Työvuorojen suunnitteleminen (Maxtech Easy)

Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotetta.

Maxtech Easy -järjestelmässä on erilaisiin tarpeisiin sopivia tapoja työvuorojen suunnitteluun. Kaikkia tapoja voidaan tarvittaessa käyttää yhdessä parhaan kokonaisuuden saavuttamiseksi. Kaikilla tavoilla suunniteltuja vuoroja voidaan myös tarpeen mukaan muokata esimerkiksi Kalenteri-näkymässä, kun muutostarpeita ilmenee.

Kaikissa suunnittelutavoissa voidaan tarpeiden mukaan hyödyntää kahta eri tapahtuman tilaa – valmistelu ja suunniteltu. Näiden tilojen ero on, että valmistelu-tilassa olevat vuorot eivät näy työntekijöille, jolloin niitä voidaan vapaasti siirrellä ja muokata ilman, että ne aiheuttavat epäselvyyksiä.

Suunniteltu-tilassa olevat vuorot näkyvät niihin kiinnitetylle työntekijälle elleivät ne ole työntekijän käyttäjäprofiilin Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetuksen rajaamien aikojen ulkopuolella.

Jos työvuorolistat julkaistaan säännöllisesti tietty viikkomäärä kerrallaan, voidaan työvuorot suunnitella valmistelu-tilassa ja hoitaa niiden julkaisu muuttamalla vuorot suunnitelluiksi esimerkiksi viikko kerrallaan vaikka Kalenteri-näkymän Merkitse suunnitelluksi -toiminnolla. Vaihtoehtoisesti työntekijöiden käyttäjäprofiililla voidaan rajata näkyvyys haluttuun viikkomäärään ja huolehtia siitä, että suunnitellut vuorot ovat ajan tasalla vähintään sen ajan päähän.

Yksittäin suunnitellut vuorot

Kalenteri-näkymässä voi suunnitella työvuorot yksittäin lisäämällä vuorot halutuille henkilöille ja ajoille ja syöttämällä niille tarpeelliset vuorokohtaiset tiedot. Vuoro lisätään painamalla halutun henkilön ja päivän kohdalta -painiketta ja valitsemalla Lisää tapahtuma. Varmista, että Tapahtuman tila on suunniteltu ja täytä halutut tiedot. Tallennettuasi vuoron, se näkyy heti vuorolle valitun henkilön työvuorolistalla.

Yksittäiset vuorot, joille ei ole asetettu työntekijää voidaan myös asettaa Kalenteri-näkymässä työntekijöiden vastaanotettaviksi, jolloin työntekijät näkevät tarjotut vuorot mobiilisovelluksen Avoimet vuorot -näkymässä ja voivat itse ottaa heille sopivat vuorot vastaan.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa vuorot eivät yleensä toistu samanlaisina ja sopiva henkilö valitaan vuorokohtaisten vaatimusten perusteella. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle sovittu keikkasiivous, jolle valitaan sopiva tekijä osaamisen ja vaaditun aikataulun perusteella.

Toistuvat vuorot

Yksittäisen vuoron (katso edellinen kohta) voi asettaa toistumaan säännöllisesti halutuin aikavälein Toistot-välilehden asetuksilla. Tee vuoro vastaavasti kuin yksittäinen vuoro, mutta lisää sille halutut toistoasetukset Toistot-välilehdellä. Järjestelmä luo toistoasetuksen mukaiset vuorot automaattisesti. Toistuvia vuoroja voi helposti hallinnoida Kalenteri-näkymän Toiminnot-valikosta löytyvällä Toistuvat tapahtumat -työkalulla.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa yksittäiset vuorot toistuvat säännöllisesti samanlaisina. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle säännöllisesti toistuvana sovittu siivoustyö. Jos vuoron suorittava henkilö suunnitellaan vuorokohtaisesti, voi toistuvan vuoron luoda ilman valittua henkilöä, jolloin vuorot näkyvät Kalenteri-näkymän Tapahtumat ilman työntekijää -rivillä, josta ne voi vetää ja pudottaa halutuille henkilöille.

Työvuoromallien pohjalta suunnitellut vuorot

Työvuoromallit-näkymässä voi luoda vuoroja, joilla on kiinteät alku- ja loppuajat. Luodut työvuoromallit ovat käytettävissä työvuorosuunnittelun pohjana Kalenteri-näkymässä. Työvuoromalleja voidaan vetää ja pudottaa kalenteriin halutuille henkilöille, mikä nopeuttaa suunnittelua huomattavasti. Työvuoromalli säilyy näkyvissä sen jälkeen, kun se on lisätty henkilölle, jolloin sitä voi uudelleenkäyttää rajattomasti. Työvuoromallit näkyvät kalenterin yläpuolella, kun kalenterin asetuksista on valittu Näytä työvuoromallit -valinta. Työvuoromallien kanssa voi myös hyödyntää värikoodausta suunnitelun tukena. Katso tarkemmat ohjeet Työvuoromallit-näkymän ja Kalenteri-näkymän ohjeista.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa työvuoroilla on säännölliset ajat, mutta tekijät valitaan tapauskohtaisesti. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä ennalta määritellyllä aikavälillä, mutta joihin valitaan henkilöt joustavasti.

Toistuvat työvuorolistat

Jos työvuorot toistuvat määrätyillä henkilöillä säännöllisissä jaksoissa pääosin samanlaisina, kannattaa suunnittelussa hyödyntää toistuvia työvuorolistoja. Niiden avulla kokonainen työvuorolista voidaan suunnitella tarvittavan pituiselle jaksolle ja asettaa toistumaan automaattisesti. Järjestelmä luo työvuorot ajastuksen perusteella automaattisesti. Työvuoromalleja (ks. ylempänä) voi käyttää toistuvien työvuorolistojen kanssa vastaavasti kuin Kalenteri-näkymässä.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa tietyn mittainen työvuorolista kiertää säännöllisin välein ja vuorot ovat lähtökohtaisesti kiinteästi samoilla henkilöillä. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä työvuorokierrolla samanlaisina.