Poissaolojen kirjaaminen (Maxtech Easy)

Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työaika™ -tuotetta.

Poissaoloja voi kirjata tarpeesta riippuen kolmella eri tavalla:

1. Tuntikirjaustoiminnoilla työaikakirjausta vastaavasti

Kirjattaessa poissaoloja tuntikirjaustoiminnolla tapahtuman tyypiksi valitaan tilanteeseen sopiva poissaolo. Tapahtuma voidaan kirjata joko syöttämällä tunnit toteuman perusteella tai reaaliaikaisesti.

Tuntikirjaustoiminnolla kirjaaminen soveltuu kaikkiin poissaoloihin, joita ei erikseen anota ja hyväksytä etukäteen.

Kirjattaessa poissaolo, joka päättyy eri päivänä kuin alkaa, järjestelmä jakaa tapahtuman päiväkohtaisiksi tapahtumiksi automaattisesti Aikatapahtumatyypin asetusten perusteella. Jos poissaolo kirjataan tuntikirjauksella, se jaetaan tallennuksen yhteydessä. Reaaliaikaisesti kirjattu tapahtuma jaetaan asetuksista riippuen joko normaalin päivittäisen työajan täytyttyä tai vuorokauden vaihtuessa.

Poissaolokirjauksille on yleensä erilliset kirjausmallit, koska niille ei tyypillistesti kirjata kaikkia samoja tietoja kuin työaikamerkinnöille.

2. Etukäteen tehtyinä anomuksina Poissaoloanomusten lähettämistoiminnolla

Poissaoloanomukset on tarkoitettu lomien ja muiden hyväksyntää vaativien poissaolojen kirjaamiseen. Niitä käytettäessä poissaolot syntyvät järjestelmään, kun anomus on hyväksytty.

3. Tapahtumien hallinnointinäkymästä

Esimiestasoiset käyttäjät voivat tarvittaessa lisätä poissaoloja Kalenterissa ja raporttinäkymissä Tapahtumien hallinnointinäkymällä. Suositeltavampaa on kuitenkin käyttää poissaolojen lisäämiseen toisen puolesta Tuntikirjausnäkymää, jolloin tapahtuma näkyy henkilölle varmasti samalla tavalla kuin se näkyisi hänen itse kirjaamanaankin.