Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Web
Maxtech Pro™
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työvuorot+™ | Toistuvat työvuorolistat (Hallinta), Työvuoromallit (erilliset) |
Käyttötarkoitus
Toistuvat työvuorolistat-toimintoa voi hyödyntää tilanteessa, jossa on tarve tehdä pitkälle ajalle samankaltaisia työvuorolistoja.
Käytön valmistelut
Työvuorolistoja voi suunnitella henkilöille, joilla on työvuorosuunnittelu käytössä. Käy laittamassa asetus päälle kaikille henkilöille, joille suunnitellaan vuoroja. Muokkaus tapahtuu Hallinta -> Henkilöstö-sivulla.
Suosittelemme hyödyntämään Työvuoromalleja toistuvien työvuorolistojen suunnittelussa. Niillä helpotetaan suunnittelua käytettäessä sellaisia vuoroja, joiden aloitus- ja lopetusajat ovat tyypillisesti samanlaisia.
Työvuoromallien lisääminen järjestelmään on ohjeistettu täällä.
Toistuvan työvuorolistan luominen
Pääset luomaan toistuvan työvuorolistan kohdasta Hallinta -> Toistuvat työvuorolistat. Syötä listalle nimi, toistettavan listan pituus, mistä alkaen tapahtumat luodaan ja mihin asti. Voit määrittää myös montako päivää etukäteen vuorot tulevat näkyviin kalenteriin.
Työvuorolista-välilehdellä pääset tekemään toistettavaa listaa. Kannattaa ensimmäisenä tutustua näkymän asetuksiin, vuoroista on saatavilla näkyviin lisätietoja, vapaita aikoja, sekä päiväkohtaisia summia. Työvuoromallien värejä kannaattaa myös hyödyntää visualisoinnin parantamiseksi.
Jos henkilöitä on jaettu yksiköihin tai henkilöstöryhmiin, voit valita ryhmän minkä perusteella haluat suodattaa henkilöstölistaa.
Voit raahata työvuoromallin mukaisia vuoroja kalenteriin. Vuoron voi myös lisätä sinisestä plus-ikonista.
Lisätyn vuoron tai useita vuoroja voit poistaa valitsemalla vuorot ja valitsemalla ”Toiminnot valituille tapahtumille”.
Kun toistuva lista on valmis, paina tallenna. Työvuorot ilmestyvät kalenteriin. Jos yksittäiseen vuoroon tulee poikkeus, esim. suunniteltu aika muuttuu hieman, muutos voidaan tehdä, eikä toistuvan työvuorolistan muokkaus kirjoita muutosta yli.
Listan jatkaminen uudella listalla
Jos listaa halutaan muokata helposti tietystä päivämäärästä alkaen (esim. henkilövaihdos), voit tehdä uuden listan tietystä päivästä alkaen ilman, että joudut aloittamaan listanteon tyhjästä. Mene muokkaamaan tekemääsi listaa, valitse ”Jatka listaa uudella listalla”. Valitse päivä, josta haluat jatkaa uudella listalla. Paina ”Jatka”.
Edellinen lista päätettiin ja aloitettiin uusi lista valitusta päivämäärästä alkaen.
Muokataan haluttu muutos uuteen listaan ja tallennetaan.
Listan vaihdos tulee voimaan halutusta päivästä alkaen.
Mikäli toistuvan työvuorolistan perusteella luotuja tapahtumia muutetaan millään tavalla (esimerkiksi aika > kalenterin kautta), ne irtoavat alkuperäisestä toistuvasta työvuorolistasta. Näin ollen toistuvalle työvuorolistalle tehdyt muutokset eivät enää vaikuta muokattuihin tapahtumiin.
Tällä varmistetaan, ettei toistuvan työvuorolistan perusteella virheellisesti ylikirjoiteta jo tehtyjä muutoksia tulevaisuuden tapahtumiin.
Avoimet henkilöt
Jos työvuorojen suunnittelua halutaan tehdä etupainotteisesti, mutta ei vielä tiedetä kuka henkilö vuorot tulee tekemään, voidaan suunnitella vuorolista avoimien henkilöiden avulla. Toistuvaan työvuorolistaan voidaan lisätä avoimia henkilöitä oikeiden henkilöiden lisäksi.
Työvuorolista-välilehdellä voit suunnitella vuorot avoimien ja oikeiden henkilöiden suhteen.
Kalenterissa näytetään avoimet vuorot tapahtumina ilman työntekijää.
Kun tiedät kuka vuorot tekee, vuorot voidaan siirtää oikealle henkilölle toistuvan työvuorolistan siirtotoiminnon kautta. Valitse tapahtumat, sitten ”Toiminnot valituille” ja ”Siirrä”.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työaika+™ | Lomakertymäraportti |
Lomakertymäraportti järjestelmän valikossa
Lomakertymäraportilta voi tarkastella lomakertymäkauden lomakertymiä. Raportin kautta kertyneet lomapäivät voi myös siirtää lomasaldolle. Lomasaldoa voi tarkastella ja hallita Saldoraportilta.
Lomakertymäraportin käytön valmistelut
Lomakertymäraportin käyttäminen edellyttää, että henkilöstön lomasäännöt on määritelty järjestelmään henkilön taakse työsopimuksille. Lomasäännöistä löytyy Lomakertymämallin valinta sekä asetus käytetäänkö automaattista vai kiinteää lomakertymää (2 / 2,5 / 3 päivää / kk). Mikäli automaattinen lomakertymä on käytössä, henkilön työsuhteen tietoihin on määritettävä myös Yhtenäisen työsuhteen alkamisen ajankohta.
Lomakertymäraportin asetukset
Kun henkilöstön lomasäännöt ja työsuhteen tiedot ovat ajan tasalla, voit siirtyä lomakertymäraportille. Lomakertymäraportti vaatii toimiakseen oikein vielä muutaman asetuksen, joihin pääsee raportin oikean yläkulman ns. hammasrataskuvakkeen takaa.
Aseta lomakertymäraportin asetuksiin kuukausi- ja tuntipalkkaisen henkilöstön lomapalkkaan laskettavat palkkalajit. Paina tämän jälkeen Tallenna.
Suodattimet
Asetusten eli palkkalajien asettamisen ja tallentamisen jälkeen voit aloittaa lomakertymäraportin käytön syöttämällä suodattimiin aikaväliksi halutun lomakertymäkauden (esimerkiksi 01.04.2021 – 31.03.2022). Mikäli haluat, voit suodattaa näkyviä lomakertymiä myös esimerkiksi henkilöstöryhmällä.
Raportin yhteenveto
Järjestelmä muodostaa raportin painaessasi sinistä Haku-painiketta. Raportin yläosassa on yhteenveto, josta näet valitun henkilöstön valitun aikavälin kertyneet lomat. Lomia kerryttävät sellaiset toteutuneet tapahtumat, jotka aikatapahtumatyypin asetuksen perusteella kerryttävät lomia. Näitä pääsee tarvittaessa muokkaamaan kohdasta Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit.
Yhteenvetonäkymästä lomapäivät voidaan siirtää lomasaldolle, jolloin ne tulevat näkyviin Saldoraportille. Valitse haluamasi henkilöt tai kaikki ja klikkaa alhaalta Siirrä kertyneet lomapäivät lomasaldoon -painiketta valitse sen jälkeen päivämäärä jolle saldot tallennetaan.
Lomapäiväkertymän siirtäminen lomasaldolle
Yhteenvedon yhteydessä on myös mahdollisuus siirtää napin painalluksella kertyneet lomapäivät lomasaldolle. Tämä tapahtuu painamalla Siirrä kertyneet lomapäivät lomasaldoon -nappia, jonka jälkeen järjestelmä kysyy mille päivälle lomasaldot kirjataan. Tähän kannattaa tyypillisesti valita 1.4. kuluvaa vuotta. Lomakertymät lisätään henkilöstölle nykyiseen lomasaldoon eli ne eivät korvaa aiempaa saldoa.
Huom! Ennen uusien lomasaldojen siirtämistä on hyvä käydä tarkastamassa Saldoraporteilta ja aiemman kauden lomasaldolta, että onko siellä vielä käyttämättömiä lomia, jotka pitää käsitellä.
Lomasaldo päivittyy välittömästi siirron jälkeen. Kun henkilölle kirjataan loma-tapahtumia järjestelmään, ne puolestaan vähentävät automaattisesti lomasaldoa.
Lomapäiväkertymien yksityiskohtainen tarkastelu
Lomapäiväkertymiä voi tarkastella yksityiskohtaisesti henkilöittäin yhteenvedon alapuolelta. Raportti näyttää kuukausikohtaisesti kertymän ja kertoo miltä kuukausilta henkilölle on kertynyt lomapäiviä ja millä perusteella ne on kertyneet.
Maxtech Pro™
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työvuorot™ | Työvuoromallit, Työvuoromallit (erilliset) |
Työvuoromallien hyödyntäminen Kalenterissa, Toistuvissa työvuorolistoissa ja Vuorokierroissa
Työvuoromalli Maxtech-järjestelmässä on pohja, jota käytetään työvuorojen tehokkaassa suunnittelussa ja hallinnassa. Työvuoromallit näkyvät kalenterin yläosassa, kun kalenteriasetuksissa on valittu ”Näytä työvuoromallit” -valinta. Mallit voidaan vetää ja pudottaa suoraan tiettyjen henkilöiden työvuoroiksi, mikä helpottaa työvuorojen luomista ja hallintaa. Työvuoromallit ovat käytettävissä myös Toistuvia työvuorolistoja ja Vuorokiertoja määriteltäessä.
Työvuoromallien määrittäminen
Työvuoromallit saadaan käyttöön lisäämällä työmääräin Hallinta > Työt-sivulle. Työmääräimen Aika-välilehdelle määritellään Työn alkamisaika(oletus) ja Työn päättymisaika(oletus) sekä Käytä työvuoromallina -asetus asentoon Kyllä. Työvuoromallit näkyvät valikossa Hallinta > Työvuoromallit, mikäli Työvuoromallit (erilliset) -moduuli on käytössä.
Työvuoromallille on mahdollista määrittää Lyhenne, joka näytetään Kalenterin minimaalisessa näkymässä sekä Vuorokiertojen suunnittelussa ja visualisoinnissa. Lisäksi voidaan määrittää haluttu väri, joka selkeyttää kalenterin visuaalista näkymää.
Näiden perusasetusten lisäksi voi esimerkiksi vuorotyön suunnittelussa olla tarpeen rajata työvuoron sallittua aloitus- ja lopetusaikaa. Tämä tapahtuu ”Rajoita aloitusaikaa” ja ”Rajoita lopetusaikaa” -kenttien avulla.
Vuorotyössä tyypillisesti myös vuorolisä merkitään kiinteästi työvuoromallille. Tällöin koko vuorolta maksetaan kyseinen lisä, esim. iltavuorolisä. Tämä ”Palkanlaskennan ohjaustiedot” -asetus löytyy Työn Palkka-välilehdeltä:
Kalenterin asetuksista tulee lisäksi aktivoida ”Näytä työvuoromallit”, jolloin ne tulevat näkyviin kalenterin yläosaan työvuoromallit-riville.
Maxtech Pro™
- Klikkaa haluamaasi tapahtumaa, jolloin pääset muokkaamaan tietoja muokkaus-ikkunaan
- Tee haluamasi muutokset ja paina lopuksi Tallenna
Voit muokata tapahtuman henkilöä ja ajankohtaa raahaamalla tapahtumaa kalenteri näkymässä
Tapahtuman siirtäminen
- Vie kursori tapahtuman päälle ja paina hiiren näppäin pohjaan
- Siirrä tapahtuma halutulle päivälle ja henkilölle ja vapauta hiiren näppäin
Tapahtuman kopiointi
- Mikäli haluat kopioida tapahtuman niin pidä näppäimistön CTRL-painike painettuna
- Vapauta hiiren näppäin, kun olet vienyt tapahtuman halutulle kohdalle
Maxtech Pro™
- Vie kursori halutun henkilön sekä päivän kohdalle ja klikkaa Plus-painiketta.
2. Valitse Lisää tapahtuma, jolloin pääset lisäämään tapahtuman tiedot. Sairauspoissaolo ja Loma -painikkeet lisäävät henkilölle oletusajan mittaisen tapahtuman
3. Lisää tapahtumalle haluamasi tiedot ja klikkaa Tallenna-painiketta, jolloin tapahtuma lisätään kalenteriin.
Myöhästymishälytykset
Tämä toiminto sisältyy Työvuorot™-tuotteen maksuttomiin lisämoduuleihin. Jos haluat ottaa myöhästymishälytykset käyttöön organisaatiossanne, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi.
Tapahtuman lisäyksen yhteydessä on mahdollista asettaa myöhästymishälytys. Kun hälytys on aktivoitu, järjestelmä lähettää ilmoituksen määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen, jos työntekijä ei ole aloittanut työvuoroaan suunnitellun ajan mukaisesti.
- Lisää tapahtuma
2. Siirry Hälytykset -välilehdelle
- Lisää tapahtumalle myöhästymishälytys painamalla -painiketta.
- Syötä tarvittavat tiedot ja tallenna hälytys.
3. Jos työntekijä ei aloita työvuoroa suunniteltuna aikana, lähettää järjestelmä tästä ilmoituksen asetettuun sähköpostiosoitteeseen tai tekstiviestin asetettuun matkapuhelinnumeroon.
4. Kun lisäät tapahtumia, voit valita käytettäväksi aiemmin luodun myöhästymishälytyksen. Vaihtoehtoisesti voit luoda uuden hälytyksen, joka tallentuu valikkoon ja on käytettävissä myös tulevissa tapahtumissa.
5. Voit muokata tai poistaa myöhästymishälytyksiä klikkaamalla -painiketta.
- Muokkaa tarvittavia tietoja ja tallenna muutos
- Poista myöhästymishälytys Poista -painikkeella
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työaika™ ja Työaika+™ | Työaikapankki (Työaika+™) Palkkarivien siirto työaikapankkiin (Työaika+™) Saldoraportit (Työaika™) |
Yleistä työaikapankista
Työaikapankki, josta käytetään myös nimitystä tuntipankki on tarkoitettu saldotuntien pidempiaikaista kerryttämistä varten. Työaikapankkiin voidaan kerätä saldoa useammista eri lähteistä ja useamman vuoden ajalta esimerkiksi pidempää vapaajaksoa varten. Toisin kuin työaikaliukuman käytöstä, työaikapankin tuntien käytöstä sovitaan yleensä erikseen ja työaikapankkivapaat anotaan vastaavasti kuin lomat.
Tuntien kerääminen työaikapankkiin
Työaikapankkiin voidaan siirtää tunteja työaikaliukumasta, työajan lyhennysvapaasta sekä työajan lyhennysvapaan säästösaldosta saldoraportin siirtotoiminnolla. Tuntipankkiin voidaan ohjata tunteja myös tapahtumalle asetettavalla ohjaustiedolla.
Työaikapankin saldon käyttäminen
Työaikapankin saldoa käytetään Työaikapankin tuntien käyttö -tapahtumatyypillä.
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista
moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön
Työaikapankkisaldot. Kun valinnat on tehty, painetaan Haku-nappia:
Ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Saldoja päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun”
ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Yksityiskohtaisen näkymän tarkastelu
Raportti näyttää päivät, milloin saldolle on tehty muutoksia. käsinohjaus-sarakkeessa näkyy merkintä, mikäli saldolle on tehty käsinohjaus. Siirrot-sarakkeessa näkyy maksuun tai muilta saldoilta työaikapankkiin siirretyt tunnit. Tapahtumilta tai palkkariveiltä siirretyt tunnit näkyvät Kertyneet-sarakkeessa. Vapaana pidetyt tunnit näkyvät Käytetty-sarakkeessa. Saldo päivän lopussa -sarakkeessa näyttää päiväkohtaisen vaikutuksen kokonaissaldoon.
Tuntien ohjaaminen työaikapankkiin tapahtumalta
Normaalin työajan ylittävät tunnit voidaan ohjata työaikapankkiin korotettuna tai korottamattomina lisäämällä tapahtumalle halutut ohjaustiedot. Tapahtumalta ohjautuvat tunnit näkyvät saldoraportin Kertyneet-sarakkeessa. Voit lisätä tapahtumalle ohjaustietoja esimerkiksi bruttopalkkaraportilla.
- Hae tapahtuma bruttopalkkaraportille ja klikkaa Ohjaustiedot-sarakkeessa olevaa kynä-painiketta
- Tunnit korotettuna työaikapankkiin: valitse ”Normaalityöajan ylittävät tunnit työaikapankkiin” -ohjaustieto ja tallenna
- Tunnit korottamattomina työaikapankkiin: valitse ”Normaalityöajan ylittävät tunnit työaikapankkiin” sekä ”Tunnit käsitellään yksinkertaisina, ei lisä/ylityökorvauksia” -ohjaustiedot ja tallenna
Palkkarivien siirtäminen työaikapankkiin
Mikäli käyttäjälle on aktivoitu Palkkarivien siirto työaikapankkiin -moduuli, voidaan työaikapankkiin edellä mainittujen lisäksi siirtää mitä tahansa palkkarivejä, joiden yksikkö on tunti (esimerkiksi lisä- ja ylitöitä). Voit siirtää palkkarivejä klikkaamalla nuoli-painiketta.
Merkitse dialogiin työaikapankkiin siirrettävä tuntimäärä sekä kerroin. Klikkaa lopuksi Siirrä-painiketta.
Saldon siirrot
Saldoa voidaan siirtää maksuun, jolloin siitä muodostuu bruttopalkkaraportille lukittu tapahtuma kyseiselle päivälle. Siirto tehdään viemällä hiiri Siirrot-soluun halutun päivän kohdalla > klikkaa siihen ilmestyvää nuoli-painiketta.
Mikäli siirrät saldoa maksuun niin valitse dialogissa määrä ja palkkalaji, joka muodostuu tapahtumalle. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta.
Tehty saldon siirto näkyy Bruttopalkkaraportilla lukittuna tapahtumana. Mikäli jostain syystä haluat poistaa siirron tai muuttaa sen määrää, niin avaa tapahtuman lukitus ja vie se roskakoriin ja tee saldoraportilla uusi siirto.
Saldon käsinohjaus
Saldoa voidaan ohjata manuaalisesti tekemällä käsinohjaus. Vie hiiri halutun päivän kohdalle Käsinohjaus-soluun ja klikkaa käsinohjaus-painiketta.
Lisää määrä Saldon muutos +/- -kenttään. Mikäli haluat vähentää saldoa laita luvun eteen miinus-merkki, muutoin pelkkä numero ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Muutos näkyy Käsinohjaus-sarakkeessa kyseisen päivän kohdalla. Voit tarvittaessa poistaa ohjauksen viemällä hiiren soluun ja klikkaamalla roskakori-painiketta.
Välisaldon tallennus
Välisaldon tallennus on hyvä tehdä esimerkiksi vuoden välein. Tämä helpottaa raportin tarkastelua kun lista ei ole turhan pitkä. Saldoraportin ensimmäiseksi tarkastelu päiväksi muodostuu välisaldon päivä. Myös koko historiaa voidaan tarkastella tarvittaessa. Jatkossa saldoa lasketaan välisaldosta alkaen (ei saldohistorian alusta).
Voit tallentaa välisaldon päänäkymässä tai yksityiskohtaisessa näkymässä klikkaamalla Välisaldon tallennus -painiketta.
Valitse päivämäärä mille välisaldo tallennetaan, kirjoita saldolle kuvaus (pakollinen) ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Saldoraportin yksityiskohtaiseen näkymään tallentuu uusi alkusaldo ja historiaa voidaan tarkastella klikkaamalla Näytä koko historia -painiketta. Mikäli viet hiiren i-kuvakkeen päälle näet välisaldolle kirjoitetun kuvauksen sekä käyttäjätunnuksen, millä tallennus on tehnyt.
Alkusaldon tallennuksen, käsinohjauksen tai siirtämisen voi tehdä myös saldoraportit sivun päänäkymässä klikkaamalla haluttua kuvaketta.
Alkusaldon tallennus usealle henkilölle
Mene saldoraportit sivulle, valitse Raportin tyyppi ja klikkaa Haku-painiketta. Klikkaa Alkusaldon tallennus -painiketta.
Valitse henkilö(t) kenelle haluat tallentaa saldon. Valitse päivämäärä ja lisää Saldo-kenttään määrä. Laskenta tehdään annetusta päivämäärästä ja saldosta eteenpäin.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työaika™ ja Työaika+™ | Lomasaldo (Työaika+™) Saldoraportit (Työaika™) |
Yleistä lomasaldoista
Loma-raportti toimii siten, että henkilöille tallennetaan alkusaldo. Kun Loma-tapahtumia kirjataan niin ne vähentävät saldoa. Alkusaldon voi tallentaa esimerkiksi lomanmääräytymisvuoden ensimmäiselle päivälle 1.4.
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön lomasaldot. Kun valinnat on tehty klikataan Haku-painiketta ja ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Alkusaldon tallennus
Voit tallentaa alkusaldon usealle henkilölle samalla kertaa.
- Valitse raportin tyypiksi Loma ja klikkaa Haku-painiketta.
- Valitse henkilö(t), kenelle tallennetaan
- Aseta päivämäärä, jolle tallennetaan
- määritä saldo ja klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta
Yksittäisen henkilön alkusaldon tallennuksen, käsinohjauksen tai siirtämisen voi tehdä myös saldoraportit sivun päänäkymässä klikkaamalla haluttua kuvaketta.
Yksityiskohtainen näkymä
Saldoja päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun”
ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Yksityiskohtaisessa näkymässä voidaan tarkastella saldoa ja sen kehitystä tiettynä aikana. Käsinohjauksista ja maksuun siirretyistä päivistä näkyy myös merkintä.
Saldon käsinohjaus ja siirrot
Saldoa voidaan ohjata manuaalisesti tekemällä käsinohjaus. Vie hiiri halutun päivän kohdalle Käsinohjaus-soluun ja klikkaa käsinohjaus-painiketta.
Lisää määrä Saldon muutos +/- -kenttään. Mikäli haluat vähentää saldoa laita luvun eteen miinus-merkki, muutoin pelkkä numero ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Siirto maksuun
Saldoa voidaan siirtää maksuun, jolloin siitä muodostuu bruttopalkkaraportille lukittu tapahtuma kyseiselle päivälle. Siirto tehdään viemällä hiiri Siirrot-soluun halutun päivän kohdalla > klikkaa nuoli-painiketta.
Kun siirrät saldoa maksuun niin valitse dialogissa määrä ja palkkalaji, joka muodostuu tapahtumalle. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta.
Saldon siirto näkyy saldoraportilla kyseisen päivän kohdalla Siirrot-sarakkeessa.
Saldon siirto näkyy Bruttopalkkaraportilla lukittuna tapahtumana. Mikäli jostain syystä haluat poistaa siirron, niin avaa tapahtuman lukitus ja vie se roskakoriin.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työaika™ ja Työaika+™ | Työaikaliukuma Saldoraportit |
Sisältö
Yleistä työaikaliukumasta
Työaikaliukuma antaa joustavuutta työaikoihin. Henkilölle määritellään normaali päivittäinen työaika, johon työaikakirjauksia verrataan. Työaikaliukuma laskee ylittäviä ja alittavia työaikoja ja kertoo reaaliaikaisen tai edellisen kirjauksen jälkeisen saldon. Kun työaikaliukumatunteja pidetään vapaana kirjataan kyseiselle ajalle Työaikaliukumatuntien käyttö -tapahtuma. Tapahtuma vähentää saldoa kirjatun ajan verran.
Käyttöönotto
Saldoraporttien käyttöönotto vaatii, että henkilöille, jotka ovat työaikaliukuman piirissä, määritetään normaalityöaika (työaikamallille tai henkilön työaika-välilehdelle jos työaikamallit eivät ole käytössä), liukuma-asetukset ja työaikaliukuman alkusaldo.
Jos henkilöllä on työaikaliukuma käytössä, alkusaldo ja alkusaldon päiväys voidaan asettaa työaikaliukuma-välilehdeltä.
Työaikaliukumalle voidaan asettaa myös enimmäismäärä (yläraja). Työntekijän liukumasaldo ei siis voi kasvaa yli ennalta määritellyn rajan.
Kun henkilön asetukset on laitettu kuntoon, henkilön saldo on tarkasteltavissa saldoraportilla.
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista
moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön
Työaikaliukumasaldot. Kun valinnat on tehty, painetaan Haku-nappia:
Ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Saldoja päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun”
ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Yksityiskohtaisen näkymän tarkastelu
Raportilla näkyy päivän kirjatut tunnit, joita verrataan normaalityöaikaan. +/- -sarakkeessa näkyy edellä mainittujen erotus. Normaalityöajan ylittävät tunnit näkyvät Kertynyt-sarakkeessa ja alittavat Käytetty-sarakkeessa. Saldo päivän lopussa -sarakkeessa näytetään päiväkohtainen vaikutus kokonaissaldoon.
Saldon siirrot
Saldoa voidaan siirtää työaikapankkiin mikäli se on organisaatiolle aktivoitu tai maksuun, jolloin siitä muodostuu bruttopalkkaraportille lukittu tapahtuma kyseiselle päivälle. Siirto tehdään viemällä hiiri Siirrot-soluun halutun päivän kohdalla > klikkaa nuolta mihin haluat saldoa siirrettävän.
Siirto maksuun
Mikäli siirrät saldoa maksuun niin valitse dialogissa määrä ja palkkalaji, joka muodostuu tapahtumalle. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta.
Tehty saldon siirto näkyy Bruttopalkkaraportilla lukittuna tapahtumana. Mikäli jostain syystä haluat poistaa siirron niin avaa tapahtuman lukitus ja vie se roskakoriin.
Siirto työaikapankkiin
Mikäli siirrät saldoa työaikapankkiin niin valitse dialogissa määrä ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Kun siirto on tehty niin kyseisen päivän Siirrot-sarakkeessa näkyy määrä paljonko tunteja on siirretty. Lisäksi, kun hiiren vie soluun niin siirron voi tarvittaessa poistaa klikkaamalla roskakori-painiketta.
Saldon käsinohjaus
Saldoa voidaan ohjata manuaalisesti tekemällä käsinohjaus. Vie hiiri halutun päivän kohdalle Käsinohjaus-soluun ja klikkaa käsinohjaus-painiketta.
Lisää määrä Saldon muutos +/- -kenttään. Mikäli haluat vähentää saldoa laita luvun eteen miinus-merkki, muutoin pelkkä numero ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Muutos näkyy Käsinohjaus-sarakkeessa kyseisen päivän kohdalla. Voit tarvittaessa poistaa ohjauksen viemällä hiiren soluun ja klikkaamalla roskakori-painiketta.
Välisaldon tallennus
Välisaldon tallennus on hyvä tehdä esimerkiksi vuoden välein. Tämä helpottaa raportin tarkastelua kun lista ei ole turhan pitkä. Saldoraportin ensimmäiseksi tarkastelu päiväksi muodostuu välisaldon päivä. Myös koko historiaa voidaan tarkastella tarvittaessa. Jatkossa saldoa lasketaan välisaldosta alkaen (ei saldohistorian alusta).
Voit tallentaa välisaldon yksityiskohtaisesta näkymästä näin:
Vie hiiri Saldo päivän lopussa -sarakkeeseen halutun päivän kohdalle ja klikkaa Tallenna välisaldona -painiketta.
Kirjoita saldolle kuvaus (pakollinen) ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Saldoraportin yksityiskohtaiseen näkymään tallentuu uusi alkusaldo ja historiaa voidaan tarkastella klikkaamalla Näytä koko historia -painiketta. Mikäli viet hiiren i-kuvakkeen päälle näet välisaldolle kirjoitetun kuvauksen sekä käyttäjätunnuksen, millä tallennus on tehnyt.
Alkusaldon tallennuksen, käsinohjauksen tai siirtämisen voi tehdä myös saldoraportit sivun päänäkymässä klikkaamalla haluttua kuvaketta.
Alkusaldon tallennus usealle henkilölle saldoraportin kautta
Mene saldoraportit sivulle, valitse Raportin tyyppi ja klikkaa Haku-painiketta. Klikkaa Alkusaldon tallennus -painiketta.
Valitse henkilö(t) kenelle haluat tallentaa saldon. Valitse päivämäärä ja lisää Saldo-kenttään määrä. Laskenta tehdään annetusta päivämäärästä ja saldosta eteenpäin.
Leikkaantuneiden liukumatuntien saldo
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Maxtech Pro Työaika™ Maxtech Pro Työaika+™ | Työaikaliukuma, Saldoraportti, Työaikaliukumaraportin enimmäismäärän ylittävä saldo |
Järjestelmässä voidaan asettaa työaikaliukumalle enimmäismäärä. Kun enimmäismäärä ylitetään, saldo leikkautuu automaattisesti enimmäismäärään. Leikatuista tunneista voi olla kuitenkin tarve raportoida. Saldoraportin yksityiskohtaiselle näkymälle saadaan sarake, jossa näkyy työaikaliukumasaldon enimmäismäärän ylittävät tunnit, jos työaikaliukuman yläraja saavutetaan ja kirjaus joudutaan rajoittamaan. Tämä vaatii toimiakseen ”Työaikaliukumaraportin enimmäismäärän ylittävä saldo” -moduulin.
Halutessanne ottaa kyseisen moduulin käyttöönne, pyydämme teitä ottamaan yhteyttä käyttötukeemme.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
- Kytke paikanninlaitteen virtakaapeli tupakansytyttimeen, USB-porttiin, OBD-liittimeen tai asenna paikanninlaite suoravirtaan.
Huom, mikäli paikanninlaite on kytketty tupakansytytin- tai USB-kaapelilla, laitteella kestää hetki paikkatiedon saamiseksi
auton käynnistyttyä. - Virran saatuaan paikanninlaite kytkeytyy GPS-verkkoon. Koska laitteessa on sisäiset GPS- ja GSM-antennit, paikannin tulee asentaa auton kojelaudalle paikkaan, jossa sen yläpuolella ei ole metallia.
- Haluttu ajoluokka valitaan keinukytkimellä.
- Tila-LEDin vilkkuessa laite kommunikoi järjestelmän kanssa.
- Asennuksen jälkeen varmistu siitä, että ajot tallentuvat järjestelmään.
Web-järjestelmä
Organisaatiosi on perustettu pro.maxtech.fi-järjestelmään niillä tiedoilla, jotka olet tilausvaiheessa antanut. Pääset kirjautumaan pro.maxtech.fi sivustolle käyttäjätunnuksellasi, joka on toimitettu ilmoittamaasi sähköpostisosoitteen.
