Uudelleen aktivoidun käyttäjätunnuksen ongelmat – miten toimia, jos tunnus ei toimi?
Uudelleen aktivoidun käyttäjätunnuksen ongelmat johtuvat yleensä tunnuksen aktiivisuudesta tai käyttäjälle määritellyistä tiedoista, kuten työsopimuksesta, käyttöoikeuksista, työajanseurannasta tai työvuorosuunnittelusta.
Jos tunnus ei toimi odotetusti, tarkista seuraavat asiat tässä järjestyksessä.
1. Tarkista henkilön aktiivisuus ja käyttäjätunnuksen liitos
Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö.
Tarkista, että:
henkilö on asetettu aktiiviseksi
henkilö on liitetty oikeaan käyttäjätunnukseen
2. Tarkista käyttäjätunnuksen tila
Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Varmista, että käyttäjätunnuksen tila on Aktiivinen.
3. Tarkista työsopimus, roolit ja käyttöoikeudet
Varmista, että henkilöllä on voimassa oleva työsopimus sekä kaikki tarvittavat roolit ja käyttöoikeudet.
Jos henkilöllä on useampi työsopimus:
tarkista sopimusten voimassaoloajat
varmista, ettei sopimuksissa ole päällekkäisiä aikavälejä
varmista, että oikea sopimus on voimassa
lisää tarvittaessa uusi työsopimus
Huomioi, että käyttäjän uudelleen aktivointi ei automaattisesti palauta mahdollisesti poistettuja työsopimuksia tai käyttöoikeuksia.
Jos henkilö kuuluu useampaan asiakasorganisaatioon, tarkista lisäksi, että tarvittavat käyttöoikeudet ovat kunnossa kaikissa niissä organisaatioissa, joissa henkilön tulee voida toimia. Tarkista myös, ettei henkilö ole asetettu ei aktiiviseksi jossakin organisaatiossa.
4. Tarkista työajanseurannan ja työvuorosuunnittelun asetukset
Jos työaikatiedot tai suunnitellut työvuorot eivät näy, tarkista henkilön asetuksista, että:
työajanseuranta on asetettu käyttöön
työvuorosuunnittelu on asetettu käyttöön
5. Tarkista vanhojen tietojen ja työvuorojen näkyminen
Kun henkilön ja käyttäjätunnuksen asetukset ovat kunnossa, tarkista, että aikaisemmat tiedot, kuten työvuorot ja tapahtumat, näkyvät normaalisti.
Jos tiedot eivät näy:
kirjaudu ulos ja takaisin sisään
päivitä henkilön tiedot tallentamalla ne uudelleen ilman muutoksia
tarkista tiedot uudelleen
Jos henkilö on ollut määräaikaisesti ei aktiivinen ja palaa aiempaan tehtävään, tarkista myös, että tarvittavat roolit ja työvuorot ovat edelleen kohdistettuina henkilölle.
6. Jos ongelma jatkuu
Jos käyttäjätunnus ei toimi edellä mainittujen tarkistusten jälkeen, ota yhteys Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Ilmoita tuelle:
mikä käyttäjätunnuksessa ei toimi
mitä tarkistuksia olet jo tehnyt
mahdollinen virheilmoitus
käyttäjätunnuksen yksilöivä nimi ilman tarpeettomia henkilötietoja
Poikkeustilanteissa ongelma voi liittyä myös järjestelmäpäivitykseen tai organisaatiorakenteen muutokseen. Tällöin käyttötuki voi selvittää ongelman tarkemmin.
Bruttopalkkaraportilla yhdeltä viikonpäivältä puuttuu aina yö- tai iltalisä?
Ongelma
Tapahtumalta puuttuu ilta- tai yölisä, vaikka sen ohjaustietoihin ei ole asetettu valintoja ”Ei iltalisiä” tai ”Ei yölisiä”. Ongelma voi koskea kaikkia tapahtumia tai vain tiettyjä päiviä (esim. torstaita).
Ratkaisu / Vastaus
Jos ohjaustiedot eivät estä lisän muodostumista, tarkista nämä seuraavassa järjestyksessä:
Suorita jälkilaskenta: Suorita jälkilaskenta ja tarkista muodostuuko kyseiset lisät sen jälkeen.
Tarkista TES-asetukset: Varmista, että työehtosopimuksen asetukset ovat kunnossa eikä mikään estä lisien muodostumista kyseiselle päivälle tai tapahtumatyypille.
Tarkista tapahtuman Iltatunnit / Yötunnit: Jos organisaatiollanne on käytössä Tapahtumien ilta- ja yötuntien käsinohjaus -moduuli, tapahtumalle on voitu syöttää käsin nollatunnit. Voit tarkistaa tämän seuraavien ohjeiden mukaan.
– Avaa kyseinen tapahtuma muokkaukseen. – Siirry Ohjaustiedot-välilehdelle. – Tarkista kentät Iltatunnit ja Yötunnit. Jos kentässä on manuaalinen merkintä (tai arvo 0), automaattinen lisä ei muodostu.
Huomioi toistuvat tapahtumat:
Jos kyseessä on toistuva tapahtuma, tarkista sen omat ohjausasetukset. Toistuvalle tapahtumalle on voitu määrittää arvo, joka estää ilta- tai yölisän muodostumisen.
Esimerkki: Jos toistuva tapahtuma on luotu koskemaan vain torstaita, asetusehto estää lisien muodostumisen ainoastaan torstaisin.
Lisätiedot ja huomioitavaa
Huomioi, että Iltatunnit/Yötunnit-kentät näkyvät ainoastaan silloin, jos organisaatiollanne on käytössä Tapahtumien ilta- ja yötuntien käsinohjaus -moduuli.
Mikäli lisien puuttuminen ei korjaantunut näillä ohjeilla, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Miten lomat kirjataan Maxtechin Työnhallinta-järjestelmään?
Ratkaisu / Vastaus
Loma voidaan kirjata järjestelmään useammasta eri paikasta.
Loman voi lisätä Aika > Tapahtumalista > Lisää poissaolo tai Lisää useita tapahtumia. Lisää poissaolo ja Lisää useita tapahtumia -toiminnot löytyvät myös Tuntiraportilta ja Bruttopalkkaraportilta.
Lisää poissaolo -toimintoa klikkaamalla järjestelmä kysyy sivu-sivulta kenelle poissaolo kirjataan, mikä on poissaolon tyyppi ja mille aikavälille poissaolo kirjataan. Järjestelmään on mahdollista asettaa myös asetukset, että kirjataanko sunnuntait ja arkipyhät sekä halutaanko kirjaukset lisätä myös lauantai-päiville.
Lisää useita tapahtumia -toiminnolla saa myös lisättyä esim. pidemmän loma-ajan. Valitse Tapahtuman tyyppi > Loma ja Henkilö sekä muut halutut/tarvittavat tiedot.
Siirry Päivä ja aika -välilehdelle, jonne asetetaan Aloitus- ja lopetusaika sekä Alku- ja loppupäivä. Lisää muut halutut/tarvittavat tiedot. Kun kaikki tarpeelliset tiedot on asetettu, klikkaa Lisää.
Nyt valitulla henkilöllä on Loma lisättynä valituilla tiedoilla, valitulle ajanjaksolle.
Tuntikirjauksen kautta on myös mahdollista lisätä loma, seuraavien ohjeiden mukaan.
Siirry web-järjestelmässä Aika > Tuntikirjaus.
Valitse Kirjausmalli, joka sallii poissaolojen kirjaamisen.
Lisää Loma-tapahtuma, syötä alkamis- ja päättymisaika sekä mahdolliset muut tiedot ja Tallenna.
Tämän jälkeen loma näkyy tuntikirjauksissa ja vaikuttaa lomaraportteihin sekä saldoihin olemassa olevien asetusten mukaisesti.
Tarvittaessa loman saa lisättyä myös Kalenterissa, mutta suositeltavaa on lisätä lomat joko Tapahtumalistan tai Tuntikirjauksen kautta.
Lisätiedot ja huomioitavaa
Aikatapahtumatyyppien asetukset: Jos ”Loma”-aikatapahtumatyyppi ei näy valikossa, pyytäkää organisaationne pääkäyttäjää tarkistamaan Aikatapahtumatyypit-asetuksista, että ”Loma” on sallittu ja määritelty työajaksi.
Saldojen laskenta: Lomien vaikutus saldoihin riippuu organisaation asetuksista (esimerkiksi ”Laske työtunniksi” -asetus). Väärä asetus voi aiheuttaa virheitä saldo- tai raporttinäkymissä.
Lomaraportit: Tarvittaessa kertyneet lomasaldot ja raportit löydät osiosta Raportit > Lomasaldot.
Käyttöoikeudet: Vain hallinnollisessa tai ylläpitäjän roolissa voi muokata aikatapahtumatyyppejä ja asetuksia.
Ongelmatilanteet: Jos lomamerkinnät eivät tallennu tai näy oikein, tarkista että käytettävä lomatyyppi on aktivoitu eikä järjestelmässä ole päällekkäisiä kirjausjaksoja.
Yhteydenotto tukeen
Mikäli tarvitset lisäapua lomien kirjaamisessa, käyttötukemme auttaa mielellään. Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Miten määritän rajapinta-avaimelle lukuoikeuden?
Jotta voit asettaa rajapinta-avaimelle lukuoikeudet, tulee sinulla olla oikeudet Maxtech API -rajapinta-avainten luontiin ja API-dokumentaatioon.
Näin määrität rajapinta-avaimelle lukuoikeuden
Siirry Maxtech API rajapinta-avainten hallintaan.
Luo uusi rajapinta-avain tai muokkaa olemassa olevaa.
Aseta rajapinta-avaimelle lukuoikeus päälle ja tallenna muutos.
Lukuoikeudella varustettua rajapinta-avainta voidaan käyttää tietojen hakemiseen rajapinnasta, mutta avaimella ei voi tehdä tietoja muuttavia toimintoja.
Jos pikakirjauksessa käytettävälle työlle ei ole määritetty kiinteää kirjausmallia eikä organisaatiolle ole määritetty oletuskirjausmallia, tapahtumalle ei muodostu kirjausmallia. Tällöin tapahtuman muokkaaminen mobiilisovelluksessa ei ole mahdollista.
Miten tilanteen voi korjata?
Määritä organisaatiolle oletuskirjausmalli
Siirry kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit
Miksi työntekijälle maksettaviksi palkkatunneiksi tulee liian suuri määrä ja normaalityöajan ylittävät tunnit eivät siirry pankkiin?
Ratkaisu / Vastaus
Jos työntekijän maksuun menevät tunnit poikkeavat odotetuista (esim. kaikki normaalityöajan ylittävät tunnit tulevat maksuun, vaikka osa pitäisi siirtyä pankkiin), tarkista ja suorita seuraavat vaiheet.
Tarkista ohjaustiedot
Käy läpi tapahtumat ja tarkista, että tarvittavilla tapahtumilla on ohjaustieto ”Normaalityöajan ylittävät tunnit työaikapankkiin”.
Palkkarivien automaattinen laskenta
Käy läpi maksuun menevät tapahtumat ja tarkasta, että automaattinen palkkarivien laskenta on käytössä. Jos laskenta ei ole käytössä, vaikka pitäisi, bruttopalkkaraportilla näkyy Tila-kentässä ikoni huutomerkillä, joka indikoi automaattisen laskennan olevan pois käytöstä. Saat tarvittaessa laskennan uudelleen käyttöön tämän ohjeen mukaan.
Suorita jälkilaskenta
Edellä mainittujen tarkastusten jälkeen, suorita palkkojen jälkilaskenta, jotta järjestelmä poimii päivitykset oikein palkka-ajoon.
Lisätiedot ja huomioitavaa
Kaikki muutokset palkkalaskentaan vaativat riittävät järjestelmän käyttäjäoikeudet (pääkäyttäjä / HR / palkkahallinto).
Tarkasta palkkarivit ja normaalityöajan ylittävät tunnit ennen lopullista maksatusta.
Tarkasta työntekijän työajan kirjaukset tuplakirjausten tai virheellisten kerrointen varalta.
Mikäli ongelma jatkuu kaikista tarkistuksista huolimatta, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Mitä bruttopalkkaraportin ”Kaikki työssäolopäivät” tarkoittaa?
”Kaikki työssäolopäivät” kertoo niiden kalenteripäivien lukumäärän, joille työntekijälle on kirjattu vähintään yksi työssäolopäiväksi määritelty aikatapahtuma.
Luku ei välttämättä tarkoita pelkästään päiviä, jolloin työntekijä on tosiasiallisesti ollut työssä. Myös esimerkiksi vuosiloma- tai poissaolopäivä voi sisältyä lukuun, jos kyseinen aikatapahtumatyyppi on asetuksissa määritelty työssäolopäiväksi.
Miten ”Kaikki työssäolopäivät” muodostuu?
Laskenta perustuu käytettyjen aikatapahtumatyyppien asetuksiin. Kullekin aikatapahtumatyypille määritellään erikseen, lasketaanko se työajaksi / sopimustunneiksi.
Asetukset voi tarkistaa kohdasta Hallinta > Aikatapahtumatyypit
Voiko ”Kaikki työssäolopäivät” -lukua käyttää vuosiloman ansaintapäivien määrän selvittämiseen?
Luku perustuu siihen, mitkä aikatapahtumat on määritelty työssäolopäiviksi. Se voi siten sisältää myös sellaisia loma- tai poissaolopäiviä, jotka eivät vuosilomalain tai organisaation vuosiloman ansaintasääntöjen perusteella ole vuosiloman ansaintaan oikeuttavia päiviä. Näin ollen ”Kaikki työssäolopäivät” -lukua ei tule tulkita suoraan vuosiloman ansaintapäivien lukumääräksi.
Jos raportin lukua halutaan käyttää vuosiloman ansaintapäivien seurannassa, tulee erikseen varmistaa, mitkä aikatapahtumat lasketaan työssäolopäiviksi ja vastaavatko nämä tapahtumat kyseisessä tilanteessa vuosiloman ansaintaan huomioitavia päiviä.
Käyttöoikeuksien siirtäminen käyttäjältä toiselle Maxtech-järjestelmässä
Ongelma
Miten käyttöoikeudet voidaan siirtää toiselle henkilölle Maxtech-järjestelmässä, esimerkiksi kun uusi työntekijä tulee korvaamaan organisaatiosta poistuvan työntekijän roolin?
Ratkaisu / Vastaus
Käyttöoikeuksien siirto tehdään järjestelmässä seuraavasti:
Kirjaudu järjestelmään pääkäyttäjänä:
Siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet> Käyttäjät.
Tarkista poistuvan käyttäjän oikeudet:
Etsi poistuva henkilö ja tarkista mikä käyttäjäprofiili hänellä on käytössä.
Päivitä vastaanottavan käyttäjän oikeudet:
Etsi listasta uusi henkilö, jolle haluat siirtää samat oikeudet. (Huom: Jos uusi henkilö ei vielä löydy listasta, tulee uusi käyttäjä ensin lisätä järjestelmään.)
Valitse henkilö ja paina Muokkaa.
Aseta uudelle henkilölle poistuvan henkilön käyttäjäprofiili, jonka myötä myös toimintoprofiili, sen sisältämät oikeudet ja moduulit sekä mahdollinen sisältöprofiili tulevat käyttöön.
Varmista, että sähköpostiosoite ja muut perustiedot ovat oikein.
Ilmoita uusille käyttäjille heidän päivitetyistä oikeuksistaan ja lähetä heille tarvittaessa uudet kirjautumistiedot.
Lisätiedot ja huomioitavaa
Pääkäyttäjävaatimus: Oikeuksia voi hallinnoida vain pääkäyttäjä. Jos sinulla ei ole pääkäyttäjäoikeuksia, ota yhteyttä oman organisaatiosi pääkäyttäjään.
Manuaalisuus: Järjestelmä ei siirrä oikeuksia automaattisesti, vaan jokainen käyttäjäprofiili tulee muokata erikseen.
Käyttäjätunnuksen poisto ja historia: Poistuvan käyttäjän tunnuksen voi deaktivoida järjestelmästä, jotta historiatiedot säilyvät järjestelmässä raportointia varten.
Yhteydenotto tukeen
Mikäli kohtaat ongelmia käyttöoikeuksien siirrossa, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Miksi osa-aikaisen työntekijän liukumasaldo ei näy, vaikka työaikamalli on määritetty ja valittu työsopimukselle?
Ongelma
Miksi osa-aikaisen työntekijän (esim. 80% työaika) liukumasaldo ei näy, vaikka työaikamalli on määritetty ja valittu työsopimukselle?
Ratkaisu / Vastaus
Liukumasaldon näkymättömyys johtuu usein siitä, että työaikamallille ei ole määritetty selkeästi normaalia päivittäistä työaikaa, tai liukumasaldon laskentaperuste työsopimuksella poikkeaa organisaation muista työntekijöistä.
Tarkista ja korjaa asetukset seuraavien ohjeiden mukaan.
Tarkista työaikamallin asetukset:
Siirry kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit.
Valitse osa-aikatyön työaikamalli.
Varmista, että mallille on määritetty normaali päivittäinen työaika (esim. osa-aikaisella 6 h/pv).
Tarkista, että työaikamalliksi on valittu oikea osa-aikatyön työaikamalli.
Työaikaliukuma-välilehdelle tulee valita vaihtoehto ”Työaikamallilta”.
Tallenna työsopimus.
Testaa muutokset:
Kirjaudu ulos ja uudelleen sisään järjestelmään.
Tarkista henkilön liukumasaldo osiosta Raportit > Saldoraportit.
Liukumasaldon pitäisi nyt näkyä oikein myös osa-aikaiselle työntekijälle.
Tärkeää huomioitavaa
Puuttuva työaika: Jos työaikamallin päivittäinen työaika puuttuu, järjestelmä ei pysty laskemaan liukumasaldoa oikein.
Voimaantulo: Muutos astuu voimaan välittömästi asetusten tallennuksesta. Takautuvia muutoksia aiempiin saldoihin voi joutua tarkistamaan erikseen.
Manuaaliset poikkeamat: Jos muutoksen jälkeen saldot ovat edelleen virheelliset, tarkista, ettei työsopimukselle ole manuaalisesti syötetty muita poikkeavia arvoja, jotka ohittaisivat työaikamallin.
Jollei ongelma korjaannu, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Miten annan oikeudet tuntikirjausten ja matkalaskujen hyväksyntään ja rajaan tiettyjen henkilöiden tiedot pois?
Jotta käyttäjä voi hyväksyä muiden henkilöiden tuntikirjauksia ja matkalaskuja, käyttäjäprofiilille tulee määrittää tarvittavat sisältö- ja hyväksyntäoikeudet.
Oikeudet määritellään kohdassa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit.
1. Määritä, keiden henkilöiden tietoihin käyttäjällä on oikeus
Avaa käyttäjän käyttämä profiili muokattavaksi ja tarkista kohta Pikaoikeudet sisältöön.
Voit valita jonkin seuraavista:
Henkilökohtainen käyttöoikeus Käyttäjälle asetettu oma henkilö on aina käyttäjälle sallittu.
Henkilöstön esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet Käyttäjä saa oikeudet henkilöihin, joiden esihenkilöksi käyttäjälle asetettu henkilö on määritetty.
Henkilöstöryhmien esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet Käyttäjä saa oikeudet henkilöihin, jotka kuuluvat henkilöstöryhmään, jonka esihenkilöksi käyttäjälle asetettu henkilö on määritetty.
Yksiköiden esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet Käyttäjä saa oikeudet tyhjään sekä niihin yksiköihin, joiden esihenkilöksi käyttäjälle asetettu henkilö on määritetty. Oikeudet koskevat lisäksi kyseisiin yksiköihin kuuluvia henkilöitä ja ajoneuvoja.
Kaikki sisältöoikeudet organisaatiossa Käyttäjä saa oikeudet kaikkeen organisaation sisältöön.
Valitse oikeustaso sen mukaan, kuinka laajasti käyttäjän tulee päästä tarkastelemaan ja käsittelemään henkilöstön tietoja.
2. Anna oikeus tuntikirjausten hyväksyntään
Kun käyttäjällä on oikeus tarvittavien henkilöiden tietoihin, määritä profiilille myös Tapahtumien hyväksyntäoikeudet. Valitse käyttäjälle tarvittava hyväksyntätaso:
Sisäinen hyväksymistaso 1
Sisäinen hyväksymistaso 2
Sisäinen hyväksymistaso 3
Ulkoinen hyväksymistaso 1
Hyväksyntätaso määrittää, minkä tasoisia tapahtumia käyttäjä voi hyväksyä. Tarvittaessa voit lisäksi antaa oikeuden hyväksyntöjen poistamiseen kohdasta Tapahtumien hyväksynnän poisto-oikeudet.
Huomio: hyväksyntäoikeus ei yksinään laajenna käyttäjän näkyvyyttä henkilötietoihin. Käyttäjällä tulee olla myös oikeus kyseisiin henkilöihin.
3. Matkalaskujen oikeudet
Jos käyttäjän tulee hyväksyä muiden henkilöiden matkalaskuja, tarkista käyttäjäprofiilista myös asetus:
Oikeus vain käyttäjälle kuuluvan henkilön matkalaskuihin
Jos tämä rajoitus on käytössä, käyttäjä voi käsitellä vain omalle henkilölleen kuuluvia matkalaskuja. Jos käyttäjän tulee käsitellä myös muiden henkilöiden matkalaskuja, tätä rajoitusta ei tule käyttää.
Matkalaskujen hyväksyntäoikeudet kannattaa siten määrittää yhdessä sisältöoikeuksien kanssa: sisältöoikeudet määrittävät, keiden tietoja käyttäjä voi käsitellä, ja hyväksyntäoikeudet määrittävät, mitä hän voi näille tiedoille tehdä.
4. Miten rajaan tietyn henkilön pois?
Jos käyttäjällä pitää olla esimerkiksi oikeus kaikkien oman yksikkönsä henkilöiden tietoihin, mutta yksi tai useampi tietty henkilö pitää rajata pois, pelkkä pikaoikeuden vaihtaminen ei tähän sovellu.
Pikaoikeudet perustuvat henkilön esihenkilö-, henkilöstöryhmä- tai yksikkömäärityksiin. Esimerkiksi yksiköiden esihenkilöoikeus antaa oikeudet kyseisiin yksiköihin kuuluviin henkilöihin. Yksittäisten henkilöiden rajaamiseen voidaan käyttää sisältöprofiilia.
Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Sisältöprofiilit > avaa käyttäjän käyttämä sisältöprofiili muokattavaksi ja valitse Oikeudet-välilehti. Valitse sisältötyypiksi Henkilöstö.
Jos esimerkiksi käyttäjän tulee nähdä kaikkien oman yksikkönsä henkilöiden tiedot, mutta yhden henkilön tiedot pitää rajata pois, voidaan käyttää seuraavaa vaihtoehtoa. Tällöin käyttäjälle sallitaan henkilöstön tiedot, lukuun ottamatta erikseen estettyä henkilöä.
Huomio: Sisältöprofiilin avulla voidaan rajata käyttäjän pääsyä tiettyihin henkilöstötietoihin, vaikka käyttäjäprofiilin pikaoikeudet antaisivat hänelle muuten laajemman oikeuden henkilöstöön.
Miten lisään sijaisen Maxtechiin loman ajaksi?
Sijaisuuden avulla toinen käyttäjä voi hoitaa tehtäviäsi esimerkiksi lomasi aikana.
Laita päälle Salli profiilin jakaminen sijaisille ja tallenna.
2. Lisää sijainen
Siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät > Valitse sijaistettava käyttäjä ja Muokkaa.
Avaa Sijaiset -välilehti ja lisää sijainen kohtaan Sallitut sijaiset.
3. Tarkista sijaisuus
Siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Sijaisuudet > Tarkista, että sijaisuus ja sen ajankohta ovat oikein.
4. Sijaisen käyttö
Sijainen voi tämän jälkeen ottaa jaetun käyttäjäprofiilin käyttöön sijaisuuden aikana.
Web -käyttöliittymässä käyttäjäprofiili vaihdetaan vasemman alakulman nimikirjaimista.
Miksi saldoraportissa näkyy vain työaikaliukuma?
Ongelma
Saldoraportissa näkyy ainoastaan työaikaliukuma, eikä muita saldoja (kuten säästövapaat, työaikapankki tai lomapäivät) ole näkyvissä. Käyttäjät eivät pääse tarkastelemaan muita saldojaan raporteilla.
Ratkaisu / Vastaus
Tämä johtuu yleensä siitä, että muita saldotyyppejä ei ole aktivoitu organisaatiotasolla tai niiden näkyvyys- ja raportointiasetuksia ei ole määritetty käyttäjille oikein.
Käy läpi seuraavat tarkistusvaiheet ongelman ratkaisemiseksi:
Etsi listalta haluttu aikatapahtumatyyppi, esim. Loma, ja varmista, että sen tila on aktiivinen.
3. Varmista, että halutut moduulit (esim. työaikapankki, säästövapaat, lomat) on aktivoitu käyttöön organisaatiossanne. Jollet ole tästä varma, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen.
2. Varmista saldoraportin suodatukset ja asetukset
Saldoraportti näyttää vain ne saldot, jotka on aktivoitu sekä organisaatiolle että käyttäjälle.
Tarkista, ettei suodattimissa ole päällä rajausta, joka suodattaa näkyviin vain työaikaliukuman.
Valitse tarvittaessa Raportin tyyppi -suodattimeen ”Kaikki valittu” -asetus.
Jos asetukset ovat kunnossa, mutta tarvitsemanne saldotyyppi ei edelleenkään näy raporteilla, ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen:tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Miten saan työajanlyhennysvapaan tai lomasaldon näkymään mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa?
Työajanlyhennysvapaan, lomasaldon ja muiden saldojen näkyminen mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa määritellään henkilön asetuksista.
Toimi näin:
Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö.
Avaa haluamasi henkilö muokattavaksi.
Siirry Viestintä-välilehdelle.
Valitse, mitä saldoja henkilölle näytetään ja missä laitteessa.
Tallenna muutokset.
Kun muutokset on tallennettu, valitut saldot ovat henkilön nähtävissä mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa.
Maxtech Pro -näkymä ei toimi oikein, mitä voin tehdä?
Jos Maxtech Pro -järjestelmän jokin näkymä ei toimi oikein, lataudu odotetusti tai näyttää puutteellisia tietoja, ongelma voi liittyä esimerkiksi selaimeen, selaimen välimuistiin, suodattimiin tai hetkelliseen järjestelmäongelmaan.
Käy seuraavat tarkistukset läpi tässä järjestyksessä.
Päivitä sivu
Päivitä Maxtech Pro -sivu selaimen päivityspainikkeella tai painamalla F5. Jos näkymä ei tämän jälkeen toimi oikein, kokeile seuraavaa vaihetta.
Kokeile yksityistä selausikkunaa
Avaa selaimessa Incognito-ikkuna / Yksityinen ikkuna ja kirjaudu Maxtech Prohon uudelleen.
Kokeile, toimiiko ongelmallinen näkymä yksityisessä ikkunassa. Jos näkymä toimii siellä normaalisti, ongelma voi liittyä esimerkiksi selaimen laajennukseen, välimuistiin tai tallennettuun selaindataan.
Tarkista selaimen versio
Varmista, että käytössäsi on uusin selainversio. Google Chromessa version voi tarkistaa valitsemalla oikeasta yläkulmasta ⋮ Valitse Ohje > Tietoja Google Chromesta. Chrome näyttää versionumeron ja tarkistaa samalla päivitykset. Jos päivitys on saatavilla, Chrome tarjoaa mahdollisuuden käynnistää selaimen uudelleen päivityksen asentamiseksi.
Huomio: Vanhentunut selainversio voi aiheuttaa yhteensopivuusongelmia Maxtech Pron käyttöliittymän kanssa. Voit ladata Chromen asennusohjelman sivulta https://www.google.com/chrome/.
Jos selaimen päivitys ei onnistu, selain voidaan joutua asentamaan uudelleen.
Kokeile toista selainta
Jos ongelma jatkuu, kokeile samaa toimintoa toisella selaimella. Jos näkymä toimii toisella selaimella, ongelma saattaa liittyä alkuperäisen selaimen asetuksiin, versioon tai selaindataan.
Jos käytössäsi on jokin muu selain kuin Chrome, tarkista selaimen versio ja mahdolliset päivitykset selaimen omista asetuksista tai Ohje-valikosta. Varmista, että käytössäsi on selaimen uusin versio.
Jos ongelma jatkuu
Jos ongelma ei ratkea edellä olevilla tarkistuksilla, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Ilmoita tukipyynnössä mahdollisimman tarkasti:
Missä näkymässä ongelma esiintyy?
Mitä yritit tehdä?
Mitä tapahtuu ja miten näkymä toimii väärin?
Mitä selainta ja selainversiota käytät?
Toimiiko näkymä yksityisessä selausikkunassa tai toisella selaimella?
Näkyykö ruudulla jokin virheilmoitus?
Liitä mukaan myös kuvakaappaus ongelmatilanteesta, jos mahdollista. Näiden tietojen avulla tuki pystyy selvittämään ongelmaa nopeammin ja tarkemmin.
Vahingossa poistetun henkilön palauttaminen Maxtech-järjestelmässä
Ongelma
Henkilö on poistettu vahingossa Maxtech-järjestelmästä. Voiko henkilön palauttaa ja miten se tehdään, jotta hänen tietonsa (esim. paikannus- ja historiatiedot) ovat jälleen tarkasteltavissa?
Ratkaisu / Vastaus
Maxtech-järjestelmästä poistetut henkilöt eivät häviä välittömästi lopullisesti, vaan ne siirtyvät roskakoriin (Tila: Roskakorissa).
Voitte palauttaa poistetun henkilön seuraavasti:
Siirtykää valikossa: Hallinta > Henkilöstö.
Etsikää hakukenttien yhteydestä Tila-suodatin ja valitkaa siihen vaihtoehto Roskakorissa.
Napsauttakaa Haku-painiketta, jolloin järjestelmä näyttää kaikki roskakorissa olevat henkilöt.
Avaa palautettavan henkilön tiedot ja kelaa kohtaan Tila.
Vaihtakaa tilaksi Aktiivinen (arvon ”Roskakorissa” tilalle).
Tallentakaa muutokset.
Palaatkaa henkilöstölistaukseen, vaihtakaa Tila-suodatin takaisin muotoon Aktiiviset ja napsauttakaa Haku. Palautettu henkilö näkyy nyt jälleen aktiivisten henkilöiden listalla.
Tärkeää huomioitavaa
Historiatiedot: Paikannus- ja muut historiatiedot palautuvat automaattisesti henkilön aktivoimisen yhteydessä, ellei niitä ole erikseen poistettu.
Käyttöoikeudet: Henkilötietojen palauttaminen vaatii pääkäyttäjäoikeudet.
Tarkistus: Varmistakaa aina ennen tallennusta, että olette palauttamassa oikeaa henkilöä.
Löytyminen roskakorista: Henkilön palautus onnistuu vain, jos henkilö on vielä roskakorissa eikä häntä ole poistettu lopullisesti.
Jos henkilö ei löydy roskakorista, tarkistakaa ensimmäisenä, että suodattimet eivät estä henkilön näkymistä ja tarvittaessa palauttakaa oletukset suodattimiin.
Henkilö on poistettu lopullisesti: Jos henkilöä ei löydy roskakorista, tietoja ei voi enää palauttaa itse järjestelmän kautta.
Käyttöoikeudet eivät riitä: Jos et näe roskakoria tai et voi muokata henkilön tilaa, pyydä apua organisaation pääkäyttäjältä tai ota yhteyttä Maxtechin tukeen.
Yhteydenotto tukeen
Mikäli tarvitset apua henkilön palauttamisen kanssa, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Käyttäjätunnuksen poistaminen tai deaktivointi Maxtechissa
Ongelma
Kuinka poistetaan tai deaktivoidaan käyttäjätunnus Maxtech-järjestelmästä esimerkiksi silloin, kun työntekijä lopettaa työskentelyn organisaatiossa, jotta tiliä ei voi enää käyttää?
Ratkaisu / Vastaus
Käyttäjätunnuksen poistamisen sijaan suositellaan yleensä tunnuksen deaktivointia. Tällöin järjestelmään kirjatut tiedot (kuten tuntikirjaukset ja saldot) säilyvät, mutta käyttäjä ei pääse enää kirjautumaan järjestelmään.
Yksittäisen käyttäjän deaktivointi
Siirtykää kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Etsikää poistettava tai deaktivoitava käyttäjä listalta.
Valitkaa Muokkaa.
Määrittäkää Käyttäjätilin voimassaolo päättyy -kenttään haluttu päivä (esim. työsuhteen päättymispäivä).
Vaihtoehtoisesti: Asettakaa käyttäjän Tila ei-aktiiviseksi, jos haluatte estää kirjautumisen heti.
Tallentakaa muutokset.
Käyttäjä ei voi tämän jälkeen kirjautua järjestelmään, mutta hänen tietonsa säilyvät raportointia ja historiatietoja varten.
Useiden käyttäjien deaktivointi kerralla (massamuokkaus)
Jos useampi työntekijä lopettaa samanaikaisesti, voitte muokata tilejä massana:
Suodattakaa käyttäjät halutun ryhmän tai kriteerien mukaan käyttäjälistauksessa.
Valitkaa kaikki deaktivoitavat käyttäjät listalta.
Valitkaa tämän jälkeen Toiminnot > Muokkaa.
Määritelkää Käyttäjätilin voimassaolo päättyy -päivämäärä tai muuttakaa Tila ei-aktiiviseksi kaikille valituille.
Tallentakaa muutokset.
Tärkeää huomioitavaa
Historiatietojen säilyvyys: Deaktivointi on aina suositeltavampaa kuin lopullinen poisto, jotta menneet tiedot, kirjaukset, raportit ja muut tapahtumat säilyvät organisaation raportointitarpeita varten.
Lopullinen poisto: Käyttäjän kaikkien tietojen lopullinen poistaminen/hävittäminen tulee tehdä vain erityisestä tietosuojaperusteesta. Tarvittaessa ottakaa yhteyttä Maxtechin tukeen.
Vastuualueet: Varmistakaa ennen tunnuksen sulkemista, että käyttäjän mahdolliset vastuutehtävät on siirretty eteenpäin.
Puuttuvat kentät: Jos ”Käyttäjätilin voimassaolo päättyy” -kenttä ei ole näkyvissä, tarkistakaa pääkäyttäjäoikeutenne tai ottakaa yhteyttä Maxtechin tukeen.
Viestintä työntekijälle: Järjestelmä ei lähetä käyttäjälle automaattista vahvistus- tai poistoviestiä. Jos haluatte antaa työntekijälle kuittauksen tunnuksen sulkemisesta, ilmoittakaa siitä hänelle manuaalisesti.
Yhteydenotto tukeen
Mikäli tarvitset apua deaktivoimisen kanssa, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Laskutusosoitteemme muuttui – miten toimin?
Jos organisaationne laskutusosoite, laskutusohjeet tai laskutukseen liittyvät yhteystiedot ovat muuttuneet, ilmoittakaa muutoksesta sähköpostitse Maxtechin laskutukseen.
Toimi näin
Lähettäkää laskutusosoitteen tai muiden laskutustietojen muutos osoitteeseen: laskutus@maxtech.fi
Viestiin kannattaa sisällyttää seuraavat tiedot:
organisaation nimi
uusi laskutusosoite
mahdolliset muut uudet laskutus- tai yhteystiedot
muutoksen voimaantulopäivä
tarvittaessa sopimus- tai laitetiedot, joita muutos koskee.
Selkeä otsikko ja kaikki tarvittavat tiedot nopeuttavat asian käsittelyä.
Mitä muuta laskutustiimin kautta voi hoitaa?
Osoitteeseen laskutus@maxtech.fi voi toimittaa myös muita laskutukseen liittyviä pyyntöjä, kuten:
laskutusohjeiden muutokset
laskutuspyynnöt
palvelumuutoksiin liittyvät laskutusasiat
laskutus- ja yhteystietojen päivitykset.
Laskutuksemme käsittelee pyynnön ja ottaa tarvittaessa yhteyttä lisätietojen saamiseksi.
Jos asiasi ei koske laskutusta tai olet epävarma, mihin pyyntö tulisi lähettää, voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeentuki@maxtech.fi tai soittamalla p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).
Normaalityöajan ylittävät tunnit maksuun (ei työaikaliukumaan) -ohjaustieto ei muodosta palkkarivejä
Ongelma
Normaalityöajan ylittävien tuntien maksuun ohjaus ei muodosta palkkarivejä odotetusti. Kun tunnit ohjataan järjestelmän asetuksissa maksuun, palkkalaskelmille tai -raporteille ei ilmesty rivejä kyseisistä tunneista.
Ratkaisu ja korjausvaiheet
Ongelma johtuu useimmiten siitä, että tapahtumarivit ovat lukittuina tai jo kokonaan tai osittain siirretty palkka-aineistoon, jolloin järjestelmän jälkilaskenta ei pääse päivittämään tietoja automaattisesti.
Korjaa tilanne käymällä läpi seuraavat vaiheet:
1. Tarkista tapahtumarivien tila
Siirry järjestelmässä bruttopalkkaraportille.
Etsi kyseiset tapahtumat, jotka pitäisi ohjata maksuun.
Varmista, etteivät tapahtumarivit ole lukitussa tilassa.
2. Avaa tapahtumarivien lukitus
Jos rivit ovat lukittuja, avaa niiden lukitus tiedostojen muokkaamista varten käyttämällä järjestelmän ”Avaa lukitus” -toimintoa.
3. Varmista asetukset ja suorita jälkilaskenta
Tarkista ensin, että ohjaustieto ”Normaalityöajan ylittävät tunnit maksuun (ei työaikaliukumaan)” on asetettu kyseiselle työlle tai tapahtumalle.
Kun lukitus on avattu ja asetukset ovat kunnossa, suorita Jälkilaskenta-toiminto. Tämä laskee valittujen rivien palkka- ja lisätiedot uudelleen voimassa olevien sääntöjen mukaisesti.
4. Tarkista muodostuneet palkkarivit
Tarkista jälkilaskennan jälkeen palkkaerittely.
Varmista, että maksuun ohjatut tunnit näkyvät nyt oikein palkkariveinä.
Tärkeää huomioitavaa
Siirretyt aineistot: Jos tapahtumat on jo ehditty siirtää palkka-ajoon tai ulkoiseen palkkajärjestelmään, tehty jälkilaskenta ei enää päivitä lukittuja rivejä. Huomioi, että jälkilaskenta ei toimi, jos yksikään tapahtuman palkkalajeista on jo siirretty.
Asetusten tarkistus: Puuttuva tai virheellinen ohjaustieto estää maksurivien muodostumisen, vaikka jälkilaskenta ajettaisiin uudelleen.
Mikäli tarvitset tukea ohjaustietojen tarkistamiseen, lukitusten avaamiseen, jälkilaskentaan tai palkka-aineiston muodostamiseen, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
Miten vaihdan käyttäjän sukunimen ja/tai käyttäjätunnuksen järjestelmään?
Käyttäjän sukunimen ja/tai käyttäjätunnuksen päivittäminen tehdään seuraavasti:
Siirry Hallinta > Henkilöstö -sivulle, avaa henkilö muokattavaksi ja muuta sukunimi oikeaksi. Päivitä tarvittaessa myös sähköpostiosoite, jos se on muuttunut sukunimen muutoksen myötä. Tallenna muutokset.
Jos käyttäjätunnus perustuu sähköpostiosoitteeseen, päivitä myös käyttäjätunnus kohdassa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät. Muokkaa käyttäjätunnus oikeaksi ja päivitä tarvittaessa myös sähköpostiosoite. Tallenna muutokset.
Jos käyttäjän sähköpostiosoite muuttui, lähetä käyttäjälle tarvittaessa myös uusi salasanan vaihtolinkki.
Ilmoita muutoksesta myös käyttäjälle ja kerro mahdollisesta uudesta käyttäjätunnuksesta tai muista kirjautumiseen liittyvistä muutoksista.
Lisätiedot
Käyttäjän aiemmat tiedot, kuten raportit ja työaikakirjaukset, säilyvät järjestelmässä muutoksen jälkeen.
Jos käyttäjätunnus muuttuu, käyttäjä kirjautuu jatkossa uudella tunnuksella. Jos ainoastaan nimi muuttuu, kirjautumistapa ei muutu.
Jos sähköpostiosoite muuttuu, käyttäjälle aiemmin lähetetyt salasanan vaihtolinkit voivat lakata toimimasta. Tarvittaessa lähetä käyttäjälle uusi vaihtolinkki.
Jos käyttäjä ei pääse kirjautumaan muutoksen jälkeen, tarkista käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen oikeellisuus sekä nollaa tarvittaessa salasana.
Jos Maxtech on integroitu muihin järjestelmiin, varmista, että käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja tunnus päivittyvät tarvittaessa myös niihin.
Jos muutoksen tekemisessä ilmenee ongelmia, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).
