Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Main user

Työaikamallit

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet

Työaikamallit-näkymässä hallinnoitavilla työaikamalleilla voidaan määritellä henkilöstöryhmien työaika-asetukset keskitetysti. Työaikamallien enimmäismäärää ei ole rajoitettu.

Työaikamalli mahdollistaa samojen työaika-asetusten käyttämisen usealla henkilöllä, jolloin päivitysten tekeminen on helppoa eikä asetuksia tarvitse ylläpitää jokaiselle henkilölle erikseen. Työaikamallia sovelletaan valitsemalla se käyttöön henkilön työsopimukselle. Työaikamallia käytettäessa työsopimukselle ei aseteta Työaika-asetuksia erikseen.

Pääset lisäämään työaikamalleja valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit > Lisää.

Alapuolella on kuvattuna hyvin yleinen työaikamalli.

Yleiset-välilehti

  1. Anna työaikamallille kuvaava nimi esim. ”37,5 h / viikko, 30 min automaattinen tauko”
  2. Määritä työaikamallilla käytettävä TES
  3. Määritä työaikamallilla käytettävä juhlapyhäkalenteria


Lounastauko-välilehti

  1. Lounastauon vähimmäiskesto esim. 0.5 tai 30, mikäli automaattisen lounastauon pituus on 30 minuuttia
  2. Automaattinen lounastauko
    • Kyllä = lisätään jokapäivä
    • Kyllä (vain ma-pe) = viikonlopun kirjauksille ei lisätä
    • Ei = automaattista lounastaukoa ei lisätä ollenkaan
  3. Vaadittava työaika jonka jälkeen lounastauko lisätään
  4. Tapahtumatyypit, jotka estävät automaattisen lounastauon lisäämisen
    • Pudotusvalikon kautta voidaan valita aikatapahtumatyypit, jotka estävät automaattisen lounastauon lisäämisen.
    • Jos esimerkiksi halutaan määrittää, että henkilön kirjatessa vähintään 20 min lounastauon automaattista lounastaukoa ei lisätä (viimeinen rivi ei näy mikäli yhtään aikatapahtumatyyppiä ei ole valittu).


Työaika-välilehti

Työaikajärjestelmän valinta vaikuttaa merkittyjen kenttien näkymiseen.

kenttämerkitys
TyöaikajärjestelmäAsetuksella valitaan, käytetäänkö kiinteää päivittäistä työaikaa vai suunniteltuja vuorojen työaikaa
Päivittäinen normaalityöaikaKäytetään työaikaliukuman ja vrk-lisä- ja ylitöiden laskennassa
Päivittäinen luvattu vähimmäistyöaika (h)Viikottaisia työtunteja vähintään
Viikottaiset sopimustunnit vähintäänAsetuksella määritetään viikottaisten sopimustuntien vähimmäismäärä, Sopimustuntirajat näkyvät henkilö-sarakkeessa punaisena Kalenterilla, mikäli työaika ylittyy tai alittuu.
Viikottaiset sopimustunnit enintäänAsetuksella määritetään viikottaisten sopimustuntien enimmäismäärä, Sopimustuntirajat näkyvät henkilö-sarakkeessa punaisena Kalenterilla, mikäli työaika ylittyy tai alittuu.
Viikoittaisia työtunteja vähintäänKäytetään raporttien tarkistustilassa sekä Hyväksyntäraportilla viikottaisten minimituntien valvonnassa.
Viikoittaisia työtunteja enintään (vk-lisätyöraja)Käytetään raporttien tarkistustilassa sekä Hyväksyntäraportilla viikottaisten minimituntien valvonnassa.
Työn alkamisaika (oletus)
Työn lopetusaika (oletus)
Uusi työvuorokausi alkaaAsetus vaikuttaa siihen, miten ylityölaskenta käsittelee vuorokausia. Jos työvuorokauden alkua on siirretty, ylitöitä tarkastellaan kalenterivuorokauden sijaan suhteessa siirrettyyn aikaan.
Yhtenäinen kirjaus lasketaan aina kokonaisuudessaan alkamisvuorokaudelleJos on valittu Ei, työvuorokauden vaihteen ylittävät tapahtumat katkotaan ylityölaskennassa työvuorokauden vaihteesta eli työvuorokauden vaihteen ylittävät tunnit kohdistuvat laskennassa seuraavalle päivälle. Jos on valittu kyllä, työvuorokauden vaihteen ylittävät tapahtumat huomioidaan aloitusvuorokauden tunteina riippumatta siitä, miten ne sijoittuvat ajallisesti.
Laske vrk-lisätyötLaskee lisätyötä päivittäisen normaalityöajan ja vrk-ylityö 50% välille.
Laske normaalityöajan ylittävät tunnit mukaan viikkotuntikertymäänAsetuksella määritetään lasketaanko normaalityöajan ylittävät tunnit mukaan viikkotuntikertymään vai ei
Laske vrk-ylityöt”Kyllä (rajat vuosityöaikakalenterista)” käyttää ensisijaisesti vuosityöaikakalenteria ja toissijaisesti kiinteitä rajoja.
Huom! Työaikaliukuman ollessa käytössä ylityötunnit menevät oletuksena liukumaan eikä ylitöitä kerry. Jos ylityöt halutaan maksuun, on tapahtuman tiedoista valittava ohjaustieto: ”Ylityöt maksuun (ei työaikaliukumaan)”.
+50% kun vuorokauden työaika yli50% vrk-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
+100% kun vuorokauden työaika yli100% vrk-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
 Laske vk-lisätyötLaskee lisätyötä viikottaisen normaalityöajan ja viikko-ylityö 50% välille.
Laske viikko-/jakso-/yleistyöajan viikkoylityötLasketaanko henkilölle viikko-/jakso-/yleistylajan viikkoylitöitä
Huom! Työaikaliukuman ollessa käytössä ylityötunnit menevät oletuksena liukumaan eikä ylitöitä kerry. Jos ylityöt halutaan maksuun, on tapahtuman tiedoista valittava ohjaustieto: ”Ylityöt maksuun (ei työaikaliukumaan)”.
Laske yleistyöajan mukaiset ylityötLasketaanko henkilölle viikkoylitöitä
Huom! Työaikaliukuman ollessa käytössä ylityötunnit menevät oletuksena liukumaan eikä ylitöitä kerry. Jos ylityöt halutaan maksuun, on tapahtuman tiedoista valittava ohjaustieto: ”Ylityöt maksuun (ei työaikaliukumaan)”.
+50% kun viikon työaika yli50% vko-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
+100% kun viikon työaika yli100% vko-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
Juhlapyhäkalenteriin syötetyt arkipyhät laskevat rajojaHuom! Jos tätä asetusta käytetään, niin huolehdi, että aikatapahtumien asetusten takana oleva ”Alentaa viikko- ja jaksoylityön tuntirajoja” ei ole käytössä.
Laske arkipyhäkorvaukset täytetunneille (tuntipalkkaiset)Mikäli arkipyhänä on tehty työtä vähemmän kuin normaalin työpäivän verran niin vajaille tunneille lisätään arkipyhäkorvaus.
Lisää arkipyhämerkinnät automaattisestiArkipyhämerkinnät lisätään automaattisesti pyhäpäivää seuraavana yönä järjestelmän toimesta. Arkipyhämerkintää ei lisätä, jos henkilöllä on päivälle työajaksi laskettava tapahtuma, palkaton sairauspoissaolo tai arkipyhän yli jatkuva loma.
Työajan lyhennysmalliValitaan luotu työajan lyhennysmalli

Vuorokautiset lisä- ja ylityöt

Viikoittaiset lisä- ja ylityöt

Arkipyhiin liittyvät määritykset

Pyöristyssäännöt

Miten lisään / muokkaan työvuoroa?

Työvuorot suunnitellaan Kalenteri-työkalulla. Voit luoda yksittäisiä tai toistuvia vuoroja, vaihtaa vuorolle toisen tekijän, päättää toistuvia vuoroja, muuttaa toistoa jne. Kattavan työvuorosuunnittelun ohjeen löydät täältä.

Yritän lisätä uudelle henkilölle käyttäjätunnusta, mutta järjestelmä herjaa, että käyttäjätunnus on jo olemassa, mitä teen?

Jos järjestelmä antaa herjan ”Ei voitu vaihtaa käyttäjänimeä. Käyttäjänimi on jo käytössä.”:

Ongelma johtuu siitä, että kyseinen käyttäjätunnus on jo olemassa.
Tarkista ensin, ettei kyseinen käyttäjätunnus löydy organisaationne ei-aktiivisista tai roskakorista olevista tunnuksista suodattamalla kyseiset tilat hallinta > käyttäjäoikeudet > käyttäjät paikasta:

Jos käyttäjätunnusta ei löydy, syötä järjestelmään toinen käyttäjätunnus.

Leimauslaitteen verkkoyhteysongelman tunnistaminen ja ratkaisu

Kun laitteella ei ole verkkoyhteyttä näytön oikeassa yläkulmassa näkyy -kuvake.

Leimauslaitteelle leimaaminen toimii myös ilman verkkoyhteyttä ja leimaukset tallentuvat laitteen muistiin (huom! leimaukset eivät näy web-käyttöliittymässä). Leimaukset siirtyvät laitteelta web-järjestelmään, kun laite saa verkkoyhteyden takaisin. Näin ollen – älä kirjaa tapahtumia manuaalisesti web-järjestelmään, koska silloin ne muodostuvat järjestelmään kahteen kertaan.

Ongelman ratkaisu:

Ethernet-yhteys

  1. Tarkista, että laitteen Ethernet-asetukset kunnossa – asetukset löytyvät täältä
  2. Kokeile käynnistää laite uudelleen
  3. Tarkista, että RJ-45 verkkojohto kytkettynä modeemiin ja laitteen ethernet-porttiin
  1. Irroita verkkojohto ja laita se sitten uudestaan paikalleen
  2. Varmista että modeemiin tulee yhteys ja se toimii

Mobiilidata

  1. Tarkista, että laitteen mobiiliyhteyden asetukset aktivoitu
    • Pro L (iso näyttö) leimauslaitteen asetukset löytyvät täältä
    • Pro S (pienempi näyttö) leimauslaitteen asetukset löytyvät täältä
  2. Kokeile käynnistä laite uudelleen
  3. Siirrä laite mahdollisimman lähetää ikkunaa yhteyden saamiseksi
  4. Tarkista verkko-operaattorin (Elisa) tiedotteista onko alueen tukiasemissa yleinen ongelma

Wi-Fi-yhteys

  1. Tarkista, että laitteen Wi-Fi-asetukset aktivoitu
    • Pro L (iso näyttö) leimauslaitteen asetukset löytyvät täältä
    • Pro S (pienempi näyttö) leimauslaitteen asetukset löytyvät täältä
    • Varmista, että oikea WiFi-verkko on valittuna ja käytössä. Tarkista verkon salasana ja mahdolliset erikoisasetukset.
    • Unohda yhteys WiFi-verkkoon ja liitä uudelleen, jos mahdollista.
  2. Varmista, että laite on tarpeeksi lähellä wlan-verkon tukiasemaa tai modeemia
    • Varmista, että leimauslaite on WiFi-verkon kuuluvuusalueella.
    • Jos signaali on heikko, yritä siirtää laitetta lähemmäs langattoman verkon tukiasemaa. Jos mahdollista, testaa laitetta toisessa sijainnissa vahvalla WiFi-signaalilla.
    • Varmistakaa, ettei rakennusympäristössä ole sähkökatkoja tai verkkolaitteiden (reititin, tukiasema) ongelmia.
  3. Tarkista, että modeemin verkkoyhteys kunnossa
    • Varmista, että muu laitteisto samassa verkossa toimii normaalisti. Jos kaikilla laitteilla on ongelmia, vika saattaa olla WiFi-tukiasemassa tai verkossa. Kokeile tällöin käynnistää WiFi-tukiasema uudelleen.
    • Varmistakaa, että SIM-kortti (mobiililaajakaistalaitteille) on asetettu oikein ja mobiilidata on aktivoitu. Tarvittaessa testatkaa laite toisella SIM-kortilla.
    • Tarkista, että onko modeemin asetuksista estetty/rajoitettu laitteiden liittymistä
  4. Käynnistä leimauslaite uudelleen
    • Sammuta leimauslaite kokonaan ja käynnistä uudelleen. Joissain tapauksissa tämä palauttaa verkkoyhteyden.
  5. Seuraa mahdollisia aikakatkaisuja tai katkoksia
    • Jos leimaukset kirjautuvat liian hitaasti tai epäluotettavasti, kyse voi olla tilapäisistä yhteyskatkoista, esimerkiksi operaattoriongelmien vuoksi. Kokeile uudelleen hetken kuluttua.

Käyttöopas: Työvuorosuunnittelu (Työvuorot™)

Maxtech Pro™

Kalenteri on työvuorosuunnittelun päänäkymä järjestelmässä. Alla on listattu ohjeita työvuorojen suunnitteluun eri tilanteissa.

Jos suunnittelua tehdään aamu- ja iltavuoroihin perustuen, lue myös ohjeet työvuoromallien hyödyntämiseen työvuorojen suunnittelussa.

Table of Contents

Suunnitellun toistuvan vuoron lisääminen

Kalenterissa vuoron lisääminen onnistuu viemällä hiiri henkilön ja päivän kohdalle, jolle tapahtumaa ollaan lisäämässä, ilmestyy + -ikoni.

Tapahtumalle syötettäviä tietoja:

Psst… Näkyviä kenttiä voidaan muokata vapaasti hyödyntämällä näkymien asetuksia

Toisto luodaan toistot-välilehdellä. Voit luoda monipuolisesti erilaisia vuorojen toistoja, alla esimerkkejä:

  • Päivittäin maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin, lokakuun ajan
  • Joka toinen viikko, toistopäivä ensimmäisen toistopäivän päivämäärä, toistaiseksi
  • Kuukausittaiset toistovaihtoehdot

Myöhästymishälytykset

Tämä toiminto sisältyy Työvuorot™-tuotteen maksuttomiin lisämoduuleihin. Jos haluat ottaa myöhästymishälytykset käyttöön organisaatiossanne, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi.

Tapahtuman lisäyksen yhteydessä on mahdollista asettaa myöhästymishälytys. Kun hälytys on aktivoitu, järjestelmä lähettää ilmoituksen määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen, jos työntekijä ei ole aloittanut työvuoroaan suunnitellun ajan mukaisesti.

  1. Lisää tapahtuma

2. Siirry Hälytykset -välilehdelle

  • Lisää tapahtumalle myöhästymishälytys painamalla -painiketta.
  • Syötä tarvittavat tiedot ja tallenna hälytys.

3. Jos työntekijä ei aloita työvuoroa suunniteltuna aikana, lähettää järjestelmä tästä ilmoituksen asetettuun sähköpostiosoitteeseen tai tekstiviestin asetettuun matkapuhelinnumeroon.

4. Kun lisäät tapahtumia, voit valita käytettäväksi aiemmin luodun myöhästymishälytyksen. Vaihtoehtoisesti voit luoda uuden hälytyksen, joka tallentuu valikkoon ja on käytettävissä myös tulevissa tapahtumissa.

5. Voit muokata tai poistaa myöhästymishälytyksiä klikkaamalla -painiketta.

  • Muokkaa tarvittavia tietoja ja tallenna muutos
  • Poista myöhästymishälytys Poista -painikkeella

Suunnitellun toistuvan vuoron muokkaaminen

Tietojen muuttaminen vuorolle tietystä päivästä alkaen

Tilanteessa, jossa toistuvan työvuoron tietoja on tarvetta muuttaa (esim. vuoron työohje muuttuu, tekijä muuttuu, vuoron ajat muuttuvat), voidaan muutos tehdä toistuvalle tapahtumalle tietystä päivästä alkaen.

Alla esimerkki, miten muutetaan toistuvalle vuorolle henkilö tietystä päivästä alkaen. Avaa vuoro kalenterista, mene muokkaamaan yksittäisen tapahtuman sijaan toistuvaa tapahtumaa.

Vaihda henkilö, paina tallenna.

Vahvista muutokset-ikkunassa voit valita mistä alkaen muutos tehdään.

Henkilön vuorojen vaihtaminen toiselle henkilölle tietyltä aikaväliltä

Voit siirtää henkilön kaikki vuorot tietyltä ajanjaksolta tai toistaiseksi toiselle henkilölle (esim. kesälomatuurauksen ajaksi) kalenterista löytyvällä toiminnolla. Tätä toimintoa käytetään tilanteessa, jossa henkilö on syystä tai toisesta poissa töistä tietyn aikavälin, ja tuuraaja on tiedossa.

Valitse keneltä ja kelle tapahtumat siirretään, sekä aikaväli jolta vuorot siirretään. Jos loppupäivä jätetään tyhjäksi, kaikki vuorot alkupäivästä eteenpäin siirretään toiselle henkilölle.

Jos tuuraajaa ei ole vielä tiedossa, voidaan työvuorot irrottaa tekijältä, jolloin ne näkyvät ”Tapahtumat ilman työntekijää”-sarakkeessa. Sieltä ne voidaan siirtää oikeille tekijöille raahaamalla tai muuttamalla toistuvalle vuoroille henkilö yksi kerrrallaan.

Suunnitellun toistuvan vuoron päättäminen

Mene muokkaamaan toistuvaa tapahtumaa

Toistuvan tapahtuman voi päättää ikkunan alalaidasta (vaatii käyttäjälle Toistuvat vuorot-moduulin).

Päätä toistuva tapahtuma-painikkeen painamisen jälkeen voit päättää mihin päivään toistuva vuoro päätetään. Jos haluat, että kaikki vuoroon liittyvät tapahtumat poistetaan (myös poikkeusvuorot, valitse ”Poista kaikki” ja ”Poista myös poikkeusvuorot”.

Poikkeusvuorolla tarkoitetaan vuoroa, jonka tiedot poikkeavat työvuoron alkuperäisistä tiedoista. Jollekkin yksittäiselle vuorolle on kenties ollut tarvetta muuttaa aikaa (asiakkaan pyynnöstä) tai työntekijä oli estynyt tekemään vuoron ja se on jouduttu siirtämään eri henkilölle.

Toistuvien vuorojen hallintapaneeli

Toistuvien vuorojen hallintapaneeliin on koottu kaikki työvuorot. Toiminnot, jotka ovat mahdollisia paneelin kautta:

  • Toistuvien vuorojen suodattaminen asiakkaan, kohteen ja työtehtävän suhteen
  • Näytä päättyneet vuorot em. suodattimien suhteen
  • Listalta nähdään vuoron toisto, tapahtuman kesto ja muodostuneiden vuorojen lukumäärä
  • Vuorojen muokkaaminen suoraan listanäkymästä (kynä-ikoni).
  • Voit muuttaa aikoja, seurantatasoja, toistoja tai muita tietoja kuten työntekijän alkaen päivästä.
  • Voit päättää vuoron.

Hallintapaneeli helpottaa olennaisesti työvuorojen kokonaistilanteen havaitsemista ja hallintaa toistuvien vuorojen määrän ollessa suuri. Yhdestä näkymästä näet esim. tietyn asiakkaan kaikki toistuvat vuorot ja esimerkiksi asiakkuuden päättyessä näkymää voi hyödyntää asiakkaan kaikkien vuorojen päättämisessä.

Vuoron muuttaminen alkaen päivästä

Voit muuttaa vuorolta mitä tahansa tietoa (esim. henkilöstö, työ) ja kun painat tallenna, tulee esiin ikkuna, jossa voi määrittää muutoksen alkupäivän.

Tässä esimerkiksi vuoron päättäminen tiettyyn päivämäärään. Vuoroon tehtyjä poikkeuksia ei poisteta oletuksena, muta nekin saa valinnalla poistumaan. Voit myös poistaa kaikki vuoroon liittyvät tiedot kerralla valitsemalla ”Poista kaikki”.

Vuorojen massatoiminnot

Vuorojen massatoimintoja kannattaa käyttää tilanteessa, jossa esimerkiksi asiakkuus päättyy. Hallintapaneelin kautta pystyy päättämään kaikki asiakkaan vuorot kerralla.

Suodata näkyviin asiakkan vuorot valitsemalla asiakas-suodattimeen haluttu asiakas. Valitse vuorot, jotka haluat poistaa.

Muutoksen voi tehdä alkaen päivästä, tai poistaa kaikki asiakkaan vuorot (toteutuneita vuoroja ei poisteta). Voit myös erillisellä valinnalla kertoa, jos haluat poistaa kaikki vuorot, myös poikkeusvuorot (vuorot, joihin on tehty muutoksia).

Henkilön kaikkien vuorojen irrottaminen tai siirtäminen toiselle henkilölle

Tilanteessa, jossa työntekijä ei ole syystä tai toisesta palaamassa töihin, voidaan kaikki henkilön vuorot irrottaa massatoiminnolla tai siirtää valitut vuorot toiselle henkilölle. Muutoksen voi tehdä päivästä alkaen.

Työvuorosuunnittelu – Usein kysytyt kysymykset

TS-TES-tulkinnan kuvaus

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

SISÄLTÖ

Yleistä

Tämä on kunta-alan teknisen henkilöstön työehtosopimusta koskeva artikkeli, jossa on kuvattu miltä osin järjestelmä tukee työehtosopimuksen sääntöjä ja laskentaa.

Säännöllinen työaika ja lisä- ja ylityöt

Yleis- ja toimistotyöaikaa noudattaville henkilöille voidaan määrittää työehtosopimuksen mukaisesti vuorokauden ja viikon säännöllinen työaika sekä 50% ja 100% vuorokausi- ja viikkoylitöiden rajat. Järjestelmä tukee myös korkeamman eli 100% vrk-ylityön maksamista työtunneilta, jotka tehdään vähintään 2h normaalin työajan päättymisen jälkeen.

Päivittäiset työajat voidaan määrittää vuosityöaikakalenterin kautta, jolloin saadaan esimerkiksi viikon viimeiselle arkipäivälle muodostettua muita arkipäiviä lyhyempi työaika. Arkipyhäviikolla työajanlyhennys luonnollisesti vähenee. Järjestelmästä löytyy Maxtechin ylläpitämänä muutama yleisimpiin tapauksiin soveltuva vuosityöaikakalenteri ja lisäksi organisaatio voi hallinnoida omia vuosityöaikakalenterejaan.

Jakso- ja kolmivuorotyötä tekeville voidaan määrittää työehtosopimuksen mukaisesti jakson säännöllinen työaika sekä 50 % ja 100 % jaksoylitöiden rajat. Eri henkilöille on mahdollista käyttää eri jaksoja.

Järjestelmä laskee palkka-aineistoon lisätyöt sekä 50 % ja 100 % ylityöt asetettujen sääntöjen perusteella automaattisesti.

Epämukava työaika

Järjestelmä tunnistaa seuraavat työehtosopimuksessa määritetyt epämukavaan työaikaan liittyvät ajankohdat ja luo palkka-aineistot kyseisille ajankohdille sijoittuville kirjauksille automaattisesti:

  • Päivät, joilta maksetaan sunnuntaityökorvausta
  • Päivät, joilta maksetaan lauantaityökorvausta
  • Aatot
  • Iltatyö
  • Yötyö

Näiden lisäksi vuorotyölisä voidaan merkitä käsin työlle, työvuoromallille tai suunnitellulle vuorolle, jolloin siihen liittyvä palkka-aineisto muodostuu työehtosopimuksen mukaisesti.

Hätätyö ja hälytysluonteinen työ

Hätätyö voidaan kirjata järjestelmään omalla tapahtumatyypillään, jolloin ne pystytään helposti erottelemaan raportoinnissa. Järjestelmä mahdollistaa, että hätätyöstä maksetaan ylityökorvaukset ja niiden määräytymistä voidaan tarvittaessa ohjata hätätyömerkinnän ohjaustietojen avulla.

Hälytysluonteinen työ voidaan merkitä järjestelmään työn tai toteutuneen työaikamerkinnän ohjaustietoihin, ”Työntekijä hälytettiin töihin”. Ohjaustiedon ollessa päällä, järjestelmä muodostaa työaikamerkinnän palkka-aineistoon työehtosopimukselle määritetyn hälytysrahan.

Viikkolepokorvaus

Järjestelmä muodostaa automaattisesti viikkolepokorvauksen, mikäli henkilön viikkolepo ei toteudu. Viikkolevon valvonta edellyttää, että henkilöllä on vähintään 35h yhtäjaksoinen lepoaika viikon tai viikonlopun aikana – riippuen TES:n asetuksista. Työehtosopimuksen viikkolepokorvauksen asetuksen voi ylikirjoittaa kun käytetään pohjalla perittyä yleistä työehtosopimusta.

Varallaolot ja varallaolon aikana tehtävät päivystystyöt

Varallaolot voidaan hallinnoida järjestelmässä helpoiten varallaolokalenterin kautta. Varallaolokalenterista varallaolovuorot perustuvat järjestelmään tapahtumiksi. Varallaolokorvauksen suuruus saadaan määritettyä varallaolokalenteriin ja varallaolovuoroille sidotun työn avulla. Varallaolon aikana tehdyt päivystystyöt saadaan automaattisesti vähentämään varallaolokorvauksen kertymää.

Järjestelmä mahdollistaa valinnaisen asetuksen, jolla voidaan valita, luetaanko lounastunti varallaoloaikaan.

Arkipyhät

Arkipyhäpäiville saadaan muodostumaan automaattiset arkipyhäkorvaukset. Tyypillisesti arkipyhäkorvaukset lisätään TTES:n tai Teknisen henkilöstön työehtosopimusta noudattavalle henkilöstölle. Mikäli työntekijä on töissä arkipyhänä, järjestelmä mahdollistaa tämän korvaamisen työehtosopimuksen mukaisesti.

Järjestelmä tukee myös lisätyörajan madaltamista arkipyhäviikoilla työehtosopimuksen mukaisesti.

Liukuva työaika ja työaikapankki

Järjestelmä mahdollistaa liukuvan työajan aika-ikkunoiden määrittämisen, eli kirjauksille sallittua saapumisaikaa ja lähtemisaikaa voidaan rajoittaa työn taakse määritellyillä asetuksilla.

Järjestelmässä on myös työaikapankki, johon voidaan siirtää tunteja käsin tehtävillä merkinnöillä. Työaikapankkiin kerättyä saldoa käytetään omalla tapahtumatyypillään.

Matkakorvaukset

Matkakorvauksia, kuten kilometrikorvaus ja päiväraha voidaan lisätä tapahtumille käsin tai automaattisesti (automaatio vaatii ajopäiväkirja- ja / tai matkalaskutuotteen).

Vuosilomien kertyminen

Järjestelmä tukee vuosilomien kertymää automaattisella ja käsin asetettavalla säännöllä. Automaattinen sääntö pohjautuu vuosilomalain mukaiseen lomapäiväkertymään. Siitä poikkeava kertymä voidaan asettaa asetuksiin käsin.

Poissaolokirjaukset

Poissaolot kirjataan järjestelmään poissaolokohtaisilla tapahtumatyypeillä, joiden perusteella järjestelmä muodostaa työehtosopimuksen mukaisen palkka-aineiston.

Huom! Erillinen poissaoloanomusten hallinta- ja käsittelytoiminnallisuus kuuluu Maxtech Työaika+™ -tuotteeseen.

Työaikaliukuma osa-aikaisella työntekijällä

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Kaksi tuettua mallia

Osa-aikainen työntekijä voi tehdä joko lyhennettyä työaikaa jokaisena työpäivänä (Lyhennetyn työpäivän malli) tai vaihtoehtoisesti työskennellä esim. arkipäivisin maanantaista keskiviikkoon (Lyhennetyn työviikon malli). Nämä osa-aikaisen työntekijän työajan mallit edellyttävät erilaisia asetuksia järjestelmässä ja ne on tässä ohjeistuksessa jaettukin omiksi kohdikseen.

Sisältö

1) Lyhennetyn työpäivän malli

Lyhennetyn työpäivän mallissa työntekijä tekee jokaisena työpäivänä lyhempää, keskimäärin esimerkiksi 80% työaikaa.

Tärkeimmät asetukset

  • Henkilön asetuksissa, Työaikaliukuma käytössä -asetus täytyy olla kytketty päälle. Toimivia vaihtoehtoja tähän ovat joko:
    • Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan) [Ensisijaisesti suositeltu vaihtoehto]
    • Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan ja vain päivinä, joilla työajaksi laskettava merkintä)
  • Henkilön asetuksissa, Työaikaliukuma-välilehdellä, Työaikaliukuman ylityösääntö täytyy olla määritettynä. Suositus:
    • Normaalitunnit ja normaalin työajan ylittävät tunnit yksinkertaisena saldoon (Kyse ei oletuksena ole ylityöstä)
  • Työaika-asetuksiin (Henkilö, Työsopimus, Työaikamalli) on määritettynä Päivittäinen normaalityöaika, joka on asetettu kyseisen osa-aikaprosentin mukaisesti laskettuna. Esimerkiksi 7.65h x 80% = 6.12h

2) Lyhennetyn työviikon malli

Lyhennetyn työviikon mallissa työntekijä työskentelee vain osan viikon normaaleista työpäivistä, esimerkiksi ma-ke (60% työaika).

Tämä voidaan toteuttaa kahdella vaihtoehtoisella tavalla:

  • 2a) Vapaapäivät merkitään erillisinä tapahtumina järjestelmään, esimerkiksi toistuvina vuoroina. Näiden kestoksi suositellaan asetettavaksi 0.0h.
    • Tämän tavan etuna on se, että järjestelmän ulkopuolelta tuotavien poissaolojen kesto voi olla mahdollista saada vapaapäivinä asetettua nollaksi tai sivuuttaa poissaolon tuonti kokonaan.
  • 2b) Vapaapäivät jätetään kokonaan merkitsemättä järjestelmään.
    • Järjestelmän ulkopuolelta tuotavat poissaolot kuten lomat muodostetaan tällöin myös vapaapäiville – ne eivät toki kerrytä liukumasaldoa, mutta on mahdollista, että ne lasketaan mukaan viikkotunteihin.

Tärkeimmät asetukset

  • Henkilön asetuksissa, Työaikaliukuma käytössä -asetus täytyy olla kytketty päälle. Toimivia vaihtoehtoja tähän ovat joko:
    • Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan) [Sovelletaan jos 2a)]
    • Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan ja vain päivinä, joilla työajaksi laskettava merkintä) [Sovelletaan jos 2b)]
  • Henkilön asetuksissa, Työaikaliukuma-välilehdellä, Työaikaliukuman ylityösääntö täytyy olla määritettynä. Suositus:
    • Normaalitunnit ja normaalin työajan ylittävät tunnit yksinkertaisena saldoon (Kyse ei oletuksena ole ylityöstä)
  • Työaika-asetuksiin (Henkilö, Työsopimus, Työaikamalli) on määritettynä Päivittäinen normaalityöaika, johon on asetettu työntekijän työpäivän täysi työaika. Esimerkiksi 7.65h

Yleiset ohjeet

Asetukset on kuvattu yksityiskohtaisemmin käyttöoppaan artikkeliin Työaikaliukuman asetukset.

Kun järjestelmään tuodaan koko päivän poissaoloja, niiden kestoksi pyritään koneellisesti asettamaan päivittäisen normaalityöajan kesto. Samoin kun poissaoloja lisätään järjestelmään manuaalisesti, niiden kestoksi on syytä asettaa päivittäisen normaalityöajan kesto. Tähän auttaa myös kun poissaoloille kuten lomalle kytkee Aikatapahtumatyyppien asetuksiin päälle asetuksen, joka sivuuttaa työaikaliukuman saldomuutoksen kokonaan kyseisenä päivänä, jolle poissaolo on merkitty. Tämä asetus on nimeltään Tapahtuman keston huomiointi työaikaliukuman saldomuutoksessa ja se on kuvattu tarkemmin täällä.

Tasoittumisjaksot järjestelmässä

Maxtech Pro™

Tasoittumisjaksoja käytetään järjestelmässä jaksoylitöiden laskemiseen sekä aikavälin pikavalintaan esimerkiksi Kalenteri-työkalussa. Työtä tehdään ennalta määritetyissä jaksoissa ja työaika tasoittuu jakson sisällä.

Tasoittumisjaksot voidaan määritellä vapaasti. Jakso- ja kolmivuorotyötä tekeville voidaan määrittää työehtosopimuksen mukaisesti jakson säännöllinen työaika, lisätöiden alkamisen raja, sekä 50 % ja 100 % jaksoylitöiden rajat. Eri henkilöille on mahdollista käyttää eri jaksoja. Järjestelmä varoittaa suunnitteluvaiheessa lisä- ja jaksoylitöistä.

Tasoittumisjaksojen käyttäminen edellyttää Tasoittumisjaksot (hallinta)-moduulin aktivointia organisaatioon.

Tasoittumisjakson määrittäminen

  1. Mene valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Tasoittumisjaksot
  2. Lisää uusi tasoittumisjakso ja nimeä se haluamallasi tavalla
  1. Valitse Tasoittumisjakson päivät -välilehti
  2. Määritä alku- ja loppupäivä sekä haluamasi rajat lisä- ja ylitöille

5. Kun olet lisännyt haluamasi tasoittumisjaksojen päivät, niin lista näyttää esimerkiksi tältä.

Tasoittumisjakson kopioiminen

Voit myös kopioida tasoittumisjaksoja.
Kun olet määrittänyt yhden tasoittumisjakson, voit kopioida sen klikkaamalla kyseisen tasoittumisjakson kohdalta kopiointi-merkkiä.

Järjestelmä kysyy tämän jälkeen ”Oletko varma, että haluat kopioida valitun rivin”.
Kun klikkaat OK, järjestelmä luo sinulle uuden vastaavanlaisen tasoittumisjakson, jossa alkupäivä alkaa edellisen tasoittumisjakson seuraavasta päivästä ja loppupäivä on 31 päivän päästä alkupäivästä, kuten kopioitu tasoittumisjaksokin.

Jos haluat kopioida tasoittumisjakson vaikkapa vuodeksi eteenpäin, sekin onnistuu.
Kun olet määrittänyt yhden tasoittumisjakson, klikataan kyseinen tasoittumisjakso aktiiviseksi, jonka jälkeen klikataan ”Kopioi valitut” -nappia.
Järjestelmä kysyy nyt, ”Kuinka monta kopiota haluat tehdä jokaisesta jaksosta?”. Jos halutaan tehdä kopiot vuodeksi eteenpäin, laitetaan tähän 11 ja ”Luo kopiot”.

Nyt tasoittumisjaksot on määritetty vuodeksi eteenpäin.


Tasoittumisjakson määrittäminen työaikamallille

Lisää / muokkaa haluamaasi työaikamallia > Työaika-välilehti > valitse Työaikajärjestelmäksi Jaksotyö ja valitse käytettävä Tasoittumisjakso.


Suodattimet

Määritellyt tasoittumisjaksot näkyvät myös raporttien suodattimissa sekä Kalenteri-työkalussa Jakso-painiketta klikkaamalla. Tasoittumisjaksoiksi voidaan määrittää esimerkiksi palkkajaksot ja käyttää niitä pikasuodattimena vaikka jaksoylitöitä ei laskettaisi lainkaan.

Matkalaskun tarkastaminen ja hyväksyntä

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Tarkastaminen: Matkalaskujen tarkastaminen tapahtuu valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Hae tarkistettavat matkalaskut näkyviin. Voit tarkistaa matkalaskut avaamalla ne PDF tai Excel tiedostoksi, klikkaamalla kuvakkeita rivin viimeisestä sarakkeesta.

Hyväksyntä: Kun olet tarkistanut matkalaskun niin voit hyväksyä sen valitsemalla (ruksaamalla) ja klikkaamalla alhaalta Hyväksyntä -nappia ja valitsemalla hyväksymistason.

Matkalaskun muokkaaminen

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Matkalaskuja voi muokata valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Voit suodattaa näkyviin haluamasi matkalaskut (huomaathan, että Vuosi ja kuukausi -suodattimeen on valittuna kuluva vuosi ja kuukausi ). Voit muokata matkalaskua klikkaamalla -painiketta.

Yleiset-välilehti: voit muokata yleisiä tietoja kuten matkalaskun nimeä tai päiväystä.

Matkat-välilehti: näet matkalaskulla olevat matkat. Voit muokata matkan tietoja klikkaamalla -painiketta tai lisätä uuden matkan klikkaamalla Lisää-painiketta

Matkan lisääminen:

  1. Valitse Matkat-välilehti ja klikkaa Lisää-nappia. Lisää matkan tiedot ja järjestelmä ilmoittaa matkan kestoon perustuvia korvauksia, jotka voit halutessasi lisätä.

2. Mene korvaukset-välilehdelle ja klikkaa Tallenna ja jatka muokkaamista.

3. Klikkaa Lisää-painiketta

4. Valitse palkkalajiksi haluamasi korvaus, määrä ja paina tallenna. Lisää korjauksia tai muutoin klikkaa Tallenna-painiketta.

Mikäli haluat lisätä korvausrivin olemassa olevalle matkalle niin se onnistuu helposti Korvaukset sarakkeessa olevalla Lisää-napilla.

Tiedostot välilehti: voit lisätä matkalaskulle esim kuitteja ja muita tositteita.