Käyttäjätunnuksen poistaminen tai deaktivointi Maxtechissa

Ongelma

Kuinka poistetaan tai deaktivoidaan käyttäjätunnus Maxtech-järjestelmästä esimerkiksi silloin, kun työntekijä lopettaa työskentelyn organisaatiossa, jotta tiliä ei voi enää käyttää?

Ratkaisu / Vastaus

Käyttäjätunnuksen poistamisen sijaan suositellaan yleensä tunnuksen deaktivointia. Tällöin järjestelmään kirjatut tiedot (kuten tuntikirjaukset ja saldot) säilyvät, mutta käyttäjä ei pääse enää kirjautumaan järjestelmään.

Yksittäisen käyttäjän deaktivointi

1. Siirtykää kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
2. Etsikää poistettava tai deaktivoitava käyttäjä listalta.
3. Valitkaa Muokkaa.
4. Määrittäkää Käyttäjätilin voimassaolo päättyy -kenttään haluttu päivä (esim. työsuhteen päättymispäivä).
   • Vaihtoehtoisesti: Asettakaa käyttäjän Tila ei-aktiiviseksi, jos haluatte estää kirjautumisen heti.
5. Tallentakaa muutokset.

Käyttäjä ei voi tämän jälkeen kirjautua järjestelmään, mutta hänen tietonsa säilyvät raportointia ja historiatietoja varten.

Useiden käyttäjien deaktivointi kerralla (massamuokkaus)

Jos useampi työntekijä lopettaa samanaikaisesti, voitte muokata tilejä massana:

1. Suodattakaa käyttäjät halutun ryhmän tai kriteerien mukaan käyttäjälistauksessa.
2. Valitkaa kaikki deaktivoitavat käyttäjät listalta.
3. Valitkaa tämän jälkeen Toiminnot > Muokkaa.
4. Määritelkää Käyttäjätilin voimassaolo päättyy -päivämäärä tai muuttakaa Tila ei-aktiiviseksi kaikille valituille.
5. Tallentakaa muutokset.

Tärkeää huomioitavaa

• Historiatietojen säilyvyys: Deaktivointi on aina suositeltavampaa kuin lopullinen poisto, jotta menneet tiedot, kirjaukset, raportit ja muut tapahtumat säilyvät organisaation raportointitarpeita varten.
• Lopullinen poisto: Käyttäjän kaikkien tietojen lopullinen poistaminen/hävittäminen tulee tehdä vain erityisestä tietosuojaperusteesta. Tarvittaessa ottakaa yhteyttä Maxtechin tukeen.
• Vastuualueet: Varmistakaa ennen tunnuksen sulkemista, että käyttäjän mahdolliset vastuutehtävät on siirretty eteenpäin.
• Puuttuvat kentät: Jos ”Käyttäjätilin voimassaolo päättyy” -kenttä ei ole näkyvissä, tarkistakaa pääkäyttäjäoikeutenne tai ottakaa yhteyttä Maxtechin tukeen.
• Viestintä työntekijälle: Järjestelmä ei lähetä käyttäjälle automaattista vahvistus- tai poistoviestiä. Jos haluatte antaa työntekijälle kuittauksen tunnuksen sulkemisesta, ilmoittakaa siitä hänelle manuaalisesti.

Yhteydenotto tukeen

Mikäli tarvitset apua deaktivoimisen kanssa, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).