Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Saldoraportilta ei ole enää mahdollista hakea ylityösaldoja. Toiminnallisuus on poistettu, koska vastaavan raportin voi hakea tuntiraportilta alla olevan ohjeen mukaisesti.
Mene Raportit -> Tuntiraportti.
Valitse haluamasi ajanjakso ja rajaa henkilöt suodattimilla (esim. yksikön tai henkilöstöryhmän mukaan). Valitse lajitteluksi ”henkilö”, Yhteenveto-näkymä ja valitse haluamasi sarakkeet tuntiraportin oikeasta yläkulmasta.
Tuntiraportin sarake-valinnassa on mahdollisuus valita monipuolisesti eri tyyppiset yli- ja lisätyöt, jotka halutaan raportille. Myös lauantai-, sunnuntai, ilta- ja yötunnit saadaan näytettyä raportilla.
Syntyvällä raportilla näytetään henkilöittäin valittujen ylitöiden saldo valitulla ajanjaksolla.
Mene valikkoon Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja, valitse suodattimet, kuten ajoneuvo, ajoluokat ja aikaväli, ja klikkaa Haku-nappia. Valitse haluamasi ajot tai vieritä sivua alas ja valitse kaikki ajot, jonka jälkeen klikkaa Luo matkalasku -nappia. Anna matkalaskulle otsikko, valitse sisällytettävät tiedot ja klikkaa Tallenna-nappia. Matkalasku muodostuu Matkalaskut-sivulle.
Automaattisten kulukorvausten laskenta edellyttää, että henkilölle on määritelty tukikohta jota laskennassa käytetään.
Matkalaskun muodostaminen manuaalisesti
Mene Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut sivulle. Klikkaa Lisää-nappia. Katso tarkemmin Matkalaskun muodostaminen -ohjeesta.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Ajoja voidaan tarkastella Web-järjestelmässä valikossa Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja ja Maxtech-mobiilisovelluksessa valikossa Ajopäiväkirja > Ajotapahtumat.
Tarkastelu ja raportit
Voit ladata ajopäiväkirjan tiedostoksi haluaamasi tiedostomuotoon klikkaamalla tiedostotyypin nimeä (Xls, Csv, Pdf tai Excel). Ajopäiväkirja sisältää verottajan vaatimat tiedot.
Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja:raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, matkamittarilukema, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.
Ajojen suodattaminen
Valitse Ajoluokka suodattimeen Työajot- ja Aikaväli -suodattimeen haluamasi päivämäärät > klikkaa tämän jälkeen Haku-painiketta. Ajopäiväkirjalle ladataan kaikki Työajot-ajoluokalla ajetut ajot. Mikäli organisaatiossa on useampi henkilö niin voit käyttää myös Henkilö tai Ajoneuvo -suodatinta.
Ajoraportti: raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, ajoaika, aikaväli seuraavan ajon alkuun ja matkan tarkoitus. Ajoraportti sivun asetuksista (hammasrataskuvake) on mahdollista lisätä näkyviin keski- ja huippunopeus.
Voit tarkastella ajoa myös klikkamalla toiminnot-sarakkeen karttanäppäintä, jolloin avautuvalla kartalla näkyy ajettu reitti. i-näppäimestä näet ajon sijaintitietoja.
Muokkaaminen ja ajojen lisääminen
HUOM! Suosittelemme puuttuvien ajojen lisäämistä suoraan matkalaskulle, koska käsin lisätylle ajolle ei tallennu reittiä, jolloin esimerkiksi päivärahojen laskenta ei onnistu.
HUOM! Paikannin saattaa hetkellisesti menettää yhteyden verkkoon, tässä tapauksessa ajot puskuroidaan ja ne palautuvat järjestelmään yhteyden palautuessa.
Ajotapahtumaa voi muokata klikkaamalla toiminnot sarakkeen paperin ja kynän kuvaa.
Ajotapahtumat: voi lisätä manuaalisesti ajotapahtumia klikkaamalla Lisää-nappia. Lisäksi voi massamuokata useampaa ajoa kerralla valitsemalla halutut ajotapahtumat ja klikkaamalla Muokkaa tietoja -nappia. Voit muokata seuraavia tietoaja; ajoluokka, km-korvaus ja matkan tarkoitus. Voit halutessasi yhdistää haluttuja ajotapahtumia, jolloin valituista ajotapahtumista luodaan yksi ajosessio. Voit tarkistaa ajotapahtumien paikkatietojen eheyden ”GPS-hyppyjen” varalta.
HUOM! Jos pääkäyttäjämuokkaa käyttäjän olemassa olevia ajoluokkia ja vaihtaa ajoluokaksi ”Yksityisajot (reitti näytetään vain määritellylle käyttäjälle)”, on tärkeää ottaa huomioon seuraavat seikat:
Ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät jatkossa vain pääkäyttäjälle – alkuperäinen käyttäjä ei näe niitä enää. Ominaisuus toimii oikein vain, jos ajoneuvolle määritelty käyttäjä tekee itse muutoksen ajoluokkaan. Tällöin ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät vain kyseiselle käyttäjälle, eivät pääkäyttäjälle.
Ajotapahtumia voi muokata myös massatoimintona. Valitse halutut rivit tai ”Valitse kaikki” Ruudukon alapuolelta. Paina Muokkaa.
Jos organisaatiolla on käytössä vain yksi ajoluokka ajopäiväkirjalla, jätä ensimmäinen kenttä oletusasetukseen 1 muokatessasi ajoluokkaa. Jos organisaatiolla on käytössä useampi ajoluokka (kuten edellisessä kuvassa), valitse mitä ajoluokkaa muutetaan vaihtamalla numero saraketta vastaavaksi. Muuta kenttään ”Älä muuta nykyistä arvoa” haluttu ajoluokka. Voit myös muokata muita kuvassa näkyviä kenttiä. Paina lopuksi Tallenna, niin kaikki valitut rivit muutetaan.
Maxtech-mobiilisovellus
Ajotapahtumalla näkyy ajoneuvo, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.
Kytke paikanninlaitteen virtakaapeli tupakansytyttimeen, USB-porttiin, OBD-liittimeen tai asenna paikanninlaite suoravirtaan. Huom, mikäli paikanninlaite on kytketty tupakansytytin- tai USB-kaapelilla, laitteella kestää hetki paikkatiedon saamiseksi auton käynnistyttyä.
Virran saatuaan paikanninlaite kytkeytyy GPS-verkkoon. Koska laitteessa on sisäiset GPS- ja GSM-antennit, paikannin tulee asentaa auton kojelaudalle paikkaan, jossa sen yläpuolella ei ole metallia.
Haluttu ajoluokka valitaan keinukytkimellä.
Tila-LEDin vilkkuessa laite kommunikoi järjestelmän kanssa.
Asennuksen jälkeen varmistu siitä, että ajot tallentuvat järjestelmään.
Web-järjestelmä
Organisaatiosi on perustettu pro.maxtech.fi-järjestelmään niillä tiedoilla, jotka olet tilausvaiheessa antanut. Pääset kirjautumaan pro.maxtech.fi sivustolle käyttäjätunnuksellasi, joka on toimitettu ilmoittamaasi sähköpostisosoitteen.
Maxtech-mobiilisovellus
Voit ladata ja asentaa Maxtech-mobiilisovelluksen sovelluskaupasta.
Pääset kirjautumaan sovellukseen samoilla tunnuksilla kuin web-järjestelmään.
Paikanninlaite tulee asentaa sellaiseen paikkaan, josta 4G-modeemi saa riittävän voimakkaan signaalin GSM-tukiasemiin. Paikantimen voi asentaa piiloon esimerkiksi ajoneuvon muovikatteiden alle. Metallisien pintojen alle asentamista tulee välttää. Myös laitteen sijainti lähellä radiota, kaiuttimia tai hälytysjärjestelmiä saattaa aiheuttaa häiriöitä paikannukseen. Paikanninlaite tulee olla mahdollisimman vaakatasossa. Paikanninlaite toimii 10-30V jännitteellä, joten ajoneuvojen tarjoama 12V tai 24V jännite toimii suoraan.
Laite on hyvä olla ulottumattomissa tai näöltä suojassa, mikäli kyseessä on laite, jossa ei ole esimerkiksi ajoluokan valintakytkimiä tai kuljettajantunnistusta. Valintakytkimellä varustettu laite kannattaa pitää käden ulottuvilla, jotta laitteeseen pääsee käsiksi. Laite tulee asentaa tukevasti paikalleen. Laitetta ei saa asentaa lämpiäviin tai liikkuviin osiin.
Mahdollinen Piezo-summeri ja lukulaite ovat kiinteästi yhdistettyjä itse paikantimeen.
Suoravirtaan asennettaessa paikanninlaite tulee asentaa sellaiseen paikkaan, josta 2G-modeemi saa riittävän voimakkaan signaalin GSM-tukiasemiin. Paikantimen voi asentaa piiloon esimerkiksi ajoneuvon muovikatteiden alle. Metallisien pintojen alle asentamista tulee välttää. Myös laitteen sijainti lähellä radiota, kaiuttimia tai hälytysjärjestelmiä saattaa aiheuttaa häiriöitä paikannukseen. Paikanninlaite toimii 10-30V jännitteellä, joten ajoneuvojen tarjoama 12V tai 24V jännite toimii suoraan.
Laite on hyvä olla ulottumattomissa tai näöltä suojassa, mikäli kyseessä on laite, jossa ei ole esim. ajoluokan valintakytkimiä tai kuljettajantunnistusta. Valintakytkimellä varustettu laite kannattaa pitää käden ulottuvilla, jotta laitteeseen pääsee käsiksi. Laite tulee asentaa tukevasti paikalleen. Laitetta ei saa asentaa lämpiäviin tai liikkuviin osiin.
Ajoneuvon tiedot ja asetukset löytyvät valikosta Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot > Muokkaa
Perustiedot-välilehti
Kenttä
merkitys
Nimi
Näkyy järjestelmän näkymissä ja raporteilla.
Rekisterinumero
Näkyy järjestelmän näkymissä ja raporteilla.
Matkamittari
Ajetut kilometrit lisätään tähän lukemaan.
Kuljettaja
Ajoille muodostuu tähän valitun henkilön nimi.
Kuvake
Valittu kuvake näkyy karttanäkymässä.
Ohjaustiedot-välilehti
kenttä
merkitys
Ajoluokka (oletus)
Tämä ajoluokka palautetaan ajoneuvolle käyttöön kun kuljettaja kirjautuu ulos ajoneuvosta.
Aktiivinen ajoluokka
Näyttää tämän hetkisen valitun ajoluokan. Yksityisajot (reittiä ei tallenneta): Reitti tallennetaan väliaikaisesti, jotta matkamittarilukema pystytään päivittämään. Tämän jälkeen reitti poistetaan järjestelmästä pysyvästi.
Matkamittarin esitystarkkuus
Voit määrittää millä tarkkuudella matkamittarilukema näytetään ajoraporteilla.
Määritelty käyttäjä
Tähän valitaan käyttäjä, mikäli paikantimelle on valittu ajoluokiksi sellaisia mitkä tulee näkyä vain määritellylle käyttäjälle. Tallennetut ajot näkyvät vain tälle käyttäjälle.
Aloita matka aina edellisen session sijainnista
Kyllä = Aloittaa uuden ajosession aina edellisestä sijainnista. Ei = ajosessio alkaa siitä pisteestä minkä paikannin tallentaa. Tätä voidaan hyödyntää esim silloin kun paikannin ei ole jatkuvassa virrassa ja on keritty lähteä liikkeelle ennen kuin paikannin on saanut satellittiyhteyden.
Lisää km joka ajolle
Lisää automaattisesti jokaiselle ajolle tähän asetetun km-määrän.
Lisää joka ajon matkaan (etäisyyteen) %
Mikäli ajoneuvon matkamittarin ja paikantimen tallentaman matkan ero poikkeaa niin tällä asetuksella on mahdollista korjata eroa. Paikannin tallentaa etäsyydet satelliittien avulla ja ajoneuvon matkamittari on suunniteltu siten, että jokainen auton kuljettu kilometri vastaa tiettyä määrää pyörän kierrosta. Positiiviset kasvattavat järjestelmän matkamittarilukemaa, negatiiviset vähentävät. Matkamittarilukeman oikaisu tehdään ajotapahtuman päättyessä.
Automaattinen raportointi -välilehti
kenttä
merkitys
Automaattinen raportointi
Voit halutessasi tilata automaattisesti sähköpostiin tulevan raportin. Vaihtoehdot ovat viikottain tai kuukausittain.
Raportin tyyppi
Mikäli et halua ajoista yksityiskohtaista raporttia niin voit valita yhteenvetoraportin.
Raportin vastaanottajien sähköpostiosoitteet
Lisää tähän sähköpostiosoite tai useampi kenelle raportti lähetetään. Erottele osoitteet pilkulla. Sähköpostitse lähetettävä raportti ei sisällä sellaisia ajoja, jotka näkyvät vain määritellylle käyttäjälle.
Automaattinen ajopäiväkirja™ perustuu GPS-paikkatietoon, jota ajoneuvoon asennettu paikannin vastaanottaa lähettää edelleen palvelimelle. Ajot muodostuvat järjestelmään automaattisesti. Ajot on mahdollista eritellä ajoluokkien mukaan paikantimen keinukytkimellä esimerkiksi työ- ja yksityisajoiksi. Ajoja voidaan tarkastella ajopäiväkirjalta ja siitä on myös mahdollista tilata raportti suoraan sähköpostiin kerran kuussa. Ajoja voi tarkastella reaaliaikaisesti tai halutulla aikavälillä myös karttanäkymässä. Ajopäiväkirja sisältää verottajan vaatimat tiedot ajoista.
Automaattinen ajopäiväkirja™ sisältää ajoneuvoon asennettavan paikantimen sekä virtajohdon OBD-porttiin, kiinteästi sulakkeelle, USB-porttiin tai tupakansytyttimeen liitettävä. Web-käyttöliittymän sekä Maxtech-mobiilisovelluksen käyttöoikeuden. Automaattinen ajopäiväkirja sisältää myös Matkalaskut™ .
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Matkalaskujen matkakorvauksien siirto tehdään valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Voit suodattaa hyväksytyt matkalaskut näkyviin > valitse ne klikkaa Vienti-nappia alhaalta. Valitse siirtotiedostotyyppi, mikäli se ei ole automaattisesti valittuna. Valitse parametrit ja klikkaa Suorita vienti -nappia.
Mikäli matkakorvauksia viedään siirtotiedostolla tai suoravientinä maksuohjelmaan niin korvauksilla tulee olla palkkalajinumerot sekä henkilöillä henkilönumerot tallennettuna. Henkilönumerot voi tallentaa valikossa Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > aseta henkilönumero > Tallenna.
Palkkalajinumerot tallennetaan valikossa Työaika ja palkat > Palkkalajinumerot > Muokkaa palkkalajin asetusta > Valitse siirtotiedoston niminen -välilehti ja tallenna palkkalajinumero sekä siirrettävät arvot.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
TUOTTEET
MODUULIT
Työaika+™
Lomakertymäraportti
Lomakertymäraportti järjestelmän valikossa
Lomakertymäraportilta voi tarkastella lomakertymäkauden lomakertymiä. Raportin kautta kertyneet lomapäivät voi myös siirtää lomasaldolle. Lomasaldoa voi tarkastella ja hallita Saldoraportilta.
Lomakertymäraportti löytyy järjestelmän valikosta kohdasta Raportit > Lomakertymäraportti.
Lomakertymäraportin käytön valmistelut
Lomakertymäraportin käyttäminen edellyttää, että henkilöstön lomasäännöt on määritelty järjestelmään henkilön taakse työsopimuksille. Lomasäännöistä löytyy Lomakertymämallin valinta sekä asetus käytetäänkö automaattista vai kiinteää lomakertymää (2 / 2,5 / 3 päivää / kk). Mikäli automaattinen lomakertymä on käytössä, henkilön työsuhteen tietoihin on määritettävä myös Yhtenäisen työsuhteen alkamisen ajankohta.
Lomasäännöt henkilön työsopimuksellaTyösuhteen tiedot ja yhtenäisen työsuhteen alkamisajankohta Henkilön tiedoissa
Lomakertymäraportin asetukset
Kun henkilöstön lomasäännöt ja työsuhteen tiedot ovat ajan tasalla, voit siirtyä lomakertymäraportille. Lomakertymäraportti vaatii toimiakseen oikein vielä muutaman asetuksen, joihin pääsee raportin oikean yläkulman ns. hammasrataskuvakkeen takaa. Aseta lomakertymäraportin asetuksiin kuukausi- ja tuntipalkkaisen henkilöstön lomapalkkaan laskettavat palkkalajit. Paina tämän jälkeen Tallenna.
Kuukausipalkkaisen ja Tuntipalkkaisen (35h sääntö) lomapalkkaan laskettavat palkkalajit
Suodattimet
Asetusten eli palkkalajien asettamisen ja tallentamisen jälkeen voit aloittaa lomakertymäraportin käytön syöttämällä suodattimiin aikaväliksi halutun lomakertymäkauden (esimerkiksi 01.04.2021 – 31.03.2022). Mikäli haluat, voit suodattaa näkyviä lomakertymiä myös esimerkiksi henkilöstöryhmällä.
Raportin yhteenveto
Järjestelmä muodostaa raportin painaessasi sinistä Haku-painiketta. Raportin yläosassa on yhteenveto, josta näet valitun henkilöstön valitun aikavälin kertyneet lomat. Lomia kerryttävät sellaiset toteutuneet tapahtumat, jotka aikatapahtumatyypin asetuksen perusteella kerryttävät lomia. Näitä pääsee tarvittaessa muokkaamaan kohdasta Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit.
Yhteenvetonäkymästä lomapäivät voidaan siirtää lomasaldolle, jolloin ne tulevat näkyviin Saldoraportille. Valitse haluamasi henkilöt tai kaikki ja klikkaa alhaalta Siirrä kertyneet lomapäivät lomasaldoon -painiketta valitse sen jälkeen päivämäärä jolle saldot tallennetaan.
Lomapäiväkertymän siirtäminen lomasaldolle
Yhteenvedon yhteydessä on myös mahdollisuus siirtää napin painalluksella kertyneet lomapäivät lomasaldolle. Tämä tapahtuu painamalla Siirrä kertyneet lomapäivät lomasaldoon -nappia, jonka jälkeen järjestelmä kysyy mille päivälle lomasaldot kirjataan. Tähän kannattaa tyypillisesti valita 1.4. kuluvaa vuotta. Lomakertymät lisätään henkilöstölle nykyiseen lomasaldoon eli ne eivät korvaa aiempaa saldoa.
Huom! Ennen uusien lomasaldojen siirtämistä on hyvä käydä tarkastamassa Saldoraporteilta ja aiemman kauden lomasaldolta, että onko siellä vielä käyttämättömiä lomia, jotka pitää käsitellä.
Lomakertymien siirtäminen lomasaldoon
Lomasaldo päivittyy välittömästi siirron jälkeen. Kun henkilölle kirjataan loma-tapahtumia järjestelmään, ne puolestaan vähentävät automaattisesti lomasaldoa.
Lomapäiväkertymien yksityiskohtainen tarkastelu
Lomapäiväkertymiä voi tarkastella yksityiskohtaisesti henkilöittäin yhteenvedon alapuolelta. Raportti näyttää kuukausikohtaisesti kertymän ja kertoo miltä kuukausilta henkilölle on kertynyt lomapäiviä ja millä perusteella ne on kertyneet.
