Maxtech Easy Työaika™ -palvelun käytön aloittaminen

Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työaika™ -tuotetta.

Pohjatietojen syöttäminen

Jos käytössä on jo ennestään jokin toinen Maxtech Easy™ -tuote, osa kohdista voi olla tarpeettomia. Esimerkiksi henkilöitä ja käyttäjätunnuksia ei tarvitse luoda uudelleen vaan aiemmin luodut toimivat kaikissa tuotteissa.

Henkilöt ja käyttäjätunnukset

Järjestelmän käyttö kannattaa aloittaa perustamalla järjestelmään henkilöt, joiden työaikoja tullaan seuraamaan. Työajanseurannassa alkuun pääsee tallentamalla henkilölle etu- ja sukunimen sekä työsähköpostiosoitteen. Muita asetuksia voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan. Tarkempi ohje henkilöiden hallinnoinnista löytyy tukiportaalin Henkilöstö-ohjesivulta. Työaikaliukuman asetuksiin liittyvät ohjeet löytyvät sivulta Työaikaliukuman, työaikapankin ja ylitöiden ohjeet (Maxtech Easy).

Järjestelmään kirjautumista ja tapahtumien kirjaamista varten henkilöille on luotava myös käyttäjätunnukset. Jos henkilöitä on monta, helpoiten tämä onnistuu valitsemalla Henkilöstö-näkymässä henkilöt, joille halutaan luoda saman tyyppiset käyttäjätunnukset (järjestelmässä on oletuksena käyttäjäprofiilit esihenkilölle ja työntekijälle sekä kaikki oikeudet sisältävä pääkäyttäjäprofiili) ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.

Käyttäjätunnuksia voi myös perustaa yksittäisille henkilöille painamalla henkilön kohdalta Lisää käyttäjä tai käyttäjien hallinnasta luomalla käyttäjätunnukset ja liittämällä valitut henkilöt niihin. Tarkempia ohjeita käyttäjätunnusten ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnointiin löytyy tukiportaalin sivuilta:

• Käyttäjät (Maxtech Easy)
• Käyttäjäprofiilit (Maxtech Easy)
• Toimintoprofiilit (Maxtech Easy)
• Sisältöprofiilit (Maxtech Easy)

Kirjaamiseen liittyvät asetukset

Kirjaamiseen liittyvät asetukset hallinnoidaan kirjausmalleilla (tarkempi ohje tukiportaalissa). Ne määrittävät mitä tietoa kirjauksille saa ja mitä täytyy syöttää ja missä käyttöliittymissä (web / mobiili) kirjauksia voi tehdä. Järjestelmässä on oletuksena kirjausmallit työaika-, lounastauko- ja poissaolokirjauksille. Tarkista, että kirjausasetukset on määritetty halutulla tavalla. Voit vapaasti muokata, poistaa ja luoda uusia malleja tarpeesi mukaan.

Jos kirjauksia halutaan kohdentaa tarkemmin, kannattaa tutustua järjestelmän seurantatasoihin, joiden avulla esimerkiksi työajan kohdistumisesta saadaan kattavammat raportit:

• Asiakkaat
• Kohteet – (tarkempi ohje tukiportaalissa)
• Työt – (tarkempi ohje tukiportaalissa)
• Työluokat / -vaiheet
• Kustannuspaikat

Työaikojen ja poissaolojen kirjaaminen ja kirjausten tarkastaminen

Työaikoja ja poissaoloja voi kirjata kirjausmallien asetusten mukaisesti mobiilisovelluksessa (Android ja iPhone) ja web-käyttöliittymässä. Työaikakirjausten yleisohjeistus ja esittely erilaisista kirjaustavoista löytyy tukiportaalin sivulta Työaikojen kirjaaminen (Maxtech Easy). Tukiportaalissa on myös tarkemmat ohjeet mobiilituntikirjaukselle sekä web-tuntikirjaukselle

Poissaolojen kirjaamisesta sekä ennalta anottavien poissaolojen anomisesta on ohjeistusta sivulla Poissaolojen kirjaaminen (Maxtech Easy).

Kirjausten tarkastamisesta ja hyväksynnästä on ohjeet tukiportaalin sivulla Kirjausten tarkastaminen ja hyväksyntä (Maxtech Easy).

Työaikojen tarkastelu ja raportointi

Esihenkilöt voivat tarkastella kirjauksia esimerkiksi Kalenteri-näkymässä (tarkempi ohje tukiportaalissa). Raporttimuodossa työaikoja voi tarkastella ja viedä järjestelmästä Tuntiraportti-näkymästä (tarkempi ohje tukiportaalissa).

Yhteiskäyttö työvuorosuunnittelun kanssa

Jos käytössä on myös Maxtech Easy Työvuorot™ -tuote, työajanseurannan pohjana voi käyttää työvuorosuunnittelua. Työntekijät voivat kirjata toteutuneita työaikoja suunnitelluille vuoroille suoraan mobiilisovelluksen työvuorolistalta, jos se on sallittu. Lisäksi muita työaikojen kirjaamistapoja voi käyttää tavalliseen tapaan yhdessä työvuorosuunnittelun kanssa. Jos kirjattu tapahtuma vastaa suunniteltua tapahtumaa (tapahtuman tyyppi ja seurantatasot ovat samat kuin suunnitellulla tapahtumalla) ja kirjaus on suunnitellun tapahtuman sallittujen aloitus- ja lopetusaikojen välissä, se kiinnittyy automaattisesti suunniteltuun tapahtumaan.