Tiedostopohjainen siirto, ladataan käyttäjän koneelle ja viedään manuaalisesti kohdejärjestelmään.
Tiedostoformaatti
Kiinteäpaikkainen rivin tyypin perusteella muotoiltu csv-formaatti
CSV-kenttien erotin
puolipiste (;)
Merkistö
ISO-8859-1
Desimaalierotin
pilkku (,)
Tuhaterotin
Ei käytössä
Kenttien otsikot
Käytössä
Kenttien järjestys
Kiinteä
Rajapinnassa siirrettävät tiedot
Siirtotiedostossa on kolmen eri tyypin rivejä. Rivikohtaisten sarakkeiden sisältö riippuu kyseisen rivin tyypistä. Rivin tyyppi ilmoitetaan A-sarakkeen arvona. Rivien tyypit ovat:
Juokseva tietueen numero (Tämä syötetään pohjaksi siirtotiedostodialogiin. Järjestelmä kasvattaa tätä numeroa jokaista siirrettävää henkilön palkka-aineistoa kohden)
Huom! Jos syötät tähän Visma Novan olemassa olevia palkkatositenumeroita, niin siirto ylikirjoittaa nämä vanhat palkat Novassa.
Leimauslaitteita hallitaan valikossa Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -leimauslaitteet. Sivulla on näkyy organisaatiossa olevat leimauslaitteet.
Oletustyömaan määrittäminen
Lisättyäsi ensin uuden työmaan (Hallinta > Työmaat) voit määrittää sen oletustyömaaksi haluamallesi leimauslaitteelle. Työmaan lisäykseen riittää työmaan nimi, muut tiedot voit täydentää myöhemmin, järjestelmä pyytää verottajan vaatimat tiedot viimeistään siinä vaiheessa, kun työmaan tietoja ollaan viemässä verottajalle.
Muokkaa leimauslaitetta Maxtech Pro -leimauslaitteet -sivulla klikkaamalla -painiketta ja valitse Kohde (oletus) / Oletustyömaa -kenttään lisäämäsi työmaa/kohde > Tallenna. Tämän jälkeen leimauslaitteella tehdyt leimaukset kohdentuvat valitulle työmaalle/kohteelle.
Työmaa päivittyy laitteelle automaattisesti 15 minuutin välein, järjestelmän tietojen päivityksen voi hoitaa myös manuaalisesti, jolloin muutos tulee heti voimaan.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Maxtech-järjestelmä tukee määräaikaisesti voimassa olevia ylityömääräyksiä, joita voi lisätä ja hallita järjestelmässä Hallinta > Työt -näkymässä. Tässä artikkelissa on opastettu pelkistetysti tärkeimmät asiat liittyen ylityömääräysten lisäämiseksi.
Näin lisäät ylityömääräyksen henkilöstölle
Kirjaudu järjestelmän web-käyttöliittymään
Avaa päävalikosta Hallinta > Työt
Paina Lisää-painiketta
Syötä ylityömääräykselle Työn nimi, esimerkiksi ”Ylityömääräys”
Valitse Työn tyypiksi ”Työmääräin”
Määritä halutessasi Työn aukeamisajankohta – tämä vaikuttaa siihen milloin ylityömääräys aukeaa eli kirjaus on mahdollista tästä hetkestä alkaen
Määritä halutessasi Työn sulkeutumisajankohta – tämä vaikuttaa siihen milloin ylityömääräys sulkeutuu
Määritä halutessasi Seurantatasot-välilehdeltä Yksikkö – tämä rajoittaa ylityömääräyksen näkyvyyttä kyseiseen yksikköön
Valitse Henkilöstö-välilehdeltä ne henkilöt, joille ylityömääräys osoitetaan
Määritä Palkka-välilehdeltä Palkanlaskennan ohjaustiedot, jonne valitse asetus ”Älä laske työaikaliukumaan (laske palkkarivit)” – tämä ainakin mikäli organisaatiossanne on käytössä työaikaliukuma. Tämä johtaa siihen, että vaikka työaikaliukuma olisi oletuksena käytössä, työstä maksetaan kuitenkin normaalit ylityökorvaukset ja niistä muodostetaan palkkarivit.
Järjestelmään voi syöttää varallaolokalentereita web-käyttöliittymässä ja varallaolovuorot saa näkymään kätevästi mobiilisovelluksessa. Tämä helpottaa organisaation sisäistä kommunikointia varallaolovuorojen suhteen. Varallaolojen hallintaan löytyy ohje täältä.
Varallaolokalenteri-näkymässä voit valita mitä kalenteria haluat tarkastella ja -painikkeella voit määrittää tarkasteltavan aikavälin vuoroja.
Alla mainittuja tietoja on mahdollista tuoda ulkoisesta tiedostosta. Tuonti tehdään klikkaamalla taulukon oikeassa yläreunassa olevaa Tiedon tuonti -painiketta. Tuonnissa tulee käyttää ladattavaa mallitiedostoa, jotta tuonti onnistuu.
Henkilöt,Työnantajat / Urakoitsijat,Asiakkaat,Kohteet,Työt,Työluokat, Projektit, Kustannuspaikat, Tuotteet, Maxtech Pro -tunnisteet, Henkilöiden ja käyttäjien tunnisteet, Kuljettajan tunnisteet, Työsopimuksien palkanlisät, Tuotteiden asiakaskohtainen hinnoittelu.
Tuonnilla voidaan joko tuoda uusia rivejä tai päivittää olemassa olevia. Mikäli tuontitiedostossa on annettu arvo joillekin niistä kentistä, mitkä ovat käytettävissä rivin tunnistamiseen (merkitty tähdellä tuontitiedostossa), ja arvojen perusteella löytyy olemassa oleva rivi, se päivitetään annetuilla tiedoilla. Muuten lisätään uusi rivi.
Mobiilisovelluksessa tapahtumailmoituksia voi lähettää päänäkymästä omasta toiminnosta Tapahtumailmoitukset. Valikossa näytetään kaikki lähetettävissä olevat tapahtumailmoitukset.
Mikäli halutaan, että mobiilisovelluksesta saadaan tapahtumailmoitukselle paikkatieto, joka voidaan näyttää kartalla, täytyy sovelluksen asetuksista sallia sijaintitiedot. Tapahtumailmoituksen lisäämisen yhteydessä voidaan valita, että sijaintitieto tallennetaan tapahtumailmoitukselle. Tapahtumailmoitukselle voidaan syöttää tietoja tapahtumailmoitusmallin asetusten mukaisesti. Liitteen (kuvan, tiedoston, kamerasta) voit lisätä plus-ikonia painamalla.
HUOM! Jos mobiilisovelluksessa ei ole tarvetta kirjata esimerkiksi saapumis -ja poistumisaikaa, voidaan nämä ottaa pois tapahtumailmoitusmallin asetuksista Näytettävät kentät -valikosta.
Sijaintitiedoin tallennettu tapahtumailmoitus näkyy puhelimen karttanäkymässä -kuvakkeena. Tapahtumailmoituksen tiedot voi tarkistaa klikkaamalla kuvaketta. Ilmoituksen tarkemmat tiedot voi avata myös klikkaamalla Avaa -painiketta.
Tapahtumailmoituksia voi tarkastella Tapahtumailmoitukset toiminnossa. Tapahtumia voi suodattaa aikavälillä ja tyypillä. Tapahtumailmoituksia voi myös poistaa avaamalla tapahtumailmoituksen ja klikkaamalla Poista-painiketta. Tapahtumailmoituksen Tila-arvoa voi muuttaa tapahtumailmoitusmallin mukaisesti.
Maxtech-mobiilisovelluksen Tapahtumat-toiminto mahdollistaa toteutuneiden työaikamerkintöjen tarkastelun ja muokkaamisen mikäli sallittu kirjausmallilla. Tapahtumalista (mobiili) -moduuli tulee olla aktivoituna toimintoprofiililla, jotta Tapahtumat-painike näkyy sovelluksen päänäkymässä.
Tapahtumalista näyttää toteutuneet tapahtumat ja tunnit valitulta aikaväliltä, joka suodattimeen on valittuna. Aikaväliä pääsee muuttamaan aikaväli-suodattimesta. Tapahtuman tyyppi -suodattimella voi valita näytettävät tapahtumatyypit. Tapahtumalistalla näytettäviä tietoja, kuten asiakas, kohde jne., voidaan määritellä -painiketta klikkaamalla.
Mikäli tapahtumien muokkaaminen on sallittu, niin muokkauksen saa auki klikkaamalla haluttua tapahtumaa.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
Moduulit
Työaika™ ja Työaika+™
Kokonaistyöaikaraportti
Kokonaistyöaikaraportti löytyy järjestelmän valikosta Raportit > Kokonaistyöaikaraportti. Kokonaistyöaikaraporttia voidaan käyttää henkilöiden työajan kokonaismäärän sekä keskimääräisen viikkotuntimäärän raportointiin valitulta aikaväliltä. Raportin käyttökohteita ovat esimerkiksi vuoden kokonaistyötuntien seuranta sekä liukumien tasaantuminen seurantajakson aikana. Raportilla voidaan seurata myös varallaolosta kertyneitä ylitöitä, muita ylitöitä ja kaikkia toteutuneita ylitöitä yhteensä.
Alkuvalmistelut
Raportilla huomioidaan tapahtumat, joille on aikatapahtumatyypin asetuksissa valittu Laske kokonaistyöaikaan = kyllä.
Kokonaistyöaikaraportin käyttö
Valitse haluamasi suodattimet ja aikaväli. Huomioithan, että suodattimiin valittu aikaväli tulee olla jaollinen seitsemällä, jotta keskimääräiset työtunnit viikossa -sarakkeeseen muodostuu oikea lukema.
Ylitöiden seuranta kokonaistyöaikaraportilta
Aktivoi Näytä ylityöt -asetus kokonaistyöaikaraportti sivun asetuksista nähdäksesi erittelyn toteutuneista ylitöistä valitulla aikavälillä. Lisäksi voit tehdä valinnat ”Varallaolossa tehtyjen ylitöiden tapahtumatyypit” -kenttään, mikäli organisaatiossanne on tarve eritellä varallaolon aikana tehdyt ylityöt omina tapahtumatyyppeinä.
Vuosityöaikakalentereita tarvitaan järjestelmässä tilanteessa, jossa on tarve määritellä normaalityöajasta poikkeavia päiviä yksittäiselle henkilölle tai työaikamallin henkilöille. Tällainen tilanne on esimerkiksi sellainen, että perjantain työaika on lyhyempi kuin ma-to työajat. Normaalityöaikaa käytetään järjestelmässä mm. päivittäisten liukumasaldojen laskennassa. Vuosityöaikakalenterin ylläpidon hoitaa asiakas itse.
Päivittäisten saldojen laskenta onnistuu myös ilman vuosityöaikakalenterin käyttöä, mutta silloin täytyy jakaa koko viikon työaika työskentelypäivien määrällä ja asettaa se normaalityöajaksi (Arkisin päivittäinen työaika), työaikaliukuma tasoittuu viikon mittaan saldoraportilla.
Vuosityöaikakalenteria ylläpidetään valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Vuosityöaikakalenteri. Sille määritellään työaika vuoden jokaiselle työpäivälle. Huomioithan, että jos vuosityöaikakalenteriin ei ole asetettu rajoja, järjestelmä kirjaa automaattisesti kyseiselle työpäivälle 100% vuorokautista ylityötä. Mikäli rajat on jäänyt asettamatta, ei ohjaustieto ”Merkitse vuoro vrk-ylityöksi” korjaa tilannetta. Poikkeamat, kuten arkipyhät ja niiden vaikutus kyseisen viikon muihin työpäiviin voidaan määritellä myös. Henkilön normaali päivittäinen työaika haetaan vuosityöaikakalenterilta, kun työaikajärjestelmäksi on valittu Yleistyöaika (vuosityöaikakalenteri) ja vuosityöaikakalenteri on valittu.
Nämä asetukset löytyvät työaika-asetuksista (henkilö / työsopimus / työaikamalli)
Oman vuosityöaikakalenterin pohjana voi käyttää järjestelmän Yleistä kunnallista vuosityöaikakalenteria (työajan lyhennys viikon viimeisenä arkipäivänä) ja lisätä omaan vuosityöaikakalenteriin pelkästään poikkeavat päivät.
Järjestelmän yleistä vuosityöaikakalenteria voi tarkastella klikkaamalla -painiketta > Työpäivät-välilehti
Vuosityöaikakalenterin lisääminen, joka pohjautuu toiseen kalenteriin
Lisää uusi vuosityöaikakalenteri, anna sille kuvaava nimi ja valitse pohjana käytettävä vuosityöaikakalenteri.
Lisää Työpäivät-välilehdelle pohjana käytettävästä vuosityöaikakalenterista poikkeavat päivät ja tallenna.
Vuosityöaikakalenterin lisääminen ilman pohjautuvaa kalenteria
Lisää uusi vuosityöaikakalenteri, anna sille kuvaava nimi ja klikkaa tallenna-painiketta.
Muokkaa lisäämääsi kalenteria ( -painikkeella) ja lisää Työpäivät-välilehdelle päiviä niin kauan, että tulee normaali viikko, josta voit tehdä kopiot seuraaville viikoille eteenpäin. Tämä onnistuu helpoiten lisäämällä yksi päivä ja tekemällä siitä kopio.
Kopioi rivi ja sen jälkeen luo kopiosta kopio, jolloin päivät lähtevät juoksemaan päivämäärän mukaan
Järjestelmä luo kopiot ja voit muokata poikkeamat klikkaamalla halutun päivän kohdalla -painiketta.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Työaikaliukuma käytössä
Työaikaliukuma asetetaan henkilölle käyttöön valikosta Hallinta > Henkilöstö > Muokkaa > Työsopimukset > Muokkaa > Työaikaliukuma-välilehti.
Työaikaliukuman käyttöön on erilaisia vaihtoehtoja.
Ei käytössä: Liukumasaldon laskenta ei ole käytössä. Henkilön normaalin päivittäisen työajan ylittävät merkinnät käsitellään lähtökohtaisesti ylitöinä.
Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan): Liukumasaldon laskennassa huomioidaan henkilön normaali päivittäinen työaika henkilön työaika-asetusten mukaisina työpäivinä. Työaika-asetusten mukaiset työpäivät, joille ei ole työaikamerkintää, kerryttävät liukumasaldoon normaalin päivittäisen työajan verran miinusta. Työaika-asetusten mukaisten vapaapäivien työajaksi laskettavat merkinnät kerryttävät liukumasaldoa merkinnän pituuden verran. Henkilön normaalin päivittäisen työajan ylittävät merkinnät siirtyvät lähtökohtaisesti työaikaliukumasaldoon (ei ylitöiksi).
Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan ja vain päivinä, joilla työajaksi laskettava merkintä): Muuten vastaava kuin ”Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan)”, mutta liukumasaldon laskennassa huomioidaan vain päivät, joille on työajaksi laskettava merkintä. Työaika-asetusten mukaiset työpäivät, joille ei ole työaikamerkintää, eivät siis muuta liukumasaldoa.
Kyllä (Perustuen päivittäiseen työaikaan, kaikkina päivinä, joilla työajaksi laskettava merkintä): Muuten vastaava kuin ”Kyllä (Perustuen normaaliin päivittäiseen työaikaan)”, mutta liukumasaldon laskennassa huomioidaan normaaliin päivittäiseen työaikaan suhteutettuna kaikki päivät, joille on työajaksi laskettava merkintä. Työaika-asetusten mukaisten vapaapäivien työaikamerkinnät kerryttävät siis miinusta kirjauksen ollessa normaalia päivittäistä työaikaa lyhyempi.
Vain saldon käsin ohjaus: Liukumasaldoa muutetaan vain Saldoraportin käsinohjauksilla.
Työaikaliukuman lisäasetukset
Työaikaliukuman lisäasetukset löytyvät Työaikaliukuma-välilehdeltä Henkilön takaa.
Työaikaliukuman alkusaldo: tähän asetetaan lukema, josta työaikaliukuman laskenta alkaa
Työaikaliukuman alkusaldon päiväys: tähän asetetaan päivämäärä, mistä alkaen saldoa aletaan laskemaan
Alla olevassa esimerkissä henkilön vrk-lisä- ja ylitöiden laskenta on päällä. Normaali päivittäinen työaika on 7.5h, vrk-ylitöiden rajat: 50% = 8h ja 100% = 10h.
Sääntö 1. Normaalitunnit ja normaalin työajan ylittävät tunnit yksinkertaisena saldoon (Kyse ei oletuksena ole ylityöstä)
Tätä asetusta käytetään, kun päivän tehdyt tunnit halutaan ohjata liukumaan työpäivän kestosta riippumatta. Tässä lasketaan liukumaan tunti tunnista periaatteella eikä ylitöistä lasketa korotettuja tunteja.
Sääntö 2. Normaalitunnit ja ylityötunnit korotettuina saldoon (Ylityön perusosat poistetaan)
Tätä asetusta käytetään, kun ylityöt halutaan ohjata liukumaan korotettuina. Bruttopalkkaraportille nousee Työaikaliukuman ohjaus.
Tätä asetusta käytettäessä ylitöiden korotusosuutta ei lasketa liukumaan vaan nämä lasketaan erikseen palkkariveinä. Liukumaan muodostuu työpäivän keston mukainen liukuma, mutta lisätöistä sekä 50% ja 100% ylityön korotetusta osuudesta muodostuu palkkarivit.
Sääntö 4. Vain ylityötunnit korotettuina saldoon (Normaalitunteja ei huomioida saldossa. Ylityön perusosat poistetaan.)
Tätä asetusta käytetään, kun päivittäisen normaalityöajan tunteja ei haluta seurata, vaan liukumaan ohjataan ainoastaan lisä- ja ylityöt korotettuina.
Sääntö 5. Vain normaalitunnit lasketaan saldoon (Lisätyö-/Ylityötunteja ei lasketa saldoon, mutta niistä luodaan palkkarivit)
Tätä asetusta käytetään, kun halutaan käyttää liukumaa normaalin päivittäisen työajan toteutuman seurantaan. Liukumassa huomioidaan ainoastaan päivittäisen normaalityöajan alittavat tunnit.
Sääntö 6. Vain normaalin työajan ylittävät tunnit lasketaan (ja oletuksena ne tulkitaan yksinkertaisena laskettaviksi liukumatunneiksi)
Tätä asetusta käytetään, kun liukumaan halutaan ohjata ainoastaan päivittäisen normaalityöajan ylittävät tunnit. Liukumassa ei huomioida normaalityöaikaa, vaan ainoastaan normaalintyöajan ylittävät tunnit tunti tunnista periaatteella.
