Henkilöstö ja työaika-asetukset

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Henkilöstö-näkymässä hallinnoidaan kaikkea henkilöihin liittyvää tietoa (mm. työsuhteen ja työajan asetuksia). Henkilön takana näkyvät tiedot kentät ja asetukset riippuvat hyvin suuresti sekä organisaatiolla käytössä olevista moduuleista, että kyseiselle henkilölle tehdyistä valinnoista. 

Henkilöstön yleiset asetukset

Henkilöstön yleiset asetukset saa näkyville Henkilöstö-taulunäkymän oikean yläreunan hammasrataskuvakkeesta. Asetuksista voi valita henkilönumeron luontitavan sekä Valttikortilla lisättyjen henkilöiden työajanseuranta-asetuksen oletusvalinnan (kenelle työajanseuranta lisätään käyttöön).

Välilehdet:

• Yleiset
• Asetukset
• Työsuhde
• Työsopimukset
• Bruttopalkka
• Siirtymät
• Viestintä
• Koulutus ja osaaminen
• Ajot ja matkalaskut

Tärkeimpiä henkilön asetuksia

Henkilöiden lisääminen tehdään valikossa Hallinta > Henkilöstö > Lisää.

Yleiset-välilehti

Nämä kentät on hyvä täyttää: suku- ja etunimi, henkilönumero ja sähköposti.

Asetukset-välilehti

Kenttä	Tarkoitus
Työajanseuranta käytössä	Vaikuttaa henkilön näkyvyyteen työaikakirjausnäkymissä. Valinta toimii käyttöoikeusperusteisen työajanseurannan laskutusperusteena.
Työvuorosuunnittelu käytössä	Ei vaikuta  toistaiseksi järjestelmän toiminnallisuuteen. Tällä on tarkoitus merkitä henkilöt, joille tehdään työvuorosuunnittelua.  Valinta toimii käyttöoikeusperusteisen työvuorosuunnittelun laskutusperusteena.
Työsuhteen tiedot käytössä	Näyttää tai piilottaa Työsuhde-välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos  työsuhteen tietoja halutaan kirjata henkilölle.
Työsopimukset käytössä	Näyttää tai piilottaa Työsopimukset-välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos henkilöllä halutaan käyttää työsopimuksia.
Siirtymät käytössä	Näyttää tai piilottaa Siirtymät-välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos  henkilölle halutaan lisätä automaattisia siirtymiä.
Lepoajan valvonta	Määrittää, valvotaanko henkilön lepoaikoja. Kun asetuksena on Kyllä ja lepoaikavaroitukset ovat käytössä kalenterissa, henkilölle näytetään varoitus liian lyhyestä lepoajasta.
Koulutus ja osaaminen -rekisteri käytössä	Näyttää tai piilottaa Koulutus ja osaaminen -välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos henkilön koulutustietoja halutaan seurata.
Päätä työaika automaattisesti keskiyöllä jos se on vielä käynnissä	Tämän asetuksen tarkoitus on ehkäistä vahingossa käyntiin jääviä kirjauksia. Jos tämä on kyllä-asennossa, käynnissä oleva työaikamerkintä päätetään  vuorokauden vaihteessa. Jos tämä on ei-asennossa, työaikamerkintä jatkuu niin kauan, kunnes se päätetään käsin.
Bruttopalkan ja työajan määräytyminen	Määrittää onko henkilön työajan- ja palkanlaskenta käytössä. Oltava määritettynä Työsopimukset, jos henkilölle halutaan asettaa bruttopalkan laskentaan ja työajan laskentaan liittyviä asetuksia.
Vie työntekijän palkkarivit palkkojen siirtotiedostoon	Määrittää, viedäänkö työntekijän palkkarivit palkkojen siirtotiedostoon. Kun asetus on valittu, henkilön palkkarivit sisällytetään palkkojen siirtotiedostoon.
Poissaoloanomusten vastaanottajat	Määrittää, kenelle henkilön poissaoloanomukset lähetetään. Jos vastaanottajia ei ole määritetty, käytetään henkilön yksikölle määritettyä poissaoloanomusten vastaanottajaa.
Salli valita vastaanottajat poissaoloanomuksen lähettämisvaiheessa	Määrittää, voiko henkilö valita poissaoloanomukselle vastaanottajat itse anomusta lähettäessään. Kun asetus on Kyllä, henkilö voi valita vastaanottajat poissaoloanomuksen lähettämisen yhteydessä.
Työ (oletus)	Tulee oletuksena tarjolle työaikakirjauksissa. Tätä kannattaa käyttää, jos henkilö kirjaa pääasiallisesti yhtä työtä.

Työsuhde-välilehti

Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdellä on valittu Työsuhteen tiedot käytössä = kyllä.

Työsopimukset-välilehti

Välilehdellä hallinnoidaan henkilön työsopimuksia. Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdeltä on valittu Bruttopalkan ja työajan määräytyminen – Työsopimukset. Katso tarkempi ohje työsopimusten hallinnasta Työsopimukset-sivulta.

Bruttopalkka-välilehti

Välilehti näkyy, jos Asetukset-välilehdellä on valittu kohtaan Bruttopalkan ja työajan määräytyminen – Työsopimukset. Tällä sivulla näytetään ainoastaan nykyinen tuntipalkka, mikäli tämä on oikein määritelty työsopimuksella.

KTA-välilehti

Välilehti näkyy vain, jos organisaatiolle on asetettu Keskituntiansiot -moduuli käyttöön. KTA-välilehdellä voit asettaa henkilölle keskituntiansion manuaalisesti.

Siirtymät-välilehti

Siirtymät-välilehti näkyy vain, jos henkilölle on Yleiset-välilehdellä valittu Siirtymät käytössä = kyllä.

Siirtymät-välilehdellä hallinnoidaan automaattisesti luotaviin siirtymiin liittyviä asetuksia. Jos siirtymät ovat käytössä, kahden tapahtuman väliin luodaan siirtymä automaattisesti, jos se tapahtumien väli on siirtymäasetusten mukainen. Automaattisia siirtymiä käytetään esimerkiksi siivousalalla, jossa kohteesta toiseen siirtymisiin käytettyä aikaa halutaan seurata. Siirtymien avulla tämä on mahdollista automaattisesti ilman tarvetta paikantimille tai manuaalisille kirjauksille.

kenttä	merkitys / Asetus
Siirtymän kohdistuminen	Määrittää, mikä työtehtävä siirtymätapahtumalle lisätään. Asetukset ovat: – Ei käytössä: siirtymälle ei aseteta työtehtävää – Kiinteä työtehtävä: siirtymälle asetetaan Kiinteä työtehtävä siirtymälle -asetuksen mukainen työtehtävä Huom! Kiinteä työtehtävä ei tallennu siirtymille, jos tapahtumaa kirjaavalla käyttäjällä ei ole siihen oikeuksia. – Seuraava tapahtuma: siirtymälle asetetaan alkavan tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka) – Edellinen tapahtuma: siirtymälle asetetaan edellisen tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka) – Jaetaan tapahtumien kesken: Siirtymä pilkotaan kahteen yhtä pitkään osaan, joista ensimmäiselle tulee edellisen tapahtuman tiedot ja jälkimmäiselle aloitetun tapahtuman tiedot (ks. edelliset kohdat)
Siirtymää, joka kestää yli (h) ei lisätä järjestelmään	Siirtymää ei luoda ollenkaan, jos tapahtumien väli on tätä arvoa suurempi. Tällä estetään siirtymien syntyminen esimerkiksi työpäivien välille.
Siirtymän enimmäiskesto (h), jonka ylittävää osaa ei lisätä järjestelmään	Luotavan siirtymän pituus voi olla korkeintaan tämän verran.
Käytä tavallista työn palkkaluokkaa myös siirtymien osalta	Mikäli valinta on Kyllä, niin palkkaluokaksi haetaan henkilön asetuksista löytyvä tai työlle asetettu palkaluokka. Mikäli valinta on Ei niin katso Siirtymien palkkaluokka kohta ala puolelta.
Siirtymän palkkaluokka	Siirtymille kiinteästi asetettava palkkaluokka. Näkyy vain, jos Käytä tavallista työn palkkaluokkaa myös siirtymien osalta = ei.
Automaattinen kilometrikorvaus	Siirtymille asetettava palkkalaji, joka lisätään siirtymille automaattisesti kohteiden välisen lyhimmän ajomatkan perusteella.

Viestintä -välilehti

kenttä	merkitys
Työmääräinten vastaanottotapa	Määrittää, miten henkilö vastaanottaa järjestelmästä lähetetyt työmääräimet. Vaihtoehdot ovat Tekstiviesti, Sähköposti ja Push-ilmoitus. Kun järjestelmästä lähetetään työmääräimiä henkilölle tai ryhmälle, tästä valitaan henkilölle sopivat vastaanottotavat. Viestit lähetetään Yleiset-välilehdellä määritettyyn sähköpostiosoitteeseen ja/tai puhelinnumeroon.
Työnjohto-viestien vastaanottotapa	Määrittää, miten henkilö vastaanottaa työnjohdon viestejä. Vaihtoehdot ovat Tekstiviesti ja Sähköposti.
Tapahtumailmoitusten sähköpostiraportoinnin metodit	Määrittää, missä muodossa tapahtumailmoitukset voidaan lähettää sähköpostiraportointina. Vaihtoehdot ovat Teksti, PDF ja Linkki PDF:ään (avaaminen vaatii kirjautumisen).
Vastaanota esihenkilöviestejä	Määrittää, vastaanottaako henkilö esihenkilöviestejä. Vaihtoehdot ovat kyllä ja ei. Esihenkilöviestit sisältävät tapahtumailmoituksia sekä työmääräysten tilaviestejä.
Näytä seuraavat tiedot mobiilisovelluksessa	Määrittää, mitä työaika- ja saldotietoja henkilölle näytetään mobiilisovelluksessa. Vaihtoehdot ovat Liukumasaldo, Viikon työaika, Päivän työaika, Työajan lyhennysvapaan saldo, Työaikapankin saldo ja Vuosilomasaldo.
Näytä seuraavat tiedot Pro Kellokorttilaitteessa	Määrittää, mitä työaika- ja saldotietoja henkilölle näytetään Pro-kellokorttilaitteessa. Vaihtoehdot ovat Liukumasaldo, Viikon työaika, Päivän työaika, Työaikapankin saldo ja Vuosilomasaldo.
Näytä seuraavat tiedot etusivulla	Määrittää, mitä saldoja henkilölle näytetään järjestelmän etusivulla. Vaihtoehdot ovat Liukumasaldo ja Työaikapankin saldo.
Näytä seuraavat tiedot työlistalla	Määrittää, mitä saldoja henkilölle näytetään työlistalla. Vaihtoehdot ovat Liukumasaldo ja Työaikapankin saldo.
Muistuta henkilöä, jos ei merkintöjä	Määrittää, lähetetäänkö henkilölle muistutus, jos työajasta ei ole merkintöjä. Vaihtoehdot ovat Ei käytössä, 3 päivään, 5 päivään ja 7 päivään. Muistutus lähetetään sähköpostilla klo 06.
Vastaanota automaattisesti lähetettyjä sähköpostiraportteja	Määrittää, vastaanottaako henkilö automaattisesti lähetettyjä sähköpostiraportteja. Valittavissa oleva raportti on Työvuorolista.

Koulutus ja osaaminen -välilehti

Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdellä on valittu Koulutus ja osaaminen -rekisteri käytössä = kyllä.

Ajot ja matkalaskut -välilehti

Ajot ja matkalaskut -välilehdellä hallinnoidaan henkilön asetuksia ajotapahtumiin ja matkalaskuihin liittyen. 

kenttä	merkitys
Koti	Kotia käytetään automaattisessa päivärahalaskennassa tarkastettaessa, onko matka tapahtunut riittävän kaukana kotoa päivärahan saamiseksi. Valittavissa ovat kohteet, joille on Paikannus-välilehdellä valittu Kohteen alue -kenttään Tukikohta.
Pääasialliset työskentelypaikat	Pääasiallisia työskentelypaikkoja käytetään yhdessä kodin (ks. yllä) kanssa automaattisessa päivärahalaskennassa tarkastettaessa, onko matka tapahtunut riittävän kaukana kotoa päivärahan saamiseksi. Valittavissa ovat kohteet, joille on Paikannus-välilehdellä valittu Kohteen alue -kenttään Tukikohta.
Pääasiallinen lounaspaikka	Pääasiallista lounaspaikkaa käytetään yhdessä kodin (ks. yllä) kanssa automaattisessa ateriakorvauksen laskennassa tarkastettaessa, onko matka tapahtunut riittävän kaukana kotoa ateriakorvauksen saamiseksi. Valittavissa ovat kohteet, joille on Paikannus-välilehdellä valittu Kohteen alue -kenttään Tukikohta.
Ajoluokka (oletus)	Jos oletusajoluokka on valittu henkilölle, se asetetaan oletuksena kyseisen henkilön ajotapahtumille ajon alkaessa paikantimella tai tallennettaessa ajo Maxtech-mobiilisovelluksen ajopäiväkirjatoiminnolla. Jos tätä ei ole asetettu, tieto haetaan ajoneuvolta. Kenttä näytetään vain, jos käyttäjällä on moduuli Ajoluokat (hallinta).
Matkan tarkoitus (oletus)	Jos oletus matkan tarkoitus on valittu henkilölle, se asetetaan oletuksena kyseisen henkilön ajotapahtumille ajon alkaessa paikantimella tai tallennettaessa ajo Maxtech-mobiilisovelluksen ajopäiväkirjatoiminnolla. Jos tätä ei ole asetettu, tieto haetaan ajoneuvolta. Kenttä näytetään vain, jos käyttäjällä on moduuli Ajopäiväkirja (Tuote) tai Ajopäiväkirja (mobiili).