Seuraavat moduulit määrittävät mobiilisovelluksen QR-koodikirjaukseen liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
QR-koodituntikirjaus (mobiili)
Tuntikirjausten tekeminen QR-koodeilla
QR-koodikirjauksella voidaan kirjata vastaavia tapahtumia kuin tuntikijauksellakin. Suurin ero on, että kirjauksen tiedot (kuten työ, kohde ja asiakas) määritetään etukäteen QR-koodin asetuksiin eikä käyttäjä syötä tietoja erikseen. QR-koodeja käytetään avaamalla QR-koodin luku -näkymä, sallimalla kameran käyttö, jos sitä ei ole aiemmin sallittu ja osoittamalla kamera luettavaa koodia kohti. Koodin luvun jälkeen sovellus tekee koodin mukaiset toiminnot ja näyttää tietoa tapahtumasta koodin asetusten mukaisesti. QR-koodilla tehtävät kirjaukset ovat aina reaaliaikaisia.
Kirjattuja tapahtumia voi tarkastella sekä käyttöoikeuksista ja QR-koodien ja kirjausmallien asetuksista riippuen muokata ja hyväksyä tai poistaa Mobiilitapahtumalistalla. Selaimella sama onnistuu web-järjestelmän Tuntikirjaus-näkymässä.
Mobiilisovellus toimii tarvittaessa myös yhteydettömässä tilassa eli kirjauksia voi tehdä myös, kun verkkoyhteyttä ei ole käytettävissä. Tällöin kirjausten tiedot päivittyvät palvelimelle yhteyden palatessa.
Tämä toiminnallisuus vaatii seuraavat tuotteet ja moduulit:
TUOTTEET
MODUULIT
TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™ -laajennus
Bruttopalkkaraportti
Yleistä
Bruttopalkkaraportilla tarkastellaan toteutuneille tapahtumille muodostuneita palkkarivejä. Palkkaerittelyt-sarakkeessa näkyy järjestelmän automaattisesti muodostamia palkkarivejä (violetit rivit) sekä manuaalisesti lisättyjä palkkarivejä (tumman harmaat rivit). Yleensä palkka-aineisto viedään tarkastelun jälkeen erilliseen palkanlaskentaohjelmistoon jatkokäsittelyyn ja maksua varten. Listan järjestelmästä löytyvistä integraatioista löydät täältä. Tässä ohjeessa kerrotaan kuinka bruttopalkkaraporttia käytetään.
Tätä on suositeltavaa käyttää, kun aineistossa on paljon tarkasteltavia tapahtumia/rivejä. Aseta valintaruksi ”Kevyt käyttöliittymä” -asetukseen ja klikkaa Haku-painiketta.
Kevyt käyttöliittymä nopeuttaa raportin latautumista poistamalla taulussa tehtävät muokkausmahdollisuudet.
Tapahtumia voidaan hakea halutuilla suodattimilla ja ryhmitellä halutulla Lajittelu-suodattimella. Henkilö-lajittelu näyttää henkilöiden tapahtumat omilla välilehdillään ja auttaa tarkastelua huomattavasti.
Tapahtumien jälkilaskenta tarkoittaa, että tapahtumat lasketaan järjestelmän toimesta sen hetkisillä asetuksilla. Voit tehdä jälkilaskennan asettamalla valintaruksin suodattimista löytyvään Suorita jälkilaskenta -asetukseen.
Palkkaerittely-sarake voi näyttää väärin, mikäli henkilön työaika-asetuksia on muutettu tai tapahtumia on muokattu/poistettu. Siksi onkin tärkeää suorittaa aineistolle jälkilaskenta ennen kuin bruttopalkkaraporttia alkaa tarkistamaan. Jälkilaskennan voi suorittaa myös Näytä yhteenvetonäkymässä. Mikäli tapahtumia on paljon esimerkiksi 2000 riviä, kannattaa jälkilaskenta tehdä valitsemalla suodattimista Kevyt käyttöliittymä, Suorita jälkilaskenta sekä Näytä yhteenvetonäkymä, jolloin raportin latausaika pienenee.
Huom! Mikäli tapahtumat on lukittu ( -kuvake) tai ne on merkitty siirretyiksi ( -kuvake), niin kyseisiä tapahtumia ei jälkilasketa. Tapahtumat tulee avata tai merkitä siirtämättömäksi (valitse tapahtumat > toiminnot valituille > avaa lukitus tai merkitse siirtämättömiksi), mikäli ne halutaan jälkilaskea.
Voit valita näytettävät sarakkeet klikkaamalla raportin oikeasta yläkulmasta Sarakkeet-painiketta. Valitse sen jälkeen haluamasi sarakkeet ja tallenna. Tallenna-painike tallentaa valitut sinun käyttäjätunnukselle ja Tallenna organisaation oletukseksi -painike (näkyy pääkäyttäjille) kaikille organisaation käyttäjille.
Suunniteltujen -, Kirjattujen – ja Maksuun menevien tuntien erittely raportilla
Toiminto vaatii Maksettavien tuntien erittely raporteilla -moduulin, joka pitää erikseen aktivoida
Maksettavien tuntien erittely raporteilla -moduuli muuttaa bruttopalkkaraportin näkymän useampaan osioon. Palkkaerittelyt on eri muuttujien (suunnitellut tai kirjatut tunnit maksuun menevien tuntien pohjaksi + maksuun menevien tuntien manuaaliset muutokset + käytettävä työehtosopimus) tuottama lopputulos.
Suunniteltu-osio: Suunniteltu aloitusaika, suunniteltu lopetusaika, suunniteltu tauko, suunniteltu kesto. Suunnitellun tapahtuman kestoon vaikuttaa mm. suunnitellun tapahtuman leikkurit ja suunnitellun tapahtuman enimmäiskesto.
Maksuun-osio: Maksuun osioon tulee pohjaksi joko suunnitellut tai kirjatut kentät riippuen siitä, mitä työtuntien laskentatapaa käytetään. Maksuun meneviä aikoja voi vielä muokata ilman, että muokkaa alkuperäisiä suunniteltuja tai kirjattuja aikoja.
Palkkaerittelyt-sarake: Palkkaerittelyt sarakkeessa näytetään palkkarivit, jotka lasketaan maksuun menevien aikojen mukaan.
Esimerkki 1.Työtuntien laskentatapa on Suunniteltujen mukaan
Henkilölle on suunniteltu työvuoro 8.00-15.39
Henkilö on kirjannut työaikaa 7.00-15.39
Työtuntien laskentatapa: Suunniteltujen mukaan
Maksuun menee 8.00-15.39, eli 7.65h
Huom-sarakkeessa näytetään -kuvake merkkinä leikatusta työajasta
Esimerkki 2. Maksuun menevää aikaa muutetaan
Henkilölle on suunniteltu työvuoro 8.00-15.39
Henkilö on kirjannut työaikaa 7.00-15.39
Työtuntien laskentatapa: Suunniteltujen mukaan
Työtuntien laskentatapa muutettu > Maksa suunniteltujen mukaan + ylittävät, jolloin maksuun menee 7.00-15.39, eli 8.65h
Työtuntien laskentatapa on nyt Maksa suunniteltujen mukaan + ylittävät
Esimerkki 3. Työtuntien laskentatapa on toteutuneen mukaan
Henkilölle on suunniteltu työvuoro 8.00-15.39
Henkilö on kirjannut työaikaa 7.00-15.39
Työtuntien laskentatapa -sarakkeessa ei näytetä tietoa, koska kyseessä on järjestelmän oletus laskentatapa
Voit valita yksittäisiä tapahtumia laittamalla valintaruksin riville.
Jos esimerkiksi Henkilö-lajittelu on käytössä, voit valita tapahtumat jokaiselta välilehdeltä klikkaamalla Valitse Kaikki tai -painikkeesta vain näkyvän välilehden tapahtumat.
Valituille tapahtumille tehtävät toiminnot löytyvät sivun alareunasta ”Toiminnot valituille”. Valikossa näkyvät toiminnot riippuvat käyttäjäoikeuksista, joita käyttäjälle on annettu. Tässä voi mm. muokata, lukita, viedä roskakoriin, hyväksyä/hylätä tapahtumia sekä muuttaa palkkojen ja laskutuksen siirron tilaa.
Voit muokata yksittäistä tapahtumaa klikkaamalla -painiketta, jolloin pääset tapahtuman hallinnointinäkymään.
Useiden tapahtumien massamuokkaus
Valitse tapahtumat joita haluat muokata ja klikkaa alhaalta Toiminnot valituille -painiketta. Valitse toiminto, mitä haluat tehdä. Muokkaa-toiminnosta löydät paljon eri asetuksia, joita voit muokata valitsemillesi tapahtumille. Laita valintaruksi asetuksen kohdalle tai valitse pudotusvalikosta haluamasi asetus ja klikkaa Tallenna muutokset -painiketta.
Tapahtumille muodostuneita palkkarivejä on mahdollista muokata palkanlaskennan ohjaustiedoilla. Ohjaustietoja voi lisätä yksittäisille tapahtumille klikkaamalla Ohjaustiedot-sarakkeen -painiketta tai massamuokkaamallauseita tapahtumia. Mikäli haluat poistaa tapahtumalta esimerkiksi iltalisä-palkkarivin, niin on suositeltavaa käyttää Ei iltalisiä -ohjaustietoa kuin, että poistaisi kyseisen rivin laittamalla sen roskiin, jolloin automaattinen palkkarivien lasketa menee pois päältä.
Ohjaustiedon määrittäminen yhdelle tapahtumalle
Lisääminen: Klikkaa ohjaustiedot-sarakkeessa näkyvää -painiketta, valitse haluamasi ohjaustiedot ja Tallenna.
Poistaminen: Klikkaa ohjaustiedot-sarakkeessa näkyvää -painiketta, poista valinta halutuilta ohjaustiedoilta ja Tallenna.
Mikäli kevyt käyttöliittymä ei ole valittuna voi muokata palkkarivejä Palkkaerittely-sarakkeessa. -painikkeella voi lisätä ja -painikkeella poistaa palkkarivejä.
Mikäli muokkaat violetin värisiä palkkarivejä, niin tapahtuman automaattinen palkkarivien laskenta putoaa pois päältä. Näitä indikoidaan tapahtumalla punaisella -merkillä. Mikäli haluat automaattisen palkkarivien laskennan takaisin päälle, niin muokkaa yksittäistä tapahtumaa ja aseta Automaattinen palkkarivien laskenta päälle Palkkatiedot-välilehdeltä.
Tapahtumat hyväksytään valitsemalla halutut tapahtumat ja klikataan Toiminnot valituille -painiketta ja sen jälkeen valitaan taso mille tapahtumat hyväksytään.
Tapahtumien vienti tehdään valitsemalla tapahtumat ja klikkaamalla Vie palkkatietoja -painiketta. Tämän jälkeen avautuvaan dialogiin asetetaan halutut arvot ja klikataan Suorita vienti -painiketta. Siirtotiedostotyypistä riippuen koneellesi latautuu tiedosto, jonka voit viedä palkanlaskentaohjelmaan. Suoravienneissä kuten Netvisor, Visma LRT, Fennoa, Talenom ja Validius siirtotiedostoa ei muodostu paikallisesti vaan se menee suoraan kohdejärjestelmään. Mikäli haluat tarkastella siirtotiedostoa niin se onnistuu valikossa Seuranta ja loki > Lokitapahtumat > Siirtotiedostoloki sivulla.
Vientidialogin asetukset vaihtelevat siirtotiedostotyypin mukaan, mutta alla olevat asetukset näkyvät aina.
Ohita aikatapahtumat, joilla ei ole palkkarivejä: Tämän voi valita, jolloin viennissä tule ilmoituksia puuttuvista palkkariveistä. Esimerkiksi, jos lounastauot leimataan manuaalisesti, niin niille ei yleisesti muodostu palkkariviä.
Lähetä sähköpostiin: Voit asettaa sähköpostin ja lähettää siirtotiedoston vastaanottajalle.
Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneesti: Siirretyille tapatumille ja riveille muodostuu pilven kuva indikoimaan, että ne on siirretty. Mikäli haluat jostain syystä tehdä viennin uudelleen, ota tästä asetuksesta valintaruksi pois.
Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty: Kun tämä asetus on valittu, siirtotiedostolle ei muodostu sellaisia rivejä, joissa on pilven kuvat, eli jotka ovat jo siirretty. Mikäli haluat jostain syystä tehdä viennin uudelleen,ota tästä asetuksesta valintaruksi pois.
Joissain siirtotiedosto rajapinnoissa poissaolot ja lomat viedään omina tiedostoinaan. Tapahtumien vienti tehdään valitsemalla tapahtumat ja klikkaamalla Vie tapahtumia -painiketta.
Vientidialogin asetukset vaihtelevat siirtotiedostotyypin mukaan, mutta alla olevat asetukset näkyvät aina.
Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty: Kun tämä asetus on valittu, siirtotiedostolle ei muodostu sellaisia rivejä, joissa on pilven kuvat, eli jotka ovat jo siirretty. Mikäli haluat jostain syystä tehdä viennin uudelleen, ota tästä asetuksesta valintaruksi pois.
Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneesti: Siirretyille tapatumille ja riveille muodostuu pilven kuvat indikoimaan, että ne on siirretty. Mikäli haluat jostain syystä tehdä viennin uudelleen,ota tästä asetuksesta valintaruksi pois.
Lähetä sähköpostiin: Voit asettaa sähköpostin ja lähettää siirtotiedoston vastaanottajalle.
Lukitse viedyt rivit: rivit lukitaan kun siirtotiedosto on muodostettu.
Järjestelmään voi syöttää varallaolokalentereita web-käyttöliittymässä ja varallaolovuorot saa näkymään kätevästi mobiilisovelluksessa. Tämä helpottaa organisaation sisäistä kommunikointia varallaolovuorojen suhteen. Varallaolojen hallintaan löytyy ohje täältä.
Varallaolokalenteri-näkymässä voit valita mitä kalenteria haluat tarkastella ja -painikkeella voit määrittää tarkasteltavan aikavälin vuoroja.
Mobiilisovelluksessa tapahtumailmoituksia voi lähettää päänäkymästä omasta toiminnosta Tapahtumailmoitukset. Valikossa näytetään kaikki lähetettävissä olevat tapahtumailmoitukset.
Mikäli halutaan, että mobiilisovelluksesta saadaan tapahtumailmoitukselle paikkatieto, joka voidaan näyttää kartalla, täytyy sovelluksen asetuksista sallia sijaintitiedot. Tapahtumailmoituksen lisäämisen yhteydessä voidaan valita, että sijaintitieto tallennetaan tapahtumailmoitukselle. Tapahtumailmoitukselle voidaan syöttää tietoja tapahtumailmoitusmallin asetusten mukaisesti. Liitteen (kuvan, tiedoston, kamerasta) voit lisätä plus-ikonia painamalla.
HUOM! Jos mobiilisovelluksessa ei ole tarvetta kirjata esimerkiksi saapumis -ja poistumisaikaa, voidaan nämä ottaa pois tapahtumailmoitusmallin asetuksista Näytettävät kentät -valikosta.
Sijaintitiedoin tallennettu tapahtumailmoitus näkyy puhelimen karttanäkymässä -kuvakkeena. Tapahtumailmoituksen tiedot voi tarkistaa klikkaamalla kuvaketta. Ilmoituksen tarkemmat tiedot voi avata myös klikkaamalla Avaa -painiketta.
Tapahtumailmoituksia voi tarkastella Tapahtumailmoitukset toiminnossa. Tapahtumia voi suodattaa aikavälillä ja tyypillä. Tapahtumailmoituksia voi myös poistaa avaamalla tapahtumailmoituksen ja klikkaamalla Poista-painiketta. Tapahtumailmoituksen Tila-arvoa voi muuttaa tapahtumailmoitusmallin mukaisesti.
Maxtech-mobiilisovelluksen Tapahtumat-toiminto mahdollistaa toteutuneiden työaikamerkintöjen tarkastelun ja muokkaamisen mikäli sallittu kirjausmallilla. Tapahtumalista (mobiili) -moduuli tulee olla aktivoituna toimintoprofiililla, jotta Tapahtumat-painike näkyy sovelluksen päänäkymässä.
Tapahtumalista näyttää toteutuneet tapahtumat ja tunnit valitulta aikaväliltä, joka suodattimeen on valittuna. Aikaväliä pääsee muuttamaan aikaväli-suodattimesta. Tapahtuman tyyppi -suodattimella voi valita näytettävät tapahtumatyypit. Tapahtumalistalla näytettäviä tietoja, kuten asiakas, kohde jne., voidaan määritellä -painiketta klikkaamalla.
Mikäli tapahtumien muokkaaminen on sallittu, niin muokkauksen saa auki klikkaamalla haluttua tapahtumaa.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
Moduulit
Työaika™ ja Työaika+™
Kokonaistyöaikaraportti
Kokonaistyöaikaraportti löytyy järjestelmän valikosta Raportit > Kokonaistyöaikaraportti. Kokonaistyöaikaraporttia voidaan käyttää henkilöiden työajan kokonaismäärän sekä keskimääräisen viikkotuntimäärän raportointiin valitulta aikaväliltä. Raportin käyttökohteita ovat esimerkiksi vuoden kokonaistyötuntien seuranta sekä liukumien tasaantuminen seurantajakson aikana. Raportilla voidaan seurata myös varallaolosta kertyneitä ylitöitä, muita ylitöitä ja kaikkia toteutuneita ylitöitä yhteensä.
Alkuvalmistelut
Raportilla huomioidaan tapahtumat, joille on aikatapahtumatyypin asetuksissa valittu Laske kokonaistyöaikaan = kyllä.
Kokonaistyöaikaraportin käyttö
Valitse haluamasi suodattimet ja aikaväli. Huomioithan, että suodattimiin valittu aikaväli tulee olla jaollinen seitsemällä, jotta keskimääräiset työtunnit viikossa -sarakkeeseen muodostuu oikea lukema.
Ylitöiden seuranta kokonaistyöaikaraportilta
Aktivoi Näytä ylityöt -asetus kokonaistyöaikaraportti sivun asetuksista nähdäksesi erittelyn toteutuneista ylitöistä valitulla aikavälillä. Lisäksi voit tehdä valinnat ”Varallaolossa tehtyjen ylitöiden tapahtumatyypit” -kenttään, mikäli organisaatiossanne on tarve eritellä varallaolon aikana tehdyt ylityöt omina tapahtumatyyppeinä.
Tapahtumien hallinnointinäkymää käytetään tapahtumien luomiseen ja muokkaamiseen web-käyttöliittymässä muissa kuin Tuntikirjaus-näkymässä. Hallinnointinäkymä aukeaa tapahtuman muokkauspainikkeesta raporttinäkymissä ja tapahtumaa klikkaamalla Kalenteri-näkymässä sekä uuden tapahtuman lisäyspainikkeista. Tapahtumien hallinnointinäkymä on tarkoitettu esimiestasoiseen työskentelyyn ja siinä voi luoda ja muokata tapahtumia ilman tuntikirjauksessa käytössä olevia rajoitteita.
Hallinnointinäkymän tärkeimmät asetukset
Yleiset-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Tapahtumaan liittyvät aikatapahtumat
Kentässä näytetään toteutuneen tapahtuman taustalla oleva suunniteltu tapahtuma (jos toteuma on kirjattu olemassa olevaan suunniteltuun tapahtumaan) sekä toistuvan tapahtuman äitivuoro, jonka perusteella yksittäiset toistot luodaan.
Tapahtuman tila
– Valmistelu: Työvuorosuunnittelun valmistelussa käytetty tila, jossa olevat tapahtumat eivät näy työntekijöiden näkymissä. Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotteessa. – Pyydetty: Voidaan käyttää esimerkiksi toivottujen vapaapäivien merkitsemiseen. Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työvuorot™- ja Maxtech Easy Työaika™ -tuotteissa. – Suunniteltu: Suunniteltu vuoro, joka näkyy työntekijälle työvuorolistalla (näkyvyyttä voi rajoittaa Käyttäjäprofiilin asetuksilla). Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotteessa. – Toteutunut: Tuntikirjauksella kirjattu tapahtuma. Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työaika™ -tuotteessa.
Tilalle voidaan asettaa oletus järjestelmän asetuksissa (-kuvake järjestelmän oikeassa yläreunassa) Kalenteri-kohdan alla.
Aikatapahtuman tyyppi
Aikatapahtuman tyyppi määrittää muun muassa lasketaanko kirjaus työajaksi, voiko siitä muodostua ylitöitä ja huomioidaanko sitä työaikaliukuman laskennassa.
Tauko
Tauon pituus vähennetään laskennassa kirjauksen kokonaiskestosta.
Seurantatasot-välilehti
Seurantatasoilla voidaan määrittää tarkemmin esimerkiksi mille asiakkaalle ja missä kohteessa työ tehdään. Nämä tiedot tulevat tapahtumalle tyypillisesti työn tiedoista ja/tai valitaan käsin kirjausta tehdessä. Työvuorosuunnittelussa tiedot voidaan tarvittaessa myös asettaa suunnitelluille vuoroille vuorokohtaisesti.
Toistot-välilehti
Toistot-välilehdellä voi asettaa tapahtuman toistumaan automaattisesti halutuin aikavälein. Järjestelmä luo toistot automaattisesti asetusten mukaisesti. Tämä on kätevää esimerkiksi työntekijäkohtaisesti sovitun toistuvan vapaapäivän tapauksessa.
Ohjaustiedot-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Tunnit käsitellään yksinkertaisina, ei lisätyö-/ylityökorvauksia
Lisä- ja ylitöiden laskennan ollessa käytössä ja työaikaliukuman pois käytöstä henkilön tiedoissa tällä voidaan estää ylitöiden laskenta kyseisestä tapahtumasta. Muutos näkyy esimerkiksi Tuntiraportti-näkymässä niin, ettei ylitöitä muodostu tapahtumalle, jolla on tämä valinta käytössä.
Ei ylityökorvauksia sunnuntaina
Estää ylitöiden muodostumisen tapahtumalle, joka on kirjattu sunnutaille. Tätä voidaan hyödyntää parhaiten tilanteissa, joissa tietyn tyyppisestä työstä ei muodostu ylitöitä sunnuntaisin. Tällöin on helpointa perustaa työ, jolle tämä asetus laitetaan käyttöön.
Normaalityöajan ylittävää työaikaa ei huomioida työaikaliukuman laskennassa eikä siirretä työaikapankkiin.
Älä laske työaikaliukumaan (laske palkkarivit)
Työaikaliukuman ollessa käytössä tapahtumaa ei huomioida työaikaliukuman laskennassa.
Normaalityöajan ylittävät tunnit työaikapankkiin
Työaikaliukuman ollessa käytössä siirtää normaalin päivittäisen työajan ylittävän osuuden työaikapankkiin liukuman sijaan.
Historia-välilehti
Historia-välilehdellä näkyvät tapahtumaan tehdyt muutokset sekä muutosten tekoajat ja tekijät. Välilehti näkyy vain, jos tapahtumaa on muokattu sen luomisen jälkeen.
Lisätietoa-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Tapahtuman syöttötapa
Kertoo, millä tavalla tapahtuma on alun perin muodostunut.
Kirjausmalli (vain Maxtech Easy Työaika™)
Tapahtuman kirjauksessa käytetty kirjausmalli. Määrittää, mitä tietoja tapahtumalle voi ja mitä täytyy syöttää tuntikirjausnäkymissä.
Työvuoron ohje (vain Maxtech Easy Työvuorot™)
Työvuoroon liittyvä ohje, joka näytetään työntekijälle työvuorolistalla.
Muistiinpanot työvuorosuunnittelijalle. Tätä ei näytetä työntekijälle.
Lisätiedot
Tapahtuman vapaamuotoiset lisätiedot, joilla voidaan esimerkiksi kuvata tehtyä työtä tarkemmin. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tapahtumalista– ja Tuntiraportti-näkymissä. Jos työvuorosuunnittelu on käytössä, tieto näkyy työntekijälle työvuorolistalla.
Ulkoinen lisätieto
Esimerkiksi asiakkaalle tiedoksi tarkoitettu lisätieto. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tapahtumalista– ja Tuntiraportti-näkymissä.
Sisäinen viite
Tunniste esimerkiki omaa kirjanpitoa varten. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tuntiraportti-näkymässä.
Ulkoinen viite
Tunniste esimerkiki asiakkaan kirjanpitoa varten. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tuntiraportti-näkymässä.
Kommentit-välilehti
Kommenttitoiminnon käyttö (kommenttien kirjoittaminen ja lukeminen) vaatii moduulin Kommentointitoiminto.
Kommentit-välilehdellä tapahtumille voi lisätä vapaamuotoisia kommentteja. Kommentteja voi myös ketjuttaa vastaamalla aiempaan kommenttiin. Kommentit näkyvät kaikille käyttäjille, joilla on yllä mainittu moduuli käytössä (edellyttäen, että kommentoitu tapahtuma näkyy).
Kommentin jättäjä voi muokata ja poistaa omia kommentteja. Pääkäyttäjä, jolla on kommentointioikeus, voi poistaa myös muiden käyttäjien kirjoittamia kommentteja.
Suoravirtaan asennettaessa paikanninlaite tulee asentaa sellaiseen paikkaan, josta 2G-modeemi saa riittävän voimakkaan signaalin GSM-tukiasemiin. Paikantimen voi asentaa piiloon esimerkiksi ajoneuvon muovikatteiden alle. Metallisien pintojen alle asentamista tulee välttää. Myös laitteen sijainti lähellä radiota, kaiuttimia tai hälytysjärjestelmiä saattaa aiheuttaa häiriöitä paikannukseen. Paikanninlaite toimii 10-30V jännitteellä, joten ajoneuvojen tarjoama 12V tai 24V jännite toimii suoraan.
Laite on hyvä olla ulottumattomissa tai näöltä suojassa, mikäli kyseessä on laite, jossa ei ole esim. ajoluokan valintakytkimiä tai kuljettajantunnistusta. Valintakytkimellä varustettu laite kannattaa pitää käden ulottuvilla, jotta laitteeseen pääsee käsiksi. Laite tulee asentaa tukevasti paikalleen. Laitetta ei saa asentaa lämpiäviin tai liikkuviin osiin.
Käyttöönotto-osiossa käydään läpi miten lisäät kuljettajalle uudet tunnukset Maxtech-järjestelmään, lisäät uuden kuljettajan, asiakkaan ja kohteen, sekä miten kohteen sopimuksia muokataan ja aktivoidaan.
Laitteen vaatimukset
Sovellus asennetaan asiakkaan omaan laitteeseen. Suosittelemme, että laite on jatkuvasti kytkettynä virtaan.
Laitteen vaatimukset:
Vähintään Android 8.0 / iOS 13.4
SIM-korttipaikka
Paikannus: vähintään GPS (mutta suositellaan GPS+Galileo jotta paikannus olisi mahdollisimman tarkka)
NFC-tuki (mikäli halutaan käyttää tunnisteella kirjautumista)⬆
Käyttäjäprofiilit
Lisää järjestelmään pääkäyttäjän käyttäjäprofiili tämän ohjeen mukaan. Pääkäyttäjällä on oikeus kaikkeen sisältöön (henkilöt, asiakkaat, kohteet).
Kuljettajan käyttäjäprofiilin tekeminen.
Lisää toimintoprofiili
Kuljettaja käyttää sovellusta vain mobiilissa. Tee seuraavanlainen toimintoprofiili:
2. Lisää kuljettaja-käyttäjäprofiili. Valitse äsken luomasi toimintoprofiili.
Kuljettaja-profiili on monikäyttöinen, joten edellä mainittu määritys tehdään vain kerran. Seuraavassa osiossa katsotaan, miten kuljettajat määritetään järjestelmään.
Kuljettajat lisätään järjestelmään kohdassa Hallinta > Henkilöstö > Lisää -painike. Syötä vähintään nimi ja sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite tarvitaan käyttäjätunnuksen lisäämistä varten.
Käyttäjätunnuksen voi luoda käyttäjäoikeudet-sarakkeessa olevasta -ikonista:
Valitse kuljettajan käyttäjätyypiksi profiilikäyttäjä ja valitse edellä tehty käyttäjäprofiili käyttäjälle. Voit samalla lähettää salasanan vaihtolinkin käyttäjälle, jolloin hän saa tunnuksen käyttöönsä. Voit tehdä tämän myös myöhemmin käyttäjäoikeudet-sivulla.
Lisää järjestelmään ajoluokat, joille haluat ajoja kohdistaa sivulla Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoluokat. Voit valita ajoluokalle haluamasi värin, karttanäkymässä ajoluokan mukaisen ajon reitti näytetään tällä värillä.
Ajoneuvoille syötetään vähintään nimi, rekisterinumero ja kuvake. Kuljettaja asettuu ajoneuvolle sovellukseen kirjautuneen käyttäjän mukaan. Voit lisätä ajoneuvoja sivulla Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot.
Lisää ajoneuvolle ajoluokat, joita ajoneuvolla voi kirjata.
Jos ajoneuvoja on paljon ja samat ajoluokat ovat käytössä, voit myös lisätä ajoluokkamäärityksen, jonka saa helposti päälle vaikka kaikille ajoluokille kerrallaan. Ajoluokkamäärityksiä voit tehdä sivulla Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoluokkien määritykset.
Jos haluat, että ajoneuvo näytetään muille kuljettajille, valitse ajoneuvolle ”Näytä ajoneuvo kartalla” -> Kyllä. Tällöin voit paljastaa esimerkiksi lumenkuljetuskaluston sijainnin auraajille.
Mallinna käytettävät sopimukset järjestelmään. Alla tehdään kohteille liitettävä sopimus, joka aktivoi aurauksen kerran päivässä (ma-su) ja hiekoituksen 3 kertaa viikossa maanantaisin, torstaisin ja sunnuntaisin.
Asiakkailla voi olla erilaisia sopimuksia. Jos osa on pelkkiä auraus-asiakkaita, tee erillinen sopimus, jossa on pelkästään auraus.
Jos auraustyön pitää aktivoitua kaksi kertaa päivässä, voit lisätä kaksi sopimustyöriviä eri aktivoitumisajalla, eli aurauskohteet aktivoituvat klo 07:00 ja klo 18:00.
Automaattisesti valmiiksi kuittautuvat kohteet
Sopimukselle määritetään, vaatiiko sopimustyö manuaalisen kuittauksen. Jos manuaalista kuittausta ei ole vaadittu, niin sopimustyö kuittautuu valmiiksi automaattisesti, kun ajoneuvo käy kohteen sisällä vaadittu ajoluokka päällä.
Manuaalisesti valmiiksi kuittautuvat kohteet
Jos kohteiden joukossa on sellaisia, joihin vaaditaan erinäisistä syistä, että kuski kuittaa sopimustyön hoidetuksi manuaalisesti, niin kannattaa tehdä erillinen sopimus, jossa sopimustöiden kohdalla Manuaalinen kuittaus vaaditaan on kyllä-asennossa.
Tilanne, joissa manuaalinen kuittaus tuo lisähyötyä: Kohde ei saa merkkautua valmiiksi automaattisesti ajoneuvon käydessä alueella, kyseessä on esimerkiksi pidempi tieosuus tai halutaan että kuljettaja kuittaa kohteen. Huomaa, että kohteen manuaalinen kuittaus onnistuu vain ajoneuvon ollessa kohteen sisällä, eli kohteita ei voi kuitata valmiiksi mistä vain.
Kun sopimukset on mallinnettu järjestelmään, voidaan siirtyä syöttämään asiakkaita ja kohteita.
Asiakkaat syötetään järjestelmään kohdassa Hallinta > Asiakkaat. Syötä vähintään nimi. Asiakkaita ei ole pakko lisätä erikseen, jos kohteet riittävät, eli asiakasta kohden on vain yksi kohde.
Kohteet syötetään järjestelmään kohdassa Hallinta > Kohteet. Syötä vähintään kohteen nimi, asiakas jolle kohde kuuluu sekä kohteen osoite muodossa ”Testikatu 1, 10010 Paikkakunta”.
Kohteen perustiedot: Nimi, asiakas ja osoite.
Vinkki: Valitse ”Hae kohteen alue Maanmittauslaitokselta” -> Kyllä. Kohteen alue haetaan automaattisesti, eikä sitä tarvitse piirtää käsin!
Sopimus saadaan kohteelle voimaan merkitsemällä kohteen värin määräytyminen sopimusperustaiseksi ja valitsemalla sopimus sopimukset-välilehdelle, jolta asetetaan myös sopimuksen voimassaolo:
Vinkki: Kohteita ja asiakkaita voi tuoda järjestelmään myös excelistä tiedon tuonti-toiminnallisuuden avulla.
Kun käyttäjä kirjautuu mobiilisovellukseen, hän näkee kartalla ne kohteet ja ajoluokan valinnan. Ensin aktivoidaan jatkuva paikannus -painikkeesta, jolloin laite alkaa nauhoittamaan sijaintia. Ajoluokkaa voi vaihtaa alalaidan painikkeista.
Harmaana: Kohde on olemassa, mutta sille ei ole tälle päivälle sopimustöitä.
Punaisena: Sopimustöitä ei aloitettu.
Keltaisena: Osa sopimustöistä on tehty. Jos kohteelle oli aktivoitu hiekoitus + auraussopimus ja toinen töistä on tehty.
Vihreänä: Kaikki päivän aktiiviset sopimustyöt on tehty.
Asetukset parhaan mahdollisen paikannustuloksen saavuttamiseksi
Android-laitteissa on usein Android-versiosta, mallista ja merkistä riippuen rajoituksia taustadatan käyttöön ja akun optimointiin liittyen. Parhaan mahdollisen paikannustuloksen saavuttamiseksi, tai siinä tapauksessa, että reitti ”oikoo” tai paikannus on muuten epätarkkaa, tarkista seuraavat asetukset (Asetukset -> Sovellukset -> Etsi Maxtech-sovellus).
Akun optimointi: Älä optimoi akun käyttöä. Mobiilidata: Salli taustadatan käyttö
Paikannuspisteiden tallennusvälin tihentäminen
Oletuksena sovellus lähettää tietoa 50 metrin välein. Maxtechin ylläpitäjät voivat säätää tätä arvoa alemmaksi, eli pisteitä lähetetään tiheämmin. Pisteiden tiheämpi lähetys kasvataa lähetettävän datan määrää ja kuluttaa akkua enemmän.
Huom! Laitteeseen tunnistautuminen tunnisteella vaatii ”Laitekohtaiset asetukset”-moduulin. Jos laitteeseen halutaan kirjautua tunnuksen ja salasanan sijaan NFC-tunnisteella aloitetaan määrittämällä tunnisteet järjestelmään.
Tunnisteelle syötetään nimi, käyttäjä, henkilö ja konekielinen tunniste. Tunnisteita voi tilata Maxtechilta valmiiksi sisäänluettuna, jos tunnisteen selvittäminen aiheuttaa päänvaivaa.
Laite pitää määrittää yhteiskäyttölaitteeksi mobiilisovelluksen asetuksista (vasen yläkulma -painike). Kirjautumisikkunassa näkyy tieto ( Kirjaudu sisään tunnisteella), jos laitteeseen voi kirjautua myös tunnisteella:
Web-kartalta (pro.maxtech.fi) voit helposti seurata kentän sopimustöiden valmiusastetta ja missä ajoneuvot sijaitsevat.
Kohdetta klikkaamalla näet helposti, milloin viimeksi sopimustyö on suoritettu. Kohteen voi merkitä takaisin tekemättömäksi esimerkiksi tilanteessa, jossa esimerkiksi asiakas havaitsee päivän hiekoituksen puutteelliseksi.
Jos kaikki kartalla näkyvät sopimustyöt halutaan aktivoida uudelleen (lunta tulee paljon), voidaan kaikki suodatuksen mukaiset karttakohteet merkitä kerralla tekemättömäksi yhdellä painalluksella. Kohteiden tila päivittyy suoraan ajoneuvojen työkartalle mobiiliin. Voit myös asettaa näkyvät sopimustyöt tauolle ja palauttaa ne tauolta yhdellä painalluksella.
Uuden sopimustyökohteen voi lisätä näppärästi suoraan karttanäkymästä. Klikkaa ”Kohteiden lisäystila”, etsi kohde kartalta ja täppää, kohteen alue haetaan Maanmittauslaitokselta, jolloin kohdetta ei tarvitse piirtää käsin. Samalla voit syöttää kohteen nimen, sopimuksen, sekä sopimuksen alkupäivän ja asiakkaan nimen paikalleen.
Ja mikä parasta, tieto päivittyy samantien kentälle kun sopimus alkaa!
Sopimustöiden asettaminen tauolle ja palauttaminen tauolta
Web-karttanäkymästä voidaan sopimustöitä tauottaa tiettyyn päivään asti. Tauottaminen on tarpeellista tilanteessa, jossa aurausta ei ole tarpeellista tehdä, koska ei ole satanut lunta. Sopimustyön saa myös helposti palautettua tauolta.
Seuraavat moduulit määrittävät tapahtumalistaan liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Tapahtumalista
Pääsy tähän näkymään
Tapahtumalista-näkymässä voi tarkastella järjestelmään tehtyjä kirjauksia raporttimuodossa. Tapahtumia voi hakea halutuilla suodattimilla ja lajittelu-suodattimella voi muodostaa raportin halutulla ryhmittelyllä.
Tapahtuman voi avata muokattavaksi Tapahtumien hallinnointinäkymässä painamalla tapahtumarivin vasemmassa reunassa näkyvää kynäkuvaketta.
Tapahtumalistalla näkyy toteutuneille tapahtumille kirjattujen tietojen lisäksi kirjauksen tekotapa sekä aloitus- ja lopetuskirjauksen sijainti, jos sijainnin tallennus on ollut kirjausta tehdessä käytössä.
Näkymän sarakkeet voi valita järjestelmän yläreunan -kuvakkeesta aukeavasta asetusnäkymästä.
Tapahtumalistalla ei näy ylitöihin liittyviä tietoja. Tapahtumakohtaiset ylityöt näkee Tuntiraportilta.
