Skip to content Skip to main navigation Skip to footer

Web

Pääkäyttäjän lisääminen järjestelmään

Maxtech Pro™

Yleistä

Käyttäjätunnus vaatii toimiakseen Käyttäjän, Käyttäjäprofiilin sekä Toimintoprofiilin. Mikäli olet luonut jo aiemmin Käyttäjä- ja toimintoprofiilin voit hypätä suoraan tämän ohjeen vaiheeseen 3.

Käyttäjätunnuksen tarkoitus kannattaa miettiä ensin. Mitä toimintoja käyttäjällä tulee näkyä web-järjestelmän valikossa ja Maxtech-mobiilisovelluksessa. Onko organisaatiossa muita samanlaisia käyttäjiä useita, jolloin voisi hyödyntää samaa Käyttäjä- ja toimintoprofiilia. Voit hyödyntää jatkossa lisäämääsi toiminto- ja käyttäjäprofiilia myös muilla pääkäyttäjillä.

Pääkäyttäjät eivät tarvitse Sisältöprofiilia omalle käyttäjäprofiililleen, koska he saavat oikeuden kaikkeen organisaation sisältöön, lukuun ottamatta ajotapahtumia, jotka näkyvät vain määritellylle käyttäjälle.

Sisältö


Vaiheet

1. Lisää ensin toimintoprofiili, jota voit hyödyntää usealla käyttäjällä.

1.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Toimintoprofiilit-sivulle ja klikkaa Lisää-painiketta.

1.2 Yleiset-välilehti: Anna toimintoprofiilille nimi esim. ”Pääkäyttäjien toimintoprofiili” ja haluamasi lisätiedot sekä käyttöliittymien käyttöoikeudet.

1.3 Moduulit-välilehti: Anna oikeudet kaikkiin moduuleihin.

1.4 Web-käyttöliittymän toiminnot -välilehdellä määritellään päävalikon rakenne. Pääkäyttäjälle valitaan yleensä Aktivoi kaikki toiminnot.

1.5 Klikkaa Tallenna-painiketta


2. Lisää Käyttäjäprofiili jota voit hyödyntää usealla käyttäjällä

2.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit-sivulle ja klikkaa Lisää-painiketta.

2.2 Yleiset-välilehti: Anna käyttäjäprofiilille nimi esim. ”Pääkäyttäjien käyttäjäprofiili”

2.3 Oikeudet-välilehti: Valitse toimintoprofiiliksi vaiheessa 1. luotu toimintoprofiili. Lisäksi pääkäyttäjillä on yleensä tapahtumien tila- ja lukitusoikeus sekä roskakorien hallintaoikeudet ja kalenteritapahtumatyökalut. Anna lisäksi haluamasi oikeudet mikäli se on tarpeellista.

2.4 Asetukset-välilehti: Voit valita oletuksia, jotka ovat käyttäjälle valittuna. Lisäksi voit asettaa päivärajoituksia. Tällä sivulla ei ole välttämätöntä valita mitään.

2.5 Klikkaa Tallenna-painiketta.


3. Lisää uusi käyttäjätunnus

3.1 Käyttäjä lisääminen onnistuu kahdesta paikasta: valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät > klikkaa Lisää-painiketta tai Hallinta > Henkilöstö > klikkaa käyttäjäoikeudet sarakkeen lisäys-painike.

3.2 Anna käyttäjätunnus (esim sähköpostiosoite), Lähetä salasanan vaihtolinkki sähköpostilla = Kyllä, valitse käyttäjätyypiksi Pääkäyttäjä sekä valitse vaiheessa 2. lisäämäsi käyttäjäprofiili.

3.3 Valitse käyttäjälle kuuluva henkilö.

3.4 Määritä tarvittaessa alla olevat asetukset. Tässä esimerkissä pääkäyttäjä voi lisätä ja muokata organisaation käyttäjätunnuksia. Pääkäyttäjä voi myös hallita sivu- ja näkymäkohtaisia ohjeita.

3.5 Klikkaa Tallenna-painiketta.

Hienoa! Nyt organisaatiossa on määritelty käyttäjäprofiili pääkäyttäjiä varten. Jatkossa uutta pääkäyttäjätunnusta luodessa sinun tarvitsee tehdä vain vaihe 3.

Profiilikäyttäjän muokkaaminen pääkäyttäjäksi

Mikäli järjestelmästä jo löytyvä profiilikäyttäjä halutaan muuttaa pääkäyttäjäksi siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät. Avaa tämän jälkeen oikea käyttäjä muokattavaksi ja tee seuraavat muutokset:

  • Vaihda käyttäjätyyppi = Pääkäyttäjä
  • Aseta käyttäjäprofiili -valikkoon pääkäyttäjälle luotu käyttäjäprofiili. Käyttäjällä voi olla käytössä myös useampia käyttäjäprofiileita, joten useamman käyttäjäprofiilin valitseminen on myös mahdollista.

Edellisen pääkäyttäjän poistaminen käytöstä

Mikäli tarve on poistaa edellinen pääkäyttäjä käytöstä, onnistuu tämä samassa Käyttäjät -valikossa. Avaa oikea käyttäjä muokattavaksi ja tee seuraavat muutokset:

  • Aseta käyttäjätilin voimassaolon päättymispäivä, jolloin käyttäjätunnuksella ei voi kirjautua järjestelmään enää asetetun päivämäärän jälkeen TAI
  • Muuta tilaksi ”Ei aktiivinen”, jolloin käyttäjätunnuksella ei voi kirjautua järjestelmään muutoksen tallennuksesta lähtien.

HUOM! Käyttäjäoikeuksia voivat muuttaa vain pääkäyttäjäoikeudet omaavat henkilöt, joilla on myös organisaation käyttäjien hallintaoikeudet. Jos organisaatiossa ei ole enää aktiivista pääkäyttäjää, ottakaa yhteys Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Personec FK: Palkka-aineistosiirto (csv)

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet

Lue täältä palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet.

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

TUOTTEETmoduulit
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™

Perustiedot

Tiedoston nimiYYYYMMDDhhmmss_schema.csv (esimerkiksi: 20220804120146_schema.csv)
Tiedostonimi voidaan muodostaa tarpeiden mukaiseksi vientiasetuksilla.
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapaTiedostopohjainen siirto, ladataan käyttäjän koneelle ja viedään manuaalisesti kohdejärjestelmään. Voidaan myös lähettää suoraan sähköpostilla tai konfiguroida sftp-suorasiirto kohdepalvelimeen.
TiedostoformaattiKiinteäpaikkainen csv-formaatti
CSV-kenttien erotinpuolipiste (;)
MerkistöUTF-8
Päivämääräformaattipp.kk.vvvv (esimerkiksi 04.08.2022)
Desimaalierotinpilkku (,)
TuhaterotinEi käytössä
Kenttien otsikotEi käytössä
Kenttien järjestysKiinteä

Siirtotiedoston kuvaus

SarakeMaxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäPERSONEC FK:N kenttäSELITE
AHenkilönumeroHenkilönumero
BSchema-palkkalajinumeroPtek-koodi
CHakuaikavälin alkupvmAlkupv
DHakuaikavälin loppupvmLoppupv
EPalkkarivin á-hintaEurotYksikköhinta
FPalkkarivin tunnitTunnit
GPalkkarivin kpl-määräLukumäärä
HKerroinProskerroin1,00 = yksinkertainen korottamaton,
1,50 = 50% korotettu
2,00 = 100% korotettu
3,00= 200% korotettu
tyhjä = Käytä Personecin oletuskerrointa
IPalkkatapahtumarivin IDLisätunnisteYksilöllinen ns. juokseva numero palkkakaudella
J *)PalvelussuhdekoodiPalvelussuhteen yksilöivä kirjainOletuksena A
K *)Kustannuspaikkanumero
L *)Asiakasnumero
M *)Kohdenumero
N *)Työnumero
O *)Littera/Työluokkanumero
P *)Projektinumero

*) Valinnainen tieto, joka voidaan tarvittaessa sisällyttää palkka-aineistosiirtoon. Valinnaiset laskentatunnisteet lisätään tarvittaessa omiin sarakkeisiinsa alkaen sarakkeesta J.

Siirrettävät laskentatunnisteet täytyy määrittää asiakaskohtaisesti ja ne täytyy määrittää myös Personecin ohjauskoodistoon, jotta ne tulkitaan Personecissa oikein.

Esihenkilökäyttäjän lisääminen järjestelmään

Maxtech Pro™

Yleistä

Käyttäjätunnus vaatii toimiakseen Käyttäjän, Käyttäjäprofiilin sekä Toimintoprofiilin. Näiden lisäksi esihenkilön on yleensä tarve nähdä myös työntekijöiden kirjaukset ja tästä johtuen esihenkilöille pitää määrittää sisältöprofiili, käyttäjäprofiili sekä käyttäjä. Mikäli olet luonut jo aiemmin toimintoprofiilin esihenkilöitä varten voit mennä suoraan tämän ohjeen vaiheeseen 2.

Käyttäjätunnuksen tarkoitus kannattaa miettiä ensin. Mitä toimintoja käyttäjällä tulee näkyä web-järjestelmän valikossa ja Maxtech-mobiilisovelluksessa. Onko organisaatiossa muita samanlaisia käyttäjiä useita, jolloin voisi hyödyntää samaa Käyttäjä- ja toimintoprofiilia. Voit hyödyntää jatkossa lisäämääsi toiminto- ja käyttäjäprofiilia myös muilla esihenkilökäyttäjillä.

Sisältö


Vaiheet

1. Lisää ensin toimintoprofiili, jota voit hyödyntää usealla käyttäjällä.

1.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Toimintoprofiilit-sivulle ja klikkaa Lisää-painiketta.

1.2 Yleiset-välilehti: Anna toimintoprofiilille nimi esim. ”Esihenkilöiden toimintoprofiili” ja haluamasi lisätiedot sekä käyttöliittymien käyttöoikeudet.

1.3 Moduulit-välilehti: Anna oikeudet kaikkiin moduuleihin, mikäli esihenkilöt käyttävät vain web-järjestelmää ja määritä Web-käyttöliittymän toiminnot -välilehdellä valikkorakenne. Mikäli käytössä on myös Maxtech-mobiilisovellus, niin voit rajata sovelluksessa näkyviä toimintoja Mobiilisovellus-kategorian moduuleilla.

Valitse kaikki moduulit ja klikkaa pois sellaiset, joita et halua mobiili sovelluksessa näkyvän.

Rajoita tarvittaessa Maxtech-mobiilisovelluksella näkyviä toimintoja.

1.4 Toiminnot-välilehdellä näet valikkorakenteen ja voit aktivoida siitä haluamasi toiminnot, jotka tulevat näkyviin web-järjestelmän vasempaan päävalikkoon.

1.5 Klikkaa Tallenna-painiketta.


2. Lisää sisältöprofiili

2.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Sisältöprofiilit ja klikkaa Lisää-painiketta.

2.2. Yleiset-välilehti: Anna sisältöprofiilille nimi esim. ”Tuotannon esihenkilön sisältöprofiili”.

2.3 Oikeudet-välilehti: Valitse rajoitettava sisältötyyppi Henkilöstö ja salli sinne henkilöt keitä esihenkilön tulee nähdä. Voit rajat myös esimerkiksi vain tietyt ajoneuvot näkymään rajoittamalla Kalustoa.

Sisältörajoituksen ohjeet ja tiedot

Sisältörajoituksilla määritetään sisältöprofiilin sallima sisältö. Sisältöprofiili rajoittaa vain sitä sisältöä, mitä on määritetty sen asetuksiin.

Jos sisältötyypille ei ole valittu sallittuja rivejä eikä asetusta “Estä kaikki nykyiset ja tulevat”, kaikki paitsi estetyiksi valitut rivit ovat sallittuja.

Jos sisältötyypille valitaan sallittuja rivejä, loput saman sisältötyypin riveistä estetään. Vain estetyiksi valitut rivit estävät rivien näkymisen myös silloin, kun toinen yhtä aikaa käytössä oleva sisältöprofiili sallisi ne.

Sallittu ”Tyhjä”-rivi sallii rivit, joilla kyseinen sisältötyyppi on tyhjä.

Jos käytössä on useita sisältöprofiileja, estetään kaikki ne rivit ja sisältötyypit, jotka yksikään profiili estää. Jos jokin profiileista sallii jonkin sisältötyypin kaikki rivit, kaikki kyseisen sisältötyypin rivit sallitaan. Muutoin sisältötyyppien riveistä sallitaan kaikki ne, jotka niille on yhteensä valittu sallituksi kaikissa profiileissa.

Mikäli organisaatiossa on käytössä yksikkörakenne

Yksikkörajoitusten vaikutus sallittuihin henkilöihin ja kalustoon

Yksiköt rajoittavat henkilöitä, jos molemmat näistä ehdoista täyttyvät:

  • Yksittäisiä yksiköitä on valittu sallituksi
  • Kaikki paitsi mahdollisesti erikseen estetyt henkilöt ovat sallittuja

Ehtojen täyttyessä sallitaan kaikki sallituille yksiköille kuuluvat henkilöt, joita ei ole erikseen estetty, ja lisäksi “Tyhjä” henkilö sekä tapahtumien “Kuka tahansa” -henkilövalinta.

Yksiköt rajoittavat vastaavasti kalustoa, jos samat ehdot täyttyvät vastaavasti yksiköille ja kalustolle. Tällöin sallitaan kaikki sallituille yksiköille kuuluva kalusto, paitsi erikseen estetyt rivit, ja “Tyhjä” kalusto.

Mikäli organisaatiossa on käytössä asiakasluokat

Asiakasluokkien vaikutus sallittuihin asiakkaisiin ja kohteisiin

a) Jos kaikki asiakasluokat paitsi mahdollisesti erikseen estetyt ovat sallittuja, ja organisaatiossa on vähintään yksi asiakasluokka:

  • Kaikki paitsi mahdollisesti erikseen estetyt asiakkaat ja kohteet ovat sallittuja
  • “Tyhjä” asiakas ja “Tyhjä” kohde ovat sallittuja

b) Jos jotkut erikseen valitut asiakasluokat ovat sallittuja, ja sallittuja asiakkaita ei ole erikseen valittu, eikä kaikkia ole estetty asetuksella “Estä kaikki nykyiset ja tulevat”:

  • Kaikki sallituille asiakasluokille kuuluvat asiakkaat ovat sallittuja, paitsi erikseen estetyt
  • Jos yksikin asiakas sallittiin tällä perusteella, sallitaan myös “Tyhjä” asiakas

Jos yllä oleva salli yhdenkin asiakkaan ja sallittuja kohteita ei ole erikseen valittu, eikä kaikkia ole estetty asetuksella “Estä kaikki nykyiset ja tulevat”:

  • Sallitaan kaikki sallituille asiakkaille kuuluvat kohteet, paitsi erikseen estetyt
  • Jos yksikin kohde sallittiin tällä perusteella, sallitaan myös “Tyhjä” kohde
  • Poikkeuksen tähän muodostaa organisaatioasetus “Rajoita käyttäjäoikeuksia kohteisiin yksikön perusteella”. Jos se on päällä, näitä ei noudateta.


3. Lisää Käyttäjäprofiili 

3.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit-sivulle ja klikkaa Lisää-painiketta.

3.2 Yleiset-välilehti: Anna käyttäjäprofiilille nimi esim. ”Tuotannon esihenkilöiden käyttäjäprofiili”

3.3 Oikeudet-välilehti: Valitse toimintoprofiiliksi vaiheessa 1. luotu toimintoprofiili ja vaiheessa 2. luotu sisältöprofiili. Anna lisäksi haluamasi oikeudet mikäli se on tarpeellista.

3.4 Asetukset-välilehti: Voit valita oletuksia, jotka ovat käyttäjälle valittuna. Lisäksi voit asettaa päivärajoituksia. Tällä sivulla ei ole välttämätöntä valita mitään.

3.5 Klikkaa Tallenna-painiketta.


4. Lisää käyttäjätunnus

4.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät-sivulle ja klikkaa Lisää-painiketta.

4.2 Anna käyttäjätunnus (suositellaan sähköpostiosoitetta), Lähetä salasanan vaihtolinkki sähköpostilla = Kyllä, valitse käyttäjätyyppi Profiilikäyttäjä sekä valitse vaiheessa 2. lisäämäsi käyttäjäprofiili.

4.3 Valitse käyttäjälle kuuluva henkilö

4.4 Määrittää tarvittaessa alla olevat asetukset

4.5 Klikkaa Tallenna-painiketta

Administer eFina: Palkka-aineistosiirto

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet

Lue täältä palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet.

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

TUOTTEETmoduulit
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™

Perustiedot

Tiedoston nimiYYYYMMDDhhmmss_schema.csv (esimerkiksi: 20220804120146_schema.csv)
Tiedostonimi voidaan muodostaa tarpeiden mukaiseksi vientiasetuksilla.
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapaTiedostopohjainen siirto, ladataan käyttäjän koneelle ja viedään manuaalisesti kohdejärjestelmään. Voidaan myös lähettää suoraan sähköpostilla tai konfiguroida sftp-suorasiirto kohdepalvelimeen.
TiedostoformaattiKiinteäpaikkainen csv-formaatti
CSV-kenttien erotinpuolipiste (;)
MerkistöUTF-8
Desimaalierotinpilkku (,)
TuhaterotinEi käytössä
Kenttien otsikotEi käytössä
Kenttien järjestysKiinteä

Siirtotiedoston kuvaus

Sarakearvo / Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäKohdejärjestelmän kenttä
AHenkilönumeroHenkilönumero
BTyhjäHETU
CSchema-palkkalajinumeroPalkkalaji
DPalkkarivin tunnit / kplMäärä
EPalkkarivin á-hintaYksikköhinta
FTyhjäSumma
GTyhjäKommentti
HTyhjäProjektikoodi 1
IAsiakkaan asiakasnumeroProjektikoodi 2
JTyhjäProjektikoodi 3
KTyhjäTyöntekijän nimi
LTyhjäProjektikoodi 4
MTyhjäProjektikoodi 5
NTyhjäProjektikoodi 6

Kenttien sisältöä voidaan tarvittaessa muuttaa konfiguroimalla vientiasetuksia.

Procountor: Laskutusaineistosiirto

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

TUOTTEETmoduulit
Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™

Perustiedot

Tässä on kuvattu Maxtech Pro -järjestelmän Procountor-laskutussiirtorajapinta. Erikseen on olemassa Procountor-matkalaskusiirto sekä Procountor-palkkasiirto.

Tiedoston nimiYYYYMMDDhhmmss_procountor.csv (esimerkiksi: 20210929124422_procountor.csv)
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapaTiedostopohjainen siirto, ladataan käyttäjän koneelle ja viedään manuaalisesti kohdejärjestelmään.
TiedostoformaattiKiinteäpaikkainen csv-formaatti
CSV-kenttien erotinpuolipiste (;)
MerkistöLatin 3 (ISO-8859-3)
PäivämääräformaattiDD.MM.YYYY (esimerkiksi 27.9.2022)
Desimaalierotinpilkku (,)
TuhaterotinEi käytössä
Kenttien otsikotEi käytössä
Kenttien järjestysKiinteä

Rajapinnassa siirrettävät tiedot

Tiedostoon muodostuu laskun otsikkotietoja sisältäviä rivejä sekä laskutusrivejä. Rivien sisältö on kuvattu rivityypeittäin alla.

Otsikkorivi

Sarakearvo / Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäKohdejärjestelmän kenttä
AKiinteä arvo “M”Laskutyyppi
BTyhjäValuuttakoodi
CTyhjäViitenumero
DTyhjäPankkitili
EY-tunnus (Asiakkaan tiedoista)Y-tunnus / HETU / ALV-tunnus
FTyhjäMaksutapa
GTyhjäLiikekumppanin nimi
HTyhjäToimitustapa
ITyhjäLaskun alennus %
JKiinteä arvo “f”Sis. alv koodi
KTyhjäHyvityslaskukoodi
LTyhjäViivästyskorko %
MTyhjäLaskun päivämäärä
NTyhjäToimituspäivämäärä
OTyhjäEräpäivämäärä
PTyhjäLiikekumppanin osoite
QTyhjäLaskutusosoite
RTyhjäToimitusosoite
STyhjäLaskun lisätiedot
TTyhjäMuistiinpanot
UTyhjäSähköpostiosoite
VTyhjäMaksupäivämäärä
WTyhjäValuuttakurssi
XTyhjäLaskun loppusumma
YTyhjäAlv-%
ZTyhjäLaskukanava
AATyhjäVerkkolaskutunnus
ABTyhjäTilausviite
ACTyhjäKirjanpito riveittäin -koodi
ADTyhjäFinvoice-osoite1
AETyhjäFinvoice-osoite2
AFAsiakasnumero (Asiakkaan tiedoista)Asiakasnumero
AGTyhjäAutomaattinen lähetys -koodi
AHTyhjäLiitetiedoston nimi
AITyhjäYhteyshenkilö
AJTyhjäLiikekumppanin pankin SWIFT-tunnus
AKTyhjäVerkkolaskuoperaattori
ALTyhjäLiikekumppanin OVT-tunnus
AMTyhjäLaskuttajan laskunumero
ANTyhjäFactoring-rahoitussopimuksen numero
AOTyhjäALV-käsittelyn maakoodi
APTyhjäKielikoodi

Laskurivi

Sarakearvo / Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäKohdejärjestelmän kenttä
ATyhjäTyhjä
BKiinteä arvo “-”Tuotteen kuvaus
CTuotenumero (Tuotteen tiedoista)Tuotteen koodi
DMääräMäärä
EYksikkö (Tuotteen tiedoista)Yksikkö
FÀ-hintaYksikköhinta
GTyhjäRivin alennusprosentti
HVeroprosentti (Tuotteen tiedoista)Rivin ALV-%
IKommentti laskuriville (Tuotteen tiedoista)Rivikommentti
JTyhjäTilausviite
KTyhjäAsiakkaan ostotilausnumero
LTyhjäTilausvahvistusnumero
MTyhjäLähetysluettelonumero
NTyhjäKirjanpitotili

Mikäli asiakkaan asetuksissa on määritelty Laskutuslisä (tuote), lisätään jokaiselle laskulle laskurivi, jolla 1kpl määriteltyä tuotetta.

Työntekijäkäyttäjän lisääminen järjestelmään

Maxtech Pro™

Yleistä

Käyttäjätunnus vaatii toimiakseen Käyttäjän, Käyttäjäprofiilin sekä Toimintoprofiilin. Mikäli olet luonut jo aiemmin Käyttäjä- ja toimintoprofiilin, voit hypätä suoraan tämän ohjeen vaiheeseen 3.

Käyttäjätunnuksen tarkoitus kannattaa miettiä ensin. Mitä toimintoja käyttäjällä tulee näkyä web-järjestelmän valikossa ja Maxtech-mobiilisovelluksessa. Onko organisaatiossa muita samanlaisia käyttäjiä useita, jolloin voisi hyödyntää samaa Käyttäjä- ja toimintoprofiilia. Voit hyödyntää jatkossa lisäämääsi toiminto- ja käyttäjäprofiilia myös muilla työntekijäkäyttäjillä.

Työntekijät eivät tyypillisesti tarvitse Sisältöprofiilia omalle käyttäjäprofiililleen. Tämä johtuu siitä, että käyttäjälle myönnetään automaattisesti oikeudet sisältöön, jossa on osallisena käyttäjälle kuuluva henkilö. Sisältöprofiilia voi kuitenkin käyttää myös Työntekijöiden osalta, mikäli tämä tuntuu selkeämmältä toimintatavalta. Tällöin Sisältöprofiili on hyvä nimetä esimerkiksi näin: ”Oikeudet omaan henkilöön”.

Sisältö


Vaiheet

1. Lisää ensin toimintoprofiili, jota voit hyödyntää usealla käyttäjällä.

1.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Toimintoprofiilit-sivulle ja klikkaa Lisää-painiketta.

1.2 Yleiset-välilehti: Anna toimintoprofiilille nimi esim. ”Työntekijöiden toimintoprofiili” ja haluamasi lisätiedot sekä käyttöliittymien käyttöoikeudet. Mikäli työntekijä käyttää vain mobiilisovellusta niin käyttöliittymien käyttöoikeuksiin ei tarvitse valita mitään.

1.3 Moduulit-välilehti: Anna oikeudet kaikkiin moduuleihin, mikäli työntekijät käyttävät vain web-järjestelmää ja määritä Web-käyttöliittymän toiminnot -välilehdellä valikkorakenne. Mikäli käytössä on myös Maxtech-mobiilisovellus, niin voit rajata sovelluksessa näkyviä toimintoja Mobiilisovellus-kategorian moduuleilla.

Valitse kaikki moduulit ja klikkaa pois sellaiset, joita et halua mobiili sovelluksessa näkyvän.

1.4 Toiminnot-välilehdellä näet valikkorakenteen ja voit aktivoida siitä haluamasi toiminnot, jotka tulevat näkyviin web-järjestelmän vasempaan päävalikkoon. Lisäksi voit sallia joillekin toiminnoille pelkästään lukuoikeudet (esim. Saldoraportti). Tällöin käyttäjä voi vain lukea tietoa kyseiseltä raportilta.

1.5 Klikkaa Tallenna-painiketta


2. Lisää Käyttäjäprofiili jota voit hyödyntää usealla käyttäjällä

2.1 Mene valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit-sivulle ja klikkaa Lisää-painiketta.

2.2 Yleiset-välilehti: Anna käyttäjäprofiilille nimi esim. ”Työntekijöiden käyttäjäprofiili”.

2.3 Oikeudet-välilehti: Valitse toimintoprofiiliksi vaiheessa 1. luotu toimintoprofiili. Anna lisäksi haluamasi oikeudet mikäli se on tarpeellista.

2.4 Asetukset-välilehti: Voit valita oletuksia, jotka ovat käyttäjälle valittuna. Lisäksi voit asettaa päivärajoituksia. Tällä sivulla ei ole välttämätöntä valita mitään.

2.5 Klikkaa Tallenna-painiketta


3. Lisää uusi käyttäjätunnus

3.1 Käyttäjä lisääminen onnistuu kahdesta paikasta: valikossa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät > klikkaa Lisää-painiketta tai Hallinta > Henkilöstö > klikkaa käyttäjäoikeudet sarakkeen lisäys-painike.

3.2 Anna käyttäjätunnus (esim sähköpostiosoite), Lähetä salasanan vaihtolinkki sähköpostilla = Kyllä, valitse onko käyttäjä Pää- vai profiilikäyttäjä sekä valitse vaiheessa 2. lisäämäsi käyttäjäprofiili

3.3 Valitse käyttäjälle kuuluva henkilö

3.4 Määrittää tarvittaessa alla olevat asetukset

3.5 Klikkaa Tallenna-painiketta

Hienoa! Nyt organisaatiossa on määritelty käyttäjäprofiili työntekijöitä varten. Jatkossa uutta työntekijätunnusta luodessa sinun tarvitsee tehdä vain vaihe 3.

Fennoa: Myyntilaskuaineistosiirto

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

TUOTTEETmoduulit
Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™Fennoa-myyntilaskut

Perustiedot

Tiedoston nimiN/A (palvelujen välinen tiedonsiirto)
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapaPalvelujen välinen tiedonsiirto
Tiedostoformaattixml (Finvoice 2.0)
MerkistöUTF-8
PäivämääräformaattiYYYY-MM-DD (esimerkiksi: 2022-06-22)
Desimaalierotinpiste (.)
TuhaterotinEi käytössä

Rajapinnassa siirrettävät tiedot

Myyjän tiedot

Myyjän tiedot tulevat laskulle Fennoasta.

Ostajan tiedot (BuyerPartyDetails)

Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäXML-ELEMENTTI
Sähköisen laskutuksen ovt-tunnus (asiakkaan tiedoista)MessageTransmissionDetails -> MessageReceiverDetails -> ToIdentifier
Sähköisen laskutuksen välittäjätunnus (asiakkaan tiedoista)MessageTransmissionDetails -> MessageReceiverDetails -> ToIntermediator
Nimi (asiakkaan tiedoista)BuyerOrganisationName
Y-tunnus (yksityisasiakkaalla asiakasnumero)BuyerPartyIdentifier (jos Y-tunnus on validi, laskulle muodostuu myös BuyerOrganisationTaxCode eli ALV-tunnus)
Osoite (katu)BuyerStreetName
Osoite (kaupunki)BuyerTownName
Osoite (postinumero)BuyerPostCodeIdentifier

Laskun tiedot (InvoiceDetails)

Laskuille luodaan laskunumero Fennoassa ja laskut tallentuvat Fennoaan luonnoksina.

Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäXML-ELEMENTTI
Kiinteästi ’INV01’ (Tavallinen lasku)InvoiceTypeCode
Kiinteästi ’Lasku’InvoiceTypeText
Kiinteästi ’Original’OriginCode
Kuluva päiväInvoiceDate
Viitteemme (Laskulla) (asiakkaan tiedoista)SellerReferenceIdentifier
Viitteenne (Laskulla) (asiakkaan tiedoista)BuyerReferenceIdentifier
Laskurivien yhteenlaskettu veroton summaInvoiceTotalVatExcludedAmount
Laskurivien yhteenlaskettu veron summaInvoiceTotalVatAmount
Laskurivien yhteenlaskettu verollinen summaInvoiceTotalVatIncludedAmount
VerokantaerittelyVatSpecificationDetails
Laskutuksen lisätiedot (asiakkaan tiedoista)InvoiceFreeText
Maksuehto, ensisijaisesti asiakkaan laskutustiedoista ja toissijaisesti organisaation asetuksistaPaymentTermsDays
Eräpäivä, lasketaan ensisijaisesti asiakkaan laskutustiedoissa ja toissijaisesti organisaation asetuksissa olevan maksuehdon perusteella (kuluva päivä + maksuehto)InvoiceDueDate
Kiinteästi ’Viivästyskorko’PaymentOverDueFineFreeText
Viivästyskorkoprosentti, ensisijaisesti asiakkaan laskutustiedoista ja toissijaisesti organisaation asetuksistaPaymentOverDueFinePercent

Laskurivin tiedot (InvoiceRow)

Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttäXML-ELEMENTTI
Tuotenumero (tuotteen tiedoista)ArticleIdentifier
Nimike (tuotteen tiedoista)ArticleName
Määrä (tapahtuman laskurivin tiedoista)InvoicedQuantity
Yksikkö (tuotteen tiedoista)InvoicedQuantity[QuantityUnitCode]
Veroton yksikköhinta (tapahtuman laskurivin tiedoista)UnitPriceAmount
Yksikköhinnan ja tuotteen veroprosentin perusteella laskettu verollinen hintaUnitPriceVatIncludedAmount
Rivin järjestysnumeroRowPositionIdentifier
Kommentti laskuriville (tuotteen tiedoista)RowFreeText
Alv% (tuotteen tiedoista)RowVatRatePercent
Kiinteästi ’S’ (normaali ALV-käsittely)RowVatCode
Laskurivin verojen määrä yhteensä (RowAmount-RowVatExcludedAmount)RowVatAmount
Laskurivin veroton kokonaishinta (InvoicedQuantity * UnitPriceAmount)RowVatExcludedAmount
Laskurivin verollinen kokonaishinta (InvoicedQuantity * UnitPriceVatIncludedAmount)RowAmount

ESS -> Maxtech: Lomien ja muiden poissaolotapahtumien siirron kuvaus

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Olet mahdollisesti kiinnostunut myös tästä: Personec FK -palkka-aineistosiirto

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

TUOTTEETMODUULIT
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™

Perustiedot

Tässä on kuvattu Maxtech Pro -järjestelmän ESS -> Maxtech loma- ja poissaolosiirron asetukset. Rajapinnan asetuksia voidaan muuttaa erilaisiksi asiakaskohtaisesti järjestelmän vientiasetuksilla. Kenttien järjestystä ei saa muuttaa.

Tuonnissa ei ole mukana tapahtuman kestoa, joten tapahtumat tuodaan järjestelmään koko päivän kestävinä tapahtumina ja kesto haetaan työntekijän työaikatiedoista järjestelmästä.

Tiedoston nimiSovitaan erikseen, tyypillisesti lomat_t.csv (tuntipalkkaiset), lomat_k.csv (kk-palkkaiset), poissaolot_t.csv (tuntipalkkaiset), poissaolot_k.csv (kk-palkkaiset)
Tiedonsiirtotapacsv-muotoiset tiedostot siirretään Maxtechin ylläpitämälle levynkulmapalvelimelle, josta ne luetaan ajastetusti järjestelmään
TiedostoformaattiCSV
Kenttien erotinmerkkipuolipiste (;)
MerkistöUTF-8
PäivämääräformaattiDD.MM.YYYYesimerkiksi: 23.02.2022
Desimaalierotinpilkku (,)
TuhaterotinEi käytössä
Kenttien otsikotKäytössä
Kenttien järjestysDynaaminen, vastaa otsikkoja

Rajapinnassa siirrettävät tiedot

  • Lomat ja poissaolot ja niiden päivämäärävälit henkiöittäin
  • Tapahtumien hyväksynnän tila ja ilmoituspäivämäärät
  • Poissaolojen syykoodit ja tekstimuotoiset nimet (esim. Sairauspoissaolo)

Lomat ja muut poissaolot

ESS-loma- ja poissaolosiirron formaatti on csv-tiedosto, jossa on header. Header sisältää kenttien nimet. Tässä esimerkkitiedostoja:

Lomat

Henkilonro;Alkupäivä;Loppupäivä;Ess-tila;Poissaolon ilmoitusaika;
10109;31.08.2022;02.09.2022;Hyväksytty;01.08.2022;

Poissaolot

Henkilonro;Alkupäivä;Loppupäivä;Poissaolos;Poissaolon syy;Ess-tila;Poissaolon ilmoitusaika;
10109;17.08.2022;18.08.2022;20;Sairausloma;Hyväksytty;17.08.2022;

Siirron ajastus

Lomat ja poissaolot siirretään csv-tiedostoina sovitulle levynkulmapalvelimelle (SFTP), josta ne luetaan ajastetusti eräajona, tyypillisesti kerran vuorokaudessa aamulla ennen työpäivän alkua, järjestelmään.

ESS:stä tuotujen tapahtumien muokkaaminen

Mikäli tulee tarve muokata ESS:stä tuotua tapahtumaa, täytyy toimia niin, että ensin vie tuodun tapahtuman roskakoriin sellaisenaan, ja sen jälkeen luo manuaalisesti uuden tapahtuman halutuilla muutoksilla. Tapahtumia ei saa poistaa roskakorista, koska muuten ESS tuo ne tapahtumat uudelleen.

Vientiasetukset

Vientiasetuksilla voidaan määritellä tiettyjä siirtoon liittyviä asioita. Itse viennin konfigurointi suoritetaan Maxtechin ylläpitäjien toimesta. Tässä listaus asioista, joihin asetuksilla voidaan vaikuttaa:

  • SFTP-kirjautumistiedot (palvelimen osoite, portti, käyttäjätunnus ja salasana)
  • Kansiot, joihin onnistuneesti / epäonnistuneesti siirretyt vientitiedostot siirretään sisäänluvun jälkeen
  • Poissaolotiedot sisältävän tiedoston tiedostonimi
  • Lomatiedot sisältävän tiedoston tiedostonimi
  • Aineiston poimintaväli, esim +-3kk ajohetkestä (aiemmin ESS:stä tuodut tapahtumat, joita ei löydy annetulla aikavälillä järjestelmästä, eikä ole aineistossa mukana, poistetaan)
  • Oletustapahtumatyyppi poissaoloille / lomille
  • Luoduissa poissaolo/lomatapahtumissa käytettävä Sisäinen viite
  • ESS-poissaolokoodeille voidaan määrittää vastaavuustaulukko, jonka perusteella poissaolokoodit tulkitaan tuonnissa halutuiksi tapahtumatyypeiksi. Mikäli koodille ei löydy taulukosta vastaavaa tapahtumatyyppiä, käytetään yllämainittua poissaolojen oletustapahtumatyyppiä

Personec FK: Palkka-aineistosiirto (kiinteämittaiset sarakkeet)

Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.

Palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet

Lue täältä palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet.

Olet mahdollisesti kiinnostunut myös tästä: ESS -> Maxtech Lomien ja muiden poissaolotapahtumien siirto

Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:

Tuotteetmoduulit
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™

Perustiedot

Tässä on kuvattu Maxtech Pro -järjestelmän Personec FK -palkkasiirto (kiinteämittaisilla sarakkeilla). Erikseen on olemassa Personec W -palkkasiirto.

Tiedoston nimiYYYYMMDDhhmmss_personec.txt (esimerkiksi:20190605120146_personec.txt)
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapaTiedostopohjainen siirto, ladataan käyttäjän koneelle ja viedään manuaalisesti kohdejärjestelmään
TiedostoformaattiKiinteäpaikkainen tekstitiedosto
MerkistöISO-8859-1
PäivämääräformaattiYYYY.MM.DD (esim. 2019.12.24)
Kellonaikaformaattihh.mm.ss (esim. 14.32.02)
DesimaalierotinEi käytössä, luvut ilmoitetaan kerrottuna sadalla.
TuhaterotinEi käytössä
Kenttien otsikotEi käytössä
Kenttien järjestysKiinteä

Rajapinnassa siirrettävät tiedot

Tietueissa on kiinteästi arvot seuraavasti:

MerkitTieto
1-6Palkanlaskentayksikkö
7-18Henkilötunnus
19Palvelussuhteen tunnus
20-25Työaikaryhmä
26-29Palkka/työaikatekijäkoodi
30-49Lisätunnisteen tunnus
50-59Päivämäärä
60-67Kellonaika
68-77Alkupäivä
78-87Loppupäivä
88Muutoslaji
89Tietuelaji
90-Tietuelajin lisätiedot (katso tarkemmin Personec FK:n siirtotiedoston dokumentaatiosta)

Erityistä huomioitavaa

Siirtotiedoston merkit 90+ merkin ylittävältä osalta ovat tietuelajikohtaisia.

Käyttäjäoikeuksien suunnittelu

Yhtenäisiä käyttäjätunnuksia on helppo hallita. Hyvällä etukäteissuunnittelulla saavutetaan pitkällä aikajänteellä merkittävästi ajansäästöä ja helpotetaan hallintaa. Suunnittelun keskeisenä tavoitteena on hyvä pitää sitä, että profiileja muodostetaan käyttötarkoituksen mukainen vähimmäismäärä, jolla kyseisiä oikeuksia pystytään hallinnoimaan. Eli toisin sanoen mitä vähemmän eri variaatioita ja profiileja on, sen parempi.

Seuraava vaiheistus on tarkoitettu auttamaan organisaationne käyttäjätunnusten suunnittelussa.

Vaiheistus

Tunnista ja listaa organisaationne toimenkuvat ja roolit. Järjestelmän käyttäjäprofiilit muodostetaan myöhemmin näiden toimenkuvien ja roolien pohjalta. Alla esimerkkejä:

  • Työntekijät, esihenkilöt, työmaapäälliköt, palkanlaskijat, pääkäyttäjät jne.

Tunnista ja listaa rooleille tarpeelliset käyttötapaukset. Esimerkiksi:

  • Työntekijä: työtuntien ja äkillisten poissaolojen kirjaaminen, poissaolojen anominen, saldojen tarkastelu
  • Esihenkilö: työtuntien tarkastaminen ja hyväksyntä, poissaoloanomusten käsittely
  • Työmaamestari: työntekijätietojen ilmoittaminen verottajalle, työmaakäyntien hallinta, työmaan läsnäolotietojen tarkastelu
  • Palkanlaskija: palkkarivien tarkastaminen, palkka-aineiston toimittaminen palkanmaksuun
  • Pääkäyttäjä: organisaation yleisten asetusten ja henkilöstön tietojen hallinta

Tunnista ja listaa käyttötapausten tarvitsemat toiminnot. Esimerkiksi:

Lisää järjestelmään toimintoprofiilit. Nimeä toimintoprofiilit roolin mukaisesti, esimerkiksi ”Työntekijä”.

  • Työntekijä:
    • Työtuntien ja äkillisten poissaolojen kirjaaminen -> Tuntikirjaus
    • Poissaolojen anominen -> Poissaoloanomusten lähettäminen
    • Saldojen tarkastelu -> Saldoraportti (vain luku)
  • Esihenkilö:
    • Työtuntien tarkastaminen ja hyväksyntä -> Tuntiraportti
    • Poissaoloanomusten käsittely -> Poissaoloanomusten käsittely
  • Palkanlaskija:
    • Palkkarivien tarkastaminen -> Bruttopalkkaraportti
    • Palkka-aineiston toimittaminen palkanmaksuun-> Bruttopalkkaraportti
  • Työmaamestari:
    • Työntekijätietojen ilmoittaminen verottajalle -> Työntekijätiedot (verottajalle)
    • Työmaakäyntien hallinta -> Työmaakäynnit
    • Työmaan läsnäolotietojen tarkastelu -> Läsnäoloraportti
  • Pääkäyttäjä:
    • Organisaation yleisten asetusten ja henkilöstön hallinta -> Kaikki moduulit ja toiminnot

Tunnista ja listaa roolien tarvitsemat oikeudet sisältöön, kuten oikeudet yksiköihin, henkilöstöön ja asiakkaisiin, kohteisiin ja ajoneuvoihin.

Lisää järjestelmään tarvittavat sisältöprofiilit. Käytännössä näitä tarvitsevat esihenkilöt.

  • Työntekijä-tyyppinen käyttäjä, jonka tarvitsee nähdä vain omat kirjaukset ei tarvitse sisältöprofiilia.
  • Esihenkilö tarvitsee yleensä oikeuden alaistensa kirjauksiin, joten hänen sisältöprofiilille tulee sallia henkilöstöä tai antaa oikeus haluttuun yksikköön, mikäli organisaatiossa on yksikkörakenne käytössä.
  • Palkanlaskijalle sallitaan yleensä organisaation kaikki sisältö.
  • Pääkäyttäjälle useimmiten sallitaan organisaation kaikki sisältö.

Lisää tunnistettujen roolien mukaiset käyttäjäprofiilit. Esimerkiksi: Työntekijä, Esihenkilö, Pääkäyttäjä

  • Voit nimetä nämä vastaavasti kuin toimintoprofiilit ja valita niille tarvittavat oikeudet
  • Työntekijä: valitse sopiva toimintoprofiili, ja sopiva kirjausmalli määrittämään, miten käyttäjä voi kirjata tunteja
  • Esihenkilö: valitse sopiva toimintoprofiili ja sisältöprofiili, valitse sopiva kirjausmalli ja anna tarvittaessa hyväksyntäoikeudet (“peukutus”). Valitse, onko käyttäjällä oikeus palauttaa roskakoriin laitettuja tapahtumia ja sallitaanko kalenteritapahtumatyökaluja.
  • Pääkäyttäjä: valitse sopiva toimintoprofiili ja anna kaikki sisältöoikeudet. Anna tarvittaessa hyväksyntäoikeudet sekä oikeudet roskakorien hallintaan ja kalenteritapahtumatyökaluihin.

Liitä käyttäjäprofiilit halutuille käyttäjille Käyttäjät-sivulla.

  • Voit lisätä alla mainitut käyttäjäprofiilit kätevästi massamuokkauksella
  • Työntekijälle: Työntekijä-käyttäjäprofiili
  • Esihenkilölle: Esihenkilö-käyttäjäprofiili
  • Palkanlaskijalle: Palkanlaskija-käyttäjäprofiili
  • Pääkäyttäjille: Pääkäyttäjä-käyttäjäprofiili