Ajoneuvopaikannustuoteperheeseen kuuluu Ajoneuvopaikannus™, Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ sekä Automaattinen ajopäiväkirja™. Lisätuote Ajoneuvopaikannus+™ joka täydentää ajoneuvopaikannustuoteperheen perustuotteita.
Ajoneuvopaikannus perustuu GPS-paikkatietoon, jota ajoneuvoon asennettu paikannin vastaanottaa ja lähettää palvelimelle. Ajotiedot tallentuvat järjestelmään automaattisesti, ja niitä voi tarkastella ajopäiväkirjasta tai muilta raporteilta. Ajoraportin voi tilata sähköpostiin viikoittain tai kuukausittain; raportti sisältää kaikki verottajan vaatimat tiedot. Tuotteesta riippuen ajot voi eritellä ajoluokittain, kuten yksityis- ja työajot tai erikoistuneet ajot kuten hiekoitus, auraus ja siirtoajo. Raportteja on saatavilla myös eri käyttötarkoituksiin, kuten kohdekäynnit ja kohteiden yhteenvetoraportit. Automaattisesta ajopäiväkirjasta voi luoda matkalaskun, joka sisältää ajoluokan mukaisen km-korvauksen, päiväraha- ja ateriakorvaukset. Kaikissa tuotteissa ajoneuvoja voi seurata reaaliajassa tai valitulla aikavälillä karttanäkymässä.
Tässä artikkelissä käydään läpi eri tuotteet ja niiden ominaisuudet.
Ajoneuvopaikanninlaite toimitetaan valmiiksi määriteltynä ja kytketään ajoneuvoon mukana toimitettavalla virtajohdolla, josta on useita vaihtoehtoja. Paikannin voidaan asentaa huomaamattomasti koelaudan alle. Jos paikantimessa on kytkin ajoluokan valintaan, tämä tulee ottaa huomioon asennuksen yhteydessä.
Ajoneuvon määritykset
Voit lisätä tai muokata ajoneuvon määrityksiä valikossa Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot > Lisää/muokkaa. Kuljettajien lisäykset tai muutokset onnistuvat valikosta Hallinta > Henkilöstö > Lisää/muokkaa. Jos haluat siirtää paikantimen toiseen ajoneuvoon, ohjeet löydät täältä.
Ajoneuvopaikannus™
Yleistä
Ajoneuvopaikannus™ -tuotteella näet ajoneuvosi sijainnit reaaliaikasesti karttanäkymässä. Ajotiedot tallentuvat järjestelmään verottajan vaatimukset täyttävälle ajopäiväkirjalle. Ajopäiväkirjan voi tilata suoraan sähköpostiin viikoittain tai kerran kuussa.
Ajoneuvokaluston sijainti yhdellä vilkaisulla
Karttanäkymästä voit helposti seurata kaikkien yrityksen ajoneuvojen sijaintia, oli niitä yksi tai sata! Pääset karttanäkymään valikosta valitsemalla Kartta. Voit suodattaa näkymää reaaliajassa, jolloin reitit näytetään viimeisen tunnin ajalta, tai valitsemalla haluamasi aikavälin. Klikkaamalla ajoneuvon kuvaketta saat lisätietoja ajoneuvosta.
Ajojen tarkastelu Ajopäiväkirja-sivulla
Ajopäiväkirjaa voi tarkastella valikossa Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja. Sivulla voit suodattaa halutut ajot ja muokata esimerkiksi ajoluokkaa tai matkan tarkoitusta. Ajopäiväkirjan voi ladata PDF- tai Excel-tiedostona
Automaattinen ajopäiväkirja™
Yleistä
Automaattinen ajopäiväkirja™ tallentaa ajot automaattisesti järjestelmään ja ne voidaan luokitella työ- ja yksityisajoiksi paikantimen keinukytkimellä. Ajoja voi tarkastella verottajan vaatimukset täyttävästä ajopäiväkirjasta ja raportin voi tilata sähköpostiin viikoittain tai kuukausittain.
Automaattinen ajopäiväkirja™ mahdollistaa matkalaskujen luomisen sisältäen ajoluokan mukaisen kilometrikorvauksen, päivärahojen ja ateriakorvausten laskennan. Tämä toiminnallisuus edellyttää, että käyttäjälle on määritelty tukikohta, kuten koti tai työpaikka. Matkalaskut löytyvät web-järjestelmän Matkalaskut-sivulta.
Hiekoitus- ja Aurauspäiväkirja™
Yleistä
Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja on erityisesti katujen ja pihojen kunnossapitotöihin suunniteltu ratkaisu, joka mahdollistaa tapahtumien automaattisen keräämisen, lisätietojen syöttämisen sekä helpon raportoinnin.
Kohteiden hallinta
Kohteet ovat olennaisia kunnossapitotöiden raportoinnissa, joten ne kannattaa lisätä heti alussa. Kohteiden lisääminen onnistuu helposti karttanäkymässä. Lisätyt kohteet näkyvät kartalla alueina ja löytyvät myös valikosta kohdasta ”Hallinta > Kohteet”.
Reittiraportit
Ajoreittiraportista saat tietoa reitin nopeuksista ja paikkatiedoista. Kohderaportilla voit puolestaan luoda yksityiskohtaisen raportin kohdekäyntien määrästä, kohteissa vietetystä ajasta ja kuljetuista matkoista.
Saatavilla ajoneuvopaikannus- ja automaattinen ajopäiväkirja -tuotteisiin.
Ajoneuvopaikannus+™
Yleistä
Ajoneuvopaikannus+™ lisätuote täydentää ajoneuvopaikannustuoteperheen perustuotteita, joita ovat Ajoneuvopaikannus™, Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ sekä Automaattinen ajopäiväkirja™.
Kuljettajan tunnistus
Ajoneuvopaikannus+™ lisätuote mahdollistaa kuljettajan tunnistamisen useilla eri tavoilla, kuten leimaamalla NFC-tagin tai lukemalla QR-koodin Maxtech-mobiilisovelluksella tai asettamalla kuljettajan tunnisteen iButton-lukijaan.
Kuljettajaksi kirjautuminen NFC-leimauksen avulla -toiminnosta kerrotaan tarkemmin omassa ohjeartikkelissa.
Kuljettajaksi kirjautuminen henkilötunnisteen avulla -toiminnosta kerrotaan tarkemmin omassa ohjeartikkelissa.
Kuljettajan tunnistuksen yhteyteen on saatavilla erillinen summeri, joka ilmoittaa kuljettajan puuttumisen.
Saatavilla ajoneuvopaikannus- ja automaattinen ajopäiväkirja-tuotteisiin.
Laajennetut ajoluokkavalinnat
Paikantimeen saatavilla 1-8 ajoluokan kytkimiä tai useita kytkimiä päällekkäisten ajoluokkien kirjaamiseen (esim. km-korvaus + matkustaja). Ajoluokat määritellään paikantimelle tilauksen yhteydessä.
Saatavilla automaattinen ajopäiväkirja-tuotteisiin.
Ajoneuvojen alue- ja liikevalvonta
Aluevalvonta
Aluevalvonnan avulla saat ilmoituksen ajoneuvon saapuessa tai poistuessa karttakohteen alueen sisältä.
Ensin lisätään valvottava Kohde, eli alue mitä halutaan valvoa. Kohteiden määrittämisestä kerrotaan tarkemmin omassa ohjeartikkelissa.
Aluevalvonnan asetukset määritellään valikossa Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Valvonta > Aluevalvonnan asetukset.
Lisää uusi rivi ja määritä tiedotuksen vastaanottajat sekä valitse kalusto, joita aluevalvonta koskee.
2. Siirry Rivit-välilehdelle ja määritä kohde sekä valitse tiedotustyypiksi Saapuminen tai Poistuminen.
Liikevalvonta
Liikevalvonta hälyttää, jos ajoneuvo liikkuu sallitun aikaikkunan ulkopuolella. Voit määritellä liikevalvonnan asetukset valikossa Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Valvonta > Liikevalvonnan asetukset > Lisää.
Aseta sen jälkeen valvonta haluamallesi paikantimelle kohdassa Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Paikantimet > Muokkaa > Paikantimen valvonta -välilehti.
Maxtech-mobiilisovelluksen ajopäiväkirja tarjoaa mahdollisuuden tarkastella ajotapahtumia valitulla aikavälillä. Käyttäjä voi muokata tietoja, kuten ajoneuvoa, ajoluokkaa, seurantatasoja sekä matkan tarkoitusta, mikä tekee ajopäiväkirjan hallinnasta joustavaa.
Mobiilisovelluksen päänäkymästä pääsee ajopäiväkirjaan.
Ajopäiväkirja-näkymässä näkyy viimeisin ajo sekä Ajotapahtumat ja Syötä uusi ajo -toiminnot.
Ajotapahtumat-näkymää voi suodattaa halutun aikavälin sekä tarvittaessa tietyn ajoluokan mukaan klikkaamalla yläpalkin suodattimia.
Ajotapahtumat-listalta voi klikata ajotapahtuman muokkaus-näkymään.
Ajon manuaalinen lisääminen
Manuaalisia ajotapahtumia voi lisätä klikkaamalla Syötä uusi ajo -painiketta. Maxtech-mobiilisovellus lisää ajoreitin automaattisesti valittujen lähtö- ja loppuosotteiden välille lyhimmän reitin perusteella.
Lähtö- ja loppuosoitteen tallentaminen
Klikkaamalla ”Lähtöosoite”-kenttää sovellus paikantaa nykyisen sijaintisi, jonka voit tallentaa klikkaamalla ”Tallenna”-painiketta. Voit myös liikuttaa karttaa tai käyttää osoitehakua ja tallentaa lähtöosoitteen manuaalisesti. Loppuosoitteen tallennus toimii vastaavasti.
Matkan tiedot ja seurantatasot
Kuljettua matkaa ja kestoa voi muokata, mikäli se on tarpeen. Lisäksi voi valita tarvittavat seurantatasot sekä kirjata matkan tarkoituksen ja tallentaa.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:
TUOTTEET
moduulit
Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™
Talenom myyntilaskut
Perustiedot
Tiedoston nimi
N/A (palvelujen välinen tiedonsiirto)
Järjestelmien välinen tiedonsiirtotapa
Palvelujen välinen tiedonsiirto
Tiedostoformaatti
xml
Merkistö
UTF-8
Päivämääräformaatti
YYYY-MM-DD (esimerkiksi: 2022-06-22)
Desimaalierotin
piste (.)
Tuhaterotin
Ei käytössä
Rajapinnassa siirrettävät tiedot
Pakolliset tiedot merkitty tähdellä (*)
Laskun tiedot (INVOICE)
Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttä
Kohdejärjestelmän kenttä
Client ID (organisaation integraatioasetuksista)
CLIENT_ID *
Kuluva päivä
INVOICE_DATE *
Eräpäivä, lasketaan ensisijaisesti asiakkaan laskutustiedoissa ja toissijaisesti organisaation asetuksissa olevan maksuehdon perusteella (kuluva päivä + maksuehto)
DUE_DATE *
Tilausnumero (työn tiedoista)
ORDER_NUMBER
Viitteemme (Laskulla) (asiakkaan tiedoista)
OUR_REFERENCE
Viitteenne (Laskulla) (asiakkaan tiedoista)
YOUR_REFERENCE
Maksuehto, ensisijaisesti asiakkaan laskutustiedoista ja toissijaisesti organisaation asetuksista
DNET *
Viivästyskorko, ensisijaisesti asiakkaan laskutustiedoista ja toissijaisesti organisaation asetuksista
OVERDUEINTEREST
Huomautusaika, ensisijaisesti asiakkaan laskutustiedoista ja toissijaisesti organisaation asetuksista
– Jos vientidialogissa on valittu Tallenna luonnoksena => 0 (manuaalinen hyväksyntä ja lähetys Talenomista, oletuksena valittuna) – Muutoin, jos asiakkaan Sähköisen laskutuksen ovt-tunnus -kenttään on syötetty sähköpostiosoite => 4 (lasku lähetetään automaattisesti ovt-tunnus -kenttään syötettyyn sähköpostiosoitteeseen) – Muutoin, jos asiakkaan Sähköisen laskutuksen ovt-tunnus ja välittäjätunnus on asetettu => 1 (lasku lähetetään automaattisesti ovt-tunnus -kenttään syötettyyn verkkolaskuosoitteeseen) – Muussa tapauksessa => 2 (lasku lähetetään automaattisesti paperilaskuna asiakkaan laskutusosoitteeseen)
– Jos asiakkaalle asetettu validi Y-tunnus => 0 – Muutoin => 1
CUSTOMER_TYPE
0 (= Yritysasiakas) 1 (= Yksityisasiakas)
Laskun siirto factoring-rahoitusyhtiölle
Vientidialogissa voidaan valita käytetäänkö factoringia vai ei. Rahoitusyhtiökumppani täytyy olla valittuna organisaation integraatioasetuksissa jotta tätä voidaan käyttää. (Laskutusraportti -> hammasrataskuvake oikealla ylhäällä -> Integraatioasetukset -> Talenom rahoitusyhtiökumppani)
Jos asiakasta ei löydy välitettävillä tiedoilla, se perustetaan Talenomin järjestelmään. Jos tiedoissa on eroja, Talenomin järjestelmässä olevat tiedot ylikirjoitetaan.
Maxtech-JÄRJESTELMÄN kenttä
Kohdejärjestelmän kenttä
Asiakasnumero (asiakkaan tiedoista)
NUMBER *
Nimi (asiakkaan tiedoista)
NAME *
Nimitarkenne (asiakkaan tiedoista)
NAME_EXT
Asiakkaan saatavatilinumero, oletuksena 1701. Voidaan muuttaa 5.9.2024 alkaen Integraatioasetuksissa (Laskutusraportti -> hammasrataskuvake oikealla ylhäällä -> Integraatioasetukset -> Talenom -> Asiakkaan saatavatilinumero)
ACCOUNTS_RECEIVABLE *
Ensisijaisesti laskutusosoitteen katuosoite asiakkaan laskutustiedoista, toissijaisesti asiakkaan yleisen osoitteen katuosoite
INVOICE_ADDRESS -> STREET_ADDRESS *
Ensisijaisesti laskutusosoitteen postinumero asiakkaan laskutustiedoista, toissijaisesti asiakkaan yleisen osoitteen postinumero
INVOICE_ADDRESS -> POSTAL_CODE *
Ensisijaisesti laskutusosoitteen postitoimipaikka asiakkaan laskutustiedoista, toissijaisesti asiakkaan yleisen osoitteen postitoimipaikka
INVOICE_ADDRESS -> POST_OFFICE *
Jos SHIPMODE (laskun tiedoissa) on 4 => 1
INVOICE_ADDRESS -> USE_EMAILBILLING
Jos SHIPMODE (laskun tiedoissa) on 4 => Sähköisen laskutuksen ovt-tunnus (asiakkaan tiedoista)
INVOICE_ADDRESS -> EMAILBILLING_ADDRESS
Kiinteästi FI
INVOICE_ADDRESS -> COUNTRY *
ALV-tunnus, muodostetaan asiakkaan Y-tunnuksesta, mikäli se on validi Y-tunnus
VAT_ID
Y-tunnus (asiakkaan tiedoista)
BUSINESS_ID
Muu puhelin (asiakkaan tiedoista)
PHONE
Matkapuhelin (asiakkaan tiedoista)
MOBILE
Sähköposti (asiakkaan tiedoista)
EMAIL
Jos SHIPMODE (laskun tiedoissa) on 1 => Sähköisen laskutuksen ovt-tunnus (asiakkaan tiedoista)
EINVOICEID
Jos SHIPMODE (laskun tiedoissa) on 1 => Sähköisen laskutuksen välittäjätunnus (asiakkaan tiedoista)
INTERMEDIATOR
Kiinteästi fi-FI
INVOICE_LANGUAGE *
Laskutuksen lisätiedot (asiakkaan tiedoista)
CUSTOMER_MESSAGE
Laskurivin tiedot (ROWS)
Mikäli asiakkaan asetuksissa on määritelty Laskutuslisä (tuote), lisätään jokaiselle laskulle laskurivi, jolla 1kpl määriteltyä tuotetta.
Maxtech-mobiilisovellukseen voidaan aktivoida käyttäjäkohtaisella NFC-tunnisteella kirjautuminen. Tämä helpottaa ja nopeuttaa yhteiskäyttölaitteeseen kirjautumista, koska käyttäjätunnusta ja salasanaa ei tarvitse syöttää. Tässä artikkelissa käydään läpi tämän toiminnallisuuden käyttöönottamiseen tarvittavat asiat.
Käyttöönotossa pääkäyttäjä määrittelee seuraavat asetukset
Yhteiskäyttölaitteen käyttäjien toimintoprofiilille lisätään seuraava moduuli: Laitekohtaiset asetukset (mobiili).
2. Käyttäjätunnisteiden lisääminen ja määrittäminen
Mikäli käyttäjätunnisteita ei ole vielä lisätty järjestelmään, lisää ne tarvittaessa valikon kohdasta Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Henkilöiden ja käyttäjien tunnisteet.
Määritä käyttäjätunnisteille henkilö ja käyttäjä. Anna tunnisteet kyseisille henkilöille käyttöön.
3. Salli tunnisteella kirjautuminen mobiilisovelluksen asetuksista
Kirjaudu yhteiskäyttölaitteen mobiilisovellukseen omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Avaa valikko vasemman yläkulman -painikkeesta, valitse Asetukset ja aktivoi Salli tunnisteella kirjautuminen -asetus. Kirjaudu lopuksi ulos sovelluksesta.
Siirry Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech yhteiskäyttölaitteiden asetukset, jossa näet tiedot käytössä olevista laitteista. Laitteen nimeksi muodostuu puhelimen mallinumero, jonka voit halutessasi muokata esimerkiksi käyttöpaikan mukaan.
Sisäänkirjautuminen tunnisteella
Avaa Maxtech-mobiilisovellus ja kirjaudu sisään leimaalla siihen omaa käyttäjätunnistettasi.
Uloskirjautuminen
Maxtech-mobiilisovelluksesta kirjaudutaan ulos klikkaamalla vasemman yläkulman valikko () -painikketta ja sen jälkeen Kirjaudu ulos -painiketta.
Vuorokierrot (Hallinta) Vuorokierron hallinnan ryhmät ja henkilöt Vuorokierron hallinan kohteet Työvuoromallit (erilliset)
Table of Contents
Yleistä
Teollisuuden työvuorosuunnittelu on vaativaa työtä, jossa on paljon huomioitavaa. Maxtechissa on selkeä näkymä ja runsaasti toiminnallisuuksia, jotka on luotu helpottamaan työvuorosuunnittelijan työtä ja tehostamaan organisaation toimintaa. Vuorokiertoja voidaan suunnitella ryhmille ja henkilöille tai ryhmille ja kohteille. Tässä artikkelissä käydään läpi kuinka teollisuuden työvuoroja suunnitellaan vuorokierojen avulla.
Työvuoromallit
Työvuoromalleja tarvitaan, kun vuorojen kiertoa määritellään. Lisää työvuoromallita valikossa Hallinta > Työvuoromallit. Määritä vuorolle nimi ja lyhenne esim. Ilta (I). Värin voi määrittää Aika-välilehdellä.
Vuorokiertojen hallinta ryhmille ja henkilöille
Vuorokiertojen määrittäminen tehdään valikossa Hallinta > Vuorokierrot > Lisää / muokkaa.
Yleiset-välilehdellä määritellään vuorokierron nimi, seurantatasojen oletukset ja missä tilassa vuorot muodostuvat.
Päävuoronkierron määrittäminen
Vuorojen kierto -välilehdellä määritellään montako päivää kierto kestää (1-30 päivää) ja mikä vuoro millekin päivälle muodostetaan.
Ryhmien määrittäminen
Ryhmät-välilehdellä ryhmille annetaan nimi, lyhenne sekä seurantatasojen oletukset. Ryhmille määritetään kierto alkamaan tietystä vuorosta. Vuoronkierron aloituksen muutostarkoittaa esim -2 päivää = vuorojen kiertoa aikaistetaan kahdella päivällä, ikään kuin vuorojen kiertoa naputeltaisiin vasaralla alhaalta ylöspäin, kun taas 2 päivää = vuorojen kieroa myöhäistetään kahdella päivällä ja vasaralla naputellaan ylhäältä alaspäin.
Huom! Ryhmät täytyy aina lisätä suunniteltiinpa vuorot ryhmien henkilöille tai kohteille
Alla olevassa esimerkissä Ryhmä 3 (vuorojenkierron aloituksen muutos = 0) vuorot menevät, kuten päävuoronkiertoon on määritelty.
Kauden määrittäminen
Kaudet-välilehdellä määritellään kauden aloitus- sekä lopetuspäivät ja ryhmien henkilöt. Lisäksi voidaan tarkastella vuorokiertoa visuaalisesti ja nähdä tasapuolisuus henkilöiden ja ryhmien välillä.
Yleinen-välilehdellä määritellään kauden alku- ja loppupäivämäärä.
Ryhmien henkilöt -välilehdellä määritellään ketkä henkilöt kuuluvat mihinkin ryhmään. Oikesta sarakkeesta aktivoidaan haluttu ryhmä ja vasemmasta sarakkeesta henkilö siirretään ryhmään -painikkeella. Henkilö voidana poistaa ryhmästä -painikkeella
Visualisointi-välilehti näyttää kierron ryhmien välillä kalenteripäivittäin.
Tasapuolisuus-välilehdellä voidaan tarkastella, miten vuorojakauma, arkipyhät, lauantait ja sunnuntait kertyvät eri henkilöiden tai ryhmien välillä.
Henkilöittäin
Ryhmittäin
Vuorokiertojen hallinta ryhmille ja kohteille
Vuorokierrot voidaa suunnitella myös kohteittain. Kaikki tehdään kuten ryhmille ja henkilöille, paitsi ryhmien henkilöstöä ei määritellä vuorokiertojen asetuksissa. Kohteiden henkilöstö määritellään Hallinta > Henkilöstö-sivulla muokkaamalla henkilön asetuksiin kohde, jossa hän työskentelee.
Huom! Ryhmät täytyy aina lisätä suunniteltiinpa vuorot ryhmien henkilöille tai kohteille
Kohteiden määrittäminen
Kohteet määritellään valikossa Hallinta > Kohteet. Anna kohteelle nimi + haluamasi määritykset ja tallenna.
Henkilön määrittäminen kohteelle
Hallinta > Henkilöstö > Yleiset-välilehdellä henkilö määritetään työntekijäksi halutulle kohteelle.
Kauden määrittäminen
Kohteet-välilehdelle määritellään halutut kohteet ja niille vuorojen kierto.
Lisää Kohteet-välilehdelle uusi rivi per kohde
Valitse haluamasi kohde ja tarvittaessa muut seurantatasot
Lisää vuorojen kierto -välilehdelle kohteella käytettävä kierto (voit käyttää päävuoronkiertoa tai luoda kaudelle oman vuorojen kierron)
Tapahtumien muodostuminen ja vuoronkierron muutokset
Tapahtumat muodostuvat järjestelmään viiden minuutin jälkeen viimeisimmästä tallennuksesta. Työvuorolistaa voi tarkastella heti lataamalla päänäkymästä pdf-tiedoston.
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™-laajennuksella saat mahdollisuuden muodostaa TES-tulkittua palkka-aineistoa kirjatuille tapahtumille. Palkanlaskenta-aineiston voi viedä yleisimpiin palkanlaskentaohjelmiin valmiin integraation avulla.
Maxtech-järjestelmään voi muodostaa kirjauksia monipuolisilla kirjaustavoilla. Palkanlaskenta-toiminnallisuuden käyttöönottaminen vaatii, että organisaatiossa on käytössä Työaika™- tai Työaika+™-tuote. Kirjauksille voidaan jälkikäteen muodostaa halutunlainen palkka-aineisto. Tässä oppaassa syvennytään Maxtech-järjestelmän palkanlaskentaan liittyviin asetuksiin, valmistellaan organisaatio palkanlaskennan ominaisuuksien käyttöönottoon ja käydään esimerkein läpi miten eri maksuryhmien, aikatapahtumatyypin, töiden ja palkkalaskenta-aineiston tarkistuksen yhteydessä muodostuvat palkkarivit saadaan bruttopalkkaraportille.
Organisaation valmistelu palkanlaskennan ominaisuuksien käyttöönottoon
Palkanlaskennan käyttöönotto vaatii, että on tiedossa organisaation sisällä millaisia työntekijäryhmiä se sisältää. Työntekijäryhmällä tarkoitetaan organisaation sisällä palkanlaskennan näkökulmasta samankaltaisia ryhmiä, joilla on samat asetukset työehtosopimuksen, automaattisen lounastauon, päivittäisen normaalityöajan suhteen. Työntekijäryhmän sisällä on myös samanlaiset säännöt vuorokausi- ja viikko- ja jaksoylitöiden muodostumiseen sekä arkipyhien muodostumiseen. Työntekijäryhmät erotetaan toisistaan muodostamalla niille omat työaikamallit. Työaikamalleilla voidaan helposti kopioida samat palkanlaskentaan liittyvät asetukset uudelle työntekijälle.
Työaikaryhmän sisällä voi olla eri maksuryhmiin (tuntipalkka / kuukausipalkka) kuuluvia henkilöitä, maksuryhmittäin ei tarvitse tehdä omaa työaikamallia. Työaikaryhmän sisällä voi olla eri työaikaliukumasäännöillä olevia henkilöitä. Työaikaliukumasäännöt määritetään aina henkilön asetuksiin.
Työntekijäryhmien määrittely
Ensimmäinen tehtävä on kuvata organisaation rakennetta ja millaisia palkanlaskennan näkökulmasta samankaltaisia työntekijäryhmiä organisaatioon kuuluu ja kuvataan palkanmuodostumiseen liittyviä elementtejä ja erilaisuutta. Näistä lähdetään edelleen tarkentamaan työaikamallien muodostamisen näkökulmasta erilaisuutta.
Johto
Toimitusjohtaja, operatiivinen johtaja
Henkilöstöpäällikkö, talouspäällikkö ja asiakaspalvelupäällikkö
”Palkkaus perustuu kuukausipalkkaan, normaalityöaika on 37,5 h viikossa, palkka on tietyn TES:sin alainen ja saattaa sisältää erilaisia etuja ja korvauksia kuten autoetu, lounasetu tai muut työsuhde edut. Normaaliajan ylittävät tunnit hallitaan työaikaliukumien kautta. ”
Työntekijät
Tiimiesimies
”Palkkaus perustuu kiinteään kuukausipalkkaan, normaalityöaika on 37,5 h viikossa. Normaalituntien ylittäviltä tunneilta maksetaan TES:sin mukaisesti vuorokausi- ja viikkoylityökorvaukset, ilta- ja yölisät sekä erilaiset epämukavan työajan korvaukset kuten sunnuntai- lauantai ja aattokorvaukset. Työssä saattaa olla osaamiseen ja tiettyjen työtehtävien perusteella maksettavia lisiä, kuten kielilisä, kouluttajalisä, opiskelijan ohjauslisä”
Päätoiminen työntekijä
”Palkkaus perustuu kiinteään kuukausipalkkaan. Normaaliajan ylittävät tunnit hallitaan työaikaliukumien kautta. Ikälisä maksetaan 5 vuoden palveluksen jälkeen.”
Keikkatyöntekijä, Osa-aikainen työntekijä
”Palkkaus perustuu tuntipalkkaan, joka voi vaihdella työtehtävien ja ajankohdan mukaan. Työtehtävien perusteella voidaan maksaa erilaisia lisiä kuten olosuhdelisät, eritesiivouslisät ja erityisosaamislisät, työkalukorvaukset ja hätätyökorvaus. Tuntien määrä perustuu suunniteltujen työvuorojen määrään.”
Samaan tapaan ikuvataan kaikki organisaation työntekijäryhmät ja muodostetaan työaikamallit, henkilökohtaiset lisät, aikatapahtumatyyppien perusteella muodostuvat palkkarivit, sekä erilaiset työtehtävät, jos niistä muodostuu eri palkka.
Alta löydät syventäviä ohjeita eri tilanteisiin ja niiden konfiguroimiseksi järjestelmään.
Työaikamallit
Työntekijäryhmien määrittelyn jälkeen on olemassa selkeämpi kuva montako työaikamallia tarvitaan.
Erilliset työaikamallit vaaditaan tilanteessa, jossa normaalityöaika, automaattisen tauon muodostuminen, TES tai vuorokausi-, viikko- tai jaksoylitöiden muodostuminen poikkeaa ryhmien kesken. Eri maksuryhmien käyttö ei vaadi erillistä työaikamallia. Työaikaliukumasäännöt määritetään aina henkilön asetuksiin, ne eivät vaikuta työaikamallien luonnissa.
Työntekijän kokonaispalkka koostuu peruspalkasta ja erilaisista lisistä, korvauksista ja eduista. Työntekijöillä voi olla useita erilaisia lisiä, jotka täydentävät peruspalkkaa. Lisät voivat perustua erilaisiin työaikoihin, tehtävien vaativuuteen, olosuhteisiin tai henkilökohtaisiin saavutuksiin.
Palkka-aineistoon liittyvä toiminnallisuus löytyy bruttopalkkaraportilta, josta se yleensä tarkistetaan, täydennetään ja hyväksytään. Bruttopalkkaraportin kautta tehdään myös vienti ulkoiseen palkanlaskentaohjelmaan, mikäli palkka-aineiston vienti on konfiguroitu.
Perustuntipalkkarivin muodostaminen henkilön työaikamerkinnöille
Yksinkertaisimmillaan palkkarivin saa muodostettua henkilön tekemille perustunneille varmistamalla, että järjestelmässä on asetettuna henkilön maksuryhmä. Maksuryhmä asetetaan henkilön työsopimukselle. Tuntipalkkarivi muodostetaan kaikille henkilön työaikamerkintä-kirjauksille. Tuntipalkan a-hinnan muodostumisesta voit lukea lisää täältä.
Henkilön lisä- ja ylityöt, arkipyhäkorvaukset lasketaan henkilön työsopimuksella olevan työaikamallin mukaisesti ja työehtosopimuksiin liittyvät lisät työaikamallille tai työsopimukselle liitetyn työehtosopimuksen mukaisesti.
Myös muille tapahtuman tyypeille muodostuu palkkarivi, voit lukea siitä lisää tämän oppaan kohdasta ”Aikatapahtumatyypeille muodostettavat palkkarivit”.
Yleisesti emme suosittele palkkalajien a-hintojen hallinnoimista Maxtechin järjestelmässä, joten palkkarivit muodostuvat ilman a-hintaa. Tarkista siksi, että bruttopalkkaraportin asetuksissa on nollapalkkojen laskenta päällä:
Palkanlaskennan a-hintojen ollessa käytössä, tuntipalkan a-hinnan muodostumisessa voidaan hyödyntää palkkaluokkia. Palkkaluokka tulee paikalleen kirjaukselle henkilön työsopimukselta, työltä tai suunnitellulta työvuorolta, palkkaluokan voi myös manuaalisesti pakottaa bruttopalkkaraportilta. Silloin palkkarivin a-hinta muodostetaan palkkaluokan mukaan. Palkan a-hinnan muodostumisessa voit hyödyntää taulukkopalkkoja, palkkaluokkia ja lisiä, niillä saat tehtyä palkkaluokille korotuksia ja ajastuksia.
Kuukausipalkkarivin muodostaminen
Kuukausipalkkaisen palkka koostuu tyypillisesti kuukausipalkasta, sekä siihen lisäksi laskettavista, työehtosopimukseen perustuvista lisistä, sairauspoissaolojen ja muiden poissaolojen palkasta sekä henkilöstön palkanlisistä. Kuukausipalkan määrä hallitaan hyvin usein ulkoisessa palkanlaskentajärjestelmässä, jolloin kuukausipalkkariviä ei tarvitse muodostaa järjestelmään ollenkaan; riittää, että kuukausipalkkaiselle lasketaan työehtosopimukseen perustuvat lisät ja henkilöstön palkanlisät.
Henkilön työsopimukselle merkitään
Työsopimuksen alku- ja loppupäivä (voidaan jättää tyhjäksi, jos voimassa)
Työehtosopimus (mikäli poikkeaa työaikamallin työehtosopimuksesta)
Maksuryhmä: Kuukausipalkka
Bruttopalkan määräytyminen: Laske vain lisät.
Ylläolevilla asetuksilla saadaan aikaan tilanne, jossa kuukausipalkkaisen työaikamerkinnöille
Kirjauksille ei muodostu perustuntien palkkariviä
Automaattinen lounastauko ja ylityöt muodostuvat työaikamallin sääntöjen mukaan
lauantai-, sunnuntai-, aatto-, Ilta- ja yölisät muodostetaan automaattisesti valitun TES:sin perusteella
Kuukausipalkkaisella on usein käytössä työaikaliukuma, sen asetusten määrittämisestä henkilölle voit lukea lisää täältä.
Seuraavissa kappaleissa kerrotaan tarkemmin aikatapahtumatyyppien perusteella muodostettavista palkkariveistä, henkilöstön palkanlisien määrittämisestä ja työehtosopimuksiin perustuvien lisien toiminnasta.
Aikatapahtumatyypeille muodostettavat palkkarivit
Järjestelmässä on saatavilla yli 130 eri aikatapahtumatyyppiä. Aikatapahtumatyyppien asetuksissa pystyt määrittämään tarkemmin esimerkiksi käytettävän palkkalajin. Tarkempia ohjeita löydät täältä.
Aikatapahtumatyypin palkkalajin muuttaminen maksuryhmän mukaan: Näille pystytään muodostamaan tunti- ja kuukausipalkkaisille eri palkkalajeilla palkkarivit. Lisää tietoa maksuryhmäkohtaisista aikatapahtumatyyppien palkkalajeista löydät täältä.
Työehtosopimuksiin perustuvat lisät
Järjestelmässä on mahdollista tunnistaa automaattisesti joitain työehtosopimuksessa mainittuja epämukavaan työaikaan liittyviä ajankohtia ja luoda kirjauksille palkkarivejä automaattisesti:
Päivät, joilta maksetaan sunnuntaityökorvausta
Päivät, joilta maksetaan lauantaityökorvausta
Aatot, Pyhät
Iltatyö
Yötyö
Kaikkia työehtosopimuksia ja niiden sääntöjä ei ole mahdollista mallintaa järjestelmään. Paikallista sopimista ei myöskään lähtökohtaisesti tueta, mutta pyrimme auttamaan siltä osin, miten järjestelmä on konfiguroitavissa.
Olemme kuvanneet usein käytettyjä työsopimuksia tukiportaaliimme, sieltä voi tarkistaa miltä osin työehtosopimus on tuettu järjestelmässämme.
Henkilöstön palkanlisät
Henkilökohtaiset lisät ovat palkanlisiä, jotka maksetaan työntekijän henkilökohtaisten ominaisuuksien, taitojen, kokemuksen tai suoriutumisen perusteella. Tällaisia lisiä ovat esimerkiksi erilaiset henkilökohtainen palkanlisä, pätevyys-, koulutus- tai kokemuslisät.
Henkilökohtaisten palkanlisien avulla voidaan myös kompensoida työntekijälle kustannuksia tai haittoja, jotka aiheutuvat omien resurssien käytöstä, esimerkki tällaisesta korvauksesta on työkalukorvaus.
Lisä saadaan muodostumaan niin, että aina kun henkilö tekee työaikamerkintöjä, lisätään tuntimäärää vastaava lisärivi kirjauksen palkkaerittelyyn. Alla ohjeistus, miten saat määritettyä henkilöstön palkanlisät järjestelmään.
Kun palkkalaji on lisätty, se tulee valittavaksi Henkilöstön palkanlisät-sivulle tai Työsopimuksen Palkanlisät-välilehdelle. Pääset lisäämään henkilöille henkilöstön palkanlisä-rivin.
Voit valita tietyn henkilön, jolle lisä maksetaan, lisän ominaisuudet
Palkkarivin nimikkeen ylikirjoitus
Tapahtuman keston käyttäminen määränä tai kiinteä määrä
Lisätäänkö ylityöajalle
Korotetaanko pyhänä
Voimassaoloaika
Lisätään kun päivän työaika ylittää
Maksetaan vain kun tehdään tiettyä työtä tai ollaan tietyssä kohteessa
Henkilökohtaisen lisän tarkastaminen bruttopalkkaraportilta
Kun määritys on tehty, valitse henkilön kirjaukset bruttopalkkaraportille ja suorita jälkilaskenta (tee haku uudelleen Suorita jälkilaskenta-rasti päällä).
Kokemuslisää muodostuu tuntipalkan verran.
Työtehtävän perusteella maksettavat palkanlisät
Työntekijän palkka voi vaihdella työtehtävien vaativuuden, olosuhteiden tai henkilökohtaisten saavutusten mukaan. Palkkatekijät voivat olla voimassa vain silloin, kun työntekijä tekee tiettyjä työtehtäviä. Järjestelmässä voi monipuolisesti määrittää työtehtävän perusteella muodostuvia palkkarivejä. Jos työlle ei ole määritetty poikkeavaa perustuntien palkkalajia tai lisäpalkkarivejä, työaikamerkinnöille muodostuu oletuksena tuntipalkkarivi (jos tuntipalkkainen).
Alla listattuna esimerkkejä, miten työtehtävän perusteella saa muutettua muodostettuja palkkarivejä.
Tuntipalkkarivin korvaaminen työn perustuntien palkkalajilla
”Tätä työtä tehdessä muodostuu tuntipalkan sijaan palkkalajia x”
Työlle voidaan määrittää erillinen palkkalaji, joka korvaa tuntipalkkaiselle työn palkkalajin. Palkkalajin korvaaminen tapahtuu työn muokkauksen kautta palkka-välilehdeltä valitaan aiemmin tehty palkkalaji perustuntien palkkalaji-kenttään.
Kun määritys on tehty työn taakse, palkkalaji ilmestyy palkkaerittelyt-sarakkeeseen niille tapahtumariveille, joilla on työnä työ, jolle perustuntien palkkalajin korvaus tehtiin.
Kuukausipalkkaisen kohdalla korvaaminen toimii vain tapauksessa, että kuukausipalkka lasketaan tuntipalkkana (työsopimuksen asetus). Silloin myös perustuntien palkkalaji muodostuu kuukausipalkkaiselle. Mikäli muille kuukausipalkkaisen tapahtumille ei haluta palkkariviä, voidaan lisäksi säätää kuukausipalkkaisen työaikamerkintä-aikatapahtumatyypille kuukausipalkkaisen perustuntien palkkalajiksi sellainen palkkalaji mikä ei siirry palkanlaskenta-aineistoon.
Bruttopalkkaraportilla voi muuttaa tapahtumarivien työtä myös jälkikäteen ja suorittaa jälkilaskennan, joka päivittää palkkaerittelyt-sarakkeen taustalla olevien asetusten mukaiseksi.
Varmista myös, että työ on merkitty sitä kirjaaville henkilöille (Hallinta -> Työt -> Henkilöstö-välilehdelle) ja työ on kirjausmallilla valittavissa.
Työn lisäpalkkarivit
”Tätä työtä tehdessä muodostuu tuntipalkan lisäksi palkkalajia x”
Työn lisäpalkkariveillä saadaan aikaiseksi, että tiettyä työtä tehdessä muodostuu tuntipalkan lisäksi erilaisia lisiä. Aina kun työtä tehdään, saadaan yksi tai useampi lisä muodostumaan. Määrä voi olla kiinteä tai perustua tapahtuman kestoon. Lisäksi voidaan määrittää tapahtuman vähimmäis ja enimmäiskestot palkkarivin lisäämiseksi.
Esimerkkejä työn lisäpalkkariveillä hoidettavista tilanteista ovat
Olosuhdelisistä eri työehtosopimuksissa: Ulkotyölisä, Korkeanpaikanlisä, Raskaan työn lisä, Likaisen ja erittäin likaisen työn lisät, Raskaan renkaan lisä, Hiekkapuhalluslisä, Sähköasennuksen olosuhdelisät, Myrkky- ja räjähdysainelisä
Pätevyyslisät: Jos maksetaan vain tiettyä työtä tehdessä. Jos henkilö saa lisää jokaiselle tekemälleen työtunnille, katso ylempää tästä oppaasta kohta ”Henkilöstön palkanlisät”.
Muita työtehtäviin liittyviä lisiä: Luottamustyön korvaus
Päivystyskorvaus: Katso myös oppaasta kohta Varallaolokorvaus.
Odotusajan korvaus: Odotusajan voi kirjata eri työlle jos siitä maksetaan eri tuntipalkka. Odotusajan korvauksen voi kirjata myös omalle aikatapahtumatyypilleen, jolloin voi soveltaa oppaan kohtaa ”Aikatapahtumatyypeille muodostettavat palkkarivit” .
Eritesiivouslisä: Yleensä kertakorvaus. Aiheesta tarkemmin tämän oppaan kohdassa ”Eritesiivous”.
Lisätään työ ja sille lisäpalkkarivit (Hallinta -> Työt). Varmista työn lisäämisen yhteydessä, että työ on merkitty henkilöille, jotka sitä kirjaavat (Hallinta -> Työt, lisää töiden henkilöstö-välilehdelle henkilöt)
Esimerkki: Lisätään Viemäriasennus-työ, jota kirjatessa maksetaan tuntipalkan lisäksi Erittäin likaisen työn lisää jokaiselle työtunnille. Lähdetään lisäämään työlle lisäpalkkarivejä työn palkka-välilehdelle.
Valitaan riville aiemmin tehty palkkalaji, lisän määrä muodostuu tapahtuman keston mukaisesti, joten asetetaan määrä nollaksi. Tapahtuman kestoon liittyen ei ole vaatimuksia palkkarivin muodostuksessa. Tallennetaan rivi.
Kun Viemäriasennustyölle tehdään tunteja, bruttopalkkaraportilla muodostuu tuntipalkan lisäksi haluttu lisä.
Työllä voi olla useita lisäpalkkarivejä, ne lisätään omana rivinään työn asetuksiin lisäpalkkariviksi.
Palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä syötettävät lisät
”Palkanlisät, jotka tarvitaan palkka-aineistoon, mutta työntekijä ei itse syötä näitä mobiilista.”
Organisaatiossa voi olla monia erilaisia lisiä, joita Maxtech-järjestelmän palkanlaskenta ei voi päätellä olemassaolevasta tiedosta. Silloin ne jäävät manuaalisesti syötettäväksi joko esimiehelle tai sille taholle, joka palkka-aineiston tarkistaa.
Esimerkkejä tällaisista palkanlisistä ovat tyypillisesti yrityksen sopimia etuja, esimerkiksi: Työvaate- ja pesulakorvaus, Matkapuhelinetu, Lounasseteli, erilaiset provisiot ja bonukset.
Palkkojen tarkistuksen yhteydessä, palkkajaksolle voidaan lisätä mille tahansa tapahtumalle (esim. kuukauden viimeiselle päivälle) palkkaan lisäksi tulevat edut ja muut manuaalisesti kirjattavat palkanlisät.
Palkkarivien lisääminenbruttopalkkaraportilla
Varmista ensin, että olet lisännyt tarvittavan palkkalajin ja sille palkkalajien asetukset. Palkkalaji pitää olla muokattavissa aikatapahtumien muokkauksen yhteydessä ja on estetty näkyvyys mobiilisovelluksessa tai muussa työntekijän kirjaustavassa.
Bruttopalkkaraportin Palkkaerittelyt-sarakkeessa on lisäyspainike, jonka kautta voi lisätä palkkarivejä manuaalisesti.
Palkkarivit voi syöttää pitkin palkkakautta tapahtumille tai kootusti. Pääasia on, että vietävällä palkkajaksolla on tarvittavat palkkarivit. Palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä, manuaalisesti syötetyt palkkarivit eroavat automaattisesti lisätyistä riveistä väriltään. Manuaalisesti lasketut rivit ovat mustia ja automaattisesti lasketut rivit (esim. tuntipalkkarivi) on violetti.
Lisää tietoa palkka-aineiston tarkistamisesta löydät bruttopalkkaraportti-sivulta.
Kilometrikorvaukset, päivärahat ja kulukorvaukset
Matkalaskuihin liittyvät lisät kuten ateriakorvaus, päivärahat ja kulukorvaukset voi myös syöttää samaan tapaan kuin muut palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä syötettävät lisät, mutta kannattaa tutustua Matkalaskut™-tuotteeseen. Palkka-aineiston tarkistamisen yhteydessä syötettäville lisille ei voi esimerkiksi tallentaa kuittia kuten matkalaskulle.
Matkalaskut-tuotteen avulla voi tallentaa matkat, reitit ja niihin liittyvät korvaukset manuaalisesti kuitteineen ja muodostaa matkalaskuille hyväksyntäprosessin organisaation sisälle.
Matkalaskut on siirrettävissä bruttopalkkaraportin tapaan suoraan käytössä olevaan palkanlaskentajärjestelmään.
Automaattinen ajopäiväkirja™-tuotteemme avulla voit kirjata ajot ja laskea kilometrikorvaukset sekä päivärahat automaattisesti. Ajopäiväkirjan ajoista pystyy luomaan matkalaskun ja syöttämään sinne tarvittavat liitteet ja kulukorvaukset.
Palkkaa vähentävät palkkalajit (a-hintojen ollessa käytössä)
Palkkarivi voi olla myös negatiivinen, eli kokonaispalkkaa vähentävä. Lisääminen onnistuu helposti bruttopalkkarportilta ja se lisätään samaan tapaan kuin muutkin palkanlaskennan tarkistamisen yhteydessä syötetyt palkkarivit.
Eritesiivous
Eritesiivous on esimerkiksi siivousalalla käytössä oleva, tyypillisesti kertakorvaus. Eritesiivouksen palkanlisän tallentamisen voi hoitaa usealla tavalla.
Aikatapahtumatyypit-näkymässä hallinnoidaan järjestelmässä käytettävissä olevia tapahtumatyyppejä ja niiden käyttäytymistä esimerkiksi työaikojen, ylitöiden ja lisien laskennassa. Aikatapahtumatyypeittäin on myös mahdollista säätää miten ne käyttäytyvät työaikaliukuman, automaattisten taukojen ja palkanlaskennan suhteen.
Vain aktiiviseksi merkityt tapahtumatyypit ovat käytettävissä. Halutessasi poistaa tapahtumatyypin käytöstä, muokkaa käytöstä poistettavaa tapahtumatyyppiä ja muuta sen tilaksi ”ei-aktiivinen” tai ”roskakorissa”. Voit tuoda järjestelmän käyttöön selkeyttä laittamalla ei-aktiiviseksi sellaiset aikatapahtumatyypit, joita ei tarvitse kirjata.
Halutessasi ottaa tapahtumatyypin käyttöön, etsi haluamasi tapahtumatyyppi valitsemalla suodattimesta ”ei-aktiiviset”, ”roskakorissa” tai tyhjä valinta (tyhjä näyttää kaikki sekä käytössä olevat että käytöstä poistetut). Muokkaa käyttöön otettavaa tapahtumatyyppiä ja muuta sen tilaksi ”aktiivinen”.
Tapahtumatyyppikohtaiset oletusasetukset ovat yleensä toimivia eikä niitä tyypillisesti tarvitse muuttaa.
Jos et näe jotain asetusta, organisaatiossasi ei mahdollisesti ole asetuksen vaatima tuote tai moduuli käytössä.
Yleiset aikatapahtumatyyppien asetukset
Aikatapahtumatyypin nimi
Tapahtumatyypin nimi ei lähtökohtaisesti ole muutettavissa. Järjestelmästä löytyy yli 130 erilaista aikatapahtumatyyppiä. Voit tarkistaa kaikki saatavilla olevat aikatapahtumatyypit hakemalla listan uudelleen ilman tila-suodatusta.
aikatapahtumatyyppejä voi valita ja sille voidaan tehdä kirjauksia. Huomioi esimerkiksi aikatapahtumatyypin valinnan päivitys kirjausmalleille aktivoinnin jälkeen.
Jos sopivaa aikatapahtumatyyppiä ei löydy, tai haluat että aikatapahtumatyypin nimeä muutetaan, ota yhteyttä tukeemme tuki@maxtech.fi tai soittamalla p. 010 229 6200 (arkisin 8-16). Maxtech-järjestelmään pyritään lisäämään kaikki asiakkaillemme tarpeelliset ja monikäyttöiset aikatapahtumatyypit.
Lyhyt nimi ja väri
Aikatapahtumatyypin lyhytnimen ja värin avulla saadaan tiivistettyä ja selkeytettyä kalenterinäkymää ja raportteja organisaation omiin tarpeisiin. Kalenterinäkymässä voidaan esimerkiksi korvata ajat aikatapahtumatyypin lyhenteellä.
Tästä artikkelista löydät ohjeita aikatapahtumatyyppien ja työvuoromallien värien hyödyntämisestä työvuorosuunnittelussa ja työajanseurannassa.
Muut yleiset asetukset
ASETUS
TARKOITUS
Valittavissa työn aikatapahtumatyypiksi
Vain aikatapahtumatyypit, joille on valittu kyllä, voidaan asettaa Työn aikatapahtumatyypiksi.
On kuittaus
Kuittaus-tyyppisille tapahtumille tallennetaan vain yksi aikaleima (ei erillistä loppuaikaa).
Aikatapahtumatyypeille kannattaa määrittää, miten tapahtuma pilkkoutuu tapahtumiksi tilanteessa, jossa mobiilisovelluksesta tai leimauslaitteelta tulee useamman päivän mittainen kirjaus. Lue lisää aiheesta: Tapahtuman lisäys usealle päivälle
Tila
Määrittää, onko kyseinen aikatapahtumatyyppi käytettävissä. Vain aktiivinen-tilassa olevat aikatapahtumatyypit ovat käytettävissä.
Työaikaliukuma ja tauot
Työaikaliukumien ollessa käytössä, on syytä tarkistaa jokaisen käytössä olevan aikatapahtumatyypin kohdalta ”Käytä työaikaliukuman laskennassa”-asetus. Saldomuutos voidaan tarvittaessa ohittaa kokonaan päivänä, jona on tietyn tyyppinen aikatapahtuma. Tarkempi ohje työaikaliukuman ja tapahtuman keston huomioinnista tässä artikkelissa. Tutustu myös muihin työaikaliukuman ohjeartikkeleihin täällä.
Järjestelmässä on mahdollista käyttää automaattista lounastaukoa . Aikatapahtumatyypin ”Käytetään automaattisen lounastauon laskennassa”-valinnalla saadaan aikatapahtumatyyppikohtaisesti määritettyä esimerkiksi tilanne, että tuleeko matka-tyyppiselle tapahtumalle lounastaukoa vai ei.
Järjestelmä lisää automaattisesti lounastauon niille tapahtumille, joilta se puuttuu, vain taaksepäin katsottavalta ajalta.
Asetuksella ”Automaattiset työajan tauot – montako päivää tarkistetaan taaksepäin” määritetään, miltä ajanjaksolta taukoja lisätään. Vaihtoehdot ovat 7, 14 tai 31 päivää.
🔧 Huom! Asetuksen muuttaminen vaatii tukipalvelumme toimenpiteitä. Mikäli haluatte muuttaa tarkistusväliä, ottakaa yhteyttä käyttötukeemme.
Poissaolot ja lomat
Poissaolojen hallinnassa aikatapahtumatyypit, joita voi anoa poissaoloksi, merkitään aikatapahtumatyypin ”On poissaolo”-asetuksella. Silloin poissaolo tulee valittavaksi poissaoloanomusten lähettämisen yhteyteen.
Voit tutustua tarkemmin poissaolojen hallintaan ja sen käyttöönottoon täällä.
”Kyllä” silloin kun halutaan, että aikatapahtumatyypin kirjauksille lasketaan ylityöt.
Alentaa viikko- ja jaksoylityön tuntirajoja
Voidaan määrittää aikatapahtumatyypille, alentaako se tasoittumisjaksolle asetettuja tuntirajoja.
Lue lisää jaksoylitöiden laskennasta ja tasoittumisjaksoista täältä.
Laske palkkatiedot *)
”Kyllä” silloin kun halutaan, että kyseinen aikatapahtumatyyppi näytetään bruttopalkkaraportilla ja sille muodostetaan palkka-aineistoa.
Laske ylityökertymään
”Kyllä” silloin kun halutaan, että kyseinen aikatapahtumatyyppi lasketaan ylityökertymään.
Palkan tyyppi
Tavallinen = Perustuntien palkkarivi muodostuu asetun oletuspalkkalajin tai maksuryhmäkohtaisen palkkalajin mukaan.
A-hinta muodostuu henkilön palkanmuodostumiseen liittyvien asetusten perusteella (näitä esim. työsopimus, palkkalajien asetukset ja hinnoittelu, palkkaluokat, taulukkopalkat, työehtosopimukset).
KTA (Jaksottainen) = Vaatii toimiakseen henkilölle määritellyn jaksottaisen keskituntiansiorivin ja palkanlaskennan a-hinnat. KTA (Vuotuinen) = Vaatii toimiakseen henkilölle määritellyn vuotuisen keskituntiansiorivin ja palkanlaskennan a-hinnat.
Palkaton = Perustuntien palkkariviä ei muodosteta ollenkaan. Palkaton (vähennä kk-palkasta) = Muodostetaan negatiivinen perustuntien palkkarivi asetetun oletuspalkkalajin tai maksuryhmäkohtaisen palkkalajin mukaan.
Laske vuorolisät
Vuorolisillä tarkoitetaan järjestelmässä työehtosopimuksen kellonaikoihin perustuvia lisiä kuten ilta- ja yölisät sekä vuorolisät. Asetuksella voidaan estää tietylle aikatapahtumatyypille vuorolisän muodostaminen.
Lue lisää vuorolisien estämisestä työn ja tapahtuman ohjaustietojen avulla.
Laske henkilökohtaiset lisät
Asetuksella voidaan estää henkilöstön palkanlisän muodostuminen aikatapahtumalle.
Laske keskituntiansion tunteihin
Automaattisen keskituntiansion laskentaan liittyvä asetus, tämän ollessa valittuna aikatapahtumatyypin tunteja käytetään KTA:n laskennassa. Huom! Keskituntiansiot vaativat palkanlaskennan a-hintojen käyttämisen!
Oletuspalkkalaji
Aikatapahtumille on järjestelmässä oletuspalkkalajit olemassa. Nämä voidaan korvata halutessaan eri palkkalajilla. Tarkista, että yleiselle palkkalajille on asetukset organisaatiossa.
Lue lisää palkkalajeista ja palkkalajien lisäämisestä täältä.
Palkkalaji maksuryhmittäin
Saadaan tietylle aikatapahtumatyypille muodostumaan erilainen palkkalaji riippuen työntekijän maksuryhmästä. Eri palkkalaji on asetettavissa tuntipalkkaiselle, kuukausipalkkaiselle ja kuukausipalkkaisille, joille lasketaan tuntipalkkarivi.
Päivätasoinen palkkalaji maksuryhmittäin
Voidaan määritellä erikseen päivätasoinen palkkalaji tuntipalkkaiselle työntekijälle, sekä kuukausipalkkaiselle työntekijälle. Lue lisää ominaisuudesta täältä.
*) Laske palkkatiedot-asetuksen ja sen alle listatut asetukset vaativat Maxtech Pro TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™-tuotteen ja erinäisiä lisämoduuleita asetuksesta riippuen.
Aikatapahtumatyyppien saldoseuranta
Järjestelmässä melkein minkä tahansa aikatapahtumatyypin voi muuttaa helposti saldolliseksi!
Saldoseurannan voi aktivoida ”Aktivoi saldoseuranta”-asetuksella. Saldoseuranta voi aktivoidaan henkilölle joko päivä- tai tuntikohtaisena asettamalla henkilölle kyseisen saldon alkusaldo. Lue lisää toiminnon käyttöönotosta täältä.
Muita järjestelmästä saatavilla olevia saldoja ovat työaikaliukuman, työaikapankin ja työajan lyhennysvapaiden saldot sekä lomasaldo.
Muut asetukset
ASETUS
TARKOITUS
Käytössä tapahtumavienneissä Tapahtumatyypin numero, Tapahtumatyypin koodi
Käytetään tapahtumasiirtojen tunnisteena numeroa tai koodia. Käytettävä tunniste riippuu käytössä olevasta tapahtumaviennistä. Käytettävän tunnisteen voi tarkistaa rajapintakuvauksesta. Loma- ja poissaolosiirroissa aikatapahtumatyypeille on määriteltävä myös ”On poissaolo” ja ”On loma” tiedot.
Laske kokonaistyöaikaan
Tapahtumatyypit, joille on valittu kyllä, huomioidaan Kokonaistyöaikaraportin laskennassa. Asetus näkyy vain, jos Laske työajaksi / sopimustunneiksi = kyllä.
