Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Web

Tapahtumien massamuokkaus


Yleistä

Järjestelmän raporteilla on mahdollista tehdä tapahtumien massamuokkauksia sen sijaan, että muokkaisit jokaista riviä yksitellen.

Tapahtumien massamuokkaaminen raporteilla

Tapahtumien valinta

Voit valita tapahtumat jokaiselta välilehdeltä klikkaamalla Valitse Kaikki tai -painikkeesta vain näkyvän välilehden tapahtumat.

Toiminnot valituille -valikko

Valituille tapahtumille tehtävät toiminnot löytyvät sivun alareunasta. Valikossa näkyvät toiminnot riippuvat käyttäjäoikeuksista, joita käyttäjälle on annettu. Tapahtumia voi muokata, lukita, viedä roskakoriin, hyväksyä/hylätä sekä muuttaa palkkojen ja laskutuksen siirron tilaa.

Muokkaaminen

Valitse tapahtumat joita haluat muokata ja klikkaa alhaalta Toiminnot valituille -painiketta. Muokkaa toiminnosta löydät paljon eri asetuksia, joita voit muokata valitsemillesi tapahtumille. Laita valintaruksi asetuksen kohdalle tai valitse pudotusvalikosta haluamasi asetus ja klikkaa Tallenna muutokset -painiketta.


Ohjaustiedot

Tapahtumille muodostuneita palkkarivejä on mahdollista muokata palkanlaskennan ohjaustiedoilla. Ohjaustietoja voi lisätä yksittäisille tapahtumille klikkaamalla Ohjaustiedot-sarakkeen -painiketta tai massamuokkaamalla useita tapahtumia. Mikäli haluat poistaa tapahtumalta esimerkiksi iltalisä-palkkarivin, niin on suositeltavaa käyttää Ei iltalisiä -ohjaustietoa kuin, että poistaisi kyseisen rivin laittamalla sen roskiin, jolloin automaattinen palkkarivien lasketa menee pois päältä.

Ohjaustiedon määrittäminen yhdelle tapahtumalle

Lisääminen: Klikkaa ohjaustiedot-sarakkeessa näkyvää -painiketta, valitse haluamasi ohjaustiedot ja Tallenna.

Poistaminen: Klikkaa ohjaustiedot-sarakkeessa näkyvää -painiketta, poista valinta halutuilta ohjaustiedoilta ja Tallenna.


Ohjaustietojen määrittäminen useille tapahtumille

Ohjaustietojen lisääminen

  1. Valitse haluamasi tapahtumat > klikkaa Toiminnot valituille -painiketta > Muokkaa
  2. Laita ruksi Aseta palkanlaskennan ohjaustiedot -asetukseen
  3. Ota ruksi pois Säilytä nykyinen -sarakkeesta ja laita ruksi Uusi arvo -sarakkeeseen niiden ohjaustietojen kohdalle, joita haluat lisätä
  4. Klikkaa Tallenna muutokset -painiketta

Ohjaustietojen poistaminen

  1. Valitse haluamasi tapahtumat > klikkaa Toiminnot valituille -painiketta > Muokkaa
  2. Laita ruksi Aseta palkanlaskennan ohjaustiedot -asetukseen
  3. Ota ruksi pois Säilytä nykyinen -sarakkeesta niiden ohjaustietojen kohdalta, joita haluat poistaa
  4. Klikkaa Tallenna muutokset -painiketta

Tietojen/asetusten massamuokkaus


Yleistä

Järjestelmän sivuilla on mahdollista tehdä massamuokkauksia sen sijaan, että muokkaisit jokaista riviä yksitellen. Alla muutama esimerkki kuinka voit hyödyntää massamuokkaamista.

Esimerkki 1.

Henkilöiden määrittäminen tiettyyn henkilöstöryhmään

  1. Valitse rivit joita haluat muokata ja klikkaa Toiminnot > Muokkaa:

2. Aktivoi kenttä, jonka arvoa haluat muuttaa > tee haluamasi muutos ja klikkaa lopuksi Tallenna painiketta


Esimerkki 2.

Asiakkaan ja yksikön määrittäminen halutuille kohteille

  1. Valitse rivit joita haluat muokata ja klikkaa Toiminnot > Muokkaa:

2. Aktivoi kentät, joiden arvoa haluat muuttaa > tee haluamasi muutos ja klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta

Viikottaiset sopimustunnit

TUOTTEETMODUULIT
Maxtech Pro Työvuorot™Kalenteri

Työaikamallille ja työsopimukselle on mahdollista määrittää sopimustuntien vähimmäis- ja enimmäismäärä. Sopimustuntien valvonta tapahtuu Kalenteri-työkalussa. Tuntirajat (esim. 15-25h) saadaan näkymään Kalenteri-työkalussa, mikä helpottaa työvuorosuunnittelijan työtä. Tässä artikellissa kerrotaan sopimustuntien valvonnan aktivointi vaiheittain.

Työaikamalli

Viikottaisten sopimustuntien vähimmäis- ja enimmäismäärän asettaminen työaikamallille onnistuu valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Työvuoromallit > lisää/muokkaa työvuoromallia > Työaika-välilehti.


Työsopimus

Sopimustunnit voidaan määrittää myös henkilön työsopimukselle, mikäli työaikamallit ei ole käytössä tai työaikamallin asetukset halutaan ”ylikirjoittaa”. Asetukset löytyy valikosta Hallinta > Työaika ja palkat > Työsopimukset > Lisää/muokkaa > Työaika-välilehti.


Kalenteri

Kalenterin asetuksista aktivoidaan Näytä viikottaiset sopimustunnit -asetus.

Sopimustuntirajat näkyvät henkilö-sarakkeessa punaisena, mikäli työaika ylittyy tai alittuu.

Tapahtumasiirtojen yleiset ohjeet

Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä tapahtumasiirtoja. Tapahtumasiirrot ovat useimmiten tiedostopohjaisia, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään kohdejärjestelmään. Jotkin siirroista ovat palveluiden välisiä, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita.

Alla on kuvattuna tapahtumasiirtojen käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.

Yleiset tapahtumasiirtojen käyttöönotto-ohjeet

Aineiston muodostaminen

  • Siirtokohtaisen moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon ja mahdollinen sftp-konfigurointi jos vienti tukee sitä. Aktivoinnin ja konfiguroinnin voi tehdä Maxtech. Moduulin aktivointi tuo näkyviin kaikki siirron vaatimat kentät, jotka kannattaa tarkistaa ihan ensimmäisenä tukiportaalin siirtotiedostokuvauksesta.
  • Tapahtumaviennit tehdään tuntiraportilta tai bruttopalkkaraportilta riippuen viennistä. Ajotapahtumasiirrot tehdään ajopäiväkirja-sivulla.
  • Varmista, että raportille muodostuu halutunlainen aineisto.
    • Määrittele aikatapahtumatyyppien asetuksiin poissaolon koodi, tämä on yleisin tieto, minkä viennit vaativat. Tarkista kuitenkin rajapintakuvauksesta, onko tämä vaadittu tieto.
    • Organisaatiossa kannattaa olla aktiivisena vain ne aikatapahtumatyypit, joita kirjataan. Kaikkia aikatapahtumatyyppejä ei viedä, ja viennissä käytettävät aikatapahtumatyypit pitääkin merkitä Käytössä tapahtumavienneissä-valinnan avulla.
  • Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta viennistä riippuen tuntiraportti- tai bruttopalkkaraportti-sivulla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja tapahtumatyypeillä.

Testiviennin tekeminen

  • Tarkista aineisto viennistä riippuen tuntiraportti- tai bruttopalkkaraportin-sivun yksityiskohtaisessa näkymässä.
    • Tarkista tapahtumien kesto ja oikeellisuus.
    • Ku olet valmis kokeilemaan vientiä, paina Vie tapahtumia.
    • Valitse käytettävät vientiasetukset.
    • Valitse viennin tyyppi ja mahdolliset vientikohtaiset asetukset.
    • Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi). Näin toimimalla testisiirto ei merkkaa aineistoa siirretyksi.
    • Paina Suorita vienti-painiketta
  • Virheiden käsittely
    • Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat aikatapahtumatyyppien koodit.
    • Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme.
    • Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
    • Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.

Viennin tekeminen halutun syklin mukaisesti

  • Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Valitse vietävät rivit ja paina Vie tapahtumia-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
    • Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
    • Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
  • Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
    • Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
  • Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.

Suunnittele sisäinen ohjeistus tapahtumasiirtoja varten

Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi aineistojen vienti onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:

  • Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
    • Kenen vastuulla on päivittää viennin tarvitsemat tiedot? Ovatko käyttäjätunnukset kunnossa sen osalta?
    • Työntekijät syöttävät laskutettavat tunnit reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna vientiä varten? Tarvitaanko työntekijältä tai työnjohdolta esimerkiksi manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
    • Onko organisaatiossasi esimiehiä, jotka tarkistavat ja hyväksyvät tiiminsä työtunnit? Mihin mennessä tämä pitää olla tehtynä?
    • Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia vientiin liittyvistä tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
  • Kuka tekee laskutusaineistoviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen laskutuspäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
  • Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
  • Käyttötukemme auttaa nopeasti laskutusvienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.

Laskutusaineistosiirtojen yleiset ohjeet

Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä laskutusaineistosiirtoja. Laskutusaineistosiirrot ovat useimmiten palveluiden välisiä, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita. Pienempi osa siirroista on tiedostopohjaisia, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään palkanlaskentaohjelmaan.

Alla on kuvattuna laskutusaineistointegraation käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.

Yleiset laskutusaineistosiirtojen käyttöönotto-ohjeet

Aineiston muodostaminen

  • Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™– tuotteen ja siirtokohtaisen moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon. Aktivoinnin voi tehdä Maxtech. Siirtokohtainen moduuli tuo kaikki tarvittavat kentät näkyville. Tarpeettomat kentät voidaan piilottaa käyttöliittymistä. Kenttäkohtaisia ohjeita kannattaa hyödyntää sisäisesti.
  • Käyttäjäoikeudet: Aktivoidaan halutuille käyttäjille laskutusraportti, tuotteet ja asiakkaat muokattavaksi niille, jotka tarkistavat laskutusaineiston. Halutuille käyttäjille ja kirjausmalleille aktivoidaan laskutusrivin syöttäminen.
  • Varmistetaan, että laskutusraportille muodostuu halutunlainen aineisto
    • Yleisimmin laskutusaineistosiirrot vaativat, että järjestelmään on syötetty asiakkaat ja tuotteet. Asiakkaat ja tuotteet on syötetään järjestelmään, ja tuote-, sekä asiakasnumerot on täsmäytetty vastaamaan kohdejärjestelmän identifioivia numeroita.
    • Rajapintakuvauksen mukaiset tiedot on syötetty järjestelmään. Viennissä tarvittavat kentät riippuvat paljon siitä, mistä viennistä on kyse.
    • Tuoterivi saadaan muodostumaan automaattisesti monella eri tapaa:
      • Kuukausilaskutus: Työn jaksottaisten laskutusrivien kautta, eli tietylle asiakkaalle saadaan tarvittaessa muodostumaan sopimuksen mukainen laskutusrivi kerran kuukaudessa, haluttuna päivänä. (esimerkki: Asiakkaan kanssa sovittu kiinteä kuukausilaskutus)
      • Tuntiveloitus: Määritellään työlle tuote, joka muodostuu aina, kun työlle tehdään kirjaus. (esimerkki: Erillislaskutettavat tuntityöt)
      • Kertaveloitus: Saadaan työn kautta muodostumaan haluttu palkkarivi kerran aina kun kirjaus tehdään. (esimerkiksi: Oven avaus)
      • Manuaalisesti syötetyt laskutusrivit: Näitä voi syöttää mobiili- ja web-käyttöliittymistä. (esimerkiksi: Tarvikkeet tai kilometrikorvaukset)
      • Kirjaustavat pitää miettiä tukemaan laskutusaineiston muodostumista.
    • Muita järjestelmän ominaisuuksia laskutukseen liittyen ovat:
      • Laskutuksen a-hinnat ja asiakaskohtainen hinnoittelu. Suosittelemme, että a-hintoja tai laskutuksen syklisyyttä ei ylläpidetä Maxtechin järjestelmässä, vaan kohdejärjestelmässä, koska todennäköisesti kohdejärjestelmästä löytyy monipuolisemmin vaihtoehtoja ja toiminnallisuutta edistyneen laskutuksen tekemiseen.
      • Kateraportti (vaatii sekä palkka- että laskutusaineistojen a-hintojen ylläpidon järjestelmässä)
      • Laskutuksen kustannuspaikat
      • Monipuoliset laskutusrivien ja tuntien pyöristyssäännöt
      • Laskutettava ajoaika
      • Asiakkaiden, kohteiden ja kustannuspaikkojen tuonti järjestelmään tiedostotuonnilla.
      • Työn laskutuksen tilan merkkaaminen
      • Tuotteen syöttämisen estäminen mobiilisovelluksesta.
  • Vientikohtaisten avainten syöttäminen integraatioasetuksiin (Palvelujen välinen tiedonsiirto-tyyppiset viennit). Näiden sijainti käy ilmi rajapintakuvauksista.
  • Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivulla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja asiakasryhmällä.

Testiviennin tekeminen

  • Tarkista aineisto Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivun yksityiskohtaisessa näkymässä. Datamäärän ollessa iso, voit hyödyntää yhteenveto-näkymää. Lajittelu tehdään laskutusaineiston kohdalla aina asiakkaittain, eli jokaisen asiakkaan aineiston voi tarkistaa omalta välilehdeltään.
  • Tarkista automaattisesti muodostuneet palkkarivit (työn aikaperusteiset ja kertaluontoiset) ja syötä manuaalisesti syötettävät rivit suoraan raportille (nämä vaihtelevat organisaatiosta riippuen)
  • Kun olet valmis kokeilemaan vientiä, valitse vietävät rivit ja paina Laskutusvienti-painiketta
    • Valitse viennin tyyppi ja mahdolliset vientikohtaiset asetukset.
    • Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi). Näin toimimalla testisiirto ei merkkaa aineistoa siirretyksi.
    • Paina Suorita vienti-painiketta
  • Virheiden käsittely
    • Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat asiakas- ja tuotenumerot.
    • Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme.
    • Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
    • Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.
  • Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
    • Tarkista, että laskutusaineisto muodostuu halutulla tavalla kohdejärjestelmään.

Viennin tekeminen laskutussyklin mukaisesti

  • Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Valitse vietävät rivit ja paina Laskutusvienti-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
    • Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
    • Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
  • Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
    • Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
  • Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.

Suunnittele sisäinen ohjeistus laskutussiirtoja varten

Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi laskutusaineiston vienti onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:

  • Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
    • Kuka huolehtii siitä, että Maxtechin ja kohdejärjestelmän asiakas-, tuote- ja muut tiedot ovat ajan tasalla järjestelmien välillä. Mitä tietoa hallitaan Maxtechin päässä ja mitä tietoja kohdejärjestelmän puolella?
    • Työntekijät syöttävät laskutettavat tunnit reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna laskutusta varten? Tarvitaanko työntekijältä tai työnjohdolta esimerkiksi manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
    • Onko organisaatiossasi esimiehiä, jotka tarkistavat ja hyväksyvät tiiminsä työtunnit ja laskutusrivit? Mihin mennessä tämä pitää olla tehtynä?
    • Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia laskutukseen liittyvistä tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
  • Kuka tekee laskutusaineistoviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen laskutuspäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
  • Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
  • Käyttötukemme auttaa nopeasti laskutusvienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.

Muut laskutusaineistosiirtoihin liittyvät ohjeet

  • Tehtyjen siirtojen tarkemmat tiedot näet siirtotiedostolokista.
  • Osa vienneistä tukee asiakkaiden ja tuotteiden synkronointia viennin yhteydessä.

Maxtech-järjestelmän terminologia

Termiselite
ArkipyhäTyöajanseurantaan kuuluvat arkipyhät on määritelty järjestelmän juhlapyhäkalenteriin. Mikäli automaattiset arkipyhämerkinnät ovat käytössä, järjestelmä lisää ne pyhäpäivää seuraavana yönä. Merkinnän kesto määräytyy henkilön, työsopimuksen tai työaikamallin mukaisen päivittäisen normaalityöajan mukaan.
AsiakasSeurantataso: kenelle työtä tehdään ja ketä laskutetaan. Asiakkaalle voidaan määrittää yhteys- ja laskutustiedot.
ErityislauantaiJuhlapyhäkalenteriin määritelty lauantaipäivä, jolloin bruttopalkkaraportille muodostuu halutut palkkarivit (käytössä mm. siivousalalla).
KohdeSeurantataso: missä työtä tehdään (esim. työmaa, rajattu alue kartalla, rakennus tai tila; siivousasiakkaalla voi olla useita kohteita). Kohteelle voidaan määrittää muita seurantatasoja (kuten asiakas ja kustannuspaikka) sekä aluerajoitettu työaikakirjaus. Käytetään myös työnjohtamiseen (mm. Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja, Työkartta).
KäyttäjäKäyttäjätunnus, jolla kirjaudutaan järjestelmään tai sovellukseen.
KäyttäjäprofiiliKäyttäjälle määriteltävä profiili, johon on sidottu haluttu toiminto- ja sisältöprofiili (käyttöoikeudet).
MaksuryhmäTyösopimukselle määritettävä asetus (yleensä tunti- tai kuukausipalkkainen).
PalkkaluokkaMäärittää, mitä palkkalajia muodostuu milläkin luokalla. Käytettävä palkkaluokka voidaan asettaa henkilön työsopimukselle, työlle tai yksittäiselle kirjaukselle.
SiirtymäKohteesta toiseen siirtymiseen kuluva aika. Siirtymiä voidaan seurata ja kohdentaa asettamalla säännöt, joiden perusteella järjestelmä luo siirtymätapahtumat automaattisesti tapahtumakirjausten väliin.
Suunniteltu yksittäinen vuoroTyövuorosuunnittelussa käytettävä yksittäinen työvuoro tietylle asiakkaalle/kohteelle (esim. ”muuttosiivous”).
AikatapahtumatyyppiJokaisen kirjauksen tyyppi (esim. Työaikamerkintä, Loma, Oma vapaa). Asetukset määrittävät mm. lasketaanko merkintä työajaksi, ylityötuntikertymään tai lepoajaksi.
Toistuva vuoroMääräajoin toistuva (esim. maanantaisin tai joka toinen viikko) suunniteltu työvuoro. Järjestelmä pitää huolen, että vuoroja on lisättynä aina vuodeksi eteenpäin.
Työ/Työtehtävä/TyömääräinSeurantataso: mitä työtä tehdään. Työlle voidaan määrittää tekijät (henkilöstö), palkanmaksuun liittyvät ohjaustiedot/lisäpalkkarivit sekä laskutusasetukset (tuotteet, laskutusrivit).
Työaikamallit / työaika-asetuksetTyökalu henkilöstön työaika-asetusten massahallintaan. Sisältää normaalityöajan, lisä- ja ylityörajat, arkipyhä- ja lounastauko-asetukset sekä käytettävän työehtosopimuksen (TES) määrittelyn.
TyöehtosopimusMäärittelee palkanlisät (esim. ilta- ja yölisä, viikkolepokorvaus) sekä ylitöihin ja arkipyhiin liittyvät säännöt. Asetukset ovat ajastettavissa, jolloin muutokset voidaan tehdä oikea-aikaisesti historiaa muuttamatta.
TyöluokkaSeurantataso: tunnetaan myös termeillä työvaihe, työlaji tai littera. Käytetään työn eri vaiheiden kirjaamiseen, ja halutut työluokat voidaan määrittää valittavaksi työkohtaisesti.
TyösopimusMäärittelee käytettävän työaikamallin, maksuryhmän ja bruttopalkan määräytymisen. Työsopimus on henkilökohtainen: henkilöllä voi olla useita työsopimuksia, mutta vain yksi kulloinkin voimassa oleva.

Työaikakertoimen hyödyntäminen tapahtumien kirjauksessa

TUOTTEETMODUULIT
Maxtech Pro TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™ (arkipyhät muodostuvat automaattisesti)Osa-aikakerroin

Yleistä

Toiminnallisuus mahdollistaa osa-aikaiselle henkilölle työaikakertoimen määrittämisen. Tämän johdosta voidaan hyödyntää samaa työaikamallia koko- ja osa-aikaisen kohdalla. Työaikakerroin voidaan määrittää suoraan henkilön työsopimukselle, jolloin se on myös mahdollista ajastaa, mikäli työaikakerroin henkilön kohdalla muuttuu.

Työaikakerroin-kenttä tulee näkyviin moduulin ollessa käytössä ja kun henkilön työsopimukselle on valittu kokoaikaisen työsuhteen sijaan osa-aikainen.

Määritykset

Työsopimuksen asetus

Työsuhteen tyyppi -asetus

  • Tämä asetus vaikuttaa kaikkien tapahtumien kirjauksen määrään. Osa-aikaisilla määränä käytetään keskimääräistä päivittäistä kalenterityöaikaa.

Työaikakerroin-asetus

  • Mikäli asetettu, tätä käytetään keskimääräisen päivittäisen kalenterityöajan sijaan lisättäessä tapahtumia. Laskennassa käytetään työaikamallille asetettua päivittäistä normaalityöaikaa.

Työaikamallin asetus

Lisää arkipyhämerkinnät automaattisesti -asetus

  • Arkipyhämerkinnät lisätään automaattisesti pyhäpäivää seuraavana yönä järjestelmän toimesta. Työehtosopimuksilla on lisää arkipyhämerkintöjen lisäykseen liittyviä asetuksia ja rajoituksia, jotka on hyvä tarkastaa.

Kohteiden hallinta karttanäkymässä

Yleistä

Karttanäkymässä voidaan lisätä uusia (Kohteiden lisäystila), poistaa tai muokata olemassa olevia kohteita tai niiden alueita. Pääset tekemään valintoja klikkaamalla kartalla näkyvää aluetta.

  • Kohteiden lisäystilassa pääset lisäämään uusia kohteita
  • painikkeesta pääset muokkaamaan kohteen tietoja ja poistamaan kohteen
  • Muokkaa aluetta -painikkeesta pääset muokkaamaan kohteen nykyistä aluetta
  • Määritä uusi alue -painikkeesta pääset lisäämään kohteelle uuden alueen ja samalla poistamaan vanhan
  • Poista alue -painikkeesta voit poistaa kohteen alueen kartalta


Uuden kohteen lisääminen

  1. Klikkaa vasemmasta alakulmasta Kohteiden lisäystilassa > Piirrä alue käsin
  1. Hae kartalle näkyviin haluamasi kohden ja piirrä alue
    • Klikkaa aloituspiste uuden alueen kulmaan, siirrä kursori seuraavaan kulmaan ja klikkaa uusi piste
    • Viimeisen pisteen kohdalla tuplaklikkaa, jolloin piirtäminen loppuu
  1. Anna kohteelle Nimi, asiakas ja osoite
  2. Klikkaa lopuksi Lisää-painiketta


Kohteiden muokkaaminen

Kohteet näkyvät kartalla ja klikkaamalla kohteen aluetta pääset tekemään valintoja.


Muokkaa kohteen aluetta

  1. Voit muuttaa alueen kokoa plus tai miinus -painikkeilla
  2. Voit myös siirtää tai lisätä kulmapisteitä hiirellä raahaamalla
  3. Mikäli haluat poistaa pisteen paina näppäimistön Alt-painiketta ja klikkaa pistettä hiirellä
  4. Kun olet tyytyväinen klikkaa Valmis-painiketta tai Peruuta-painiketta mikäli haluat peruuttaa muutoksen


Lisää kohteelle uusi alue

  1. Klikkaa aloituspiste uuden alueen kulmaan, siirrä kursori seuraavaan kulmaan ja klikkaa uusi piste
  2. Viimeisen pisteen kohdalla tuplaklikkaa, jolloin piirtäminen loppuu ja vanha alue poistuu
  3. Kun olet tyytyväinen klikkaa Valmis-painiketta tai Peruuta-painiketta mikäli haluat peruuttaa muutoksen


Poista kohteen alue

  1. Klikkaa Poista alue -painiketta
  2. Järjestelmä pyytää vahvistamaan poistamisen, klikkaa Poista alue -paniketta ja kohde poistuu kartalta

3. Kohteet sivulla osoitteen perässä on kuvake kun kohteella ei ole aluetta


Alueen luominen osoitteiden perusteella

Mene Hallinta > Kohteet sivulle ja valitse haluamasi kohteet. Klikkaa Toiminnot > Luo alueet osoitteista.

Sivu- ja näkymäkohtaiset ohjeet


Yleistä

Järjestelmässä on mahdollisuus lisätä sisäisiä ohjeita järjestelmän sivuille sekä näkyvien kenttien yhteyteen. Sisäiset ohjeet auttavat käyttäjiä tekemään asioita oikein, kun kaikkea ei tarvitse muistaa ulkoa. Lisätyt ohjeet näkyvät organisaation kaikille käyttäjille. Näin ollen on hyvä antaa niiden muokkausoikeudet vain tietyille henkilöille.

Oikeuksien antaminen

Oikeus ohjeiden lisäämiseen ja muokkaamiseen annetaan valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät. Käyttäjätyypin tulee olla pääkäyttäjä ja Käyttäjä voi hallita sivu- ja näkymäkohtaisia ohjeita -asetus Kyllä asennossa.


Sivukohtaisen ohjeen lisääminen

Oman ohjeen voi lisätä jokaiselle halutulle sivulle.

Sivukohtaisen ohjeen lisääminen:

  1. Klikkaa Muokkaa ohjetta -painiketta sivun oikeasta yläreunasta
  2. Kirjoita haluamasi ohjeteksti haluamallasi kielellä
  3. Klikkaa lopuksi Lähetä ja lataa uudelleen -painiketta. (HUOM! Palauta oletukset -painike palauttaa näkyviin järjestelmän yleisen ohjeen)

Tässä esimerkiksi henkilöstösivulle lisätty suomenkielinen ohje.


Näkymäkohtaisen ohjeen lisääminen

Oman ohjeen voi lisätä jokaiselle halutulle kentälle.

Näkymäkohtaisen ohjeen lisääminen:

  1. Klikkaa oikeassa reunassa olevia kolmea pistettä, jolloin valikkoon avautuu ”Näytä kenttien ohjeiden muokkaus”
  2. Klikkaa kentän alapuolella olevaa Muokkaa ohjetta -painiketta
  3. Kirjoita haluamasi ohjeteksti haluamallasi kielellä
  4. Klikkaa lopuksi Lähetä ja lataa uudelleen -painiketta. (HUOM! Palauta oletukset -painike palauttaa näkyviin järjestelmän yleisen ohjeen)

Värien hyödyntäminen työvuorosuunnittelussa ja työajanseurannassa

TUOTTEETMODUULIT
Työaika™
Työvuorosuunnittelu™		Työvuoromallit

Yleistä

Värejä on mahdollista hyödyntää aikatapahtumatyypeillä sekä työvuoromalleilla. Värit helpottavat hahmottamaan kokonaisuuden Kalenteri-näkymässä ja helpottavat raporttien lukemista.

Aikatapahtumatyyppien värit

Voit määrittää haluamasi värit Aikatapahtumatyyppien asetuksista (Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit), muokkaa aikatapahtumatyyppiä ja valitse haluamasi väri.

Järjestelmän oletusvärejä ovat esimerkiksi:

  • Työaikamerkinnät vihreitä
  • Lomat keltaisia
  • Poissaolot punaisia

Eri aikatapahtumatyypit erottuvat toisistaan ja kertovat tapahtuman luonteen.

Kalenterinäkymässä

Raporteilla


Työvuoromallien värit

Töille on mahdollista määrittää väri, kun töitä käytetään työvuoromalleina (Hallinta > Työt > Aika-välilehti).

Työvuoromallit saadaan näkymään Kalenteri-näkymässä ja tapahtumat voidaan ”Värjätä” klikkaamalla -painiketta vasemmasta yläkulmasta, jolloin tapahtumat värjääntyvät asetettujen värien mukaan. Tapahtuman vasemmassa reunassa näkyy tapahtuman alkuperäinen väri (aikatapahtumatyypin väri). Värit nopeuttavat hahmottamaan kenelle on suunniteltu esimerkiksi yövuoroa ja kenelle aamuvuoroa. Tummemmat värit kertovat, että tapahtumat on toteutunut ja haaleammat värit ovat suunniteltuja.