Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Web

Ajoneuvon tiedot ja asetukset järjestelmässä

Maxtech Pro™

Ajoneuvon tiedot ja asetukset löytyvät valikosta Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot > Muokkaa

Perustiedot-välilehti

Kenttämerkitys
NimiNäkyy järjestelmän näkymissä ja raporteilla.
RekisterinumeroNäkyy järjestelmän näkymissä ja raporteilla.
MatkamittariAjetut kilometrit lisätään tähän lukemaan.
KuljettajaAjoille muodostuu tähän valitun henkilön nimi.
CO₂-päästötKun CO₂-päästöarvo on asetettu, ajoraportille lasketaan ajojen päästötiedot.
KuvakeValittu kuvake näkyy karttanäkymässä.

CO₂-päästöistä voit lukea lisää artikkelista CO₂-päästöseuranta


Ohjaustiedot-välilehti

kenttämerkitys
Ajoluokka (oletus)Tämä ajoluokka palautetaan ajoneuvolle käyttöön kun kuljettaja kirjautuu ulos ajoneuvosta.
Aktiivinen ajoluokkaNäyttää tämän hetkisen valitun ajoluokan.
Yksityisajot (reittiä ei tallenneta): Reitti tallennetaan väliaikaisesti, jotta matkamittarilukema pystytään päivittämään. Tämän jälkeen reitti poistetaan järjestelmästä pysyvästi.
Matkamittarin esitystarkkuusVoit määrittää millä tarkkuudella matkamittarilukema näytetään ajoraporteilla.
Määritelty käyttäjäTähän valitaan käyttäjä, mikäli paikantimelle on valittu ajoluokiksi sellaisia mitkä tulee näkyä vain määritellylle käyttäjälle. Tallennetut ajot näkyvät vain tälle käyttäjälle.
Aloita matka aina edellisen session sijainnistaKyllä = Aloittaa uuden ajosession aina edellisestä sijainnista. Ei = ajosessio alkaa siitä pisteestä minkä paikannin tallentaa. Tätä voidaan hyödyntää esim silloin kun paikannin ei ole jatkuvassa virrassa ja on keritty lähteä liikkeelle ennen kuin paikannin on saanut satellittiyhteyden.
Lisää km joka ajolleLisää automaattisesti jokaiselle ajolle tähän asetetun km-määrän.
Lisää joka ajon matkaan (etäisyyteen) %Mikäli ajoneuvon matkamittarin ja paikantimen tallentaman matkan ero poikkeaa niin tällä asetuksella on mahdollista korjata eroa. Paikannin tallentaa etäsyydet satelliittien avulla ja ajoneuvon matkamittari on suunniteltu siten, että jokainen auton kuljettu kilometri vastaa tiettyä määrää pyörän kierrosta.
Positiiviset kasvattavat järjestelmän matkamittarilukemaa, negatiiviset vähentävät. Matkamittarilukeman oikaisu tehdään ajotapahtuman päättyessä.


Automaattinen raportointi -välilehti

kenttämerkitys
Automaattinen raportointiVoit halutessasi tilata automaattisesti sähköpostiin tulevan raportin. Vaihtoehdot ovat viikottain tai kuukausittain.
Raportin tyyppiMikäli et halua ajoista yksityiskohtaista raporttia niin voit valita yhteenvetoraportin.
Raportin vastaanottajien sähköpostiosoitteetLisää tähän sähköpostiosoite tai useampi kenelle raportti lähetetään. Erottele osoitteet pilkulla.
Sähköpostitse lähetettävä raportti ei sisällä sellaisia ajoja, jotka näkyvät vain määritellylle käyttäjälle.

Ajojen tarkastelu, raportit ja muokkaus

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Ajoja voidaan tarkastella Web-järjestelmässä valikossa Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja ja Maxtech-mobiilisovelluksessa valikossa Ajopäiväkirja > Ajotapahtumat.

Tarkastelu ja raportit

Voit ladata ajopäiväkirjan tiedostoksi haluaamasi tiedostomuotoon klikkaamalla tiedostotyypin nimeä (Xls, Csv, Pdf tai Excel). Ajopäiväkirja sisältää verottajan vaatimat tiedot.

Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja: raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, matkamittarilukema, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.

Ajojen suodattaminen

Valitse Ajoluokka suodattimeen Työajot- ja Aikaväli -suodattimeen haluamasi päivämäärät > klikkaa tämän jälkeen Haku-painiketta. Ajopäiväkirjalle ladataan kaikki Työajot-ajoluokalla ajetut ajot. Mikäli organisaatiossa on useampi henkilö niin voit käyttää myös Henkilö tai Ajoneuvo -suodatinta.

Ajoraportti: raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, ajoaika, aikaväli seuraavan ajon alkuun ja matkan tarkoitus. Ajoraportti sivun asetuksista (hammasrataskuvake) on mahdollista lisätä näkyviin keski- ja huippunopeus.

Voit tarkastella ajoa myös klikkamalla toiminnot-sarakkeen karttanäppäintä, jolloin avautuvalla kartalla näkyy ajettu reitti. i-näppäimestä näet ajon sijaintitietoja.

Muokkaaminen ja ajojen lisääminen

HUOM! Suosittelemme puuttuvien ajojen lisäämistä suoraan matkalaskulle, koska käsin lisätylle ajolle ei tallennu reittiä, jolloin esimerkiksi päivärahojen laskenta ei onnistu.

HUOM! Paikannin saattaa hetkellisesti menettää yhteyden verkkoon, tässä tapauksessa ajot puskuroidaan ja ne palautuvat järjestelmään yhteyden palautuessa.

Ajotapahtumaa voi muokata klikkaamalla toiminnot sarakkeen paperin ja kynän kuvaa.

Ajotapahtumat: voi lisätä manuaalisesti ajotapahtumia klikkaamalla Lisää-nappia. Lisäksi voi massamuokata useampaa ajoa kerralla valitsemalla halutut ajotapahtumat ja klikkaamalla Muokkaa tietoja -nappia. Voit muokata seuraavia tietoaja; ajoluokka, km-korvaus ja matkan tarkoitus. Voit halutessasi yhdistää haluttuja ajotapahtumia, jolloin valituista ajotapahtumista luodaan yksi ajosessio. Voit tarkistaa ajotapahtumien paikkatietojen eheyden ”GPS-hyppyjen” varalta.

HUOM! Jos pääkäyttäjä muokkaa käyttäjän olemassa olevia ajoluokkia ja vaihtaa ajoluokaksi ”Yksityisajot (reitti näytetään vain määritellylle käyttäjälle)”, on tärkeää ottaa huomioon seuraavat seikat:

Ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät jatkossa vain pääkäyttäjälle – alkuperäinen käyttäjä ei näe niitä enää. Ominaisuus toimii oikein vain, jos ajoneuvolle määritelty käyttäjä tekee itse muutoksen ajoluokkaan. Tällöin ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät vain kyseiselle käyttäjälle, eivät pääkäyttäjälle.

Ajotapahtumia voi muokata myös massatoimintona. Valitse halutut rivit tai ”Valitse kaikki” Ruudukon alapuolelta. Paina Muokkaa.

Jos organisaatiolla on käytössä vain yksi ajoluokka ajopäiväkirjalla, jätä ensimmäinen kenttä oletusasetukseen 1 muokatessasi ajoluokkaa. Jos organisaatiolla on käytössä useampi ajoluokka (kuten edellisessä kuvassa), valitse mitä ajoluokkaa muutetaan vaihtamalla numero saraketta vastaavaksi. Muuta kenttään ”Älä muuta nykyistä arvoa” haluttu ajoluokka. Voit myös muokata muita kuvassa näkyviä kenttiä. Paina lopuksi Tallenna, niin kaikki valitut rivit muutetaan.

Maxtech-mobiilisovellus

Ajotapahtumalla näkyy ajoneuvo, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.

Voit suodattaa näytettäviä ajoja valitsemalla suodattimesta haluamasi aikavälin.

Voit muokata ajoja klikkaamalla ajotapahtuman auki > lisäämällä tietoja > Tallenna.

Miten vaihdan salasanan?

Kirjaudu web-järjestelmään ja klikkaa vasemmalta alhaalta omia nimikirjaimiasi ja valitse Profiilin asetukset.

Klikkaa Toiminnot-välilehdeltä löytyvää Vaihda salasana -linkkiä.

Matkalaskun muodostaminen ajopäiväkirjalta

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Matkalaskun muodostaminen ajopäiväkirjalta

Mene valikkoon Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja, valitse suodattimet, kuten ajoneuvo, ajoluokat ja aikaväli, ja klikkaa Haku-nappia. Valitse haluamasi ajot tai vieritä sivua alas ja valitse kaikki ajot, jonka jälkeen klikkaa Luo matkalasku -nappia. Anna matkalaskulle otsikko, valitse sisällytettävät tiedot ja klikkaa Tallenna-nappia. Matkalasku muodostuu Matkalaskut-sivulle.

Automaattisten kulukorvausten laskenta edellyttää, että henkilölle on määritelty tukikohta jota laskennassa käytetään.

Matkalaskun muodostaminen manuaalisesti

Mene Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut sivulle. Klikkaa Lisää-nappia. Katso tarkemmin Matkalaskun muodostaminen -ohjeesta.

Matkalaskun muokkaaminen

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Matkalaskuja voi muokata valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Voit suodattaa näkyviin haluamasi matkalaskut (huomaathan, että Vuosi ja kuukausi -suodattimeen on valittuna kuluva vuosi ja kuukausi ). Voit muokata matkalaskua klikkaamalla -painiketta.

Yleiset-välilehti: voit muokata yleisiä tietoja kuten matkalaskun nimeä tai päiväystä.

Matkat-välilehti: näet matkalaskulla olevat matkat. Voit muokata matkan tietoja klikkaamalla -painiketta tai lisätä uuden matkan klikkaamalla Lisää-painiketta

Matkan lisääminen:

  1. Valitse Matkat-välilehti ja klikkaa Lisää-nappia. Lisää matkan tiedot ja järjestelmä ilmoittaa matkan kestoon perustuvia korvauksia, jotka voit halutessasi lisätä.

2. Mene korvaukset-välilehdelle ja klikkaa Tallenna ja jatka muokkaamista.

3. Klikkaa Lisää-painiketta

4. Valitse palkkalajiksi haluamasi korvaus, määrä ja paina tallenna. Lisää korjauksia tai muutoin klikkaa Tallenna-painiketta.

Mikäli haluat lisätä korvausrivin olemassa olevalle matkalle niin se onnistuu helposti Korvaukset sarakkeessa olevalla Lisää-napilla.

Tiedostot välilehti: voit lisätä matkalaskulle esim kuitteja ja muita tositteita.

Matkalaskun tarkastaminen ja hyväksyntä

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Tarkastaminen: Matkalaskujen tarkastaminen tapahtuu valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Hae tarkistettavat matkalaskut näkyviin. Voit tarkistaa matkalaskut avaamalla ne PDF tai Excel tiedostoksi, klikkaamalla kuvakkeita rivin viimeisestä sarakkeesta.

Hyväksyntä: Kun olet tarkistanut matkalaskun niin voit hyväksyä sen valitsemalla (ruksaamalla) ja klikkaamalla alhaalta Hyväksyntä-nappia ja valitsemalla hyväksymistason.

Viestin lähetys hyväksytystä matkalaskusta

Matkalaskun hyväksynnän yhteydessä on mahdollisuus valita, että hyväksynnästä lähtee valinta halutulle henkilölle.
Matkalaskun asetuksista tulee olla valittuna Aktivoi viestin lähetys hyväksytyistä tapahtumista.

Kun asetus on määritetty, tulee matkalaskun hyväksynnän jälkeen painike:

Avautuvassa näkymässä voit määritellä viestin vastaanottajan(t):

Matkalaskun matkakorvausten sähköinen siirto palkanlaskentaan

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Matkalaskujen matkakorvauksien siirto tehdään valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Voit suodattaa hyväksytyt matkalaskut näkyviin > valitse ne klikkaa Vienti-nappia alhaalta. Valitse siirtotiedostotyyppi, mikäli se ei ole automaattisesti valittuna. Valitse parametrit ja klikkaa Suorita vienti -nappia.

Mikäli matkakorvauksia viedään siirtotiedostolla tai suoravientinä maksuohjelmaan niin korvauksilla tulee olla palkkalajinumerot sekä henkilöillä henkilönumerot tallennettuna. Henkilönumerot voi tallentaa valikossa Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > aseta henkilönumero > Tallenna.

Palkkalajinumerot tallennetaan valikossa Työaika ja palkat > Palkkalajit > Palkkalajien asetukset > Muokkaa palkkalajin asetusta > Valitse siirtotiedoston niminen -välilehti ja tallenna palkkalajinumero sekä siirrettävät arvot.

Saldoraportit: Työajan lyhennysvapaat (Pekkaset)

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

TuotteetModuulit
Työaika™ ja Työaika+™Työajanlyhennyksen saldo
Työajan lyhennysvapaa
Työajan lyhennysvapaa (säästö)
Saldoraportit


Yleistä työajan lyhennysvapaista

Työajan lyhennysvapaat eli pekkaset saattavat olla järjestelmässä kahdella eri tyyppisellä saldoilla (riippuen
organisaation asetuksista ja käytössä olevista moduuleista): Työajan lyhennysvapaa sekä
Työajan lyhennysvapaa (säästö).

Säästö-saldolla on vanhat, edellisten kalenterivuosien pitämättömät pekkaset ja toisella saldolla on
kuluvan kalenterivuoden aktiiviset, kertyvät pekkaset (mikäli nämä ovat käytössä). Pekkaset on
hyvä pitää omilla tileillään sen takia, että pekkassaldon seuranta varsinkin aktiivisesti kertyvien
osalta on huomattavasti helpompaa. Tämä auttaa myös tilanteissa, joissa vanhat pitämättömät
pekkaset mahdollisesti vanhenevat.

Vastaavasti työajan lyhennysvapaita voidaan myös käyttää kahden eri tapahtumatyypin avulla:

  • Työajan lyhennysvapaa, joka vähentää kuluvan kalenterivuoden pekkassaldoa
  • Työajan lyhennysvapaa (ed. vuosi), joka vähentää vanhojen pitämättömien pekkasten saldoa

Saldoraportit

Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:

Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista
moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön
pekkassaldot (kuluvan vuoden pekkaset ja vanhat pitämättömät pekkaset). Kun valinnat on
tehty, painetaan Haku-nappia:

Ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:


Edellisen vuoden loppusaldon siirtäminen vanhojen pekkasten saldoon

Pekkassaldot saattavat näyttää kalenterivuoden alussa nollaa, kuten edellisessä kuvassa. Tämä
johtuu siitä, että uuden kalenterivuoden pekkasia ei ole vielä kertynyt ja vanhojen pekkasten
saldoa ei ole muodostunut.

Jos järjestelmässä on kertyneitä pekkasia (tai muita pekkasiin liittyviä tapahtumia) edeltävältä
kalenterivuodelta, niitä päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun”
ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:

Avautuvan ikkunan kautta voidaan tarkastella edellisten vuosien pekkasia. Ruudulla saattaa
näkyä historiaa useilta vuosilta. Tietyn vuoden pekkasia voidaan tarkastella painamalla kyseisen
vuoden kohdalta:

Ruudulla näkyy tämän jälkeen kyseisen vuoden tarkempi näkymä eli kertyneet ja käytetyt
pekkaspäivät:

Alimmalla rivillä näkyy vuoden loppusaldo. Kun hiiri viedään Siirrot-sarakkeessa olevaan soluun
vuoden viimeisen rivin kohdalle, voidaan saldokertymiä siirtää toisen tyyppiselle saldolle (Siirto säästöön):

Tästä näkymästä voidaan suoraan siirtää haluttu määrä vanhojen pekkasten saldoon. Kannattaa
huomioida, että määräksi ei automaattisesti ehdoteta edellisen vuoden loppusaldoa, vaan se
tulee syöttää itse. Määrän näkee kuitenkin helposti raportilta. Mahdolliset desimaalit tulee
erottaa pisteellä. Kuvan mukaisilla valinnoilla ollaan siirtämässä 5 pekkaspäivää vanhojen
pekkasten saldolle. Siirto vahvistetaan painamalla Tallenna-nappia:

Jos vanhojen pekkasten saldoon siirretään vuoden loppusaldon verran päiviä, edellisen vuoden
loppusaldo näyttää tältä:

Työajan lyhennysvapaa (säästö) -saldolle on vastaavasti syntynyt saman verran plus-merkkistä
saldoa. Tilanteen voi halutessaan todeta vielä kyseisen saldon yksityiskohtaisesta näkymästä:

Kirjaamistapaan ja -käytäntöihin liittyvät kysymykset kannattaa osoittaa ensisijaisesti esim.
organisaation pääkäyttäjälle.

Työajan lyhennysmalleista voit lukea lisää artikkelista https://tuki.maxtech.fi/knowledge-base/tyoajan-lyhennysmallit/

Pekkaspäivien kertymä- ja kulutusongelmien ratkaisu

Tämä ohje auttaa ratkaisemaan tilanteet, joissa työajan lyhennysvapaiden (pekkaspäivien) kertymä ei päivity oikein tai kulutus ei näy järjestelmässä oikein työsopimuksen muutosten tai asetusten vuoksi. Seuraa alla olevia vaiheita järjestelmän asetusten tarkistamiseksi ja korjaamiseksi.

Tarkista työaikamallin asetukset

Varmista, että työaikamallille on määritelty oikea työajan lyhennysmalli.

  1. Siirry kohtaan: Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit
  2. Tarkista että Työajan lyhennysmalli on asetettu työaikamallille käyttöön

Tarkista työsopimuksen työaikamalli

Varmista, että työntekijällä on käytössä oikea työaikamalli, joka sisältää pekkaspäivien säännöt.

  1. Siirry kohtaan: Hallinta > Henkilöstö > avaa oikea henkilö ja siirry Työsopimukset -välilehdelle
  2. Varmista, että Työaikamalli -kohdassa on valittuna oikea työaikamalli

3. Varmista aikatapahtumatyyppien asetukset

Pekkaspäivien kertymä perustuu ”Laske työajaksi” -määritykseen.

  1. Siirry kohtaan: Hallinta > Työaika ja palkat > Aikatapahtumatyypit.
  2. Varmista, että vain ne tapahtumatyypit, joiden tulee kerryttää pekkaspäiviä, on asetettu tilaan ”Laske työajaksi: Kyllä”
    • Huom: Vuosilomat ja palkattomat vapaat on tyypillisesti asetettu niin, etteivät ne kerrytä pekkaspäiviä

5. Manuaalinen saldon korjaus

Jos asetukset on korjattu, mutta saldo on edelleen väärin, voit tehdä oikaisun käsin:

  1. Siirry kohtaan Raportit > Saldoraportit
  2. Tee tarvittava oikaisu lisäämällä käsinohjaus oikealle päivälle

HUOM! Asetusten muuttaminen korjaa kertymän jatkossa, mutta se ei välttämättä päivitä vanhoja kirjauksia takautuvasti. Mikäli työntekijän työaikamalli vaihtuu kesken vuoden, kertymä alkaa useimmissa tapauksissa kertyä uuden mallin mukaisesti vasta vaihtopäivästä eteenpäin.

Miten otan käyttöön tulorekisterin varmenteen?

Hae ensin verottajan tulorekisteripalvelusta siirtotunnus ja kertakäyttösalasana (vaatii nimenkirjoitusoikeuden). Hae varmenne Web Service -kanavaan. Tulorekisteriin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Tulorekisterin tukeen p. 029 497 550.

Mene sitten valikossa Raportit > Työntekijätiedot (verottajalle) -sivulla ja klikkaa oikeasta yläkulmasta asetukset- nappia. Tallenna organisaationne y-tunnus Organisaatio-välilehdellä. Mene Integraatioasetukset-välilehdelle ja klikkaa Lisää varmenne – nappia. Syötä siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana kirjoitamalla käsin (copy-paste ei toimi) ne kenttiin ja klikkaa Hae varmenne- nappia. Järjestelmä noutaa varmenteen (odota hetki) ja tallentaa sen automaattisesti.
Varmenne on voimassa 24 kuukautta, jonka jälkeen se tulee hakea uudelleen. Varmenne ei uusiudu automaattisesti.

Organisaation Y-tunnus

Varmenteen tallentaminen

Kirjoita (älä kopioi ja liitä) saamasi siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana ja klikkaa Hae varmenne -painiketta. Järjestelmä hakee varmenteen, jonka jälkeen voit klikata Tallenna-painiketta.