Hallinta ja asetukset – Maxtech Tukiportaali

Miksi liukumasaldoon tulee ”Automaattiset oikaisut” -merkintä

Liukumasaldoon voi muodostua ”Automaattiset oikaisut” -merkintä. Tämä johtuu siitä, että työaikaliukuman ylityösäännöissä on määritetty, että normaalin työajan ylittävät tunnit menevät maksuun. Tällöin esimerkiksi vuorokausiylityöksi muodostuvat tunnit maksetaan ulos eivätkä ne siirry liukumasaldoon. Järjestelmä tekee tällöin liukumasaldoon automaattisen oikaisun, jolla maksuun siirretty aika oikaistaan pois liukumasaldosta.

Kyseinen asetus löytyy kohdasta Hallinta > Henkilöstö > Työaikaliukuma -välilehti > Työaikaliukuman ylityösääntö

Automaattinen oikaisu on siis järjestelmän tekemä saldoa korjaava tapahtuma, ei käyttäjän tekemä manuaalinen korjaus.

Jos sinulla tulee tähän liittyen kysyttävää, voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miksi listalle ei tule tuloksia, vaikka suodattimia ei ole valittu?

Kun Maxtech Pro -järjestelmän lista tai raportti näyttää tyhjää ilman näkyviä suodatinvalintoja, kyse on yleensä taustalle jääneestä ”haamusuodattimesta”.

Tällainen suodatin on voinut siirtyä taustalle toiselta sivulta tai raportilta. Ongelma ratkeaa yleensä seuraavilla vaiheilla:

Nollaa suodattimet: Paina näkymässä Palauta oletukset -painiketta. Tämä poistaa taustalla vaikuttavan haamusuodattimen.
Päivitä haku: Tee haku nollauksen jälkeen uudelleen.

Mikäli et saa näillä toimilla listaukseen mitään näkyviin, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200.

Ilmoita viestissä mahdollisimman tarkasti, missä näkymässä ongelma ilmenee, ja liitä mukaan kuvakaappaus ongelmatilanteesta asian selvittämisen nopeuttamiseksi.

Miksi en näe alaisteni tietoja, vaikka olen heidän esihenkilönsä?

Tarkista käyttäjän pikaoikeudet sisältöön

Tarkista käyttäjäprofiililta Pikaoikeudet sisältöön -asetus.

Varmista, että valittu pikaoikeus vastaa organisaatiossa käytössä olevaa esihenkilömääritystä. Pikaoikeudet voivat perustua henkilön, henkilöstöryhmän tai yksikön esihenkilömääritykseen. Käyttäjälle voidaan myös antaa kaikki organisaation sisältöoikeudet.

Tarkista esihenkilömääritys

Varmista, että henkilö on määritetty oikealla tavalla esihenkilöksi.

Jos pikaoikeudet perustuvat henkilöstön esihenkilömäärityksiin, tarkista, että kyseinen henkilö on määritetty alaisten esihenkilöksi.

Jos oikeudet perustuvat henkilöstöryhmien esihenkilömäärityksiin, tarkista, että henkilö on määritetty kyseisen henkilöstöryhmän esihenkilöksi.

Jos oikeudet perustuvat yksiköiden esihenkilömäärityksiin, tarkista, että henkilö on määritetty kyseisen yksikön esihenkilöksi. Tarkista samalla, että alaiset kuuluvat oikeaan yksikköön.

Tarkista sisältöprofiili

Jos pikaoikeudet ja esihenkilömääritykset ovat kunnossa, tarkista käyttäjän sisältöprofiili.

Tarkista Sisältöoikeudet -kohdasta erityisesti Henkilöstö.

Varmista, että tarvittavat henkilöt ovat sallittuja eivätkä estettyjä. Myös erikseen estetyksi määritetty henkilö voi jäädä näkymättä, vaikka käyttäjän pikaoikeudet muutoin antaisivat hänelle oikeuden kyseiseen henkilöön.

Jos esihenkilön tulee nähdä myös yksiköihin, kohteisiin, kalustoon tai asiakkaisiin liittyviä tietoja, tarkista vastaavasti myös näiden sisältöoikeudet.

Jos alaisten tiedot eivät näy näiden tarkistusten jälkeen, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Samalla tunnisteella tehtyjen väärien leimauksien korjaaminen

Ongelma

Jos sama tunniste annetaan peräkkäin kahdelle henkilölle ilman, että kytkentää katkaistaan välissä, uuden henkilön leimaukset kirjautuvat vanhan henkilön nimiin. Tämä voi vääristää työaikoja ja viranomaisilmoituksia.

Ratkaisu / Vastaus

Alla on 5-vaiheinen ohje tilanteen korjaamiseen Maxtech-järjestelmässä.

Vaihe 1: Tunnista virheelliset leimaukset

Siirry valikkoon Seuranta ja loki > Leimauslokit > Leimausloki.
Hae tapahtumat käyttäen tunnistenumeroa siltä ajanjaksolta, kun se oli väärällä henkilöllä.
Ota ylös virheelliset leimaukset, jotka ovat kirjautuneet väärän henkilön nimiin.

Vaihe 2: Siirrä leimaukset

Käy virheelliset leimaukset läpi tapahtuma kerrallaan ja siirrä ne oikealle henkilölle:

Siirry Hallinta > Työmaakäynnit > Suodata listalle väärälle henkilölle tulleet tapahtumat.
Vaihda tapahtuman Henkilö-kenttään oikea henkilö.
Tallenna muutokset.

Vinkki: Jos siirrettäviä leimauksia on paljon, ne voidaan muuttaa massamuokkauksella.

Vaihe 3: Korjaa tunnisteiden kytkennät

Siirry valikkoon Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Henkilöiden ja käyttäjien tunnisteet.
Varmista, että tunniste on kytketty vain yhdelle aktiiviselle henkilölle kerrallaan.
Poista mahdolliset virheelliset tai vanhat kytkennät.

Vaihe 4: Korjaa tarvittaessa viranomaisilmoitukset

Jos virheelliset leimaukset on jo ehtinyt siirtyä viranomaisilmoituksiin (esim. Verohallinnon työmaailmoitukset), tee tarvittavat ilmoituskorjaukset manuaalisesti tai aja korjatut ilmoitukset uudelleen.

Vaihe 5: Testaa toimivuus

Varmista uuden leimauksen yhteydessä, että se kohdistuu oikealle henkilölle ja yritykselle.
Voit tarkistaa testileimauksen reaaliaikaisesti kohdasta Seuranta ja loki > Leimauslokit > Leimausloki.

Lisätiedot ja huomioitavaa

Vain yksi käyttäjä per tunniste: Tunnistetta ei saa antaa toiselle työntekijälle ennen kuin sen kytkentä edelliseen henkilöön on katkaistu järjestelmästä.
Lue myös: Henkilöiden ja käyttäjien tunnisteet

Yhteydenotto tukeen

Jos kaipaat lisäapua, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miksi pikakirjauksella tehtyä tapahtumaa ei voi muokata mobiilisovelluksessa?

Mobiilisovellus näyttää seuraavan ilmoituksen, kun pikakirjauksella tehtyä tapahtumaa yritetään muokata:

”Tapahtuman muokkaus ei ole mahdollista, koska tapahtumalla ei ole kirjausmallia. Tapahtuman lopettaminen on mahdollista”

Pikakirjauksella tehdylle tapahtumalle tulee olla määritettynä kirjausmalli, jotta tapahtumaa voidaan muokata mobiilisovelluksessa.

Kirjausmalli muodostuu pikakirjauksella tehdylle tapahtumalle joko:

pikakirjauksessa käytettävälle työlle määritetystä kiinteästä kirjausmallista tai
organisaatiolle määritetystä oletuskirjausmallista.

Jos pikakirjauksessa käytettävälle työlle ei ole määritetty kiinteää kirjausmallia eikä organisaatiolle ole määritetty oletuskirjausmallia, tapahtumalle ei muodostu kirjausmallia. Tällöin tapahtuman muokkaaminen mobiilisovelluksessa ei ole mahdollista.

Miten tilanteen voi korjata?

Määritä organisaatiolle oletuskirjausmalli

Siirry kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit
Avaa haluamasi kirjausmalli muokattavaksi
Aseta Organisaation oletuskirjausmalli = Kyllä
Tallenna muutos

Määritä kirjausmalli pikakirjauksessa käytettävälle työlle

Siirry kohtaan Hallinta > Työt
Avaa mobiilisovelluksen pikakirjaustoiminnossa käytettävä työ
Määritä Seurantatasot -välilehdellä työlle haluttu kirjausmalli
Tallenna muutos

Tämän jälkeen pikakirjauksella tehdyille tapahtumille muodostuu kirjausmalli ja tapahtumien muokkaaminen mobiilisovelluksessa onnistuu.

Katso myös

Lisätietoja tapahtumien muokkaamisesta ja kirjausmalleista löydät ohjeesta Kuinka muokkaan vanhoja tapahtumia tuntikirjauksella?

Miksi saldoraportissa näkyy vain työaikaliukuma?

Ongelma

Saldoraportissa näkyy ainoastaan työaikaliukuma, eikä muita saldoja (kuten säästövapaat, työaikapankki tai lomapäivät) ole näkyvissä. Käyttäjät eivät pääse tarkastelemaan muita saldojaan raporteilla.

Ratkaisu / Vastaus

Tämä johtuu yleensä siitä, että muita saldotyyppejä ei ole aktivoitu organisaatiotasolla tai niiden näkyvyys- ja raportointiasetuksia ei ole määritetty käyttäjille oikein.

Käy läpi seuraavat tarkistusvaiheet ongelman ratkaisemiseksi:

1. Tarkista käytössä olevat aikatapahtumatyypit

Siirry järjestelmässä Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit.
Etsi listalta haluttu aikatapahtumatyyppi, esim. Loma, ja varmista, että sen tila on aktiivinen.

3. Varmista, että halutut moduulit (esim. työaikapankki, säästövapaat, lomat) on aktivoitu käyttöön
organisaatiossanne. Jollet ole tästä varma, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen.

2. Varmista saldoraportin suodatukset ja asetukset

Saldoraportti näyttää vain ne saldot, jotka on aktivoitu sekä organisaatiolle että käyttäjälle.
Tarkista, ettei suodattimissa ole päällä rajausta, joka suodattaa näkyviin vain työaikaliukuman.
Valitse tarvittaessa Raportin tyyppi -suodattimeen ”Kaikki valittu” -asetus.

3. Tarkista toimintoprofiilin moduulit

Siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Toimintoprofiilit.
Valitse toimintoprofiili, jolle saldojen tulisi näkyä.
Siirry Moduulit-välilehdelle ja valitse (tässä esimerkissä) Lomasaldo-moduuli.
Siirry tämän jälkeen Web-käyttöliittymän toiminnot -välilehdelle ja lisää Saldoraportit-moduuli.

Lisätietoja

Saldoraportit

Entä jos saldoja ei vieläkään näy?

Jos asetukset ovat kunnossa, mutta tarvitsemanne saldotyyppi ei edelleenkään näy raporteilla, ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miten saan työajanlyhennysvapaan tai lomasaldon näkymään mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa?

Työajanlyhennysvapaan, lomasaldon ja muiden saldojen näkyminen mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa määritellään henkilön asetuksista.

Toimi näin:

Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö.
Avaa haluamasi henkilö muokattavaksi.
Siirry Viestintä-välilehdelle.
Valitse, mitä saldoja henkilölle näytetään ja missä laitteessa.
Tallenna muutokset.

Kun muutokset on tallennettu, valitut saldot ovat henkilön nähtävissä mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa.

Vahingossa poistetun henkilön palauttaminen Maxtech-järjestelmässä

Ongelma

Henkilö on poistettu vahingossa Maxtech-järjestelmästä. Voiko henkilön palauttaa ja miten se tehdään, jotta hänen tietonsa (esim. paikannus- ja historiatiedot) ovat jälleen tarkasteltavissa?

Ratkaisu / Vastaus

Maxtech-järjestelmästä poistetut henkilöt eivät häviä välittömästi lopullisesti, vaan ne siirtyvät roskakoriin (Tila: Roskakorissa).

Voitte palauttaa poistetun henkilön seuraavasti:

Siirtykää valikossa: Hallinta > Henkilöstö.
Etsikää hakukenttien yhteydestä Tila-suodatin ja valitkaa siihen vaihtoehto Roskakorissa.
Napsauttakaa Haku-painiketta, jolloin järjestelmä näyttää kaikki roskakorissa olevat henkilöt.
Avaa palautettavan henkilön tiedot ja kelaa kohtaan Tila.
Vaihtakaa tilaksi Aktiivinen (arvon ”Roskakorissa” tilalle).
Tallentakaa muutokset.
Palaatkaa henkilöstölistaukseen, vaihtakaa Tila-suodatin takaisin muotoon Aktiiviset ja napsauttakaa Haku. Palautettu henkilö näkyy nyt jälleen aktiivisten henkilöiden listalla.

Tärkeää huomioitavaa

Historiatiedot: Paikannus- ja muut historiatiedot palautuvat automaattisesti henkilön aktivoimisen yhteydessä, ellei niitä ole erikseen poistettu.
Käyttöoikeudet: Henkilötietojen palauttaminen vaatii pääkäyttäjäoikeudet.
Tarkistus: Varmistakaa aina ennen tallennusta, että olette palauttamassa oikeaa henkilöä.
Löytyminen roskakorista: Henkilön palautus onnistuu vain, jos henkilö on vielä roskakorissa eikä häntä ole poistettu lopullisesti.
Jos henkilö ei löydy roskakorista, tarkistakaa ensimmäisenä, että suodattimet eivät estä henkilön näkymistä ja tarvittaessa palauttakaa oletukset suodattimiin.
Lue myös: Miten aktivoin uudelleen Maxtechissa aiemmin olleen työntekijän?

Mahdolliset ongelmatilanteet

Henkilö on poistettu lopullisesti: Jos henkilöä ei löydy roskakorista, tietoja ei voi enää palauttaa itse järjestelmän kautta.
Käyttöoikeudet eivät riitä: Jos et näe roskakoria tai et voi muokata henkilön tilaa, pyydä apua organisaation pääkäyttäjältä tai ota yhteyttä Maxtechin tukeen.

Yhteydenotto tukeen

Mikäli tarvitset apua henkilön palauttamisen kanssa, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Käyttäjätunnuksen poistaminen tai deaktivointi Maxtechissa

Ongelma

Kuinka poistetaan tai deaktivoidaan käyttäjätunnus Maxtech-järjestelmästä esimerkiksi silloin, kun työntekijä lopettaa työskentelyn organisaatiossa, jotta tiliä ei voi enää käyttää?

Ratkaisu / Vastaus

Käyttäjätunnuksen poistamisen sijaan suositellaan yleensä tunnuksen deaktivointia. Tällöin järjestelmään kirjatut tiedot (kuten tuntikirjaukset ja saldot) säilyvät, mutta käyttäjä ei pääse enää kirjautumaan järjestelmään.

Yksittäisen käyttäjän deaktivointi

Siirtykää kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Etsikää poistettava tai deaktivoitava käyttäjä listalta.
Valitkaa Muokkaa.
Määrittäkää Käyttäjätilin voimassaolo päättyy -kenttään haluttu päivä (esim. työsuhteen päättymispäivä).
- Vaihtoehtoisesti: Asettakaa käyttäjän Tila ei-aktiiviseksi, jos haluatte estää kirjautumisen heti.
Tallentakaa muutokset.

Käyttäjä ei voi tämän jälkeen kirjautua järjestelmään, mutta hänen tietonsa säilyvät raportointia ja historiatietoja varten.

Useiden käyttäjien deaktivointi kerralla (massamuokkaus)

Jos useampi työntekijä lopettaa samanaikaisesti, voitte muokata tilejä massana:

Suodattakaa käyttäjät halutun ryhmän tai kriteerien mukaan käyttäjälistauksessa.
Valitkaa kaikki deaktivoitavat käyttäjät listalta.
Valitkaa tämän jälkeen Toiminnot > Muokkaa.
Määritelkää Käyttäjätilin voimassaolo päättyy -päivämäärä tai muuttakaa Tila ei-aktiiviseksi kaikille valituille.
Tallentakaa muutokset.

Tärkeää huomioitavaa

Historiatietojen säilyvyys: Deaktivointi on aina suositeltavampaa kuin lopullinen poisto, jotta menneet tiedot, kirjaukset, raportit ja muut tapahtumat säilyvät organisaation raportointitarpeita varten.
Lopullinen poisto: Käyttäjän kaikkien tietojen lopullinen poistaminen/hävittäminen tulee tehdä vain erityisestä tietosuojaperusteesta. Tarvittaessa ottakaa yhteyttä Maxtechin tukeen.
Vastuualueet: Varmistakaa ennen tunnuksen sulkemista, että käyttäjän mahdolliset vastuutehtävät on siirretty eteenpäin.
Puuttuvat kentät: Jos ”Käyttäjätilin voimassaolo päättyy” -kenttä ei ole näkyvissä, tarkistakaa pääkäyttäjäoikeutenne tai ottakaa yhteyttä Maxtechin tukeen.
Viestintä työntekijälle: Järjestelmä ei lähetä käyttäjälle automaattista vahvistus- tai poistoviestiä. Jos haluatte antaa työntekijälle kuittauksen tunnuksen sulkemisesta, ilmoittakaa siitä hänelle manuaalisesti.

Yhteydenotto tukeen

Mikäli tarvitset apua deaktivoimisen kanssa, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miten vaihdan käyttäjän sukunimen ja/tai käyttäjätunnuksen järjestelmään?

Käyttäjän sukunimen ja/tai käyttäjätunnuksen päivittäminen tehdään seuraavasti:

Siirry Hallinta > Henkilöstö -sivulle, avaa henkilö muokattavaksi ja muuta sukunimi oikeaksi. Päivitä tarvittaessa myös sähköpostiosoite, jos se on muuttunut sukunimen muutoksen myötä. Tallenna muutokset.
Jos käyttäjätunnus perustuu sähköpostiosoitteeseen, päivitä myös käyttäjätunnus kohdassa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät. Muokkaa käyttäjätunnus oikeaksi ja päivitä tarvittaessa myös sähköpostiosoite. Tallenna muutokset.
Jos käyttäjän sähköpostiosoite muuttui, lähetä käyttäjälle tarvittaessa myös uusi salasanan vaihtolinkki.
Ilmoita muutoksesta myös käyttäjälle ja kerro mahdollisesta uudesta käyttäjätunnuksesta tai muista kirjautumiseen liittyvistä muutoksista.

Lisätiedot

Käyttäjän aiemmat tiedot, kuten raportit ja työaikakirjaukset, säilyvät järjestelmässä muutoksen jälkeen.
Jos käyttäjätunnus muuttuu, käyttäjä kirjautuu jatkossa uudella tunnuksella. Jos ainoastaan nimi muuttuu, kirjautumistapa ei muutu.
Jos sähköpostiosoite muuttuu, käyttäjälle aiemmin lähetetyt salasanan vaihtolinkit voivat lakata toimimasta. Tarvittaessa lähetä käyttäjälle uusi vaihtolinkki.
Jos käyttäjä ei pääse kirjautumaan muutoksen jälkeen, tarkista käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen oikeellisuus sekä nollaa tarvittaessa salasana.
Jos Maxtech on integroitu muihin järjestelmiin, varmista, että käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja tunnus päivittyvät tarvittaessa myös niihin.

Jos muutoksen tekemisessä ilmenee ongelmia, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miten aktivoin uudelleen Maxtechissa aiemmin olleen työntekijän?

Jos henkilö on siirretty aiemmin ei aktiiviseksi tai roskakoriin, voit palauttaa henkilön takaisin aktiiviseksi Hallinta > Henkilöstö -sivulla.

Etsi henkilö Ei aktiiviset- tai Roskakori -listalta.
Avaa henkilö muokattavaksi.
Muuta henkilön tilaksi Aktiivinen.
Tallenna muutos.

Jos henkilöllä on järjestelmässä aiemmin ollut käyttäjätunnus, järjestelmä kysyy, otetaanko henkilölle kuuluva käyttäjä takaisin käyttöön. Vahvista muutos.

Tarkista tämän jälkeen henkilön työsopimus ja muut työaika-asetukset. Tee niihin tarvittavat muutokset.
Tarkista myös Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät -sivulta, että käyttäjätunnukselle on valittu oikea käyttäjäprofiili.
Voit myös tarvittaessa lähettää käyttäjälle uuden salasanan vaihtolinkin.

Henkilölle ei löydy käyttäjätunnusta

Jos henkilölle ei löydy järjestelmästä valmista käyttäjätunnusta, käyttäjätunnus tulee lisätä uudelleen.

Käyttäjäoikeuksista ja niiden luomisesta voit lukea lisää artikkelista Käyttäjäoikeudet.

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi poissaoloanomuksen tapahtumatyyppi muuttuu hyväksyttäessä työaikamerkinnäksi?

Ongelma

Poissaoloanomus on tehty esimerkiksi käyttäen Loma -tapahtumatyyppiä, mutta hyväksymisen jälkeen tapahtumatyyppi muuttuu ja näkyy järjestelmässä Työaikamerkintä -tapahtumatyyppinä.

Mahdollinen syy

Henkilölle on asetettu oletustyö, jonka tapahtumatyyppi on lukittu arvoon Työaikamerkintä. Tällöin oletustyön asetus yliajaa poissaoloanomuksen tapahtumatyypin hyväksymisen yhteydessä.

Hallinta > Henkilöstö > henkilön Asetukset -välilehdelle asetettu Työ (oletus):

Hallinta > Työt > työn Seurantatasot -välilehdellä tapahtumatyyppi lukittu:

Ratkaisu

Korjaa tilanne jommallakummalla seuraavista tavoista:

Poista henkilölle asetettu oletustyö, tai
Poista oletustyöltä tapahtumatyypin lukitus, jolloin poissaoloanomuksen oma tapahtumatyyppi säilyy hyväksymisen jälkeen.

HUOM! Korjauksen jälkeen jo merkityt tapahtumat eivät päivity automaattisesti, joten tapahtumatyyppi tulee korjata manuaalisesti.

Mikäli asetukset ovat kunnossa ja ongelma jatkuu, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen jatkoselvitystä varten tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Työntekijä vaihtui kokoaikaisesta osa-aikaiseksi ja nyt myös liukumasaldo näyttää väärin

Kun työntekijä siirtyy kokoaikaisesta osa-aikaiseksi, hänen viikoittainen työtuntimääränsä ja työaikamallinsa muuttuvat. Vanhaa työsopimusta ei tule tässä tapauksessa muokata, vaikka työsuhde jatkuukin katkeamatta. Olemassa oleva kokoaikainen työsopimus tulee ensin päättää järjestelmässä, minkä jälkeen työntekijälle luodaan uusi työsopimus uudella työaikamallilla.

Jos et vielä tässä vaiheessa ole luonut uutta työaikamallia osa-aikaiselle, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan ja asettaa työaikamallille tarvittavat asetukset.

Siirrytään tämän jälkeen Hallinta > Henkilöstö, valitaan henkilö, jonka työaika muuttuu ja mennään Työsopimukset-välilehdelle, jossa ensin päätetään olemassa oleva työsopimus.

Tämän jälkeen lisätään henkilölle uusi työsopimus Lisää-painikkeesta:

Asetetaan uusi työsopimus alkamaan heti edellisen perään ja asetetaan henkilölle uusi osa-aikaisen työaikamalli.
Muista tallentaa muutokset.

Työaikaliukuman saldot

Jos työaikaliukuman saldot näyttivät väärältä ennen uuden työsopimuksen lisäämistä, se johtuu yleensä siitä, että liukumaa on laskettu kokoaikaisen mallin mukaan (esimerkiksi 8 tuntia päivässä). Uuden työsopimuksen ja työaikamallilla määritettyjen asetusten myötä saldojen tulisi muodostua oikein uuden työsopimuksen voimaantulopäivästä alkaen.

Lisätietoa ja tuki

Lisätietoa aiheeseen liittyen löydät seuraavista ohjeista:

Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä Maxtechin käyttötukeen:

tuki@maxtech.fi
010 229 6200 (arkisin 8-16)

Miksi uudet työntekijät eivät siirry Sympasta Maxtechiin?

Jos uudet työntekijät eivät siirry Sympasta Maxtechiin odotetusti, suosittelemme käymään läpi seuraavan tarkistuslistan vaihe vaiheelta.

1. Tarkista, että työntekijän profiili on aktiivinen Sympassa

Passiivisena oleva työntekijäprofiili ei siirry Maxtechiin. Aktivoi profiili Sympassa ja odota seuraavaa integraatioajoa.

2. Varmista pakolliset tiedot ja kenttien oikeellisuus

Kaikki integraatiossa vaaditut tiedot (esim. henkilötunnus, työsuhteen alkamispäivä ja yksikkö tai kustannuspaikka) tulee olla täytettynä. Tarkista myös tuontitiedoston (CSV) kenttien nimet.

3. Tarkista integraation ajo sekä tuontilokit

Varmista, että integraatioajo on suoritettu. Tarkistuta Maxtechin tuelta viimeisimmät tuontilokit nähdäksesi, montako riviä tuotiin ja onko joukossa virheilmoituksia. Tarvittaessa on hyvä tarkistaa myös Sympan päästä vientilokit ja mahdolliset virheet.

4. Testaa siirtoa esimerkkihenkilöllä

Voit rajata ongelmaa luomalla uuden testihenkilön Sympaan ja seuraamalla, siirtyykö tämä Maxtechiin seuraavassa integraatioajossa.

5. Toimenpiteet, jos ongelma ei ratkea

Mikäli mikään yllä olevista askeleista ei auta, kokoa tukipyyntöön alla olevat tiedot ja toimita ne asiakastukeemme:

Mahdollisimman tarkat henkilön tunnistetiedot
Sympa-export-tiedosto (CSV)
Integraatioajon päivämäärä ja kellonaika
Lokitiedot tai virheilmoitukset (sekä Sympasta että Maxtechista)

Yleisimmät syyt ja toimenpiteet

Syy	Toimenpide
Profiili on passiivinen	Aktivoi profiili Sympassa.
Pakollinen tieto puuttuu	Lisää puuttuvat tiedot Sympaan.
Kenttäotsikko on väärin	Korjaa otsikon kirjainkoko (CSV/header).
Integraatioajoa ei ole tehty	Odota seuraavaa ajoa ja tarkasta lokit.

Huom! Useimmiten ongelma ratkeaa, kun tiedot päivitetään Sympassa oikein ja seuraava integraatioajo suoritetaan.

Ota yhteyttä tukeen: Jos vianmääritys ei tuota tulosta, olethan yhteydessä Maxtechin asiakastukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Miten saan lisäpalkkarivin muodostumaan automaattisesti Kuittaus-tyyppisessä aikatapahtumassa?

Voit määrittää lisäpalkkarivin muodostumaan automaattisesti kuittaus-tyyppisen aikatapahtuman yhteydessä kiinnittämällä sen suoraan oikeaan työtehtävään.

Seuraa näitä kolmea vaihetta ottaaksesi ominaisuuden käyttöön:

1. Varmista aikatapahtumatyypin asetukset

Tarkista ensimmäisenä, että käyttämäsi aikatapahtumatyyppi on aktiivinen ja määritelty oikein.

Siirry järjestelmässä valikkoon: Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit.
Varmista, että valitsemasi aikatapahtumatyypin asetuksiin on määritelty kohta Laske palkkatiedot = Kyllä.
Varmista, että valitsemasi aikatapahtumatyypin asetuksissa on kohta: On kuittaus = Kyllä. Huom! Kuittaus-tyyppisille tapahtumille tallennetaan vain yksi aikaleima (ei erillistä loppuaikaa). Jos tarvitaan myös loppuaika, niin jätä tämä kohta valitsematta.

2. Määritä automaattinen lisäpalkkarivi työtehtävälle

Seuraavaksi lisäpalkkarivi kiinnitetään siihen työhön, jota olet kirjaamassa.

Siirry valikkoon: Hallinta > Työt.
Lisää järjestelmään uusi työ aikatapahtumatyypiltään Kuittaus ja työn tyypiltään Työtehtävä
Siirry Palkka-välilehdelle ja lisää haluttu lisäpalkkarivi (määritä esimerkiksi oikea palkkalaji, a-hinta tai prosentti).

Näillä asetuksilla lisäpalkkarivi muodostuu jatkossa automaattisesti aina, kun kyseistä työtä kirjataan.

3. Testaa toiminta

Varmista lopuksi, että määritykset toimivat käytännössä.

Luo järjestelmään testikirjaus äsken muokkaamallesi työlle.
Avaa bruttopalkkaraportti ja tarkista, että lisäpalkkarivi on muodostunut kirjaukselle onnistuneesti.

Ongelmanratkaisu: Mitä tehdä, jos lisäpalkkariviä ei muodostu?

Jos automaattista lisäpalkkariviä ei näy raportilla testin jälkeen, tarkista seuraavat asiat:

Oikea työ: Varmista, että teit testikirjauksen juuri sille työlle, johon lisäpalkkarivi määritettiin, ja että muistit tallentaa asetukset.
Palkkarivien laskenta: Tarkista testitapahtuman tiedoista, ettei automaattinen palkkarivien laskenta ole vahingossa kytkettynä pois päältä.

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi järjestelmässä näkyy sinisiä huomiolaatikoita?

Järjestelmässä saattaa ajoittain näkyä sinisiä huomiolaatikoita esimerkiksi kalenterissa, raporteilla (kuten tuntiraporttia haettaessa) tai muissa näkymissä. Ilmoitus saattaa joskus vilahtaa ja kadota nopeasti näkyvistä.

Sininen huomiolaatikko on järjestelmän informatiivinen viesti. Sen tarkoitus on vain antaa lisätietoa näkymän sisällöstä, käytetyistä suodattimista, haun etenemisestä tai hakutulosten määrästä.

Sininen ilmoitus ei tarkoita järjestelmävirhettä, eikä se aiheuta muutoksia järjestelmän tietoihin.
Pelkkä raporttien hakeminen, suodattaminen tai katselu ei koskaan muuta taustatietoja. Järjestelmä ei tallenna mitään pysyvästi ilman, että klikkaat erikseen esimerkiksi Tallenna– tai Hyväksy-painiketta. Järjestelmätason muutoksia ei voi tehdä vahingossa haun kautta.

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Viesteissä voidaan ilmoittaa esimerkiksi: ”Jotkut suodattimet estävät näkyvyyttä” tai ”Kaikkia tietoja ei näytetä nykyisillä valinnoilla”. Järjestelmä muistuttaa siitä, että käytössä olevat rajaukset voivat piilottaa osan tiedoista.

Toimi näin: Tarkista tarvittaessa valitut suodattimet, päivämäärärajaukset sekä henkilö- tai yksikkövalinnat, jotta näet kaikki haluamasi tiedot.

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Tyypillisiä ilmoituksia ovat esimerkiksi: ”Hakutulos sisältää x henkilöä” tai ”Raportin data on rajattu enintään 500 riviin”.

Toimi näin: Lue viesti rauhassa. Jos laatikko ehtii kadota ennen kuin näet sen sisällön, käynnistä haku uudelleen samoilla hakuehdoilla, jotta viesti tulee takaisin näkyville. Jos järjestelmä pyytää hakemaan uudelleen, sulje huomiolaatikko ja klikkaa uudelleen ”Hae”.

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Jos huomiolaatikossa kerrotaan, ettei tietoja löydy (esim. ”Tietoja ei löydy hakuehdoilla”), kyseessä ei silti ole järjestelmävirhe.

Toimi näin: Tarkista hakuehdot ja suodattimet, korjaa ne ja yritä hakua uudelleen.

Yhteenveto

Sininen huomiolaatikko kuuluu järjestelmän arkeen. Sen tehtävä on vain tiedottaa sinua haun tuloksista, rajoitteista tai käytetyistä suodattimista.
Pelkillä hauilla ja raporttien katselulla ei voi vahingossa muokata tai sotkea järjestelmän tietoja.
Mikäli ruudulle ilmestyy varsinaisia virheviestejä (keltaisia tai punaisia) tai epäilet tietojen näkyvän väärin, ota tilanteesta kuvakaappaus ja ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tarkempaa selvitystä varten.

Miksi profiilikäyttäjä ei näe kaikkia poissaoloanomuksia Maxtechissa?

Profiilikäyttäjälle on annettu käyttäjäprofiililla kaikki sisältöoikeudet organisaatiossa ja toimintoprofiilissa on poissaoloanomusten käsittely -toiminto, mutta hän ei silti näe kaikkia henkilöstön poissaoloanomuksia. Mistä tämä voi johtua?

Ratkaisu/Vastaus

Tämä ongelma johtuu yleensä käyttäjän yksikkö- tai kohdeoikeuksista Maxtech-järjestelmässä. Näkyvyys henkilöstön poissaoloihin riippuu siitä, mille yksiköille/kohteille käyttäjälle on annettu oikeudet.

Toimi näin:

Tarkista profiilikäyttäjän yksikköoikeudet sisältöprofiililta:
– Siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Sisältöprofiilit.
– Valitse sisältöprofiili, jonka oikeuksia haluat tarkistaa.
– Tarkista Oikeudet-välilehdeltä, että halutut yksiköt/kohteet ovat sallituissa.
Tarkista toimintoprofiilin toiminnot:
– Toiminnot-välilehdeltä varmista, että ”Poissaoloanomusten käsittely” on aktiivinen.
– Tarvittaessa aktivoi kaikki toiminnot tai varmista, että tarvittavat yksittäiset toiminnot ovat valittuna.
Jos henkilöstön poissaoloanomuksia ei näy:
– Varmista, että käyttäjälle on annettu oikeus kaikkiin tarvittaviin yksiköihin organisaatiossa.
– Mikäli poissaoloanomukset liittyvät henkilöihin, joille ei ole asetettu yksikköä, anna käyttäjälle myös oikeus ns. ”tyhjään yksikköön”.
Tallenna ja testaa:
– Tallenna muutokset.
– Kirjaudu järjestelmään profiilikäyttäjällä ja tarkista, näkyvätkö kaikki poissaoloanomukset.

Lisätiedot

Mikäli näkyvyysongelma jatkuu, tarkista henkilöstön yksikköasetukset Hallinta > Henkilöstö > Yksiköt -sivulla.
Yksiköihin liittyvät muutokset tulevat voimaan heti tallennuksen jälkeen.

Mikäli ongelma jatkuu, vaikka yksikköoikeudet ja toiminnot ovat kunnossa, ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miksi päiväkohtaiset liukumasaldot eivät näy oikein?

Päiväkohtaiset liukumasaldot eivät näy oikein, jos työaikaliukuman asetuksissa tai aikatapahtumien määrityksissä on puutteita. Tyypillisimpiä syitä ovat virheelliset liukumasäännöt, alkusaldon virheellinen päivämäärä tai se, ettei aikatapahtumia ole määritetty kerryttämään liukumaa.

1. Henkilön asetukset

Siirry sivulle Hallinta > Henkilöstö ja avaa oikea henkilö muokattavaksi. Siirry Työsopimukset-välilehdelle > Muokkaa työsopimusta > Työaikaliukuma-välilehti, ja varmista, että kohta ”Työaikaliukuma käytössä” on valittuna.

2. Työsuhteen voimassaolo

Tarkista henkilön työsuhteen tiedot. Jos työsuhteelle on merkitty päättymispäivä, järjestelmä lopettaa liukuman laskemisen kyseisen päivämäärän jälkeen.

3. Työaikaliukuman asetukset

Varmista, että henkilölle on valittu oikea työaikaliukumasääntö. Asetukset määrittelevät, minä päivinä ja millä ehdoilla liukumaa kertyy. Varmista, että valittu sääntö vastaa yrityksenne käytäntöä. Lisätietoa voit lukea artikkelista Työaikaliukuman asetukset.

4. Työaikaliukuman alkusaldon päiväys

Tarkista, että alkusaldon päiväys on asetettu oikein. Liukumaa lasketaan vain tästä päivämäärästä eteenpäin. Jos päiväys on tulevaisuudessa, historiatietoja ei näytetä. Tarkista samalla, että myös ylityösääntö on määritetty oikein ja vastaa yrityksenne käytäntöä.

5. Aikatapahtumatyypin asetukset

Siirry Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit ja tarkista, että käytetyllä tapahtumatyypillä on valittuna kohta ”Käytä työaikaliukuman laskennassa”. Jos saldomuutos ohitetaan kokonaan kyseisenä päivänä, ei päivälle muodostu päiväkohtaista liukumasaldoa. Lisätietoa eri asetuksista löydät artikkelista: Työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomiointi aikatapahtumatyyppikohtaisesti.

Vinkki: Jos teet muutoksia asetuksiin takautuvasti, muista, että saldot saattavat vaatia jälkilaskennan päivittyäkseen raporteille.

Tarvitsetko lisäapua?
Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai p. 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00).

Miksi ajotapahtumat eivät näy järjestelmässä?

Mikäli ajotiedot puuttuvat näkymästäsi, syynä on yleensä jokin seuraavista hallinnollisista asetuksista: ajoneuvon ja kuljettajan välinen kytkös, käyttäjäprofiilin seurantataso-oikeudet tai ajoluokitukseen määritetty tietosuoja, joka rajoittaa reittien näkyvyyttä.

Voit tarkistaa ja korjata tilanteen seuraavien vaiheiden avulla:

1. Tarkista ajoneuvon määritelty käyttäjä

Jotta ajotapahtumat yhdistyvät oikein, ajoneuvolle on oltava määriteltynä oikea käyttäjä.

Siirry valikkoon: Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot.
Valitse haluamasi ajoneuvo ja klikkaa Muokkaa.
Avaa Ohjaustiedot-välilehti.
Varmista, että ajoneuvolle on määritelty käyttäjä oikein. Jos kenttä on tyhjä tai siinä on väärä henkilö, korjaa tiedot ja tallenna.

2. Tarkista seurantatasojen oikeudet

Käyttäjällä on oltava oikeudet niihin seurantatasoihin, joita ajoille on merkitty, jotta ne näkyvät raportoinnissa.

Varmista, että käyttäjäprofiiliin on lisätty kaikki tarvittavat seurantatasot.
Jos ajo on kirjattu seurantatasolle, johon käyttäjällä ei ole pääsyä, ajo jää näkymättömiin.

3. Huomioi yksityisajojen näkyvyysrajoitukset

Jos ajolle on määritelty ajoluokka Yksityisajot (reitti näytetään vain määritellylle käyttäjälle), reitti on sidottu ainoastaan yhdelle määritellylle käyttäjälle.

Tällöin ajotapahtumat näkyvät vain kyseisen henkilön tunnuksilla – reitit eivät näy muille käyttäjille, eivät edes yrityksen pääkäyttäjille.

4. Paikantimen toimintojen tarkistus

Jos haluat muuttaa sitä, miten laite luokittelee ajoja (esim. kytkimen asennon mukaan):

Mene valikkoon: Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Paikantimet.
Valitse paikannin ja avaa Reagointi tapahtumiin -välilehti.
Tarkista Suoritettava toiminto -sarake ja varmista, että kytkimen asento vastaa haluttua ajoluokkaa (esim. Työajo tai Yksityisajot).
Tallenna muutokset.

5. Laitteen tekninen toimivuus

Mikäli asetukset ja oikeudet ovat kunnossa, mutta tietoja ei silti tule, on mahdollista, että paikannin on rikkoontunut tai sen virransaannissa on häiriöitä.

Löydät tarkemmat ohjeet laitteen vianmääritykseen täältä: Paikantimen ongelmatilanteet ja ratkaisut

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa.

Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)

Miten lisään henkilöitä juuri luomaani yksikköön?

Voit lisätä henkilöitä yksikköön Hallinta > Henkilöstö-sivulla. Valitse yksikköön lisättävä henkilö ja avaa se kynän kuvasta muokattavaksi.

Valitse Yleiset-välilehdellä henkilölle haluttu yksikkö alasvetovalikosta. Muista tallentaa muutokset.

Jos haluat lisätä yksikköön useampia henkilöitä kerralla, voit tehdä lisäyksen myös massamuokkauksella Hallinta > Henkilöstö-sivulla. Valitse yksikköön lisättävät henkilöt, paina Toiminnot > Muokkaa.

Aktivoi Yksikkö-asetus, niin pääset valitsemaan halutun yksikön. Muista tallentaa muutokset.

Nyt lisätty yksikkö näkyy kaikkien niiden henkilöiden kohdalla, jotka oli aiemmin valittu massana muokattavaksi.

Tarkista käyttäjän pikaoikeudet sisältöön

Tarkista esihenkilömääritys

Tarkista sisältöprofiili

Ongelma

Ratkaisu / Vastaus

Vaihe 1: Tunnista virheelliset leimaukset

Vaihe 2: Siirrä leimaukset

Vaihe 3: Korjaa tunnisteiden kytkennät

Vaihe 4: Korjaa tarvittaessa viranomaisilmoitukset

Vaihe 5: Testaa toimivuus

Lisätiedot ja huomioitavaa

Yhteydenotto tukeen

Miten tilanteen voi korjata?

Katso myös

Ongelma

Ratkaisu / Vastaus

1. Tarkista käytössä olevat aikatapahtumatyypit

2. Varmista saldoraportin suodatukset ja asetukset

3. Tarkista toimintoprofiilin moduulit

Lisätietoja

Entä jos saldoja ei vieläkään näy?

Ongelma

Ratkaisu / Vastaus

Tärkeää huomioitavaa

Mahdolliset ongelmatilanteet

Yhteydenotto tukeen

Ongelma

Ratkaisu / Vastaus

Yksittäisen käyttäjän deaktivointi

Useiden käyttäjien deaktivointi kerralla (massamuokkaus)

Tärkeää huomioitavaa

Yhteydenotto tukeen

Käyttäjän sukunimen ja/tai käyttäjätunnuksen päivittäminen tehdään seuraavasti:

Lisätiedot

Henkilölle ei löydy käyttäjätunnusta

Ongelma

Mahdollinen syy

Ratkaisu

Työaikaliukuman saldot

Lisätietoa ja tuki

1. Tarkista, että työntekijän profiili on aktiivinen Sympassa

2. Varmista pakolliset tiedot ja kenttien oikeellisuus

3. Tarkista integraation ajo sekä tuontilokit

4. Testaa siirtoa esimerkkihenkilöllä

5. Toimenpiteet, jos ongelma ei ratkea

Yleisimmät syyt ja toimenpiteet

1. Varmista aikatapahtumatyypin asetukset

2. Määritä automaattinen lisäpalkkarivi työtehtävälle

3. Testaa toiminta

Ongelmanratkaisu: Mitä tehdä, jos lisäpalkkariviä ei muodostu?

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Yhteenveto

Ratkaisu/Vastaus

Lisätiedot

1. Henkilön asetukset

2. Työsuhteen voimassaolo

3. Työaikaliukuman asetukset

4. Työaikaliukuman alkusaldon päiväys

5. Aikatapahtumatyypin asetukset

1. Tarkista ajoneuvon määritelty käyttäjä

2. Tarkista seurantatasojen oikeudet

3. Huomioi yksityisajojen näkyvyysrajoitukset

4. Paikantimen toimintojen tarkistus

5. Laitteen tekninen toimivuus

Tarvitsetko lisäapua?

Maxtech Käyttötuki