Tuntikirjaus – Maxtech Tukiportaali

Hyväksytyn tuntikirjauksen muokkaaminen tai korjaaminen

Ongelma

Tuntikirjaus on ehditty hyväksyä järjestelmässä ennen kuin kaikki tarvittavat tiedot (kuten uloskirjaus tai tauot) on syötetty. Hyväksyttyä tapahtumaa ei voi enää muokata itse, mikä johtaa virheellisiin työaikatietoihin tai vääriin tuntimääriin.

Ratkaisu ja korjausvaiheet

Kun hyväksyttyä tuntikirjausta täytyy muuttaa, toimi seuraavasti:

1. Ota yhteyttä esihenkilöön tai pääkäyttäjään

Hyväksytyn tapahtuman lukituksen avaaminen vaatii yleensä sellaiset käyttäjäoikeudet, joita työntekijällä ei välttämättä ole.
Ilmoita esihenkilöllesi tai organisaatiosi pääkäyttäjälle korjattavan tapahtuman tiedot (esim. päivämäärä, oikea alkamis- ja päättymisaika sekä mahdolliset tauot).

2. Esihenkilön tai pääkäyttäjän toimenpiteet

Esihenkilö tai pääkäyttäjä poistaa hyväksynnän kyseisestä tapahtumasta esim. Tapahtumalistalta, Tuntiraportilta tai Bruttopalkkaraportilta.
Hyväksynnän poisto avaa tapahtuman uudelleen muokattavaan tilaan.

3. Tapahtuman muokkaaminen ja uudelleenhyväksyntä

Kun hyväksyntä on poistettu, käyttäjä tai esihenkilö korjaa tuntikirjauksen tiedot oikeiksi.
Korjauksen jälkeen tapahtuma hyväksytään uudelleen normaalin hyväksyntäprosessin mukaisesti.

Tärkeää huomioitavaa

Käyttäjäoikeudet: Hyväksynnän poisto-oikeudet määritetään organisaatiokohtaisesti. Kaikilla esihenkilöillä ei välttämättä ole valtuuksia poistaa jo tehtyä hyväksyntää.
Lukitut palkka-aineistot: Jos merkinnästä on jo ehtinyt muodostua palkka- tai laskutusaineisto, korjaus saattaa vaatia lisätoimenpiteitä pääkäyttäjältä tai Maxtechin tuelta.
Ennaltaehkäisy: Täydennä aina kaikki päivän merkinnät ennen kuin kuittaat tai lähetät tunnit hyväksyttäväksi, jotta manuaalisilta korjausprosesseilta vältytään.
Lue myös: Tuntiraportti: Tuntien tarkastaminen, hyväksyntä ja muokkaaminen

Yhteydenotto tukeen

Jos tapahtuman hyväksynnän poistaminen tai tietojen muokkaaminen ei onnistu, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Tuntikirjaus: Miksi Taulukkonäkymä on tyhjä tai ei näytä kaikkia tapahtumia?

Ongelma

Tuntikirjausten Taulukkonäkymä saattaa näyttää tyhjältä tai siitä puuttuu kirjauksia, vaikka Tapahtumat-näkymässä kaikki tunnit ja merkinnät näkyvät oikein. Käyttäjä ei tästä syystä näe tallentamiaan tuntikirjauksia taulukkomuodossa.

Ratkaisu ja tarkistusvaiheet

Jos taulukkonäkymä ei näytä odotettuja tietoja, käy läpi seuraavat tarkistuskohdat:

1. Tarkista aikajakso suodattimissa

Varmista, että Taulukkonäkymän yläosassa oleva päiväys- tai viikkovalinta kattaa halutun ajanjakson.
Oletuksena näkymässä voi olla kuluva viikko, jolloin vanhemmat tai tulevat merkinnät eivät tule näkyviin.

2. Tarkista käytössä olevat suodattimet

Jos järjestelmässä on aktiivisena suodattimia (esim. asiakas, työtehtävä tai kohde), ne voivat rajata kirjauksia pois näkyvistä.
Napsauta ”Tyhjennä suodattimet” tai valitse kaikkiin suodatinkenttiin ”Kaikki”.

3. Varmista kirjausten syöttötapa

Taulukkonäkymä ja Tapahtumat-näkymä voivat näyttää eri tiedot, jos kirjaukset on tehty eri näkymissä.
”Lisää rivi” -painikkeella tehty merkintä näkyy Taulukkonäkymässä.
Jos olet kirjannut tunnit ainoastaan Tapahtumat-näkymän kautta, arvioi onko Taulukkonäkymän käyttö tarpeen kyseisessä työvaiheessa.

4. Selaimen välimuisti ja sivun päivitys

Päivitä sivu painamalla F5 (tai selaimen päivityspainiketta).
Jos tämä ei auta, kirjaudu ulos järjestelmästä ja uudelleen sisään.

5. Käynnissä oleva kehitystyö tai järjestelmäpäivitykset

Uudet ominaisuudet tai järjestelmäpäivitykset voivat toisinaan aiheuttaa hetkellisiä käyttöliittymähäiriöitä.

Tärkeää huomioitavaa

Oletustiedot: Käyttäjäkohtaisesti määritetyt oletusasiakas, -työ tai -kohde eivät nouse automaattisesti Taulukkonäkymään, sillä se toimii erillisenä syöttötapana.
Näkymien erot: Maxtech sisältää useita tuntikirjausnäkymiä (Tapahtumat, Taulukko, Lomaraportti jne.). Näkymien sisältö voi vaihdella sen mukaan, missä ja miten merkinnät on alkuaan tehty.
Toistuvat ongelmat: Jos rivejä puuttuu jatkuvasti kaikilta käyttäjiltä, kokeile toista selainta ja tarkista mahdolliset palvelukatkokset Maxtechin tiedotesivulta.

Mitä tehdä, jos ongelma ei ratkea?

Jos tunnit eivät edelleenkään näy taulukkonäkymässä edellä mainittujen vaiheiden jälkeen:

Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen:
- Tukipyynnöt: Maxtech-järjestelmän web-käyttöliittymän kautta
- Sähköposti: tuki@maxtech.fi
- Puhelin: 010 229 6200
Kuvaile mahdollisimman tarkasti, miten ja milloin ongelma ilmenee.
Kerro, mitä näkymää käytit ja liitä mukaan kuvakaappaus tilanteesta.

Miten selvitän leimauslätkän tai NFC-tunnistetarran tunnistenumeron/sarjanumeron?

Nämä ohjeet koskevat tapauksia, joissa leimauslätkä tai NFC-tunnistetarra on jo valmiiksi syötetty järjestelmään ja halutaan tietää tietyn fyysisen lätkän/NFC-tunnisteen tunnistenumero. Jos taas kyseessä on täysin uusi tunniste, joka tulee vasta lisätä järjestelmään, löydät ohjeet tunnisteen lisäämiseen täältä.

Joskus leimauslätkässä/NFC-tunnistetarrassa ei näy sen tunnistenumeroa päällepäin, mutta oikean numeron tietäminen on välttämätöntä asetusten muokkaamiseksi. Voit tarkistaa numeron mobiilisovelluksen ja Web-järjestelmän avulla, kun käytössäsi on ”NFC-tunnisteiden lisääminen (mobiili)” -moduuli.

Avaa mobiilisovellus ja siirry valikkoon Ylläpito > NFC-tunnisteiden lisääminen:

Sovellus kehottaa nyt leimaamaan uuden tunnisteen. Leimaa sovellukselle se tunniste, jonka tunnistenumeron haluat tietää. Sovellus ilmoittaa tunnisteen olevan jo luettu järjestelmään ja näyttää ruudulla sen järjestelmänumeron:

Siirry tämän jälkeen Web-järjestelmässä osoitteeseen Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -tunnisteet. Etsi listalta sovelluksen ilmoittamaa numeroa vastaava rivi. Tunnisteen varsinainen tunnistenumero löytyy kyseisen rivin Tunniste-kentästä.

Ota yhteyttä tukeen: Jos kaipaat apua tunnisteen selvittämisessä tai prosessi ei onnistu, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Kuinka otan taukoleimauksen käyttöön?

Taukojen kirjaaminen määritellään järjestelmän hallinnassa. Järjestelmä tarjoaa useita vaihtoehtoja ominaisuuden hyödyntämiseen, mutta tässä ohjeessa käymme läpi kaksi yleistä tapaa konfiguroida taukoasetukset:

1: Uuden ”Lounastauko” -kirjausmallin luominen Tällä tavalla teet tuntikirjaukseen oman, erillisen valinnan pelkkää lounastauon kirjaamista varten:

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Luo uusi kirjausmalli ja anna sille nimeksi esimerkiksi ”Lounastauko”.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti > Valittavissa olevat tapahtumatyypit.
Määrittele tähän ainoaksi valittavaksi vaihtoehdoksi Lounastauko. Tällöin käyttäjä ei voi vahingossa kirjata tälle mallille muita tapahtumia.

2: Erillisen taukokentän lisääminen olemassa olevaan kirjausmalliin. Tämä asetus lisää normaalin tuntikirjauksen yhteyteen uuden kentän, johon käyttäjä voi syöttää pitämänsä tauon keston manuaalisesti.

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Avaa haluamasi olemassa oleva kirjausmalli muokattavaksi klikkaamalla kynän kuvaketta.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti.
Aseta päälle valinta Salli tauon kirjaaminen = Kyllä.

Huomio: Muistathan tallentaa tekemäsi muutokset! Uusi kirjausmalli tai lisätty taukokenttä päivittyvät käyttäjien näkymiin heti tallennuksen jälkeen.

Kirjausmallien käyttöoppaan löydät tukiportaalimme artikkelista: Kirjausmallit

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi työntekijä ei näe työaikakirjausvaihtoehtoja mobiilisovelluksessa?

Tässä ohjeessa käydään läpi yleisimmät syyt sille, miksi uusi tai olemassa oleva työntekijä ei näe työajan kirjaamiseen liittyviä toimintoja Maxtechin mobiilisovelluksessa, sekä askeleet tilanteen korjaamiseksi.

Jos työntekijän sovellus näyttää tyhjää tai kirjausvaihtoehdot puuttuvat, tarkista seuraavat asetukset Maxtech Pro -järjestelmästä:

1. Tarkista työntekijän käyttäjä- sekä toimintoprofiili

Varmista, että työntekijälle on määritetty järjestelmässä oikea käyttäjäprofiili, jolla on oikeus käyttää mobiilia tuntikirjausta.

Tarkista tämä: Työntekijällä tulee olla asetettuna käyttäjäprofiili, jolla on oikeudet mobiilisovelluksen tuntikirjaukseen.
Toimintoprofiilin ja moduulien tarkistus:
Siirry valikkoon Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Toimintoprofiilit
Valitse muokattavaksi se toimintoprofiili, joka on liitetty käyttäjäprofiiliin.
Tarkista toimintoprofiilin Moduulit välilehti
- Varmista, että Tuntikirjaus (mobiili) -moduuli on ruksattu aktiiviseksi.
- Jos moduuli(t) puuttuvat toimintoprofiilista, ne eivät tule näkyviin myöskään työntekijän sovelluksessa.
Tallenna muutokset.

2. Tarkista kirjausmalli

Mene hallinnassa: Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit
Toimenpide: Valitse käytössä oleva kirjausmalli ja avaa se muokkaustilaan. Oletuksena käyttäjäprofiilivalinta on tyhjä, jolloin kirjausmalli on käytettävissä kaikille käyttäjille. Jos mallille määritetään yksi tai useampi käyttäjäprofiili, kirjausmalli on käytettävissä vain niillä käyttäjillä, joilla on jokin valituista profiileista. Varmista, että työntekijän käyttäjäprofiili on valittuna mallin asetuksiin, jotta työaikanäkymä näkyy mobiilisovelluksessa.

3. Sovellusversion ja istunnon päivitys

Kun oikeudet on korjattu taustajärjestelmässä, muutokset eivät aina heijastu sovellukseen välittömästi ilman näkymän päivitystä.

Toimenpide: Pyydä työntekijää kirjautumaan mobiilisovelluksesta kokonaan ulos ja takaisin sisään.
Vinkki: Varmista samalla, että työntekijällä on käytössään mobiilisovelluksen uusin versio sovelluskaupasta (Google Play / App Store). Jos näkymässä on edelleen häiriöitä, sovelluksen uudelleenasennus auttaa usein nollaamaan välimuistin.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa.

Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Miksi avoimista työvuoroista ei tule push-ilmoituksia?

Tässä ohjeessa käydään läpi tarkistus vaiheet, joiden avulla varmistat, että Maxtech-mobiilisovelluksen push-ilmoitukset avoimista työvuoroista toimivat oikein.

1. Käyttäjäoikeuksien varmistaminen

Tarkistus: Varmista, että organisaatiollanne ja kyseisillä käyttäjillä on aktivoituna Avointen vuorojen tarjoaminen -moduuli toimintoprofiililla.
Vaikutus: Jos moduuli ei ole aktiivinen, järjestelmä ei generoi ilmoituksia, vaikka vuoro merkittäisiin avoimeksi.

2. Käyttäjärajoitukset ja näkyvyys

Järjestelmä kohdistaa ilmoitukset vain niille työntekijöille, jotka ovat kelvollisia suorittamaan kyseisen vuoron.

Yksikkö ja ryhmä: Varmista, että työntekijä kuuluu siihen yksikköön tai henkilöstöryhmään, jolle vuoro on mahdollisesti kohdistettu.

3. Push-ilmoitusten logiikka (Milloin ilmoitus lähtee?)

Ilmoituksia ei lähetetä jatkuvasti samoille henkilöille häiriön välttämiseksi. Logiikka toimii seuraavasti:

Uusi avoin vuoro: Ilmoitus lähtee välittömästi kaikille käyttäjille, joilla on oikeus ottaa vuoro vastaan.
Rajoitusten muuttaminen: Jos avoimen vuoron rajoituksia muokataan siten, että uusia työntekijöitä tulee oikeutetuiksi vuoroon, push-ilmoitus lähetetään vain näille uusille henkilöille.
Vuoron siirtäminen: Jos avoin vuoro siirretään toiseen ajankohtaan (ja se pidetään avoimena ilman nimettyä henkilöä), aiemmin ilmoituksen saaneille käyttäjille lähetetään päivitetty push-ilmoitus muutoksesta.

4. Tekniset vaatimukset ja sovellusversio

Päivitä sovellus: Varmista, että työntekijöillä on käytössään uusin versio Maxtech-mobiilisovelluksesta. Push-ilmoitusten hallintaan ja toimitusvarmuuteen on tehty merkittäviä parannuksia uusimmissa julkaisuissa.
Laitteen asetukset: Vaikka sovelluksen sisäiset ilmoitukset olisivat päällä, tarkista myös puhelimen omat asetukset (Asetukset > Ilmoitukset > Maxtech), että ilmoitusten salliminen on aktiivinen.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos ongelma ei ratkea näillä toimenpiteillä, otathan yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16)

Kuinka muokkaan vanhoja tapahtumia tuntikirjauksella?

Tapahtuman muokkaaminen tuntikirjauksella edellyttää kirjausmallia. Tämä lisätään automaattisesti, kun käytät uusinta tuntikirjausta, mobiilisovellusta tai leimauslaitetta. Huomioithan kuitenkin, että tapahtuman muokkaaminen edellyttää aina sille sallittua kirjausmallia. Jos mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa on käytössä eri kirjausmalli kuin web-tuntikirjauksessa, eikä kirjausta ole tehty web-tuntikirjausnäkymässä, muokkaaminen ei onnistu suoraan tuntikirjausnäkymän kautta.

Suosittelemme, että muokkaat tapahtumia käyttäjäoikeuksiesi mukaisesti tapahtumalistalta, kalenterista tai tunti- ja bruttopalkkaraporteilta. Käyttäjäoikeutesi tai organisaation asetukset voivat estää joidenkin tietojen näkymisen tai tapahtumien muokkaamisen. Jos et itse pysty muokkaamaan tapahtumia, käänny esihenkilösi tai organisaationne pääkäyttäjän puoleen.

Jos haluat muokata vanhoja tapahtumia tuntikirjausnäkymässä, niille tulee ensin asettaa web-tuntikirjaukseen sallittu kirjausmalli.

Tämä onnistuu siirtymällä esimerkiksi Aika > Tapahtumalista.
Tämän jälkeen paina halutun tapahtuman edessä olevasta kynän kuvasta, jota haluat muokata, siirry lisätietoa välilehdelle ja aseta haluttu kirjausmalli tapahtumalle, jonka jälkeen paina tallenna:

Tämän jälkeen valittu tapahtuma on muokattavissa myös Aika > Tuntikirjaus näkymässä:

Muutoksen voi tehdä tapahtumalistan lisäksi myös kalenterista tai tunti- ja bruttopalkkaraporteilta.

Ongelma

Ratkaisu ja korjausvaiheet

1. Ota yhteyttä esihenkilöön tai pääkäyttäjään

2. Esihenkilön tai pääkäyttäjän toimenpiteet

3. Tapahtuman muokkaaminen ja uudelleenhyväksyntä

Tärkeää huomioitavaa

Yhteydenotto tukeen

Ongelma

Ratkaisu ja tarkistusvaiheet

1. Tarkista aikajakso suodattimissa

2. Tarkista käytössä olevat suodattimet

3. Varmista kirjausten syöttötapa

4. Selaimen välimuisti ja sivun päivitys

5. Käynnissä oleva kehitystyö tai järjestelmäpäivitykset

Tärkeää huomioitavaa

Mitä tehdä, jos ongelma ei ratkea?

1. Tarkista työntekijän käyttäjä- sekä toimintoprofiili

2. Tarkista kirjausmalli

3. Sovellusversion ja istunnon päivitys

Tarvitsetko lisäapua?

1. Käyttäjäoikeuksien varmistaminen

2. Käyttäjärajoitukset ja näkyvyys

3. Push-ilmoitusten logiikka (Milloin ilmoitus lähtee?)

4. Tekniset vaatimukset ja sovellusversio

Tarvitsetko lisäapua?

Maxtech Käyttötuki