Henkilöstöryhmät ovat Maxtech-järjestelmän työkalu henkilöstön organisointiin ja hallintaan. Niiden avulla voidaan:
Suodattaa tietoja raporteilla – raportoinnissa voidaan rajata näytettäviä tapahtumia Henkilöstöryhmä-suodattimen valinnalla.
Määrittää esihenkilöt – ryhmään voidaan lisätä yksi tai useampi esihenkilö ja tätä tietoa voidaan hyödyntää pikaoikeuksien määrittelyssä.
Henkilöstöryhmän esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet – sallii oikeudet kaikkiin henkilöihin, jotka kuuluvat henkilöstöryhmään, jonka esimies käyttäjälle asetettu henkilö on.
Hallita joustavasti ryhmäjäsenyyksiä – sama henkilö voi kuulua useampaan henkilöstöryhmään.
Näin henkilöstöryhmät tukevat sekä raportoinnin tarkkuutta, että käyttöoikeuksien hallinnan joustavuutta.
Anna ryhmälle selkeä nimi, joka kuvaa sen tarkoitusta (esim. ”Myynti”, ”Projektitiimi A”, ”Minnan ryhmä”).
Lisää jäseniä ryhmään
Ryhmän jäsenet -välilehti > Valitse henkilö listasta ja liitä ryhmään. Voit myös massamuokata henkilöt haluttuun henkilöstöryhmään Hallinta > Henkilöstö-sivulla.
Sama henkilö voi kuulua useampaan ryhmään tarpeen mukaan.
Hyödynnä ryhmiä raporteilla
Raporttien rajauksissa voit käyttää henkilöstöryhmiä suodattimina.
Muokkaa tai poista ryhmä tarvittaessa
Ryhmän tietoja voi päivittää myöhemmin.
Jos ryhmä ei ole enää tarpeellinen, se voidaan poistaa.
Esihenkilöiden määrittäminen (tarvittaessa)
Muokkaa henkilöstöryhmää
Ryhmän esihenkilöt -välilehti > Valitse henkilö listasta ja liitä esihenkilöksi
Hyödynnä ryhmiä käyttöoikeuksissa
Ryhmän esihenkilötieto toimii pohjana käyttäjäprofiilin pikaoikeuksien määrittelyssä. Pikaoikeuksilla esihenkilö saa oikeudet ryhmässä olevien henkilöiden kirjauksiin.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Web-järjestelmässä työaikaa voi kirjata tuntikirjaustoiminnolla. Tuntikirjaus löytyy valikosta Aika > Tuntikirjaus. Tuntikirjausnäkymässä voidaan kirjata tapahtumia itselle tai käyttöoikeuksien salliessa myös muille henkilöille. Kirjattavat tiedot määritetään kirjausmallilla.
Lisää henkilöille käyttäjätunnukset (Hallinta > Käyttäjäoikeudet) ja lähetä ne sähköpostilla, jonka jälkeen henkilöstö voi kirjautua web-käyttöliittymään ja kirjata tunnit Tuntikirjauksella.
Tuntikirjauksessa on käytettävissä kolme eri vaihtoehtoa: Reaaliaikakirjaus, Tuntikirjaus ja Taulukkonäkymä. Käytettävä vaihtoehto määräytyy kirjausmallin perusteella.
Organisaatiolla voi olla käytössä useita eri kirjausmalleja, ja niitä voidaan vaihtaa tarpeen mukaan. Yleisimmät kirjausmallit ovat Työaika ja Poissaolot.
Reaaliaikakirjaus:
Tuntikirjaus:
Taulukkonäkymä:
Kirjaaminen reaaliaikakirjauksella
Valitse henkilö ja kirjausmalli
Valitse tapahtuman tyyppi sekä valittavissa olevat seurantatasot (työ, asiakas, kohde, jne.)
Aloita kirjaus klikkaamalla Aloita-nappia.
Kirjaus päättyy klikkaamalla Lopeta-nappia.
Kirjaaminentuntikirjauksella
Valitse henkilö ja kirjausmalli
Valitse tapahtuman tyyppi, aloitus- ja lopetusaika sekä valittavissa olevat seurantatasot (työ, asiakas, kohde jne.)
Tallenna kirjaus lopuksi klikkaamalla Tallenna-nappia.
Kirjaaminen taulukkonäkymässä
Valitse henkilö ja kirjausmalli
Valitse tapahtuman tyyppi, aloitus- ja lopetusaika sekä valittavissa olevat seurantatasot (työ, asiakas, kohde jne.)
Tallenna kirjaus lopuksi klikkaamalla Tallenna-nappia.
Hyväksyminen / hylkääminentaulukkonäkymässä
Valitse hyväksyttävät tai hylättävät tapahtumat Tallennetuista tapahtumista
Klikkaa taulukon oikeasta reunasta Hyväksy tai Hylkää
Valitse millä tasolla rivit hyväksytään
Tallennetuille tapahtumille tulee näkyviin hyväksynnästä ilmoittava hyväksyntä + taso.
Palkkarivien lisäys
Tapahtumille on mahdollista lisätä myös palkkarivejä, jos kirjausmallilla tämä on sallittu asetuksella Näytä palkkakirjaus> Kyllä. Palkkalajin asetuksiin on myös asetettava tarvittaville palkkalajeille asetus: Käytössä tuntikirjauksessa >Kyllä, jotta palkkalaji näkyy listauksessa.
Laskutusrivien lisäys
Tapahtumille on mahdollista lisätä myös laskutusrivejä, jos kirjausmallilla tämä on sallittu asetuksella Näytä laskutuskirjaus> Kyllä. Tuotteille on myös asetettava asetus: Käytössä laskutuskirjauksessa >Kyllä, jotta tuote näkyy listauksessa. Tuotteet löydät polusta Laskutus > Tuotteet.
Voit asettaa henkilölle keskituntiansion manuaalisesti Hallinta > Henkilöstö sivulla. Siirry KTA -välilehdelle ja lisää uusi rivi. Välilehti näkyy vain, jos organisaatiolle on asetettu Keskituntiansiot -moduuli käyttöön.
Valitse Tyyppi:
Jaksottainen → käytetään vain määritellylle laskentajaksolle.
Vuosittain → käytetään koko vuoden ajan.
Määritä päivämäärät:
Voimassaolo alkaa ja Voimassaolo päättyy → aikaväli, jolloin arvo on käytössä.
Laskentajakso alkoi ja Laskentajakso päättyi → laskennan viitejakso.
Syötä haluamasi Keskituntiansio euroina (esim. 15,75).
Anna Keskimääräinen työpäivän pituus:
Työssäolopäivinä → työpäivän keskimääräinen pituus todellisina työpäivinä.
Kalenterin mukaisina työpäivinä → työpäivän keskimääräinen pituus myös poissaolopäivät huomioiden.
Tarkista Laskentahetki ja korjaa tarvittaessa.
Paina Tallenna.
Huom! Varmistathan, että keskimääräiset työpäivän pituudet ovat oikein, koska ne vaikuttavat lomapalkan ja muiden laskentojen tulokseen.
Keskituntiansio on mahdollista laskea henkilölle myös automaattisesti bruttopalkkaraportilla.
Projektinhallinta-toiminto on tarkoitettu organisaation projektien suunnitteluun, hallintaan sekä projekteihin käytettyjen tuntien seurantaan. Tässä artikkelissa on esitelty projektien keskeiset toiminnot yleisellä tasolla.
Tuotteet ja moduulit
Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:
Lisätäksesi uuden projektin paina Lisää-painiketta, jolloin lisäysnäkymä aukeaa.
Anna projektille kaikki tarvittavat tiedot. Voit lisätä projektille esimerkiksi asiakkaan, vastuuhenkilön, suunnitellun aloituksen, suunnitellun valmistumisen, budjetoidut tunnit sekä sopimuksen arvon. Nämä tiedot tukevat projektin tehokasta suunnittelua ja seurantaa. HUOM! Jos projektin tila on lukittu, sille ei voi lisätä tunteja tuntikirjauksella.
Voit myös tuoda projektit järjestelmään klikkaamalla Tiedon tuonti -painiketta. Tuonnissa tulee käyttää ladattavaa mallitiedostoa, jotta tuonti onnistuu.
Projektin vaiheet
Alaprojektit ovat projektin osakokonaisuuksia, jotka voidaan erottaa omiksi tehtäväkokonaisuuksikseen esimerkiksi aikataulun, resurssien tai vastuuhenkilöiden perusteella. Alaprojektien avulla laajempi projekti on helpompi jäsentää ja hallita vaiheittain tai osa-alueittain.
Esimerkki: Rakennusprojekti (esimerkiksi omakotitalon rakentaminen) Rakennusprojekti voidaan jakaa alaprojekteihin seuraavasti:
Suunnittelu: arkkitehtisuunnitelmat, rakennusluvat ja viranomaisasiointi
Maanrakennus: pohjatyöt, perustusten teko
Runko ja katto: runkorakenteet, vesikaton rakentaminen
Sähkö- ja LVI-työt: sähköasennukset, putkityöt ja ilmanvaihto
Sisätyöt: seinien ja kattojen pinnoitukset, lattiat, kiintokalusteet
Pihan viimeistely: nurmetus, kiveykset, istutukset ja muut ulkotyöt
Lisätäksesi uuden alaprojektin siirry Projektin vaiheet -välilehdelle ja paina Lisää -painiketta.
Lisää kaikki tarvittavat alaprojektit ja anna niille kaikki tarvittavat tiedot. Pakollisia tietoja ovat Nimi, Tila ja Lukittu. Kaikki muut kentät ovat vapaaehtoisia. HUOM! Jos projektin tila on lukittu, sille ei voi lisätä tunteja tuntikirjauksella.
Esimerkkinä kaikki Rakennusprojektille lisätyt projektin vaiheet (alaprojektit).
Voit lisätä alaprojektille kirjattavia töitä Tehtävät-välilehdellä.
Esimerkiksi Suunnittelu-alaprojektille lisättäviä töitä voisi olla Arkkitehtisuunnitelmat ja Rakennusluvat ja viranomaisasiointi.
Lisää kaikille alaprojekteille tarvittavat työt edellä kuvatun mukaisesti. Muista antaa kaikille töille tarvittavat ohjaustiedot niiden omilla välilehdillään.
Huom! Tehtäville lisätyt työt tulevat näkyviin myös Hallinta > Työt -valikkoon, josta niitä voidaan tarvittaessa muokata.
Projektin lisääminen työlle
Olemassa olevalle työlle voi lisätä projektitiedon Hallinta > Työt-sivulla avaamalla työn muokattavaksi, siirtymällä Seurantatasot-välilehdelle ja asettamalla projektitiedon paikoilleen. Tarvittaessa voidaan valita myös projektin vaihe, mutta tämä ei ole pakollista, jos projektille halutaan kirjata esimerkiksi muita seurattavia töitä, joille ei ole erillistä alaprojektia.
Tarkistuspisteet
Projekteille ja alaprojekteille voidaan määritellä tarkistuspisteitä, joille voidaan asettaa määräpäivä (deadline). Tarkistuspisteet auttavat seuraamaan projektin etenemistä ja varmistamaan, että tärkeät vaiheet valmistuvat aikataulussa.
Lisätietoa-välilehdelle voidaan tarvittaessa tallentaa projektia koskevaa lisätietoa. Tällä välilehdellä voidaan myös määrittää projektin työluokka sekä asettaa Merkinnän tyyppi -oletusarvo, jota käytetään uusia merkintöjä luotaessa.
Työajan kirjaaminen projektille
Varmista ensin, että kirjausmallin asetuksissa kohdassa Näytettävät kentät ja laskentatunnisteet on valittuna myös Projektit, jotta työaikaa voidaan kirjata halutulle projektille. Jos käytät työajan kirjaamiseen Maxtech -mobiilisovellusta ja NFC-tunnisteita tai QR-koodeja, voit lisätä projektitiedon myös suoraan tunnisteelle.
Kun kirjaat projektin eri vaiheille tunteja, näkyvät projektille kirjatut toteutuneet tunnit Projektit -sivulla.
Voit tarkastella myös eri alaprojekteille kirjattuja tunteja avaamalla projektin muokattavaksi ja siirtymällä Projektin vaiheet -välilehdelle.
Tuntien tarkempi erittely raporteilta
Siirry haluamallesi raportille ja suodata raportti halutun projektin ja/tai alaprojektin mukaan, jolloin näkymään muodostuu tarkempi erittely projektille kirjatuista tunneista.
Tapahtumien hallinnointinäkymää käytetään tapahtumien luomiseen ja muokkaamiseen web-käyttöliittymässä muissa kuin Tuntikirjaus-näkymässä. Hallinnointinäkymä aukeaa tapahtuman muokkauspainikkeesta raporttinäkymissä ja tapahtumaa klikkaamalla Kalenteri-näkymässä sekä uuden tapahtuman lisäyspainikkeista. Tapahtumien hallinnointinäkymä on tarkoitettu esimiestasoiseen työskentelyyn ja siinä voi luoda ja muokata tapahtumia ilman tuntikirjauksessa käytössä olevia rajoitteita.
Hallinnointinäkymän tärkeimmät asetukset
Yleiset-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Tapahtumaan liittyvät aikatapahtumat
Kentässä näytetään toteutuneen tapahtuman taustalla oleva suunniteltu tapahtuma (jos toteuma on kirjattu olemassa olevaan suunniteltuun tapahtumaan) sekä toistuvan tapahtuman äitivuoro, jonka perusteella yksittäiset toistot luodaan.
Tapahtuman tila
– Valmistelu: Työvuorosuunnittelun valmistelussa käytetty tila, jossa olevat tapahtumat eivät näy työntekijöiden näkymissä. – Pyydetty: Voidaan käyttää esimerkiksi toivottujen vapaapäivien merkitsemiseen. – Suunniteltu: Suunniteltu vuoro, joka näkyy työntekijälle työvuorolistalla (näkyvyyttä voi rajoittaa Käyttäjäprofiilin asetuksilla). – Toteutunut: Tuntikirjauksella kirjattu tapahtuma.
Tilalle voidaan asettaa oletus järjestelmän asetuksissa (-kuvake järjestelmän oikeassa yläreunassa) Kalenteri-kohdan alla.
Aikatapahtuman tyyppi
Aikatapahtuman tyyppi määrittää muun muassa lasketaanko kirjaus työajaksi, voiko siitä muodostua ylitöitä ja huomioidaanko sitä työaikaliukuman laskennassa.
Tauko
Tauon pituus vähennetään laskennassa kirjauksen kokonaiskestosta.
Vuoron voi suorittaa milloin vain kyseisenä päivänä
Tällä asetuksella määritetään, voiko työntekijä tehdä vuoron vain sille määriteltyjen aloitus- ja lopetusaikojen välillä vai milloin vain kyseisen päivän aikana.
Työntekijä voi ottaa vuoron itselleen
Asetuksella määritetään voiko työntekijä ottaa vuoron itselleen. Asetusta voidaan muuttaa, jos seuraavat ehdot toteutuvat – Tapahtuma ei ole lukittu – Tapahtumalle ei ole asetettu henkilöä – Tapahtuman tila on ”suunniteltu” tai ”valmistelu
Seurantatasot-välilehti
Seurantatasoilla voidaan määrittää tarkemmin esimerkiksi mille asiakkaalle ja missä kohteessa työ tehdään. Nämä tiedot tulevat tapahtumalle tyypillisesti työn tiedoista ja/tai valitaan käsin kirjausta tehdessä. Työvuorosuunnittelussa tiedot voidaan tarvittaessa myös asettaa suunnitelluille vuoroille vuorokohtaisesti.
Toistot-välilehti
Toistot-välilehdellä voi asettaa tapahtuman toistumaan automaattisesti halutuin aikavälein. Järjestelmä luo toistot automaattisesti asetusten mukaisesti. Tämä on kätevää esimerkiksi työntekijäkohtaisesti sovitun toistuvan vapaapäivän tapauksessa.
Ohjaustiedot-välilehti
Ohjaustiedoilla voidaan hallita järjestelmässä millä tavoin työaikamerkinnät tulkitaan ja millä parameterillä palkka-aineisto muodostetaan. Tapahtumien ohjaustiedot järjestelmässä sivulla löytyy kaikkien ohjaustietojen kategoriat sekä kuvaukset.
Historia-välilehti
Historia-välilehdellä näkyvät tapahtumaan tehdyt muutokset sekä muutosten tekoajat ja tekijät. Välilehti näkyy vain, jos tapahtumaa on muokattu sen luomisen jälkeen.
Lisätietoa-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Kirjaustapa
Kertoo, millä tavalla tapahtuma on alun perin muodostunut.
Kirjausmalli
Tapahtuman kirjauksessa käytetty kirjausmalli määrittää, mitä tietoja tapahtumalle voi ja mitä täytyy syöttää tuntikirjausnäkymissä.
Työvuoron ohje
Työvuoroon liittyvä ohje, joka näytetään työntekijälle työvuorolistalla.
Työvuorosuunnittelun muistiinpanot
Muistiinpanot työvuorosuunnittelijalle. Tätä ei näytetä työntekijälle.
Lisätiedot
Tapahtuman vapaamuotoiset lisätiedot, joilla voidaan esimerkiksi kuvata tehtyä työtä tarkemmin. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tapahtumalista– ja Tuntiraportti-näkymissä. Jos työvuorosuunnittelu on käytössä, tieto näkyy työntekijälle työvuorolistalla.
Ulkoinen lisätieto
Esimerkiksi asiakkaalle tiedoksi tarkoitettu lisätieto. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tapahtumalista– ja Tuntiraportti-näkymissä.
Sisäinen viite
Tunniste esimerkiki omaa kirjanpitoa varten. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tuntiraportti-näkymässä.
Ulkoinen viite
Tunniste esimerkiki asiakkaan kirjanpitoa varten. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tuntiraportti-näkymässä.
Kommentit-välilehti
Kommenttitoiminnon käyttö (kommenttien kirjoittaminen ja lukeminen) vaatii moduulin Kommentointitoiminto.
Kommentit-välilehdellä tapahtumille voi lisätä vapaamuotoisia kommentteja. Kommentteja voi myös ketjuttaa vastaamalla aiempaan kommenttiin. Kommentit näkyvät kaikille käyttäjille, joilla on yllä mainittu moduuli käytössä (edellyttäen, että kommentoitu tapahtuma näkyy).
Kommentin jättäjä voi muokata ja poistaa omia kommentteja. Pääkäyttäjä, jolla on kommentointioikeus, voi poistaa myös muiden käyttäjien kirjoittamia kommentteja.
Kalenterinäkymää voi tarvittaessa muokata kompaktimmaksi asetusten kautta. Tiivistetty tai minimaalinen näkymä helpottaa kalenterin käyttöä erityisesti pienemmillä näytöillä tai silloin, kun haluat keskittyä vain olennaisiin tapahtumiin.
Toimi näin:
Avaa Kalenteri.
Klikkaa Asetukset-valikko auki Kalenterin oikeasta laidasta.
Valitse Tiivis näkymä tai Minimaalinen näkymä asetuksista.
Alla olevassa kuvassa on merkitty, mistä asetukset löytyvät:
Lisää asetuksia kalenterin mukauttamiseen
Saman Asetukset-valikon kautta voit säätää myös useita muita kalenterinäkymään liittyviä asetuksia, joiden avulla voit mukauttaa näkymää omiin tarpeisiisi.
Esimerkkejä asetuksista:
Viikonloppujen näyttäminen tai piilottaminen
Ajotapahtumien näkyvyys
Tyhjien rivien piilottaminen
Tapahtumien tietojen, kuten otsikon, näkyvyys kalenterissa
Nämä ovat vain esimerkkejä – asetuksia on useita, ja niiden avulla voit hallita tarkasti, mitä tietoa kalenterissa näytetään ja miten se esitetään.
Voit lisätä henkilöitä yksikköön Hallinta > Henkilöstö-sivulla. Valitse yksikköön lisättävä henkilö ja avaa se kynän kuvasta muokattavaksi.
Valitse Yleiset-välilehdellä henkilölle haluttu yksikkö alasvetovalikosta. Muista tallentaa muutokset.
Jos haluat lisätä yksikköön useampia henkilöitä kerralla, voit tehdä lisäyksen myös massamuokkauksella Hallinta > Henkilöstö-sivulla. Valitse yksikköön lisättävät henkilöt, paina Toiminnot > Muokkaa.
Aktivoi Yksikkö-asetus, niin pääset valitsemaan halutun yksikön. Muista tallentaa muutokset.
Nyt lisätty yksikkö näkyy kaikkien niiden henkilöiden kohdalla, jotka oli aiemmin valittu massana muokattavaksi.
Kyllä, palkkaerittelyn saa näkymään PDF-tulosteessa. Kun valitset bruttopalkkaraportilta valinnan Näytä yhteenvetonäkymä, palkkaerittely sisältyy myös PDF-tulosteeseen.
