Miten lomat kirjataan Maxtechin Työnhallinta-järjestelmään?
Ratkaisu / Vastaus
Loma voidaan kirjata järjestelmään useammasta eri paikasta.
Loman voi lisätä Aika > Tapahtumalista > Lisää poissaolo tai Lisää useita tapahtumia.
Lisää poissaolo ja Lisää useita tapahtumia -toiminnot löytyvät myös Tuntiraportilta ja Bruttopalkkaraportilta.
Lisää poissaolo -toimintoa klikkaamalla järjestelmä kysyy sivu-sivulta kenelle poissaolo kirjataan, mikä on poissaolon tyyppi ja mille aikavälille poissaolo kirjataan. Järjestelmään on mahdollista asettaa myös asetukset, että kirjataanko sunnuntait ja arkipyhät sekä halutaanko kirjaukset lisätä myös lauantai-päiville.
Lisää useita tapahtumia -toiminnolla saa myös lisättyä esim. pidemmän loma-ajan.
Valitse Tapahtuman tyyppi > Loma ja Henkilö sekä muut halutut/tarvittavat tiedot.
Siirry Päivä ja aika -välilehdelle, jonne asetetaan Aloitus- ja lopetusaika sekä Alku- ja loppupäivä. Lisää muut halutut/tarvittavat tiedot. Kun kaikki tarpeelliset tiedot on asetettu, klikkaa Lisää.
Nyt valitulla henkilöllä on Loma lisättynä valituilla tiedoilla, valitulle ajanjaksolle.
Tuntikirjauksen kautta on myös mahdollista lisätä loma, seuraavien ohjeiden mukaan.
- Siirry web-järjestelmässä Aika > Tuntikirjaus.
- Valitse Kirjausmalli, joka sallii poissaolojen kirjaamisen.
- Lisää Loma-tapahtuma, syötä alkamis- ja päättymisaika sekä mahdolliset muut tiedot ja Tallenna.
Tämän jälkeen loma näkyy tuntikirjauksissa ja vaikuttaa lomaraportteihin sekä saldoihin olemassa olevien asetusten mukaisesti.
Tarvittaessa loman saa lisättyä myös Kalenterissa, mutta suositeltavaa on lisätä lomat joko Tapahtumalistan tai Tuntikirjauksen kautta.
Lisätiedot ja huomioitavaa
- Aikatapahtumatyyppien asetukset: Jos ”Loma”-aikatapahtumatyyppi ei näy valikossa, pyytäkää organisaationne pääkäyttäjää tarkistamaan Aikatapahtumatyypit-asetuksista, että ”Loma” on sallittu ja määritelty työajaksi.
- Saldojen laskenta: Lomien vaikutus saldoihin riippuu organisaation asetuksista (esimerkiksi ”Laske työtunniksi” -asetus). Väärä asetus voi aiheuttaa virheitä saldo- tai raporttinäkymissä.
- Lomaraportit: Tarvittaessa kertyneet lomasaldot ja raportit löydät osiosta Raportit > Lomasaldot.
- Käyttöoikeudet: Vain hallinnollisessa tai ylläpitäjän roolissa voi muokata aikatapahtumatyyppejä ja asetuksia.
- Ongelmatilanteet: Jos lomamerkinnät eivät tallennu tai näy oikein, tarkista että käytettävä lomatyyppi on aktivoitu eikä järjestelmässä ole päällekkäisiä kirjausjaksoja.
Yhteydenotto tukeen
Mikäli tarvitset lisäapua lomien kirjaamisessa, käyttötukemme auttaa mielellään.
Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).