Maxtech Easy Työvuorot™ -palvelun käytön aloittaminen
Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotetta.
Pohjatietojen syöttäminen
Jos käytössä on jo ennestään jokin toinen Maxtech Easy™ -tuote, osa kohdista voi olla tarpeettomia. Esimerkiksi henkilöitä ja käyttäjätunnuksia ei tarvitse luoda uudelleen vaan aiemmin luodut toimivat kaikissa tuotteissa.
Henkilöt ja käyttäjätunnukset
Järjestelmän käyttö kannattaa aloittaa perustamalla järjestelmään henkilöt, joille työvuoroja tullaan suunnittelemaan. Työvuorosuunnittelussa alkuun pääsee tallentamalla henkilölle etu- ja sukunimen sekä työsähköpostiosoitteen. Muita asetuksia voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan. Tarkempi ohje henkilöiden hallinnoinnista löytyy tukiportaalin Henkilöstö-ohjesivulta.
Järjestelmään kirjautumista ja työvuorolistojen tarkastelua varten henkilöille on luotava myös käyttäjätunnukset. Jos henkilöitä on monta, helpoiten tämä onnistuu valitsemalla Henkilöstö-näkymässä henkilöt, joille halutaan luoda saman tyyppiset käyttäjätunnukset (järjestelmässä on oletuksena käyttäjäprofiilit esihenkilölle ja työntekijälle sekä kaikki oikeudet sisältävä pääkäyttäjäprofiili) ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.
Käyttäjätunnuksia voi myös perustaa yksittäisille henkilöille painamalla henkilön kohdalta Lisää käyttäjä tai käyttäjien hallinnasta luomalla käyttäjätunnukset ja liittämällä valitut henkilöt niihin. Tarkempia ohjeita käyttäjätunnusten ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnointiin löytyy tukiportaalin sivuilta:
- Käyttäjät (Maxtech Easy)
- Käyttäjäprofiilit (Maxtech Easy)
- Toimintoprofiilit (Maxtech Easy)
- Sisältöprofiilit (Maxtech Easy)
Työvuorojen suunnitteleminen ja julkaiseminen työntekijöille
Työvuoroja voi suunnitella usealla eri tavalla, joita voi myös yhdistää käyttötarpeen mukaan. Työvuorojen suunnittelusta on erillinen ohjesivu, jossa on kuvattu järjestelmän mahdollistamat suunnittelutavat ja esimerkkejä niiden käytöstä.
Työvuorot voidaan julkaista työntekijöille järjestelmässä tai lähettämällä työvuorolistat sähköpostilla. Työvuorojen julkaisemisesta on erillinen ohje.
Yhteiskäyttö työajanseurannan kanssa
Jos käytössä on myös Maxtech Easy Työaika™ -tuote, työvuorosuunnittelua voi käyttää yhdessä työajanseurannan kanssa. Työntekijät voivat kirjata toteutuneita työaikoja suunnitelluille vuoroille suoraan mobiilisovelluksen työvuorolistalta, jos se on sallittu. Lisäksi muita työaikojen kirjaamistapoja voi käyttää tavalliseen tapaan yhdessä työvuorosuunnittelun kanssa. Jos kirjattu tapahtuma vastaa suunniteltua tapahtumaa (tapahtuman tyyppi ja seurantatasot ovat samat kuin suunnitellulla tapahtumalla) ja kirjaus on suunnitellun tapahtuman sallittujen aloitus- ja lopetusaikojen välissä, se kiinnittyy automaattisesti suunniteltuun tapahtumaan.