Raportit – Maxtech Tukiportaali

Miksi esihenkilö ei näe omia tai alaistensa tuntikirjauksia tai matkalaskuja?

Tuntikirjausten tai matkalaskujen näkymättömyyden yksi yleisimmistä syistä on esihenkilöoikeuksien puuttuminen.

Kun organisaatiolla on käytössä Yksiköt, tuntimerkintöjen näkyminen on usein sidottu yksikkökohtaisiin esihenkilöoikeuksiin Maxtechissa.

Jos käyttäjä ei näe omien alaisten tuntikirjauksia, tarkista asetukset seuraavasti:

Tarkistakaa esihenkilön käyttäjäprofiili (Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit). Varmistakaa, että käyttäjäprofiilin pikaoikeudet on asetettu ”Yksiköiden esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet”.
- Mikäli käytössä muut pikaoikeudet, katsokaa alempaa tarkistuslista asetusten osalta.
Siirtykää yksiköiden hallintaan (Hallinta > Henkilöstö > Yksiköt).
Etsikää yksikkö, josta tuntikirjauksia pitäisi näkyä.
Klikatkaa yksikön vieressä olevaa kynän-kuvaketta (Muokkaa).
Varmistakaa, että ”Esihenkilöt”-kentässä on käyttäjä, jonka tulee nähdä kyseisen yksikön tuntikirjaukset. – Lisätkää tarvittaessa puuttuvat henkilöt valitsemalla heidät listasta.
Jos käyttäjä kuuluu useampaan yksikköön, varmista että hänelle on määritelty esihenkilöoikeudet kaikkiin tarvittaviin yksiköihin.
Tallentakaa muutosten jälkeen.
Pyytäkää käyttäjää kirjautumaan uudelleen tai päivittämään sivu. Tämän jälkeen tuntikirjaukset tulevat näkyviin henkilöille, joilla on oikeudet kyseisessä yksikössä.
Jos esihenkilö näkee vain omat matkalaskunsa, tarkistakaa käyttäjäprofiilin asetus ”Oikeus vain käyttäjälle kuuluvan henkilön matkalaskuihin”. Tämä tulee olla asetettuna – ei, jotta esihenkilö näkee alaistensa matkalaskut.
Jos tuntikirjauksia tai matkalaskuja ei näy tämänkään jälkeen, varmistakaa ettei järjestelmässä ole aktiivisia käyttöoikeusrajoitteita (tarkista sisältöprofiilit) tai muita poikkeuksellisia asetuksia.

Kun käyttäjä ei näe omia kirjauksiaan:

Tarkistakaa, että esihenkilö on liitettynä yksikköön, johon hänellä on esihenkilöoikeudet.
- Esihenkilö voi olla liitettynä samaan yksikköön, johon hänen alaiset ovat liitettynä, tai hänelle voi esimerkiksi luoda oman esihenkilötason yksikön, johon hänet liitetään. Jos luodaan uusi yksikkö, muistakaa määrittää esihenkilö tämän yksikön esihenkilöksi, jotta pikaoikeudet toimivat.

Kun organisaatiolla ei ole käytössä yksiköitä tai Yksiköiden esihenkilömäärityksiin perustuvia oikeuksia, tarkastakaa seuraavat asetukset:

Tarkistakaa käyttäjäprofiilin pikaoikeudet:
- Pikaoikeudet sisältöön: Henkilökohtainen käyttöoikeus.
  - Varmistakaa, että sisältöprofiili antaa riittävät sisältöoikeudet nähdä omien alaisten tiedot.
- Pikaoikeudet sisältöön: Henkilöstön esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet
  - Varmistakaa, että esihenkilö on lisätty Henkilöstö-näkymässä kaikkien alaisten esihenkilöksi.
- Pikaoikeudet sisältöön: Henkilöstöryhmien esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet
  - Varmistakaa, että esihenkilö on lisättynä henkilöstöryhmän esihenkilöksi (Hallinta > Henkilöstö > Henkilöstöryhmä).

Jos kyseiset tarkistukset/muutokset eivät auta, olkaa tarvittaessa yhteydessä Maxtech-käyttötukeen.

Miksi saldotunnit näyttävät virheellisiltä tai poikkeavilta?

Saldotunteihin voi tulla poikkeamia esimerkiksi silloin, jos loma tai muu vapaa on merkitty väärin, tai jos aikatapahtumatyypin asetukset eivät vastaa toivottua laskentatapaa. Alla on ohjeet tilanteen tarkistamiseen ja korjaamiseen Maxtech-järjestelmässä.

1. Tarkista tapahtumien merkinnät

Ensimmäinen askel on varmistaa, että itse kirjaukset on tehty oikein.

Siirry haluamallesi raportille tai kalenteriin
Suodata kyseisen työntekijän kirjaukset ajanjaksolta, jolloin poikkeava saldo on kertynyt
Varmista, että tapahtuma on kirjattu oikealle päivälle ja käytetty aikatapahtumatyyppi on oikea
Tarkista, ettei kyseiselle päivälle ole muodostunut virheellisesti esimerkiksi useampia tapahtumia, jotka vaikuttavat saldoihin

2. Varmista aikatapahtumatyypin asetukset

Jos kirjaukset ovat kunnossa, syy voi löytyä aikatapahtumatyypin määrityksistä.

Siirry kohtaan Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit
Etsi käytetty aikatapahtumatyyppi (esim. ”Loma” tai ”Saldovapaa”)
Tarkista aikatapahtumatyypin asetukset ja tee niihin korjaukset tarvittaessa

Mahdolliset aiemmat virheellisesti lasketut saldot päivittyvät yleensä automaattisesti asetusten korjaamisen jälkeen.

Tarkempi ohje työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomioinnista tässä artikkelissa. Tutustu myös muihin työaikaliukuman ohjeartikkeleihin täällä.

3. Tee saldotuntien manuaalinen korjaus

Jos automaattinen päivitys ei korjaa tilannetta, voit oikaista saldotunnin käsin.

Siirry Raportit > Saldoraportit -osioon
Suodata haluttu työntekijä
Klikkaa Liukumasaldo -sarakkeen kohdalla olevaa Yksityiskohtainen näkymä -painiketta
Vie hiiri halutun päivän kohdalla Käsinohjaus-kuvakkeen päälle ja klikkaa sitä
Syötä oikea saldoarvo ja tallenna.

Jos ongelma ei ratkea näillä toimenpiteillä, otathan yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16)

Miksi päiväkohtaiset liukumasaldot eivät näy oikein?

Päiväkohtaiset liukumasaldot eivät näy oikein, jos työaikaliukuman asetuksissa tai aikatapahtumien määrityksissä on puutteita. Tyypillisimpiä syitä ovat virheelliset liukumasäännöt, alkusaldon virheellinen päivämäärä tai se, ettei aikatapahtumia ole määritetty kerryttämään liukumaa.

1. Henkilön asetukset

Siirry sivulle Hallinta > Henkilöstö ja avaa oikea henkilö muokattavaksi. Siirry Asetukset-välilehdelle ja varmista, että kohta Työaikaliukuma käytössä on valittuna.

2. Työsuhteen voimassaolo

Tarkista henkilön työsuhteen tiedot. Jos työsuhteelle on merkitty päättymispäivä, järjestelmä lopettaa liukuman laskemisen kyseisen päivämäärän jälkeen.

3. Työaikaliukuman asetukset

Varmista, että henkilölle on valittu oikea työaikaliukumasääntö. Asetukset määrittelevät, minä päivinä ja millä ehdoilla liukumaa kertyy. Varmista, että valittu sääntö vastaa yrityksenne käytäntöä. Lisätietoa voit lukea artikkelista Työaikaliukuman asetukset.

4. Työaikaliukuman alkusaldon päiväys

Tarkista, että alkusaldon päiväys on asetettu oikein. Liukumaa lasketaan vain tästä päivämäärästä eteenpäin. Jos päiväys on tulevaisuudessa, historiatietoja ei näytetä. Tarkista samalla, että myös ylityösääntö on määritetty oikein ja vastaa yrityksenne käytäntöä.

5. Aikatapahtumatyypin asetukset

Siirry Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit ja tarkista, että käytetyllä tapahtumatyypillä on valittuna kohta ”Käytä työaikaliukuman laskennassa”. Jos saldomuutos ohitetaan kokonaan kyseisenä päivänä, ei päivälle muodostu päiväkohtaista liukumasaldoa. Lisätietoa eri asetuksista löydät artikkelista: Työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomiointi aikatapahtumatyyppikohtaisesti.

Vinkki: Jos teet muutoksia asetuksiin takautuvasti, muista, että saldot saattavat vaatia jälkilaskennan päivittyäkseen raporteille.

Tarvitsetko lisäapua?
Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai p. 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00).

Miksi liukumasaldo näyttää väärin?

Liukumasaldoon vaikuttavat useat eri asetukset ja ohjaustiedot, erityisesti ylityötuntien käsittely. Yleisin syy väärään saldoon löytyykin käyttäjän liukuma- ja ylityöasetuksista. Tässä artikkelissa on listattuna yleisimmät tarkistettavat asiat.

Työaikaliukuma asetetaan käyttöön Hallinta > Henkilöstö > Muokkaa > Asetukset. Tarkista työaikaliukuma käytössä -asetus. Tarkemmat tiedot eri vaihtoehdoista ja asetuksien vaikutuksista voit lukea artikkelista työaikaliukuman asetukset.

Jos henkilön työaikaliukuma näyttää miinusta, vaikka edellisenä päivänä on näyttänyt plussaa, tarkista työaikaliukuman esitystapa. Mikäli valittuna on reaaliaikainen esitystapa ja liukumasaldoa tarkastellaan alkupäivästä, niin kyseisen päivän puuttuvat tunnit eivät näy vielä saldossa.

Työaikaliukuman ylityösäännöt asetetaan käyttöön Hallinta > Henkilöstö > Muokkaa > Työaikaliukuma. Tarkista työaikaliukuman ylityösääntö -asetukset. Tarkemmat tiedot eri vaihtoehdoista ja asetuksien vaikutuksista voit lukea artikkelista työaikaliukuman asetukset.

Jos useilla käyttäjillä esiintyy äkillisiä muutoksia liukumasaldoissa ilman järjestelmällistä syytä, tarkista myös mahdolliset järjestelmäpäivitykset ja ota tarvittaessa yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Kerrothan viestissä, kenen työntekijän saldosta on kyse ja milloin virhe havaittiin. Tämä helpottaa ongelman tarkemmassa tutkimisessa.

Miksi palkkaerittelyn maksettu määrä poikkeaa työaikakirjauksen kestosta?

Bruttopalkkaraportin palkkaerittelysarakkeessa näkyvä maksettu määrä voi poiketa alkuperäisen kirjauksen kestosta, mikäli työlle on asetettu pyöristyssääntöjä, tai jos suunnitellulle vuorolle on esimerkiksi asetettu, että työtuntien laskentatapa on suunnitellun mukaan. Tämä tarkoittaa, että järjestelmä laskee palkan automaattisesti määritettyjen sääntöjen mukaan, vaikka työntekijän tekemä leimaus näyttäisikin eri minuuttimäärää.

Voit helposti varmistaa, onko käytössä pyöristyssääntöjä, asettamalla Pyöristetty kesto -sarakkeen näkyviin raportille. Siirry raporttinäkymän yläreunassa olevaan Sarakkeet-kohtaan, valitse kyseinen sarake ja tallenna muutos. Vertailu alkuperäisen keston ja pyöristetyn keston välillä paljastaa heti, jos järjestelmä on muokannut aikaa sääntöjen mukaisesti.

Mikäli ero ei selity pyöristyksillä, syynä voi olla tapahtumalle asetettu laskentatapa. Voit tarkistaa suunnitellun tapahtuman asetukset avaamalla kyseisen tapahtuman muokattavaksi ja siirtymällä Ohjaustiedot-välilehdelle. Täältä näet, mikä laskentatapa työtunneille on asetettu.

Tarvitsetko lisätietoa? Olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla numeroon 010 229 6200.

Miten tarkistan työaikakirjauksen kirjaustavan bruttopalkkaraportilta?

Bruttopalkkaraportilla on mahdollista tarkistaa, millä menetelmällä työntekijän työaikakirjaus on tehty, eli onko leimaus tapahtunut esimerkiksi mobiilisovelluksella, selaimella tai fyysisellä leimauspäätteellä. Kirjaustapa on nähtävillä suoraan raportilla, jos kyseinen sarake on valittu näytettäväksi.

Mikäli Kirjaustapa-sarake ei ole tällä hetkellä näkyvissä raportillasi, siirry raporttinäkymän yläreunassa olevaan Sarakkeet-kohtaan. Valitse avautuvasta valikosta kirjaustapa näytettäväksi ja tallenna tekemäsi muutos, jotta sarake pysyy näkyvissä myös jatkossa.

Kirjaustavan voi tarkistaa myös avaamalla tapahtuman muokattavaksi ja siirtymällä sitten Lisätietoa -välilehdelle.

Kirjaustapa-sarakkeessa näytetään oletuksena vain tapahtuman aloituskirjaustapa. Käytännössä lopetuskirjaustapa voi poiketa aloituksesta, jos työntekijä esimerkiksi aloittaa päivänsä mobiililla ja lopettaa sen selaimen kautta.

Mikäli sinulla on tarve tarkistaa tapahtuman kirjaustapoja tai kellonaikoja tätä yksityiskohtaisemmin, voit tarkastella niitä erillisessä näkymässä. Siirry tällöin valikkoon Seuranta ja loki > Laiteloki. Laitelokista löydät jokaisen yksittäisen leimaustapahtuman tarkat tiedot. Voit suodattaa halutun henkilön kirjaukset halutulta aikaväliltä näkyviin. Huomioithan, että laitelokissa näytettävät aikaleimat ovat aina kyseisen laitteen ajassa.

Tarvitsetko lisätietoa? Olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla numeroon 010 229 6200.

Mistä tai miten voin tarkastella työaikaliukuman saldoa tietyltä päivältä?

Voit tarkastella työaikaliukuman saldoa Raportit > Saldoraportit -näkymässä. Vie hiiri Liukumasaldo-sarakkeen päälle ja avaa yksityiskohtainen näkymä, josta näet saldon tilanteen haluttuna päivänä.

Mistä löydän asetuksen “Lukitse tapahtuma sisäisen hyväksynnän yhteydessä”?

Asetus löytyy esimerkiksi tapahtumalistan, tuntiraportin tai bruttopalkkaraportin asetuksista, Hyväksyntä-välilehdeltä.

Bruttopalkkaraportin PDF-tulosteessa ei näy palkkaerittely. Saako tätä näkyviin?

Kyllä, palkkaerittelyn saa näkymään PDF-tulosteessa. Kun valitset bruttopalkkaraportilta valinnan Näytä yhteenvetonäkymä, palkkaerittely sisältyy myös PDF-tulosteeseen.

Miksi PDF-raportti on sekavan näköinen?

PDF-raportin tulostusalue on teknisesti rajallinen ja siksi siinä joudutaan joskus tekemään kompromissejä näytettävien tietojen/sarakkeiden suhteen. Lisäksi PDF-raporttien asetuksia voi muokata.

Näytettävät sarakkeet

Voit valita näytettävät sarakkeet klikkaamalla raportin oikeasta yläkulmasta Sarakkeet-painiketta. Valitse sen jälkeen haluamasi sarakkeet ja tallenna. Tallenna-painike tallentaa valitut sinun käyttäjätunnukselle ja Tallenna organisaation oletukseksi -painike (näkyy pääkäyttäjille) kaikille organisaation käyttäjille. Palauta oletukset -painike palauttaa organisaation oletus sarakkeet valituiksi.

Pdf-raporttien asetukset

Kirjaudu web-järjestelmään ja klikkaa vasemmalta alhaalta omia nimikirjaimia sekä valitse Profiilin asetukset.

Valitse Järjestelmä-välilehti > Aseta PDF-raportien fonttikoko-kenttään 6 ja muuta paperin suunta vaaka-asentoon.

Miksi raportille ei tule yhtään riviä näkyviin?

Voit kokeilla nollata suodattimet Palauta oletus -napilla ja painaa sen jälkeen Haku-nappia. Mikäli tapahtumia ei tule näkyviin niin pyydä organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan käyttäjäoikeutesi.