Käyttöopas: Aikatapahtumatyyppien asetukset

Maxtech Pro™

Aikatapahtumatyypit-näkymässä (Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit) hallinnoidaan järjestelmässä käytettävissä olevia tapahtumatyyppejä ja niiden käyttäytymistä esimerkiksi työaikojen, ylitöiden ja lisien laskennassa. Aikatapahtumatyypeittäin on myös mahdollista säätää miten ne käyttäytyvät työaikaliukuman, automaattisten taukojen ja palkanlaskennan suhteen.

Vain aktiiviseksi merkityt tapahtumatyypit ovat käytettävissä. Halutessasi poistaa tapahtumatyypin käytöstä, muokkaa käytöstä poistettavaa tapahtumatyyppiä ja muuta sen tilaksi ”ei-aktiivinen” tai ”roskakorissa”. Voit tuoda järjestelmän käyttöön selkeyttä laittamalla ei-aktiiviseksi sellaiset aikatapahtumatyypit, joita ei tarvitse kirjata.

Halutessasi ottaa tapahtumatyypin käyttöön, etsi haluamasi tapahtumatyyppi valitsemalla suodattimesta ”ei-aktiiviset”, ”roskakorissa” tai tyhjä valinta (tyhjä näyttää kaikki sekä käytössä olevat että käytöstä poistetut). Muokkaa käyttöön otettavaa tapahtumatyyppiä ja muuta sen tilaksi ”aktiivinen”.

Tapahtumatyyppikohtaiset oletusasetukset ovat yleensä toimivia eikä niitä tyypillisesti tarvitse muuttaa.

Jos et näe jotain asetusta, organisaatiossasi ei mahdollisesti ole asetuksen vaatima tuote tai moduuli käytössä.

Yleiset aikatapahtumatyyppien asetukset

Aikatapahtumatyypin nimi

Tapahtumatyypin nimi ei lähtökohtaisesti ole muutettavissa. Järjestelmästä löytyy yli 130 erilaista aikatapahtumatyyppiä. Voit tarkistaa kaikki saatavilla olevat aikatapahtumatyypit hakemalla listan uudelleen ilman tila-suodatusta.

Aikatapahtumatyyppejä voi valita ja sille voidaan tehdä kirjauksia. Huomioi esimerkiksi aikatapahtumatyypin valinnan päivitys kirjausmalleille aktivoinnin jälkeen.

Jos sopivaa aikatapahtumatyyppiä ei löydy, tai haluat että aikatapahtumatyypin nimeä muutetaan, ota yhteyttä tukeemme tuki@maxtech.fi tai soittamalla p. 010 229 6200 (arkisin 8-16). Maxtech-järjestelmään pyritään lisäämään kaikki asiakkaillemme tarpeelliset ja monikäyttöiset aikatapahtumatyypit.

Lyhyt nimi ja väri

Aikatapahtumatyypin lyhytnimen ja värin avulla saadaan tiivistettyä ja selkeytettyä kalenterinäkymää ja raportteja organisaation omiin tarpeisiin. Kalenterinäkymässä voidaan esimerkiksi korvata ajat aikatapahtumatyypin lyhenteellä.

Tästä artikkelista löydät ohjeita aikatapahtumatyyppien ja työvuoromallien värien hyödyntämisestä työvuorosuunnittelussa ja työajanseurannassa.

Muut yleiset asetukset

ASETUS	TARKOITUS
Valittavissa työn aikatapahtumatyypiksi	Määrittää, voiko aikatapahtumatyyppiä käyttää Työn aikatapahtumatyyppinä. Vain Kyllä -valinnalla nämä tulevat valittavaksi työlle.
On kuittaus	Tallentaa kirjauksesta vain yhden aikaleiman (esim. pistokohtainen kuittaus) eikä muodosta aikaväliä eli erillistä loppuaikaa.
On lepoaikaa	Käsittelee kirjauksen lepoaikana työajan sijaan vuorokausi- ja viikkolevon laskennassa. (Myös täysin kirjaukseton aika lasketaan lepoajaksi).
Tapahtuman lisäys usealle päivälle	Määrittelee säännön sille, miten useamman päivän mittainen kirjaus (mobiilista tai leimauslaitteelta) pilkkoutuu automaattisesti erillisiksi vuorokausikohtaisiksi tapahtumiksi. Lue lisää aiheesta: Tapahtuman lisäys usealle päivälle
Tila	Määrittää tapahtumatyypin käytettävyyden. Vain Aktiivinen-tilassa olevat tyypit ovat valittavissa ja kirjattavissa järjestelmässä.

Työaikaliukuma ja tauot

Työaikaliukumien ollessa käytössä, on syytä tarkistaa jokaisen käytössä olevan aikatapahtumatyypin kohdalta ”Käytä työaikaliukuman laskennassa” -asetus. Saldomuutos voidaan tarvittaessa ohittaa kokonaan päivänä, jona on tietyn tyyppinen aikatapahtuma. Tarkempi ohje työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomioinnista tässä artikkelissa. Tutustu myös muihin työaikaliukuman ohjeartikkeleihin täällä.

Järjestelmässä on mahdollista käyttää automaattista lounastaukoa . Aikatapahtumatyypin ”Käytetään automaattisen lounastauon laskennassa” -valinnalla saadaan aikatapahtumatyyppikohtaisesti määritettyä esimerkiksi tilanne, että tuleeko matka-tyyppiselle tapahtumalle lounastaukoa vai ei.

Järjestelmä lisää automaattisesti lounastauon niille tapahtumille, joilta se puuttuu, vain taaksepäin katsottavalta ajalta.

Asetuksella ”Automaattiset työajan tauot – montako päivää tarkistetaan taaksepäin” määritetään, miltä ajanjaksolta taukoja lisätään. Vaihtoehdot ovat 7, 14 tai 31 päivää.

🔧 Huom! Asetuksen muuttaminen vaatii tukipalvelumme toimenpiteitä. Mikäli haluatte muuttaa tarkistusväliä, ottakaa yhteyttä käyttötukeemme.

Poissaolot ja lomat

Poissaolojen hallinnassa aikatapahtumatyypit, joita voi anoa poissaoloksi, merkitään aikatapahtumatyypin ”On poissaolo” -asetuksella. Silloin poissaolo tulee valittavaksi poissaoloanomusten lähettämisen yhteyteen.

Voit tutustua tarkemmin poissaolojen hallintaan ja sen käyttöönottoon täällä.

”On poissaolo”- ja ”On loma” -asetukset ovat tarpeellisia myös järjestelmän tarjoamiin loma- ja poissaolotapahtumien siirtoihin.

Palkanlaskentaan liittyvät asetukset

ASETUS	TARKOITUS
Kerrytä työajan lyhennysvapaa -saldoa	Määrittelee, kerryttääkö aika työajan lyhennysvapaan saldoa.
Laske työajaksi / sopimustunneiksi	Määrittelee, lasketaanko aika työajaksi tai sopimustunneiksi. Vaikuttaa ylitöiden laskentaan sekä lomien kertymiseen.
Laske ylityöt	Valitse Kyllä, jos aikatapahtumatyyppi kerryttää ylitöitä.
Laske vuosityöaikaan	Määrittelee, lasketaanko aika vuosityöajan kertymään.
Alentaa viikko- ja jaksoylityön tuntirajoja	Määrittelee, alentaako kyseinen tapahtuma tasoittumisjaksolle asetettuja ylityön tuntirajoja (esim. tietyt poissaolot). Lue lisää jaksoylitöiden laskennasta ja tasoittumisjaksoista täältä.
Laske palkkatiedot *)	Valitse Kyllä, jotta tapahtumatyyppi näytetään bruttopalkkaraportilla ja sille muodostetaan palkka-aineisto.
Laske ylityökertymään	Valitse Kyllä, jos tapahtuma halutaan laskea mukaan erilliseen ylityökertymään.
Palkan tyyppi	Tavallinen = Perustuntien palkkarivi muodostuu asetun oletuspalkkalajin tai maksuryhmäkohtaisen palkkalajin mukaan. A-hinta muodostuu henkilön palkanmuodostumiseen liittyvien asetusten perusteella (näitä esim. työsopimus, palkkalajien asetukset ja hinnoittelu, palkkaluokat, taulukkopalkat, työehtosopimukset). KTA (Jaksottainen) = Vaatii toimiakseen henkilölle määritellyn jaksottaisen keskituntiansiorivin ja palkanlaskennan a-hinnat. KTA (Vuotuinen) = Vaatii toimiakseen henkilölle määritellyn vuotuisen keskituntiansiorivin ja palkanlaskennan a-hinnat. Palkaton = Perustuntien palkkariviä ei muodosteta ollenkaan. Palkaton (vähennä kk-palkasta) = Muodostetaan negatiivinen perustuntien palkkarivi asetetun oletuspalkkalajin tai maksuryhmäkohtaisen palkkalajin mukaan.
Laske vuorolisät	Vuorolisillä tarkoitetaan järjestelmässä työehtosopimuksen kellonaikoihin perustuvia lisiä kuten ilta- ja yölisät sekä vuorolisät. Asetuksella voidaan estää tietylle aikatapahtumatyypille vuorolisän muodostaminen. Lue lisää vuorolisien estämisestä työn ja tapahtuman ohjaustietojen avulla.
Laske päiväkohtaiset lisät	Määrittelee, huomioidaanko aika päiväkohtaisten lisien laskennassa. Vaikuttaa esimerkiksi pyhälisän laskentaan.
Laske henkilökohtaiset lisät	Asetuksella voidaan estää henkilöstön palkanlisän muodostuminen aikatapahtumalle.
Laske keskituntiansion tunteihin	Automaattisen keskituntiansion laskentaan liittyvä asetus, tämän ollessa valittuna aikatapahtumatyypin tunteja käytetään KTA:n laskennassa. Huom! Keskituntiansiot vaativat palkanlaskennan a-hintojen käyttämisen!
Oletuspalkkalaji	Aikatapahtumille on järjestelmässä oletuspalkkalajit olemassa. Nämä voidaan korvata halutessaan eri palkkalajilla. Tarkista, että yleiselle palkkalajille on asetukset organisaatiossa. Lue lisää palkkalajeista ja palkkalajien lisäämisestä täältä.
Palkkalaji maksuryhmittäin	Saadaan tietylle aikatapahtumatyypille muodostumaan erilainen palkkalaji riippuen työntekijän maksuryhmästä. Eri palkkalaji on asetettavissa tuntipalkkaiselle, kuukausipalkkaiselle ja kuukausipalkkaisille, joille lasketaan tuntipalkkarivi.
Päivätasoinen palkkalaji maksuryhmittäin	Voidaan määritellä erikseen päivätasoinen palkkalaji tuntipalkkaiselle työntekijälle, sekä kuukausipalkkaiselle työntekijälle. Lue lisää ominaisuudesta täältä.

*) Laske palkkatiedot-asetuksen ja sen alle listatut asetukset vaativat Maxtech Pro TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™ -tuotteen ja erinäisiä lisämoduuleita asetuksesta riippuen.

Aikatapahtumatyyppien saldoseuranta

Järjestelmässä melkein minkä tahansa aikatapahtumatyypin voi muuttaa helposti saldolliseksi.

Saldoseurannan voi aktivoida ”Aktivoi saldoseuranta” -asetuksella. Saldoseuranta aktivoidaan henkilölle joko päivä- tai tuntikohtaisena asettamalla henkilölle kyseisen saldon alkusaldo. Lue lisää toiminnon käyttöönotosta täältä.

Muita järjestelmästä saatavilla olevia saldoja ovat työaikaliukuman, työaikapankin ja työajan lyhennysvapaiden saldot sekä lomasaldo.

Muut asetukset

ASETUS	TARKOITUS
Käytössä tapahtumavienneissä Tapahtumatyypin numero, Tapahtumatyypin koodi	Käytetään tapahtumasiirtojen tunnisteena numeroa tai koodia. Käytettävä tunniste riippuu käytössä olevasta tapahtumaviennistä. Käytettävän tunnisteen voi tarkistaa rajapintakuvauksesta. Loma- ja poissaolosiirroissa aikatapahtumatyypeille on määriteltävä myös ”On poissaolo” ja ”On loma” tiedot.
Laske kokonaistyöaikaan	Tapahtumatyypit, joille on valittu kyllä, huomioidaan Kokonaistyöaikaraportin laskennassa. Asetus näkyy vain, jos Laske työajaksi / sopimustunneiksi = kyllä.
Laske laskutustiedot	Voidaan määrittää, lasketaanko kyseiselle aikatapahtumatyypille laskutusrivit. Lisää tietoa laskutus-tuotteen käytöstä Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™-oppaassa.

Poissaoloanomuksien ollessa käytössä, voi tapahtumatyypille asettaa seuraavat asetukset. Poissaoloanomusten lähettäminen ja käsittely vaativat käyttöön Työaika+ -tuotteen. Jos haluat toiminnon käyttöön ota yhteyttä tukeemme tuki@maxtech.fi tai soittamalla p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

ASETUS	TARKOITUS
Oletussähköpostiosoitteet, joihin aikatapahtuman poissaoloanomukset lähetetään. (Yksi sähköpostiosoite per rivi)	Määrittelee oletussähköpostiosoitteet, joihin kyseisen tapahtumatyypin poissaoloanomukset lähetetään.
Poissaoloanomuksissa ohitettavat päivät	Määrittelee päivät, joita ei huomioida poissaoloanomuksissa.