Skip to content Skip to main navigation Skip to footer
Maxtech Tukiportaali

Maxtech Easy™

Mobiilikartta (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Mobiilikarttaan liittyvät oikeudet

Mobiilisovelluksen Kartta-toiminnolla tarkastellaan ja kirjataan tehdyiksi kohteiden sopimustöitä. Tehdyksi kirjaaminen tapahtuu ajamalla kohteen alueella sopimustyön mukainen ajoluokka valittuna ja paikannus käytössä. Osa töistä voi vaatia manuaalisen kuittauksen, jolloin työ merkitään tehdyksi sovelluksesta kohteen alueella oltaessa (tai sen jälkeen, jos kuittaus alueen ulkopuolella on sallittu).

Ajojen kirjaaminen aloitetaan painamalla Aloita jatkuva paikannus -painiketta. Paikannuksen ollessa käynnissä käytettävän ajoluokan voi valita näytön alareunan painikkeilla. Käytettävissä olevat ajoluokat hallinnoidaan järjestelmässä ajoneuvon asetuksissa.

Kartalla näkyvät kohteet, joille on määritetty alue. Kohteen alueen väri kertoo kohteen sopimustöiden ajantasaisen tilanteen seuraavasti:

  • Harmaa: Kohteelle ei ole aktiivisia tehtyjä eikä tekemättömiä sopimustöitä. Kohde ei vaadi toimepiteitä.
  • Punainen: Kohteelle on yksi tai useampi aktiivinen tekemätön sopimustyö eikä yhtään tehtyä sopimustyötä. Tekemättömät sopimustyöt on tehtävä kohteen merkitsemiseksi valmiiksi.
  • Keltainen: Kohteelle on yksi tai useampi aktiivinen tekemätön sopimustyö ja yksi tai useampi tehty sopimustyö. Tekemättömät sopimustyöt on tehtävä kohteen merkitsemiseksi valmiiksi.
  • Vihreä: Kohteelle on yksi tai useampi aktiivinen tehty sopimustyö eikä yhtään tekemätöntä sopimustyötä. Kohde ei vaadi toimepiteitä.

Kohteen tarkempia tietoja ja siellä suoritettavia töitä voi tarkastella kohdetta napauttamalla.

Maxtech Easy Työkartta™ -palvelun käytön aloittaminen

Maxtech Easy™

Pohjatietojen syöttäminen ja muut käytön valmistelut

Jos käytössä on jo ennestään jokin toinen Maxtech Easy™ -tuote, osa kohdista voi olla tarpeettomia. Esimerkiksi henkilöitä ja käyttäjätunnuksia ei tarvitse luoda uudelleen vaan aiemmin luodut toimivat kaikissa tuotteissa.

Henkilöt ja käyttäjätunnukset

Järjestelmän käyttö kannattaa aloittaa perustamalla järjestelmään henkilöt, jotka käyttävät seurattavia ajoneuvoja. Työkartassa alkuun pääsee tallentamalla henkilölle etu- ja sukunimen sekä työsähköpostiosoitteen. Muita asetuksia voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan. Tarkempi ohje henkilöiden hallinnoinnista löytyy tukiportaalin Henkilöstö-ohjesivulta.

Järjestelmään kirjautumista ja kirjausten tekemistä varten henkilöille on luotava myös käyttäjätunnukset. Jos henkilöitä on monta, helpoiten tämä onnistuu valitsemalla Henkilöstö-näkymässä henkilöt, joille halutaan luoda saman tyyppiset käyttäjätunnukset (järjestelmässä on oletuksena käyttäjäprofiilit esihenkilölle ja työntekijälle sekä kaikki oikeudet sisältävä pääkäyttäjäprofiili) ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.

Käyttäjätunnuksia voi myös perustaa yksittäisille henkilöille painamalla henkilön kohdalta Lisää käyttäjä tai käyttäjien hallinnasta luomalla käyttäjätunnukset ja liittämällä valitut henkilöt niihin. Tarkempia ohjeita käyttäjätunnusten ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnointiin löytyy tukiportaalin sivuilta:

Ajoluokat

Ajoluokilla seurataan kohteissa tehtyjä sopimustöitä. Kun kohteessa ajetaan tietty ajoluokka valittuna, merkitsee järjestelmä siihen liittyvän sopimustyön tehdyksi kyseisen kohteen osalta. Kohteen sopimukselle (ks. tarkempi ohje alla) määritetään ajoluokat (esimerkiksi hiekoitus ja auraus), joiden mukaiset työt kohteessa tulee tehdä.

Ajoluokille voi valita haluamansa värin, jolloin ajoluokan mukaisten ajojen reitit näytetään karttanäkymissä valitulla värillä. Tämä helpottaa erilaisten ajojen tunnistamista.

Ajoneuvot

Ajoneuvot-näkymässä hallinnoidaan konetöissä käytettäviä ajoneuvoja. Ajoneuvolle voi perustietojen lisäksi asettaa halutun kuvakkeen ja värin karttanäkymiin, jolloin se on helpompi erottaa muista ajoneuvoista karttanäkymissä.

Ajoluokat-välilehdellä asetetaan ajoneuvolla käytettävissä olevat ajoluokat. Vain valitut ajoluokat ovat valittavissa kyseiseen ajoneuvoon liitetyn ajoneuvopäätteen mobiilisovelluksessa. Jos usealla ajoneuvolla on tarve käyttää samanlaista listaa ajoluokista, voi luoda ajoluokkien määrityksiä, joihin listataan halutut ajoluokat ja kiinnittää määritykset haluttuihin ajoneuvoihin. Tällöin jokaiselle ajoneuvolle ei tarvitse lisätä ajoluokkia yksittäin ja ajoluokkien hallinnointi ajoluokkien määritystä käyttäville ajoneuvoille onnistuu vain määritystä päivittämällä eli yksittäisiin ajoneuvoihin ei tarvitse tehdä muutoksia.

Sopimusten hallinta

Sopimukset-näkymässä hallinnoidaan sopimustöitä ja niiden automaattista aktivoitumista. Jokaiselle sopimustyölle määritetään ajoluokka, jolla työ tunnistetaan, päivä/päivät sekä kellonaika jolloin työ aktivoituu suoritettavaksi. Jos työn halutaan aktivoituvan useamman kerran päivässä, voit lisätä sille useamman rivin, joihin asetat eri kellonajat. Järjestelmä muuttaa sopimustyöt tekemättömäksi ajastuksen mukaisesti.

Ajastusten lisäksi sopimustyölle valitaan, miten se kuittaantuu tehdyksi. Jos manuaalista kuittausta ei vaadita, työ kuittaantuu tehdyksi, kun kohteen alueella käydään ja ajoneuvopäätteessä on oikea ajoluokka päällä. Jos manuaalinen kuittaus vaaditaan, on työntekijän merkittävä ajoneuvopäätteeltä työ käsin tehdyksi kohteen alueella oltaessa. Manuaalista kuittausta voidaan hyödyntää esimerkiksi tilanteessa, jossa alueen läpi tai sen läheltä ajetaan ja on riski, että automaattinen kuittaus kirjaantuu virheellisesti.

Sopimukset liitetään kohteen tietoihin kohteen asetuksissa. Kohteella voi olla kerrallaan vain yksi sopimus, joten sopimuksella on oltava määritettynä kaikki tarpeelliset työt. Sama sopimus voi olla käytössä rajattomalla määrällä kohteita.

Asiakkaiden lisääminen järjestelmään

Asiakkaat-näkymässä voit perustaa järjestelmään asiakkaat, joiden kohteissa työt tehdään. Asiakastietoja ei ole pakko hallinnoida erillään kohteista, mutta asiakkaiden lisääminen helpottaa raportointia, jos samalle asiakkaalle on monta eri kohdetta.

Kohteiden ja alueiden lisääminen järjestelmään

Kohteet-näkymässä hallinnoidaan fyysisesti eri paikoissa sijaitsevia kohteita, joissa töitä suoritetaan. Työkarttakäytössä kohteelle on nimen lisäksi määritettävä alue, jonka perusteella järjestelmä tietää, milloin kohteessa on käyty. Kun kohteelle syötetään osoite, järjestelmä muodostaa alueen automaattisesti sen perusteella. Jos automaattinen alueen muodostus ei toimi tai aluetta halutaan muuten muokata, se onnistuu klikkaamalla kohteiden päänäkymästä halutun kohteen Osoite-sarakkeessa näkyvää kuvaketta ( / / ). Kohteita voi lisätä myös Kartta-näkymän kautta. Huomaa, että vain kohteet, joille on määritetty alue näkyvät mobiilisovelluksessa.

Nimen ja osoitteen lisäksi kohteelle on liitettävä sopimus, jonka mukaan kohteen sopimustyöt aktivoidaan. Tämä tapahtuu valitsemalla kohteen tiedoista Paikannus-välilehdeltä kentän Värin määräytyminen arvoksi Sopimusperusteinen, valitsemalla haluttu sopimus ja asettamalla sille voimassaoloaika.

Ajoneuvopäätteiden asennus ja asetukset

Työkartan käyttöä varten jokaiseen paikannettavaan ajoneuvoon on asennettava Android- tai iOS-laite, jolla ajoneuvon sijaintitiedot ja käytetyt ajoluokat tallennetaan. Laite on suositeltavaa asentaa mahdollisuuksien mukaan siten, että sille on jatkuva virransyöttö ainakin paikannuksen ollessa käytössä. Tämä varmistaa parhaan tuloksen sijaintitietojen tallennuksesta. Lisäksi laitteen virransäästöasetukset on kytkettävä pois päältä Maxtech-sovelluksen osalta, jotta laitteen käyttöjärjestelmä ei häiritse sijainnin tallennusta. Jos virransäästöasetuksia ei poisteta käytöstä, laite saattaa jättää osan sijainneista tallentamatta tai jopa katkaista tallennuksen kokonaan.

Virransäästöasetukset riippuvat laitteesta, mutta esimerkiksi Android-laitteissa asetukset löytyvät yleensä valikosta Asetukset > Sovellukset > Maxtech-sovellus. Sovelluksen asetuksista kannattaa asettaa erilaiset akun optimointitoiminnot asentoon Älä optimoi akun käyttöä / Ei käytössä. Lisäksi kannattaa varmistaa, että mobiilidatan osalta on sallittu taustadatan käyttö, jotta sovellus saa varmasti päivitettyä tiedot taustajärjestelmään.

Laitteen asetuksista (-valinta sovelluksen vasemmassa yläkylmassa ja sen alta Asetukset) on valittava kiinteäksi ajoneuvoksi ajoneuvo, johon laite on liitetty. Ajot kohdistetaan tämän valinnan perusteella. Tämän asetuksen voi asettaa vain käyttäjä, jonka toimintoprofiililla on sallittu moduuli Laitekohtaiset asetukset (mobiili).

Ajoneuvopäätteen käyttäminen

Kirjautuminen

Ajoneuvopäätteelle on helpointa kirjautua käyttämällä QR-koodikirjautumista. QR-koodilla kirjautuminen vaatii, että käyttäjällä on käytössä toinen laite, johon on aiemmin kirjauduttu omilla tunnuksilla ja käyttäjällä on oikeus moduuliin Kirjautuminen toiseen laitteeseen QR-koodilla (mobiili). QR-koodikirjautuminen aloitetaan valitsemalla ajoneuvopäätteen kirjautumisnäkymästä QR-koodikirjautuminen. Ajoneuvopääte näyttää QR-koodin, joka luetaan oman laitteen QR-koodien lukeminen -toiminnolla. QR-koodin lukeminen kirjaa käyttäjän automaattisesti sisään.

Käyttäminen

Parhaan tuloksen varmistamiseksi laitteen on oltava jatkuvassa virrassa ja näytön päällä paikannuksen aikana. Mobiilisovelluksen kartan käyttämisestä ja ajojen kirjaamisesta on erillinen ohje.

Yhteiskäyttö muiden tuotteiden kanssa

Työkartan kanssa voi käyttää myös Maxtech Easy Työaika™– ja Maxtech Easy Työvuorot™ -palveluja, jolloin työajanseuranta ja/tai työvuorosuunnittelu saadaan hoidettu kätevästi samassa palvelussa. Käytössä olevia palveluita voi hallinnoida tuotteiden ja moduulien hallintanäkymästä.

Kohteiden yhteenvetoraportti (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Kohteiden yhteenvetoraporttiin liittyvät oikeudet

Kohteiden yhteenvetoraportti -näkymässä voi tarkastella mobiilisovelluksen karttanäkymällä tallennettuja ajoneuvojen käyntejä kohteissa valitulla aikavälillä. Raportti näyttää yhteenvedon käynneistä kohteittain. Kohdekohtaisesti näytetään käyntien määrä valitulla aikavälillä sekä asetuksissa valitut tiedot.

Kohteiden näkyminen kohteiden yhteenvetoraportilla edellyttää, että niille on määritetty alue.

Kohteiden yhteenvetoraportin asetukset

-kuvake näkymän yläreunassa

Näkymässä hallinnoidaan Kohteiden yhteenvetoraportti -näkymän organisaatiotason asetuksia ja oletusvalintoja. Jos asetusnäkymä avataan Kohteiden yhteenvetoraportti -näkymästä, se näyttää suoraan kohteiden yhteenvetoraporttiin liittyvät asetukset. Muuten on valittava asetusnäkymän vasemmasta reunasta kohta Kohteiden yhteenvetoraportti.

asetusmerkitys
Aika (sekuntia), joka ajoneuvon tulee olla kohteessa, että ajo merkitään kohteelleAsetuksella voidaan asettaa minimiaika, joka kohteen alueella on oltava, jotta raportti näyttää ajon tapahtuneen kyseisessä kohteessa. Tätä tarvitaan yleensä vain, jos jonkin kohteen alueen läpi joudutaan ajoittain ajamaan siten, ettei kohteessa tehdä mitään.

Asetus on yhteinen kaikille organisaation käyttäjille ja vain pääkäyttäjien muokattavissa. Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.
Aikaraja (sekuntia), jonka verran ajoneuvo saa käydä kohteen ulkopuolellaMäärittää, kuinka kauan kohteen alueelta pitää olla ulkona ennen kuin ajo kohteessa merkitään päättyneeksi. Lyhyempi aika antaa tarkemmat tiedot, mutta voi päättää ajon ennenaikaisesti, jos kohteen alueen laidalla liikutaan paljon.

Asetus on yhteinen kaikille organisaation käyttäjille ja vain pääkäyttäjien muokattavissa. Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.
Kohdenna siirtymäajot aina kohteelleJos on valittu, myös kohteiden väliset siirtymäajot lasketaan kohteissa tapahtuneiksi riippumatta siitä, ovatko ne kohteen alueella.

Asetus on yhteinen kaikille organisaation käyttäjille ja vain pääkäyttäjien muokattavissa. Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.
Näytä aika liikkuneenaNäyttää omassa sarakkeessa, kuinka pitkä aika kohteen alueella olosta on oltu liikkeessä.

Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.
Näytä aika pysähdyksissäNäyttää omassa sarakkeessa, kuinka pitkä aika kohteen alueella olosta on oltu paikallaan.

Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.
Näytä kohteessa kuljettu matkaNäyttää kohteessa kuljetun matkan omassa sarakkeessaan.

Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.
Näytä kohteessa vietetty aikaNäyttää kohteessa vietetyn ajan omassa sarakkeessaan.

Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.
Piilota tyhjät kohteetPiilottaa tapahtumat, joilta puuttuu kohde.

Asetus on yhteinen kohteiden yhteenvetoraportille ja kohderaportille.

Kohderaportti (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Kohderaporttiin liittyvät oikeudet

Kohderaportti-näkymässä voi tarkastella mobiilisovelluksen karttanäkymällä tallennettuja ajoneuvojen käyntejä kohteissa valitulla aikavälillä. Raportti näyttää kullekin ajoneuvolle erittelyn ajoluokittain sekä yhteenvedon kohteittain. Erittelystä käyvät ilmi kyseisellä ajoneuvolla eri ajoluokille kirjatut ajot sekä niiden sijoittuminen kohteiden alueelle. Ajoluokista voidaan tarkastaa esimerkiksi, että hiekoitus ja auraus on suoritettu alueella sovitusti. Erittelyssä näkyy lisäksi asetuksissa valitut lisätiedot.

Yhteenvedossa kullekin ajoneuvolle näytetään kohteittain käyntien määrä valitulla aikavälillä, kohteessa vietetty aika yhteensä ja eriteltynä liikkeessä ja paikallaan käytettyyn aikaan sekä kohteen alueella kuljettu matka.

Kohteiden näkyminen kohderaportilla edellyttää, että niille on määritetty alue.

Kohderaportin asetukset

-kuvake näkymän yläreunassa

Näkymässä hallinnoidaan Kohderaportti-näkymän organisaatiotason asetuksia ja oletusvalintoja. Jos asetusnäkymä avataan Kohderaportti-näkymästä, se näyttää suoraan kohderaporttiin liittyvät asetukset. Muuten on valittava asetusnäkymän vasemmasta reunasta kohta Kohderaportti.

asetusmerkitys
Näytä ajanjaksoNäyttää kohdekäynnin aloitus- ja lopetusajan yhdessä sarakkeessa.
Näytä aloitusaikaNäyttää kohdekäynnin aloitusajan omassa sarakkeessaan.
Näytä lopetusaikaNäyttää kohdekäynnin lopetusajan omassa sarakkeessaan.
Näytä nopeusNäyttää ajon keskinopeuden ja huippunopeuden (suluissa) omassa sarakkeessaan.
Näytä ajoluokkaNäyttää ajotapahtuman ajoluokan omassa sarakkeessaan.
Näytä myös kohteet, joissa ei ole käyntejäJos ei ole valittuna, raportilla näytetään vain kohteet, joissa on valitulla aikavälillä vähintään yksi käynti.
Aika (sekuntia), joka ajoneuvon tulee olla kohteessa, että ajo merkitään kohteelleAsetuksella voidaan asettaa minimiaika, joka kohteen alueella on oltava, jotta raportti näyttää ajon tapahtuneen kyseisessä kohteessa. Tätä tarvitaan yleensä vain, jos jonkin kohteen alueen läpi joudutaan ajoittain ajamaan siten, ettei kohteessa tehdä mitään.

Asetus on yhteinen kaikille organisaation käyttäjille ja vain pääkäyttäjien muokattavissa. Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.
Aikaraja (sekuntia), jonka verran ajoneuvo saa käydä kohteen ulkopuolellaMäärittää, kuinka kauan kohteen alueelta pitää olla ulkona ennen kuin ajo kohteessa merkitään päättyneeksi. Lyhyempi aika antaa tarkemmat tiedot, mutta voi päättää ajon ennenaikaisesti, jos kohteen alueen laidalla liikutaan paljon.

Asetus on yhteinen kaikille organisaation käyttäjille ja vain pääkäyttäjien muokattavissa. Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.
Kohdenna siirtymäajot aina kohteelleJos on valittu, myös kohteiden väliset siirtymäajot lasketaan kohteissa tapahtuneiksi riippumatta siitä, ovatko ne kohteen alueella.

Asetus on yhteinen kaikille organisaation käyttäjille ja vain pääkäyttäjien muokattavissa. Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.
Näytä aika liikkuneenaNäyttää omassa sarakkeessa, kuinka pitkä aika kohteen alueella olosta on oltu liikkeessä.

Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.
Näytä aika pysähdyksissäNäyttää omassa sarakkeessa, kuinka pitkä aika kohteen alueella olosta on oltu paikallaan.

Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.
Näytä kohteessa kuljettu matkaNäyttää kohteessa kuljetun matkan omassa sarakkeessaan.

Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.
Näytä kohteessa vietetty aikaNäyttää kohteessa vietetyn ajan omassa sarakkeessaan.

Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.
Piilota tyhjät kohteetPiilottaa tapahtumat, joilta puuttuu kohde.

Asetus on yhteinen kohderaportille ja kohteiden yhteenvetoraportille.

Kartta (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Karttaan liittyvät oikeudet

Kartta-näkymässä voi tarkastella reaaliaikaisesti ajoneuvojen sijaintia sekä kohteiden sopimustöiden tilannetta ja aktivoida sopimustöitä tehtäväksi tai asettaa niitä tauolle. Lisäksi kartalta voi perustaa uusia kohteita ja muokata olemassa olevien tietoja. Kartalla näkyvät ajoneuvot ja niiden reitit suodattimista tehdyn valinnan perusteella joko reaaliaikaisesti tai valitulta aikaväliltä.

Kohteiden alueiden värit kertovat sopimustöiden tilanteen seuraavasti:

  • Harmaa: Kohteelle ei ole aktiivisia tehtyjä eikä tekemättömiä sopimustöitä. Kohde ei vaadi toimepiteitä.
  • Punainen: Kohteelle on yksi tai useampi aktiivinen tekemätön sopimustyö eikä yhtään tehtyä sopimustyötä. Tekemättömät sopimustyöt on tehtävä kohteen merkitsemiseksi valmiiksi.
  • Keltainen: Kohteelle on yksi tai useampi aktiivinen tekemätön sopimustyö ja yksi tai useampi tehty sopimustyö. Tekemättömät sopimustyöt on tehtävä kohteen merkitsemiseksi valmiiksi.
  • Vihreä: Kohteelle on yksi tai useampi aktiivinen tehty sopimustyö eikä yhtään tekemätöntä sopimustyötä. Kohde ei vaadi toimepiteitä.

Kohteen aluetta klikkaamalla näet tarkempia tietoja kohteen sopimustöiden tilasta.

Uusien kohteiden lisääminen

Uusia kohteita voi lisätä kartalta painamalla kartan vasemmasta alakulmasta Kohteiden lisäystila -painiketta. Kohteiden lisäystilassa kohteen alueen voi muodostaa suoraan kartalle klikkaamalla halutusta paikasta, jolloin järjestelmä hakee alueen Maanmittauslaitoksen palvelusta. Vaihtoehtoisesti kohteen voi piirtää käsin Piirrä alue käsin -valinnalla. Tällöin alue piirretään klikkaamalla halutut pisteet kartalta. Alue muodostuu lisättyjen pisteiden väliselle alueelle.

Kohteen alueen muokkaaminen

Kohteen aluetta voi muokata klikkaamalla sitä ja valitsemalla Muokkaa aluetta. Alueen kokoa voi kasvattaa ja pienentää suhteellisesti – ja -painikkeilla. Olemassa olevia pisteitä voi liikuttaa raahamalla ja uusia lisätä klikkaamalla rajaa kohdasta, jossa ei vielä ole pistettä. Pisteen voi poistaa klikkaamalla sitä alt-painike pohjassa.

Kohteen tietojen muokkaaminen

Kohteen muita tietoja voi muokata klikkaamalla kohteen aluetta ja painamalla -kuvaketta kohteen nimen oikealla puolella.

Sopimustöiden tilojen hallinta

Kartalla voi päivittää näkyvillä olevien kohteiden sopimustöiden tiloja kartan vasemman alareunan toimintopainikkeilla. Tilojen muutokset päivittyvät suoraan ajoneuvopäätteiden kartoille.

  • Merkitse näkyvät sopimustyöt tekemättömiksi: Muuttaa kaikki näkyvillä olevat sopimustyöt tekemättömiksi.
  • Aseta näkyvät sopimustyöt tauolle: Asettaa kaikki näkyvillä olevat sopimustyöt tauolle, jolloin ne eivät aktivoidu automaattisesti. Tauon voi asettaa päättymään haluttuna päivänä tai jatkumaan toistaiseksi.
  • Palauta näkyvät sopimustyöt tauolta: Palauttaa kaikki näkyvillä olevat sopimustyöt tauolta, jolloin automaattinen aktivointi palautuu käyttöön.

Työvuorolista (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Työvuorolistaan liittyvät oikeudet

Työvuorolistanäkymässä voi tarkastella suunniteltuja työvuoroja omien käyttöoikeuksien puitteissa. Tyypillisillä käyttöoikeuksilla työntekijät näkevät omat vuorot ja esihenkilöt sekä pääkäyttäjät näkevät kaikkien työntekijöiden vuorot. Oikeuksia voi tarvittaessa rajoittaa tarkemmin sisältöprofiilien asetuksilla.

Työvuorolistan toimittaminen työntekijöille

Työvuorolistan toimittaminen järjestelmässä

Useimmiten helpoin tapa työvuorolistojen jakelulle on jakaa ne työntekijöille järjestelmässä. Tällöin työntekijät, joilla on tunnukset järjestelmään, näkevät omat vuoronsa mobiilisovelluksen ja web-järjestelmän työvuorolistoilta. Työvuorojen julkaisemista järjestelmässä on kuvattu tarkemmin ohjesivulla Työvuorojen julkaiseminen työntekijöille (Maxtech Easy).

Työvuorolistan toimittaminen sähköpostilla

Työvuorot voidaan järjestelmässä julkaisemisen sijaan tai sen lisäksi lähettää työntekijöille sähköpostiin Työvuorolista-näkymästä. Sähköpostit voidaan lähettää ajastetusti tai käsin.

Ajastettu lähetys

Ajastetulla lähetyksellä järjestelmä toimittaa työvuorolistat automaattisesti asetusten mukaan. Ajastetun lähetyksen asetuksia hallinnoidaan painamalla -kuvaketta järjestelmän oikeasta ylänurkasta ja painamalla Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Työvuorolistan ajastettu lähetys -kohdasta Ajastuksen asetukset -painiketta. Ajastuksia voidaan tehdä useita, jos esimerkiksi eri henkilöstöryhmille tai eri kohteiden työntekijöille halutaan lähettää työvuorolistat eri aikoina ja/tai erilaisilla asetuksilla.

Ajastetun lähetyksen tärkeimmät asetukset
asetusmerkitys
NimiAsetuksen yksilöivä nimi, joka ei näy työntekijöille. Esimerkiksi ”Toimipisteen 1 työvuorot”.
Viesti raportilleTyövuorolista-sähköpostiin sisällytetään tämä teksti. Sama teksti tulee kaikkien vastaanottajien viesteihin.
SuoritusajankohtaEnsimmäinen aika, jolloin työvuorolista toimitetaan ajastuksen perusteella.
Lähetyksen aikaväliMäärittää yhdessä aikavälin tyyppi -valinnan kanssa, miten usein työvuorolista lähetetään sähköpostiin.
Aikavälin tyyppiMäärittää yhdessä lähetyksen aikaväli -valinnan kanssa, miten usein työvuorolista lähetetään sähköpostiin.
Kuinka pitkälle tulevaisuuteen vuorot listataanMäärittää yhdessä seurantajakson tyyppi -valinnan kanssa, miten pitkälle tulevaisuuteen vuoroja listataan lähetysajankohdasta laskettuna.
Seurantajakson tyyppiMäärittää yhdessä kuinka pitkälle tulevaisuuteen vuorot listataan -valinnan kanssa, miten pitkälle tulevaisuuteen vuoroja listataan lähetysajankohdasta laskettuna.
Raporttiin sisällytettävät tapahtuman tyypitVain valitun tyyppiset tapahtumat näytetään sähköpostiin toimitettavalla työvuorolistalla.
Raportti lähetetään, vaikka ei olisi yhtään vuoroaJos on valittu, työvuorolistaviesti toimitetaan myös henkilöille, joilla ei ole yhtään vuoroa.

Manuaalinen lähetys

Työvuorolistat voi toimittaa myös lähettämällä ne käsin haluttuna aikana työvuorolistan vasemman ylänurkan Lähetä sähköpostiin -painikkeella. Valittavana ovat henkilöt, joiden tietoihin on asetettu sähköpostiosoite. Viesti-kenttään voi halutessaan lisätä työvuorolista-sähköpostiin sisällytettävän tekstin. Oletuksena toimitetaan henkilökohtaiset työvuorolistat, mutta jos haluat lähettää näkyviin haetun työvuorolistan kaikille työntekijöille, poista valinta kohdasta Lähetä vastaanottajille vain henkilökohtaiset vuorot.

Manuaalisen lähetyksen tärkeimmät asetukset

Manuaalisen lähetyksen asetuksia hallinnoidaan painamalla -kuvaketta järjestelmän oikeasta ylänurkasta. Asetukset löytyvät Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Käsin lähetettävän työvuorolistasähköpostin asetukset -kohdasta.

asetusmerkitys
Sähköposti-ilmoituksessa näytettävät tapahtumatyypitVain valitun tyyppiset tapahtumat näytetään sähköpostiin toimitettavalla työvuorolistalla.

Työvuorolistan tärkeimmät asetukset

-kuvake näkymän yläreunassa

Näkymässä hallinnoidaan Työvuorolista-näkymän organisaatiotason asetuksia ja oletusvalintoja. Jos asetusnäkymä avataan Työvuorolista-näkymästä, se näyttää suoraan työvuorolistaan liittyvät asetukset. Muuten on valittava asetusnäkymän vasemmasta reunasta kohta Työvuorolista.

Asetukset-valikko työvuorolistan yläreunassa

Valikossa olevat valinnat ovat käyttäjäkohtaisia eivätkä vaikuta muihin käyttäjiin.

asetusmerkitys
Näytä tyhjät rivitJos on valittu, listalla näytetään kaikki henkilöt riippumatta siitä, onko heille suunniteltu vuoroja. Tällöin voi lisävalinnalla asettaa ilman työvuoroa olevat henkilöt näkymään listan lopussa.

Jos ei ole valittu, näkymässä näytetään vain henkilöt, joille on valitulla aikavälillä vähintään yksi näytettävä tapahtuma.
Näytä päiväkohtaiset summatNäyttää tai piilottaa suunniteltujen (ja toteutuneiden) tuntien summan jokaisen päivän kohdalla.
Näytä lisää tietojaMahdollistaa vuorojen lisätietojen näyttämisen valinnan mukaan.
RyhmittelyValinta määrittää, näytetäänkö vuorot työvuorolistalla työntekijä- vai kohdekohtaisesti.

Maxtech Easy Työvuorot™ -palvelun käytön aloittaminen

Pohjatietojen syöttäminen

Maxtech Easy™

Jos käytössä on jo ennestään jokin toinen Maxtech Easy™ -tuote, osa kohdista voi olla tarpeettomia. Esimerkiksi henkilöitä ja käyttäjätunnuksia ei tarvitse luoda uudelleen vaan aiemmin luodut toimivat kaikissa tuotteissa.

Henkilöt ja käyttäjätunnukset

Järjestelmän käyttö kannattaa aloittaa perustamalla järjestelmään henkilöt, joille työvuoroja tullaan suunnittelemaan. Työvuorosuunnittelussa alkuun pääsee tallentamalla henkilölle etu- ja sukunimen sekä työsähköpostiosoitteen. Muita asetuksia voi muuttaa myöhemmin tarpeen mukaan. Tarkempi ohje henkilöiden hallinnoinnista löytyy tukiportaalin Henkilöstö-ohjesivulta.

Järjestelmään kirjautumista ja työvuorolistojen tarkastelua varten henkilöille on luotava myös käyttäjätunnukset. Jos henkilöitä on monta, helpoiten tämä onnistuu valitsemalla Henkilöstö-näkymässä henkilöt, joille halutaan luoda saman tyyppiset käyttäjätunnukset (järjestelmässä on oletuksena käyttäjäprofiilit esihenkilölle ja työntekijälle sekä kaikki oikeudet sisältävä pääkäyttäjäprofiili) ja painamalla näkymän alareunan Lisää profiilikäyttäjät -painiketta.

Käyttäjätunnuksia voi myös perustaa yksittäisille henkilöille painamalla henkilön kohdalta Lisää käyttäjä tai käyttäjien hallinnasta luomalla käyttäjätunnukset ja liittämällä valitut henkilöt niihin. Tarkempia ohjeita käyttäjätunnusten ja niihin liittyvien oikeuksien hallinnointiin löytyy tukiportaalin sivuilta:

Työvuorojen suunnitteleminen ja julkaiseminen työntekijöille

Työvuoroja voi suunnitella usealla eri tavalla, joita voi myös yhdistää käyttötarpeen mukaan. Työvuorojen suunnittelusta on erillinen ohjesivu, jossa on kuvattu järjestelmän mahdollistamat suunnittelutavat ja esimerkkejä niiden käytöstä.

Työvuorot voidaan julkaista työntekijöille järjestelmässä tai lähettämällä työvuorolistat sähköpostilla. Työvuorojen julkaisemisesta on erillinen ohje.

Yhteiskäyttö työajanseurannan kanssa

Jos käytössä on myös Maxtech Easy Työaika™ -tuote, työvuorosuunnittelua voi käyttää yhdessä työajanseurannan kanssa. Työntekijät voivat kirjata toteutuneita työaikoja suunnitelluille vuoroille suoraan mobiilisovelluksen työvuorolistalta, jos se on sallittu. Lisäksi muita työaikojen kirjaamistapoja voi käyttää tavalliseen tapaan yhdessä työvuorosuunnittelun kanssa. Jos kirjattu tapahtuma vastaa suunniteltua tapahtumaa (tapahtuman tyyppi ja seurantatasot ovat samat kuin suunnitellulla tapahtumalla) ja kirjaus on suunnitellun tapahtuman sallittujen aloitus- ja lopetusaikojen välissä, se kiinnittyy automaattisesti suunniteltuun tapahtumaan.

Työvuorojen julkaiseminen työntekijöille (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Työvuorot voidaan julkaista järjestelmässä, jolloin työntekijät pääsevät käyttöoikeuksiensa puitteissa tarkastelemaan niitä työvuorolistalta web-käyttöliittymässä ja/tai mobiilisovelluksessa. Tämän rinnalla tai sijaan työvuorolistan voi myös lähettää ajastetusti tai käsin työntekijöiden sähköposteihin.

Työvuorojen julkaiseminen järjestelmässä

Jos työvuorot halutaan julkaista määriteltynä ajankohtana (esimerkiksi kun työvuorolista on suunniteltu tietylle ajalle ja tarkastettu) käsin, kannattaa työvuorot suunnitella valmistelu-tilaan (valitsemalla tapahtuman tila -valintaan valmistelu – tämän voi myös laittaa oletukseksi järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeen takaa avautuvista asetuksista Kalenteri-kohdan alta). Tässä tilassa olevat työvuorot eivät näy järjestelmässä työntekijöille. Kun työvuorosuunnitelma on valmis, voidaan se julkaista muuttamalla vuorojen tilaksi suunniteltu. Tämä onnistuu helposti esimerkiksi Kalenteri-näkymässä hakemalla julkaistava aikaväli näkyviin, painamalla kalenterin vasemman ylänurkan valintapainiketta, joka valitsee kaikki tapahtumat ja valitsemalla Toiminnot valituille tapahtumille -valikosta Merkitse suunnitelluksi. Tämän jälkeen vuorot näkyvät työntekijöille (ellei käyttäjäprofiilin asetuksissa ole rajoitettu näkyvyyttä, ks. alla).

Vaihtoehtoisesti työvuorot voidaan julkaista halutulle aikavälille automaattisesti asettamalla työntekijäkäyttäjien käyttäjäprofiilin asetuksiin Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetus päälle ja valitsemalla haluttu näkyvyysaika. Tällöin vuorot voidaan suunnitella suoraan suunniteltu-tilaan ja ne tulevat näkyviin asetusten mukaisesti.

Työvuorolistojen lähettäminen sähköpostilla

Työvuorot voidaan järjestelmässä julkaisemisen sijaan tai sen lisäksi lähettää työntekijöille sähköpostiin Työvuorolista-näkymästä. Sähköpostit voidaan lähettää ajastetusti tai käsin.

Työvuorolistan lähetys sähköpostiin ajastetusti

Työvuorolistan lähetys voidaan ajastaa avaamalla järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeesta avautuvat asetukset ja painamalla Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Työvuorolistan ajastettu lähetys -kohdasta Ajastuksen asetukset -painiketta. Ajastuksia voidaan tehdä useita, jos esimerkiksi eri henkilöstöryhmille tai eri kohteiden työntekijöille halutaan lähettää työvuorolistat eri aikoina ja/tai erilaisilla asetuksilla.

Työvuorolistan lähetys sähköpostiin käsin

Työvuorolista voidaan vaihtoehtoisesti lähettää käsin valitsemalla haluttu aikaväli näkymän suodattimesta ja painamalla Lähetä sähköpostiin -painiketta.

Työvuorojen suunnitteleminen (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Maxtech Easy -järjestelmässä on erilaisiin tarpeisiin sopivia tapoja työvuorojen suunnitteluun. Kaikkia tapoja voidaan tarvittaessa käyttää yhdessä parhaan kokonaisuuden saavuttamiseksi. Kaikilla tavoilla suunniteltuja vuoroja voidaan myös tarpeen mukaan muokata esimerkiksi Kalenteri-näkymässä, kun muutostarpeita ilmenee.

Kaikissa suunnittelutavoissa voidaan tarpeiden mukaan hyödyntää kahta eri tapahtuman tilaa – valmistelu ja suunniteltu. Näiden tilojen ero on, että valmistelu-tilassa olevat vuorot eivät näy työntekijöille, jolloin niitä voidaan vapaasti siirrellä ja muokata ilman, että ne aiheuttavat epäselvyyksiä.

Suunniteltu-tilassa olevat vuorot näkyvät niihin kiinnitetylle työntekijälle elleivät ne ole työntekijän käyttäjäprofiilin Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetuksen rajaamien aikojen ulkopuolella.

Jos työvuorolistat julkaistaan säännöllisesti tietty viikkomäärä kerrallaan, voidaan työvuorot suunnitella valmistelu-tilassa ja hoitaa niiden julkaisu muuttamalla vuorot suunnitelluiksi esimerkiksi viikko kerrallaan vaikka Kalenteri-näkymän Merkitse suunnitelluksi -toiminnolla. Vaihtoehtoisesti työntekijöiden käyttäjäprofiililla voidaan rajata näkyvyys haluttuun viikkomäärään ja huolehtia siitä, että suunnitellut vuorot ovat ajan tasalla vähintään sen ajan päähän.

Yksittäin suunnitellut vuorot

Kalenteri-näkymässä voi suunnitella työvuorot yksittäin lisäämällä vuorot halutuille henkilöille ja ajoille ja syöttämällä niille tarpeelliset vuorokohtaiset tiedot. Vuoro lisätään painamalla halutun henkilön ja päivän kohdalta -painiketta ja valitsemalla Lisää tapahtuma. Varmista, että Tapahtuman tila on suunniteltu ja täytä halutut tiedot. Tallennettuasi vuoron, se näkyy heti vuorolle valitun henkilön työvuorolistalla.

Yksittäiset vuorot, joille ei ole asetettu työntekijää voidaan myös asettaa Kalenteri-näkymässä työntekijöiden vastaanotettaviksi, jolloin työntekijät näkevät tarjotut vuorot mobiilisovelluksen Avoimet vuorot -näkymässä ja voivat itse ottaa heille sopivat vuorot vastaan.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa vuorot eivät yleensä toistu samanlaisina ja sopiva henkilö valitaan vuorokohtaisten vaatimusten perusteella. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle sovittu keikkasiivous, jolle valitaan sopiva tekijä osaamisen ja vaaditun aikataulun perusteella.

Toistuvat vuorot

Yksittäisen vuoron (katso edellinen kohta) voi asettaa toistumaan säännöllisesti halutuin aikavälein Toistot-välilehden asetuksilla. Tee vuoro vastaavasti kuin yksittäinen vuoro, mutta lisää sille halutut toistoasetukset Toistot-välilehdellä. Järjestelmä luo toistoasetuksen mukaiset vuorot automaattisesti. Toistuvia vuoroja voi helposti hallinnoida Kalenteri-näkymän Toiminnot-valikosta löytyvällä Toistuvat tapahtumat -työkalulla.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa yksittäiset vuorot toistuvat säännöllisesti samanlaisina. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on tietylle ajalle säännöllisesti toistuvana sovittu siivoustyö. Jos vuoron suorittava henkilö suunnitellaan vuorokohtaisesti, voi toistuvan vuoron luoda ilman valittua henkilöä, jolloin vuorot näkyvät Kalenteri-näkymän Tapahtumat ilman työntekijää -rivillä, josta ne voi vetää ja pudottaa halutuille henkilöille.

Työvuoromallien pohjalta suunnitellut vuorot

Työvuoromallit-näkymässä voi luoda vuoroja, joilla on kiinteät alku- ja loppuajat. Luodut työvuoromallit ovat käytettävissä työvuorosuunnittelun pohjana Kalenteri-näkymässä. Työvuoromalleja voidaan vetää ja pudottaa kalenteriin halutuille henkilöille, mikä nopeuttaa suunnittelua huomattavasti. Työvuoromalli säilyy näkyvissä sen jälkeen, kun se on lisätty henkilölle, jolloin sitä voi uudelleenkäyttää rajattomasti. Työvuoromallit näkyvät kalenterin yläpuolella, kun kalenterin asetuksista on valittu Näytä työvuoromallit -valinta. Työvuoromallien kanssa voi myös hyödyntää värikoodausta suunnitelun tukena. Katso tarkemmat ohjeet Työvuoromallit-näkymän ja Kalenteri-näkymän ohjeista.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa työvuoroilla on säännölliset ajat, mutta tekijät valitaan tapauskohtaisesti. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä ennalta määritellyllä aikavälillä, mutta joihin valitaan henkilöt joustavasti.

Toistuvat työvuorolistat

Jos työvuorot toistuvat määrätyillä henkilöillä säännöllisissä jaksoissa pääosin samanlaisina, kannattaa suunnittelussa hyödyntää toistuvia työvuorolistoja. Niiden avulla kokonainen työvuorolista voidaan suunnitella tarvittavan pituiselle jaksolle ja asettaa toistumaan automaattisesti. Järjestelmä luo työvuorot ajastuksen perusteella automaattisesti. Työvuoromalleja (ks. ylempänä) voi käyttää toistuvien työvuorolistojen kanssa vastaavasti kuin Kalenteri-näkymässä.

Tämä käyttötapa soveltuu tilanteisiin, joissa tietyn mittainen työvuorolista kiertää säännöllisin välein ja vuorot ovat lähtökohtaisesti kiinteästi samoilla henkilöillä. Esimerkki tällaisesta käyttötapauksesta on myymälän töyvuorot, jotka tehdään tietyllä työvuorokierrolla samanlaisina.

Avoimet vuorot (Maxtech Easy)

Maxtech Easy™

Avoimiin vuoroihin liittyvät oikeudet

Mobiilisovelluksen Avoimet vuorot -toiminnolla työntekijä voi tarkastella Kalenteri-näkymässä tarjolle asetetut vuorot ja voi ottaa haluamansa vuorot itselleen. Vuorot, jotka ovat tulleet tarjolle sen jälkeen, kun näkymä on viimeksi avattu, korostetaan Uusi-merkinnällä. Jos uusia avoimia vuoroja on tarjolla, myös mobiilisovelluksen päänäkymän kuvakkeessa näkyy niiden lukumäärä. Jos vuorolle on tallennettu lisätietoja, vuoron kohdalla näkyy lisäksi -kuvake ja tarkemmat tiedot saa näkyviin vuoroa napauttamalla.

Vuoron voi ottaa itselleen Ota vastaan -painikkeella. Muista mobiilitoiminnoista poiketen vuoron ottaminen itselle vaatii käytettävissä olevan verkkoyhteyden, jotta muutos saadaan päivittymään palvelimelle ilman viiveitä eikä useampi henkilö pysty virheellisesti ottamaan samaa vuoroa itselleen. Kun vuoro on otettu itselle, se näkyy työvuorolistalla, kuten muutkin suunnitellut vuorot.

Vuorot joista ei ole kiinnostunut, voi piilottaa Piilota-painikkeella. Piilotetut vuorot saa tarvittaessa takaisin näkyviin painamalla näkymän oikean ylänurkan -kuvakkeesta avautumvaa Näytä piilotetut tapahtumat -painiketta.