Työvuorolista (Maxtech Easy)

Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotetta. Lisäksi Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotteen mobiilityövuorolistalle on oma ohjeet.

Työvuorolistanäkymässä voi tarkastella suunniteltuja työvuoroja omien käyttöoikeuksien puitteissa. Tyypillisillä käyttöoikeuksilla työntekijät näkevät omat vuorot ja esihenkilöt sekä pääkäyttäjät näkevät kaikkien työntekijöiden vuorot. Oikeuksia voi tarvittaessa rajoittaa tarkemmin sisältöprofiilien asetuksilla.

Työvuorolistan toimittaminen työntekijöille

Työvuorolistan toimittaminen järjestelmässä

Useimmiten helpoin tapa työvuorolistojen jakelulle on jakaa ne työntekijöille järjestelmässä. Tällöin työntekijät, joilla on tunnukset järjestelmään, näkevät omat vuoronsa mobiilisovelluksen ja web-järjestelmän työvuorolistoilta. Työvuorojen julkaisemista järjestelmässä on kuvattu tarkemmin ohjesivulla Työvuorojen julkaiseminen työntekijöille (Maxtech Easy).

Työvuorolistan toimittaminen sähköpostilla

Työvuorot voidaan järjestelmässä julkaisemisen sijaan tai sen lisäksi lähettää työntekijöille sähköpostiin Työvuorolista-näkymästä. Sähköpostit voidaan lähettää ajastetusti tai käsin.

Ajastettu lähetys

Ajastetulla lähetyksellä järjestelmä toimittaa työvuorolistat automaattisesti asetusten mukaan. Ajastetun lähetyksen asetuksia hallinnoidaan painamalla -kuvaketta järjestelmän oikeasta ylänurkasta ja painamalla Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Työvuorolistan ajastettu lähetys -kohdasta Ajastuksen asetukset -painiketta. Ajastuksia voidaan tehdä useita, jos esimerkiksi eri henkilöstöryhmille tai eri kohteiden työntekijöille halutaan lähettää työvuorolistat eri aikoina ja/tai erilaisilla asetuksilla.

Ajastetun lähetyksen tärkeimmät asetukset

asetus	merkitys
Nimi	Asetuksen yksilöivä nimi, joka ei näy työntekijöille. Esimerkiksi ”Toimipisteen 1 työvuorot”.
Viesti raportille	Työvuorolista-sähköpostiin sisällytetään tämä teksti. Sama teksti tulee kaikkien vastaanottajien viesteihin.
Suoritusajankohta	Ensimmäinen aika, jolloin työvuorolista toimitetaan ajastuksen perusteella.
Lähetyksen aikaväli	Määrittää yhdessä aikavälin tyyppi -valinnan kanssa, miten usein työvuorolista lähetetään sähköpostiin.
Aikavälin tyyppi	Määrittää yhdessä lähetyksen aikaväli -valinnan kanssa, miten usein työvuorolista lähetetään sähköpostiin.
Kuinka pitkälle tulevaisuuteen vuorot listataan	Määrittää yhdessä seurantajakson tyyppi -valinnan kanssa, miten pitkälle tulevaisuuteen vuoroja listataan lähetysajankohdasta laskettuna.
Seurantajakson tyyppi	Määrittää yhdessä kuinka pitkälle tulevaisuuteen vuorot listataan -valinnan kanssa, miten pitkälle tulevaisuuteen vuoroja listataan lähetysajankohdasta laskettuna.
Raporttiin sisällytettävät tapahtuman tyypit	Vain valitun tyyppiset tapahtumat näytetään sähköpostiin toimitettavalla työvuorolistalla.
Raportti lähetetään, vaikka ei olisi yhtään vuoroa	Jos on valittu, työvuorolistaviesti toimitetaan myös henkilöille, joilla ei ole yhtään vuoroa.

Manuaalinen lähetys

Työvuorolistat voi toimittaa myös lähettämällä ne käsin haluttuna aikana työvuorolistan vasemman ylänurkan Lähetä sähköpostiin -painikkeella. Valittavana ovat henkilöt, joiden tietoihin on asetettu sähköpostiosoite. Viesti-kenttään voi halutessaan lisätä työvuorolista-sähköpostiin sisällytettävän tekstin. Oletuksena toimitetaan henkilökohtaiset työvuorolistat, mutta jos haluat lähettää näkyviin haetun työvuorolistan kaikille työntekijöille, poista valinta kohdasta Lähetä vastaanottajille vain henkilökohtaiset vuorot.

Manuaalisen lähetyksen tärkeimmät asetukset

Manuaalisen lähetyksen asetuksia hallinnoidaan painamalla -kuvaketta järjestelmän oikeasta ylänurkasta. Asetukset löytyvät Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Käsin lähetettävän työvuorolistasähköpostin asetukset -kohdasta.

asetus	merkitys
Sähköposti-ilmoituksessa näytettävät tapahtumatyypit	Vain valitun tyyppiset tapahtumat näytetään sähköpostiin toimitettavalla työvuorolistalla.

Työvuorolistan tärkeimmät asetukset

-kuvake näkymän yläreunassa

Näkymässä hallinnoidaan Työvuorolista-näkymän organisaatiotason asetuksia ja oletusvalintoja. Jos asetusnäkymä avataan Työvuorolista-näkymästä, se näyttää suoraan työvuorolistaan liittyvät asetukset. Muuten on valittava asetusnäkymän vasemmasta reunasta kohta Työvuorolista.

Asetukset-valikko työvuorolistan yläreunassa

Valikossa olevat valinnat ovat käyttäjäkohtaisia eivätkä vaikuta muihin käyttäjiin.

asetus	merkitys
Näytä tyhjät rivit	Jos on valittu, listalla näytetään kaikki henkilöt riippumatta siitä, onko heille suunniteltu vuoroja. Tällöin voi lisävalinnalla asettaa ilman työvuoroa olevat henkilöt näkymään listan lopussa. Jos ei ole valittu, näkymässä näytetään vain henkilöt, joille on valitulla aikavälillä vähintään yksi näytettävä tapahtuma.
Näytä päiväkohtaiset summat	Näyttää tai piilottaa suunniteltujen (ja toteutuneiden) tuntien summan jokaisen päivän kohdalla.
Näytä lisää tietoja	Mahdollistaa vuorojen lisätietojen näyttämisen valinnan mukaan.
Ryhmittely	Valinta määrittää, näytetäänkö vuorot työvuorolistalla työntekijä- vai kohdekohtaisesti.