Käyttöönotto-osiossa käydään läpi miten lisäät kuljettajalle uudet tunnukset Maxtech-järjestelmään, lisäät uuden kuljettajan, asiakkaan ja kohteen, sekä miten kohteen sopimuksia muokataan ja aktivoidaan.
Laitteen vaatimukset
Sovellus asennetaan asiakkaan omaan laitteeseen. Suosittelemme, että laite on jatkuvasti kytkettynä virtaan.
Laitteen vaatimukset:
Vähintään Android 8.0 / iOS 13.4
SIM-korttipaikka
Paikannus: vähintään GPS (mutta suositellaan GPS+Galileo jotta paikannus olisi mahdollisimman tarkka)
NFC-tuki (mikäli halutaan käyttää tunnisteella kirjautumista)⬆
Käyttäjäprofiilit
Lisää järjestelmään pääkäyttäjän käyttäjäprofiili tämän ohjeen mukaan. Pääkäyttäjällä on oikeus kaikkeen sisältöön (henkilöt, asiakkaat, kohteet).
Kuljettajan käyttäjäprofiilin tekeminen.
Lisää toimintoprofiili
Kuljettaja käyttää sovellusta vain mobiilissa. Tee seuraavanlainen toimintoprofiili:
2. Lisää kuljettaja-käyttäjäprofiili. Valitse äsken luomasi toimintoprofiili.
Kuljettaja-profiili on monikäyttöinen, joten edellä mainittu määritys tehdään vain kerran. Seuraavassa osiossa katsotaan, miten kuljettajat määritetään järjestelmään.
Kuljettajat lisätään järjestelmään kohdassa Hallinta > Henkilöstö > Lisää -painike. Syötä vähintään nimi ja sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite tarvitaan käyttäjätunnuksen lisäämistä varten.
Käyttäjätunnuksen voi luoda käyttäjäoikeudet-sarakkeessa olevasta -ikonista:
Valitse kuljettajan käyttäjätyypiksi profiilikäyttäjä ja valitse edellä tehty käyttäjäprofiili käyttäjälle. Voit samalla lähettää salasanan vaihtolinkin käyttäjälle, jolloin hän saa tunnuksen käyttöönsä. Voit tehdä tämän myös myöhemmin käyttäjäoikeudet-sivulla.
Lisää järjestelmään ajoluokat, joille haluat ajoja kohdistaa. Voit valita ajoluokalle haluamasi värin, karttanäkymässä ajoluokan mukaisen ajon reitti näytetään tällä värillä.
Ajoneuvoille syötetään vähintään nimi, rekisterinumero ja kuvake. Kuljettaja asettuu ajoneuvolle sovellukseen kirjautuneen käyttäjän mukaan.
Lisää ajoneuvolle ajoluokat, joita ajoneuvolla voi kirjata.
Jos ajoneuvoja on paljon ja samat ajoluokat ovat käytössä, voit myös lisätä ajoluokkamäärityksen, jonka saa helposti päälle vaikka kaikille ajoluokille kerrallaan.
Jos haluat, että ajoneuvo näytetään muille kuljettajille, valitse ajoneuvolle ”Näytä ajoneuvo kartalla” -> Kyllä. Tällöin voit paljastaa esimerkiksi lumenkuljetuskaluston sijainnin auraajille.
Mallinna käytettävät sopimukset järjestelmään. Alla tehdään kohteille liitettävä sopimus, joka aktivoi aurauksen kerran päivässä (ma-su) ja hiekoituksen 3 kertaa viikossa maanantaisin, torstaisin ja sunnuntaisin.
Asiakkailla voi olla erilaisia sopimuksia. Jos osa on pelkkiä auraus-asiakkaita, tee erillinen sopimus, jossa on pelkästään auraus.
Jos auraustyön pitää aktivoitua kaksi kertaa päivässä, voit lisätä kaksi sopimustyöriviä eri aktivoitumisajalla, eli aurauskohteet aktivoituvat klo 07:00 ja klo 18:00.
Automaattisesti valmiiksi kuittautuvat kohteet
Sopimukselle määritetään, vaatiiko sopimustyö manuaalisen kuittauksen. Jos manuaalista kuittausta ei ole vaadittu, niin sopimustyö kuittautuu valmiiksi automaattisesti, kun ajoneuvo käy kohteen sisällä vaadittu ajoluokka päällä.
Manuaalisesti valmiiksi kuittautuvat kohteet
Jos kohteiden joukossa on sellaisia, joihin vaaditaan erinäisistä syistä, että kuski kuittaa sopimustyön hoidetuksi manuaalisesti, niin kannattaa tehdä erillinen sopimus, jossa sopimustöiden kohdalla Manuaalinen kuittaus vaaditaan on kyllä-asennossa.
Tilanne, joissa manuaalinen kuittaus tuo lisähyötyä: Kohde ei saa merkkautua valmiiksi automaattisesti ajoneuvon käydessä alueella, kyseessä on esimerkiksi pidempi tieosuus tai halutaan että kuljettaja kuittaa kohteen. Huomaa, että kohteen manuaalinen kuittaus onnistuu vain ajoneuvon ollessa kohteen sisällä, eli kohteita ei voi kuitata valmiiksi mistä vain.
Kun sopimukset on mallinnettu järjestelmään, voidaan siirtyä syöttämään asiakkaita ja kohteita.
Asiakkaat syötetään järjestelmään kohdassa Hallinta > Asiakkaat. Syötä vähintään nimi. Asiakkaita ei ole pakko lisätä erikseen, jos kohteet riittävät, eli asiakasta kohden on vain yksi kohde.
Kohteet syötetään järjestelmään kohdassa Hallinta > Kohteet. Syötä vähintään kohteen nimi, asiakas jolle kohde kuuluu sekä kohteen osoite muodossa ”Testikatu 1, 10010 Paikkakunta”.
Kohteen perustiedot: Nimi, asiakas ja osoite.
Vinkki: Valitse ”Hae kohteen alue Maanmittauslaitokselta” -> Kyllä. Kohteen alue haetaan automaattisesti, eikä sitä tarvitse piirtää käsin!
Sopimus saadaan kohteelle voimaan merkitsemällä kohteen värin määräytyminen sopimusperustaiseksi ja valitsemalla sopimus sopimukset-välilehdelle, jolta asetetaan myös sopimuksen voimassaolo:
Vinkki: Kohteita ja asiakkaita voi tuoda järjestelmään myös excelistä tiedon tuonti-toiminnallisuuden avulla.
Kun käyttäjä kirjautuu mobiilisovellukseen, hän näkee kartalla ne kohteet ja ajoluokan valinnan. Ensin aktivoidaan jatkuva paikannus -painikkeesta, jolloin laite alkaa nauhoittamaan sijaintia. Ajoluokkaa voi vaihtaa alalaidan painikkeista.
Harmaana: Kohde on olemassa, mutta sille ei ole tälle päivälle sopimustöitä.
Punaisena: Sopimustöitä ei aloitettu.
Keltaisena: Osa sopimustöistä on tehty. Jos kohteelle oli aktivoitu hiekoitus + auraussopimus ja toinen töistä on tehty.
Vihreänä: Kaikki päivän aktiiviset sopimustyöt on tehty.
Asetukset parhaan mahdollisen paikannustuloksen saavuttamiseksi
Android-laitteissa on usein Android-versiosta, mallista ja merkistä riippuen rajoituksia taustadatan käyttöön ja akun optimointiin liittyen. Parhaan mahdollisen paikannustuloksen saavuttamiseksi, tai siinä tapauksessa, että reitti ”oikoo” tai paikannus on muuten epätarkkaa, tarkista seuraavat asetukset (Asetukset -> Sovellukset -> Etsi Maxtech-sovellus).
Akun optimointi: Älä optimoi akun käyttöä
Mobiilidata: Salli taustadatan käyttö
Paikannuspisteiden tallennusvälin tihentäminen
Oletuksena sovellus lähettää tietoa 50 metrin välein. Maxtechin ylläpitäjät voivat säätää tätä arvoa alemmaksi, eli pisteitä lähetetään tiheämmin. Pisteiden tiheämpi lähetys kasvataa lähetettävän datan määrää ja kuluttaa akkua enemmän.
Huom! Laitteeseen tunnistautuminen tunnisteella vaatii ”Laitekohtaiset asetukset”-moduulin. Jos laitteeseen halutaan kirjautua tunnuksen ja salasanan sijaan NFC-tunnisteella aloitetaan määrittämällä tunnisteet järjestelmään.
Tunnisteelle syötetään nimi, käyttäjä, henkilö ja konekielinen tunniste. Tunnisteita voi tilata Maxtechilta valmiiksi sisäänluettuna, jos tunnisteen selvittäminen aiheuttaa päänvaivaa.
Laite pitää määrittää yhteiskäyttölaitteeksi mobiilisovelluksen asetuksista (vasen yläkulma -painike):
Kirjautumisikkunassa näkyy tieto ( Kirjaudu sisään tunnisteella), jos laitteeseen voi kirjautua myös tunnisteella:
Web-kartalta (pro.maxtech.fi) voit helposti seurata kentän sopimustöiden valmiusastetta ja missä ajoneuvot sijaitsevat.
Kohdetta klikkaamalla näet helposti, milloin viimeksi sopimustyö on suoritettu. Kohteen voi merkitä takaisin tekemättömäksi esimerkiksi tilanteessa, jossa esimerkiksi asiakas havaitsee päivän hiekoituksen puutteelliseksi.
Jos kaikki kartalla näkyvät sopimustyöt halutaan aktivoida uudelleen (lunta tulee paljon), voidaan kaikki suodatuksen mukaiset karttakohteet merkitä kerralla tekemättömäksi yhdellä painalluksella. Kohteiden tila päivittyy suoraan ajoneuvojen työkarttalle mobiiliin.
Uuden sopimustyökohteen voi lisätä näppärästi suoraan karttanäkymästä. Klikkaa ”Kohteiden lisäystila”, etsi kohde kartalta ja täppää, kohteen alue haetaan Maanmittauslaitokselta, jolloin kohdetta ei tarvitse piirtää käsin. Samalla voit syöttää kohteen nimen, sopimuksen, sekä sopimuksen alkupäivän ja asiakkaan nimen paikalleen.
Ja mikä parasta, tieto päivittyy samantien kentälle kun sopimus alkaa!
Sopimustöiden asettaminen tauolle ja palauttaminen tauolta
Web-karttanäkymästä voidaan sopimustöitä tauottaa tiettyyn päivään asti. Tauottaminen on tarpeellista tilanteessa, jossa aurausta ei ole tarpeellista tehdä, koska ei ole satanut lunta. Sopimustyön saa myös helposti palautettua tauolta.
Seuraavat moduulit määrittävät työvuorolistaan liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Työvuorolista
Pääsy tähän näkymään
Työvuorolistanäkymässä voi tarkastella suunniteltuja työvuoroja omien käyttöoikeuksien puitteissa. Tyypillisillä käyttöoikeuksilla työntekijät näkevät omat vuorot ja esihenkilöt sekä pääkäyttäjät näkevät kaikkien työntekijöiden vuorot. Oikeuksia voi tarvittaessa rajoittaa tarkemmin sisältöprofiilien asetuksilla.
Työvuorolistan toimittaminen työntekijöille
Työvuorolistan toimittaminen järjestelmässä
Useimmiten helpoin tapa työvuorolistojen jakelulle on jakaa ne työntekijöille järjestelmässä. Tällöin työntekijät, joilla on tunnukset järjestelmään, näkevät omat vuoronsa mobiilisovelluksen ja web-järjestelmän työvuorolistoilta. Työvuorojen julkaisemista järjestelmässä on kuvattu tarkemmin ohjesivulla Työvuorojen julkaiseminen työntekijöille (Maxtech Easy).
Työvuorolistan toimittaminen sähköpostilla
Työvuorot voidaan järjestelmässä julkaisemisen sijaan tai sen lisäksi lähettää työntekijöille sähköpostiin Työvuorolista-näkymästä. Sähköpostit voidaan lähettää ajastetusti tai käsin.
Ajastettu lähetys
Ajastetulla lähetyksellä järjestelmä toimittaa työvuorolistat automaattisesti asetusten mukaan. Ajastetun lähetyksen asetuksia hallinnoidaan painamalla -kuvaketta järjestelmän oikeasta ylänurkasta ja painamalla Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Työvuorolistan ajastettu lähetys -kohdasta Ajastuksen asetukset -painiketta. Ajastuksia voidaan tehdä useita, jos esimerkiksi eri henkilöstöryhmille tai eri kohteiden työntekijöille halutaan lähettää työvuorolistat eri aikoina ja/tai erilaisilla asetuksilla.
Ajastetun lähetyksen tärkeimmät asetukset
asetus
merkitys
Nimi
Asetuksen yksilöivä nimi, joka ei näy työntekijöille. Esimerkiksi ”Toimipisteen 1 työvuorot”.
Viesti raportille
Työvuorolista-sähköpostiin sisällytetään tämä teksti. Sama teksti tulee kaikkien vastaanottajien viesteihin.
Suoritusajankohta
Ensimmäinen aika, jolloin työvuorolista toimitetaan ajastuksen perusteella.
Lähetyksen aikaväli
Määrittää yhdessä aikavälin tyyppi -valinnan kanssa, miten usein työvuorolista lähetetään sähköpostiin.
Aikavälin tyyppi
Määrittää yhdessä lähetyksen aikaväli -valinnan kanssa, miten usein työvuorolista lähetetään sähköpostiin.
Kuinka pitkälle tulevaisuuteen vuorot listataan
Määrittää yhdessä seurantajakson tyyppi -valinnan kanssa, miten pitkälle tulevaisuuteen vuoroja listataan lähetysajankohdasta laskettuna.
Seurantajakson tyyppi
Määrittää yhdessä kuinka pitkälle tulevaisuuteen vuorot listataan -valinnan kanssa, miten pitkälle tulevaisuuteen vuoroja listataan lähetysajankohdasta laskettuna.
Raporttiin sisällytettävät tapahtuman tyypit
Vain valitun tyyppiset tapahtumat näytetään sähköpostiin toimitettavalla työvuorolistalla.
Raportti lähetetään, vaikka ei olisi yhtään vuoroa
Jos on valittu, työvuorolistaviesti toimitetaan myös henkilöille, joilla ei ole yhtään vuoroa.
Manuaalinen lähetys
Työvuorolistat voi toimittaa myös lähettämällä ne käsin haluttuna aikana työvuorolistan vasemman ylänurkan Lähetä sähköpostiin -painikkeella. Valittavana ovat henkilöt, joiden tietoihin on asetettu sähköpostiosoite. Viesti-kenttään voi halutessaan lisätä työvuorolista-sähköpostiin sisällytettävän tekstin. Oletuksena toimitetaan henkilökohtaiset työvuorolistat, mutta jos haluat lähettää näkyviin haetun työvuorolistan kaikille työntekijöille, poista valinta kohdasta Lähetä vastaanottajille vain henkilökohtaiset vuorot.
Manuaalisen lähetyksen tärkeimmät asetukset
Manuaalisen lähetyksen asetuksia hallinnoidaan painamalla -kuvaketta järjestelmän oikeasta ylänurkasta. Asetukset löytyvät Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Käsin lähetettävän työvuorolistasähköpostin asetukset -kohdasta.
Vain valitun tyyppiset tapahtumat näytetään sähköpostiin toimitettavalla työvuorolistalla.
Työvuorolistan tärkeimmät asetukset
-kuvake näkymän yläreunassa
Näkymässä hallinnoidaan Työvuorolista-näkymän organisaatiotason asetuksia ja oletusvalintoja. Jos asetusnäkymä avataan Työvuorolista-näkymästä, se näyttää suoraan työvuorolistaan liittyvät asetukset. Muuten on valittava asetusnäkymän vasemmasta reunasta kohta Työvuorolista.
Asetukset-valikko työvuorolistan yläreunassa
Valikossa olevat valinnat ovat käyttäjäkohtaisia eivätkä vaikuta muihin käyttäjiin.
asetus
merkitys
Näytä tyhjät rivit
Jos on valittu, listalla näytetään kaikki henkilöt riippumatta siitä, onko heille suunniteltu vuoroja. Tällöin voi lisävalinnalla asettaa ilman työvuoroa olevat henkilöt näkymään listan lopussa.
Jos ei ole valittu, näkymässä näytetään vain henkilöt, joille on valitulla aikavälillä vähintään yksi näytettävä tapahtuma.
Näytä päiväkohtaiset summat
Näyttää tai piilottaa suunniteltujen (ja toteutuneiden) tuntien summan jokaisen päivän kohdalla.
Näytä lisää tietoja
Mahdollistaa vuorojen lisätietojen näyttämisen valinnan mukaan.
Ryhmittely
Valinta määrittää, näytetäänkö vuorot työvuorolistalla työntekijä- vai kohdekohtaisesti.
Työvuorot voidaan julkaista järjestelmässä, jolloin työntekijät pääsevät käyttöoikeuksiensa puitteissa tarkastelemaan niitä työvuorolistalta web-käyttöliittymässä ja/tai mobiilisovelluksessa. Tämän rinnalla tai sijaan työvuorolistan voi myös lähettää ajastetusti tai käsin työntekijöiden sähköposteihin.
Työvuorojen julkaiseminen järjestelmässä
Jos työvuorot halutaan julkaista määriteltynä ajankohtana (esimerkiksi kun työvuorolista on suunniteltu tietylle ajalle ja tarkastettu) käsin, kannattaa työvuorot suunnitella valmistelu-tilaan (valitsemalla tapahtuman tila -valintaan valmistelu – tämän voi myös laittaa oletukseksi järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeen takaa avautuvista asetuksista Kalenteri-kohdan alta). Tässä tilassa olevat työvuorot eivät näy järjestelmässä työntekijöille. Kun työvuorosuunnitelma on valmis, voidaan se julkaista muuttamalla vuorojen tilaksi suunniteltu. Tämä onnistuu helposti esimerkiksi Kalenteri-näkymässä hakemalla julkaistava aikaväli näkyviin, painamalla kalenterin vasemman ylänurkan valintapainiketta, joka valitsee kaikki tapahtumat ja valitsemalla Toiminnot valituille tapahtumille -valikosta Merkitse suunnitelluksi. Tämän jälkeen vuorot näkyvät työntekijöille (ellei käyttäjäprofiilin asetuksissa ole rajoitettu näkyvyyttä, ks. alla).
Vaihtoehtoisesti työvuorot voidaan julkaista halutulle aikavälille automaattisesti asettamalla työntekijäkäyttäjien käyttäjäprofiilin asetuksiin Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetus päälle ja valitsemalla haluttu näkyvyysaika. Tällöin vuorot voidaan suunnitella suoraan suunniteltu-tilaan ja ne tulevat näkyviin asetusten mukaisesti.
Työvuorolistojen lähettäminen sähköpostilla
Työvuorot voidaan järjestelmässä julkaisemisen sijaan tai sen lisäksi lähettää työntekijöille sähköpostiin Työvuorolista-näkymästä. Sähköpostit voidaan lähettää ajastetusti tai käsin.
Työvuorolistan lähetys sähköpostiin ajastetusti
Työvuorolistan lähetys voidaan ajastaa avaamalla järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeesta avautuvat asetukset ja painamalla Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Työvuorolistan ajastettu lähetys -kohdasta Ajastuksen asetukset -painiketta. Ajastuksia voidaan tehdä useita, jos esimerkiksi eri henkilöstöryhmille tai eri kohteiden työntekijöille halutaan lähettää työvuorolistat eri aikoina ja/tai erilaisilla asetuksilla.
Työvuorolistan lähetys sähköpostiin käsin
Työvuorolista voidaan vaihtoehtoisesti lähettää käsin valitsemalla haluttu aikaväli näkymän suodattimesta ja painamalla Lähetä sähköpostiin -painiketta.
Maxtech Easy -järjestelmässä on erilaisiin tarpeisiin sopivia tapoja työvuorojen suunnitteluun. Kaikkia tapoja voidaan tarvittaessa käyttää yhdessä parhaan kokonaisuuden saavuttamiseksi. Kaikilla tavoilla suunniteltuja vuoroja voidaan myös tarpeen mukaan muokata esimerkiksi Kalenteri-näkymässä, kun muutostarpeita ilmenee.
Kaikissa suunnittelutavoissa voidaan tarpeiden mukaan hyödyntää kahta eri tapahtuman tilaa – valmistelu ja suunniteltu. Näiden tilojen ero on, että valmistelu-tilassa olevat vuorot eivät näy työntekijöille, jolloin niitä voidaan vapaasti siirrellä ja muokata ilman, että ne aiheuttavat epäselvyyksiä.
Suunniteltu-tilassa olevat vuorot näkyvät niihin kiinnitetylle työntekijälle elleivät ne ole työntekijän käyttäjäprofiilinRajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetuksen rajaamien aikojen ulkopuolella.
Jos työvuorolistat julkaistaan säännöllisesti tietty viikkomäärä kerrallaan, voidaan työvuorot suunnitella valmistelu-tilassa ja hoitaa niiden julkaisu muuttamalla vuorot suunnitelluiksi esimerkiksi viikko kerrallaan vaikka Kalenteri-näkymänMerkitse suunnitelluksi -toiminnolla. Vaihtoehtoisesti työntekijöiden käyttäjäprofiililla voidaan rajata näkyvyys haluttuun viikkomäärään ja huolehtia siitä, että suunnitellut vuorot ovat ajan tasalla vähintään sen ajan päähän.
Yksittäin suunnitellut vuorot
Kalenteri-näkymässä voi suunnitella työvuorot yksittäin lisäämällä vuorot halutuille henkilöille ja ajoille ja syöttämällä niille tarpeelliset vuorokohtaiset tiedot. Vuoro lisätään painamalla halutun henkilön ja päivän kohdalta -painiketta ja valitsemalla Lisää tapahtuma. Varmista, että Tapahtuman tila on suunniteltu ja täytä halutut tiedot. Tallennettuasi vuoron, se näkyy heti vuorolle valitun henkilön työvuorolistalla.
Yksittäiset vuorot, joille ei ole asetettu työntekijää voidaan myös asettaa Kalenteri-näkymässä työntekijöiden vastaanotettaviksi, jolloin työntekijät näkevät tarjotut vuorot mobiilisovelluksen Avoimet vuorot -näkymässä ja voivat itse ottaa heille sopivat vuorot vastaan.
Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa vuorot eivät yleensä toistu samanlaisina ja sopiva henkilö valitaan vuorokohtaisten vaatimusten perusteella. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle sovittu keikkasiivous, jolle valitaan sopiva tekijä osaamisen ja vaaditun aikataulun perusteella.
Toistuvat vuorot
Yksittäisen vuoron (katso edellinen kohta) voi asettaa toistumaan säännöllisesti halutuin aikavälein Toistot-välilehden asetuksilla. Tee vuoro vastaavasti kuin yksittäinen vuoro, mutta lisää sille halutut toistoasetukset Toistot-välilehdellä. Järjestelmä luo toistoasetuksen mukaiset vuorot automaattisesti. Toistuvia vuoroja voi helposti hallinnoida Kalenteri-näkymänToiminnot-valikosta löytyvällä Toistuvat tapahtumat -työkalulla.
Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa yksittäiset vuorot toistuvat säännöllisesti samanlaisina. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle säännöllisesti toistuvana sovittu siivoustyö. Jos vuoron suorittava henkilö suunnitellaan vuorokohtaisesti, voi toistuvan vuoron luoda ilman valittua henkilöä, jolloin vuorot näkyvät Kalenteri-näkymänTapahtumat ilman työntekijää -rivillä, josta ne voi vetää ja pudottaa halutuille henkilöille.
Työvuoromallien pohjalta suunnitellut vuorot
Työvuoromallit-näkymässä voi luoda vuoroja, joilla on kiinteät alku- ja loppuajat. Luodut työvuoromallit ovat käytettävissä työvuorosuunnittelun pohjana Kalenteri-näkymässä. Työvuoromalleja voidaan vetää ja pudottaa kalenteriin halutuille henkilöille, mikä nopeuttaa suunnittelua huomattavasti. Työvuoromalli säilyy näkyvissä sen jälkeen, kun se on lisätty henkilölle, jolloin sitä voi uudelleenkäyttää rajattomasti. Työvuoromallit näkyvät kalenterin yläpuolella, kun kalenterin asetuksista on valittu Näytä työvuoromallit -valinta. Työvuoromallien kanssa voi myös hyödyntää värikoodausta suunnitelun tukena. Katso tarkemmat ohjeet Työvuoromallit-näkymän ja Kalenteri-näkymän ohjeista.
Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa työvuoroilla on säännölliset ajat, mutta tekijät valitaan tapauskohtaisesti. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä ennalta määritellyllä aikavälillä, mutta joihin valitaan henkilöt joustavasti.
Toistuvat työvuorolistat
Jos työvuorot toistuvat määrätyillä henkilöillä säännöllisissä jaksoissa pääosin samanlaisina, kannattaa suunnittelussa hyödyntää toistuvia työvuorolistoja. Niiden avulla kokonainen työvuorolista voidaan suunnitella tarvittavan pituiselle jaksolle ja asettaa toistumaan automaattisesti. Järjestelmä luo työvuorot ajastuksen perusteella automaattisesti. Työvuoromalleja (ks. ylempänä) voi käyttää toistuvien työvuorolistojen kanssa vastaavasti kuin Kalenteri-näkymässä.
Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa tietyn mittainen työvuorolista kiertää säännöllisin välein ja vuorot ovat lähtökohtaisesti kiinteästi samoilla henkilöillä. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä työvuorokierrolla samanlaisina.
Seuraavat moduulit määrittävät mobiilisovelluksen avoimiin vuoroihin liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Avoimet vuorot (mobiili)
Avointen vuorojen tarkastelu mobiilisovelluksessa ja vuorojen vastaanottaminen
Mobiilisovelluksen Avoimet vuorot -toiminnolla työntekijä voi tarkastella Kalenteri-näkymässä tarjolle asetetut vuorot ja voi ottaa haluamansa vuorot itselleen. Vuorot, jotka ovat tulleet tarjolle sen jälkeen, kun näkymä on viimeksi avattu, korostetaan Uusi-merkinnällä. Jos uusia avoimia vuoroja on tarjolla, myös mobiilisovelluksen päänäkymän kuvakkeessa näkyy niiden lukumäärä. Jos vuorolle on tallennettu lisätietoja, vuoron kohdalla näkyy lisäksi -kuvake ja tarkemmat tiedot saa näkyviin vuoroa napauttamalla.
Vuoron voi ottaa itselleen Ota vastaan -painikkeella. Muista mobiilitoiminnoista poiketen vuoron ottaminen itselle vaatii käytettävissä olevan verkkoyhteyden, jotta muutos saadaan päivittymään palvelimelle ilman viiveitä eikä useampi henkilö pysty virheellisesti ottamaan samaa vuoroa itselleen. Kun vuoro on otettu itselle, se näkyy työvuorolistalla, kuten muutkin suunnitellut vuorot.
Vuorot joista ei ole kiinnostunut, voi piilottaa Piilota-painikkeella. Piilotetut vuorot saa tarvittaessa takaisin näkyviin painamalla näkymän oikean ylänurkan -kuvakkeesta avautumvaa Näytä piilotetut tapahtumat -painiketta.
Seuraavat moduulit määrittävät mobiilisovelluksen työvuorolistaan liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Työvuorolista(mobiili)
Työvuorolistan tarkastelu mobiilisovelluksessa
Työvuoron aloittaminen ja lopettaminen työvuorolistalta (mobiili)
Työaikamerkinnän kirjaaminen suunnitellulle vuorolle mobiilityövuorolistalta. Toiminnon käyttäminen vaatii, että käytössä on Maxtech Easy Työaika™ -tuote.
Mobiilityövuorolistalla työntekijä näkee hänen henkilölleen osoitetut suunniteltu-tilassa olevat työvuorot kuluvalta päivältä ja tulevaisuudesta käyttäjäprofiilin mahdolliset rajoitukset huomioiden. Työvuorolistalla näkyy työvuoron suunniteltu aloitus- ja lopetusaika sekä työ, asiakas ja kohde siltä osin kuin niitä on liitetty vuorolle. Vuorolla voi olla myös vuoroon, työhön, asiakkaaseen ja kohteeseen liittyviä lisätietoja, jolloin vuoron kohdalla näkyy -kuvake. Tällöin lisätiedot saa auki vuoroa napauttamalla.
Jos Easy Työaika™ -tuote on käytössä ja käyttäjälllä on moduuli Työvuoron aloittaminen ja lopettaminen työvuorolistalta (mobiili), näytetään vuoron kohdalla myös työaikakirjauksen aloituspainike, jos kirjauksen aloittaminen on työvuoron asetusten mukaan sallittu. Kirjauksen ollessa käynnissä vuoron kohdalla näkyy lopetuspainike, jolla kirjauksen voi päättää.
Työvuorolistalla näytettäviä tapahtumia voi suodattaa oikean ylänurkan -painiketta painamalla. Jos vaikuttaa siltä, etteivät kaikki tapahtumat näy, kannattaa varmistaa, ettei suodattimiin ole valittu mitään ylimääräistä.
Seuraavat moduulit määrittävät toistuviin työvuorolistoihin liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Toistuvat työvuorolistat (Hallinta)
Pääsy tähän näkymään
Toistuvat työvuorolistat mahdollistavat säännöllisesti toistuvien työvuorojen suunnittelun siten, että työvuorot suunnitellaan halutun pituisena jaksona, jota järjestelmä toistaa automaattisesti. Jos vuorot toistuvat esimerkiksi kolmen viikon kierrossa samanlaisina, voidaan toistuvilla työvuorolistoilla määrittää yksi kolmen viikon jakso ja asettaa se toistumaan automaattisesti, jolloin vain muutokset täytyy hallinnoida käsin Kalenteri-näkymässä.
Kun toistuva työvuorolista on määritetty, järjestelmä luo tapahtumat automaattisesti sen perusteella asetusten mukaisesti. Toistuvan työvuorolistan pohjalta luotuja tapahtumia voi muokata vastaavasti kuin käsin lisättyjäkin, joten yksittäisten muutosten tekeminen on helppoa.
Toistuvien työvuorolistojen tärkeimmät asetukset
Yleiset-välilehti
Yleiset-välilehden asetuksilla määritellään toistuvan työvuorolistan pituus, voimassaoloaika ja muut toimintaan liittyvät asetukset.
KENTTÄ
TARKOITUS
Asiakas
Valinnalla voidaan tehdä asiakaskohtaisesti toistuva työvuorolista. Jos on valittu, kaikki tämän listan perusteella luotavat vuorot kohdistuvat valittuun asiakkaaseen.
Kohde
Valinnalla voidaan tehdä kohdekohtaisesti toistuva työvuorolista. Jos on valittu, kaikki tämän listan perusteella luotavat vuorot kohdistuvat valittuun kohteeseen.
Listan pituus
Listan pituus määrittää, minkä pituisissa jaksoissa vuorot luodaan. Jos pituus asetetaan kalenteriviikkoina, se alkaa aina maanantaista. Jos pituus asetetaan päivinä, ajoitus riippuu asetetusta Tapahtumat luodaan alkaen -päivästä.
Tapahtumat luodaan alkaen
Ensimmäinen päivämäärä, jolle vuoroja luodaan.
Tapahtumat luodaan asti
Viimeinen päivämäärä, jolle vuoroja luodaan. Jos tyhjä, vuoroja luodaan toistaiseksi.
Tapahtumat luodaan … päivää etukäteen
Listan mukaiset vuorot luodaan, kun ensimmäiseen päivään on aikaa tässä asetettu määrä päiviä. Koko listan vuorot luodaan aina kerralla eli esimerkiksi kolmen kalenteriviikon pituiselta listalta luodaan kolmen viikon vuorot, kun listan ensimmäiseen päivään on aikaa tähän asetettu määrä päiviä.
Tapahtumat luodaan … tilaan
Tyypillisesti vuorot luodaan suunniteltu- tai valmistelu-tilaan. Suunnitellut vuorot näkyvät työntekijöille työvuorolistalla, valmistelu-tilassa olevat vuorot vain niille käyttäjille, joille on sallittu valmistelu-tilassa olevien vuorojen tarkastelu käyttäjäprofiilin asetuksissa.
Suunniteltujen vuorojen näkyvyyttä voi rajata ajallisesti käyttäjäprofiilin asetuksella Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä.
Aloitusajankohta
Aloitusajankohta määrittää, mistä kohdasta listaa vuorojen luonti aloitetaan. Asetusta tarvitaan yleensä vain tilanteessa, jossa toistuvaan työvuorolistaan halutaan tehdä muutos tietystä päivästä eteenpäin. Tällöin kannattaa käyttää näkymän yläreunan Jatka listaa uudella listalla -painiketta, joka asettaa asetukset automaattisesti oikein valitun muutospäivän perusteella.
Uusi toistuva työvuorolista toimii oletusarvolla, jos Tapahtumat luodaan alkaen -päivämäärä asetetaan niin, että listan ensimmäisen päivän tapahtumien kuuluu tulla kyseiselle päivälle.
Avoimien henkilöiden määrä
Valinnalla voidaan lisätä toistuvalle työvuorolistalle henkilörivejä, jotka eivät ole sidottu oikeisiin henkilöihin. Tämä mahdollistaa vuorojen suunnittelun henkilötasolla tilanteessa, jossa oikea henkilö ei ole suunnitteluvaiheessa vielä tiedossa. Avointen henkilöiden vuorot luodaan ilman linkitettyä henkilöä ja voidaan esimerkiksi Kalenteri-näkymässä siirtää oikealle henkilölle.
Työvuorolista-välilehti
Työvuorolista-välilehdellä luodaan listalle kuuluvat vuorot ja liitetään ne tarvittaessa Henkilöihin. Näkymässä näkyy Yleiset-välilehden Listan pituus -kohdan asetuksen mukainen määrä päiviä.
Listalla näkyvät henkilöt, joille on henkilön Asetukset-välilehdeltä asetettu työvuorosuunnittelu käyttöön. Jos listalle on valittu kiinteä kohde, näytetään vain ne henkilöt, jotka on asetettu työntekijöiksi kyseiseen kohteeseen.
Tapahtumien lisäys
Tapahtumien lisäys tapahtumien hallinnointinäkymällä
Tapahtumia lisätään painamalla -painiketta halutun henkilön ja päivän kohdalla ja valitsemalla Lisää tapahtuma -valinnalla. Painike näkyy hiiren ollessa kentän kohdalla. Lisää tapahtuma -valinnalla tapahtuman tiedot syötetään käsin Tapahtumien hallinnointinäkymässä.
Tapahtumien lisäys työvuoromalleista
Jos järjestelmään on luotu työvuoromalleja, voi tapahtumia lisätä vetämällä ja pudottamalla niitä kalenterinäkymään tai valitsemalla niitä -painikkeesta aukeavasta valikosta.
Jos työvuoromalleja on perustettu järjestelmään, mutta niitä ei näy kalenterinäkymän yläosassa, varmista että asetus Näytä työvuoromallit on valittuna.
Tapahtumien muokkaaminen, siirtäminen ja kopiointi
Yksittäisen tapahtuman voi siirtää toiselle henkilölle tai päivälle helpoiten vetämällä ja pudottamalla. Jos tapahtumaa pudotettaessa pidetään CTRL-näppäin pohjassa, tapahtuma kopioituu siirtymisen sijaan. Useamman tapahtuman siirtämiseen kannattaa käyttää Toiminnot-valikon Muuta henkilö tapahtumille -toimintoa (ks. ohje alempana).
Massatoiminnot
Massatoiminnot aktivoidaan valitsemalla yksi tai useampi päivä tai koko näkymän tapahtumat valintaruuduilla. Valintoja voi tehdä seuraavasti:
Yksittäisen henkilön yksittäisen päivän tapahtumien valinta: Yksittäisen henkilön yksittäisiä päiviä valitaan klikkaamalla valintaruutua halutun päivän kohdalta. Jos päivälle on useampi tapahtuma, kaikki tulevat valituiksi. Yksittäisten tapahtumien valintoja voi tämän jälkeen poistaa tapahtumia klikkaamalla.
Henkilön näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Henkilön kaikki näkyvät tapahtumat vallitaan klikkaamalla henkilön vieressä näkyvää valintaruutua.
Päivän kaikkien tapahtumien valinta: Kaikki päivän näkyvät tapahtumat kaikilta henkilöiltä voi valita klikkaamalla päivämäärän vieressä näkyvää valintaruutua.
Kaikkien näkyvillä olevien tapahtumien valinta: Näkymän kaikki tapahtumat voidaan valita kalenterin vasemman yläkulman valintaruudulla.
Tapahtumien ollessa valittuna Toiminnot valituille tapahtumille -dialogista voidaan suorittaa valituille tapahtumille seuraavat toiminnot:
Painike
toiminnallisuus
Siirrä
Siirtää valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, siirtyy ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan.
Kopioi
Kopioi valitut tapahtumat toiselle henkilölle ja/tai päivälle. Jos tapahtumia on valittuna useammalta päivältä ja Ensimmäisen tapahtuman päivämäärä -valintaa muutetaan, kopioituu ensimmäinen tapahtuma valitulle päivälle ja muut alkuperäisin välein suhteessa ensimmäiseen tapahtumaan. Kopioinnin yhteydessä on lisäksi mahdollista asettaa valitut tapahtumat kopioitumaan tulevaisuuteen valituin väliajoin.
Poista
Poistaa valitut tapahtumat.
Muutosten tekeminen toistuvaan työvuorolistaan
Jos muutos tulee voimaan heti, se voidaan tehdä muuttamalla halutut asiat suoraan toistuvan työvuorolistan tietoihin. Tällöin muutos päivittyy tallennuksen jälkeen heti kaikille kyseisen toistuvan työvuorolistan perusteella luoduille tuleville tapahtumille, joita ei ole muokattu.
Jos muutos halutaan ajastaa tapahtumaan vasta tulevaisuudessa, kannattaa se tehdä Jatka listaa uudella listalla -painikkeella, joka näkyy välilehtien yläpuolella toistuvan työvuorolistan muokkauksessa. Tällä tavalla järjestelmä asettaa nykyisen listan päättymään ja uuden alkamaan saumattomasti eikä asetuksia tarvitse muuttaa poislukien uuteen listaan tehtävät muutokset.
Toistuviin työvuorolistoihin liittyvät yleiset asetukset
Näkymän yläreunan -kuvakkeesta voi valita, näytetäänkö asiakas ja kohde valittavana toistuvan työvuorolistan asetuksissa. Lisäksi ne voi asettaa tarpeen mukaan pakollisiksi (jos esimerkiksi halutaan, että toistuvat työvuorolistat luodaan aina kohdekohtaisesti, voidaan kohde asettaa pakolliseksi)
Seuraavat moduulit määrittävät työvuoromalleihin liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Työvuoromallit (Hallinta)
Pääsy tähän näkymään
Työvuoromalleilla voi nopeuttaa työvuorosuunnittelua, jos vuorot toistuvat usein samanlaisina, mutta niitä suunnitellaan vaihteleville henkilöille. Työvuoromalleja voidaan vetää ja pudottaa työvuorosuunnitelmaan toistuvien työvuorolistojen suunnittelussa ja Kalenteri-näkymässä. Tällöin usein toistuvien vuorojen tietoja ei tarvitse syöttää suunnittelussa käsin vaan ne tulevat aina samanlaisina. Työvuoromallin pohjalta luotuja tapahtumia voi muokata samalla tavalla kuin käsin lisättyjä tapahtumia, jolloin myös muutosten tekeminen on tarvittaessa helppoa.
Työvuoromallille voidaan valita väri, jota voidaan käyttää Toistuvat työvuorolistat-, Kalenteri- ja Työvuorolista-näkymissä korostamaan tapahtumat, jotka on luotu kyseisen työvuoromallin pohjalta. Tämä auttaa hahmottamaan nopeasti, kenellä mikäkin vuoro on ja varmistamaan, että tarpeelliset vuorot on suunniteltu.
Työvuoromallin lyhennettä voidaan käyttää Kalenteri-näkymässä nimen ja kellonaikojen sijaan, jolloin näkymään saadaan enemmän tietoa kerralla.
PDF-raportin tulostusalue on teknisesti rajallinen ja siksi siinä joudutaan joskus tekemään kompromissejä näytettävien tietojen/sarakkeiden suhteen. Lisäksi PDF-raporttien asetuksia voi muokata.
Näytettävät sarakkeet
Voit valita näytettävät sarakkeet klikkaamalla raportin oikeasta yläkulmasta Sarakkeet-painiketta. Valitse sen jälkeen haluamasi sarakkeet ja tallenna. Tallenna-painike tallentaa valitut sinun käyttäjätunnukselle ja Tallenna organisaation oletukseksi -painike (näkyy pääkäyttäjille) kaikille organisaation käyttäjille. Palauta oletukset -painike palauttaa organisaation oletus sarakkeet valituiksi.
Pdf-raporttien asetukset
Kirjaudu web-järjestelmään ja klikkaa vasemmalta alhaalta omia nimikirjaimia sekä valitse Profiilin asetukset.
Valitse Järjestelmä-välilehti > Aseta PDF-raportien fonttikoko-kenttään 6 ja muuta paperin suunta vaaka-asentoon.
