Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Matkalaskujen matkakorvauksien siirto tehdään valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Voit suodattaa hyväksytyt matkalaskut näkyviin > valitse ne klikkaa Vienti-nappia alhaalta. Valitse siirtotiedostotyyppi, mikäli se ei ole automaattisesti valittuna. Valitse parametrit ja klikkaa Suorita vienti -nappia.
Mikäli matkakorvauksia viedään siirtotiedostolla tai suoravientinä maksuohjelmaan niin korvauksilla tulee olla palkkalajinumerot sekä henkilöillä henkilönumerot tallennettuna. Henkilönumerot voi tallentaa valikossa Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > aseta henkilönumero > Tallenna.
Palkkalajinumerot tallennetaan valikossa Työaika ja palkat > Palkkalajit > Palkkalajien asetukset > Muokkaa palkkalajin asetusta > Valitse siirtotiedoston niminen -välilehti ja tallenna palkkalajinumero sekä siirrettävät arvot.
Työajan lyhennysvapaat eli pekkaset saattavat olla järjestelmässä kahdella eri tyyppisellä saldoilla (riippuen organisaation asetuksista ja käytössä olevista moduuleista): Työajan lyhennysvapaa sekä Työajan lyhennysvapaa (säästö).
Säästö-saldolla on vanhat, edellisten kalenterivuosien pitämättömät pekkaset ja toisella saldolla on kuluvan kalenterivuoden aktiiviset, kertyvät pekkaset (mikäli nämä ovat käytössä). Pekkaset on hyvä pitää omilla tileillään sen takia, että pekkassaldon seuranta varsinkin aktiivisesti kertyvien osalta on huomattavasti helpompaa. Tämä auttaa myös tilanteissa, joissa vanhat pitämättömät pekkaset mahdollisesti vanhenevat.
Vastaavasti työajan lyhennysvapaita voidaan myös käyttää kahden eri tapahtumatyypin avulla:
Työajan lyhennysvapaa, joka vähentää kuluvan kalenterivuoden pekkassaldoa
Työajan lyhennysvapaa (ed. vuosi), joka vähentää vanhojen pitämättömien pekkasten saldoa
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön pekkassaldot (kuluvan vuoden pekkaset ja vanhat pitämättömät pekkaset). Kun valinnat on tehty, painetaan Haku-nappia:
Ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Edellisen vuoden loppusaldon siirtäminen vanhojen pekkasten saldoon
Pekkassaldot saattavat näyttää kalenterivuoden alussa nollaa, kuten edellisessä kuvassa. Tämä johtuu siitä, että uuden kalenterivuoden pekkasia ei ole vielä kertynyt ja vanhojen pekkasten saldoa ei ole muodostunut.
Jos järjestelmässä on kertyneitä pekkasia (tai muita pekkasiin liittyviä tapahtumia) edeltävältä kalenterivuodelta, niitä päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun” ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Avautuvan ikkunan kautta voidaan tarkastella edellisten vuosien pekkasia. Ruudulla saattaa näkyä historiaa useilta vuosilta. Tietyn vuoden pekkasia voidaan tarkastella painamalla kyseisen vuoden kohdalta:
Ruudulla näkyy tämän jälkeen kyseisen vuoden tarkempi näkymä eli kertyneet ja käytetyt pekkaspäivät:
Alimmalla rivillä näkyy vuoden loppusaldo. Kun hiiri viedään Siirrot-sarakkeessa olevaan soluun vuoden viimeisen rivin kohdalle, voidaan saldokertymiä siirtää toisen tyyppiselle saldolle (Siirto säästöön):
Tästä näkymästä voidaan suoraan siirtää haluttu määrä vanhojen pekkasten saldoon. Kannattaa huomioida, että määräksi ei automaattisesti ehdoteta edellisen vuoden loppusaldoa, vaan se tulee syöttää itse. Määrän näkee kuitenkin helposti raportilta. Mahdolliset desimaalit tulee erottaa pisteellä. Kuvan mukaisilla valinnoilla ollaan siirtämässä 5 pekkaspäivää vanhojen pekkasten saldolle. Siirto vahvistetaan painamalla Tallenna-nappia:
Jos vanhojen pekkasten saldoon siirretään vuoden loppusaldon verran päiviä, edellisen vuoden loppusaldo näyttää tältä:
Työajan lyhennysvapaa (säästö) -saldolle on vastaavasti syntynyt saman verran plus-merkkistä saldoa. Tilanteen voi halutessaan todeta vielä kyseisen saldon yksityiskohtaisesta näkymästä:
Kirjaamistapaan ja -käytäntöihin liittyvät kysymykset kannattaa osoittaa ensisijaisesti esim. organisaation pääkäyttäjälle.
Pekkaspäivien kertymä- ja kulutusongelmien ratkaisu
Tämä ohje auttaa ratkaisemaan tilanteet, joissa työajan lyhennysvapaiden (pekkaspäivien) kertymä ei päivity oikein tai kulutus ei näy järjestelmässä oikein työsopimuksen muutosten tai asetusten vuoksi. Seuraa alla olevia vaiheita järjestelmän asetusten tarkistamiseksi ja korjaamiseksi.
Tarkista työaikamallin asetukset
Varmista, että työaikamallille on määritelty oikea työajan lyhennysmalli.
Siirry kohtaan: Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit
Tarkista että Työajan lyhennysmalli on asetettu työaikamallille käyttöön
Tarkista työsopimuksen työaikamalli
Varmista, että työntekijällä on käytössä oikea työaikamalli, joka sisältää pekkaspäivien säännöt.
Siirry kohtaan: Hallinta > Henkilöstö > avaa oikea henkilö ja siirry Työsopimukset -välilehdelle
Varmista, että Työaikamalli -kohdassa on valittuna oikea työaikamalli
3. Varmista aikatapahtumatyyppien asetukset
Pekkaspäivien kertymä perustuu ”Laske työajaksi” -määritykseen.
Siirry kohtaan: Hallinta > Aikatapahtumatyypit.
Varmista, että vain ne tapahtumatyypit, joiden tulee kerryttää pekkaspäiviä, on asetettu tilaan ”Laske työajaksi: Kyllä”
Huom: Vuosilomat ja palkattomat vapaat on tyypillisesti asetettu niin, etteivät ne kerrytä pekkaspäiviä
5. Manuaalinen saldon korjaus
Jos asetukset on korjattu, mutta saldo on edelleen väärin, voit tehdä oikaisun käsin:
Siirry kohtaan Raportit > Saldoraportit
Tee tarvittava oikaisu lisäämällä käsinohjaus oikealle päivälle
HUOM! Asetusten muuttaminen korjaa kertymän jatkossa, mutta se ei välttämättä päivitä vanhoja kirjauksia takautuvasti. Mikäli työntekijän työaikamalli vaihtuu kesken vuoden, kertymä alkaa useimmissa tapauksissa kertyä uuden mallin mukaisesti vasta vaihtopäivästä eteenpäin.
Hae ensin verottajan tulorekisteripalvelusta siirtotunnus ja kertakäyttösalasana (vaatii nimenkirjoitusoikeuden). Hae varmenne Web Service -kanavaan. Tulorekisteriin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Tulorekisterin tukeen p. 029 497 550.
Mene sitten valikossa Raportit > Työntekijätiedot (verottajalle) -sivulla ja klikkaa oikeasta yläkulmasta asetukset- nappia. Tallenna organisaationne y-tunnus Organisaatio-välilehdellä. Mene Integraatioasetukset-välilehdelle ja klikkaa Lisää varmenne – nappia. Syötä siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana kirjoitamalla käsin (copy-paste ei toimi) ne kenttiin ja klikkaa Hae varmenne- nappia. Järjestelmä noutaa varmenteen (odota hetki) ja tallentaa sen automaattisesti. Varmenne on voimassa 24 kuukautta, jonka jälkeen se tulee hakea uudelleen. Varmenne ei uusiudu automaattisesti.
Organisaation Y-tunnus
Varmenteen tallentaminen
Kirjoita (älä kopioi ja liitä) saamasi siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana ja klikkaa Hae varmenne -painiketta. Järjestelmä hakee varmenteen, jonka jälkeen voit klikata Tallenna-painiketta.
Nämä asetukset löytyvät henkilön takaa valikosta Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > Viestintä-välilehti. Voit valita mitä tietoja näytetään leimauksen yhteydessä, mobiilisovelluksessa, etusivulla ja työlistalla.
Työaikaliukuman esitystapa voi olla Reaaliaikainen tai Eilisen loppusaldo. Mikäli valittuna on reaaliaikainen esitystapa ja liukumasaldoa tarkastellaan alkupäivästä, niin kyseisen päivän puuttuvat tunnit eivät näy vielä saldossa. Tämän asetuksen pääkäyttäjä löytää valikosta Hallinta > Henkilöstö > muokkaa henkilöä > Työaikaliukuma-välilehti.
Voit kokeilla nollata suodattimet ”Palauta oletukset” ja painaa sen jälkeen Haku-nappia. Mikäli tapahtumia ei tule näkyviin niin pyydä organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan käyttäjäoikeutesi.
Voit kokeilla nollata suodattimet ”Palauta oletukset”ja painaa sen jälkeen Haku-nappia. Mikäli tapahtumia ei tule näkyviin, pyydä organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan käyttäjäoikeutesi.
Mene valikossa Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja > valitse haluamasi suodattimet esim. ajoneuvo, ajoluokat ja aikaväli > klikkaa Haku-nappia. Mikäli et näe kyseistä ominaisuutta järjestelmässä, olethan yhteydessä omaan pääkäyttäjääsi. Vieritä sivu alas > valitse kaikki ajot ja klikkaa Luo matkalasku- nappia. Anna matkalaskulle otsikko ja valitse sitten tiedot, mitkä haluat matkalaskulle muodostuvan ja klikkaa Tallenna-nappia. Matkalasku muodostuu Matkalaskut-sivulle.
Tärkeää:Älä muokkaa vanhan ajoneuvosi tietoja, koska se vaikuttaa myös ajohistoriaan.
Lisää ensin uusi ajoneuvon valikosta Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot > klikkaa Lisää-nappia. Jos et näe kyseistä ominaisuutta, olethan yhteydessä omaan pääkäyttäjääsi. Anna ajoneuvon tiedot. On hyvä täyttää ainakin kuvassa merkityt kentät.
Aseta myös määritelty käyttäjä Ohjaustiedot-välilehdellä, mikäli yksityisajot halutaan näkyvän vain paikantimen käyttäjälle. Paina lopuksi Tallenna-nappia.
Kun olet lisännyt järjestelmään uuden ajoneuvon mene valikossa Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Paikantimet > muokkaa haluamaasi paikanninta > valitse uusi ajoneuvo kohtaan Liitetty ajoneuvoon / kalustoon ja paina Tallenna.
Vaihdoin paikantimen uuteen ajoneuvooni, mutta unohdin päivittää tiedot järjestelmään. Nyt kilometrit ovat tulleet virheellisesti vanhalle ajoneuvolleni, mitä teen?
Mikäli vaihdoit paikantimen jo uuteen ajoneuvoosi, mutta unohdit päivittää tiedot järjestelmään, lisää ajoneuvo ja paikannin ensimmäisenä ylläolevan ohjeen mukaisesti järjestelmään.
Tämän jälkeen mene Ajoneuvopaikannus > Ajoraportti, etsi haluttu aikaväli sekä vanha ajoneuvosi. Paina kynän kuvaa, jotta pääset muokkaamaan ajotapahtumaa. Lisää ja muuta juuri lisäämäsi ajoneuvo Ajoneuvo-kenttään ja paina tallenna. Mikäli virheellisiä ajoja on useampia, toista tämä kaikille virheellisille ajotapahtumille.
Miksi Paikannin ei näy järjestelmässä vaihdon jälkeen?
Kun paikannin ei ilmesty järjestelmään ajoneuvon vaihdon jälkeen, varmista seuraavat asiat:
1. Tarkista laitteen virransyöttö
Palavatko paikantimen indikaattorivalot? Erityisesti vihreä (GPS) valo kertoo, että laite toimii ja löytää sijaintinsa.
Jos mikään valo ei pala, tarkista virtajohto ja että laite on kunnolla kytketty sekä ehjä. Kokeile myös toista virtapistoketta (esim. 12V/OBD/sulakepaikka ajoneuvosta).
Jos mahdollista, testaa paikannin toisessa ajoneuvossa.
2. Katso laitteen sijoittelu ajoneuvossa
Jos paikannin on lähellä muita sähkölaitteita tai lämmitettävää tuulilasia, GPS-yhteys saattaa estyä. Siirrä paikannin mahdollisuuksien mukaan lähelle tavallista lasi-ikkunaa sivulle.
3. Varmista järjestelmän synkronointi
Odota muutama minuutti vaihdon jälkeen, sillä laitteen tiedonsiirrossa voi olla viivettä. Ajettaessa laite aktivoituu useimmiten automaattisesti.
4. Tarkista järjestelmästä viimeisin tieto
Palautuuko laitetta koskevaa dataa järjestelmään (esim. viimeisin ajettu reitti tai viesti)?
Mikäli tiedot eivät päivity eikä laite reagoi, kokeile paikantimen uudelleenkäynnistystä (irrota virtalähteestä ja kytke uudelleen).
5. Huomio mahdollinen laiteyhteyden vika
Jos vihreä (GPS) valo ei syty ollenkaan, voi olla kyse laiteviasta. Jos laite ei toimi lainkaan, ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen mahdollisen vikatilanteen tai vaihtolaitteen saamiseksi.
6. **Huom:** Muista varmistaa, että paikantimen numero ja tunniste on ajan tasalla järjestelmän asetuksissa uuden ajoneuvon kohdalla.
Lisätiedot
Värien merkitykset:
Vihreä valo palaa: GPS-yhteys löytyy, laite toimii normaalisti.
Sininen valo palaa: Virtaa on, mutta mahdollinen yhteysongelma.
Valot eivät pala: Ei virtaa laitteen kautta -> tarkista johdot ja virtalähde. –
Ajoneuvoa vaihdettaessa:
Jos paikannin siirretään uuteen ajoneuvoon, varmista että ajoneuvon rekisteritiedot ja laitetunniste päivitetään järjestelmään oikein.
Jos omalla toiminnalla vikaa ei saada korjattua, ota yhteys Maxtechin tukeen ja ilmoita paikantimen sarjanumero sekä kuvaile selvitetyt kohdat.
Voit lisätä uuden ajoneuvon valikosta Hallinta > Ajoneuvopaikannus > Ajoneuvot > klikkaa Lisää-nappia. Mikäli et näe kyseistä ominaisuutta järjestelmässä, olethan yhteydessä omaan pääkäyttäjääsi. Anna ajoneuvon tiedot ja tallenna. Muista vaihtaa myös paikantimelle uusi ajoneuvo. Lue tästä tarkempi ohje.
