Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Main user

Taulukkopalkat, palkkaluokat ja -lisät

Maxtech Pro™

Tämä toiminnallisuus vaatii seuraavat tuotteet ja moduulit:

tuotteetmoduulit
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™ -laajennusTaulukkopalkat, palkkaluokat ja lisät (Hallinta)
Vaativuusryhmä

Yleistä

Palkkaluokilla määritellään, mitä palkkaluokkaa henkilölle maksetaan ja millä palkkalajilla. Taulukkopalkoilla taas voidaan ”hinnoitella” palkkaluokille eri tuntipalkat. Mikäli samasta palkkaluokasta pitää muodostua useampaa tuntipalkkaa voidaan taulukkopalkkoihin määrittää Vaativuusryhmä. Vaativuusryhmä määritellään henkilön työsopimukselle, jolloin järjestelmä tietää mikä tuntipalkka tapahtumalle pitää muodostua.

Palkkaluokat

Valitse Palkkaluokat ja klikkaa Lisää-painiketta. Määritä palkkaluokalle Tuntipalkka (€/h) (mikäli tarpeen) ja palkkalajiksi Tuntipalkka. Lisättyäsi tarvittavat palkkaluokat tee määritykset henkilön työsopimukselle.

⬆


Taulukkopalkat

Valitse Taulukkopalkat ja klikkaa Lisää-painiketta. Valitse mille palkkaluokalle haluat tehdä määrityksen aseta ensimmäinen voimassaolopäivä, valitse palkan tyyppi ja aseta tuntipalkka. Mikäli taulukkopalkkaan on tullut korotus, niin päätä edellinen määrittämällä viimeinen voimassaolopäivä. Mikäli käytössä on Vaativuusluokat niin aseta myös se.

Kuvan esimerkissä on käytössä kolme palkkaluokkaa, jotka korottuvat 1.5.2023. Lisäksi 1.5.2023 jälkeen aloittaneille maksetaan samasta palkkaluokasta eri palkkaa. Vaativuusryhmä määrittää mitä tuntipalkkaa maksetaan.

⬆


Vaativuusryhmät

Vaativuusryhmää käytetään mikäli samalla palkkaluokalla maksetaan kahta tai useampaa tuntipalkkaa. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi silloin, kun työntekijöissä on uusia ja kauemmin työssä olleita henkilöitä. Valitse Vaativuusryhmät ja klikkaa Lisää-painiketta. Anna vaativuusryhmälle haluamasi nimi ja tallenna.

⬆


Henkilön työsopimuksen asetukset

Henkilön työsopimukselle määriteltävät asetukset:

  • Bruttopalkan määräytyminen -asetukseen valitaan Taulukkopalkka
  • Palkkaluokka oletukseen valitaan haluttu palkkaluokka.
    • Mikäli palkkaluokka on määritelty tapahtumille kirjattavalle työlle (Hallinta > Työt > muokkaa > Palkka-välilehti > Palkkaluokka), niin kiinteää palkkaluokka oletusta ei tarvitse määrittää vaan se haetaan työltä.
  • Käytä oletuspalkkaluokkaa kiinteästi tämän henkilön palkkaluokkana:
    • Mikäli palkkaluokka vaihtelee valitse Ei
    • Mikäli aina maksetaan samaa palkkaluokkaa valitse Kyllä ja valitse myös Palkkaluokka (oletus)
  • Valitse Vaativuusryhmä, jos jostain palkkaluokasta maksetaan esimerkiksi kahta tai useampaa eri palkkaa

⬆

Järjestelmän käyttötavat

Työaika- ja ajotietoja voidaan kirjata järjestelmään Web-käyttöliittymässä, mobiilisovelluksella, leimauslaitteilla ja paikantimilla. Tietoja voidaan kirjataan reaaliaikaisesti sekä jälkeenpäin toteutuneen mukaisesti. Tietojen tarkastaminen ja muokkaaminen tehdään pääsääntöisesti Web-käyttöliittymässä, mutta jossain määrin tietoja voidaan muokata myös mobiilisovelluksessa ja leimauslaitteella.

Voit lukea lisää kirjaustavoista alla olevista linkeistä:

Azure AD: Käyttäjien ja käyttäjäoikeuksien tuonti

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Azure AD -federoinnin yhteyteen voidaan konfiguroida käyttäjien provisiointi Azure AD:sta Maxtechiin.

Käyttöönoton edellytykset

  • Azure AD -federoinnin täytyy olla konfiguroituna ja testattu toimivaksi
  • Azure-käyttäjätuonti täytyy olla kytkettynä päälle, sekä asetuksiin määriteltynä mitkä Azure-käyttäjäryhmät yhdistetään mihinkin Maxtech-käyttäjäprofiiliin
  • Azure-käyttäjien täytyy kuulua vähintään yhteen tuontiasetuksissa määriteltyyn käyttäjäryhmään
  • Azure-käyttäjäryhmien nimien täytyy alkaa etuliitteellä ”Maxtech”, esim. ”Maxtech Esihenkilö”, muun nimisiä ryhmiä ei huomioida

Käyttäjätuonnin kuvaus

Kun tuonti on konfiguroitu, ja henkilö kirjautuu järjestelmään Azure AD:n kautta, tarkistetaan, löytyykö järjestelmästä olemassaolevaa käyttäjää Azure-käyttäjätunnuksen perusteella (email-osoite).

Jos käyttäjää ei löydy, se perustetaan Azuresta saatavien tietojen perusteella (* pakollinen tieto):

  • userPrincipalName * = käyttäjätunnus sekä käyttäjään sidotun henkilön email-osoite
  • employeeId * = käyttäjään sidotun henkilön henkilönumero (myös henkilö perustetaan jos sitä ei ole vielä olemassa)
  • jobTitle = käyttäjään sidotun henkilön työnimike
  • Seuraavat tiedot asetetaan sekä käyttäjälle että käyttäjään sidotulle henkilölle:
    • givenName = etunimi
    • surname = sukunimi
    • mobilePhone = puhelinnumero

Jokaisen kirjautumisen yhteydessä tarkistetaan ja päivitetään käyttäjän perustietojen lisäksi käyttäjäoikeudet Azuren käyttäjäryhmien perusteella:

  • Tuodulle / päivitettävälle käyttäjälle asetetaan käyttäjäprofiilit sen mukaan, miten ne on yhdistetty Azure-käyttäjäryhmiin käyttäjätuonnin konfiguroinnin yhteydessä
  • Mikäli käyttäjä kuuluu useampaan käyttäjäryhmään, voidaan käyttäjälle asettaa myös käyttöön useampia käyttäjäprofiileja
  • Tuontiasetuksissa on myös käyttäjäryhmäkohtaisesti asetettavissa seuraavat asetukset:
    • Asetetaanko käyttäjä organisaation pääkäyttäjäksi
    • Onko käyttäjällä organisaation käyttäjien hallintaoikeus
    • Asetetaanko käyttäjään sidottu henkilö esihenkilöksi
    • Asetetaanko käyttäjään sidottu henkilö hänen yksikkönsä (ja alayksiköittensä) esihenkilöksi
    • Asetetaanko kyseinen käyttäjäprofiili oletusprofiiliksi (jos kuuluu useampaan käyttäjäryhmään)

Azure AD -provisioinnin kulku

Ajastettu käyttäjien ja käyttöoikeuksien tuonti

Yllä kuvattu käyttäjien ja käyttöoikeuksien tuonti on mahdollista konfiguroida myös tehtäväksi ajastetusti. Jotta ajastettu tuonti on mahdollista, niin Azure Appiin täytyy antaa sovellustason oikeudet User.Read.All sekä Group.Read.All -valtuuksiin:

Kieliasetusten muuttaminen

Järjestelmän pääkäyttäjä voi muuttaa sovelluksen kieliasetuksia.

Kieliasetuksia pääset muuttamaan käyttäjäoikeuksien kautta menemällä Hallinta > Käyttäjäoikeudet ja valitsemalla Käyttäjät.
Tämän jälkeen valitse haluamasi henkilö painamalla käyttäjätunnuksen vasemmalla olevaa kynän kuvaa.

Mene Henkilötiedot -kohtaan, josta löydät Kieli -alasvetovalikon. Paina valikko auki, valitse haluamasi kieli ja paina lopuksi tallenna.

Kielen valinta vaikuttaa Web-järjestelmään sekä mobiilisovelluksen kieliasetuksiin.

Maxtech-mobiilisovellus: Poissaoloanomusten lähettäminen

Maxtech Pro™

Toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

Tuotteetmoduulit
Työaika+™Poissaoloanomusten lähettäminen (mobiili)

Tämä ominaisuus on yksi osa poissaolojen hallintaa.

Käyttäjät voivat lähettää ja tarkastella poissaoloanomuksia Maxtech-mobiilisovelluksen Poissaoloanomukset-toiminnolla. Toiminnallisuus vaatii käyttäjän toimintoprofiilille aktivoidun Poissaoloanomusten lähettäminen (mobiili) -moduulin.

Poissaoloanomuksen lähettäminen

  1. Mene -Poissaoloanomukset toimintoon
  2. Klikkaa -Poissaoloanomusten lähettäminen
  3. Valitse poissaolon tyyppi
  4. Valitse alku ja loppupäivä
  5. Valitse kesto per päivä
  6. Kirjoita mahdolliset lisätiedot
  7. Klikkaa Lähetä-painiketta

Anottujen poissaolojen tarkastelu

Käyttäjä voi tarkastella anomiaan poissaoloja klikkaamalla -Anotut poissaolot -painiketta. Hyväksytty ja pyydetty tilassa olevat anomukset näkyvät omissa kategorioissaan.

Työntekijätietojen vienti verottajalle

Maxtech Pro™

Tämä toiminnallisuus vaatii seuraavat tuotteet ja moduulit:

TUOTTEETMODUULIT
Rakennusalan kulunvalvonta™Rakennusalan kulunvalvonta

Työntekijätiedot ilmoitetaan verottajalle valikossa Raportit > Työntekijätiedot (Verottajalle). Raportoinnin mahdollistamiseksi asetuksiin pitää tallentaa ensin y-tunnus sekä hakea varmenne verottajan järjestelmää varten.

Aineiston suodattaminen ja raportointi

Valitse raportoitava kuukausi ja klikkaa Haku-painiketta. Mikäli haluat suodattaa tarkemmin esimerkiksi vain yhden työmaan niin valitse Työmaa-suodattimeen kyseinen työmaa. Työmaat latautuvat raportille omille välilehdilleen ja mikäli tiedoissa ei ole virheitä, niin vienti verottajalle voidaan suorittaa.

Päättyneet työmaat tulee merkitä päättyneiksi työmaiden hallinnasta. Työmaa on päättynyt, kun työmaan tila on ”päättynyt” ja työmaalle on asetettu päättymispäivämäärä. Jos työmaalle on asetettu vain päättymispäivämäärä, näkyy työmaa edelleen raportilla, jos työmaakäyntejä on tullut päättymispäivämäärän jälkeen.

Tarkista, että tiedot ovat oikein ja klikkaa Seuraava-painiketta

Klikkaa Suorita vienti -painiketta


Työntekijätietojen lisääminen raportille

Mikäli aineistosta puuttuu jonkun työntekijän tiedot niin voit lisätä sen seuraavasti:

  1. Lisää ensin Työnantaja / Urakoitsija järjestelmään, mikäli sitä ei vielä ole Hallinta > Henkilöstö > Työnantajat / Urakoitsija > Lisää
  1. Lisää henkilö ja täytä tarvittavat tiedot sekä valitse hänelle kohdassa 1 lisäämäsi työnantaja
  2. Lisää työntekijän käynti/käynnit valikossa Hallinta > Työmaakäynnit. Lisää työmaakäynti haluamallesi työmaalle ja päivälle.
  3. Tämän jälkeen työntekijän tiedot näkyvät raportilla.

Huom! Työnantajat / Urakoitsijat on mahdollista tuoda järjestelmään myös henkilöstön tiedon tuonnissa Hallinta > Henkilöstö -sivulla.

Aineistossa on virheitä

Virheet ilmoitetaan raportin yläreunassa ja niitä pääsee korjaamaan klikkaamalla linkki virheilmoitusrivillä olevaa linkkiä. Kun kaikki virheet on korjattu voidaan vienti verottajalle suorittaa.

  • Työmaa 1: Osoite tai vapaamuotoinen selvitys työmaan sijainnista on annettava
  • Työmaa 1: Postinumero ja postitoimipaikka on annettava
  • Annika Ahkera (Työmaa 1): Henkilötunnus tai veronumero on annettava
  • Annika Ahkera (Työmaa 1): Syntymäpäivä vaaditaan kun veronumero on käytössä
  • Annika Ahkera: Työnantaja on pakollinen tieto
  • Työmaa 2: Osoite tai vapaamuotoinen selvitys työmaan sijainnista on annettava
  • Työmaa 2: Postinumero ja postitoimipaikka on annettava
  • Anssi Ahkera (Työmaa 2): Henkilötunnus on virheellisessä muodossa
  • Anssi Ahkera: Työnantaja on pakollinen tieto

Työntekijätietojen vienti verottajalle epäonnistuu

Mikäli Suorita vienti -painikkeen jälkeen tulee virheilmoitus verottajan järjestelmästä, kuten alla oleva esimerkki. Tarkista aineisto verottajan Ilmoitin.fi palvelussa. Kuvallinen ohje löytyy täältä.

Työntekijätietojen puuttuminen

Päätoteuttaja on vastuussa työntekijätietojen ilmoittamisesta Verohallinnolle. Päätoteuttajan on ilmoitettava tiedot yrityksestä, joka ei ole antanut työntekijätietoja kokonaan tai osittain. Lisää tietoa verottajan ohjeesta. 

Yrityksen tietoihin voi merkitä tietojen puutteellisuuden Hallinta -> Henkilöstö -> Työnantajat / Urakoitsijat -> Muokkaa työnantajaa. Merkitse allaolevaan kenttään tietojen puuttellisuus.

Jos ylläoleva valinta on jossain muussa asennossa kuin ”Tiedot kunnossa”, Työntekijätiedot (verottajalle) raportilla näkyy tieto tästä.

Tulorekisterin varmenteen noutaminen

Hae ensin verottajan tulorekisteripalvelusta siirtotunnus ja kertakäyttösalasana (vaatii nimenkirjoitusoikeuden). Hae varmenne Web Service -kanavaan. Tulorekisteriin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Tulorekisterin tukeen p. 029 497 550.

Mene sitten valikossa Raportit > Työntekijätiedot (verottajalle) -sivulla ja klikkaa oikeasta yläkulmasta asetukset- nappia. Tallenna organisaationne y-tunnus Organisaatio-välilehdellä. Mene Integraatioasetukset-välilehdelle ja klikkaa Lisää varmenne – nappia. Syötä siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana kirjoitamalla käsin (copy-paste ei toimi) ne kenttiin ja klikkaa Hae varmenne- nappia. Järjestelmä noutaa varmenteen (odota hetki) ja tallentaa sen automaattisesti.
Varmenne on voimassa 24 kuukautta, jonka jälkeen se tulee hakea uudelleen. Varmenne ei uusiudu automaattisesti.

Organisaation Y-tunnus


Varmenteen tallentaminen

Kirjoita (älä kopioi ja liitä) saamasi siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana ja klikkaa Hae varmenne -painiketta. Järjestelmä hakee varmenteen, jonka jälkeen voit klikata Tallenna-painiketta.

Miksi tietyllä tapahtumatyyppillä tehty kirjaus vääristää työaikaliukumasaldoa?

Tarkista aikatapahtumatyypin asetukset valikossa Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit > muokkaa haluamaasi aikatapahtumatyyppiä > Tarkista alla oleva asetukset:

Mikäli asetukseen on valittu Kyllä, niin tapahtumatyypin tapahtumat lasketaan työaikaliukuman saldon kertymään.

Mikäli asetukseen on valittu Kyllä, niin koko päivän kirjaukset ohitetaan työaikaliukuman laskennassa.

Fennoa: Palkka-aineistosiirto

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet

Lue täältä palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet.

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

TUOTTEETmoduulit
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™

Perustiedot

Tiedoston nimiYYYYMMDDhhmmss_schema.csv (esimerkiksi: 20220804120146_schema.csv)
Tiedostonimi voidaan muodostaa tarpeiden mukaiseksi vientiasetuksilla.
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapaTiedostopohjainen siirto, ladataan käyttäjän koneelle ja viedään manuaalisesti kohdejärjestelmään. Voidaan myös lähettää suoraan sähköpostilla tai konfiguroida sftp-suorasiirto kohdepalvelimeen.
TiedostoformaattiKiinteäpaikkainen csv-formaatti
CSV-kenttien erotinpuolipiste (;)
MerkistöUTF-8
Päivämääräformaattipp.kk.vvvv (esimerkiksi 04.08.2022)
Desimaalierotinpilkku (,)
TuhaterotinEi käytössä
Kenttien otsikotEi käytössä
Kenttien järjestysKiinteä

Siirtotiedoston kuvaus

SarakeMaxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäFENNOAN kenttä
AHenkilönumeroHenkilönumero
BSchema-palkkalajinumeroPalkkalaji
CTapahtuman aloitusaikaTyöaika alkaa
DPalkkarivin tunnitTuntia
ETyhjäTyhjä
FPalkkarivin á-hintaArvo
GTyhjäTyhjä
HTyhjäTyhjä
ITyhjäTyhjä
JTyhjäTyhjä
KTapahtumaan liitetyn Kustannuspaikan numeroKustannuspaikka

Maxtech Easy Työaika™ -palvelun käytön aloittaminen

Maxtech Easy™

Pohjatietojen syöttäminen

Jos käytössä on jo ennestään jokin toinen Maxtech Easy™ -tuote, osa kohdista voi olla tarpeettomia. Esimerkiksi henkilöitä ja käyttäjätunnuksia ei tarvitse luoda uudelleen vaan aiemmin luodut toimivat kaikissa tuotteissa.

Henkilöt ja käyttäjätunnukset

Järjestelmän käyttö kannattaa aloittaa perustamalla järjestelmään henkilöt, joiden työaikoja tullaan seuraamaan. Työajanseurannassa alkuun pääsee tallentamalla henkilölle etu- ja sukunimen sekä työsähköpostiosoitteen. Muita asetuksia voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan. Tarkempi ohje henkilöiden hallinnoinnista löytyy tukiportaalin Henkilöstö-ohjesivulta. Työaikaliukuman asetuksiin liittyvät ohjeet löytyvät sivulta Työaikaliukuman, työaikapankin ja ylitöiden ohjeet (Maxtech Easy).

Järjestelmään kirjautumista ja tapahtumien kirjaamista varten henkilöille on luotava myös käyttäjätunnukset. Jos henkilöitä on monta, helpoiten tämä onnistuu valitsemalla Henkilöstö-näkymässä henkilöt, joille halutaan luoda saman tyyppiset käyttäjätunnukset (järjestelmässä on oletuksena käyttäjäprofiilit esihenkilölle ja työntekijälle sekä kaikki oikeudet sisältävä pääkäyttäjäprofiili) ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.

Käyttäjätunnuksia voi myös perustaa yksittäisille henkilöille painamalla henkilön kohdalta Lisää käyttäjä tai käyttäjien hallinnasta luomalla käyttäjätunnukset ja liittämällä valitut henkilöt niihin. Tarkempia ohjeita käyttäjätunnusten ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnointiin löytyy tukiportaalin sivuilta:

Kirjaamiseen liittyvät asetukset

Kirjaamiseen liittyvät asetukset hallinnoidaan kirjausmalleilla (tarkempi ohje tukiportaalissa). Ne määrittävät mitä tietoa kirjauksille saa ja mitä täytyy syöttää ja missä käyttöliittymissä (web / mobiili) kirjauksia voi tehdä. Järjestelmässä on oletuksena kirjausmallit työaika-, lounastauko- ja poissaolokirjauksille. Tarkista, että kirjausasetukset on määritetty halutulla tavalla. Voit vapaasti muokata, poistaa ja luoda uusia malleja tarpeesi mukaan.

Jos kirjauksia halutaan kohdentaa tarkemmin, kannattaa tutustua järjestelmän seurantatasoihin, joiden avulla esimerkiksi työajan kohdistumisesta saadaan kattavammat raportit:

Työaikojen ja poissaolojen kirjaaminen ja kirjausten tarkastaminen

Työaikoja ja poissaoloja voi kirjata kirjausmallien asetusten mukaisesti mobiilisovelluksessa (Android ja iPhone) ja web-käyttöliittymässä. Työaikakirjausten yleisohjeistus ja esittely erilaisista kirjaustavoista löytyy tukiportaalin sivulta Työaikojen kirjaaminen (Maxtech Easy). Tukiportaalissa on myös tarkemmat ohjeet mobiilituntikirjaukselle sekä web-tuntikirjaukselle

Poissaolojen kirjaamisesta sekä ennalta anottavien poissaolojen anomisesta on ohjeistusta sivulla Poissaolojen kirjaaminen (Maxtech Easy).

Kirjausten tarkastamisesta ja hyväksynnästä on ohjeet tukiportaalin sivulla Kirjausten tarkastaminen ja hyväksyntä (Maxtech Easy).

Työaikojen tarkastelu ja raportointi

Esihenkilöt voivat tarkastella kirjauksia esimerkiksi Kalenteri-näkymässä (tarkempi ohje tukiportaalissa). Raporttimuodossa työaikoja voi tarkastella ja viedä järjestelmästä Tuntiraportti-näkymästä (tarkempi ohje tukiportaalissa).

Yhteiskäyttö työvuorosuunnittelun kanssa

Jos käytössä on myös Maxtech Easy Työvuorot™ -tuote, työajanseurannan pohjana voi käyttää työvuorosuunnittelua. Työntekijät voivat kirjata toteutuneita työaikoja suunnitelluille vuoroille suoraan mobiilisovelluksen työvuorolistalta, jos se on sallittu. Lisäksi muita työaikojen kirjaamistapoja voi käyttää tavalliseen tapaan yhdessä työvuorosuunnittelun kanssa. Jos kirjattu tapahtuma vastaa suunniteltua tapahtumaa (tapahtuman tyyppi ja seurantatasot ovat samat kuin suunnitellulla tapahtumalla) ja kirjaus on suunnitellun tapahtuman sallittujen aloitus- ja lopetusaikojen välissä, se kiinnittyy automaattisesti suunniteltuun tapahtumaan.