Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Maxtech Pro™

Työvuorotoiveet

Työvuorotoiveet-toiminnon avulla voit vaikuttaa omiin työ- ja vapaapäiviisi suoraan mobiilisovelluksessa. Kun esität toiveesi ajoissa, työvuorosuunnittelija voi ottaa ne huomioon vuorolistoja tehdessään. Tämä tekee suunnittelusta sujuvampaa ja auttaa sovittamaan työvuorot paremmin arkeesi.

Sovelluksessa voit:

Lisätä uusia työ- ja vapaapäivätoiveita.
Muokata tai poistaa jo lähettämiäsi toiveita.

Miten tämä käytännössä toimii?

Toiminnon käyttöönotto vaatii organisaatiolta aktiivisen Työvuorotoiveet-moduulin (kuuluu Työvuorot+™ -tuotteeseen). Mikäli haluatte ottaa Työvuorotoiveet-moduulin käyttöön, voitte olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Kun moduuli on aktivoitu, asettakaa järjestelmään asetukset työvuorotoiveille. Tämän pääsee tekemään Hallinta > Työvuorotoiveiden asetukset > Lisää:

Toiveiden esittämistä voidaan rajoittaa

Asetusten avulla toiveiden esittämistä voidaan rajoittaa.

Rajoituksen yksikkö: Työvuorotoiveille/vapaatoiveille voidaan asettaa rajoituksen yksikkö: päivä tai kalenteriviikko.
Aikaisin sallittu ajankohta nykyhetkestä: Miten lähelle tulevaisuuteen voi toivoa (päivää / kalenteriviikkoa).
Myöhäisin sallittu ajankohta nykyhetkestä: Miten pitkälle tulevaisuuteen voi toivoa (päivää / kalenteriviikkoa).
Ilmoituksen vastaanottajat: Kenelle ilmoitukset toiveista lähetetään.

Voit määrittää asetukset erikseen myös vapaatoiveille, jos haluat antaa työntekijöille mahdollisuuden toivoa myös vapaapäiviä:

Valitulle käyttäjäprofiilille tulee tämän jälkeen lisätä oikeudet työvuorotoiveille. Tämän pääsee lisäämään Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit > Muokkaa haluttua käyttäjäprofiilia > Asetukset-välilehti:

Mobiilikäyttöoikeuksien aktivoimiseksi tulee vielä lisätä Työvuorotoiveet (mobiili) -moduuli valitulle toimintoprofiilille, jotta ominaisuus tulee työntekijöiden saataville mobiilisovelluksessa:

Nyt Työvuorotoiveet on nähtävissä mobiilissa:

Tämän jälkeen työntekijä voi valita kalenterista haluamansa päivän ja esittää siihen työvuoro- tai vapaatoiveen järjestelmään asetettujen sääntöjen mukaisesti.

Esitetyt toiveet näkyvät Aika > Kalenteri-sivulla, josta ne on helppo huomioida työvuoroja suunniteltaessa. Toiveista tulee myös asetuksissa määritellyille ilmoituksen vastaanottajille sähköpostiviesti.

Jollei työvuorotoiveet näy Kalenterissa, varmista, että Asetuksiin on valittu ”Näytä työvuorotoiveet”. Käyttäjä voi kytkeä toiveiden näyttämisen päälle tai pois.

Huomioi, että erillistä hyväksyntää/hylkäämistä toiveista ei tule, vaan vuorot voidaan suunnitella toiveet huomioiden.

Yhteydenotto tukeen

Mikäli kaipaatte apua Työvuorotoiveet-ominaisuuden kanssa, tai kohtaatte ongelmia näiden kanssa, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Poissaoloanomuksen vastaanottajan valinta poissaoloanomusta lähettäessä

Poissaoloanomusta lähettäessä voit valita, kenelle anomus lähetetään käsiteltäväksi. Vastaanottajan valinta voidaan tehdä poissaoloanomuksen lähetyksen yhteydessä sekä web- että mobiilisovelluksessa.

Vastaanottajien määritykset tehdään kohdassa Hallinta > Henkilöstö > Asetukset. Jos poissaoloanomusten vastaanottajavalikko on tyhjä, käytetään henkilön yksikölle määritettyä poissaoloanomusten vastaanottajaa.

Poissaoloanomuksille voidaan määrittää useampi kuin yksi vastaanottaja. Kun vastaanottajia on määritetty useampi kuin yksi, voidaan asetuksella Salli valita vastaanottajat poissaoloanomuksen lähettämisvaiheessa antaa käyttäjälle mahdollisuus valita vastaanottaja anomusta lähettäessä.

Poissaoloanomusten lähettäminen web-käyttöliittymästä

Työntekijä voi anoa poissaoloa web-käyttöliittymässä kohdassa Aika > Poissaoloanomusten lähettäminen. Kun työntekijä täyttää ja lähettää poissaoloanomuksen, siitä lähetetään tieto työntekijän sekä poissaolojen käsittelijöiden sähköpostiin.

Jos henkilölle on asetettu Salli valita vastaanottajat poissaoloanomuksen lähettämisvaiheessa, poissaoloanomusten vastaanottajat näytetään valittavana. Työntekijä voi tällöin valita, kenelle poissaoloanomus lähetetään.

Huom! Jos tapahtumatyypille on määritetty oletussähköpostiosoitteet, joihin kyseisen aikatapahtuman poissaoloanomukset lähetetään, vastaanottaja näytetään harmaana eikä asetusta voi muokata.

Poissaolon valinnan yhteydessä järjestelmä näyttää automaattisesti kyseisen poissaolon käyttösaldon, mikäli saldoseuranta on käytössä kyseiselle aikatapahtumatyypille tai poissaololle. Yhteenvetoon näytetään myös anomuksen jälkeen jäljelle jäävä saldo.

Poissaoloanomusten lähettäminen Maxtech-mobiilisovelluksesta

Käyttäjät voivat lähettää ja tarkastella poissaoloanomuksia Maxtech -mobiilisovelluksen Poissaoloanomukset-toiminnolla. Toiminnallisuus vaatii käyttäjän toimintoprofiilille aktivoidun Poissaoloanomusten lähettäminen (mobiili) -moduulin.

Poissaoloanomuksen lähettäminen

  1. Mene -Poissaoloanomukset toimintoon
  2. Klikkaa  -Poissaoloanomusten lähettäminen
  3. Valitse poissaolon tyyppi
  4. Valitse alku ja loppupäivä
  5. Valitse kesto per päivä
  6. Kirjoita mahdolliset lisätiedot
  7. Klikkaa Lähetä-painiketta

Jos henkilölle on asetettu Salli valita vastaanottajat poissaoloanomuksen lähettämisvaiheessa, poissaoloanomusten vastaanottajat näytetään valittavana. Työntekijä voi tällöin valita, kenelle poissaoloanomus lähetetään.

Huom! Jos tapahtumatyypille on määritetty oletussähköpostiosoitteet, joihin kyseisen aikatapahtuman poissaoloanomukset lähetetään, vastaanottaja näytetään harmaana eikä asetusta voi muokata.

Poissaolon valinnan yhteydessä järjestelmä näyttää automaattisesti kyseisen poissaolon käyttösaldon, mikäli saldoseuranta on käytössä kyseiselle aikatapahtumatyypille tai poissaololle. Yhteenvetoon näytetään myös anomuksen jälkeen jäljelle jäävä saldo.

Voit lukea lisää poissaolojen hallinnasta artikkelista Poissaolojen hallinta.

Miksi osa palkkariveistä ei siirry aineistoon tai palkanlaskentaan Maxtechissä?

Osa palkkariveistä, kuten ylityöt, lisät tai päivärahat, voi jäädä pois aineistosta tai palkanlaskennasta, vaikka Maxtechissä rivi näyttää käsitellyltä.

Tarkista nämä

  • Tarkista, että kaikki halutut palkkarivit ovat mukana raportilla ja valittuna vientiin. Tee aina uusi haku ennen vientiä ja suorita jälkilaskenta, jos tapahtumia on muokattu viimeisimmän tarkistuksen jälkeen.
  • Tarkista puuttuvan rivin palkkalaji ja varmista, että palkkalajin määritykset ovat oikein. Tarkista myös, ettei rivin määrä tai arvo ole 0. Erityisesti yö- ja iltalisät, ylityöt sekä päivärahat kannattaa tarkistaa.
  • Tarkista myös, että palkkalajinumero on määritetty palkkalajille ja että se on oikein myös vientiasetuksissa. Palkkalajinumero voi olla määritetty palkkalajille oikein, mutta puuttua vientiasetuksista.

Huomio: Jos palkkalajin vientiasetuksissa arvona on -1, kyseinen palkkalaji ei siirry eteenpäin.

  • Jos kaikki rivit eivät siirry massaviennissä, kokeile viedä puuttuva palkkarivi yksittäin. Tämä voi auttaa tilanteissa, joissa osa riveistä jää massaviennissä siirtymättä.
  • Varmista ennen uusintavientiä, että tiedoston nimi ja ajanjakso ovat oikein. Puutteellinen tai tyhjä uusi aineisto voi joissakin tilanteissa korvata aiemman aineiston.

Jos ongelma jatkuu

Jos palkkarivi ei siirry näiden tarkistusten jälkeen, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Toimita mukaan:

  • työntekijä ja päivämäärä
  • puuttuva palkkalaji
  • mahdollinen ilmoitus tai virheilmoitus
  • aineiston muodostamisen ajankohta

Hyvä huomioida

Maxtechin pilven kuva kertoo, että rivi on käsitelty, mutta se ei yksin varmista, että rivi on mukana lopullisessa siirtotiedostossa tai palkanlaskennassa. Puuttuva rivi kannattaa siksi tarkistaa myös muodostetusta aineistosta.

Näytä seuraavat tiedot mobiilisovelluksessa -asetus

Mobiilisovelluksessa on tuki liukumasaldojen, viikon työajan, päivän työajan, työajan lyhennysvapaan saldojen, työaikapankin saldojen ja vuosilomasaldojen näyttämiselle. Työntekijät voivat seurata saldojaan suoraan mobiilisovelluksen työaikanäkymästä ilman tarvetta kirjautua selaimella järjestelmän raportointiosioon.

Saldojen näyttäminen määritellään henkilön (Hallinta > Henkilöstö) Viestintä-välilehdellä kohdassa ”Näytä seuraavat tiedot mobiilisovelluksessa”.

Valitut tiedot näytetään mobiilisovelluksessa vain silloin, kun ne on määritelty näkyviksi taustajärjestelmässä.

Tässä esimerkissä on valittuna kaikki em. tiedot henkilön Viestintä-välilehdeltä.
Mobiilisovelluksen aloitusnäytöllä näkyy tiedot:

Miksi työvuoroissa ei näy työparia?

Ongelma

Työvuoro on luotu kahdelle tai useammalle henkilölle, mutta työpari ei näy mobiilin työvuorolistalla.

Ratkaisu / Vastaus

Toimi näin, jos työparit eivät näy:

  • Tarkista kalenterinäkymä: Varmista ensin Aika > Kalenteri, että työvuoro on suunniteltu oikein. Varmista, että tapahtumalle on lisätty kaksi tai useampi työntekijä:
  • Tarkista käyttäjäoikeudet: Varmista, että käyttäjäprofiilille/-profiileille (Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit > Oikeudet-välilehti) on asetettu ”Näytä työparit mobiilityövuorolistalla” -asetukseen > Kyllä.

Tarkista vuoron henkilömäärä: Vuoroa ei voi kopioida työparille, jos sitä ei ole alun perin suunniteltu useammalle henkilölle. Jos vuoro on tehty vain yhdelle henkilölle, työpari ei tule näkyviin.

Yhteydenotto tukeen

Mikäli työpari ei näy edelleenkään näiden ohjeiden jälkeen, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miten työehtosopimus (TES) määräytyy?

Työehtosopimus eli TES määräytyy järjestelmässä tilanteen mukaan. TES voidaan määrittää useassa eri paikassa, mutta samaa tietoa ei yleensä tarvitse määrittää useaan paikkaan. Järjestelmä käyttää tilanteeseen sopivaa työehtosopimusta ennalta määritetyn järjestyksen mukaisesti.

  1. Kun laskenta kohdistuu tapahtumiin, käytetään tapahtumalle määritettyä työehtosopimusta
  2. Tapahtumia kirjattaessa TES tulee ensisijaisesti työltä, jos sille on määritetty TES. Jos työlle ei ole määritetty työehtosopimusta, käytetään henkilön aktiivisen työaikasäännön mukaista työehtosopimusta.
  3. Muissa tilanteissa TES määräytyy henkilön aktiivisen työaikasäännön mukaisesti. TES haetaan työsopimukselta, jos se on määritetty, ja muussa tapauksessa työaikamallilta.
  4. Jos työehtosopimusta ei löydy henkilöltä, käytetään organisaatiolle määritettyä oletusta.

Huom! Tämä kuvaus vastaa järjestelmän tämänhetkistä toimintaa, ja toimintaperiaatteisiin voi tulla muutoksia.

Jos sinulla herää kysymyksiä työehtosopimuksen määräytymisestä, voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200.

Miten saan työajanlyhennysvapaan tai lomasaldon näkymään mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa?

Työajanlyhennysvapaan, lomasaldon ja muiden saldojen näkyminen mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa määritellään henkilön asetuksista.

Toimi näin:

  1. Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö.
  2. Avaa haluamasi henkilö muokattavaksi.
  3. Siirry Viestintä-välilehdelle.
  4. Valitse, mitä saldoja henkilölle näytetään ja missä laitteessa.
  5. Tallenna muutokset.

Kun muutokset on tallennettu, valitut saldot ovat henkilön nähtävissä mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa.

Miksi työvuorossa näkyy vanhat ohjaustiedot, vaikka asetukset on päivitetty?

Miksi näin tapahtuu?

Kun ohjaustietoja muutetaan työlle tai yksittäiselle suunnitellulle tapahtumalle, muutos ei päivity valmiiksi luoduille toistuville vuoroille. Järjestelmä luo uudet jaksot aina toistuvan vuoron ohjaustietojen mukaan.

  • Toistuvat tapahtumat: Ohjaustiedot täytyy käydä muuttamassa suoraan toistuvalle vuorolle, jotta sen pohjalta syntyvät tulevat vuorot saavat uudet ohjaustiedot.
  • Uudet tapahtumat: Vasta päivittämisen jälkeen luodut uudet tapahtumat saavat automaattisesti oikeat ohjaustiedot.

Miten päivität toistuvan vuoron ohjaustiedot?

  1. Siirry Kalenterille.
  2. Avaa toistuva tapahtuma jommallakummalla tavalla:
    • Valitse Toiminnot > Toistuvat tapahtumat ja etsi haluamasi vuoro.
    • Avaa suunniteltu vuoro ja klikkaa Tapahtumaan liittyvät aikatapahtumat > Toistuva tapahtuma.
  3. Päivitä uudet ohjaustiedot tälle päävuorolle ja tallenna.

💡 Muista: Päivitä ohjaustiedot suoraan kyseisen toistuvan vuoron pohjaan, jotta sama ongelma ei toistu tulevilla vuoroilla!

Automaattisen lounastauon määrittäminen

Tällä ohjeella määrität Maxtech-järjestelmään automaattisen lounastauon ja varmistat, että työntekijöille kirjautuu aina vähintään tietyn mittainen (esim. 60 min) lounastauko työpäivän aikana.

Ongelma

Halutaan, että järjestelmä lisää lounastauon automaattisesti ja että päivittäinen lounastauko on aina vähintään tietyn pituinen (esim. 1 tunti), vaikka työntekijä leimaisi taukoja itse.

Ratkaisu / Vastaus

Vaihe 1: Tarkista ja aktivoi työaikamallin asetukset

  1. Siirry valikkoon Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit.
  2. Valitse muokattavaksi se työaikamalli, jota kyseiset työntekijät käyttävät.
  3. Siirry Lounastauko-välilehdelle:
    • Lounastauon vähimmäiskesto: Jos haluat tauon olevan aina vähintään tietyn pituinen leimauksista riippumatta, aseta tähän kesto (esim. 60 min).
  4. Tallenna muutokset.

Vaihe 2: Miten automaattinen tauko toimii käytännössä?

Asetusten tallentamisen jälkeen järjestelmä käsittelee tauot seuraavasti:

  • Jos taukoa ei leimata: Järjestelmä lisää määritetyn automaattisen lounastauon (esim. 60 min) päivän työaikaan.
  • Jos tauko leimataan itse: Järjestelmä käyttää työntekijän omaa leimausta. Automaattista taukoa ei lisätä tuplana.
  • Jos leimattu tauko on liian lyhyt: Mikäli työntekijä leimaa esimerkiksi vain 20 minuutin tauon, järjestelmä korottaa tauon automaattisesti 60 minuuttiin.

Vaihe 3: Testaa ja varmista toiminta

  1. Pyydä työntekijää kirjaamaan normaali työpäivä asetusten päivittämisen jälkeen.
  2. Tarkista tiedot seuraavana päivänä. Automaattiset tauot muodostuvat yleensä vasta järjestelmän yöajon jälkeen.

Lisätiedot ja huomioitavaa

  • Kynnysehto: Automaattinen tauko muodostuu yleensä vain silloin, kun päivän kokonaistyöaika ylittää tietyn rajan (esim. yli 6 tunnin työpäivät).
  • Muutoshistoria: Voit tarkistaa aiemmat muutokset työaikamalleihin kohdasta Seuranta ja loki > Lokitapahtumat > Historialoki.
  • Erityisehdot: Jos käytössänne on poikkeavia TES-asetuksia, varmista, etteivät ne yliaja työaikamallin asetuksia.
  • Lue myös: Työaikamallit.

Yhteydenotto tukeen

Jos asetusten muuttaminen ei tuo haluttua tulosta, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miten voin poistaa virheellisen käsinohjauksen saldoraportilla?

Jos saldoraportilla on tehty virheellinen käsinohjaus esim. liukumasaldoon, voit poistaa sen helposti raportin yksityiskohtaisessa näkymässä.

Seuraa näitä ohjeita:

1. Avaa saldoraportin yksityiskohtainen näkymä:

Siirry saldoraportille ja avaa sen henkilön Yksityiskohtainen näkymä, jonka tietoja haluat muokata. Näkymään pääset viemällä hiiren kursorin solun päälle:

2. Vie hiiren kursori Käsinohjaus-solun päälle:

Etsi rivi, jossa poistettava merkintä sijaitsee, ja vie hiiren kursori kyseisen Käsinohjaus-solun kohdalle. Solun kohdalle avautuvat valinnat uuden käsinohjauksen tekemiselle sekä merkinnän poistamiselle:

3. Poista käsinohjaus Roskakori-kuvakkeesta:

Virheellisen käsinohjauksen saat poistettua avautuvasta valikosta klikkaamalla Roskakori-kuvaketta.