Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Maxtech Easy™

Poissaolojen anominen ja anomusten hyväksyntä (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Etukäteen anottavat ja hyväksyttävät poissaolot anotaan Poissaoloanomusten lähettäminen -toiminnolla ja esimies tarkastaa ja käsittelee ne Poissaoloanomusten käsittely -toiminnolla. Näitä toimintoja käyttäen poissaolot näkyvät järjestelmän tapahtumissa (esimerkiksi Kalenteri-näkymässä) vasta, kun ne on hyväksytty. Mahdolliset hylätyt anomukset näkyvät vain edellä mainituissa näkymissä.

Suunnittelemattomat poissaolot kirjataan tuntikirjaustoiminnoilla web-käyttöliittymässä tai mobiilisovelluksessa.

Poissaolojen kirjaaminen (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Poissaoloja voi kirjata tarpeesta riippuen kolmella eri tavalla:

1. Tuntikirjaustoiminnoilla työaikakirjausta vastaavasti

Kirjattaessa poissaoloja tuntikirjaustoiminnolla tapahtuman tyypiksi valitaan tilanteeseen sopiva poissaolo. Tapahtuma voidaan kirjata joko syöttämällä tunnit toteuman perusteella tai reaaliaikaisesti.

Tuntikirjaustoiminnolla kirjaaminen soveltuu kaikkiin poissaoloihin, joita ei erikseen anota ja hyväksytä etukäteen.

Kirjattaessa poissaolo, joka päättyy eri päivänä kuin alkaa, järjestelmä jakaa tapahtuman päiväkohtaisiksi tapahtumiksi automaattisesti Aikatapahtumatyypin asetusten perusteella. Jos poissaolo kirjataan tuntikirjauksella, se jaetaan tallennuksen yhteydessä. Reaaliaikaisesti kirjattu tapahtuma jaetaan asetuksista riippuen joko normaalin päivittäisen työajan täytyttyä tai vuorokauden vaihtuessa.

Poissaolokirjauksille on yleensä erilliset kirjausmallit, koska niille ei tyypillistesti kirjata kaikkia samoja tietoja kuin työaikamerkinnöille.

2. Etukäteen tehtyinä anomuksina Poissaoloanomusten lähettämistoiminnolla

Poissaoloanomukset on tarkoitettu lomien ja muiden hyväksyntää vaativien poissaolojen kirjaamiseen. Niitä käytettäessä poissaolot syntyvät järjestelmään, kun anomus on hyväksytty.

3. Tapahtumien hallinnointinäkymästä

Esimiestasoiset käyttäjät voivat tarvittaessa lisätä poissaoloja Kalenterissa ja raporttinäkymissä Tapahtumien hallinnointinäkymällä. Suositeltavampaa on kuitenkin käyttää poissaolojen lisäämiseen toisen puolesta Tuntikirjausnäkymää, jolloin tapahtuma näkyy henkilölle varmasti samalla tavalla kuin se näkyisi hänen itse kirjaamanaankin.

Kirjausten tarkastaminen ja hyväksyntä (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Kirjausten tarkastaminen ja hyväksyntä mahdollistaa kirjausten oikeellisuuden varmistamisen. Hyväksyntä voidaan tehdä kolmella eri tasolla käyttäjän käyttäjäprofiililla määritetyistä hyväksyntäoikeuksista riippuen. Tasot mahdollistavat esimerkiksi sen, että työntekijä voi hyväksyä itse omat kirjaukset tasolle 1 ja näin vahvistaa tarkastaneensa ne. Sen jälkeen esihenkilö voi tarkastaa työntekijän hyväksymät tapahtumat ja kuitata tason 2 hyväksynnällä ne tarkastetuiksi ja hyväksytyiksi.

Jos hyväksyttyjen tapahtumien muokkaaminen halutaan estää, voi tapahtumat asettaa lukittumaan automaattisesti tietyn hyväksyntätason hyväksynnän jälkeen. Tämä onnistuu järjestelmän asetuksista (oikean yläreunan -kuvake) Hyväksyntäasetukset-välilehdeltä.

Omien kirjausten tarkastaminen ja hyväksyntä tai hylkääminen

Omat kirjaukset voi tarkastaa ja hyväksyä mobiilisovelluksen tapahtumalistalla sekä web-tuntikirjausnäkymässä.

Alaisten kirjausten tarkastaminen ja hyväksyntä tai hylkääminen

Esihenkilöt voivat tarkastaa ja hyväksyä työntekijöiden kirjaukset web-järjestelmän Tapahtumalista– tai Tuntiraportti-näkymässä.

Työaikaliukuman, työaikapankin ja ylitöiden ohjeet (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Henkilöille, joilla ei ole työaikaliukuma käytössä, lasketaan ylityöt henkilön työsopimuksella (tai siihen valitulla työaikamallilla) määritettyjen aikarajojen perusteella. Henkilön normaalin päivittäisen työajan ylittävät päivät kerryttävät liukumaa ja sen alittavat päivät kuluttavat sitä. Jos henkilöllä on työaikaliukuma käytössä, työaika menee oletuksena liukumaan eikä ylitöitä muodostu. Työaikaa voidaan kuitenkin tapahtumakohtaisesti merkitä ylityöksi liukuman sijaa.

Työaikaliukuma on yleensä työntekijän itse hallinnoitavissa sallittujen rajojen puitteissa eikä liukuman kerryttämisestä tai käyttämisestä sovita erikseen pidempiä vapaita lukuun ottamatta. Työaikapankki on tarkoitettu tuntien pidempiaikaiseen kerryttämiseen ja siellä olevien tuntien käytöstä sovitaan erikseen.

Työaikaliukuman ja työaikapankin saldoja ja muutoksia voi tarkastella ja tarvittaessa korjata Saldoraportit-näkymässä. Ylityöt näkee esimerkiksi Tuntiraportilta.

Työaikaliukuman kerryttäminen ja käyttäminen

Työaikaliukuman saldo kertyy automaattisesti henkilön tehdessä normaalia päivittäistä työaikaa pidempiä päiviä sekä henkilön tehdessä töitä päivinä, jotka eivät ole normaalisti työpäiviä. Työaikaliukuman saldo kuluu automaattisesti päivän työaikamerkintöjen kokonaiskeston ollessa normaalia päivittäistä työaikaa lyhyempi.

Liukuman käyttöä ei siis ole välttämätöntä erikseen kirjata, mutta selkeyden takia pidempien liukumavapaiden yhteydessä on hyvä käyttää Työaikaliukumatuntien käyttö -tapahtumatyyppiä. Tällöin esimerkiksi raporteilta näkee helpommin, miksi työaikamerkintä puuttuu.

Työajan merkitseminen ylityöksi tai työaikapankkiin liukuman sijaan

Henkilöille, joilla on työaikaliukuma käytössä, ei muodostu automaattisesti ylitöitä. Yksittäisiä tapahtumia voidaan tarvittaessa merkitä ylitöiksi liukuman sijaan Tapahtumien hallinnointinäkymän ohjaustietovalinnoilla. Samoilla valinnoilla voidaan myös ohjata ylityöt työaikapankkiin.

Tuntien siirtäminen työaikapankkiin

Työaikaliukuman tunteja voidaan siirtää työaikapankkiin Saldoraportit-näkymän siirto-toiminnolla.

Tuntien merkitseminen käytetyksi työaikapankista

Työaikapankin tunteja käytetään kirjaamalla tapahtuma tyypillä Työaikapankin tuntien käyttö. Järjestelmä vähentää tapahtuman keston työaikapankin saldosta.

Työaikojen kirjaaminen (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Työaikakirjauksia voi tehdä Maxtech-mobiilisovelluksen ja web-järjestelmän tuntikirjaustoiminnoilla. Kummallakin tavalla kirjaukset tehdään kirjausmalleilla määritettyjen asetusten mukaisesti. Kirjaukset ovat keskenään yhteensopivia kirjaustavoista riippumatta, joten esimerkiksi mobiilisovelluksella aloitetun kirjauksen voi päättää web-tuntikirjauksessa ja webissä luotua tapahtumaa voi muokata mobiilisovelluksessa

Kirjausmallit määrittävät muun muassa missä näkymissä (mobiili / web) kirjauksia voi tehdä, mitä tapahtumatyyppejä voi kirjata ja mitä tietoja (esimerkiksi asiakas, kohde, lisätiedot) kirjaukselle voi syöttää tarvittaessa ja mitkä tiedot ovat pakollisia. Kirjausmalleilla määritetään myös, voiko työntekijä itse muokata tallennettuja tapahtumia jälkikäteen.

Mobiilisovelluksella voi lisäksi tehdä kirjauksia QR-koodikirjauksella. Sitä käytettäessä käyttäjä ei syötä kirjauksen tietoja vaan ne tulevat luetun QR-koodin asetuksista.

Tehtyjä kirjauksia voi tarkastella tarpeen mukaan webissä Tapahtumalista-, Kalenteri– ja Tuntiraportti-näkymistä ja mobiilisovelluksessa Tapahtumalista-näkymästä. Tehdyt kirjaukset voidaan tarkastaa ja hyväksyä tai hylätä sekä työntekijän että esimiehen toimesta.

Kirjausten tekeminen vaatii, että kirjaajalla on käyttäjätunnus, jolla hän kirjautuu järjestelmään sekä käyttäjätunnukseen liitetty henkilö, jolle kirjaukset kohdistetaan. Suositeltavaa on luoda ensin henkilö, jolloin käyttäjätunnuksen voi lisätä suoraan Henkilöstö-näkymän taulukosta.