Miten annan oikeudet tuntikirjausten ja matkalaskujen hyväksyntään ja rajaan tiettyjen henkilöiden tiedot pois?
Jotta käyttäjä voi hyväksyä muiden henkilöiden tuntikirjauksia ja matkalaskuja, käyttäjäprofiilille tulee määrittää tarvittavat sisältö- ja hyväksyntäoikeudet.
Oikeudet määritellään kohdassa Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjäprofiilit.
1. Määritä, keiden henkilöiden tietoihin käyttäjällä on oikeus
Avaa käyttäjän käyttämä profiili muokattavaksi ja tarkista kohta Pikaoikeudet sisältöön.
Voit valita jonkin seuraavista:
- Henkilökohtainen käyttöoikeus
Käyttäjälle asetettu oma henkilö on aina käyttäjälle sallittu. - Henkilöstön esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet
Käyttäjä saa oikeudet henkilöihin, joiden esihenkilöksi käyttäjälle asetettu henkilö on määritetty. - Henkilöstöryhmien esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet
Käyttäjä saa oikeudet henkilöihin, jotka kuuluvat henkilöstöryhmään, jonka esihenkilöksi käyttäjälle asetettu henkilö on määritetty. - Yksiköiden esihenkilömäärityksiin perustuvat oikeudet
Käyttäjä saa oikeudet tyhjään sekä niihin yksiköihin, joiden esihenkilöksi käyttäjälle asetettu henkilö on määritetty. Oikeudet koskevat lisäksi kyseisiin yksiköihin kuuluvia henkilöitä ja ajoneuvoja. - Kaikki sisältöoikeudet organisaatiossa
Käyttäjä saa oikeudet kaikkeen organisaation sisältöön.
Valitse oikeustaso sen mukaan, kuinka laajasti käyttäjän tulee päästä tarkastelemaan ja käsittelemään henkilöstön tietoja.
2. Anna oikeus tuntikirjausten hyväksyntään
Kun käyttäjällä on oikeus tarvittavien henkilöiden tietoihin, määritä profiilille myös Tapahtumien hyväksyntäoikeudet. Valitse käyttäjälle tarvittava hyväksyntätaso:
- Sisäinen hyväksymistaso 1
- Sisäinen hyväksymistaso 2
- Sisäinen hyväksymistaso 3
- Ulkoinen hyväksymistaso 1
Hyväksyntätaso määrittää, minkä tasoisia tapahtumia käyttäjä voi hyväksyä. Tarvittaessa voit lisäksi antaa oikeuden hyväksyntöjen poistamiseen kohdasta Tapahtumien hyväksynnän poisto-oikeudet.
Huomio: hyväksyntäoikeus ei yksinään laajenna käyttäjän näkyvyyttä henkilötietoihin. Käyttäjällä tulee olla myös oikeus kyseisiin henkilöihin.
3. Matkalaskujen oikeudet
Jos käyttäjän tulee hyväksyä muiden henkilöiden matkalaskuja, tarkista käyttäjäprofiilista myös asetus:
Oikeus vain käyttäjälle kuuluvan henkilön matkalaskuihin
Jos tämä rajoitus on käytössä, käyttäjä voi käsitellä vain omalle henkilölleen kuuluvia matkalaskuja. Jos käyttäjän tulee käsitellä myös muiden henkilöiden matkalaskuja, tätä rajoitusta ei tule käyttää.
Matkalaskujen hyväksyntäoikeudet kannattaa siten määrittää yhdessä sisältöoikeuksien kanssa: sisältöoikeudet määrittävät, keiden tietoja käyttäjä voi käsitellä, ja hyväksyntäoikeudet määrittävät, mitä hän voi näille tiedoille tehdä.
4. Miten rajaan tietyn henkilön pois?
Jos käyttäjällä pitää olla esimerkiksi oikeus kaikkien oman yksikkönsä henkilöiden tietoihin, mutta yksi tai useampi tietty henkilö pitää rajata pois, pelkkä pikaoikeuden vaihtaminen ei tähän sovellu.
Pikaoikeudet perustuvat henkilön esihenkilö-, henkilöstöryhmä- tai yksikkömäärityksiin. Esimerkiksi yksiköiden esihenkilöoikeus antaa oikeudet kyseisiin yksiköihin kuuluviin henkilöihin. Yksittäisten henkilöiden rajaamiseen voidaan käyttää sisältöprofiilia.
Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Sisältöprofiilit > avaa käyttäjän käyttämä sisältöprofiili muokattavaksi ja valitse Oikeudet-välilehti. Valitse sisältötyypiksi Henkilöstö.
Jos esimerkiksi käyttäjän tulee nähdä kaikkien oman yksikkönsä henkilöiden tiedot, mutta yhden henkilön tiedot pitää rajata pois, voidaan käyttää seuraavaa vaihtoehtoa. Tällöin käyttäjälle sallitaan henkilöstön tiedot, lukuun ottamatta erikseen estettyä henkilöä.
Huomio: Sisältöprofiilin avulla voidaan rajata käyttäjän pääsyä tiettyihin henkilöstötietoihin, vaikka käyttäjäprofiilin pikaoikeudet antaisivat hänelle muuten laajemman oikeuden henkilöstöön.
