Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Main user

Käyttöopas: Palkanlaskenta

Maxtech Pro™

TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™-laajennuksella saat mahdollisuuden muodostaa TES-tulkittua palkka-aineistoa kirjatuille tapahtumille. Palkanlaskenta-aineiston voi viedä yleisimpiin palkanlaskentaohjelmiin valmiin integraation avulla.

Maxtech-järjestelmään voi muodostaa kirjauksia monipuolisilla kirjaustavoilla. Palkanlaskenta-toiminnallisuuden käyttöönottaminen vaatii, että organisaatiossa on käytössä Työaika™- tai Työaika+™-tuote. Kirjauksille voidaan jälkikäteen muodostaa halutunlainen palkka-aineisto. Tässä oppaassa syvennytään Maxtech-järjestelmän palkanlaskentaan liittyviin asetuksiin, valmistellaan organisaatio palkanlaskennan ominaisuuksien käyttöönottoon ja käydään esimerkein läpi miten eri maksuryhmien, aikatapahtumatyypin, töiden ja palkkalaskenta-aineiston tarkistuksen yhteydessä muodostuvat palkkarivit saadaan bruttopalkkaraportille.

Organisaation valmistelu palkanlaskennan ominaisuuksien käyttöönottoon

Palkanlaskennan käyttöönotto vaatii, että on tiedossa organisaation sisällä millaisia työntekijäryhmiä se sisältää. Työntekijäryhmällä tarkoitetaan organisaation sisällä palkanlaskennan näkökulmasta samankaltaisia ryhmiä, joilla on samat asetukset työehtosopimuksen, automaattisen lounastauon, päivittäisen normaalityöajan suhteen. Työntekijäryhmän sisällä on myös samanlaiset säännöt vuorokausi- ja viikko- ja jaksoylitöiden muodostumiseen sekä arkipyhien muodostumiseen. Työntekijäryhmät erotetaan toisistaan muodostamalla niille omat työaikamallit. Työaikamalleilla voidaan helposti kopioida samat palkanlaskentaan liittyvät asetukset uudelle työntekijälle.

Työaikaryhmän sisällä voi olla eri maksuryhmiin (tuntipalkka / kuukausipalkka) kuuluvia henkilöitä, maksuryhmittäin ei tarvitse tehdä omaa työaikamallia. Työaikaryhmän sisällä voi olla eri työaikaliukumasäännöillä olevia henkilöitä. Työaikaliukumasäännöt määritetään aina henkilön asetuksiin.

Työntekijäryhmien määrittely

Ensimmäinen tehtävä on kuvata organisaation rakennetta ja millaisia palkanlaskennan näkökulmasta samankaltaisia työntekijäryhmiä organisaatioon kuuluu ja kuvataan palkanmuodostumiseen liittyviä elementtejä ja erilaisuutta. Näistä lähdetään edelleen tarkentamaan työaikamallien muodostamisen näkökulmasta erilaisuutta.

Johto

  • Toimitusjohtaja, operatiivinen johtaja
  • Henkilöstöpäällikkö, talouspäällikkö ja asiakaspalvelupäällikkö

”Palkkaus perustuu kuukausipalkkaan, normaalityöaika on 37,5 h viikossa, palkka on tietyn TES:sin alainen ja saattaa sisältää erilaisia etuja ja korvauksia kuten autoetu, lounasetu tai muut työsuhde edut. Normaaliajan ylittävät tunnit hallitaan työaikaliukumien kautta. ”

Työntekijät

  • Tiimiesimies

”Palkkaus perustuu kiinteään kuukausipalkkaan, normaalityöaika on 37,5 h viikossa. Normaalituntien ylittäviltä tunneilta maksetaan TES:sin mukaisesti vuorokausi- ja viikkoylityökorvaukset, ilta- ja yölisät sekä erilaiset epämukavan työajan korvaukset kuten sunnuntai- lauantai ja aattokorvaukset. Työssä saattaa olla osaamiseen ja tiettyjen työtehtävien perusteella maksettavia lisiä, kuten kielilisä, kouluttajalisä, opiskelijan ohjauslisä”

  • Päätoiminen työntekijä

”Palkkaus perustuu kiinteään kuukausipalkkaan. Normaaliajan ylittävät tunnit hallitaan työaikaliukumien kautta. Ikälisä maksetaan 5 vuoden palveluksen jälkeen.”

  • Keikkatyöntekijä, Osa-aikainen työntekijä

”Palkkaus perustuu tuntipalkkaan, joka voi vaihdella työtehtävien ja ajankohdan mukaan. Työtehtävien perusteella voidaan maksaa erilaisia lisiä kuten olosuhdelisät, eritesiivouslisät ja erityisosaamislisät, työkalukorvaukset ja hätätyökorvaus. Tuntien määrä perustuu suunniteltujen työvuorojen määrään.”

Samaan tapaan ikuvataan kaikki organisaation työntekijäryhmät ja muodostetaan työaikamallit, henkilökohtaiset lisät, aikatapahtumatyyppien perusteella muodostuvat palkkarivit, sekä erilaiset työtehtävät, jos niistä muodostuu eri palkka.

Alta löydät syventäviä ohjeita eri tilanteisiin ja niiden konfiguroimiseksi järjestelmään.

Työaikamallit

Työntekijäryhmien määrittelyn jälkeen on olemassa selkeämpi kuva montako työaikamallia tarvitaan.

Erilliset työaikamallit vaaditaan tilanteessa, jossa normaalityöaika, automaattisen tauon muodostuminen, TES tai vuorokausi-, viikko- tai jaksoylitöiden muodostuminen poikkeaa ryhmien kesken. Eri maksuryhmien käyttö ei vaadi erillistä työaikamallia. Työaikaliukumasäännöt määritetään aina henkilön asetuksiin, ne eivät vaikuta työaikamallien luonnissa.

Työaikamallien lisäämiseen löydät tarkemmat ohjeet täältä.

Työsopimusten määrittäminen

Työsopimukselle pitää käydä asettamassa maksuryhmä ja haluttu työaikamalli.

Tarkemmat ohjeet työsopimuksien hallinnointiin löydät täältä.

Palkka-aineiston muodostaminen

Työntekijän kokonaispalkka koostuu peruspalkasta ja erilaisista lisistä, korvauksista ja eduista. Työntekijöillä voi olla useita erilaisia lisiä, jotka täydentävät peruspalkkaa. Lisät voivat perustua erilaisiin työaikoihin, tehtävien vaativuuteen, olosuhteisiin tai henkilökohtaisiin saavutuksiin.

Palkka-aineistoon liittyvä toiminnallisuus löytyy bruttopalkkaraportilta, josta se yleensä tarkistetaan, täydennetään ja hyväksytään. Bruttopalkkaraportin kautta tehdään myös vienti ulkoiseen palkanlaskentaohjelmaan, mikäli palkka-aineiston vienti on konfiguroitu.

Perustuntipalkkarivin muodostaminen henkilön työaikamerkinnöille

Yksinkertaisimmillaan palkkarivin saa muodostettua henkilön tekemille perustunneille varmistamalla, että järjestelmässä on asetettuna henkilön maksuryhmä. Maksuryhmä asetetaan henkilön työsopimukselle. Tuntipalkkarivi muodostetaan kaikille henkilön työaikamerkintä-kirjauksille. Tuntipalkan a-hinnan muodostumisesta voit lukea lisää täältä.

Henkilön lisä- ja ylityöt, arkipyhäkorvaukset lasketaan henkilön työsopimuksella olevan työaikamallin mukaisesti ja työehtosopimuksiin liittyvät lisät työaikamallille tai työsopimukselle liitetyn työehtosopimuksen mukaisesti.

Myös muille tapahtuman tyypeille muodostuu palkkarivi, voit lukea siitä lisää tämän oppaan kohdasta ”Aikatapahtumatyypeille muodostettavat palkkarivit”.

Vinkki! Järjestelmässä on tuki työaikaliukuman käytölle myös tuntipalkkaiselle.

Yleisesti emme suosittele palkkalajien a-hintojen hallinnoimista Maxtechin järjestelmässä, joten palkkarivit muodostuvat ilman a-hintaa. Tarkista siksi, että bruttopalkkaraportin asetuksissa on nollapalkkojen laskenta päällä:

Palkanlaskennan a-hintojen ollessa käytössä, tuntipalkan a-hinnan muodostumisessa voidaan hyödyntää palkkaluokkia. Palkkaluokka tulee paikalleen kirjaukselle henkilön työsopimukselta, työltä tai suunnitellulta työvuorolta, palkkaluokan voi myös manuaalisesti pakottaa bruttopalkkaraportilta. Silloin palkkarivin a-hinta muodostetaan palkkaluokan mukaan. Palkan a-hinnan muodostumisessa voit hyödyntää taulukkopalkkoja, palkkaluokkia ja lisiä, niillä saat tehtyä palkkaluokille korotuksia ja ajastuksia.

Kuukausipalkkarivin muodostaminen

Kuukausipalkkaisen palkka koostuu tyypillisesti kuukausipalkasta, sekä siihen lisäksi laskettavista, työehtosopimukseen perustuvista lisistä, sairauspoissaolojen ja muiden poissaolojen palkasta sekä henkilöstön palkanlisistä. Kuukausipalkan määrä hallitaan hyvin usein ulkoisessa palkanlaskentajärjestelmässä, jolloin kuukausipalkkariviä ei tarvitse muodostaa järjestelmään ollenkaan; riittää, että kuukausipalkkaiselle lasketaan työehtosopimukseen perustuvat lisät ja henkilöstön palkanlisät.

Henkilön työsopimukselle merkitään

  • Työsopimuksen alku- ja loppupäivä (voidaan jättää tyhjäksi, jos voimassa)
  • Työehtosopimus (mikäli poikkeaa työaikamallin työehtosopimuksesta)
  • Maksuryhmä: Kuukausipalkka
  • Bruttopalkan määräytyminen: Laske vain lisät.

Ylläolevilla asetuksilla saadaan aikaan tilanne, jossa kuukausipalkkaisen työaikamerkinnöille

  • Kirjauksille ei muodostu perustuntien palkkariviä
  • Automaattinen lounastauko ja ylityöt muodostuvat työaikamallin sääntöjen mukaan
  • lauantai-, sunnuntai-, aatto-, Ilta- ja yölisät muodostetaan automaattisesti valitun TES:sin perusteella

Kuukausipalkkaisella on usein käytössä työaikaliukuma, sen asetusten määrittämisestä henkilölle voit lukea lisää täältä.

Seuraavissa kappaleissa kerrotaan tarkemmin aikatapahtumatyyppien perusteella muodostettavista palkkariveistä, henkilöstön palkanlisien määrittämisestä ja työehtosopimuksiin perustuvien lisien toiminnasta.

Aikatapahtumatyypeille muodostettavat palkkarivit

Järjestelmässä on saatavilla yli 130 eri aikatapahtumatyyppiä. Aikatapahtumatyyppien asetuksissa pystyt määrittämään tarkemmin esimerkiksi käytettävän palkkalajin. Tarkempia ohjeita löydät täältä.

Aikatapahtumatyypin palkkalajin muuttaminen maksuryhmän mukaan: Näille pystytään muodostamaan tunti- ja kuukausipalkkaisille eri palkkalajeilla palkkarivit. Lisää tietoa maksuryhmäkohtaisista aikatapahtumatyyppien palkkalajeista löydät täältä.

Työehtosopimuksiin perustuvat lisät

Järjestelmässä on mahdollista tunnistaa automaattisesti joitain työehtosopimuksessa mainittuja epämukavaan työaikaan liittyviä ajankohtia ja luoda kirjauksille palkkarivejä automaattisesti:

  • Päivät, joilta maksetaan sunnuntaityökorvausta
  • Päivät, joilta maksetaan lauantaityökorvausta
  • Aatot, Pyhät
  • Iltatyö
  • Yötyö

Kaikkia työehtosopimuksia ja niiden sääntöjä ei ole mahdollista mallintaa järjestelmään. Paikallista sopimista ei myöskään lähtökohtaisesti tueta, mutta pyrimme auttamaan siltä osin, miten järjestelmä on konfiguroitavissa.

Olemme kuvanneet usein käytettyjä työsopimuksia tukiportaaliimme, sieltä voi tarkistaa miltä osin työehtosopimus on tuettu järjestelmässämme.

Henkilöstön palkanlisät

Henkilökohtaiset lisät ovat palkanlisiä, jotka maksetaan työntekijän henkilökohtaisten ominaisuuksien, taitojen, kokemuksen tai suoriutumisen perusteella. Tällaisia lisiä ovat esimerkiksi erilaiset henkilökohtainen palkanlisä, pätevyys-, koulutus- tai kokemuslisät.

Henkilökohtaisten palkanlisien avulla voidaan myös kompensoida työntekijälle kustannuksia tai haittoja, jotka aiheutuvat omien resurssien käytöstä, esimerkki tällaisesta korvauksesta on työkalukorvaus.

Lisä saadaan muodostumaan niin, että aina kun henkilö tekee työaikamerkintöjä, lisätään tuntimäärää vastaava lisärivi kirjauksen palkkaerittelyyn. Alla ohjeistus, miten saat määritettyä henkilöstön palkanlisät järjestelmään.

Palkkalajin lisääminen

Lisää uusi palkkalaji ja sille palkkalajien asetukset. Palkkalajien asetuksissa pitää merkitä palkkalaji työsuhdeperustaiseksi lisäksi.

Henkilöstön palkanlisän määrittäminen

Kun palkkalaji on lisätty, se tulee valittavaksi Henkilöstön palkanlisät-sivulle tai Työsopimuksen Palkanlisät-välilehdelle. Pääset lisäämään henkilöille henkilöstön palkanlisä-rivin.

Voit valita tietyn henkilön, jolle lisä maksetaan, lisän ominaisuudet

  • Palkkarivin nimikkeen ylikirjoitus
  • Tapahtuman keston käyttäminen määränä tai kiinteä määrä
  • Lisätäänkö ylityöajalle
  • Korotetaanko pyhänä
  • Voimassaoloaika
  • Lisätään kun päivän työaika ylittää
  • Maksetaan vain kun tehdään tiettyä työtä tai ollaan tietyssä kohteessa

Henkilökohtaisen lisän tarkastaminen bruttopalkkaraportilta

Kun määritys on tehty, valitse henkilön kirjaukset bruttopalkkaraportille ja suorita jälkilaskenta (tee haku uudelleen Suorita jälkilaskenta-rasti päällä).

Kokemuslisää muodostuu tuntipalkan verran.

Työtehtävän perusteella maksettavat palkanlisät

Työntekijän palkka voi vaihdella työtehtävien vaativuuden, olosuhteiden tai henkilökohtaisten saavutusten mukaan. Palkkatekijät voivat olla voimassa vain silloin, kun työntekijä tekee tiettyjä työtehtäviä. Järjestelmässä voi monipuolisesti määrittää työtehtävän perusteella muodostuvia palkkarivejä. Jos työlle ei ole määritetty poikkeavaa perustuntien palkkalajia tai lisäpalkkarivejä, työaikamerkinnöille muodostuu oletuksena tuntipalkkarivi (jos tuntipalkkainen).

Alla listattuna esimerkkejä, miten työtehtävän perusteella saa muutettua muodostettuja palkkarivejä.

Varmista ensin, että olet lisännyt tarvittavan palkkalajin ja sille palkkalajien asetukset.

Tuntipalkkarivin korvaaminen työn perustuntien palkkalajilla

”Tätä työtä tehdessä muodostuu tuntipalkan sijaan palkkalajia x”

Työlle voidaan määrittää erillinen palkkalaji, joka korvaa tuntipalkkaiselle työn palkkalajin. Palkkalajin korvaaminen tapahtuu työn muokkauksen kautta palkka-välilehdeltä valitaan aiemmin tehty palkkalaji perustuntien palkkalaji-kenttään.

Kun määritys on tehty työn taakse, palkkalaji ilmestyy palkkaerittelyt-sarakkeeseen niille tapahtumariveille, joilla on työnä työ, jolle perustuntien palkkalajin korvaus tehtiin.

Kuukausipalkkaisen kohdalla korvaaminen toimii vain tapauksessa, että kuukausipalkka lasketaan tuntipalkkana (työsopimuksen asetus). Silloin myös perustuntien palkkalaji muodostuu kuukausipalkkaiselle. Mikäli muille kuukausipalkkaisen tapahtumille ei haluta palkkariviä, voidaan lisäksi säätää kuukausipalkkaisen työaikamerkintä-aikatapahtumatyypille kuukausipalkkaisen perustuntien palkkalajiksi sellainen palkkalaji mikä ei siirry palkanlaskenta-aineistoon.

Bruttopalkkaraportilla voi muuttaa tapahtumarivien työtä myös jälkikäteen ja suorittaa jälkilaskennan, joka päivittää palkkaerittelyt-sarakkeen taustalla olevien asetusten mukaiseksi.

Varmista myös, että työ on merkitty sitä kirjaaville henkilöille (Hallinta -> Työt -> Henkilöstö-välilehdelle) ja työ on kirjausmallilla valittavissa.

Työn lisäpalkkarivit

”Tätä työtä tehdessä muodostuu tuntipalkan lisäksi palkkalajia x”

Työn lisäpalkkariveillä saadaan aikaiseksi, että tiettyä työtä tehdessä muodostuu tuntipalkan lisäksi erilaisia lisiä. Aina kun työtä tehdään, saadaan yksi tai useampi lisä muodostumaan. Määrä voi olla kiinteä tai perustua tapahtuman kestoon. Lisäksi voidaan määrittää tapahtuman vähimmäis ja enimmäiskestot palkkarivin lisäämiseksi.

Esimerkkejä työn lisäpalkkariveillä hoidettavista tilanteista ovat

  • Olosuhdelisistä eri työehtosopimuksissa: Ulkotyölisä, Korkeanpaikanlisä, Raskaan työn lisä, Likaisen ja erittäin likaisen työn lisät, Raskaan renkaan lisä, Hiekkapuhalluslisä, Sähköasennuksen olosuhdelisät, Myrkky- ja räjähdysainelisä
  • Pätevyyslisät: Jos maksetaan vain tiettyä työtä tehdessä. Jos henkilö saa lisää jokaiselle tekemälleen työtunnille, katso ylempää tästä oppaasta kohta ”Henkilöstön palkanlisät”.
    • Työkohtaisia pätevyyslisiä: Kielilisä, Kärki/nokka/etumieslisät, Opiskelijan ohjauslisä
  • Muita työtehtäviin liittyviä lisiä: Luottamustyön korvaus
  • Päivystyskorvaus: Katso myös oppaasta kohta Varallaolokorvaus.
  • Odotusajan korvaus: Odotusajan voi kirjata eri työlle jos siitä maksetaan eri tuntipalkka. Odotusajan korvauksen voi kirjata myös omalle aikatapahtumatyypilleen, jolloin voi soveltaa oppaan kohtaa ”Aikatapahtumatyypeille muodostettavat palkkarivit” .
  • Eritesiivouslisä: Yleensä kertakorvaus. Aiheesta tarkemmin tämän oppaan kohdassa ”Eritesiivous”.

Lisäpalkkarivien määrittäminen järjestelmään

  • Lisätään ensin tarvittavat palkkalajin ja sille palkkalajien asetukset.
  • Lisätään työ ja sille lisäpalkkarivit (Hallinta -> Työt). Varmista työn lisäämisen yhteydessä, että työ on merkitty henkilöille, jotka sitä kirjaavat (Hallinta -> Työt, lisää töiden henkilöstö-välilehdelle henkilöt)

Esimerkki: Lisätään Viemäriasennus-työ, jota kirjatessa maksetaan tuntipalkan lisäksi Erittäin likaisen työn lisää jokaiselle työtunnille. Lähdetään lisäämään työlle lisäpalkkarivejä työn palkka-välilehdelle.

Valitaan riville aiemmin tehty palkkalaji, lisän määrä muodostuu tapahtuman keston mukaisesti, joten asetetaan määrä nollaksi. Tapahtuman kestoon liittyen ei ole vaatimuksia palkkarivin muodostuksessa. Tallennetaan rivi.

Kun Viemäriasennustyölle tehdään tunteja, bruttopalkkaraportilla muodostuu tuntipalkan lisäksi haluttu lisä.

Työllä voi olla useita lisäpalkkarivejä, ne lisätään omana rivinään työn asetuksiin lisäpalkkariviksi.

Palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä syötettävät lisät

”Palkanlisät, jotka tarvitaan palkka-aineistoon, mutta työntekijä ei itse syötä näitä mobiilista.”

Organisaatiossa voi olla monia erilaisia lisiä, joita Maxtech-järjestelmän palkanlaskenta ei voi päätellä olemassaolevasta tiedosta. Silloin ne jäävät manuaalisesti syötettäväksi joko esimiehelle tai sille taholle, joka palkka-aineiston tarkistaa.

Esimerkkejä tällaisista palkanlisistä ovat tyypillisesti yrityksen sopimia etuja, esimerkiksi: Työvaate- ja pesulakorvaus, Matkapuhelinetu, Lounasseteli, erilaiset provisiot ja bonukset.

Tällaiset rivit syötetään manuaalisesti bruttopalkkaraportille palkka-aineiston tarkistuksen yhteyteen.

Palkkojen tarkistuksen yhteydessä, palkkajaksolle voidaan lisätä mille tahansa tapahtumalle (esim. kuukauden viimeiselle päivälle) palkkaan lisäksi tulevat edut ja muut manuaalisesti kirjattavat palkanlisät.

Palkkarivien lisääminen bruttopalkkaraportilla

Varmista ensin, että olet lisännyt tarvittavan palkkalajin ja sille palkkalajien asetukset. Palkkalaji pitää olla muokattavissa aikatapahtumien muokkauksen yhteydessä ja on estetty näkyvyys mobiilisovelluksessa tai muussa työntekijän kirjaustavassa.

Bruttopalkkaraportin Palkkaerittelyt-sarakkeessa on lisäyspainike, jonka kautta voi lisätä palkkarivejä manuaalisesti.

Palkkarivit voi syöttää pitkin palkkakautta tapahtumille tai kootusti. Pääasia on, että vietävällä palkkajaksolla on tarvittavat palkkarivit. Palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä, manuaalisesti syötetyt palkkarivit eroavat automaattisesti lisätyistä riveistä väriltään. Manuaalisesti lasketut rivit ovat mustia ja automaattisesti lasketut rivit (esim. tuntipalkkarivi) on violetti.

Lisää tietoa palkka-aineiston tarkistamisesta löydät bruttopalkkaraportti-sivulta.

Kilometrikorvaukset, päivärahat ja kulukorvaukset

Matkalaskuihin liittyvät lisät kuten ateriakorvaus, päivärahat ja kulukorvaukset voi myös syöttää samaan tapaan kuin muut palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä syötettävät lisät, mutta kannattaa tutustua Matkalaskut™-tuotteeseen. Palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä syötettäville lisille ei voi esimerkiksi tallentaa kuittia kuten matkalaskulle.

Matkalaskut-tuotteen avulla voi tallentaa matkat, reitit ja niihin liittyvät korvaukset manuaalisesti kuitteineen ja muodostaa matkalaskuille hyväksyntäprosessin organisaation sisälle.

Matkalaskut on siirrettävissä bruttopalkkaraportin tapaan suoraan käytössä olevaan palkanlaskentajärjestelmään.

Automaattinen ajopäiväkirja™-tuotteemme avulla voit kirjata ajot ja laskea kilometrikorvaukset sekä päivärahat automaattisesti. Ajopäiväkirjan ajoista pystyy luomaan matkalaskun ja syöttämään sinne tarvittavat liitteet ja kulukorvaukset.

Palkkaa vähentävät palkkalajit (a-hintojen ollessa käytössä)

Palkkarivi voi olla myös negatiivinen, eli kokonaispalkkaa vähentävä. Lisääminen onnistuu helposti bruttopalkkarportilta ja se lisätään samaan tapaan kuin muutkin palkanlaskennan tarkistamisen yhteydessä syötetyt palkkarivit.

Eritesiivous

Eritesiivous on esimerkiksi siivousalalla käytössä oleva, tyypillisesti kertakorvaus. Eritesiivouksen palkanlisän tallentamisen voi hoitaa usealla tavalla.

  • Työntekijä voi syöttää palkanlisän kentältä tuntikirjauksen yhteydessä mobiilisovelluksella
  • Eritesiivoukselle voi tehdä erikseen työn, jolle kirjataan tunnit ja lisätään kiinteämääräinen työn lisäpalkkarivi (määrä = 1)
  • Eritesiivous voidaan syöttää palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä

Varallaolokorvaus

Lue lisää varallaolokorvauksen automaattisesta laskennasta tukiportaalissa sivulta varallaolojen hallinta.

Tutustu myös seuraaviin artikkeleihin

Usein kysyttyä

Usein kysytyt kysymykset – Palkanlaskenta ja TES-tulkinta

More FAQ

Käyttöopas: Aikatapahtumatyyppien asetukset

Maxtech Pro™

Aikatapahtumatyypit-näkymässä hallinnoidaan järjestelmässä käytettävissä olevia tapahtumatyyppejä ja niiden käyttäytymistä esimerkiksi työaikojen, ylitöiden ja lisien laskennassa. Aikatapahtumatyypeittäin on myös mahdollista säätää miten ne käyttäytyvät työaikaliukuman, automaattisten taukojen ja palkanlaskennan suhteen.

Vain aktiiviseksi merkityt tapahtumatyypit ovat käytettävissä. Halutessasi poistaa tapahtumatyypin käytöstä, muokkaa käytöstä poistettavaa tapahtumatyyppiä ja muuta sen tilaksi ”ei-aktiivinen” tai ”roskakorissa”. Voit tuoda järjestelmän käyttöön selkeyttä laittamalla ei-aktiiviseksi sellaiset aikatapahtumatyypit, joita ei tarvitse kirjata.

Halutessasi ottaa tapahtumatyypin käyttöön, etsi haluamasi tapahtumatyyppi valitsemalla suodattimesta ”ei-aktiiviset”, ”roskakorissa” tai tyhjä valinta (tyhjä näyttää kaikki sekä käytössä olevat että käytöstä poistetut). Muokkaa käyttöön otettavaa tapahtumatyyppiä ja muuta sen tilaksi ”aktiivinen”.

Tapahtumatyyppikohtaiset oletusasetukset ovat yleensä toimivia eikä niitä tyypillisesti tarvitse muuttaa.

Jos et näe jotain asetusta, organisaatiossasi ei mahdollisesti ole asetuksen vaatima tuote tai moduuli käytössä.

Yleiset aikatapahtumatyyppien asetukset

Aikatapahtumatyypin nimi

Tapahtumatyypin nimi ei lähtökohtaisesti ole muutettavissa. Järjestelmästä löytyy yli 130 erilaista aikatapahtumatyyppiä. Voit tarkistaa kaikki saatavilla olevat aikatapahtumatyypit hakemalla listan uudelleen ilman tila-suodatusta.

aikatapahtumatyyppejä voi valita ja sille voidaan tehdä kirjauksia. Huomioi esimerkiksi aikatapahtumatyypin valinnan päivitys kirjausmalleille aktivoinnin jälkeen.

Jos sopivaa aikatapahtumatyyppiä ei löydy, tai haluat että aikatapahtumatyypin nimeä muutetaan, ota yhteyttä tukeemme tuki@maxtech.fi tai soittamalla p. 010 229 6200 (arkisin 8-16). Maxtech-järjestelmään pyritään lisäämään kaikki asiakkaillemme tarpeelliset ja monikäyttöiset aikatapahtumatyypit.

Lyhyt nimi ja väri

Aikatapahtumatyypin lyhytnimen ja värin avulla saadaan tiivistettyä ja selkeytettyä kalenterinäkymää ja raportteja organisaation omiin tarpeisiin. Kalenterinäkymässä voidaan esimerkiksi korvata ajat aikatapahtumatyypin lyhenteellä.

Tästä artikkelista löydät ohjeita aikatapahtumatyyppien ja työvuoromallien värien hyödyntämisestä työvuorosuunnittelussa ja työajanseurannassa.

Muut yleiset asetukset

ASETUSTARKOITUS
Valittavissa työn aikatapahtumatyypiksiVain aikatapahtumatyypit, joille on valittu kyllä, voidaan asettaa Työn aikatapahtumatyypiksi.
On kuittausKuittaus-tyyppisille tapahtumille tallennetaan vain yksi aikaleima (ei erillistä loppuaikaa).
On lepoaikaaTapahtumatyypit, joille on valittu kyllä, käsitellään lepoaikana työajan sijaan viikko- ja vuorokausilevon laskennassa. Näiden lisäksi lepoajaksi huomioidaan aika, jolle ei ole mitään kirjauksia.
Tapahtuman lisäys usealle päivälleAikatapahtumatyypeille kannattaa määrittää, miten tapahtuma pilkkoutuu tapahtumiksi tilanteessa, jossa mobiilisovelluksesta tai leimauslaitteelta tulee useamman päivän mittainen kirjaus. Lue lisää aiheesta: Tapahtuman lisäys usealle päivälle
TilaMäärittää, onko kyseinen aikatapahtumatyyppi käytettävissä. Vain aktiivinen-tilassa olevat aikatapahtumatyypit ovat käytettävissä.

Työaikaliukuma ja tauot

Työaikaliukumien ollessa käytössä, on syytä tarkistaa jokaisen käytössä olevan aikatapahtumatyypin kohdalta ”Käytä työaikaliukuman laskennassa”-asetus. Saldomuutos voidaan tarvittaessa ohittaa kokonaan päivänä, jona on tietyn tyyppinen aikatapahtuma. Tarkempi ohje työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomioinnista tässä artikkelissa. Tutustu myös muihin työaikaliukuman ohjeartikkeleihin täällä.

Järjestelmässä on mahdollista käyttää automaattista lounastaukoa . Aikatapahtumatyypin ”Käytetään automaattisen lounastauon laskennassa”-valinnalla saadaan aikatapahtumatyyppikohtaisesti määritettyä esimerkiksi tilanne, että tuleeko matka-tyyppiselle tapahtumalle lounastaukoa vai ei.

Järjestelmä lisää automaattisesti lounastauon niille tapahtumille, joilta se puuttuu, vain taaksepäin katsottavalta ajalta.

Asetuksella ”Automaattiset työajan tauot – montako päivää tarkistetaan taaksepäin” määritetään, miltä ajanjaksolta taukoja lisätään. Vaihtoehdot ovat 7, 14 tai 31 päivää.

🔧 Huom! Asetuksen muuttaminen vaatii tukipalvelumme toimenpiteitä. Mikäli haluatte muuttaa tarkistusväliä, ottakaa yhteyttä käyttötukeemme.

Poissaolot ja lomat

Poissaolojen hallinnassa aikatapahtumatyypit, joita voi anoa poissaoloksi, merkitään aikatapahtumatyypin ”On poissaolo”-asetuksella. Silloin poissaolo tulee valittavaksi poissaoloanomusten lähettämisen yhteyteen.

Voit tutustua tarkemmin poissaolojen hallintaan ja sen käyttöönottoon täällä.

”On poissaolo”- ja ”On loma”-asetukset ovat tarpeellisia myös järjestelmän tarjoamiin loma- ja poissaolotapahtumien siirtoihin.

Palkanlaskentaan liittyvät asetukset

ASETUSTARKOITUS
Laske työajaksi / sopimustunneiksiAikatapahtumatyypin laskenta työajaksi vaikuttaa mm. ylitöiden laskentaan, työajan lyhennysvapaiden ja lomien kertymiseen.
Laske ylityöt”Kyllä” silloin kun halutaan, että aikatapahtumatyypin kirjauksille lasketaan ylityöt.
Alentaa viikko- ja jaksoylityön tuntirajojaVoidaan määrittää aikatapahtumatyypille, alentaako se tasoittumisjaksolle asetettuja tuntirajoja.

Lue lisää jaksoylitöiden laskennasta ja tasoittumisjaksoista täältä.
Laske palkkatiedot *)”Kyllä” silloin kun halutaan, että kyseinen aikatapahtumatyyppi näytetään bruttopalkkaraportilla ja sille muodostetaan palkka-aineistoa.
Laske ylityökertymään”Kyllä” silloin kun halutaan, että kyseinen aikatapahtumatyyppi lasketaan ylityökertymään.
Palkan tyyppiTavallinen = Perustuntien palkkarivi muodostuu asetun oletuspalkkalajin tai maksuryhmäkohtaisen palkkalajin mukaan.

A-hinta muodostuu henkilön palkanmuodostumiseen liittyvien asetusten perusteella (näitä esim. työsopimus, palkkalajien asetukset ja hinnoittelu, palkkaluokat, taulukkopalkat, työehtosopimukset).

KTA (Jaksottainen) = Vaatii toimiakseen henkilölle määritellyn jaksottaisen keskituntiansiorivin ja palkanlaskennan a-hinnat.
KTA (Vuotuinen) = Vaatii toimiakseen henkilölle määritellyn vuotuisen keskituntiansiorivin ja palkanlaskennan a-hinnat.

Palkaton = Perustuntien palkkariviä ei muodosteta ollenkaan.
Palkaton (vähennä kk-palkasta) = Muodostetaan negatiivinen perustuntien palkkarivi asetetun oletuspalkkalajin tai maksuryhmäkohtaisen palkkalajin mukaan.
Laske vuorolisätVuorolisillä tarkoitetaan järjestelmässä työehtosopimuksen kellonaikoihin perustuvia lisiä kuten ilta- ja yölisät sekä vuorolisät. Asetuksella voidaan estää tietylle aikatapahtumatyypille vuorolisän muodostaminen.

Lue lisää vuorolisien estämisestä työn ja tapahtuman ohjaustietojen avulla.
Laske henkilökohtaiset lisätAsetuksella voidaan estää henkilöstön palkanlisän muodostuminen aikatapahtumalle.
Laske keskituntiansion tunteihinAutomaattisen keskituntiansion laskentaan liittyvä asetus, tämän ollessa valittuna aikatapahtumatyypin tunteja käytetään KTA:n laskennassa.
Huom! Keskituntiansiot vaativat palkanlaskennan a-hintojen käyttämisen!
OletuspalkkalajiAikatapahtumille on järjestelmässä oletuspalkkalajit olemassa. Nämä voidaan korvata halutessaan eri palkkalajilla. Tarkista, että yleiselle palkkalajille on asetukset organisaatiossa.

Lue lisää palkkalajeista ja palkkalajien lisäämisestä täältä.
Palkkalaji maksuryhmittäinSaadaan tietylle aikatapahtumatyypille muodostumaan erilainen palkkalaji riippuen työntekijän maksuryhmästä. Eri palkkalaji on asetettavissa tuntipalkkaiselle, kuukausipalkkaiselle ja kuukausipalkkaisille, joille lasketaan tuntipalkkarivi.
Päivätasoinen palkkalaji maksuryhmittäinVoidaan määritellä erikseen päivätasoinen palkkalaji tuntipalkkaiselle työntekijälle, sekä kuukausipalkkaiselle työntekijälle. Lue lisää ominaisuudesta täältä.

*) Laske palkkatiedot-asetuksen ja sen alle listatut asetukset vaativat Maxtech Pro TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™-tuotteen ja erinäisiä lisämoduuleita asetuksesta riippuen.

Aikatapahtumatyyppien saldoseuranta

Järjestelmässä melkein minkä tahansa aikatapahtumatyypin voi muuttaa helposti saldolliseksi!

Saldoseurannan voi aktivoida ”Aktivoi saldoseuranta”-asetuksella. Saldoseuranta voi aktivoidaan henkilölle joko päivä- tai tuntikohtaisena asettamalla henkilölle kyseisen saldon alkusaldo. Lue lisää toiminnon käyttöönotosta täältä.

Muita järjestelmästä saatavilla olevia saldoja ovat työaikaliukuman, työaikapankin ja työajan lyhennysvapaiden saldot sekä lomasaldo.

Muut asetukset

ASETUSTARKOITUS
Käytössä tapahtumavienneissä
Tapahtumatyypin numero, Tapahtumatyypin koodi		Käytetään tapahtumasiirtojen tunnisteena numeroa tai koodia. Käytettävä tunniste riippuu käytössä olevasta tapahtumaviennistä. Käytettävän tunnisteen voi tarkistaa rajapintakuvauksesta. Loma- ja poissaolosiirroissa aikatapahtumatyypeille on määriteltävä myös ”On poissaolo” ja ”On loma” tiedot.
Laske kokonaistyöaikaan Tapahtumatyypit, joille on valittu kyllä, huomioidaan Kokonaistyöaikaraportin laskennassa.
Asetus näkyy vain, jos Laske työajaksi / sopimustunneiksi = kyllä.
Laske laskutustiedotVoidaan määrittää, lasketaanko kyseiselle aikatapahtumatyypille laskutusrivit. Lisää tietoa laskutus-tuotteen käytöstä Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™-oppaassa.

Käyttöopas: Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™

Maxtech Pro™

Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™-laajennuksella saat eri toimintoihin mahdollisuuden muodostaa laskutusaineistoa kirjatuille tapahtumille. Laskutusaineiston voi viedä yleisimpiin laskutusohjelmiin integraation avulla.

Tässä oppaassa neuvotaan, miten saadaan olemassa oleville, asiakkaille kohdistetuille kirjauksille muodostettua laskutusaineisto.

Sisällysluettelo

Perustietojen hallinta

Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™-tuote vaatii asiakkaiden ja tuotteiden syöttämisen järjestelmään. Laskutusrivien muodostumista kirjatuille riveille ohjataan työn asetuksilla.

Asiakkaiden ja tuotteiden syöttäminen järjestelmään

Hallinta > Asiakkaat-sivulla voit lisätä järjestelmään asiakkaat, joille haluat muodostaa laskutusaineiston. Syötä vähintään asiakkaan nimi. Jos aineisto viedään integraatiolla laskutusjärjestelmään asiakasnumeron täytyy täsmätä kohdejärjestelmän asiakasnumeron kautta. Tarkista muut tarpeelliset tiedot integraatiokohtaisesta ohjeesta.

Laskutus > Tuotteet-sivulle syötetään tuotteet, joita järjestelmässä halutaan kirjata ja muodostaa niille laskutusrivejä. Syötä vähintään tuotteen nimike ja tuotenumero, joka täsmää kohdejärjestelmän tuotenumeroon. Tuotteelle voit syöttää myös muita tietoja, kuten toimittajan tuotenumeron, yksikön ja pyöristyssääntöjä. Tuotteen asetuksiin määritetään myös, näytetäänkö tuotetta kirjattavana mobiilisovelluksessa.

Vinkki! Hyödynnä tarvittaessa tiedon tuonti-toiminnallisuutta, jolla voit tuoda tuotteet, asiakkaat ja asiakaskohtaisen hinnoittelun kätevästi excel-muodossa laskutusjärjestelmästä.

Töiden ja kirjausten muodostaminen järjestelmään

Laskutusaineiston muodostamisen ytimessä ovat työt. Laskutusaineiston muodostamiseen liittyvät asetukset löytyvät töiden takaa. Töille voi tehdä kirjauksia mobiilisovelluksen tuntikirjauksella, työvuorolistan kautta tai web-tuntikirjauksella. Kirjausmalleilla määritetään eri kirjaustavoissa näkyvät kentät.

Aikaveloitteisen työn laskutus

Aikaveloitteisen työn laskutus tarkoittaa, että reaaliaikaisesti tai jälkikäteen kirjatulle tapahtumalle muodostetaan automaattisesti kuluneen ajan mukainen laskutusrivi. Tapahtumalle muodostettavien laskutusrivien asetuksia muokataan työltä.

Varmista, että työt on tallennettu järjestelmään, ne ovat valittavissa kirjausmallilla ja näkyvät henkilöille.

Tehdään esimerkiksi ”Tuntilaskutettava työ”, joka näkyy kaikkien työntekijöiden mobiilisovelluksessa kirjattavana. Kirjaukselle on valittava asiakas ja syötettävä tekstimuotoinen lisätieto kun kirjaus tehdään. Laskutus muodostetaan kirjattujen tuntien mukaan.

Hallinta > Työt: Lisää työ.

  • Syötä työn nimi ja tarvittaessa työnumero
  • Vaadi seuraavat tiedot tuntikirjauksessa: Nämä tiedot vaaditaan kun juuri tälle työlle tehdään kirjauksia. Jos halutaan, että vaaditut tiedot ovat samat mille tahansa kirjaukselle, muutoksen voi tehdä myös kirjausmallille.
  • Työn laskutukseen liittyvät asetukset
    • Tuote (aikaveloitteinen työ): Valitse tähän mikä tuote muodostuu laskutusriville. Tuotteita voi lisätä Laskutus -> Tuotteet-sivulla.
    • Työtuntien minimilaskutus per tapahtuma (tarvittaessa): Voit määrittää minimilaskutusmäärän.
    • Laskutusajan pyöristäminen: Voidaan määrittää, että aika pyöristyy automaattisesti.

Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit:

  • Lisää työ-kenttä kirjausmallille, jotta työn valinta näkyy valitussa kirjaustavassa.
  • Näytä laskutuskirjaus valinnalla saat laskutusrivien syöttämisen näkyviin käyttäjille.
  • Lisää ohjeita kirjausmallien muokkaamiseen löydä täältä.

Kertaveloitteisen työn laskutus

Työn asetuksilla mahdollistuu myös ajasta riippumaton kertaveloitus. Tätä käytetään tilanteessa, jossa halutaan tietoon käynnin kesto, mutta asiakasta laskutetaan käyntiperustaisesti.

Lopputulos laskutusraportilla:

Lisäpalkkarivien syöttäminen

Lisäpalkkariveillä voi mobiilisovelluksessa kirjata esimerkiksi kilometrikorvauksia tai tarvikkeita aikaveloitteisen laskutusrivin kylkeen.

Tällaisia tuotteita voidaan hallita Hallinta -> Tuotteet-sivulla. Tehdään esimerkiksi tuote, jolla voi kirjata mobiilisovelluksella kilometrikorvauksia. Syötetään tuotenumero (joka vastaa laskutusohjelman tuotenumeroa), nimike, yksikkö ja määritetään, että tuotteelle voi kirjata laskutusrivejä mobiilinäkymässä.

Vinkki! Jos laskutusohjelma tämän mahdollistaa, voit tehdä yleisen tuotteen, esimerkiksi nimellä ”Tarvike” ja laittaa nimikkeen muokattavaksi. Silloin mobiilisovelluksessa voi kirjata tarvikkeen nimen käsin.

Näkymä mobiilisovelluksessa

Kun asiakkaat, tuotteet, työt ja kirjausmallin asetukset ovat kunnossa, voidaan esimerkiksi mobiilisovelluksen tuntikirjaus-toiminnossa nyt kohdistaa tuntilaskutettavan työn kirjaus asiakkaalle ja kirjata lisäpalkkarivejä.

Laskutusaineiston tarkistaminen laskutusraportilta

Laskutusaineiston tarkistus tapahtuu Laskutus -> Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivulta.

Siniset rivit ovat automaattisesti työn muodostettuja rivejä työn aikaveloitteisen tai kertaveloitteisen työn perusteella muodostettuja, ja mustat rivit ovat manuaalisesti joko mobiilista tai raportilta syötettyjä rivejä.

Laskutusrivejä voi muokata ja lisätä vielä ennen laskutusviennin tekemistä.

Laskutusaineistosiirtojen tekemiseen löydät tarkempia ohjeita täältä.

Huom! Jos käyt muokkaamassa työn, tuotteen tai asiakkaan tietoja, hae raportti uudelleen ja suorita jälkilaskenta!

Maksuttomat lisäominaisuudet

Sopimustöiden laskuttaminen (Jaksottaiset laskutusrivit)

Järjestelmässä on mahdollista muodostaa automaattisesti jaksottaiset palkkarivit. Käyttäminen hoidetaan tyypillisesti näin:

  1. Luo ”Sopimuslaskutus”-niminen tuote järjestelmään (varmista, että tuotenumero vastaa laskutusohjelmassa olevaa!)
  2. Luo Sopimuslaskutus-niminen työ järjestelmään. Työn aikatapahtuman tyyppi on jaksottainen laskutustapahtuma. Työntekijöitä ei valita, eli työ ei ole esimerkiksi mobiilisovelluksesta syötettävissä.

3. Asiakkaille määritetään työn laskutus-välilehdelle Jaksottaiset laskutusrivit.

Jaksottaiselle laskutusriville valitaan asiakas, tuote ja muodostuva määrä, sekä kuukauden päivä, jolloin järjestelmä luo tapahtuman automaattisesti vuorokauden vaihtuessa.

Lopputulos laskutusraportilla, yksittäiselle asiakkaalle tehdään jaksottainen laskutustapahtuma-rivi halutulle päivälle:

Jos töitä on useita, joilla on jaksottaisia laskutusrivejä, niitä voi tarkastella kootusti sivulla Laskutus -> Töiden jaksottaiset laskutusrivit.

Työvuoroperustainen laskutus

Työvuorot™-tuotteen avulla laskutusaineisto saadaan muodostumaan suunniteltujen vuorojen keston tai kirjauksen toteutuneen keston mukaisesti.

Siirtymien laskutus

Reaaliaikaisissa tuntikirjaustavoissa on mahdollista muodostaa siirtymät automaattisesti. Siirtymistä on erityisesti hyötyä Työvuorot™-tuotteen kanssa, jolloin vuorojen välille saadaan muodostettua siirtymätapahtumat työvuorosuunnittelun optimointia varten ja laskutettua siirtymätapahtumat asiakkaalta.

Henkilön siirtymät voi kohdistaa kiinteästi tietylle työtehtävälle, joka taas mahdollistaa työn laskutusasetusten soveltamisen siirtymiin. Lyhyesti, on mahdollista muodostaa laskutusrivit automaattisesti siirtymän keston mukaisesti.

  • Voidaan estää yli x tuntia kestävien siirtymien muodostaminen järjestelmään
  • Voidaan rajoittaa siirtymän enimmäiskestoa

Laskutuksen a-hinnat ja asiakaskohtainen hinnoittelu

Suosittelemme, että laskutuksen a-hintoja hallitaan siihen erikoistuneessa järjestelmässä ja keskitymme itse ydinosaamiseemme, eli työajan ja laskutusrivien keräämiseen kentältä.

Järjestelmä kuitenkin mahdollistaa hyvin kevyen a-hintojen hallinnan, jolla saadaan aikaan esimerkiksi asiakas- ja tuotekohtaiset alennusjaksot ja hintojen korottamisen.

Tuotteiden asiakaskohtainen hinnoittelu on mahdollista tuoda järjestelmään Tiedon tuonti -toiminnallisuudella. Tuonnissa voidaan tuoda kaikki hinnoittelurivin tiedot kuten: ID, Asiakas, Tuote, À-hinta, Ensimmäinen voimassaolopäivä, Viimeinen voimassaolopäivä ja
Voimassaolo.

1. Klikkaa Tiedon tuonti -painiketta

2. Klikkaa Lataa mallitiedosto -painiketta sivun alaosasta

3. Muokkaa tiedostoa tietokoneellasi ja tallenna

4. Klikkaa Valitse tiedosto -painiketta ja valitse muokkaamasi tiedosto

5. Klikkaa Toteuta tuonti -painiketta

Kateraportti (aikatapahtumat)

Kateraportti vaatii toimiakseen Työaika™- ja TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™-tuotteet sekä laskutuksen ja palkanlaskennan a-hinnat.

Kateraportti (aikatapahtumat) mahdollistetaan katteiden laskenta, jossa vertaillaan järjestelmään kerättyjä laskutus- ja palkka-aineistoja ja voidaan siten arvioida asiakkuuden kannattavuutta.

Laskutuksen prosessi

Haluamme auttaa asiakkaitamme muodostamaan tuntien kirjaamiseen, tarkistamiseen ja hyväksymiseen toimivan prosessin!

  • Meiltä löydät markkinoiden monipuolisimmat tuntien kirjaustavat, joilla aineisto kerätään reaaliajassa kentältä
  • Tuntien tarkistamis- ja hyväksymiskäytännöillä varmistut aineiston oikeellisuudesta. Tuntien hyväksyntämahdollisuus myös mobiilisovelluksessa.
  • Selkeä asiakkaiden, tuotteiden ja töiden hallinta ja laskutusraportti.
  • Monipuoliset integraatiot laskutuksen ohjelmistoihin.
  • Tuntien lukitseminen laskutusaineiston muodostamisen yhteydessä.
  • Siirtotiedostolokista tarkastelet helposti vietyjä aineistoja jälkikäteen.

Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™ – Usein kysytyt kysymykset

Maxtech Pro leimauslaite: automaattinen täyttö

Maxtech Pro™

Yleistä

Automaattinen täyttö mahdollistaa helpon alku- ja loppupään tuntien lisäämisen sisään / ulos -painikkeilla. Sisään kirjauksella viitataan menneisyyteen kohdistuvaa kirjausta ja ulos vastaavasti tulevaisuuteen kohdistuvaa kirjausta. Leimauslaite osaa ehdottaa järkeviä aloitus- ja lopetusaikoja ja tekee automaattitäytön kirjaukselle. Tapahtuman kestoksi muodostuu henkilön työaika-asetusten mukainen normaali päivittäinen työaika tai henkilölle suunnitellun työvuoron mukaan.

Automaattisen täyttämisen aktivoiminen leimauslaitteelle

Tapahtumien kirjaaminen aktivoidaan leimauslaitteella käytettävälle kirjausmallille (Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit > Lisää/muokkaa > Kirjausasetukset > Tapahtumatyyppien asetukset).

Tapahtumatyyppien asetukset:

Asetusmerkitys
Suunta valittavissaMahdollistaa kyseisen tapahtumatyypin kirjaamisen automaatti täytöllä. Omat Ulos- ja Sisään -painikkeet.
Kompakti suunnan valintaNäyttää pelkästään tapahtumatyypin nimen, jota klikkaamalla näytetään Ulos- ja Sisään -painikkeet
Näytä tapahtuman ollessa käynnissäNäyttää tapahtumatyypin Ulos- ja Sisään -painikkeet kun tapahtuma on käynnissä ja suoritetaan leimaus

Suunta valittavissa

Kompakti suunnan valinta

Näytä tapahtuman ollessa käynnissä


Tapahtuman lisäys usealle päivälle

Tapahtuman lisäys usealle päivälle -asetuksilla voidaan asettaa useammalle päivälle tallennettava tapahtuma pilkkoontumaan automaattisesti päiväkohtaisiksi tapahtumiksi. Tämä mahdollistaa tapahtuman kirjaamisen usealle päivälle yhdellä kirjauksella.
Tapahtumien pilkonta tehdään siinä vaiheessa kun tehty kirjaus siirtyy leimauslaitteelta järjestelmään.

Pilkonta säännöt määritellään aikatapahtumatyypin asetuksiin (Hallinta > Asetukset > Aikatapahtumatyypit > muokkaa > Tapahtuman lisäys usealle päivälle > Pilko pitkät tapahtumat = Kyllä).

Tapahtumien massamuokkaus


Yleistä

Järjestelmän raporteilla on mahdollista tehdä tapahtumien massamuokkauksia sen sijaan, että muokkaisit jokaista riviä yksitellen.

Tapahtumien massamuokkaaminen raporteilla

Tapahtumien valinta

Voit valita tapahtumat jokaiselta välilehdeltä klikkaamalla Valitse Kaikki tai -painikkeesta vain näkyvän välilehden tapahtumat.

Toiminnot valituille -valikko

Valituille tapahtumille tehtävät toiminnot löytyvät sivun alareunasta. Valikossa näkyvät toiminnot riippuvat käyttäjäoikeuksista, joita käyttäjälle on annettu. Tapahtumia voi muokata, lukita, viedä roskakoriin, hyväksyä/hylätä sekä muuttaa palkkojen ja laskutuksen siirron tilaa.

Muokkaaminen

Valitse tapahtumat joita haluat muokata ja klikkaa alhaalta Toiminnot valituille -painiketta. Muokkaa toiminnosta löydät paljon eri asetuksia, joita voit muokata valitsemillesi tapahtumille. Laita valintaruksi asetuksen kohdalle tai valitse pudotusvalikosta haluamasi asetus ja klikkaa Lähetä-painiketta.


Ohjaustiedot

Tapahtumille muodostuneita palkkarivejä on mahdollista muokata palkanlaskennan ohjaustiedoilla. Ohjaustietoja voi lisätä yksittäisille tapahtumille klikkaamalla Ohjaustiedot-sarakkeen -painiketta tai massamuokkaamalla useita tapahtumia. Mikäli haluat poistaa tapahtumalta esimerkiksi iltalisä-palkkarivin, niin on suositeltavaa käyttää Ei iltalisiä -ohjaustietoa kuin, että poistaisi kyseisen rivin laittamalla sen roskiin, jolloin automaattinen palkkarivien lasketa menee pois päältä.

Ohjaustiedon määrittäminen yhdelle tapahtumalle

Lisääminen: Klikkaa ohjaustiedot-sarakkeessa näkyvää -painiketta, valitse haluamasi ohjaustiedot ja Tallenna.

Poistaminen: Klikkaa ohjaustiedot-sarakkeessa näkyvää -painiketta, poista valinta halutuilta ohjaustiedoilta ja Tallenna.


Ohjaustietojen määrittäminen useille tapahtumille

Ohjaustietojen lisääminen

  1. Valitse haluamasi tapahtumat > klikkaa Toiminnot valituille -painiketta > Muokkaa
  2. Laita ruksi Aseta palkanlaskennan ohjaustiedot -asetukseen
  3. Ota ruksi pois Säilytä nykyinen -sarakkeesta ja laita ruksi Uusi arvo -sarakkeeseen niiden ohjaustietojen kohdalle, joita haluat lisätä
  4. Klikkaa Tallenna muutokset -painiketta

Ohjaustietojen poistaminen

  1. Valitse haluamasi tapahtumat > klikkaa Toiminnot valituille -painiketta > Muokkaa
  2. Laita ruksi Aseta palkanlaskennan ohjaustiedot -asetukseen
  3. Ota ruksi pois Säilytä nykyinen -sarakkeesta niiden ohjaustietojen kohdalta, joita haluat poistaa
  4. Klikkaa Tallenna muutokset -painiketta

Tietojen/asetusten massamuokkaus


Yleistä

Järjestelmän sivuilla on mahdollista tehdä massamuokkauksia sen sijaan, että muokkaisit jokaista riviä yksitellen. Alla muutama esimerkki kuinka voit hyödyntää massamuokkaamista.

Esimerkki 1.

Henkilöiden määrittäminen tiettyyn henkilöstöryhmään

  1. Valitse rivit joita haluat muokata ja klikkaa Muokkaa -painiketta

2. Aktivoi kenttä, jonka arvoa haluat muuttaa > tee haluamasi muutos ja klikkaa lopuksi Tallenna painiketta


Esimerkki 2.

Asiakkaan ja yksikön määrittäminen halutuille kohteille

  1. Valitse rivit joita haluat muokata ja klikkaa Muokkaa -painiketta

2. Aktivoi kentät, joiden arvoa haluat muuttaa > tee haluamasi muutos ja klikkaa lopuksi Tallenna painiketta

Viikottaiset sopimustunnit

TUOTTEETMODUULIT
Maxtech Pro Työvuorot™Kalenteri

Työaikamallille ja työsopimukselle on mahdollista määrittää sopimustuntien vähimmäis- ja enimmäismäärä. Sopimustuntien valvonta tapahtuu Kalenteri-työkalussa. Tuntirajat (esim. 15-25h) saadaan näkymään Kalenteri-työkalussa, mikä helpottaa työvuorosuunnittelijan työtä. Tässä artikellissa kerrotaan sopimustuntien valvonnan aktivointi vaiheittain.

Työaikamalli

Viikottaisten sopimustuntien vähimmäis- ja enimmäismäärän asettaminen työaikamallille onnistuu valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Työvuoromallit > lisää/muokkaa työvuoromallia > Työaika-välilehti.


Työsopimus

Sopimustunnit voidaan määrittää myös henkilön työsopimukselle, mikäli työaikamallit ei ole käytössä tai työaikamallin asetukset halutaan ”ylikirjoittaa”. Asetukset löytyy valikosta Hallinta > Työaika ja palkat > Työsopimukset > Lisää/muokkaa > Työaika-välilehti.


Kalenteri

Kalenterin asetuksista aktivoidaan Näytä viikottaiset sopimustunnit -asetus.

Sopimustuntirajat näkyvät henkilö-sarakkeessa punaisena, mikäli työaika ylittyy tai alittuu.

Tapahtumasiirtojen yleiset ohjeet

Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä tapahtumasiirtoja. Tapahtumasiirrot ovat useimmiten tiedostopohjaisia, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään kohdejärjestelmään. Jotkin siirroista ovat palveluiden välisiä, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita.

Alla on kuvattuna tapahtumasiirtojen käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.

Yleiset tapahtumasiirtojen käyttöönotto-ohjeet

Aineiston muodostaminen

  • Siirtokohtaisen moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon ja mahdollinen sftp-konfigurointi jos vienti tukee sitä. Aktivoinnin ja konfiguroinnin voi tehdä Maxtech. Moduulin aktivointi tuo näkyviin kaikki siirron vaatimat kentät, jotka kannattaa tarkistaa ihan ensimmäisenä tukiportaalin siirtotiedostokuvauksesta.
  • Tapahtumaviennit tehdään tuntiraportilta tai bruttopalkkaraportilta riippuen viennistä. Ajotapahtumasiirrot tehdään ajopäiväkirja-sivulla.
  • Varmista, että raportille muodostuu halutunlainen aineisto.
    • Määrittele aikatapahtumatyyppien asetuksiin poissaolon koodi, tämä on yleisin tieto, minkä viennit vaativat. Tarkista kuitenkin rajapintakuvauksesta, onko tämä vaadittu tieto.
    • Organisaatiossa kannattaa olla aktiivisena vain ne aikatapahtumatyypit, joita kirjataan. Kaikkia aikatapahtumatyyppejä ei viedä, ja viennissä käytettävät aikatapahtumatyypit pitääkin merkitä Käytössä tapahtumavienneissä-valinnan avulla.
  • Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta viennistä riippuen tuntiraportti- tai bruttopalkkaraportti-sivulla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja tapahtumatyypeillä.

Testiviennin tekeminen

  • Tarkista aineisto viennistä riippuen tuntiraportti- tai bruttopalkkaraportin-sivun yksityiskohtaisessa näkymässä.
    • Tarkista tapahtumien kesto ja oikeellisuus.
    • Ku olet valmis kokeilemaan vientiä, paina Vie tapahtumia.
    • Valitse käytettävät vientiasetukset.
    • Valitse viennin tyyppi ja mahdolliset vientikohtaiset asetukset.
    • Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi). Näin toimimalla testisiirto ei merkkaa aineistoa siirretyksi.
    • Paina Suorita vienti-painiketta
  • Virheiden käsittely
    • Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat aikatapahtumatyyppien koodit.
    • Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme.
    • Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
    • Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.

Viennin tekeminen halutun syklin mukaisesti

  • Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Valitse vietävät rivit ja paina Vie tapahtumia-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
    • Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
    • Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
  • Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
    • Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
  • Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.

Suunnittele sisäinen ohjeistus tapahtumasiirtoja varten

Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi aineistojen vienti onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:

  • Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
    • Kenen vastuulla on päivittää viennin tarvitsemat tiedot? Ovatko käyttäjätunnukset kunnossa sen osalta?
    • Työntekijät syöttävät laskutettavat tunnit reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna vientiä varten? Tarvitaanko työntekijältä tai työnjohdolta esimerkiksi manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
    • Onko organisaatiossasi esimiehiä, jotka tarkistavat ja hyväksyvät tiiminsä työtunnit? Mihin mennessä tämä pitää olla tehtynä?
    • Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia vientiin liittyvistä tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
  • Kuka tekee laskutusaineistoviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen laskutuspäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
  • Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
  • Käyttötukemme auttaa nopeasti laskutusvienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.

Laskutusaineistosiirtojen yleiset ohjeet

Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä laskutusaineistosiirtoja. Laskutusaineistosiirrot ovat useimmiten palveluiden välisiä, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita. Pienempi osa siirroista on tiedostopohjaisia, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään palkanlaskentaohjelmaan.

Alla on kuvattuna laskutusaineistointegraation käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.

Yleiset laskutusaineistosiirtojen käyttöönotto-ohjeet

Aineiston muodostaminen

  • Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™– tuotteen ja siirtokohtaisen moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon. Aktivoinnin voi tehdä Maxtech. Siirtokohtainen moduuli tuo kaikki tarvittavat kentät näkyville. Tarpeettomat kentät voidaan piilottaa käyttöliittymistä. Kenttäkohtaisia ohjeita kannattaa hyödyntää sisäisesti.
  • Käyttäjäoikeudet: Aktivoidaan halutuille käyttäjille laskutusraportti, tuotteet ja asiakkaat muokattavaksi niille, jotka tarkistavat laskutusaineiston. Halutuille käyttäjille ja kirjausmalleille aktivoidaan laskutusrivin syöttäminen.
  • Varmistetaan, että laskutusraportille muodostuu halutunlainen aineisto
    • Yleisimmin laskutusaineistosiirrot vaativat, että järjestelmään on syötetty asiakkaat ja tuotteet. Asiakkaat ja tuotteet on syötetään järjestelmään, ja tuote-, sekä asiakasnumerot on täsmäytetty vastaamaan kohdejärjestelmän identifioivia numeroita.
    • Rajapintakuvauksen mukaiset tiedot on syötetty järjestelmään. Viennissä tarvittavat kentät riippuvat paljon siitä, mistä viennistä on kyse.
    • Tuoterivi saadaan muodostumaan automaattisesti monella eri tapaa:
      • Kuukausilaskutus: Työn jaksottaisten laskutusrivien kautta, eli tietylle asiakkaalle saadaan tarvittaessa muodostumaan sopimuksen mukainen laskutusrivi kerran kuukaudessa, haluttuna päivänä. (esimerkki: Asiakkaan kanssa sovittu kiinteä kuukausilaskutus)
      • Tuntiveloitus: Määritellään työlle tuote, joka muodostuu aina, kun työlle tehdään kirjaus. (esimerkki: Erillislaskutettavat tuntityöt)
      • Kertaveloitus: Saadaan työn kautta muodostumaan haluttu palkkarivi kerran aina kun kirjaus tehdään. (esimerkiksi: Oven avaus)
      • Manuaalisesti syötetyt laskutusrivit: Näitä voi syöttää mobiili- ja web-käyttöliittymistä. (esimerkiksi: Tarvikkeet tai kilometrikorvaukset)
      • Kirjaustavat pitää miettiä tukemaan laskutusaineiston muodostumista.
    • Muita järjestelmän ominaisuuksia laskutukseen liittyen ovat:
      • Laskutuksen a-hinnat ja asiakaskohtainen hinnoittelu. Suosittelemme, että a-hintoja tai laskutuksen syklisyyttä ei ylläpidetä Maxtechin järjestelmässä, vaan kohdejärjestelmässä, koska todennäköisesti kohdejärjestelmästä löytyy monipuolisemmin vaihtoehtoja ja toiminnallisuutta edistyneen laskutuksen tekemiseen.
      • Kateraportti (vaatii sekä palkka- että laskutusaineistojen a-hintojen ylläpidon järjestelmässä)
      • Laskutuksen kustannuspaikat
      • Monipuoliset laskutusrivien ja tuntien pyöristyssäännöt
      • Laskutettava ajoaika
      • Asiakkaiden, kohteiden ja kustannuspaikkojen tuonti järjestelmään tiedostotuonnilla.
      • Työn laskutuksen tilan merkkaaminen
      • Tuotteen syöttämisen estäminen mobiilisovelluksesta.
  • Vientikohtaisten avainten syöttäminen integraatioasetuksiin (Palvelujen välinen tiedonsiirto-tyyppiset viennit). Näiden sijainti käy ilmi rajapintakuvauksista.
  • Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivulla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja asiakasryhmällä.

Testiviennin tekeminen

  • Tarkista aineisto Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivun yksityiskohtaisessa näkymässä. Datamäärän ollessa iso, voit hyödyntää yhteenveto-näkymää. Lajittelu tehdään laskutusaineiston kohdalla aina asiakkaittain, eli jokaisen asiakkaan aineiston voi tarkistaa omalta välilehdeltään.
  • Tarkista automaattisesti muodostuneet palkkarivit (työn aikaperusteiset ja kertaluontoiset) ja syötä manuaalisesti syötettävät rivit suoraan raportille (nämä vaihtelevat organisaatiosta riippuen)
  • Kun olet valmis kokeilemaan vientiä, valitse vietävät rivit ja paina Laskutusvienti-painiketta
    • Valitse viennin tyyppi ja mahdolliset vientikohtaiset asetukset.
    • Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi). Näin toimimalla testisiirto ei merkkaa aineistoa siirretyksi.
    • Paina Suorita vienti-painiketta
  • Virheiden käsittely
    • Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat asiakas- ja tuotenumerot.
    • Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme.
    • Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
    • Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.
  • Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
    • Tarkista, että laskutusaineisto muodostuu halutulla tavalla kohdejärjestelmään.

Viennin tekeminen laskutussyklin mukaisesti

  • Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Valitse vietävät rivit ja paina Laskutusvienti-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
    • Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
    • Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
  • Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
    • Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
  • Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.

Suunnittele sisäinen ohjeistus laskutussiirtoja varten

Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi laskutusaineiston vienti onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:

  • Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
    • Kuka huolehtii siitä, että Maxtechin ja kohdejärjestelmän asiakas-, tuote- ja muut tiedot ovat ajan tasalla järjestelmien välillä. Mitä tietoa hallitaan Maxtechin päässä ja mitä tietoja kohdejärjestelmän puolella?
    • Työntekijät syöttävät laskutettavat tunnit reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna laskutusta varten? Tarvitaanko työntekijältä tai työnjohdolta esimerkiksi manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
    • Onko organisaatiossasi esimiehiä, jotka tarkistavat ja hyväksyvät tiiminsä työtunnit ja laskutusrivit? Mihin mennessä tämä pitää olla tehtynä?
    • Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia laskutukseen liittyvistä tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
  • Kuka tekee laskutusaineistoviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen laskutuspäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
  • Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
  • Käyttötukemme auttaa nopeasti laskutusvienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.

Muut laskutusaineistosiirtoihin liittyvät ohjeet

  • Tehtyjen siirtojen tarkemmat tiedot näet siirtotiedostolokista.
  • Osa vienneistä tukee asiakkaiden ja tuotteiden synkronointia viennin yhteydessä.