnisteen varsinainen tunnistenumero löytyy kyseisen rivin Tunniste-kentästä.

Ota yhteyttä tukeen: Jos kaipaat apua tunnisteen selvittämisessä tai prosessi ei onnistu, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Työntekijä vaihtui kokoaikaisesta osa-aikaiseksi ja nyt myös liukumasaldo näyttää väärin

Kun työntekijä siirtyy kokoaikaisesta osa-aikaiseksi, hänen viikoittainen työtuntimääränsä ja työaikamallinsa muuttuvat. Vanhaa työsopimusta ei tule tässä tapauksessa muokata, vaikka työsuhde jatkuukin katkeamatta. Olemassa oleva kokoaikainen työsopimus tulee ensin päättää järjestelmässä, minkä jälkeen työntekijälle luodaan uusi työsopimus uudella työaikamallilla.

Jos et vielä tässä vaiheessa ole luonut uutta työaikamallia osa-aikaiselle, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan ja asettaa työaikamallille tarvittavat asetukset.

Siirrytään tämän jälkeen Hallinta > Henkilöstö, valitaan henkilö, jonka työaika muuttuu ja mennään Työsopimukset-välilehdelle, jossa ensin päätetään olemassa oleva työsopimus.

Tämän jälkeen lisätään henkilölle uusi työsopimus Lisää-painikkeesta:

Asetetaan uusi työsopimus alkamaan heti edellisen perään ja asetetaan henkilölle uusi osa-aikaisen työaikamalli.
Muista tallentaa muutokset.

Työaikaliukuman saldot

Jos työaikaliukuman saldot näyttivät väärältä ennen uuden työsopimuksen lisäämistä, se johtuu yleensä siitä, että liukumaa on laskettu kokoaikaisen mallin mukaan (esimerkiksi 8 tuntia päivässä). Uuden työsopimuksen ja työaikamallilla määritettyjen asetusten myötä saldojen tulisi muodostua oikein uuden työsopimuksen voimaantulopäivästä alkaen.

Lisätietoa ja tuki

Lisätietoa aiheeseen liittyen löydät seuraavista ohjeista:

Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä Maxtechin käyttötukeen:

tuki@maxtech.fi
010 229 6200 (arkisin 8-16)

Kuinka voin tarkastella tapahtumiin ja liukumasaldoihin tehtyjä muutoksia?

Voit tarkistaa tapahtumiin ja liukumasaldoihin tehdyt muutokset Maxtech-järjestelmässä kolmella eri tavalla: keskitetysti historialokista, yksittäisen tapahtuman takaa tai erilliseltä saldoraportilta.

Tapa 1: Keskitetty historialoki

Tämän näkymän kautta voit hakea ja tarkastella useita tapahtumia kerralla.

Valitse järjestelmän ylävalikosta Seuranta ja Loki.
Siirry kohtaan Lokitapahtumat ja valitse Historialoki.
Käytä suodattimia, kuten aikaväli ja käyttäjä, rajataksesi hakua.

Näin näet selkeästi listattuna, mitä muutoksia tietoihin on tehty, kuka muutokset on tehnyt ja minä ajankohtana.

Lisätietoja ja ohjeita historialokista löydät tästä linkistä.

Tapa 2: Yksittäisen tapahtuman historialoki

Jos haluat tarkastella vain yhden tietyn tapahtuman muutoshistoriaa, se onnistuu kätevästi suoraan tapahtuman tiedoista.

Avaa haluamasi tapahtuman muokkaus näkymään.
Valitse näkymästä Historialoki-välilehti.
Tältä välilehdeltä näet tarkat ja yksityiskohtaiset muutokset, jotka koskevat vain kyseistä tapahtumaa, sekä tiedot muutoksen tekijästä ja ajankohdasta.

Tapa 3: Liukumasaldojen tarkastelu saldoraportilla

Jos haluat syventyä nimenomaan liukumasaldoihin ja niiden kehittymiseen, saldoraportti tarjoaa tähän parhaan näkymän.

Avaa järjestelmästä Saldoraportti.
Valitse raportilta yksityiskohtainen näkymä viemällä hiiren kursori Liukumasaldo soluun ja valitse Yksityiskohtainen näkymä.
Tästä näkymästä voit tarkastaa tarkasti liukumasaldoon liittyvät muutokset päiväkohtaisesti.

Lisätietoja ja ohjeita työaikaliukumasaldon ja saldokehityksen tarkastelusta löydät tästä linkistä.

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi lomasaldo ei päivity automaattisesti Maxtechissä?

Ongelma

Lomasaldo ei kasva automaattisesti uuden kuukauden alussa, vaikka käyttäjälle on asetettu alkusaldo ja työaikakirjaukset on tehty. Esimerkiksi saldo jää 6 lomapäivään, vaikka sen pitäisi olla jo 8 päivää.

Ratkaisu

Lomasaldon päivittymiseen vaikuttavat sekä henkilön asetukset että se, miten saldoa ylläpidetään Maxtechissä.

Alkusaldo lisätään manuaalisesti

Lomasaldon alkusaldo kirjataan saldoraportille käsin, yleensä kerran vuodessa (esimerkiksi lomavuoden alussa 1.4.).

Huomioi, että alkusaldo ei kasva automaattisesti, vaan sitä ylläpidetään joko automaattisen lomakertymän tai manuaalisten päivitysten avulla.

Automaattinen lomakertymä edellyttää oikeita asetuksia

Lomasaldo voi kertyä automaattisesti vain, jos:

henkilölle on määritetty oikea lomakertymämalli
lomaan oikeuttavat tuntityypit on määritelty oikein
henkilön työaikakirjaukset on tehty asianmukaisesti.

Jos automaattista lomakertymää ei ole otettu käyttöön, kuukausittaista kertymää ei lisätä saldolle automaattisesti.

3. Saldoraportin päivittyminen

Saldoraportilla:

lomapäivien käyttö vähentää saldoa automaattisesti, kun lomat kirjataan järjestelmään
uutta lomakertymää ei kuitenkaan lisätä automaattisesti, ellei automaattinen lomakertymä ole käytössä.

Jos automaattista kertymää ei ole määritelty, saldo tulee päivittää manuaalisesti.

Esimerkki

Jos käyttäjän saldo on kuukauden vaihteessa edelleen 6 päivää, vaikka sen pitäisi olla 8 päivää, puuttuva kertymä tulee lisätä saldoraportille käsin.

4. Tarkista henkilön asetukset

Jos lomasaldo ei päivity odotetusti, tarkista seuraavat asiat:

Hallinta > Henkilöstö -näkymässä käyttäjälle on määritetty oikea lomakertymämalli
lomaan oikeuttavat tapahtumatyypit on määritelty oikein
työaikakirjaukset on tallennettu oikein.

Lisätietoja

Lomakertymämallin vaikutus

Henkilölle määritetty lomakertymämalli vaikuttaa Raportit > Lomakertymäraportti -näkymän laskentaan.

Pelkkä lomakertymämallin määrittäminen ei kuitenkaan lisää saldoa automaattisesti saldoraportille, ellei automaattinen lomakertymä ole käytössä.

Lomapäivien käyttö

Kun käyttäjälle kirjataan lomapäiviä, ne vähennetään automaattisesti saldoraportin saldosta.

Tarkistuslista

Jos lomasaldo ei päivity, varmista seuraavat asiat:

Saldoraportille on lisätty oikea alkusaldo.
Käyttäjälle on määritetty oikea lomakertymämalli.
Automaattinen lomakertymä on käytössä, jos halutaan kuukausittainen automaattinen kertymä.
Lomaan oikeuttavat tapahtumatyypit ja tarvittavat palkkalajit on määritelty oikein.
Työaika- ja lomakirjaukset on tallennettu oikein.

Kun nämä asetukset ovat kunnossa, lomasaldo päivittyy organisaation käytössä olevan lomakertymämallin mukaisesti joko automaattisesti tai manuaalisen ylläpidon kautta.

Lue lisää asetuksista ja määrittelyistä artikkeleista:

Lomakertymäraportti

Saldoraportit: Lomasaldo

Lisätietoa

Lomakertymämalli vaikuttaa lomakertymän laskentaan ja raportointiin, mutta saldoraportin ylläpitotapa voi vaihdella organisaatiokohtaisesti. Mikäli asetukset ovat kunnossa eikä saldo päivity odotetusti, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen jatkoselvitystä varten tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Miksi järjestelmässä näkyy sinisiä huomiolaatikoita?

Järjestelmässä saattaa ajoittain näkyä sinisiä huomiolaatikoita esimerkiksi kalenterissa, raporteilla (kuten tuntiraporttia haettaessa) tai muissa näkymissä. Ilmoitus saattaa joskus vilahtaa ja kadota nopeasti näkyvistä.

Sininen huomiolaatikko on järjestelmän informatiivinen viesti. Sen tarkoitus on vain antaa lisätietoa näkymän sisällöstä, käytetyistä suodattimista, haun etenemisestä tai hakutulosten määrästä.

Sininen ilmoitus ei tarkoita järjestelmävirhettä, eikä se aiheuta muutoksia järjestelmän tietoihin.
Pelkkä raporttien hakeminen, suodattaminen tai katselu ei koskaan muuta taustatietoja. Järjestelmä ei tallenna mitään pysyvästi ilman, että klikkaat erikseen esimerkiksi Tallenna– tai Hyväksy-painiketta. Järjestelmätason muutoksia ei voi tehdä vahingossa haun kautta.

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Viesteissä voidaan ilmoittaa esimerkiksi: ”Jotkut suodattimet estävät näkyvyyttä” tai ”Kaikkia tietoja ei näytetä nykyisillä valinnoilla”. Järjestelmä muistuttaa siitä, että käytössä olevat rajaukset voivat piilottaa osan tiedoista.

Toimi näin: Tarkista tarvittaessa valitut suodattimet, päivämäärärajaukset sekä henkilö- tai yksikkövalinnat, jotta näet kaikki haluamasi tiedot.

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Tyypillisiä ilmoituksia ovat esimerkiksi: ”Hakutulos sisältää x henkilöä” tai ”Raportin data on rajattu enintään 500 riviin”.

Toimi näin: Lue viesti rauhassa. Jos laatikko ehtii kadota ennen kuin näet sen sisällön, käynnistä haku uudelleen samoilla hakuehdoilla, jotta viesti tulee takaisin näkyville. Jos järjestelmä pyytää hakemaan uudelleen, sulje huomiolaatikko ja klikkaa uudelleen ”Hae”.

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Jos huomiolaatikossa kerrotaan, ettei tietoja löydy (esim. ”Tietoja ei löydy hakuehdoilla”), kyseessä ei silti ole järjestelmävirhe.

Toimi näin: Tarkista hakuehdot ja suodattimet, korjaa ne ja yritä hakua uudelleen.

Yhteenveto

Sininen huomiolaatikko kuuluu järjestelmän arkeen. Sen tehtävä on vain tiedottaa sinua haun tuloksista, rajoitteista tai käytetyistä suodattimista.
Pelkillä hauilla ja raporttien katselulla ei voi vahingossa muokata tai sotkea järjestelmän tietoja.
Mikäli ruudulle ilmestyy varsinaisia virheviestejä (keltaisia tai punaisia) tai epäilet tietojen näkyvän väärin, ota tilanteesta kuvakaappaus ja ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tarkempaa selvitystä varten.

Kuinka otan taukoleimauksen käyttöön?

Taukojen kirjaaminen määritellään järjestelmän hallinnassa. Järjestelmä tarjoaa useita vaihtoehtoja ominaisuuden hyödyntämiseen, mutta tässä ohjeessa käymme läpi kaksi yleistä tapaa konfiguroida taukoasetukset:

1: Uuden ”Lounastauko” -kirjausmallin luominen Tällä tavalla teet tuntikirjaukseen oman, erillisen valinnan pelkkää lounastauon kirjaamista varten:

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Luo uusi kirjausmalli ja anna sille nimeksi esimerkiksi ”Lounastauko”.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti > Valittavissa olevat tapahtumatyypit.
Määrittele tähän ainoaksi valittavaksi vaihtoehdoksi Lounastauko. Tällöin käyttäjä ei voi vahingossa kirjata tälle mallille muita tapahtumia.

2: Erillisen taukokentän lisääminen olemassa olevaan kirjausmalliin. Tämä asetus lisää normaalin tuntikirjauksen yhteyteen uuden kentän, johon käyttäjä voi syöttää pitämänsä tauon keston manuaalisesti.

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Avaa haluamasi olemassa oleva kirjausmalli muokattavaksi klikkaamalla kynän kuvaketta.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti.
Aseta päälle valinta Salli tauon kirjaaminen = Kyllä.

Huomio: Muistathan tallentaa tekemäsi muutokset! Uusi kirjausmalli tai lisätty taukokenttä päivittyvät käyttäjien näkymiin heti tallennuksen jälkeen.

Kirjausmallien käyttöoppaan löydät tukiportaalimme artikkelista: Kirjausmallit

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi poissaolo ei ole siirtynyt kokonaan ESS -järjestelmästä Maxtechiin?

Yleisin syy poissaolon osittaiselle siirtymiselle on työsuhteen päättyminen kesken poissaolojakson.

ESS siirtää Maxtechiin vain ne poissaolot, jotka kohdistuvat voimassa olevaan työsopimukseen. Jos työsopimus päättyy ennen kuin poissaolo loppuu, ESS ei siirrä poissaolon loppuosaa Maxtechiin.

Miten tarkistan tilanteen?

Avaa työntekijän työsopimus.
Tarkista työsopimuksen päättymispäivä.
Vertaile päättymispäivää poissaolon ajanjaksoon.

Esimerkki:

Loma ESS-järjestelmässä: 25.5.–14.6.
Työsopimuksen päättymispäivä: 31.5.
Lopputulos: ESS siirtää Maxtechiin lomaa vain 31.5. asti. Työsopimuksen päättymispäivän jälkeinen osuus (1.6.–14.6.) ei siirry.

ESS -> Maxtech: Lomien ja muiden poissaolotapahtumien siirron kuvaus

Miksi työntekijä ei näe työaikakirjausvaihtoehtoja mobiilisovelluksessa?

Tässä ohjeessa käydään läpi yleisimmät syyt sille, miksi uusi tai olemassa oleva työntekijä ei näe työajan kirjaamiseen liittyviä toimintoja Maxtechin mobiilisovelluksessa, sekä askeleet tilanteen korjaamiseksi.

Jos työntekijän sovellus näyttää tyhjää tai kirjausvaihtoehdot puuttuvat, tarkista seuraavat asetukset Maxtech Pro -järjestelmästä:

1. Tarkista työntekijän käyttäjä- sekä toimintoprofiili

Varmista, että työntekijälle on määritetty järjestelmässä oikea käyttäjäprofiili, jolla on oikeus käyttää mobiilia tuntikirjausta.

Tarkista tämä: Työntekijällä tulee olla asetettuna käyttäjäprofiili, jolla on oikeudet mobiilisovelluksen tuntikirjaukseen.
Toimintoprofiilin ja moduulien tarkistus:
Siirry valikkoon Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Toimintoprofiilit
Valitse muokattavaksi se toimintoprofiili, joka on liitetty käyttäjäprofiiliin.
Tarkista toimintoprofiilin Moduulit välilehti
- Varmista, että Tuntikirjaus (mobiili) -moduuli on ruksattu aktiiviseksi.
- Jos moduuli(t) puuttuvat toimintoprofiilista, ne eivät tule näkyviin myöskään työntekijän sovelluksessa.
Tallenna muutokset.

2. Tarkista kirjausmalli

Mene hallinnassa: Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit
Toimenpide: Valitse käytössä oleva kirjausmalli ja avaa se muokkaustilaan. Oletuksena käyttäjäprofiilivalinta on tyhjä, jolloin kirjausmalli on käytettävissä kaikille käyttäjille. Jos mallille määritetään yksi tai useampi käyttäjäprofiili, kirjausmalli on käytettävissä vain niillä käyttäjillä, joilla on jokin valituista profiileista. Varmista, että työntekijän käyttäjäprofiili on valittuna mallin asetuksiin, jotta työaikanäkymä näkyy mobiilisovelluksessa.

3. Sovellusversion ja istunnon päivitys

Kun oikeudet on korjattu taustajärjestelmässä, muutokset eivät aina heijastu sovellukseen välittömästi ilman näkymän päivitystä.

Toimenpide: Pyydä työntekijää kirjautumaan mobiilisovelluksesta kokonaan ulos ja takaisin sisään.
Vinkki: Varmista samalla, että työntekijällä on käytössään mobiilisovelluksen uusin versio sovelluskaupasta (Google Play / App Store). Jos näkymässä on edelleen häiriöitä, sovelluksen uudelleenasennus auttaa usein nollaamaan välimuistin.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa.

Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Miksi mobiilisovelluksen sijaintitieto näyttää väärää osoitetta työaikamerkinnässä?

Tässä ohjeistuksessa käymme läpi parhaat käytännöt Maxtech-mobiilisovelluksen sijaintitietojen tarkkuuden varmistamiseksi. Noudattamalla näitä ohjeita varmistat, että työaikamerkinnät sisältävät aina oikean sijaintitiedon, mikä sujuvoittaa työajanseurantaa ja vähentää epäselvyyksiä.

1. Sijaintioikeudet ja laitteen asetukset

Jotta sovellus voi tallentaa sijainnin oikein, tarvitsee se käyttöoikeudet laitteen paikannuspalveluihin.

Sijaintioikeuksien salliminen: Tarkista puhelimen asetuksista, että Maxtech-sovelluksella on lupa käyttää sijaintipalveluita. Valitse asetukseksi ”Sijainti käytössä aina” tai ”Sijainti käytössä sovellusta käytettäessä”. Tämä varmistaa, että sovellus saa tarkan sijaintitiedon juuri silloin, kun teet työaikamerkinnän.
Tarkkuusasetukset: Varmista, että puhelimen omat sijaintiasetukset ovat ”Erittäin tarkka” -tilassa. Kytke päälle myös WiFi- ja mobiiliverkon paikannus, mikä auttaa puhelinta määrittämään sijainnin nopeammin ja tarkemmin myös sisätiloissa.

2. GPS-signaalin ja laitteen rooli

GPS-teknologia vaatii optimaaliset olosuhteet toimiakseen tarkasti.

Signaalin laatu: GPS-signaali voi heikentyä merkittävästi paksujen rakenteiden (kuten betoni tai metalli) sisällä tai haastavissa maastoissa.
Päivitykset: Pidä Maxtech-mobiilisovellus aina ajan tasalla. Tarkista sovelluskaupasta (Google Play tai Apple App Store), että käytössäsi on sovelluksen uusin versio.

3. Vinkit sujuvaan työaikamerkintään

Kirjaustapahtuma on hetki, jolloin sijaintitieto tallentuu.

Anna laitteelle aikaa: Kun avaat sovelluksen, odota hetki (muutama sekunti), jotta GPS-signaali ehtii aktivoitua ja päivittyä. Jos teet kirjauksen välittömästi sovelluksen avaamisen jälkeen, sovellus saattaa käyttää vanhaa tai epätarkkaa sijaintitietoa.
Huomioitavaa: Sijainti tallentuu ainoastaan työn aloitus- ja lopetusmerkinnän yhteydessä. Välitapahtumissa sijaintia ei välttämättä tallenneta.

4. Vianmääritys

Mikäli sijaintitieto on toistuvasti virheellinen, kokeile seuraavia toimenpiteitä:

Testaa laite: Kokeile sijainnin toimivuutta puhelimen omalla karttasovelluksella. Jos laite ei näytä sijaintiasi oikein sielläkään, vika on todennäköisesti puhelimen GPS-vastaanottimessa tai asetuksissa.
Tarkista oikeudet: Varmista, ettei puhelimen virransäästötila rajoita sovelluksen taustatoimintoja tai GPS:n käyttöä.
Ota yhteyttä tukeen: Jos vianmääritys ei tuota tulosta, olethan yhteydessä Maxtechin asiakastukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Miksi työajan lyhennysvapaan päivät laskeutuvat väärin?

Joskus työajanlyhennysvapaiden eli pekkassaldojen laskennassa voi esiintyä poikkeamia. Virheellinen saldo johtuu tyypillisesti joko järjestelmäasetuksista tai työsopimuksen tiedoista.

Tässä on koottuna yleisimmät syyt ja ratkaisut tilanteen korjaamiseksi:

1. Päivittäinen normaalityöaika

Jos pekkassaldo vähenee epäloogisesti tai esimerkiksi aina vakioarvon mukaan, syy löytyy usein työsopimuksen asetuksista.

Suositus on, että arvo haetaan suoraan työntekijälle määritetyltä työaikamallilta, jolloin laskenta noudattaa sovittua työaikamuotoa.

Tarkista:

Tarkista työntekijän työsopimus sekä työaikamalli.

Varmista, että kenttä ”Päivittäinen normaalityöaika” ei ole asetettu nollaksi työsopimuksella tai työaikamallilla.

2. Loma-aikatapahtuman asetukset

Mikäli ”Loma”-aikatapahtuma on määritelty kerryttämään työaikaa, se saattaa kasvattaa pekkassaldoa virheellisesti (jos pekkaset kertyvät tehtyjen tuntien perusteella).

Tarkistuslista:
1. Siirry kohtaan Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit.
2. Valitse muokattavaksi tapahtumatyyppi ”Loma”.
3. Varmista, että asetus ”Laske työajaksi / sopimustunneiksi” on kytketty pois päältä.

3. Tapahtuman kesto ja kellonajat

Jotta pekkaspäivä kirjautuu saldoon ja vähentää sitä oikein, tapahtumalla on oltava kesto.

Ratkaisu: Varmista, ettei pekkaspäivän kirjauksen aloitus- ja lopetusaika ole sama (esim. 00:00–00:00). Jos kesto on nolla, järjestelmä ei tunnista tapahtumaa saldovähennykseksi. Käytä aina yrityksenne standardia työpäivän pituutta tai kellonaikoja.

Tarvitsetko apua? Jos olet epävarma asetuksista tai järjestelmän tulkinnasta, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16)

Miksi esihenkilö ei näe omia tai alaistensa tuntikirjauksia tai matkalaskuja?

Tuntikirjausten tai matkalaskujen näkymättömyyden yksi yleisimmistä syistä on esihenkilöoikeuksien puuttuminen.

Kun organisaatiolla on käytössä Yksiköt, tuntimerkintöjen näkyminen on usein sidottu yksikkökohtaisiin esihenkilöoikeuksiin Maxtechissa.

Jos käyttäjä ei näe omien alaisten tuntikirjauksia, tarkista asetukset seuraavasti:

Tarkistakaa esihenkilön käyttäjäprofiili (Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit). Varmistakaa, että käyttäjäprofiilin pikaoikeudet on asetettu ”Yksiköiden esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet”.
- Mikäli käytössä muut pikaoikeudet, katsokaa alempaa tarkistuslista asetusten osalta.
Siirtykää yksiköiden hallintaan (Hallinta > Henkilöstö > Yksiköt).
Etsikää yksikkö, josta tuntikirjauksia pitäisi näkyä.
Klikatkaa yksikön vieressä olevaa kynän-kuvaketta (Muokkaa).
Varmistakaa, että ”Esihenkilöt”-kentässä on käyttäjä, jonka tulee nähdä kyseisen yksikön tuntikirjaukset. – Lisätkää tarvittaessa puuttuvat henkilöt valitsemalla heidät listasta.
Jos käyttäjä kuuluu useampaan yksikköön, varmista että hänelle on määritelty esihenkilöoikeudet kaikkiin tarvittaviin yksiköihin.
Tallentakaa muutosten jälkeen.
Pyytäkää käyttäjää kirjautumaan uudelleen tai päivittämään sivu. Tämän jälkeen tuntikirjaukset tulevat näkyviin henkilöille, joilla on oikeudet kyseisessä yksikössä.
Jos esihenkilö näkee vain omat matkalaskunsa, tarkistakaa käyttäjäprofiilin asetus ”Oikeus vain käyttäjälle kuuluvan henkilön matkalaskuihin”. Tämä tulee olla asetettuna – ei, jotta esihenkilö näkee alaistensa matkalaskut.
Jos tuntikirjauksia tai matkalaskuja ei näy tämänkään jälkeen, varmistakaa ettei järjestelmässä ole aktiivisia käyttöoikeusrajoitteita (tarkista sisältöprofiilit) tai muita poikkeuksellisia asetuksia.

Kun käyttäjä ei näe omia kirjauksiaan:

Tarkistakaa, että esihenkilö on liitettynä yksikköön, johon hänellä on esihenkilöoikeudet.
- Esihenkilö voi olla liitettynä samaan yksikköön, johon hänen alaiset ovat liitettynä, tai hänelle voi esimerkiksi luoda oman esihenkilötason yksikön, johon hänet liitetään. Jos luodaan uusi yksikkö, muistakaa määrittää esihenkilö tämän yksikön esihenkilöksi, jotta pikaoikeudet toimivat.

Kun organisaatiolla ei ole käytössä yksiköitä tai Yksiköiden esihenkilömäärityksiin perustuvia oikeuksia, tarkastakaa seuraavat asetukset:

Tarkistakaa käyttäjäprofiilin pikaoikeudet:
- Pikaoikeudet sisältöön: Henkilökohtainen käyttöoikeus.
  - Varmistakaa, että sisältöprofiili antaa riittävät sisältöoikeudet nähdä omien alaisten tiedot.
- Pikaoikeudet sisältöön: Henkilöstön esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet
  - Varmistakaa, että esihenkilö on lisätty Henkilöstö-näkymässä kaikkien alaisten esihenkilöksi.
- Pikaoikeudet sisältöön: Henkilöstöryhmien esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet
  - Varmistakaa, että esihenkilö on lisättynä henkilöstöryhmän esihenkilöksi (Hallinta > Henkilöstö > Henkilöstöryhmä).

Jos kyseiset tarkistukset/muutokset eivät auta, olkaa tarvittaessa yhteydessä Maxtech-käyttötukeen.

Miksi avoimista työvuoroista ei tule push-ilmoituksia?

Tässä ohjeessa käydään läpi tarkistus vaiheet, joiden avulla varmistat, että Maxtech-mobiilisovelluksen push-ilmoitukset avoimista työvuoroista toimivat oikein.

1. Käyttäjäoikeuksien varmistaminen

Tarkistus: Varmista, että organisaatiollanne ja kyseisillä käyttäjillä on aktivoituna Avointen vuorojen tarjoaminen -moduuli toimintoprofiililla.
Vaikutus: Jos moduuli ei ole aktiivinen, järjestelmä ei generoi ilmoituksia, vaikka vuoro merkittäisiin avoimeksi.

2. Käyttäjärajoitukset ja näkyvyys

Järjestelmä kohdistaa ilmoitukset vain niille työntekijöille, jotka ovat kelvollisia suorittamaan kyseisen vuoron.

Yksikkö ja ryhmä: Varmista, että työntekijä kuuluu siihen yksikköön tai henkilöstöryhmään, jolle vuoro on mahdollisesti kohdistettu.

3. Push-ilmoitusten logiikka (Milloin ilmoitus lähtee?)

Ilmoituksia ei lähetetä jatkuvasti samoille henkilöille häiriön välttämiseksi. Logiikka toimii seuraavasti:

Uusi avoin vuoro: Ilmoitus lähtee välittömästi kaikille käyttäjille, joilla on oikeus ottaa vuoro vastaan.
Rajoitusten muuttaminen: Jos avoimen vuoron rajoituksia muokataan siten, että uusia työntekijöitä tulee oikeutetuiksi vuoroon, push-ilmoitus lähetetään vain näille uusille henkilöille.
Vuoron siirtäminen: Jos avoin vuoro siirretään toiseen ajankohtaan (ja se pidetään avoimena ilman nimettyä henkilöä), aiemmin ilmoituksen saaneille käyttäjille lähetetään päivitetty push-ilmoitus muutoksesta.

4. Tekniset vaatimukset ja sovellusversio

Päivitä sovellus: Varmista, että työntekijöillä on käytössään uusin versio Maxtech-mobiilisovelluksesta. Push-ilmoitusten hallintaan ja toimitusvarmuuteen on tehty merkittäviä parannuksia uusimmissa julkaisuissa.
Laitteen asetukset: Vaikka sovelluksen sisäiset ilmoitukset olisivat päällä, tarkista myös puhelimen omat asetukset (Asetukset > Ilmoitukset > Maxtech), että ilmoitusten salliminen on aktiivinen.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos ongelma ei ratkea näillä toimenpiteillä, otathan yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16)

Miksi saldotunnit näyttävät virheellisiltä tai poikkeavilta?

Saldotunteihin voi tulla poikkeamia esimerkiksi silloin, jos loma tai muu vapaa on merkitty väärin, tai jos aikatapahtumatyypin asetukset eivät vastaa toivottua laskentatapaa. Alla on ohjeet tilanteen tarkistamiseen ja korjaamiseen Maxtech-järjestelmässä.

1. Tarkista tapahtumien merkinnät

Ensimmäinen askel on varmistaa, että itse kirjaukset on tehty oikein.

Siirry haluamallesi raportille tai kalenteriin
Suodata kyseisen työntekijän kirjaukset ajanjaksolta, jolloin poikkeava saldo on kertynyt
Varmista, että tapahtuma on kirjattu oikealle päivälle ja käytetty aikatapahtumatyyppi on oikea
Tarkista, ettei kyseiselle päivälle ole muodostunut virheellisesti esimerkiksi useampia tapahtumia, jotka vaikuttavat saldoihin

2. Varmista aikatapahtumatyypin asetukset

Jos kirjaukset ovat kunnossa, syy voi löytyä aikatapahtumatyypin määrityksistä.

Siirry kohtaan Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit
Etsi käytetty aikatapahtumatyyppi (esim. ”Loma” tai ”Saldovapaa”)
Tarkista aikatapahtumatyypin asetukset ja tee niihin korjaukset tarvittaessa

Mahdolliset aiemmat virheellisesti lasketut saldot päivittyvät yleensä automaattisesti asetusten korjaamisen jälkeen.

Tarkempi ohje työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomioinnista tässä artikkelissa. Tutustu myös muihin työaikaliukuman ohjeartikkeleihin täällä.

3. Tee saldotuntien manuaalinen korjaus

Jos automaattinen päivitys ei korjaa tilannetta, voit oikaista saldotunnin käsin.

Siirry Raportit > Saldoraportit -osioon
Suodata haluttu työntekijä
Klikkaa Liukumasaldo -sarakkeen kohdalla olevaa Yksityiskohtainen näkymä -painiketta
Vie hiiri halutun päivän kohdalla Käsinohjaus-kuvakkeen päälle ja klikkaa sitä
Syötä oikea saldoarvo ja tallenna.

Jos ongelma ei ratkea näillä toimenpiteillä, otathan yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16)

Miksi päiväkohtaiset liukumasaldot eivät näy oikein?

Päiväkohtaiset liukumasaldot eivät näy oikein, jos työaikaliukuman asetuksissa tai aikatapahtumien määrityksissä on puutteita. Tyypillisimpiä syitä ovat virheelliset liukumasäännöt, alkusaldon virheellinen päivämäärä tai se, ettei aikatapahtumia ole määritetty kerryttämään liukumaa.

1. Henkilön asetukset

Siirry sivulle Hallinta > Henkilöstö ja avaa oikea henkilö muokattavaksi. Siirry Asetukset-välilehdelle ja varmista, että kohta Työaikaliukuma käytössä on valittuna.

2. Työsuhteen voimassaolo

Tarkista henkilön työsuhteen tiedot. Jos työsuhteelle on merkitty päättymispäivä, järjestelmä lopettaa liukuman laskemisen kyseisen päivämäärän jälkeen.

3. Työaikaliukuman asetukset

Varmista, että henkilölle on valittu oikea työaikaliukumasääntö. Asetukset määrittelevät, minä päivinä ja millä ehdoilla liukumaa kertyy. Varmista, että valittu sääntö vastaa yrityksenne käytäntöä. Lisätietoa voit lukea artikkelista Työaikaliukuman asetukset.

4. Työaikaliukuman alkusaldon päiväys

Tarkista, että alkusaldon päiväys on asetettu oikein. Liukumaa lasketaan vain tästä päivämäärästä eteenpäin. Jos päiväys on tulevaisuudessa, historiatietoja ei näytetä. Tarkista samalla, että myös ylityösääntö on määritetty oikein ja vastaa yrityksenne käytäntöä.

5. Aikatapahtumatyypin asetukset

Siirry Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit ja tarkista, että käytetyllä tapahtumatyypillä on valittuna kohta ”Käytä työaikaliukuman laskennassa”. Jos saldomuutos ohitetaan kokonaan kyseisenä päivänä, ei päivälle muodostu päiväkohtaista liukumasaldoa. Lisätietoa eri asetuksista löydät artikkelista: Työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomiointi aikatapahtumatyyppikohtaisesti.

Vinkki: Jos teet muutoksia asetuksiin takautuvasti, muista, että saldot saattavat vaatia jälkilaskennan päivittyäkseen raporteille.

Tarvitsetko lisäapua?
Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai p. 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00).

Miksi liukumasaldo näyttää väärin?

Liukumasaldoon vaikuttavat useat eri asetukset ja ohjaustiedot, erityisesti ylityötuntien käsittely. Yleisin syy väärään saldoon löytyykin käyttäjän liukuma- ja ylityöasetuksista. Tässä artikkelissa on listattuna yleisimmät tarkistettavat asiat.

Työaikaliukuma asetetaan käyttöön Hallinta > Henkilöstö > Muokkaa > Asetukset. Tarkista työaikaliukuma käytössä -asetus. Tarkemmat tiedot eri vaihtoehdoista ja asetuksien vaikutuksista voit lukea artikkelista työaikaliukuman asetukset.

Jos henkilön työaikaliukuma näyttää miinusta, vaikka edellisenä päivänä on näyttänyt plussaa, tarkista työaikaliukuman esitystapa. Mikäli valittuna on reaaliaikainen esitystapa ja liukumasaldoa tarkastellaan alkupäivästä, niin kyseisen päivän puuttuvat tunnit eivät näy vielä saldossa.

Työaikaliukuman ylityösäännöt asetetaan käyttöön Hallinta > Henkilöstö > Muokkaa > Työaikaliukuma. Tarkista työaikaliukuman ylityösääntö -asetukset. Tarkemmat tiedot eri vaihtoehdoista ja asetuksien vaikutuksista voit lukea artikkelista työaikaliukuman asetukset.

Jos useilla käyttäjillä esiintyy äkillisiä muutoksia liukumasaldoissa ilman järjestelmällistä syytä, tarkista myös mahdolliset järjestelmäpäivitykset ja ota tarvittaessa yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Kerrothan viestissä, kenen työntekijän saldosta on kyse ja milloin virhe havaittiin. Tämä helpottaa ongelman tarkemmassa tutkimisessa.

Miksi palkkaerittelyn maksettu määrä poikkeaa työaikakirjauksen kestosta?

Bruttopalkkaraportin Palkkaerittely-sarakkeessa näkyvä maksettu määrä voi poiketa alkuperäisen kirjauksen kestosta, mikäli työlle on asetettu pyöristyssääntöjä, tai jos suunnitellulle vuorolle on esimerkiksi asetettu, että työtuntien laskentatapa on suunnitellun mukaan. Tämä tarkoittaa, että järjestelmä laskee palkan automaattisesti määritettyjen sääntöjen mukaan, vaikka työntekijän tekemä leimaus näyttäisikin eri minuuttimäärää.

Voit helposti varmistaa, onko käytössä pyöristyssääntöjä, asettamalla Pyöristetty kesto -sarakkeen näkyviin raportille. Siirry raporttinäkymän yläreunassa olevaan Sarakkeet-kohtaan, valitse kyseinen sarake ja tallenna muutos. Vertailu alkuperäisen keston ja pyöristetyn keston välillä paljastaa heti, jos järjestelmä on muokannut aikaa sääntöjen mukaisesti.

Mikäli ero ei selity pyöristyksillä, syynä voi olla tapahtumalle asetettu työtuntien laskentatapa. Voit tarkistaa suunnitellun tapahtuman asetukset avaamalla kyseisen tapahtuman muokattavaksi ja siirtymällä Ohjaustiedot-välilehdelle. Täältä näet, mikä laskentatapa työtunneille on asetettu.

Vaihtoehtoisesti voit asettaa sarakkeista myös ”Työtuntien laskentapa” -sarakkeen näkyviin, jolloin tämäkin tieto näkyy suoraan raportilla.

Tarvitsetko lisätietoa? Olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla numeroon 010 229 6200.

Miten tarkistan työaikakirjauksen kirjaustavan bruttopalkkaraportilta?

Bruttopalkkaraportilla on mahdollista tarkistaa, millä menetelmällä työntekijän työaikakirjaus on tehty, eli onko leimaus tapahtunut esimerkiksi mobiilisovelluksella, selaimella tai fyysisellä leimauspäätteellä. Kirjaustapa on nähtävillä suoraan raportilla, jos kyseinen sarake on valittu näytettäväksi.

Mikäli Kirjaustapa-sarake ei ole tällä hetkellä näkyvissä raportillasi, siirry raporttinäkymän yläreunassa olevaan Sarakkeet-kohtaan. Valitse avautuvasta valikosta kirjaustapa näytettäväksi ja tallenna tekemäsi muutos, jotta sarake pysyy näkyvissä myös jatkossa.

Kirjaustavan voi tarkistaa myös avaamalla tapahtuman muokattavaksi ja siirtymällä sitten Lisätietoa-välilehdelle.

Kirjaustapa-sarakkeessa näytetään oletuksena vain tapahtuman aloituskirjaustapa. Käytännössä lopetuskirjaustapa voi poiketa aloituksesta, jos työntekijä esimerkiksi aloittaa päivänsä mobiililla ja lopettaa sen selaimen kautta.

Mikäli sinulla on tarve tarkistaa tapahtuman kirjaustapoja tai kellonaikoja tätä yksityiskohtaisemmin, voit tarkastella niitä erillisessä näkymässä. Siirry tällöin valikkoon Seuranta ja loki > Laiteloki. Laitelokista löydät jokaisen yksittäisen leimaustapahtuman tarkat tiedot. Voit suodattaa halutun henkilön kirjaukset halutulta aikaväliltä näkyviin. Huomioithan, että laitelokissa näytettävät aikaleimat ovat aina kyseisen laitteen ajassa.

Tarvitsetko lisätietoa? Olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla numeroon 010 229 6200.

Mistä tai miten voin tarkastella työaikaliukuman saldoa tietyltä päivältä?

Voit tarkastella työaikaliukuman saldoa Raportit > Saldoraportit -näkymässä. Vie hiiri Liukumasaldo-sarakkeen päälle ja avaa yksityiskohtainen näkymä, josta näet saldon tilanteen haluttuna päivänä.

Kun poistan ruokatauon ja hyväksyn päivän tunnit, tauko ilmestyy seuraavana päivänä takaisin ja hyväksyntä on kadonnut. Miksi muutokset nollautuvat?

Jos käyttäjällä on päällä asetus, joka lisää puuttuvan lounastauon automaattisesti vuorokauden vaihtuessa, järjestelmä palauttaa tauon ja poistaa hyväksynnän, vaikka tauko olisi manuaalisesti poistettu.

Ratkaisu:
Lukitse tapahtuma samalla, kun poistat lounastauon ja hyväksyt päivän. Tämä voidaan myös automatisoida niin, että tietyn tason hyväksyntä lukitsee tapahtuman. Asetus löytyy Raportit > Bruttopalkkaraportti > Asetukset > Hyväksyntä -välilehti.

Mistä löydän asetuksen “Lukitse tapahtuma sisäisen hyväksynnän yhteydessä”?

Asetus löytyy esimerkiksi tapahtumalistan, tuntiraportin tai bruttopalkkaraportin asetuksista, Hyväksyntä-välilehdeltä.
Alasvetovalikosta pääset valitsemaan minkä tason hyväksynnän jälkeen tapahtuma lukittuu.

Työaikaliukuman saldot

Lisätietoa ja tuki

Tapa 1: Keskitetty historialoki

Tapa 2: Yksittäisen tapahtuman historialoki

Tapa 3: Liukumasaldojen tarkastelu saldoraportilla

Ongelma

Ratkaisu

Alkusaldo lisätään manuaalisesti

Automaattinen lomakertymä edellyttää oikeita asetuksia

3. Saldoraportin päivittyminen

4. Tarkista henkilön asetukset

Lisätietoja

Lomakertymämallin vaikutus

Lomapäivien käyttö

Tarkistuslista

Lisätietoa

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Yhteenveto

Miten tarkistan tilanteen?

1. Tarkista työntekijän käyttäjä- sekä toimintoprofiili

2. Tarkista kirjausmalli

3. Sovellusversion ja istunnon päivitys

Tarvitsetko lisäapua?

1. Sijaintioikeudet ja laitteen asetukset

2. GPS-signaalin ja laitteen rooli

3. Vinkit sujuvaan työaikamerkintään

4. Vianmääritys

1. Päivittäinen normaalityöaika

2. Loma-aikatapahtuman asetukset

3. Tapahtuman kesto ja kellonajat

1. Käyttäjäoikeuksien varmistaminen

2. Käyttäjärajoitukset ja näkyvyys

3. Push-ilmoitusten logiikka (Milloin ilmoitus lähtee?)

4. Tekniset vaatimukset ja sovellusversio

Tarvitsetko lisäapua?

1. Tarkista tapahtumien merkinnät

2. Varmista aikatapahtumatyypin asetukset

3. Tee saldotuntien manuaalinen korjaus

1. Henkilön asetukset

2. Työsuhteen voimassaolo

3. Työaikaliukuman asetukset

4. Työaikaliukuman alkusaldon päiväys

5. Aikatapahtumatyypin asetukset

Maxtech Käyttötuki