Henkilöstö (Maxtech Easy)

Tämä ohje koskee Maxtech Easy™ -palvelua. Näkymästä on erillinen ohje Maxtech Pro™-palvelulle.

Henkilöstö-näkymässä hallinnoidaan henkilöitä, joille kirjaukset kohdistetaan. Henkilön tiedoissa hallinnoidaan nimi- ja yhteystietojen lisäksi muun muassa henkilön oletusasetuksia (esimerkiksi työ, kohde, asiakas) sekä työsuhteeseen liittyvää tietoa ja työajanseurannan asetuksia (esimerkiksi normaalin työajan, ylitöiden aikarajoja ja liukumasääntöjä).

Jos henkilö käyttää järjestelmää itse, on hänellä lisäksi oltava henkilöön liitetty käyttäjätunnus. Käyttäjä, jolla on organisaation käyttäjien hallintaoikeus, voi lisätä yksittäisille henkilöille käyttäjätunnukset Henkilöstö-näkymän Käyttäjäoikeudet-sarakkeesta. Massana käyttäjätunnusten lisäys onnistuu helposti valitsemalla halutut henkilöt näkymästä ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.

Henkilöitä voi lisätä ja olemassa olevien henkilöiden tietoja päivittää Tiedon tuonti -toiminnolla, joka näkyy painikkeena näkymän alalaidassa. Painike näkyy käyttäjille, joilla on oikeudet Tiedon tuonti -moduuliin.

Henkilöstöön liittyvät oikeudet
Seuraavat moduulit määrittävät henkilöstöön liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.

MODUULI	MERKITYS
Henkilöstö (Hallinta)	Pääsy tähän näkymään
Tiedon tuonti	Henkilöiden luonti ja päivittäminen xlsx-tiedostotuonnilla (vaatii lisäksi Henkilöstö (Hallinta) -moduulin)
Henkilöstö	Henkilöiden valinta järjestelmän näkymissä Henkilö-suodattimen käyttö

Henkilöstöön liittyvät yleiset asetukset
Näkymän yläreunan -kuvakkeesta voi asettaa järjestelmän luomaan henkilönumerot automaattisesti uusille henkilöille.

Henkilöstö-näkymän tärkeimmät asetukset

Yleiset-välilehti

Yleiset-välilehdellä hallinnoidaan henkilön nimi- ja yhteystiedot sekä muuta perustietoa.

Asetukset-välilehti

Asetukset-välilehden valinnat vaikuttavat henkilön tiedoissa näkyviin valintoihin, työajanseurannan toimintaan sekä kirjauksiin

KENTTÄ	TARKOITUS
Työsuhteen tiedot käytössä	Näyttää tai piilottaa Työsuhde-välilehden tiedot. Oltava kyllä-asennossa, jos työsuhteen tietoja halutaan kirjata henkilölle.
Työsopimukset käytössä	Näyttää tai piilottaa Työsopimukset-välilehden tiedot. Oltava kyllä-asennossa, jos henkilön työaika-asetuksia halutaan hallinnoida.
Siirtymät käytössä	Näyttää tai piilottaa Siirtymät-välilehden tiedot. Oltava kyllä-asennossa, jos henkilölle halutaan lisätä automaattisia siirtymiä.
Työaikaliukuma käytössä	Näyttää tai piilottaa Työaikaliukuma-välilehden tiedot. Oltava muussa kuin Ei käytössä -asennossa, jos henkilöllä halutaan käyttää työaikaliukumaa.
Päätä työaika automaattisesti keskiyöllä jos se on vielä käynnissä	Tämän asetuksen tarkoitus on ehkäistä vahingossa käyntiin jääviä kirjauksia. Jos tämä on kyllä-asennossa, käynnissä oleva työaikamerkintä päätetään vuorokauden vaihteessa. Jos tämä on ei-asennossa, työaikamerkintä jatkuu niin kauan, kunnes se päätetään käsin.
Työ (oletus) Työluokka (oletus) Kohde (oletus) Kustannuspaikka (oletus)	Valitut oletukset tulevat tarjolle kirjauksiin. Näitä kannattaa käyttää ajan säästämiseksi, jos henkilö kirjaa pääasiallisesti samanlaisia kirjauksia.
Poissaoloanomusten vastaanottaja	Henkilö, jolle viesti poissaoloanomuksista lähetetään.

Työsuhde-välilehti

Välilehdellä hallinnoidaan henkilön työsuhteen tietoja. Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdellä on valittu Työsuhteen tiedot käytössä = kyllä.

Kenttien Ensimmäinen työsuhde alkoi ja Työsuhde päättyi tiedot huomioidaan Kalenteri-näkymässä valinnan Korosta päivät, jolloin henkilön työsopimus tai työsuhde ei ole voimassa yhteydessä.

Työsopimukset-välilehti

Välilehdellä hallinnoidaan henkilön työaika-asetuksiin vaikuttavia työsopimuksia. Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdeltä on valittu Työsopimukset käytössä = kyllä.

Katso tarkempi ohje työsopimusten hallinnasta Työsopimukset-sivulta.

Siirtymät-välilehti

Siirtymät-välilehdellä hallinnoidaan automaattisesti luotaviin siirtymiin liittyviä asetuksia. Siirtymät-välilehti näkyy vain, jos henkilölle on Yleiset-välilehdellä valittu Siirtymät käytössä = kyllä.

Siirtymien ollessa käytössä kahden tapahtuman väliin luodaan siirtymä automaattisesti, jos tapahtumien väli on siirtymäasetusten mukainen. Automaattisia siirtymiä voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa, jossa työtä suoritetaan eri paikoissa ja työaika kirjataan vain tehdyn työn osalta, mutta paikasta toiseen siirtymiseen käytettyä aikaa halutaan myös seurata. Siirtymien avulla tämä on mahdollista automaattisesti.

KENTTÄ	MERKITYS / ASETUS
Siirtymän kohdistuminen	Määrittää, mikä työtehtävä siirtymätapahtumalle lisätään. Asetukset ovat: – Ei käytössä: siirtymälle ei aseteta työtehtävää – Kiinteä työtehtävä: siirtymälle asetetaan Kiinteä työtehtävä siirtymälle -asetuksen mukainen työtehtävä Huom! Kiinteä työtehtävä ei tallennu siirtymille, jos tapahtumaa kirjaavalla käyttäjällä ei ole siihen oikeuksia. – Seuraava tapahtuma: siirtymälle asetetaan alkavan tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka) – Edellinen tapahtuma: siirtymälle asetetaan edellisen tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka) – Jaetaan tapahtumien kesken_: Siirtymä pilkotaan kahteen yhtä pitkään osaan, joista ensimmäiselle tulee edellisen tapahtuman tiedot ja jälkimmäiselle aloitetun tapahtuman tiedot (ks. edelliset kohdat)
Siirtymää, joka kestää yli (h) ei lisätä järjestelmään	Siirtymää ei luoda ollenkaan, jos tapahtumien väli on tätä arvoa suurempi. Tällä estetään siirtymien syntyminen esimerkiksi työpäivien välille.

KENTTÄ

MERKITYS / ASETUS

Siirtymän kohdistuminen

Määrittää, mikä työtehtävä siirtymätapahtumalle lisätään. Asetukset ovat:
– Ei käytössä: siirtymälle ei aseteta työtehtävää
– Kiinteä työtehtävä: siirtymälle asetetaan Kiinteä työtehtävä siirtymälle -asetuksen mukainen työtehtävä
Huom! Kiinteä työtehtävä ei tallennu siirtymille, jos tapahtumaa kirjaavalla käyttäjällä ei ole siihen oikeuksia.
– Seuraava tapahtuma: siirtymälle asetetaan alkavan tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka)
– Edellinen tapahtuma: siirtymälle asetetaan edellisen tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka)
– Jaetaan tapahtumien kesken_: Siirtymä pilkotaan kahteen yhtä pitkään osaan, joista ensimmäiselle tulee edellisen tapahtuman tiedot ja jälkimmäiselle aloitetun tapahtuman tiedot (ks. edelliset kohdat)

Siirtymää, joka kestää yli (h) ei lisätä järjestelmään

Siirtymää ei luoda ollenkaan, jos tapahtumien väli on tätä arvoa suurempi. Tällä estetään siirtymien syntyminen esimerkiksi työpäivien välille.

Työaikaliukuma-välilehti

Työaikaliukuma-välilehdellä hallinnoidaan työaikaliukumaan liittyviä asetuksia. Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdellä on valittu kohtaan Työaikaliukuma käytössä joku muu valinta kuin tyhjä tai Ei käytössä.

Työaikaliukuman asetusten lisäksi henkilöllä on oltava työsopimus, jossa on määritetty työaikaliukuman laskennassa käytettävä henkilön päivittäinen normaalityöaika.

KENTTÄ	MERKITYS / ASETUS
Työaikaliukuman alkusaldo	Alkusaldolla saadaan liukuman laskenta alkamaan oikeasta määrästä, kun järjestelmä otetaan käyttöön. Ei tarvita uusille työntekijöille, joilla saldo alkaa nollasta.
Työaikaliukuman alkusaldon päiväys	Aseta tähän päivämäärä, jolle alkusaldo on laskettu.
Työaikaliukuman esitystapa	– Reaaliaikainen: Näytetään reaaliaikainen saldo. Voi näyttää liikaa, jos taukoja on kirjaamatta. – Näytä eilisen loppusaldo: Kuluvan päivän kirjauksia ei huomioida saldossa.
Työaikaliukuman asetukset	Jos useammalla työntekijällä on käytössä sama liukumaraja, on suositeltavaa käyttää tätä valintaa henkilökohtaisen asetuksen sijasta, jolloin mahdollisia muutoksia ei tarvitse tehdä jokaiselle henkilölle erikseen.
Työaikaliukuman enimmäismäärä	Maksimisaldo, jonka yli menevää aikaa ei huomioida liukuman laskennassa. Kenttä näkyy vain, jos Työaikaliukuman asetuksia ei ole valittu.