Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tarkastaminen: Matkalaskujen tarkastaminen tapahtuu valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Hae tarkistettavat matkalaskut näkyviin. Voit tarkistaa matkalaskut avaamalla ne PDF tai Excel tiedostoksi, klikkaamalla kuvakkeita rivin viimeisestä sarakkeesta.
Hyväksyntä: Kun olet tarkistanut matkalaskun niin voit hyväksyä sen valitsemalla (ruksaamalla) ja klikkaamalla alhaalta Hyväksyntä -nappia ja valitsemalla hyväksymistason.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Matkalaskujen matkakorvauksien siirto tehdään valikossa Matkalaskut tai Ajoneuvopaikannus > Matkalaskut. Voit suodattaa hyväksytyt matkalaskut näkyviin > valitse ne klikkaa Vienti-nappia alhaalta. Valitse siirtotiedostotyyppi, mikäli se ei ole automaattisesti valittuna. Valitse parametrit ja klikkaa Suorita vienti -nappia.
Mikäli matkakorvauksia viedään siirtotiedostolla tai suoravientinä maksuohjelmaan niin korvauksilla tulee olla palkkalajinumerot sekä henkilöillä henkilönumerot tallennettuna. Henkilönumerot voi tallentaa valikossa Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > aseta henkilönumero > Tallenna.
Palkkalajinumerot tallennetaan valikossa Työaika ja palkat > Palkkalajinumerot > Muokkaa palkkalajin asetusta > Valitse siirtotiedoston niminen -välilehti ja tallenna palkkalajinumero sekä siirrettävät arvot.
Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:
tuotteet
moduulit
Työaika™ ja Työaika+™
Työt (mobiili) Työn lisääminen (mobiili) Mallityöt (hallinta)
Mallityön lisääminen Web-järjestelmään
Jotta töitä voidaan lisätä mobiilisovelluksella, täytyy järjestelmässä olla luotuna ainakin yksi mallityö. Tämä onnistuu menemällä valikossa kohtaan Hallinta > Mallityöt > Lisää. Mallityölle tulee antaa nimi ja määritellä halutut seurantatasot, jotka näkyvät automaattisesti mobiilissa lisättävissä töissä. Määritä Tila-välilehdellä, voiko henkilöstö kuitata työn valmiiksi vai pelkästään oman osuuden. Lisäksi on tärkeää, että Työn tila -kohdassa aktivoidaan Mallipohja. Näin varmistetaan, että mallityö on oikein määritelty mobiilikäyttöä varten.
Uuden työn lisääminen mobiilisovelluksella
Kun käyttäjällä on käytössä vaadittavat moduulit ja web-järjestelmään on lisätty vähintään yksi Mallityö, hän voi lisätä uusia töitä järjestelmään suoraan mobiilisovelluksen Työt-näkymästä painamalla oikean alakulman-painiketta. Painikkeen painaminen avaa työn lisäysnäkymän, jossa valitaan luotavan työn pohjana käytettävä mallityö. Luotavalle työlle esitäytetään tiedot valitulta mallityöltä.
Uuden työn lisääminen mobiilisovelluksessa
klikkaa päänäkymässä Työt-painiketta
Klikkaa oikean alakulman plus-painiketta
Valitse haluamasi mallityö
Täytä tarvittavat tiedot
Lisää halutessasi liite (esim kuva kohteesta). Liitteet tallentuvat Liitetiedostot-välilehdelle, josta voit myös poistaa niitä.
Työajan lyhennysvapaat eli pekkaset saattavat olla järjestelmässä kahdella eri tyyppisellä saldoilla (riippuen organisaation asetuksista ja käytössä olevista moduuleista): Työajan lyhennysvapaa sekä Työajan lyhennysvapaa (säästö).
Säästö-saldolla on vanhat, edellisten kalenterivuosien pitämättömät pekkaset ja toisella saldolla on kuluvan kalenterivuoden aktiiviset, kertyvät pekkaset (mikäli nämä ovat käytössä). Pekkaset on hyvä pitää omilla tileillään sen takia, että pekkassaldon seuranta varsinkin aktiivisesti kertyvien osalta on huomattavasti helpompaa. Tämä auttaa myös tilanteissa, joissa vanhat pitämättömät pekkaset mahdollisesti vanhenevat.
Vastaavasti työajan lyhennysvapaita voidaan myös käyttää kahden eri tapahtumatyypin avulla:
Työajan lyhennysvapaa, joka vähentää kuluvan kalenterivuoden pekkassaldoa
Työajan lyhennysvapaa (ed. vuosi), joka vähentää vanhojen pitämättömien pekkasten saldoa
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön pekkassaldot (kuluvan vuoden pekkaset ja vanhat pitämättömät pekkaset). Kun valinnat on tehty, painetaan Haku-nappia:
Ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Edellisen vuoden loppusaldon siirtäminen vanhojen pekkasten saldoon
Pekkassaldot saattavat näyttää kalenterivuoden alussa nollaa, kuten edellisessä kuvassa. Tämä johtuu siitä, että uuden kalenterivuoden pekkasia ei ole vielä kertynyt ja vanhojen pekkasten saldoa ei ole muodostunut.
Jos järjestelmässä on kertyneitä pekkasia (tai muita pekkasiin liittyviä tapahtumia) edeltävältä kalenterivuodelta, niitä päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun” ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Avautuvan ikkunan kautta voidaan tarkastella edellisten vuosien pekkasia. Ruudulla saattaa näkyä historiaa useilta vuosilta. Vuoden 2020 pekkasia voidaan tarkastella painamalla kyseisen vuoden kohdalta:
Ruudulla näkyy tämän jälkeen kyseisen vuoden tarkempi näkymä eli kertyneet ja käytetyt pekkaspäivät:
Alimmalla rivillä näkyy vuoden loppusaldo. Kun hiiri viedään Siirrot-sarakkeessa olevaan soluun vuoden viimeisen rivin kohdalle, voidaan saldokertymiä siirtää toisen tyyppiselle saldolle (Siirto säästöön):
Tästä näkymästä voidaan suoraan siirtää haluttu määrä vanhojen pekkasten saldoon. Kannattaa huomioida, että määräksi ei automaattisesti ehdoteta edellisen vuoden loppusaldoa, vaan se tulee syöttää itse. Määrän näkee kuitenkin helposti raportilta. Mahdolliset desimaalit tulee erottaa pisteellä. Kuvan mukaisilla valinnoilla ollaan siirtämässä 8,5 pekkaspäivää vanhojen pekkasten saldolle. Siirto vahvistetaan painamalla Tallenna-nappia:
Jos vanhojen pekkasten saldoon siirretään vuoden loppusaldon verran päiviä, edellisen vuoden loppusaldo näyttää tältä:
Työajan lyhennysvapaa (säästö) -saldolle on vastaavasti syntynyt saman verran plus-merkkistä saldoa. Tilanteen voi halutessaan todeta vielä kyseisen saldon yksityiskohtaisesta näkymästä:
Kirjaamistapaan ja -käytäntöihin liittyvät kysymykset kannattaa osoittaa ensisijaisesti esim. organisaation pääkäyttäjälle.
Hae ensin verottajan tulorekisteripalvelusta siirtotunnus ja kertakäyttösalasana (vaatii nimenkirjoitusoikeuden). Hae varmenne Web Service -kanavaan. Tulorekisteriin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Tulorekisterin tukeen p. 029 497 550.
Mene sitten valikossa Raportit > Työntekijätiedot (verottajalle) -sivulla ja klikkaa oikeasta yläkulmasta asetukset- nappia. Tallenna organisaationne y-tunnus Organisaatio-välilehdellä. Mene Integraatioasetukset-välilehdelle ja klikkaa Lisää varmenne – nappia. Syötä siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana kirjoitamalla käsin (copy-paste ei toimi) ne kenttiin ja klikkaa Hae varmenne- nappia. Järjestelmä noutaa varmenteen (odota hetki) ja tallentaa sen automaattisesti. Varmenne on voimassa 24 kuukautta, jonka jälkeen se tulee hakea uudelleen. Varmenne ei uusiudu automaattisesti.
Organisaation Y-tunnus
Varmenteen tallentaminen
Kirjoita (älä kopioi ja liitä) saamasi siirtotunnus sekä kertakäyttösalasana ja klikkaa Hae varmenne -painiketta. Järjestelmä hakee varmenteen, jonka jälkeen voit klikata Tallenna-painiketta.
Nämä asetukset löytyvät henkilön takaa valikosta Hallinta > Henkilöstö > muokkaa > Viestintä-välilehti. Voit valita mitä tietoja näytetään leimauksen yhteydessä, mobiilisovelluksessa, etusivulla ja työlistalla.
Työaikaliukuman esitystapa voi olla Reaaliaikainen tai Eilisen loppusaldo. Mikäli valittuna on reaaliaikainen esitystapa ja liukumasaldoa tarkastellaan alkupäivästä, niin kyseisen päivän puuttuvat tunnit eivät näy vielä saldossa. Tämän asetuksen pääkäyttäjä löytää valikosta Hallinta > Henkilöstö > muokkaa henkilöä > Työaikaliukuma-välilehti.
Voit kokeilla nollata suodattimet Palauta oletus -napilla ja painaa sen jälkeen Haku-nappia. Mikäli tapahtumia ei tule näkyviin niin pyydä organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan käyttäjäoikeutesi.
Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:
tuotteet
moduulit
Työaika™ ja Työaika+™
Pikakirjaustoiminto (mobiili)
Käyttöohjeet
Pikakirjaustoiminnolla voi kirjata nopeasti töitä, joille pikakirjaus on sallittu. Pikakirjaustoimintoa voi käyttää oikean alakulman salama-painikkeella päänäkymässä ja työvuorolistalla.
Pikakirjaus soveltuu hyvin esimerkiksi seuraavanlaisiin kirjauksiin:
Erilaiset vakioidut työt (etenkin työt, joiden välillä vaihdellaan päivän aikana)
Tauot
Palkaton tauko
Lounastauko
Kuittaukset (aikatapahtumatyypillä on valittu On kuittaus = kyllä)
Pikakirjaustoiminto aloittaa (ja lopettaa) tai kuittaa työn suoraan painalluksesta. Tarkempien tietojen syöttäminen vaatii tapahtuman avaamisen tapahtumat-näkymästä.
Pikakirjauksen käyttäminen vaatii moduulin Pikakirjaus (mobiili) sekä vähintään yhden työn, johon käyttäjällä on oikeudet ja jolle on valittu Näytetään Maxtech-mobiilisovelluksen pikakirjaustoiminnossa = kyllä.
Muista huomioida työlle määritelty aikatapahtuman tyyppi esim. Lounastauko nimisen työn lisäämisessä.
Pikakirjaus kirjaustapa tallentuu tapahtumille, joten ne on helppo tunnistaa esimerkiksi web-järjestelmän bruttopalkkaraportilta tarkasteltaessa.
Kuinka saan pikakirjautoiminnon näkymään käyttäjän puhelimessa
Tarkasta, että käyttäjälle on valittu jokin kirjausmalli tai, että jokin organisaation kirjausmalleista on asetettu oletuskirjausmalliksi.
Muokkaa työtä (Hallinta > Työt > muokkaa > Aika-välilehti), jonka haluat näkyvän pikakirjaustoiminnossa ja aseta Näytetään Maxtech-mobiilisovelluksen pikakirjaustoiminnossa kohtaan Kyllä.
Tunnisteelle annetaan järjestysnumero ja se muodostuu järjestelmään Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -tunnisteet -näkymään
Toiminnon ja seurantatasojen sitominen tunnisteeseen
Mene valikossa Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -tunnisteet. Muokkaa haluamaasi tunnistetta ja lisää toiminto sekä seurantatasot.
Työajan leimaaminen tunnisteeseen
Esiehto: Moduuli “NFC-tuntikirjaus (mobiili)” pitää olla aktivoituna käyttäjälle
Avaa puhelimen päänäkymä tai leimaa taustalta (näytön lukituksen pitää olla auki)
iOS-käyttäjien tulee valita “NFC-tunnisteiden lukeminen” -toiminto
Lue tunniste, jolloin tunnisteeseen sidottu toiminto aktivoituu
Työaika alkaa tai päättyy, riippuen toiminnosta
Mikäli siirtymät on aktivoitu käyttöön, ne muodostuvat automaattisesti
Maxtech Pro – QR-koodi-pohjainen työajanseuranta
QR-koodin perustaminen järjestelmään sekä toiminnon ja seurantatasojen sitominen
Avaa web-järjestelmästä toiminto Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -tunnisteet
Paina Lisää-nappia
Jätä tunniste-kenttä tyhjäksi, jolloin järjestelmä generoi siihen uuden yksilöllisen tunnisteen
Valitse Käytä QR-koodia: kyllä
Valitse toiminto: Tapahtuman aloittaminen ja lopettaminen
Valitse seurantatasot
Tallenna
Voit muodostaa QR-koodeista pdf:n alalaidan “Vie QR-koodit” -painikkeesta
Tulosta QR-koodit ja toimita kohteisiin
Työajan leimaaminen QR-koodiin
Esiehto: Moduuli “QR-koodituntikirjaus (mobiili)” pitää olla aktivoituna käyttäjälle
Avaa puhelimen päänäkymä
Käynnistä toiminto QR-koodien lukeminen
Lue QR-koodi, jolloin tunnisteeseen sidottu toiminto aktivoituu
Työaika alkaa tai päättyy, riippuen toiminnosta
Mikäli siirtymät on aktivoitu käyttöön, ne muodostuvat automaattisesti
Työajan leimaaminen tunnisteeseen iOS-laitteella
iOS-käyttäjien tulee valita mobiilisovelluksessa ”NFC-tunnisteiden lukeminen” -toiminto tunnisteiden lukemiseksi. Tämän jälkeen laite on valmis lukemaan tunnisteita.
