Maxtech Easy Työkartta™ -palvelun käytön aloittaminen

Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työkartta™ -tuotetta.

Pohjatietojen syöttäminen ja muut käytön valmistelut

Jos käytössä on jo ennestään jokin toinen Maxtech Easy™ -tuote, osa kohdista voi olla tarpeettomia. Esimerkiksi henkilöitä ja käyttäjätunnuksia ei tarvitse luoda uudelleen vaan aiemmin luodut toimivat kaikissa tuotteissa.

Henkilöt ja käyttäjätunnukset

Järjestelmän käyttö kannattaa aloittaa perustamalla järjestelmään henkilöt, jotka käyttävät seurattavia ajoneuvoja. Työkartassa alkuun pääsee tallentamalla henkilölle etu- ja sukunimen sekä työsähköpostiosoitteen. Muita asetuksia voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan. Tarkempi ohje henkilöiden hallinnoinnista löytyy tukiportaalin Henkilöstö-ohjesivulta.

Järjestelmään kirjautumista ja kirjausten tekemistä varten henkilöille on luotava myös käyttäjätunnukset. Jos henkilöitä on monta, helpoiten tämä onnistuu valitsemalla Henkilöstö-näkymässä henkilöt, joille halutaan luoda saman tyyppiset käyttäjätunnukset (järjestelmässä on oletuksena käyttäjäprofiilit esihenkilölle ja työntekijälle sekä kaikki oikeudet sisältävä pääkäyttäjäprofiili) ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.

Käyttäjätunnuksia voi myös perustaa yksittäisille henkilöille painamalla henkilön kohdalta Lisää käyttäjä tai käyttäjien hallinnasta luomalla käyttäjätunnukset ja liittämällä valitut henkilöt niihin. Tarkempia ohjeita käyttäjätunnusten ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnointiin löytyy tukiportaalin sivuilta:

• Käyttäjät (Maxtech Easy)
• Käyttäjäprofiilit (Maxtech Easy)
• Toimintoprofiilit (Maxtech Easy)
• Sisältöprofiilit (Maxtech Easy)

Ajoluokat

Ajoluokilla seurataan kohteissa tehtyjä sopimustöitä. Kun kohteessa ajetaan tietty ajoluokka valittuna, merkitsee järjestelmä siihen liittyvän sopimustyön tehdyksi kyseisen kohteen osalta. Kohteen sopimukselle (ks. tarkempi ohje alla) määritetään ajoluokat (esimerkiksi hiekoitus ja auraus), joiden mukaiset työt kohteessa tulee tehdä.

Ajoluokille voi valita haluamansa värin, jolloin ajoluokan mukaisten ajojen reitit näytetään karttanäkymissä valitulla värillä. Tämä helpottaa erilaisten ajojen tunnistamista.

Ajoneuvot

Ajoneuvot-näkymässä hallinnoidaan konetöissä käytettäviä ajoneuvoja. Ajoneuvolle voi perustietojen lisäksi asettaa halutun kuvakkeen ja värin karttanäkymiin, jolloin se on helpompi erottaa muista ajoneuvoista karttanäkymissä.

Ajoluokat-välilehdellä asetetaan ajoneuvolla käytettävissä olevat ajoluokat. Vain valitut ajoluokat ovat valittavissa kyseiseen ajoneuvoon liitetyn ajoneuvopäätteen mobiilisovelluksessa. Jos usealla ajoneuvolla on tarve käyttää samanlaista listaa ajoluokista, voi luoda ajoluokkien määrityksiä, joihin listataan halutut ajoluokat ja kiinnittää määritykset haluttuihin ajoneuvoihin. Tällöin jokaiselle ajoneuvolle ei tarvitse lisätä ajoluokkia yksittäin ja ajoluokkien hallinnointi ajoluokkien määritystä käyttäville ajoneuvoille onnistuu vain määritystä päivittämällä eli yksittäisiin ajoneuvoihin ei tarvitse tehdä muutoksia.

Sopimusten hallinta

Sopimukset-näkymässä hallinnoidaan sopimustöitä ja niiden automaattista aktivoitumista. Jokaiselle sopimustyölle määritetään ajoluokka, jolla työ tunnistetaan, päivä/päivät sekä kellonaika jolloin työ aktivoituu suoritettavaksi. Jos työn halutaan aktivoituvan useamman kerran päivässä, voit lisätä sille useamman rivin, joihin asetat eri kellonajat. Järjestelmä muuttaa sopimustyöt tekemättömäksi ajastuksen mukaisesti.

Ajastusten lisäksi sopimustyölle valitaan, miten se kuittaantuu tehdyksi. Jos manuaalista kuittausta ei vaadita, työ kuittaantuu tehdyksi, kun kohteen alueella käydään ja ajoneuvopäätteessä on oikea ajoluokka päällä. Jos manuaalinen kuittaus vaaditaan, on työntekijän merkittävä ajoneuvopäätteeltä työ käsin tehdyksi kohteen alueella oltaessa. Manuaalista kuittausta voidaan hyödyntää esimerkiksi tilanteessa, jossa alueen läpi tai sen läheltä ajetaan ja on riski, että automaattinen kuittaus kirjaantuu virheellisesti.

Sopimukset liitetään kohteen tietoihin kohteen asetuksissa. Kohteella voi olla kerrallaan vain yksi sopimus, joten sopimuksella on oltava määritettynä kaikki tarpeelliset työt. Sama sopimus voi olla käytössä rajattomalla määrällä kohteita.

Asiakkaiden lisääminen järjestelmään

Asiakkaat-näkymässä voit perustaa järjestelmään asiakkaat, joiden kohteissa työt tehdään. Asiakastietoja ei ole pakko hallinnoida erillään kohteista, mutta asiakkaiden lisääminen helpottaa raportointia, jos samalle asiakkaalle on monta eri kohdetta.

Kohteiden ja alueiden lisääminen järjestelmään

Kohteet-näkymässä hallinnoidaan fyysisesti eri paikoissa sijaitsevia kohteita, joissa töitä suoritetaan. Työkarttakäytössä kohteelle on nimen lisäksi määritettävä alue, jonka perusteella järjestelmä tietää, milloin kohteessa on käyty. Kun kohteelle syötetään osoite, järjestelmä muodostaa alueen automaattisesti sen perusteella. Jos automaattinen alueen muodostus ei toimi tai aluetta halutaan muuten muokata, se onnistuu klikkaamalla kohteiden päänäkymästä halutun kohteen Osoite-sarakkeessa näkyvää kuvaketta ( / / ). Kohteita voi lisätä myös Kartta-näkymän kautta. Huomaa, että vain kohteet, joille on määritetty alue näkyvät mobiilisovelluksessa.

Nimen ja osoitteen lisäksi kohteelle on liitettävä sopimus, jonka mukaan kohteen sopimustyöt aktivoidaan. Tämä tapahtuu valitsemalla kohteen tiedoista Paikannus-välilehdeltä kentän Värin määräytyminen arvoksi Sopimusperusteinen, valitsemalla haluttu sopimus ja asettamalla sille voimassaoloaika.

Ajoneuvopäätteiden asennus ja asetukset

Työkartan käyttöä varten jokaiseen paikannettavaan ajoneuvoon on asennettava Android- tai iOS-laite, jolla ajoneuvon sijaintitiedot ja käytetyt ajoluokat tallennetaan. Laite on suositeltavaa asentaa mahdollisuuksien mukaan siten, että sille on jatkuva virransyöttö ainakin paikannuksen ollessa käytössä. Tämä varmistaa parhaan tuloksen sijaintitietojen tallennuksesta. Lisäksi laitteen virransäästöasetukset on kytkettävä pois päältä Maxtech-sovelluksen osalta, jotta laitteen käyttöjärjestelmä ei häiritse sijainnin tallennusta. Jos virransäästöasetuksia ei poisteta käytöstä, laite saattaa jättää osan sijainneista tallentamatta tai jopa katkaista tallennuksen kokonaan.

Virransäästöasetukset riippuvat laitteesta, mutta esimerkiksi Android-laitteissa asetukset löytyvät yleensä valikosta Asetukset > Sovellukset > Maxtech-sovellus. Sovelluksen asetuksista kannattaa asettaa erilaiset akun optimointitoiminnot asentoon Älä optimoi akun käyttöä / Ei käytössä. Lisäksi kannattaa varmistaa, että mobiilidatan osalta on sallittu taustadatan käyttö, jotta sovellus saa varmasti päivitettyä tiedot taustajärjestelmään.

Laitteen asetuksista (-valinta sovelluksen vasemmassa yläkylmassa ja sen alta Asetukset) on valittava kiinteäksi ajoneuvoksi ajoneuvo, johon laite on liitetty. Ajot kohdistetaan tämän valinnan perusteella. Tämän asetuksen voi asettaa vain käyttäjä, jonka toimintoprofiililla on sallittu moduuli Laitekohtaiset asetukset (mobiili).

Ajoneuvopäätteen käyttäminen

Kirjautuminen

Ajoneuvopäätteelle on helpointa kirjautua käyttämällä QR-koodikirjautumista. QR-koodilla kirjautuminen vaatii, että käyttäjällä on käytössä toinen laite, johon on aiemmin kirjauduttu omilla tunnuksilla ja käyttäjällä on oikeus moduuliin Kirjautuminen toiseen laitteeseen QR-koodilla (mobiili). QR-koodikirjautuminen aloitetaan valitsemalla ajoneuvopäätteen kirjautumisnäkymästä QR-koodikirjautuminen. Ajoneuvopääte näyttää QR-koodin, joka luetaan oman laitteen QR-koodien lukeminen -toiminnolla. QR-koodin lukeminen kirjaa käyttäjän automaattisesti sisään.

Käyttäminen

Parhaan tuloksen varmistamiseksi laitteen on oltava jatkuvassa virrassa ja näytön päällä paikannuksen aikana. Mobiilisovelluksen kartan käyttämisestä ja ajojen kirjaamisesta on erillinen ohje.

Yhteiskäyttö muiden tuotteiden kanssa

Työkartan kanssa voi käyttää myös Maxtech Easy Työaika™– ja Maxtech Easy Työvuorot™ -palveluja, jolloin työajanseuranta ja/tai työvuorosuunnittelu saadaan hoidettu kätevästi samassa palvelussa. Käytössä olevia palveluita voi hallinnoida tuotteiden ja moduulien hallintanäkymästä.