Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
moduulit
Kaikki
Kohteet (Hallinta) Kohteiden alueet Kohteet
Yleistä
Kohde-seurantatasoa käytetään yleensä, kun halutaan seurata kohteelle tehtyä työaikaa ja esimerkiksi laskuttaa sen mukaan. Järjestelmän valitun termistön mukaan kohdetta voidaan kutsua myös Työmaaksi, näin esimerkiksi Rakennusalan kulunvalvonta™ tuotteessa. Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ ja Työkartta™ tuotteissa kohteelle voidaan määrittää sopimuksia, jotka määrittelevät milloin kohteessa tehdään töitä.
Kohteet voivat olla esimerkiksi siivous-, työmaa- tai kunnossapitokohteita missä työtä tehdään
Kohteiden ”ominaisuudet” vaihtelevat riippuen, minkä tuotteen yhteydessä niitä käytetään
Valikossa Hallinta > Kohteet hallitaan kohteita, joille kunnossapitotyöt saadaan korvamerkittyä ajoluokan ja kohteen mukaan. Kohteet voivat olla esimerkiksi kiinteistöjen piha-alueita tai tieosuuksia, joilla töitä tehdään.
Yleiset-välilehti
Anna kohteelle nimi, asiakas sekä osoite tiedot. Valitse myös näytetäänkö kohde kartalla (pakollinen).
Paikannus-välilehti
Kohteelle voidaan määrittää paikannukseen liittyviä asetuksia. Valitse Kohteen alue-kenttään:
Seurantakohde = ajon alkaessa tai päättyessä seurantakohteen alueelle, ajo merkitään kyseiselle kohteelle. Nousee Kohderaportille, mikäli ajo osuu kohteeseen
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
moduulit
Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™
Reittiraportit
Kohderaportti on olennainen osa hiekoitus- ja aurauspäiväkirjaa. Kohde raportti muodostetaan ajoreittien ja asetuksista valittujen asetusten mukaisesti. Raportille saadaan muodostettua kohteiden käyntikerrat ja kauanko kohteissa on käytetty aikaa. Kohderaportin tarkasteleminen edellyttää, että organisaatioon on määritelty kohteet ja niille on piirretty alue.
Kohderaportti löytyy valikosta Ajoneuvopaikannus > Kohderaportti
Asetuksien määrittäminen
Asetukset löytyvät klikkaamalla kohderaportti-sivun oikean yläkulman asetukset-nappia.
Tärkeimpiä asetuksia
Kenttä
merkitys
Aika (sekuntia), joka tulee olla kohteessa, että ajo merkitään kohteelle.
Käynti kohteessa näytetään raportilla, kun se on kestänyt tätä asetusta pidempään. Asetuksen avulla voidaan estää esimerkiksi kohteen alueen läpi ajamisen näkyminen kohdekäyntinä asettamalla riittävän pitkä aika.
Aikaraja (sekuntia), jonka ylittyessä ajoneuvo katsotaan pysyneen paikallaan. Vain kohteiden yhteenvetoraportissa.
Tämän asetuksen perusteella lasketaan Kohteiden yhteenvetoraportin pysähtyneenä-aika.
Aikaraja (sekuntia), jonka verran ajoneuvo saa käydä kohteen ulkopuolella
Asetuksella määritetään, milloin ajoneuvo merkitään poistuneeksi kohteesta.
Näytä myös kohteet, joissa ei ole käyntejä
Jos tätä ei ole valittu, kohteet joissa ei ole käyntejä valitulla ajalla, jäävät pois raportilta.
Piilota tukikohta kohderaportissa
Jos on valittu, tukikohdaksi merkittyjä kohteita ei näytetä raportilla.
Raportti
Raportille muodostuu tiedot valittujen asetusten mukaisesti. Voit tarvittaessa tarkastella reittiä klikkaamalla reitti-sarakkeessa olevaan suurennuslasi-nappia. Raportin voi viedä tiedostoksi (pdf, excel, xml, csv) klikkaamalla oikean yläkulman kuvakkeita.
Yhteenveto näyttää kohteen käyntikerrat valitulla aikavälillä sekä siellä vietetyn ajan sekä matkan.
Voit lukea lisää hiekoitus- ja aurauspäiväkirjasta kotisivuiltamme.
Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä palkka-aineistosiirtoja. Useimmiten vienti on tiedostopohjainen, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään palkanlaskentaohjelmaan. Järjestelmään on tehty myös valmiita, palveluiden välisiä integraatioita, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita.
Alla on kuvattuna palkanlaskentaintegraation käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.
Varmistetaan, että bruttopalkkaraportille muodostuu halutunlainen aineisto
Henkilöiden työaikamallit ja työsopimukset ovat kunnossa
Henkilön kohdalle on merkattu, että työntekijän palkkarivit viedään palkkojen siirtotiedostoon
Aikatapahtumatyyppien asetuksiin on määritetty mitä palkkalajia halutaan käyttää siirrossa.
Palkkaerittelyt-sarakkeeseen muodostuu halutut palkkalajit (esim. tuntipalkka, yö- ja iltalisät, vrk-, viikko- ja jaksoylityöt, henkilökohtaiset lisät, työkohtaiset lisät jne.)
Moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon ja palkkasiirron konfigurointi (Maxtech)
Mikäli vienti tukee sftp:tä, toimita tiedot Maxtechille saamasi ohjeen mukaisesti.
Täydennetään järjestelmään siirron vaatimat tiedot: nämä käyvät ilmi rajapintakuvauksesta. Yleisimmät toimet:
Henkilön identifioivan tiedon täsmäyttäminen järjestelmien välillä (esim. hetu tai henkilönumero)
Palkkalajin identifioivan tiedon täsmäyttäminen järjestelmien välillä. Nämä syötetään palkkalajien asetuksissa viennin välilehdelle. Ei-vietäville palkkalajeille syötetään palkkalajinumeroksi -1.
Seurantatasojen identifioivien tietojen täsmäyttäminen järjestelmien välillä (jos seurantatasoja käytössä). Tällaisia ovat esim. kustannuspaikan, asiakkaan, kohteen tai projektin numero.
Vientikohtaisten avainten syöttäminen integraatioasetuksiin (Palvelujen välinen tiedonsiirto-tyyppiset viennit)
Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta bruttopalkkaraportilla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja henkilöstöryhmällä.
Testiviennin tekeminen
Tarkista aineisto yksityiskohtaisessa näkymässä. Datamäärän ollessa iso, voit hyödyntää yhteenveto-näkymää.
Tarkista automaattisesti muodostuneet palkkarivit (aikaperusteiset, TES-tulkitut lisät, henkilökohtaiset lisät) ja syötä manuaalisesti syötettävät rivit (nämä vaihtelevat organisaatiosta riippuen)
Kun olet valmis kokeilemaan vientiä, valitse vietävät rivit ja paina Vie palkkatietoja-painiketta
Valitse viennin tyyppi ja vientiasetukset (jos esim. sftp-konfiguroitu)
Syötä vientikohtaiset asetukset (Luokkapohjaisissa vienneissä, nämä näkyvät vie palkkatietoja-ikkunassa)
Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi)
Paina Suorita vienti-painiketta
Virheiden käsittely
Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat henkilö- ja palkkalajinumerot ja puuttuvat vuoron palkkatiedot.
Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme
Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.
Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
Tiedostopohjaiset viennit ilman sftp-konfigurointia pitää siirtää kohdejärjestelmään manuaalisesti.
Viennin tekeminen palkkajaksoittain
Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
Valitse vietävät rivit ja paina Vie palkkatietoja-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.
Suunnittele sisäinen ohjeistus palkkasiirtoja varten
Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi palkanlaskenta onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:
Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
Työntekijät syöttävät tuntinsa reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna palkanlaskentaa varten? Tarvitaanko työntekijältä manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia palkanlaskentaan liittyvistä Tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
Kuka tekee palkkaviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen palkanmaksupäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
Käyttötukemme auttaa nopeasti palkkavienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.
Muut palkka-aineistosiirtoihin liittyvät ohjeet
Tehtyjen siirtojen tarkemmat tiedot näet siirtotiedostolokista.
Huom! Web-tuntikirjaustoimintoja uudistetaan lähiaikoina. Tämä tuntikirjausnäkymä korvataan kesäkuun 2025 loppuun mennessä uudistetulla näkymällä. Voit tutustua tiedotteeseen tukiportaalissa.
Web-järjestelmässä työaikaa kirjataan tuntikirjaustoiminnolla. Tuntikirjaus löytyy valikosta Aika > Tuntikirjaus. Tuntikirjausnäkymässä voidaan kirjata tapahtumia itselle tai käyttöoikeuksien salliessa myös muille henkilöille. Kirjattavat tiedot määritetään näkymän asetuksilla organisaatiokohtaisesti ja ne ovat samat kaikille näkymää käyttäville henkilöille.
Työajanseuranta mahdollistaa lakisääteisen työaikakirjanpidon tekemisen reaaliaikaisesti tai jälkikäteen paikasta riippumatta sekä kattavan raportoinnin kirjauksista. Kirjauksiin voidaan aikatietojen lisäksi liittää tarpeen mukaan erilaisia tunnisteita ja lisätietoja (kuten asiakas ja kohde) esimerkiksi raportointia varten. Järjestelmän asetuksilla voidaan määrittää, mitä tietoja missäkin kirjaustilanteessa sallitaan ja/tai pakotetaan syöttämään.
Tapahtumia voi tarkastella ja tarvittaessa muokata käyttöoikeuksien sallimissa rajoissa kalenterinäkymässä sekä listamuodossa. Kirjatut tapahtumat voidaan tarkastaa ja hyväksyä tai tarvittaessa hylätä korjattaviksi.
Työajanseuranta-tuoteperheeseen kuuluvat Maxtech Työaika™ ja Maxtech Työaika+™ -tuotteet. Lue lisää Työajanseuranta-tuoteperheestämme kotivuiltamme.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tilauksen jälkeen yrityksesi on perustettu web-järjestelmään ja olet saanut käyttäjätunnukset sähköpostiisi. Aloita järjestelmän käyttäminen lisäämällä alla mainitut asiat.
Lisää vähintään yksi kirjausmalli valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit
Web-tuntikirjaus:Lisää henkilöille käyttäjätunnukset ja lähetä ne sähköpostilla, jonka jälkeen henkilöstö voi kirjautua web-käyttöliittymään ja kirjata tunnit Tuntikirjauksella.
Maxtech-mobiilisovellus: Lisää henkilöille käyttäjätunnukset ja lähetä ne sähköpostilla, jonka jälkeen henkilöstö voi ladata Maxtech-mobiilisovelluksen puhelimensa sovelluskaupasta ja kirjautua sisään.
Maxtech Pro -leimauslaite: Lisää henkilöille käyttäjätunnukset (käyttäjätunnuksia ei ole välttämätöntä lähettää). Kiinnitä NFC-avaimenperätunnisteisiin henkilöt ja toimita tunnisteet henkilöille leimaamista varten.
Kirjattuja tunteja voi tarkastella web-järjestelmässä valikossa Raportit > Tuntiraportti.
Kirjausmalleja hallinnoidaan valikossa Hallita > Työaika ja palkat > Kirjausmallit. Kirjausmalleilla hallinnoidaan tuntikirjausten asetuksia. Kirjausmallit määrittävät, mitä tietoja kirjauksille saa ja mitä täytyy syöttää ja millä tavalla ja laitteilla ne voidaan syöttää. Kirjausmallien käyttöä voidaan rajata käyttäjäprofiileittain. Lisäksi Maxtech Pro -leimauslaitteiden asetuksissa voidaan asettaa erikseen laitekohtaisia rajoituksia laitteella käytettäville kirjausmalleille.
Kirjausmallin lisääminen
Mene valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit > klikkaa Lisää-painiketta. Kenttien merkitys selitetty alapuolella.
Kenttä
merkitys
Nimi
Tämä nimi näkyy Maxtech-mobiilisovelluksella sekä leimauslaitteella. Poissaoloille voi määrittää oman kirjausmallin esim ”Poissaolot”
Lisätiedot
Vapaa tekstikenttä johon voi kuvata kirjausmallin sisältöä. Kenttä näkyy vain web-järjestelmässä.
Käyttötavat
Valinnalla määritelllään onko kirjausmalli käytössä mobiilisovelluksessa vai kellokorttilaitteella tai molemmissa
Kirjaustavat
Valinnalla määritetään, voiko tunteja kirjata reaaliaikaisesti, jälkikäteen (tuntikirjaus) vai sekä-että. Kellokorttilaitteilla voi käyttää vain kirjausmalleja, joissa kirjaustavaksi on valittu reaaliaikakirjaus (yksinään tai yhdessä tuntikirjauksen kanssa), koska kellokorttilaitteilla ei ole tukea tuntikirjaukselle.
Käyttäjäprofiilit
Jos kirjausmallille asetetaan yksi tai useampi käyttäjäprofiili, se on käytettävissä vain niille käyttäjille, joilla on käytössä joku kyseisistä käyttäjäprofiileista.
Organisaation oletuskirjausmalli
Organisaation oletuskirjausmalli tallennetaan tapahtumille tilanteissa, joissa käyttäjä ei voi kirjauksen yhteydessä valita kirjausmallia. Vain yksi kirjausmalli voi olla asetettuna organisaation oletuskirjausmalliksi. Jos toinen kirjausmalli valitaan oletukseksi, valinta poistuu aiemmin valitulta.
Järjestysnumero
Tällä voidaan vaikuttaa kirjausmallien järjestykseen mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa.
2. Määritä kirjausasetukset
kenttä
merkitys
Valittavissa olevat tapahtumatyypit
Rajoittaa, minkä tyyppisiä tapahtumia kirjausmallilla voi kirjata. Tyypillinen käyttötapa on esimerkiksi eritellä työ- ja poissaolotyyppiset tapahtumat eri kirjausmalleille, koska niistä ei yleensä kirjata samoja tietoja (työlle kirjataan tyypillisesti paljon tarkempia tietoja, kuten laskentatunnisteita).
Jos kirjausmallille on valittu vain yksi tapahtumatyyppi, se tulee automaattisesti valituksi tuntikirjauksessa.
Näytettävät kentät ja laskentatunnisteet
Valinnalla valitaan, mitkä kentät ovat näkyvissä kirjausta tehdessä.
Kenttien asetukset
Valinta määrittää kenttien järjestyksen ja pakollisuuden. Kentät voi järjestää haluamaansa järjestykseen vetämällä ja pudottamalla. Järjestys vaikuttaa kirjaukseen siten, että ylempänä olevan kentän valinta suodattaa alempia kenttiä.
Kenttien asettaminen pakolliseksi estää tallentamasta kirjausta täyttämättä pakollisia tietoja.
Kirjaukseen voivat näiden asetusten lisäksi vaikuttaa myös esimerkiksi valitun työn asetukset. Jos kirjausmalli ja muut asetukset ovat ristiriidassa, tiukin vaatimus on voimassa. Esimerkiksi, jos työluokka-kenttä ei ole pakollinen kirjausmallin asetuksissa, mutta on pakollinen työn asetuksissa, tulee se kirjattaessa pakolliseksi kyseinen työn ollessa valittuna.
Salli tauon kirjaaminen
Jos on valittu kyllä, kirjaukselle voidaan syöttää tauko. Muuten tauot kirjataan erillisinä tapahtumina.
Näytä palkkakirjaus
Mahdollistaa palkkarivien lisäämisen kirjauksen yhteydessä. Palkkariveille voidaan kirjata niitä palkkalajeja, joille on palkkalajien asetuksissa valittu Käytössä mobiilikäyttöliittymässä = kyllä kyseisen palkkalajin asetusten mukaisesti.
Näytä laskutuskirjaus
Mahdollistaa laskutusrivien lisäämisen kirjauksen yhteydessä. Laskutusriveillä kirjaukselle voi lisätä yhden tai useamman tuotteen, jonka asetuksissa on valittu Käytössä mobiilikäyttöliittymässä = kyllä. Tuotteen hinta ja yksikkö haetaan kirjaukselle tuotteen tiedoista.
Salli päättyneiden tapahtumien muokkaus
Mikäli valitanta on Kyllä, kirjausmallilla tehtyjä kirjauksia voi muokata. Jos on valittu ei, kirjausmallilla tehtyjä kirjauksia ei voi muokata mobiilisovelluksen tapahtumalistalta. Muokkaus tulee tällöin tehdä tapahtuman suunnittelunäkymää käyttäen.
REAALIAIKAKIRJAUKSEN ASETUKSET
Aloitusajan muokkaus / Lopetusajan muokkaus
Mahdollistaa aloitus- ja/tai lopetusaikojen (ja päivämäärien ) muokkaamisen reaaliaikakirjauksen ollessa käynnissä.
Tätä voidaan käyttää esimerkiksi kellokortilla, jos henkilö (jolla ei ole mobiilisovellusta käytettävissä) aloittaa työnsä muualla ja tulee kesken päivän toimistolle leimaamaan. Tällöin hän voi korjata aloitusajan oikeaksi suoraan laitteella.
KELLOKORTTILAITTEEN ASETUKSET
Näytä työmääräimet aloitusnäkymässä
Näyttää henkilön leimatessa hänelle sellaiset työmääräimet, mihin hänet on määritelty työmääräimen Henkilöstö-välilehdellä. Tämä asetus vaikuttaa toistaiseksi vain kellokorttilaitteisiin.
Hae suunniteltua työmääräintä leimatessa seurantasot suoraan suunnitelmalta
Asetuksella voidaan määrittää, haetaanko seurantatasot suunnitellulta työvuorolta vai työmääräimeltä.
Tapahtumatyyppien asetukset
Suunta valittavissa Mahdollistaa kyseisen tapahtumatyypin kirjaamisen automaatti täytöllä. Omat Ulos- ja Sisään -painikkeet. Kompakti suunnan valinta Näyttää pelkästään tapahtumatyypin nimen, jota klikkaamalla näytetään Ulos- ja Sisään -painikkeet Näytä tapahtuman ollessa käynnissä Näyttää tapahtumatyypin Ulos- ja Sisään -painikkeet kun tapahtuma on käynnissä ja suoritetaan leimaus
Varoita, jos sijaintitieto ei ole saatavilla: Sijaintitietoa ei vaadita, mutta puuttuvasta sijaintitiedosta varoitetaan kirjauksen yhteydessä. Estä kirjaaminen, jos sijaintitieto ei ole saatavilla: Sijaintitieto vaaditaan aina Lisätietoa: Sijantivaatimusten asettaminen
Aluerajoitettu työaikakirjaus
Asetuksella voidaan estää kohteen ulkopuolella kirjaaminen kohteiden aluerajoitusasetusten mukaisesti.
Salli tapahtuman manuaalinen lopettaminen mobiilisovelluksessa käytettäessä NFC-tunnistetta, QR-koodia tai leimauslaitetta
Mikäli asetus on Ei-asennossa NFC-tunnisteelta, QR-koodista tai leimauslaiteelta aloitettu tapahtuma näytetään mobiilisovelluksessa, mutta sen manuaalinen lopettaminen on estetty ja lopetus tehdään tunnisteella leimaamalla.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Henkilöstö-näkymässä hallinnoidaan kaikkea henkilöihin liittyvää tietoa (mm. työsuhteen ja työajan asetuksia). Henkilön takana näkyvät tiedot kentät ja asetukset riippuvat hyvin suuresti sekä organisaatiolla käytössä olevista moduuleista, että kyseiselle henkilölle tehdyistä valinnoista.
Henkilöstön yleiset asetukset
Henkilöstön yleiset asetukset saa näkyville Henkilöstö-taulunäkymän oikean yläreunan hammasrataskuvakkeesta. Asetuksista voi valita henkilönumeron luontitavan sekä Valttikortilla lisättyjen henkilöiden työajanseuranta-asetuksen oletusvalinnan (kenelle työajanseuranta lisätään käyttöön).
Henkilöiden lisääminen tehdään valikossa Hallinta > Henkilöstö > Lisää.
Yleiset-välilehti
Nämä kentät on hyvä täyttää: suku- ja etunimi, henkilönumero ja sähköposti.
Asetukset-välilehti
Kenttä
Tarkoitus
Työajanseuranta käytössä
Vaikuttaa henkilön näkyvyyteen työaikakirjausnäkymissä. Valinta toimii käyttöoikeusperusteisen työajanseurannan laskutusperusteena.
Työvuorosuunnittelu käytössä
Ei vaikuta toistaiseksi järjestelmän toiminnallisuuteen. Tällä on tarkoitus merkitä henkilöt, joille tehdään työvuorosuunnittelua. Valinta toimii käyttöoikeusperusteisen työvuorosuunnittelun laskutusperusteena.
Työsuhteen tiedot käytössä
Näyttää tai piilottaa Työsuhde-välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos työsuhteen tietoja halutaan kirjata henkilölle.
Työsopimukset käytössä
Näyttää tai piilottaa Työsopimukset-välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos henkilöllä halutaan käyttää työsopimuksia.
Siirtymät käytössä
Näyttää tai piilottaa Siirtymät-välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos henkilölle halutaan lisätä automaattisia siirtymiä.
Työaikaliukuma käytössä
Näyttää tai piilottaa Työaikaliukuma-välilehden kentät. Oltava muussa kuin Ei käytössä -asennossa, jos henkilöllä halutaan käyttää työaikaliukumaa.
Koulutus ja osaaminen -rekisteri käytössä
Näyttää tai piilottaa Koulutus ja osaaminen -välilehden kentät. Oltava kyllä-asennossa, jos henkilön koulutustietoja halutaan seurata.
Päätä työaika automaattisesti keskiyöllä jos se on vielä käynnissä
Tämän asetuksen tarkoitus on ehkäistä vahingossa käyntiin jääviä kirjauksia. Jos tämä on kyllä-asennossa, käynnissä oleva työaikamerkintä päätetään vuorokauden vaihteessa. Jos tämä on ei-asennossa, työaikamerkintä jatkuu niin kauan, kunnes se päätetään käsin.
Käytä työaikamallia
Työaikamallin valinta.
Bruttopalkan ja työajan määräytyminen
Määrittää onko henkilön työajan- ja palkanlaskenta käytössä. Oltava määritettynä Työsopimukset, jos henkilölle halutaan asettaa bruttopalkan laskentaan ha työajan laskentaan liittyviä asetuksia.
Työ (oletus)
Tulee oletuksena tarjolle työaikakirjauksissa. Tätä kannattaa käyttää, jos henkilö kirjaa pääasiallisesti yhtä työtä.
Työsuhde-välilehti
Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdellä on valittu Työsuhteen tiedot käytössä = kyllä.
Työsopimukset-välilehti
Välilehdellä hallinnoidaan henkilön työsopimuksia. Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdeltä on valittu Bruttopalkan ja työajan määräytyminen – Työsopimukset. Katso tarkempi ohje työsopimusten hallinnasta Työsopimukset-sivulta.
Bruttopalkka-välilehti
Välilehti näkyy, jos Asetukset-välilehdellä on valittu kohtaan Bruttopalkan ja työajan määräytyminen – Työsopimukset. Tällä sivulla näytetään ainoastaan nykyinen tuntipalkka, mikäli tämä on oikein määritelty työsopimuksella.
KTA-välilehti
Välilehti näkyy vain, jos organisaatiolle on asetettu Keskituntiansiot -moduuli käyttöön. KTA-välilehdellä voit asettaa henkilölle keskituntiansion manuaalisesti.
Siirtymät-välilehti
Siirtymät-välilehti näkyy vain, jos henkilölle on Yleiset-välilehdellä valittu Siirtymät käytössä = kyllä.
Siirtymät-välilehdellä hallinnoidaan automaattisesti luotaviin siirtymiin liittyviä asetuksia. Jos siirtymät ovat käytössä, kahden tapahtuman väliin luodaan siirtymä automaattisesti, jos se tapahtumien väli on siirtymäasetusten mukainen. Automaattisia siirtymiä käytetään esimerkiksi siivousalalla, jossa kohteesta toiseen siirtymisiin käytettyä aikaa halutaan seurata. Siirtymien avulla tämä on mahdollista automaattisesti ilman tarvetta paikantimille tai manuaalisille kirjauksille.
kenttä
merkitys / Asetus
Siirtymän kohdistuminen
Määrittää, mikä työtehtävä siirtymätapahtumalle lisätään. Asetukset ovat: – Ei käytössä: siirtymälle ei aseteta työtehtävää – Kiinteä työtehtävä: siirtymälle asetetaan Kiinteä työtehtävä siirtymälle -asetuksen mukainen työtehtävä Huom! Kiinteä työtehtävä ei tallennu siirtymille, jos tapahtumaa kirjaavalla käyttäjällä ei ole siihen oikeuksia.
– Seuraava tapahtuma: siirtymälle asetetaan alkavan tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka) – Edellinen tapahtuma: siirtymälle asetetaan edellisen tapahtuman tiedot (asiakas, työ, projekti, projektin vaihe, kohde, työluokka ja kustannuspaikka) – Jaetaan tapahtumien kesken: Siirtymä pilkotaan kahteen yhtä pitkään osaan, joista ensimmäiselle tulee edellisen tapahtuman tiedot ja jälkimmäiselle aloitetun tapahtuman tiedot (ks. edelliset kohdat)
Siirtymää, joka kestää yli (h) ei lisätä järjestelmään
Siirtymää ei luoda ollenkaan, jos tapahtumien väli on tätä arvoa suurempi. Tällä estetään siirtymien syntyminen esimerkiksi työpäivien välille.
Siirtymän enimmäiskesto (h), jonka ylittävää osaa ei lisätä järjestelmään
Luotavan siirtymän pituus voi olla korkeintaan tämän verran.
Käytä tavallista työn palkkaluokkaa myös siirtymien osalta
Mikäli valinta on Kyllä, niin palkkaluokaksi haetaan henkilön asetuksista löytyvä tai työlle asetettu palkaluokka. Mikäli valinta on Ei niin katso Siirtymien palkkaluokka kohta ala puolelta.
Siirtymän palkkaluokka
Siirtymille kiinteästi asetettava palkkaluokka. Näkyy vain, jos Käytä tavallista työn palkkaluokkaa myös siirtymien osalta = ei.
Automaattinen kilometrikorvaus
Siirtymille asetettava palkkalaji, joka lisätään siirtymille automaattisesti kohteiden välisen lyhimmän ajomatkan perusteella.
Työaikaliukuma-välilehti
Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdellä on valittu kohtaan Työaikaliukuma käytössä joku muu valinta kuin tyhjä tai Ei käytössä.
Koulutus ja osaaminen -välilehti
Välilehti näkyy vain, jos Asetukset-välilehdellä on valittu Koulutus ja osaaminen -rekisteri käytössä = kyllä.
Ajot ja matkalaskut -välilehti
Ajot ja matkalaskut -välilehdellä hallinnoidaan henkilön asetuksia ajotapahtumiin ja matkalaskuihin liittyen.
Pääasiallisia työskentelypaikkoja käytetään yhdessä kodin (ks. yllä) kanssa automaattisessa päivärahalaskennassa tarkastettaessa, onko matka tapahtunut riittävän kaukana kotoa päivärahan saamiseksi. Valittavissa ovat kohteet, joille on Paikannus-välilehdellä valittu Kohteen alue -kenttään Tukikohta.
Pääasiallinen lounaspaikka
Pääasiallista lounaspaikkaa käytetään yhdessä kodin (ks. yllä) kanssa automaattisessa ateriakorvauksen laskennassa tarkastettaessa, onko matka tapahtunut riittävän kaukana kotoa ateriakorvauksen saamiseksi. Valittavissa ovat kohteet, joille on Paikannus-välilehdellä valittu Kohteen alue -kenttään Tukikohta.
Ajoluokka (oletus)
Jos oletusajoluokka on valittu henkilölle, se asetetaan oletuksena kyseisen henkilön ajotapahtumille ajon alkaessa paikantimella tai tallennettaessa ajo Maxtech-mobiilisovelluksen ajopäiväkirjatoiminnolla. Jos tätä ei ole asetettu, tieto haetaan ajoneuvolta. Kenttä näytetään vain, jos käyttäjällä on moduuli Ajoluokat (hallinta).
Matkan tarkoitus (oletus)
Jos oletus matkan tarkoitus on valittu henkilölle, se asetetaan oletuksena kyseisen henkilön ajotapahtumille ajon alkaessa paikantimella tai tallennettaessa ajo Maxtech-mobiilisovelluksen ajopäiväkirjatoiminnolla. Jos tätä ei ole asetettu, tieto haetaan ajoneuvolta. Kenttä näytetään vain, jos käyttäjällä on moduuli Ajopäiväkirja (Tuote) tai Ajopäiväkirja (mobiili).
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Työsopimukset mahdollistavat työsuhteen asetusten joustavan hallinnan sekä työsopimusten kautta asetusten voimassaolo voidaan ajastaa ja mahdollistaa asetusten vaihtaminen historia säilyttäen siten, ettei vaihtoa tarvitse tehdä juuri oikealla hetkellä. Työsopimuksille voidaan tehdä kokonaan sopimuskohtaiset asetukset tai hyödyntää työaikamallia yhdessä työsopimuksen kanssa.
Pro-järjestelmän työsopimukset on tarkoitettu henkilön asetusten hallinnointiin eivätkä ne sisällä kaikkea varsinaista sopimustietoa. Täten ne eivät yleensä täytä kaikkia HR-tarpeita todellisten, henkilön kanssa solmittujen työsopimusten osalta. Varsinainen sopimusten hallinnointi on siis syytä hoitaa Pro-järjestelmän ulkopuolella.
Työsopimukset voidaan tuoda Pro-järjestelmään myös tiedon tuonnilla, joko alla olevan esimerkin mukaan Hallinta > Henkilöstö -sivulla tai Hallinta > Työaika ja palkat > Työsopimukset -sivulla. Tiedon tuonnilla voidaan tuoda uusia rivejä tai muokata olemassa olevia. Myös työsopimuksien palkanlisät voidaan tuoda järjestelmään tiedon tuonnilla. Lisää tiedon tuonnista löydät täältä.
Näin asetat henkilölle työsopimuksen käyttöön
Muokkaa henkilöä Hallinta > Henkilöstö sivulla.
Mene Asetukset-välilehdelle ja aseta Bruttopalkan ja työajan määräytyminen kohtaan valinta Työsopimukset.
3. Siirry Työsopimukset-välilehdelle ja klikkaa Lisää-painiketta.
4. Aseta sopimuksen alkupäivä ja valitse sopimuksella käytettävä työaikamalli. Työehtosopimus ja juhlapyhäkalenteri kannattaa määritellä työaikamallille. Valitse Maksuryhmä ja Bruttopalkan määräytyminen. Mikäli et käytä työaikamallia niin täytä edellä mainitut kentät ja siirry sen jälkeen Työaika-välilehdelle.
5. Mikäli et käytä työaikamallia niin täytä Työaika-välilehdelle työaikojen laskentasäännöstö. Kenttien merkitys on selitetty alapuolella.
Työajan lyhennyskorvauksen määräytyminen
Lomasäännöt-välilehdellä voidaan määritellä Työajan lyhennyskorvaus (%) asetus. Työajan lyhennyskorvauksen määrä lasketaan seuraavan kaavan mukaisesti:
Korvauksen määrä = Tapahtuman palkkarivien summa, jossa kukin rivi lasketaan kaavalla: määrä × a-hinta × kerroin
Kerroin on työntekijä- tai työsopimuskohtaisesti määritetty työajan lyhennyskorvauksen prosentti (%).
Työaika-välilehti
Kenttä
merkitys
Työsuhteen tyyppi
Kokoaikainen / Osa-aikainen Tämä asetus vaikuttaa arkipyhäkorvauksen määrään. Osa-aikaisilla arkipyhäkorvauksen määränä käytetään keskimääräistä päivittäistä kalenterityöaikaa.
Työaikajärjestelmä
Arkisin päivittäinen työaika Arkisin päivittäinen työaika = esim. toimistotyöaika tai muu säännöllinen työaika. Yleistyöaika (suunnitellut vuorot) Yleistyöaika (vuosityöaikakalenteri) Vuorotyö Jaksotyö
Päivittäinen normaalityöaika
Käytetään työaikaliukuman ja vrk-lisä- ja ylitöiden laskennassa.
Päivittäinen luvattu vähimmäistyöaika (h)
Viikottaisia työtunteja vähintään
Viikottaisia työtunteja enintään (vk-lisätyöraja)
Viikkolisätöitä muodostuu kun raja ylitetään
Työn alkamisaika (oletus)
Työn lopetusaika (oletus)
Uusi työvuorokausi alkaa
Asetus vaikuttaa siihen, miten ylityölaskenta käsittelee vuorokausia. Jos työvuorokauden alkua on siirretty, ylitöitä tarkastellaan kalenterivuorokauden sijaan suhteessa siirrettyyn aikaan.
Yhtenäinen kirjaus lasketaan aina kokonaisuudessaan alkamisvuorokaudelle
Jos on valittu ei, työvuorokauden vaihteen ylittävät tapahtumat katkotaan ylityölaskennassa työvuorokauden vaihteesta eli työvuorokauden vaihteen ylittävät tunnit kohdistuvat laskennassa seuraavalle päivälle. Jos on valittu kyllä, työvuorokauden vaihteen ylittävät tapahtumat huomioidaan aloitusvuorokauden tunteina riippumatta siitä, miten ne sijoittuvat ajallisesti.
Laske vrk-lisätyöt
Laskee lisätyötä päivittäisen normaalityöajan ja vrk-ylityö 50% välille.
Laske vrk-ylityöt
”Kyllä (rajat vuosityöaikakalenterista)” käyttää ensisijaisesti vuosityöaikakalenteria ja toissijaisesti kiinteitä rajoja. Huom! Työaikaliukuman ollessa käytössä ylityötunnit menevät oletuksena liukumaan eikä ylitöitä kerry. Jos ylityöt halutaan maksuun, on tapahtuman tiedoista valittava ohjaustieto: ”Ylityöt maksuun (ei työaikaliukumaan)”.
+50% kun vuorokauden työaika yli
50% vrk-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
+100% kun vuorokauden työaika yli
100% vrk-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
Laske vk-lisätyöt
Laskee lisätyötä viikottaisen normaalityöajan ja viikko-ylityö 50% välille.
Laske viikko-/jakso-/yleistyöajan viikkoylityöt
Lasketaanko henkilölle viikkoylitöitä Huom! Työaikaliukuman ollessa käytössä ylityötunnit menevät oletuksena liukumaan eikä ylitöitä kerry. Jos ylityöt halutaan maksuun, on tapahtuman tiedoista valittava ohjaustieto: ”Ylityöt maksuun (ei työaikaliukumaan)”.
+50% kun viikon työaika yli
50% viikko-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
+100% kun viikon työaika yli
100% viikko-ylityötä muodostuu kun raja ylitetään
Työtuntien pyöristäminen
Voidaan valita pyöristetäänkö työtunnit ylöspäin 5, 15, 30, 60 minuuttiin. Tai 5, 15 tai 30 minuuttia ylös tai alaspäin riippuen kumpi on lähempänä tai Ei pyöristystä ollenkaan.
Pyöristä myös palkanlisät
Palkanlisät pyöristyvät vastaavasti kuin työtunneille määritelty asetus.
Juhlapyhäkalenterin arkipyhät laskevat viikkoyli- ja lisätyörajoja
Huom! Jos tätä asetusta käytetään, niin huolehdi, että aikatapahtumien asetusten takana oleva ”Alentaa viikko- ja jaksoylityön tuntirajoja” ei ole käytössä.
Mikäli arkipyhänä on tehty työtä vähemmän kuin normaalin työpäivän verran niin vajaille tunneille lisätään arkipyhäkorvaus.
Lisää arkipyhämerkintä automaattisesti
Arkipyhämerkinnät lisätään automaattisesti pyhäpäivää seuraavana yönä järjestelmän toimesta. Arkipyhämerkintää ei lisätä, jos henkilöllä on päivälle työajaksi laskettava tapahtuma, palkaton sairauspoissaolo tai arkipyhän yli jatkuva loma.
Poissaolojen työ
Tähän valittu työ listään automaattisesti poissaolo-tapahtumille.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Työajanseurantaan kuuluvat myös arkipyhät. Arkipyhämerkinnät lisätään automaattisesti pyhäpäivää seuraavana yönä järjestelmän toimesta. Arkipyhä-merkinnän kesto määrittyy henkilön / työsopimuksen / työaikamallin päivittäisen normaalin työajan mukaan. Arkipyhämerkintää ei lisätä, jos henkilöllä on päivälle työajaksi laskettava tapahtuma, palkaton sairauspoissaolo tai arkipyhän yli jatkuva loma.
Päivittäinen normaalityöaika ja automaattinen arkipyhämerkintä -asetukset löytyvät seuraavista paikoista.
Mikäli arkipyhänä on tehty työtä vähemmän kuin normaalin työpäivän verran niin vajaille tunneille lisätään arkipyhäkorvaus.
Milloin järjestelmä lisää arkipyhämerkinnän automaattisesti?
Henkilöiden ja asetusten tarkistus
Mukaan otetaan henkilöt, joilla on työajanseuranta käytössä.
Tarkistetaan, onko arkipyhien automaattinen lisääminen käytössä henkilön, työsopimuksen tai työaikamallin asetuksissa.
Työehtosopimuksen tarkistus
Etsitään työehtosopimus arkipyhän päivälle.
Merkinnän edellytykset
Arkipyhää ei lisätä, jos:
Henkilöllä ei ole normaalityöaikaa
Arkipyhän kesto on 0 tuntia
Työehtosopimus estää merkinnän esim. karenssin vuoksi
Henkilöllä on lomaa tai sairauspoissaoloa arkipyhän kohdalla
Päivälle on jo työaika- tai arkipyhämerkintä
Arkipyhien manuaalinen lisääminen
Arkipyhä-tapahtumia on mahdollista lisätä myös manuaalisesti järjestelmään esimerkiksi Kalenterin kautta. Lisätietoja tapahtuman lisäämisestä löydätte artikkelista Kalenteri: Tapahtuman lisääminen.
