Vie kursori halutun henkilön sekä päivän kohdalle ja klikkaa Plus-painiketta.
2. Valitse Lisää tapahtuma, jolloin pääset lisäämään tapahtuman tiedot. Sairauspoissaolo ja Loma -painikkeet lisäävät henkilölle oletusajan mittaisen tapahtuman
3. Lisää tapahtumalle haluamasi tiedot ja klikkaa Tallenna-painiketta, jolloin tapahtuma lisätään kalenteriin.
Myöhästymishälytykset
Tämä toiminto sisältyy Työvuorot™-tuotteen maksuttomiin lisämoduuleihin. Jos haluat ottaa myöhästymishälytykset käyttöön organisaatiossanne, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi.
Tapahtuman lisäyksen yhteydessä on mahdollista asettaa myöhästymishälytys. Kun hälytys on aktivoitu, järjestelmä lähettää ilmoituksen määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen, jos työntekijä ei ole aloittanut työvuoroaan suunnitellun ajan mukaisesti.
Lisää tapahtuma
2. Siirry Hälytykset -välilehdelle
Lisää tapahtumalle myöhästymishälytys painamalla -painiketta.
Syötä tarvittavat tiedot ja tallenna hälytys.
3. Jos työntekijä ei aloita työvuoroa suunniteltuna aikana, lähettää järjestelmä tästä ilmoituksen asetettuun sähköpostiosoitteeseen tai tekstiviestin asetettuun matkapuhelinnumeroon.
4. Kun lisäät tapahtumia, voit valita käytettäväksi aiemmin luodun myöhästymishälytyksen. Vaihtoehtoisesti voit luoda uuden hälytyksen, joka tallentuu valikkoon ja on käytettävissä myös tulevissa tapahtumissa.
5. Voit muokata tai poistaa myöhästymishälytyksiä klikkaamalla -painiketta.
Työaikapankki, josta käytetään myös nimitystä tuntipankki, on tarkoitettu saldotuntien pidempiaikaista kerryttämistä varten. Työaikapankkiin voidaan kerätä saldoa useammista eri lähteistä ja useamman vuoden ajalta esimerkiksi pidempää vapaajaksoa varten. Toisin kuin työaikaliukuman käytöstä, työaikapankin tuntien käytöstä sovitaan yleensä erikseen ja työaikapankkivapaat anotaan vastaavasti kuin lomat.
Tuntien kerääminen työaikapankkiin
Työaikapankkiin voidaan siirtää tunteja työaikaliukumasta, työajan lyhennysvapaasta sekä työajan lyhennysvapaan säästösaldosta saldoraportin siirtotoiminnolla. Tuntipankkiin voidaan ohjata tunteja myös tapahtumalle asetettavalla ohjaustiedolla.
Työaikapankin saldon käyttäminen
Työaikapankin saldoa käytetään Työaikapankin tuntien käyttö -tapahtumatyypillä.
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön Työaikapankkisaldot. Kun valinnat on tehty, painetaan Haku-nappia:
Ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Saldoja päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun” ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Yksityiskohtaisen näkymän tarkastelu
Raportti näyttää päivät, milloin saldolle on tehty muutoksia. käsinohjaus-sarakkeessa näkyy merkintä, mikäli saldolle on tehty käsinohjaus. Siirrot-sarakkeessa näkyy maksuun tai muilta saldoilta työaikapankkiin siirretyt tunnit. Tapahtumilta tai palkkariveiltä siirretyt tunnit näkyvät Kertyneet-sarakkeessa. Vapaana pidetyt tunnit näkyvät Käytetty-sarakkeessa. Saldo päivän lopussa -sarakkeessa näyttää päiväkohtaisen vaikutuksen kokonaissaldoon.
Tuntien ohjaaminen työaikapankkiin tapahtumalta
Normaalin työajan ylittävät tunnit voidaan ohjata työaikapankkiin korotettuna tai korottamattomina lisäämällä tapahtumalle halutut ohjaustiedot. Tapahtumalta ohjautuvat tunnit näkyvät saldoraportin Kertyneet-sarakkeessa. Voit lisätä tapahtumalle ohjaustietoja esimerkiksi bruttopalkkaraportilla.
Hae tapahtuma bruttopalkkaraportille ja klikkaa Ohjaustiedot-sarakkeessa olevaa kynä-painiketta
Tunnit korottamattomina työaikapankkiin: valitse ”Normaalityöajan ylittävät tunnit työaikapankkiin” sekä ”Tunnit käsitellään yksinkertaisina, ei lisä/ylityökorvauksia” -ohjaustiedot ja tallenna
Palkkarivien siirtäminen työaikapankkiin
Mikäli käyttäjälle on aktivoitu Palkkarivien siirto työaikapankkiin -moduuli, voidaan työaikapankkiin edellä mainittujen lisäksi siirtää mitä tahansa palkkarivejä, joiden yksikkö on tunti (esimerkiksi lisä- ja ylitöitä). Voit siirtää palkkarivejä klikkaamalla nuoli-painiketta.
Merkitse dialogiin työaikapankkiin siirrettävä tuntimäärä sekä kerroin. Klikkaa lopuksi Siirrä-painiketta.
Saldon siirrot
Saldoa voidaan siirtää maksuun, jolloin siitä muodostuu bruttopalkkaraportille lukittu tapahtuma kyseiselle päivälle. Siirto tehdään viemällä hiiri Siirrot-soluun halutun päivän kohdalla > klikkaa siihen ilmestyvää nuoli-painiketta.
Mikäli siirrät saldoa maksuun niin valitse dialogissa määrä ja palkkalaji, joka muodostuu tapahtumalle. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta.
Tehty saldon siirto näkyy Bruttopalkkaraportilla lukittuna tapahtumana. Mikäli jostain syystä haluat poistaa siirron tai muuttaa sen määrää, niin avaa tapahtuman lukitus ja vie se roskakoriin ja tee saldoraportilla uusi siirto.
Saldon käsinohjaus
Saldoa voidaan ohjata manuaalisesti tekemällä käsinohjaus. Vie hiiri halutun päivän kohdalle Käsinohjaus-soluun ja klikkaa käsinohjaus-painiketta.
Lisää määrä Saldon muutos +/- -kenttään. Mikäli haluat vähentää saldoa laita luvun eteen miinus-merkki, muutoin pelkkä numero ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Muutos näkyy Käsinohjaus-sarakkeessa kyseisen päivän kohdalla. Voit tarvittaessa poistaa ohjauksen viemällä hiiren soluun ja klikkaamalla roskakori-painiketta.
Välisaldon tallennus
Välisaldon tallennus on hyvä tehdä esimerkiksi vuoden välein. Tämä helpottaa raportin tarkastelua kun lista ei ole turhan pitkä. Saldoraportin ensimmäiseksi tarkastelu päiväksi muodostuu välisaldon päivä. Myös koko historiaa voidaan tarkastella tarvittaessa. Jatkossa saldoa lasketaan välisaldosta alkaen (ei saldohistorian alusta).
Valitse päivämäärä mille välisaldo tallennetaan, kirjoita saldolle kuvaus (pakollinen) ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Saldoraportin yksityiskohtaiseen näkymään tallentuu uusi alkusaldo ja historiaa voidaan tarkastella klikkaamalla Näytä koko historia -painiketta. Mikäli viet hiiren i-kuvakkeen päälle näet välisaldolle kirjoitetun kuvauksen sekä käyttäjätunnuksen, millä tallennus on tehnyt.
Alkusaldon tallennuksen, käsinohjauksen tai siirtämisen voi tehdä myös saldoraportit sivun päänäkymässä klikkaamalla haluttua kuvaketta.
Valitse henkilö(t) kenelle haluat tallentaa saldon. Valitse päivämäärä ja lisää Saldo-kenttään määrä. Laskenta tehdään annetusta päivämäärästä ja saldosta eteenpäin.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
TUOTTEET
MODUULIT
Työaika™ ja Työaika+™
Lomasaldo (Työaika+™) Saldoraportit (Työaika™)
Yleistä lomasaldoista
Loma-raportti toimii siten, että henkilöille tallennetaan alkusaldo. Kun Loma-tapahtumia kirjataan niin ne vähentävät saldoa. Alkusaldon voi tallentaa esimerkiksi lomanmääräytymisvuoden ensimmäiselle päivälle 1.4.
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön lomasaldot. Kun valinnat on tehty klikataan Haku-painiketta ja ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Alkusaldon tallennus
Voit tallentaa alkusaldon usealle henkilölle samalla kertaa.
Valitse raportin tyypiksi Loma ja klikkaa Haku-painiketta.
Valitse henkilö(t), kenelle tallennetaan
Aseta päivämäärä, jolle tallennetaan
määritä saldo ja klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta
Yksittäisen henkilön alkusaldon tallennuksen, käsinohjauksen tai siirtämisen voi tehdä myös saldoraportit sivun päänäkymässä klikkaamalla haluttua kuvaketta.
Yksityiskohtainen näkymä
Saldoja päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun” ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Yksityiskohtaisessa näkymässä voidaan tarkastella saldoa ja sen kehitystä tiettynä aikana. Käsinohjauksista ja maksuun siirretyistä päivistä näkyy myös merkintä.
Saldon käsinohjaus ja siirrot
Saldoa voidaan ohjata manuaalisesti tekemällä käsinohjaus. Vie hiiri halutun päivän kohdalle Käsinohjaus-soluun ja klikkaa käsinohjaus-painiketta.
Lisää määrä Saldon muutos +/- -kenttään. Mikäli haluat vähentää saldoa laita luvun eteen miinus-merkki, muutoin pelkkä numero ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Siirto maksuun
Saldoa voidaan siirtää maksuun, jolloin siitä muodostuu bruttopalkkaraportille lukittu tapahtuma kyseiselle päivälle. Siirto tehdään viemällä hiiri Siirrot-soluun halutun päivän kohdalla > klikkaa nuoli-painiketta.
Kun siirrät saldoa maksuun niin valitse dialogissa määrä ja palkkalaji, joka muodostuu tapahtumalle. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta.
Saldon siirto näkyy saldoraportilla kyseisen päivän kohdalla Siirrot-sarakkeessa.
Saldon siirto näkyy Bruttopalkkaraportilla lukittuna tapahtumana. Mikäli jostain syystä haluat poistaa siirron, niin avaa tapahtuman lukitus ja vie se roskakoriin.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
TUOTTEET
MODUULIT
Työaika™ ja Työaika+™
Työaikaliukuma Saldoraportit
Sisältö
Yleistä työaikaliukumasta
Työaikaliukuma antaa joustavuutta työaikoihin. Henkilölle määritellään normaali päivittäinen työaika, johon työaikakirjauksia verrataan. Työaikaliukuma laskee ylittäviä ja alittavia työaikoja ja kertoo reaaliaikaisen tai edellisen kirjauksen jälkeisen saldon. Kun työaikaliukumatunteja pidetään vapaana kirjataan kyseiselle ajalle Työaikaliukumatuntien käyttö -tapahtuma. Tapahtuma vähentää saldoa kirjatun ajan verran.
Käyttöönotto
Saldoraporttien käyttöönotto vaatii, että henkilöille, jotka ovat työaikaliukuman piirissä, määritetään normaalityöaika (työaikamallille tai henkilön työaika-välilehdelle jos työaikamallit eivät ole käytössä), liukuma-asetukset ja työaikaliukuman alkusaldo.
Jos henkilöllä on työaikaliukuma käytössä, alkusaldo ja alkusaldon päiväys voidaan asettaa työaikaliukuma-välilehdeltä. Työaikaliukumalle voidaan asettaa myös enimmäismäärä (yläraja). Työntekijän liukumasaldo ei siis voi kasvaa yli ennalta määritellyn rajan.
Kun henkilön asetukset on laitettu kuntoon, henkilön saldo on tarkasteltavissa saldoraportilla.
Saldoraportit
Henkilöstön saldoja voidaan seurata ja hallita kohdasta Raportit > Saldoraportit:
Saldoraportille voi hakea mahdollisesti useita eri saldoja organisaation käytössä olevista moduuleista riippuen. Oheisen kuvan mukaisilla suodattimilla haetaan yhden henkilön Työaikaliukumasaldot. Kun valinnat on tehty, painetaan Haku-nappia:
Ruudulle tulee näkyviin haetun henkilön (tai henkilöiden) saldot:
Saldoja päästään tarkastelemaan viemällä hiiri tämän kyseisen saldon ”soluun” ja valitsemalla Yksityiskohtainen näkymä:
Yksityiskohtaisen näkymän tarkastelu
Raportilla näkyy päivän kirjatut tunnit, joita verrataan normaalityöaikaan. +/- -sarakkeessa näkyy edellä mainittujen erotus. Normaalityöajan ylittävät tunnit näkyvät Kertynyt-sarakkeessa ja alittavat Käytetty-sarakkeessa. Saldo päivän lopussa -sarakkeessa näytetään päiväkohtainen vaikutus kokonaissaldoon.
Saldon siirrot
Saldoa voidaan siirtää työaikapankkiin mikäli se on organisaatiolle aktivoitu tai maksuun, jolloin siitä muodostuu bruttopalkkaraportille lukittu tapahtuma kyseiselle päivälle. Siirto tehdään viemällä hiiri Siirrot-soluun halutun päivän kohdalla > klikkaa nuolta mihin haluat saldoa siirrettävän.
Siirto maksuun
Mikäli siirrät saldoa maksuun, valitse dialogissa määrä ja palkkalaji, joka muodostuu tapahtumalle. Klikkaa lopuksi Tallenna-painiketta.
Tehty saldon siirto näkyy Bruttopalkkaraportilla lukittuna tapahtumana. Mikäli jostain syystä haluat poistaa siirron niin avaa tapahtuman lukitus ja vie se roskakoriin.
Siirto työaikapankkiin
Mikäli siirrät saldoa työaikapankkiin, valitse dialogissa määrä ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Kun siirto on tehty, kyseisen päivän Siirrot-sarakkeessa näkyy määrä paljonko tunteja on siirretty. Lisäksi, kun hiiren vie soluun, niin siirron voi tarvittaessa poistaa klikkaamalla roskakori-painiketta.
Saldon käsinohjaus
Saldoa voidaan ohjata manuaalisesti tekemällä käsinohjaus. Vie hiiri halutun päivän kohdalle Käsinohjaus-soluun ja klikkaa käsinohjaus-painiketta.
Lisää määrä Saldon muutos +/- -kenttään. Mikäli haluat vähentää saldoa laita luvun eteen miinus-merkki, muutoin pelkkä numero ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Muutos näkyy Käsinohjaus-sarakkeessa kyseisen päivän kohdalla. Voit tarvittaessa poistaa ohjauksen viemällä hiiren soluun ja klikkaamalla roskakori-painiketta.
Välisaldon tallennus
Välisaldon tallennus on hyvä tehdä esimerkiksi vuoden välein. Tämä helpottaa raportin tarkastelua, kun lista ei ole turhan pitkä. Saldoraportin ensimmäiseksi tarkastelu päiväksi muodostuu välisaldon päivä. Myös koko historiaa voidaan tarkastella tarvittaessa. Jatkossa saldoa lasketaan välisaldosta alkaen (ei saldohistorian alusta).
Vie hiiri Saldo päivän lopussa -sarakkeeseen halutun päivän kohdalle ja klikkaa Tallenna välisaldona -painiketta.
Kirjoita saldolle kuvaus (pakollinen) ja klikkaa Tallenna-painiketta.
Saldoraportin yksityiskohtaiseen näkymään tallentuu uusi alkusaldo ja historiaa voidaan tarkastella klikkaamalla Näytä koko historia -painiketta. Mikäli viet hiiren i-kuvakkeen päälle näet välisaldolle kirjoitetun kuvauksen sekä käyttäjätunnuksen, millä tallennus on tehnyt.
Alkusaldon tallennuksen, käsinohjauksen tai siirtämisen voi tehdä myös saldoraportit sivun päänäkymässä klikkaamalla haluttua kuvaketta.
Alkusaldon tallennus usealle henkilölle saldoraportin kautta
Valitse henkilö(t) kenelle haluat tallentaa saldon. Valitse päivämäärä ja lisää Saldo-kenttään määrä. Laskenta tehdään annetusta päivämäärästä ja saldosta eteenpäin.
Järjestelmässä voidaan asettaa työaikaliukumalle enimmäismäärä. Kun enimmäismäärä ylitetään, saldo leikkautuu automaattisesti enimmäismäärään. Leikatuista tunneista voi olla kuitenkin tarve raportoida. Saldoraportin yksityiskohtaiselle näkymälle saadaan sarake, jossa näkyy työaikaliukumasaldon enimmäismäärän ylittävät tunnit, jos työaikaliukuman yläraja saavutetaan ja kirjaus joudutaan rajoittamaan. Tämä vaatii toimiakseen ”Työaikaliukumaraportin enimmäismäärän ylittävä saldo” -moduulin.
Halutessanne ottaa kyseisen moduulin käyttöönne, pyydämme teitä ottamaan yhteyttä käyttötukeemme.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Kytke paikanninlaitteen virtakaapeli tupakansytyttimeen, USB-porttiin, OBD-liittimeen tai asenna paikanninlaite suoravirtaan. Huom, mikäli paikanninlaite on kytketty tupakansytytin- tai USB-kaapelilla, laitteella kestää hetki paikkatiedon saamiseksi auton käynnistyttyä.
Virran saatuaan paikanninlaite kytkeytyy GPS-verkkoon. Koska laitteessa on sisäiset GPS- ja GSM-antennit, paikannin tulee asentaa auton kojelaudalle paikkaan, jossa sen yläpuolella ei ole metallia.
Haluttu ajoluokka valitaan keinukytkimellä.
Tila-LEDin vilkkuessa laite kommunikoi järjestelmän kanssa.
Asennuksen jälkeen varmistu siitä, että ajot tallentuvat järjestelmään.
Web-järjestelmä
Organisaatiosi on perustettu pro.maxtech.fi-järjestelmään niillä tiedoilla, jotka olet tilausvaiheessa antanut. Pääset kirjautumaan pro.maxtech.fi sivustolle käyttäjätunnuksellasi, joka on toimitettu ilmoittamaasi sähköpostisosoitteen.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
moduulit
Kaikki
Kohteet (Hallinta) Kohteiden alueet Kohteet
Yleistä
Kohde-seurantatasoa käytetään yleensä, kun halutaan seurata kohteelle tehtyä työaikaa ja esimerkiksi laskuttaa sen mukaan. Järjestelmän valitun termistön mukaan kohdetta voidaan kutsua myös Työmaaksi, näin esimerkiksi Rakennusalan kulunvalvonta™ tuotteessa. Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ ja Työkartta™ tuotteissa kohteelle voidaan määrittää sopimuksia, jotka määrittelevät milloin kohteessa tehdään töitä.
Kohteet voivat olla esimerkiksi siivous-, työmaa- tai kunnossapitokohteita missä työtä tehdään
Kohteiden ”ominaisuudet” vaihtelevat riippuen, minkä tuotteen yhteydessä niitä käytetään
Valikossa Hallinta > Kohteet hallitaan kohteita, joille kunnossapitotyöt saadaan korvamerkittyä ajoluokan ja kohteen mukaan. Kohteet voivat olla esimerkiksi kiinteistöjen piha-alueita tai tieosuuksia, joilla töitä tehdään.
Yleiset-välilehti
Anna kohteelle nimi, asiakas sekä osoite tiedot. Valitse myös näytetäänkö kohde kartalla (pakollinen).
Paikannus-välilehti
Kohteelle voidaan määrittää paikannukseen liittyviä asetuksia. Valitse Kohteen alue-kenttään:
Seurantakohde = ajon alkaessa tai päättyessä seurantakohteen alueelle, ajo merkitään kyseiselle kohteelle. Nousee Kohderaportille, mikäli ajo osuu kohteeseen
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
moduulit
Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™
Reittiraportit
Kohderaportti on olennainen osa hiekoitus- ja aurauspäiväkirjaa. Kohde raportti muodostetaan ajoreittien ja asetuksista valittujen asetusten mukaisesti. Raportille saadaan muodostettua kohteiden käyntikerrat ja kauanko kohteissa on käytetty aikaa. Kohderaportin tarkasteleminen edellyttää, että organisaatioon on määritelty kohteet ja niille on piirretty alue.
Kohderaportti löytyy valikosta Ajoneuvopaikannus > Kohderaportti
Asetuksien määrittäminen
Asetukset löytyvät klikkaamalla kohderaportti-sivun oikean yläkulman asetukset-nappia.
Tärkeimpiä asetuksia
Kenttä
merkitys
Aika (sekuntia), joka tulee olla kohteessa, että ajo merkitään kohteelle.
Käynti kohteessa näytetään raportilla, kun se on kestänyt tätä asetusta pidempään. Asetuksen avulla voidaan estää esimerkiksi kohteen alueen läpi ajamisen näkyminen kohdekäyntinä asettamalla riittävän pitkä aika.
Aikaraja (sekuntia), jonka ylittyessä ajoneuvo katsotaan pysyneen paikallaan. Vain kohteiden yhteenvetoraportissa.
Tämän asetuksen perusteella lasketaan Kohteiden yhteenvetoraportin pysähtyneenä-aika.
Aikaraja (sekuntia), jonka verran ajoneuvo saa käydä kohteen ulkopuolella
Asetuksella määritetään, milloin ajoneuvo merkitään poistuneeksi kohteesta.
Näytä myös kohteet, joissa ei ole käyntejä
Jos tätä ei ole valittu, kohteet joissa ei ole käyntejä valitulla ajalla, jäävät pois raportilta.
Piilota tukikohta kohderaportissa
Jos on valittu, tukikohdaksi merkittyjä kohteita ei näytetä raportilla.
Raportti
Raportille muodostuu tiedot valittujen asetusten mukaisesti. Voit tarvittaessa tarkastella reittiä klikkaamalla reitti-sarakkeessa olevaan karttapainiketta. Raportin voi viedä tiedostoksi (pdf, excel, xml, csv) klikkaamalla vasemman yläkulman kuvakkeita.
Yhteenveto näyttää kohteen käyntikerrat valitulla aikavälillä sekä siellä vietetyn ajan sekä matkan.
Voit lukea lisää hiekoitus- ja aurauspäiväkirjasta kotisivuiltamme.
Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä palkka-aineistosiirtoja. Useimmiten vienti on tiedostopohjainen, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään palkanlaskentaohjelmaan. Järjestelmään on tehty myös valmiita, palveluiden välisiä integraatioita, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita.
Alla on kuvattuna palkanlaskentaintegraation käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.
Varmistetaan, että bruttopalkkaraportille muodostuu halutunlainen aineisto
Henkilöiden työaikamallit ja työsopimukset ovat kunnossa
Henkilön kohdalle on merkattu, että työntekijän palkkarivit viedään palkkojen siirtotiedostoon
Aikatapahtumatyyppien asetuksiin on määritetty mitä palkkalajia halutaan käyttää siirrossa.
Palkkaerittelyt-sarakkeeseen muodostuu halutut palkkalajit (esim. tuntipalkka, yö- ja iltalisät, vrk-, viikko- ja jaksoylityöt, henkilökohtaiset lisät, työkohtaiset lisät jne.)
Moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon ja palkkasiirron konfigurointi (Maxtech)
Mikäli vienti tukee sftp:tä, toimita tiedot Maxtechille saamasi ohjeen mukaisesti.
Täydennetään järjestelmään siirron vaatimat tiedot: nämä käyvät ilmi rajapintakuvauksesta. Yleisimmät toimet:
Henkilön identifioivan tiedon täsmäyttäminen järjestelmien välillä (esim. hetu tai henkilönumero)
Palkkalajin identifioivan tiedon täsmäyttäminen järjestelmien välillä. Nämä syötetään palkkalajien asetuksissa viennin välilehdelle. Ei-vietäville palkkalajeille syötetään palkkalajinumeroksi -1.
Seurantatasojen identifioivien tietojen täsmäyttäminen järjestelmien välillä (jos seurantatasoja käytössä). Tällaisia ovat esim. kustannuspaikan, asiakkaan, kohteen tai projektin numero.
Vientikohtaisten avainten syöttäminen integraatioasetuksiin (Palvelujen välinen tiedonsiirto-tyyppiset viennit)
Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta bruttopalkkaraportilla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja henkilöstöryhmällä.
Testiviennin tekeminen
Tarkista aineisto yksityiskohtaisessa näkymässä. Datamäärän ollessa iso, voit hyödyntää yhteenveto-näkymää.
Tarkista automaattisesti muodostuneet palkkarivit (aikaperusteiset, TES-tulkitut lisät, henkilökohtaiset lisät) ja syötä manuaalisesti syötettävät rivit (nämä vaihtelevat organisaatiosta riippuen)
Kun olet valmis kokeilemaan vientiä, valitse vietävät rivit ja paina Vie palkkatietoja-painiketta
Valitse viennin tyyppi ja vientiasetukset (jos esim. sftp-konfiguroitu)
Syötä vientikohtaiset asetukset (Luokkapohjaisissa vienneissä, nämä näkyvät vie palkkatietoja-ikkunassa)
Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi)
Paina Suorita vienti-painiketta
Virheiden käsittely
Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat henkilö- ja palkkalajinumerot ja puuttuvat vuoron palkkatiedot.
Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme
Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.
Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
Tiedostopohjaiset viennit ilman sftp-konfigurointia pitää siirtää kohdejärjestelmään manuaalisesti.
Viennin tekeminen palkkajaksoittain
Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
Valitse vietävät rivit ja paina Vie palkkatietoja-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.
Suunnittele sisäinen ohjeistus palkkasiirtoja varten
Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi palkanlaskenta onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:
Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
Työntekijät syöttävät tuntinsa reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna palkanlaskentaa varten? Tarvitaanko työntekijältä manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia palkanlaskentaan liittyvistä Tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
Kuka tekee palkkaviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen palkanmaksupäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
Käyttötukemme auttaa nopeasti palkkavienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.
Muut palkka-aineistosiirtoihin liittyvät ohjeet
Tehtyjen siirtojen tarkemmat tiedot näet siirtotiedostolokista.
Työajanseuranta mahdollistaa lakisääteisen työaikakirjanpidon tekemisen reaaliaikaisesti tai jälkikäteen paikasta riippumatta sekä kattavan raportoinnin kirjauksista. Kirjauksiin voidaan aikatietojen lisäksi liittää tarpeen mukaan erilaisia tunnisteita ja lisätietoja (kuten asiakas ja kohde) esimerkiksi raportointia varten. Järjestelmän asetuksilla voidaan määrittää, mitä tietoja missäkin kirjaustilanteessa sallitaan ja/tai pakotetaan syöttämään.
Tapahtumia voi tarkastella ja tarvittaessa muokata käyttöoikeuksien sallimissa rajoissa kalenterinäkymässä sekä listamuodossa. Kirjatut tapahtumat voidaan tarkastaa ja hyväksyä tai tarvittaessa hylätä korjattaviksi.
Työajanseuranta-tuoteperheeseen kuuluvat Maxtech Työaika™ ja Maxtech Työaika+™ -tuotteet. Lue lisää Työajanseuranta-tuoteperheestämme kotivuiltamme.
