Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Web

Tuntiraportti: Tuntien tarkastaminen, hyväksyntä ja muokkaaminen

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Tehtyjä kirjauksia voidaan tarkastella sekä tarvittaessa muokata ja hyväksyä useilla eri tavoilla. Tuntiraportilta tapahtumat näkee taulukkomuodossa. Tuntiraportti löytyy valikossa Raportit > Tuntiraportti.

Tuntiraportin asetukset

Pääset muokkaamaan tuntiraportin asetuksia sivun oikeassa yläkulmassa olevasta Asetukset-napista. Nämä asetukset koskevat kaikkia organisaatiosi käyttäjiä.

Raportin näkyviä sarakkeita voit muokata taulukon oikeasta ylänurkassa olevasta sinisestä sarakkeet-painikkeesta. Voit esimerkiksi piilottaa sarakkeita, jotka eivät ole teillä käytössä. Voit tallentaa omat sarake-asetukset tai organisaation oletukset.


Tuntien tarkastaminen

Valitse haluamasi suodattimet ja aikaväli ja klikkaa Haku-nappia. Raportille suodattuu tapahtumat valittujen suodattimien mukaan. Tarkista kirjaukset ja mikäli haluat tarkastella tapahtumaa tarkemmin tai muokata sitä, niin klikkaa -painiketta rivin alusta. Joitain kenttiä, kuten aloitus- ja lopetusaikaa voi muokata klikkaamalla kyseisessä sarakkeessa olevaa kynän kuvaa.

Raportin Tila-sarakkeessa näkyvät kuvakkeet kertovat seuraavaa:

  • Kello kertoo, missä tilassa tapahtuma on (pyydetty/suunniteltu/toteutunut).
  • Peukalo+numero kertoo millä tasolla tapahtuma on hyväksytty.
  • Kynä kertoo onko tapahtumaa muokattu.
  • Saat lisätietoa tapahtuman hyväksyjästä tai muokkaajasta, kun viet kursorin kuvakkeen päälle.


Tuntien hyväksyminen, hylkääminen, poistaminen ja kommentointi

  1. Valitse kaikki tarkastetut tapahtumat
  2. Klikkaa Toiminnot valituille -nappia
  3. Valitse Sisäinen hyväksyntä taso

Mikäli tapahtuma pitää jostain syystä hylätä, onnistuu tämä Hylkää-merkinnällä. Mikäli hylkäät tapahtuman tietystä syystä niin voit lisätä tapahtumalle myös kommentin, joka näkyy myös työntekijän tuntiraportilla.

Tapahtumien poistaminen

Voit tarvittaessa myös poistaa tapahtuman/tapahtumien hyväksynnän valitsemalla tapahtumat, joilta hyväksyntä halutaan poistaa. Tämän jälkeen klikkaa Toiminnot valituille ja Poista hyväksyntä.

Tapahtumien muokkaaminen

Yksittäisen tapahtuman muokkaaminen onnistuu klikkaamalla -painiketta rivin alusta.

Voit muokata tapahtumalle esimerkiksi seurantatasoja, ohjaus- ja palkkatietoja sekä tarkistaa tapahtuman historiatiedot.

Tapahtumia on mahdollista muokata myös massamuokkauksella esimerkiksi tilanteissa, joissa tapahtumalta puuttuu jokin tarvittava tieto, kuten asiakas tai työ, tai halutaan asettaa tapahtumille palkanlaskennan ohjaustietoja, tai luoda kopioita valituista tapahtumista. Massamuokkauksella voidaan laajasti muokata eri osioita, mikä mahdollistaa monipuolisen ja tehokkaan tapahtumien muokkaamisen.

  1. Valitse kaikki tapahtumat, joita haluat muokata
  2. Klikkaa Toiminnot valituille -nappia
  3. Klikkaa Muokkaa-nappia
  1. Muokkaa valittuja tapahtumia -valikko aukeaa
  2. Valitse muutettava tieto halutuista valikoista
  3. Tallenna muutokset

Tallennuksen jälkeen asetukset päivittyvät kaikille aiemmin valituille tapahtumille paikoilleen.


Tuntien raportointi

Tunnit voidaan viedä halutuksi tiedostoksi klikkaamalla raportin yläpuolella olevia kuvakkeita. Tiedostoon muodostuu raportilla näkyvät tapahtumat. Klikkaamalla tiedoston tyyppiä Xml Csv Pdf Excel

Matkalaskut™ tuotteen yleiskuvaus

Maxtech Pro™

Matkalaskuja voidaan muodostaa paikantimen tallentamista ajoista tai lisäämällä manuaalisesti matkoja sekä korvauksia matkalaskulle. Ajotapahtumista muodostettava matkalasku lisää matkat automaattisesti ajotapahtumien mukaan. Ateriakorvauksen ja päivärahan laskennan perusteena käytetään henkilölle asetettua tukikohtaa ja paikkatietoa. Matkalaskuille on mahdollista liittää kuitteja ja muita tositteita. Matkalaskuja voidaan tarkastaa ja hyväksyä sekä lähettää ne edelleen sähköisesti maksuohjelmaan.

Miten Automaattinen ajopäiväkirja™ otetaan käyttöön?

Maxtech Pro™

  1. Kytke paikanninlaitteen virtakaapeli tupakansytyttimeen, USB-porttiin, OBD-liittimeen tai asenna paikanninlaite suoravirtaan.
    Huom, mikäli paikanninlaite on kytketty tupakansytytin- tai USB-kaapelilla, laitteella kestää hetki paikkatiedon saamiseksi auton käynnistyttyä.
  2. Virran saatuaan paikanninlaite kytkeytyy GPS-verkkoon. Koska laitteessa on sisäiset GPS- ja GSM-antennit, paikannin tulee asentaa auton kojelaudalle paikkaan, jossa sen yläpuolella ei ole metallia.
  3. Haluttu ajoluokka valitaan keinukytkimellä.
  4. Tila-LEDin vilkkuessa laite kommunikoi järjestelmän kanssa.
  5. Asennuksen jälkeen varmistu siitä, että ajot tallentuvat järjestelmään.

Web-järjestelmä

Organisaatiosi on perustettu pro.maxtech.fi-järjestelmään niillä tiedoilla, jotka olet tilausvaiheessa antanut. Pääset kirjautumaan pro.maxtech.fi sivustolle käyttäjätunnuksellasi, joka on toimitettu ilmoittamaasi sähköpostisosoitteen.

Maxtech-mobiilisovellus

Voit ladata ja asentaa Maxtech-mobiilisovelluksen sovelluskaupasta.

Pääset kirjautumaan sovellukseen samoilla tunnuksilla kuin web-järjestelmään.

Ajoneuvon tiedot ja asetukset järjestelmässä

Maxtech Pro™

Ajoneuvon tiedot ja asetukset löytyvät valikosta Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot > Muokkaa

Perustiedot-välilehti

Kenttämerkitys
NimiNäkyy järjestelmän näkymissä ja raporteilla.
RekisterinumeroNäkyy järjestelmän näkymissä ja raporteilla.
MatkamittariAjetut kilometrit lisätään tähän lukemaan.
KuljettajaAjoille muodostuu tähän valitun henkilön nimi.
CO₂-päästötKun CO₂-päästöarvo on asetettu, ajoraportille lasketaan ajojen päästötiedot.
KuvakeValittu kuvake näkyy karttanäkymässä.

CO₂-päästöistä voit lukea lisää artikkelista CO₂-päästöseuranta


Ohjaustiedot-välilehti

kenttämerkitys
Ajoluokka (oletus)Tämä ajoluokka palautetaan ajoneuvolle käyttöön kun kuljettaja kirjautuu ulos ajoneuvosta.
Aktiivinen ajoluokkaNäyttää tämän hetkisen valitun ajoluokan.
Yksityisajot (reittiä ei tallenneta): Reitti tallennetaan väliaikaisesti, jotta matkamittarilukema pystytään päivittämään. Tämän jälkeen reitti poistetaan järjestelmästä pysyvästi.
Matkamittarin esitystarkkuusVoit määrittää millä tarkkuudella matkamittarilukema näytetään ajoraporteilla.
Määritelty käyttäjäTähän valitaan käyttäjä, mikäli paikantimelle on valittu ajoluokiksi sellaisia mitkä tulee näkyä vain määritellylle käyttäjälle. Tallennetut ajot näkyvät vain tälle käyttäjälle.
Aloita matka aina edellisen session sijainnistaKyllä = Aloittaa uuden ajosession aina edellisestä sijainnista. Ei = ajosessio alkaa siitä pisteestä minkä paikannin tallentaa. Tätä voidaan hyödyntää esim silloin kun paikannin ei ole jatkuvassa virrassa ja on keritty lähteä liikkeelle ennen kuin paikannin on saanut satellittiyhteyden.
Lisää km joka ajolleLisää automaattisesti jokaiselle ajolle tähän asetetun km-määrän.
Lisää joka ajon matkaan (etäisyyteen) %Mikäli ajoneuvon matkamittarin ja paikantimen tallentaman matkan ero poikkeaa niin tällä asetuksella on mahdollista korjata eroa. Paikannin tallentaa etäsyydet satelliittien avulla ja ajoneuvon matkamittari on suunniteltu siten, että jokainen auton kuljettu kilometri vastaa tiettyä määrää pyörän kierrosta.
Positiiviset kasvattavat järjestelmän matkamittarilukemaa, negatiiviset vähentävät. Matkamittarilukeman oikaisu tehdään ajotapahtuman päättyessä.


Automaattinen raportointi -välilehti

kenttämerkitys
Automaattinen raportointiVoit halutessasi tilata automaattisesti sähköpostiin tulevan raportin. Vaihtoehdot ovat viikottain tai kuukausittain.
Raportin tyyppiMikäli et halua ajoista yksityiskohtaista raporttia niin voit valita yhteenvetoraportin.
Raportin vastaanottajien sähköpostiosoitteetLisää tähän sähköpostiosoite tai useampi kenelle raportti lähetetään. Erottele osoitteet pilkulla.
Sähköpostitse lähetettävä raportti ei sisällä sellaisia ajoja, jotka näkyvät vain määritellylle käyttäjälle.

Ajojen tarkastelu, raportit ja muokkaus

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Ajoja voidaan tarkastella Web-järjestelmässä valikossa Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja ja Maxtech-mobiilisovelluksessa valikossa Ajopäiväkirja > Ajotapahtumat.

Tarkastelu ja raportit

Voit ladata ajopäiväkirjan tiedostoksi haluaamasi tiedostomuotoon klikkaamalla tiedostotyypin nimeä (Xls, Csv, Pdf tai Excel). Ajopäiväkirja sisältää verottajan vaatimat tiedot.

Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja: raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, matkamittarilukema, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.

Ajojen suodattaminen

Valitse Ajoluokka suodattimeen Työajot- ja Aikaväli -suodattimeen haluamasi päivämäärät > klikkaa tämän jälkeen Haku-painiketta. Ajopäiväkirjalle ladataan kaikki Työajot-ajoluokalla ajetut ajot. Mikäli organisaatiossa on useampi henkilö niin voit käyttää myös Henkilö tai Ajoneuvo -suodatinta.

Ajoraportti: raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, ajoaika, aikaväli seuraavan ajon alkuun ja matkan tarkoitus. Ajoraportti sivun asetuksista (hammasrataskuvake) on mahdollista lisätä näkyviin keski- ja huippunopeus.

Voit tarkastella ajoa myös klikkamalla toiminnot-sarakkeen karttanäppäintä, jolloin avautuvalla kartalla näkyy ajettu reitti. i-näppäimestä näet ajon sijaintitietoja.

Muokkaaminen ja ajojen lisääminen

HUOM! Suosittelemme puuttuvien ajojen lisäämistä suoraan matkalaskulle, koska käsin lisätylle ajolle ei tallennu reittiä, jolloin esimerkiksi päivärahojen laskenta ei onnistu.

HUOM! Paikannin saattaa hetkellisesti menettää yhteyden verkkoon, tässä tapauksessa ajot puskuroidaan ja ne palautuvat järjestelmään yhteyden palautuessa.

Ajotapahtumaa voi muokata klikkaamalla toiminnot sarakkeen paperin ja kynän kuvaa.

Ajotapahtumat: voi lisätä manuaalisesti ajotapahtumia klikkaamalla Lisää-nappia. Lisäksi voi massamuokata useampaa ajoa kerralla valitsemalla halutut ajotapahtumat ja klikkaamalla Muokkaa tietoja -nappia. Voit muokata seuraavia tietoaja; ajoluokka, km-korvaus ja matkan tarkoitus. Voit halutessasi yhdistää haluttuja ajotapahtumia, jolloin valituista ajotapahtumista luodaan yksi ajosessio. Voit tarkistaa ajotapahtumien paikkatietojen eheyden ”GPS-hyppyjen” varalta.

HUOM! Jos pääkäyttäjä muokkaa käyttäjän olemassa olevia ajoluokkia ja vaihtaa ajoluokaksi ”Yksityisajot (reitti näytetään vain määritellylle käyttäjälle)”, on tärkeää ottaa huomioon seuraavat seikat:

Ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät jatkossa vain pääkäyttäjälle – alkuperäinen käyttäjä ei näe niitä enää. Ominaisuus toimii oikein vain, jos ajoneuvolle määritelty käyttäjä tekee itse muutoksen ajoluokkaan. Tällöin ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät vain kyseiselle käyttäjälle, eivät pääkäyttäjälle.

Ajotapahtumia voi muokata myös massatoimintona. Valitse halutut rivit tai ”Valitse kaikki” Ruudukon alapuolelta. Paina Muokkaa.

Jos organisaatiolla on käytössä vain yksi ajoluokka ajopäiväkirjalla, jätä ensimmäinen kenttä oletusasetukseen 1 muokatessasi ajoluokkaa. Jos organisaatiolla on käytössä useampi ajoluokka (kuten edellisessä kuvassa), valitse mitä ajoluokkaa muutetaan vaihtamalla numero saraketta vastaavaksi. Muuta kenttään ”Älä muuta nykyistä arvoa” haluttu ajoluokka. Voit myös muokata muita kuvassa näkyviä kenttiä. Paina lopuksi Tallenna, niin kaikki valitut rivit muutetaan.

Maxtech-mobiilisovellus

Ajotapahtumalla näkyy ajoneuvo, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.

Voit suodattaa näytettäviä ajoja valitsemalla suodattimesta haluamasi aikavälin.

Voit muokata ajoja klikkaamalla ajotapahtuman auki > lisäämällä tietoja > Tallenna.

Miten vaihdan salasanan?

Kirjaudu web-järjestelmään ja klikkaa vasemmalta alhaalta omia nimikirjaimiasi ja valitse Profiilin asetukset.

Klikkaa Toiminnot-välilehdeltä löytyvää Vaihda salasana -linkkiä.

Matkalaskun muodostaminen ajopäiväkirjalta

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Matkalaskun muodostaminen ajopäiväkirjalta

Mene valikkoon Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja, valitse suodattimet, kuten ajoneuvo, ajoluokat ja aikaväli, ja klikkaa Haku-nappia. Valitse haluamasi ajot tai vieritä sivua alas ja valitse kaikki ajot, jonka jälkeen klikkaa Luo matkalasku -nappia. Anna matkalaskulle otsikko, valitse sisällytettävät tiedot ja klikkaa Tallenna-nappia. Matkalasku muodostuu Matkalaskut-sivulle.

Automaattisten kulukorvausten laskenta edellyttää, että henkilölle on määritelty tukikohta jota laskennassa käytetään.

Matkalaskun muodostaminen manuaalisesti

Mene Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut sivulle. Klikkaa Lisää-nappia. Katso tarkemmin Matkalaskun muodostaminen -ohjeesta.

Matkalaskun muokkaaminen

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Matkalaskuja voi muokata valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Voit suodattaa näkyviin haluamasi matkalaskut (huomaathan, että Vuosi ja kuukausi -suodattimeen on valittuna kuluva vuosi ja kuukausi ). Voit muokata matkalaskua klikkaamalla -painiketta.

Yleiset-välilehti: voit muokata yleisiä tietoja kuten matkalaskun nimeä tai päiväystä.

Matkat-välilehti: näet matkalaskulla olevat matkat. Voit muokata matkan tietoja klikkaamalla -painiketta tai lisätä uuden matkan klikkaamalla Lisää-painiketta

Matkan lisääminen:

  1. Valitse Matkat-välilehti ja klikkaa Lisää-nappia. Lisää matkan tiedot ja järjestelmä ilmoittaa matkan kestoon perustuvia korvauksia, jotka voit halutessasi lisätä.

2. Mene korvaukset-välilehdelle ja klikkaa Tallenna ja jatka muokkaamista.

3. Klikkaa Lisää-painiketta

4. Valitse palkkalajiksi haluamasi korvaus, määrä ja paina tallenna. Lisää korjauksia tai muutoin klikkaa Tallenna-painiketta.

Mikäli haluat lisätä korvausrivin olemassa olevalle matkalle niin se onnistuu helposti Korvaukset sarakkeessa olevalla Lisää-napilla.

Tiedostot välilehti: voit lisätä matkalaskulle esim kuitteja ja muita tositteita.

Matkalaskun tarkastaminen ja hyväksyntä

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Tarkastaminen: Matkalaskujen tarkastaminen tapahtuu valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Hae tarkistettavat matkalaskut näkyviin. Voit tarkistaa matkalaskut avaamalla ne PDF tai Excel tiedostoksi, klikkaamalla kuvakkeita rivin viimeisestä sarakkeesta.

Hyväksyntä: Kun olet tarkistanut matkalaskun niin voit hyväksyä sen valitsemalla (ruksaamalla) ja klikkaamalla alhaalta Hyväksyntä-nappia ja valitsemalla hyväksymistason.

Viestin lähetys hyväksytystä matkalaskusta

Matkalaskun hyväksynnän yhteydessä on mahdollisuus valita, että hyväksynnästä lähtee valinta halutulle henkilölle.
Matkalaskun asetuksista tulee olla valittuna Aktivoi viestin lähetys hyväksytyistä tapahtumista.

Kun asetus on määritetty, tulee matkalaskun hyväksynnän jälkeen painike:

Avautuvassa näkymässä voit määritellä viestin vastaanottajan(t):