Usein kysytyt kysymykset – Sivu 4

Uuden työntekijän käyttäjätunnuksen tarkistaminen ja luominen Maxtech-järjestelmässä

Uuden työntekijän aloittaessa tulee varmistaa, että hänellä on käytössään tarvittavat tunnukset Maxtech-järjestelmään. Toimi seuraavasti.

Tarkista, onko käyttäjätunnus jo olemassa

Kirjaudu Maxtechiin pääkäyttäjätunnuksella.
Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Hae työntekijää nimellä tai sähköpostiosoitteella.
- Jos käyttäjä löytyy, tunnus on jo luotu. Voit tarkistaa käyttäjän tiedot ja tarvittaessa lähettää uuden salasanan asetuslinkin.
- Jos käyttäjää ei löydy, luo uusi käyttäjä seuraavien ohjeiden mukaisesti.

Luo uusi käyttäjätunnus

Siirry kohtaan Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät.
Valitse Lisää
Täytä kaikki tarvittavat tiedot ja tallenna uusi käyttäjä.

Tallennuksen jälkeen järjestelmä lähettää käyttäjän sähköpostiosoitteeseen automaattisesti linkin salasanan asettamista varten, jos Lähetä salasanan vaihtolinkki sähköpostilla kohtaan = Kyllä. Kun salasana on asetettu, käyttäjä voi kirjautua järjestelmään omilla tunnuksillaan.

Lisää työsopimus käyttäjälle

Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö.
Etsi käyttäjä ja avaa hänen tietonsa muokattavaksi.
Avaa Työsopimukset -välilehti.
Lisää uusi työsopimus ja anna kaikki tarvittavat tiedot.
Tallenna muutokset.

Lisätiedot

Jos käyttäjä ei saa salasanan asetusviestiä, tarkista erillinen ohje: ”Lähetin käyttäjälle salasanan, mutta viesti ei tullut perille. Mistä tämä voi johtua?”
Käyttäjäoikeuksista ja niiden luomisesta voit lukea lisää artikkelista Käyttäjäoikeudet.
Työsuhteen ehtojen muuttuessa voit lisätä uuden työsopimuksen Työsopimukset -välilehdellä.
Jos käyttäjän luominen epäonnistuu tai järjestelmä näyttää virheilmoituksen, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen.

Huomioitavaa

Uusien käyttäjien luominen edellyttää organisaation käyttäjien hallintaoikeudet.
Käyttäjän tulee asettaa oma salasanansa sähköpostitse toimitetun linkin kautta ennen ensimmäistä kirjautumista.

Miksi järjestelmässä näkyy sinisiä huomiolaatikoita?

Järjestelmässä saattaa ajoittain näkyä sinisiä huomiolaatikoita esimerkiksi kalenterissa, raporteilla (kuten tuntiraporttia haettaessa) tai muissa näkymissä. Ilmoitus saattaa joskus vilahtaa ja kadota nopeasti näkyvistä.

Sininen huomiolaatikko on järjestelmän informatiivinen viesti. Sen tarkoitus on vain antaa lisätietoa näkymän sisällöstä, käytetyistä suodattimista, haun etenemisestä tai hakutulosten määrästä.

Sininen ilmoitus ei tarkoita järjestelmävirhettä, eikä se aiheuta muutoksia järjestelmän tietoihin.
Pelkkä raporttien hakeminen, suodattaminen tai katselu ei koskaan muuta taustatietoja. Järjestelmä ei tallenna mitään pysyvästi ilman, että klikkaat erikseen esimerkiksi Tallenna– tai Hyväksy-painiketta. Järjestelmätason muutoksia ei voi tehdä vahingossa haun kautta.

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Viesteissä voidaan ilmoittaa esimerkiksi: ”Jotkut suodattimet estävät näkyvyyttä” tai ”Kaikkia tietoja ei näytetä nykyisillä valinnoilla”. Järjestelmä muistuttaa siitä, että käytössä olevat rajaukset voivat piilottaa osan tiedoista.

Toimi näin: Tarkista tarvittaessa valitut suodattimet, päivämäärärajaukset sekä henkilö- tai yksikkövalinnat, jotta näet kaikki haluamasi tiedot.

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Tyypillisiä ilmoituksia ovat esimerkiksi: ”Hakutulos sisältää x henkilöä” tai ”Raportin data on rajattu enintään 500 riviin”.

Toimi näin: Lue viesti rauhassa. Jos laatikko ehtii kadota ennen kuin näet sen sisällön, käynnistä haku uudelleen samoilla hakuehdoilla, jotta viesti tulee takaisin näkyville. Jos järjestelmä pyytää hakemaan uudelleen, sulje huomiolaatikko ja klikkaa uudelleen ”Hae”.

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Jos huomiolaatikossa kerrotaan, ettei tietoja löydy (esim. ”Tietoja ei löydy hakuehdoilla”), kyseessä ei silti ole järjestelmävirhe.

Toimi näin: Tarkista hakuehdot ja suodattimet, korjaa ne ja yritä hakua uudelleen.

Yhteenveto

Sininen huomiolaatikko kuuluu järjestelmän arkeen. Sen tehtävä on vain tiedottaa sinua haun tuloksista, rajoitteista tai käytetyistä suodattimista.
Pelkillä hauilla ja raporttien katselulla ei voi vahingossa muokata tai sotkea järjestelmän tietoja.
Mikäli ruudulle ilmestyy varsinaisia virheviestejä (keltaisia tai punaisia) tai epäilet tietojen näkyvän väärin, ota tilanteesta kuvakaappaus ja ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tarkempaa selvitystä varten.

Kuinka otan taukoleimauksen käyttöön?

Taukojen kirjaaminen määritellään järjestelmän hallinnassa. Järjestelmä tarjoaa useita vaihtoehtoja ominaisuuden hyödyntämiseen, mutta tässä ohjeessa käymme läpi kaksi yleistä tapaa konfiguroida taukoasetukset:

1: Uuden ”Lounastauko” -kirjausmallin luominen Tällä tavalla teet tuntikirjaukseen oman, erillisen valinnan pelkkää lounastauon kirjaamista varten:

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Luo uusi kirjausmalli ja anna sille nimeksi esimerkiksi ”Lounastauko”.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti > Valittavissa olevat tapahtumatyypit.
Määrittele tähän ainoaksi valittavaksi vaihtoehdoksi Lounastauko. Tällöin käyttäjä ei voi vahingossa kirjata tälle mallille muita tapahtumia.

2: Erillisen taukokentän lisääminen olemassa olevaan kirjausmalliin. Tämä asetus lisää normaalin tuntikirjauksen yhteyteen uuden kentän, johon käyttäjä voi syöttää pitämänsä tauon keston manuaalisesti.

Siirry järjestelmässä kohtaan Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit.
Avaa haluamasi olemassa oleva kirjausmalli muokattavaksi klikkaamalla kynän kuvaketta.
Valitse Kirjausasetukset-välilehti.
Aseta päälle valinta Salli tauon kirjaaminen = Kyllä.

Huomio: Muistathan tallentaa tekemäsi muutokset! Uusi kirjausmalli tai lisätty taukokenttä päivittyvät käyttäjien näkymiin heti tallennuksen jälkeen.

Kirjausmallien käyttöoppaan löydät tukiportaalimme artikkelista: Kirjausmallit

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miksi aikatapahtumatyyppi ei siirry Netvisoriin tai näy siellä oikein?

Jos aikatapahtumatyyppi (kuten pekkanen) on kirjattu Maxtechiin, mutta tieto ei siirry Netvisoriin tai se näkyy palkka-aineistossa virheellisesti, tarkista seuraavat asetukset järjestelmästä:

Varmista, että aikatapahtumatyypille on määritetty oikea palkkalaji ja että sille on asetettu oikea palkkalajinumero.

Palkkalajinumeron on oltava täsmälleen sama ja vastattava Netvisorin vastaavaa palkkalajinumeroa. Jos palkkalaji puuttuu tapahtumilta kokonaan, tapahtuma ei siirry Netvisoriin.

Jos kyseessä on esimerkiksi työajan lyhennysvapaa (pekkanen), tarkista, että työntekijän työsopimuksella ja työaikamallilla on oikeat määritykset:

Siirry kohtaan Hallinta > Henkilöstö > Muokkaa henkilöä > Työsopimukset
Tarkista, että työntekijän työsopimuksella on valittuna oikea työaikamalli, jossa puolestaan on määritelty oikea Työajan lyhennysmalli.
Vaihtoehtoisesti tarkista asetukset kohdasta Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit
Varmista, että työaikamallille on asetettu oikea työajan lyhennysmalli.

Kun olet tarkistanut asetukset ja tehnyt niihin tarvittaessa korjaukset, testaa integraation toiminta:

Kirjaa järjestelmään testitapahtuma kyseisellä aikatapahtumatyypillä.
Muodosta palkka-aineisto tarvittaessa uudelleen.
Tarkista, näkyykö tapahtuma Netvisorissa odotetusti.

Huom! Palkkalaji- tai integraatioasetusten muutokset eivät korjaa jo aiemmin siirrettyjä tapahtumia.

Tarvitsetko apua? Mikäli ongelma jatkuu tarkistusten jälkeen, ota yhteyttä Maxtechin tukeen. Liitä tukipyyntöön mahdollisimman paljon lisätietoa, kuten:

Selkeä esimerkkitapahtuma (pvm ja työntekijä)
Tieto siitä, mitä palkkalajia tapahtumalta tulisi muodostua.

Miksi poissaolo ei ole siirtynyt kokonaan ESS -järjestelmästä Maxtechiin?

Yleisin syy poissaolon osittaiselle siirtymiselle on työsuhteen päättyminen kesken poissaolojakson.

ESS siirtää Maxtechiin vain ne poissaolot, jotka kohdistuvat voimassa olevaan työsopimukseen. Jos työsopimus päättyy ennen kuin poissaolo loppuu, ESS ei siirrä poissaolon loppuosaa Maxtechiin.

Miten tarkistan tilanteen?

Avaa työntekijän työsopimus.
Tarkista työsopimuksen päättymispäivä.
Vertaile päättymispäivää poissaolon ajanjaksoon.

Esimerkki:

Loma ESS-järjestelmässä: 25.5.–14.6.
Työsopimuksen päättymispäivä: 31.5.
Lopputulos: ESS siirtää Maxtechiin lomaa vain 31.5. asti. Työsopimuksen päättymispäivän jälkeinen osuus (1.6.–14.6.) ei siirry.

ESS -> Maxtech: Lomien ja muiden poissaolotapahtumien siirron kuvaus

Miksi profiilikäyttäjä ei näe kaikkia poissaoloanomuksia Maxtechissa?

Profiilikäyttäjälle on annettu käyttäjäprofiililla kaikki sisältöoikeudet organisaatiossa ja toimintoprofiilissa on poissaoloanomusten käsittely -toiminto, mutta hän ei silti näe kaikkia henkilöstön poissaoloanomuksia. Mistä tämä voi johtua?

Ratkaisu/Vastaus

Tämä ongelma johtuu yleensä käyttäjän yksikkö- tai kohdeoikeuksista Maxtech-järjestelmässä. Näkyvyys henkilöstön poissaoloihin riippuu siitä, mille yksiköille/kohteille käyttäjälle on annettu oikeudet.

Toimi näin:

Tarkista profiilikäyttäjän yksikköoikeudet sisältöprofiililta:
– Siirry Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Sisältöprofiilit.
– Valitse sisältöprofiili, jonka oikeuksia haluat tarkistaa.
– Tarkista Oikeudet-välilehdeltä, että halutut yksiköt/kohteet ovat sallituissa.
Tarkista toimintoprofiilin toiminnot:
– Toiminnot-välilehdeltä varmista, että ”Poissaoloanomusten käsittely” on aktiivinen.
– Tarvittaessa aktivoi kaikki toiminnot tai varmista, että tarvittavat yksittäiset toiminnot ovat valittuna.
Jos henkilöstön poissaoloanomuksia ei näy:
– Varmista, että käyttäjälle on annettu oikeus kaikkiin tarvittaviin yksiköihin organisaatiossa.
– Mikäli poissaoloanomukset liittyvät henkilöihin, joille ei ole asetettu yksikköä, anna käyttäjälle myös oikeus ns. ”tyhjään yksikköön”.
Tallenna ja testaa:
– Tallenna muutokset.
– Kirjaudu järjestelmään profiilikäyttäjällä ja tarkista, näkyvätkö kaikki poissaoloanomukset.

Lisätiedot

Mikäli näkyvyysongelma jatkuu, tarkista henkilöstön yksikköasetukset Hallinta > Henkilöstö > Yksiköt -sivulla.
Yksiköihin liittyvät muutokset tulevat voimaan heti tallennuksen jälkeen.

Mikäli ongelma jatkuu, vaikka yksikköoikeudet ja toiminnot ovat kunnossa, ole yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16).

Miten työtuntien minimilaskutus toimii järjestelmässä?

Tässä artikkelissa käsitellään Maxtech-järjestelmän työtuntien minimilaskutuksen toimintaa ja käyttöönottoa.

Miten minimilaskutus toimii?

Järjestelmä pyöristää laskutettavat tunnit automaattisesti asetetun minimin mukaisiksi jokaisessa tapahtumassa. Tämä tarkoittaa, että lyhyetkin työtapahtumat laskutetaan aina vähintään määrittelemänne minimiajan mukaisesti.

Ominaisuus koskee yleisesti koko järjestelmää. Se toimii saumattomasti ja automaattisesti kaikissa tilanteissa riippumatta siitä, onko asiakkaalla käytössä yleinen vai asiakaskohtainen hinnoittelu.

Miten muutos näkyy raporteilla?

Tuntien pyöristyminen on helposti todennettavissa. Pyöristetyt tunnit ja niiden vaikutus näkyvät laskutusraportilla selkeästi omassa ”Pyöristetyt tunnit” -sarakkeessaan.

Vaatiiko ominaisuus minulta toimenpiteitä?

Kyllä, ominaisuuden käyttöönotto vaatii asetuksen määrittämisen. Jotta minimilaskutus toimii halutulla tavalla, sinun tulee syöttää tarvittavat arvot työn asetuksiin.

Toimi näin:

Avaa haluamasi työ järjestelmässä.
Siirry työn tiedoissa Laskutus-välilehdelle.
Etsi asetus ”Työtuntien minimilaskutus per tapahtuma”.
Syötä asetukseen haluamasi minimiaika ja tallenna muutokset.

Tämän jälkeen järjestelmä huomioi asetetun minimin automaattisesti kaikissa kyseisen työn tulevissa tapahtumissa.

Ongelmatilanteissa voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miten toimia, kun laskutussiirto Netvisoriin antaa ’Product not found’ -virheilmoituksen?

Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka toimit, jos kohtaat virheen Tiedon muoto virheellinen: Product not found laskutusaineiston siirrossa Maxtechin ja Netvisorin välillä. Useimmiten siirtovirhe johtuu puuttuvasta tai eroavasta tuotenumerosta ja/tai tuotteesta.

1. Varmista tuote sekä tuotenumero molemmissa järjestelmissä

Jotta tiedonsiirto onnistuu ongelmitta, tuotenumeroiden tulee vastata tarkalleen toisiaan molemmissa ohjelmistoissa. Toimi seuraavasti:

Tarkista tuotenumero Maxtechista: Etsi Maxtechissa käytetty tuote ja tarkista tuotenumero.
Vastaavuus Netvisorissa: Varmista, että Netvisorin tuoterekisterissä on olemassa tuote täsmälleen samalla numerolla
Mitä tehdä, jos tuotetta ei löydy? Jos tuotetta ei löydy Netvisorista kyseisellä tuotenumerolla, tee toinen seuraavista toimenpiteistä:
1. Lisää uusi tuote oikealla numerolla Netvisoriin.
2. Muuta Maxtechista siirrettävän tuotteen vientiin se tuotenumero, joka Netvisorista jo valmiiksi löytyy.

2. Tuotetietojen automaattinen synkronointi

Voit välttää tuotenumeroihin liittyvät virheet jatkossa hyödyntämällä automaattista tuotteiden luontia siirron yhteydessä.

Käytä synkronointiasetusta: Voit suorittaa viennin niin, että Synkronoi tuotteet -asetus on valittuna tiedonsiirron yhteydessä vientidialogissa.
Miten asetus toimii? Kun asetus on päällä, järjestelmä luo puuttuvat tuotteet automaattisesti Netvisoriin, mikäli niitä ei löydy sieltä ennestään.

Jos mikään yllä olevista vaiheista ei ratkaissut ongelmaa, voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)

Miten vaihdan uuden pääkäyttäjän organisaatioomme?

Näin vaihdat käyttäjätyypin pääkäyttäjäksi

Pääkäyttäjäksi muuttaminen tapahtuu Maxtech Pro -järjestelmässä seuraavaa polkua pitkin:

Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Käyttäjät

Etsi käyttäjäluettelosta käyttäjä, jolle pääkäyttäjän oikeudet halutaan myöntää, ja avaa käyttäjä muokkaukseen.

Käyttäjän tiedoissa etsi kenttä Käyttäjätyyppi ja vaihda sen arvoksi Pääkäyttäjä. Tallenna muutokset sivun alareunasta.

Tärkeä muististisääntö: Tarkista ja vaihda tarvittaessa samalla myös henkilön käyttäjäprofiili. Näin varmistat, että uuden pääkäyttäjän näkymät ja työkalut päivittyvät heti vastaamaan uutta roolia.

Kun käyttäjätyyppi vaihdetaan pääkäyttäjäksi, ilmestyy Oikeudet-kohtaan seuraava asetus:
”Organisaation käyttäjien hallintaoikeus”.
Mikäli uudelle pääkäyttäjälle halutaan antaa oikeudet myös lisätä, muokata ja poistaa käyttäjiä sekä käyttäjä-, toiminto- ja sisältöprofiileja, tulee Organisaation käyttäjien hallintaoikeus -asetukseen laittaa Kyllä.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Mitä tarkoitetaan tukikohdalla matkalaskun päivärahalaskennassa?

Tukikohdalla tarkoitetaan matkan virallista alkupistettä, joka on useimmiten yrityksen osoite. Päivärahaan oikeuttava matka ja sen kesto lasketaan aina tästä määritetystä tukikohdasta kohteeseen (esim. työmaalle) ja takaisin.

Nyrkkisääntö: Tukikohta = Paikka, josta työmatka alkaa (yleensä pääasiallinen työskentelypaikka) ja johon se päättyy (yleensä koti).

Näin määrität tai tarkistat tukikohdan Maxtech-järjestelmässä

Siirry sivulle Hallinta > Henkilöstö.
Valitse haluamasi henkilö listalta.
Siirry välilehdelle Ajot ja Matkalaskut.
Tarkista että asetukset ovat oikein. Jos kohde puuttuu valikoista tai se on asetettu väärin, valitse oikea kohde.

Päivärahojen laskennassa käytettävän tukikohdan lisääminen ja kohteiden jälkilaskenta

Kun matkalasku muodostetaan jatkossa ajopäiväkirjalta, järjestelmä käyttää tätä osoitetta automaattisesti päivärahojen laskennan perusteena. Päivä- ja puolipäivärahat ilmestyvät laskulle automaattisesti, mikäli matkan kesto ja etäisyys täyttävät korvauksen kriteerit.

Lisätiedot ja vianetsintä

Miksi päivärahat eivät tule laskulle automaattisesti?
- Tarkista, että henkilön tiedoissa on määritetty oikeat tukikohdat.
- Varmista, että matkalaskun tiedot on täydennetty ja asetukset ovat kunnossa henkilön ajotiedoissa.

Hyödylliset linkit:

Matkalaskun muodostaminen ajopäiväkirjalta

Miksi jaksoylityö 50% ja 100% tunnit näkyvät väärin palkkakertymässä?

Mistä virheellinen kertymä johtuu?

Virheellinen kertymä johtuu useimmiten päällekkäisistä työaikakirjauksista tai siitä, ettei peräkkäisiä työaikamerkintöjä ole kirjattu jatkumona ilman taukoja. Järjestelmän automaattinen jaksoylityölaskenta vaatii toteutuakseen puhtaan aikajanan; päällekkäisyydet sekoittavat laskentalogiikan, jolloin tunnit eivät kohdistu oikein.

Neljän kohdan tarkistuslista

Jos ylityötunnit kertyvät väärin vain yhdelle tai muutamalle henkilölle, käy läpi seuraavat kohdat järjestelmässä:

1. Tasoittumisjaksot ja jaksomallit

Varmista, että työntekijälle on asetettu taustalle oikea laskentajakso.

Tarkista polusta: Hallinta > Työaika ja palkat > Tasoittumisjaksot.
Mitä tarkistetaan: Varmista, että henkilölle on luotu ja valittu voimassa oleva tasoittumisjakso. Tarkista myös, että jaksolle määritetyt jaksoylityöraja-arvot (50 % ja 100 %) ovat oikein.

2. Työaikamallin asetukset ja kytkennät

Varmista, että käytössä olevaan työaikamalliin on liitetty oikeat taustatiedot.

Tarkista polusta: Hallinta > Työaika ja palkat > Työaikamallit.
Mitä tarkistetaan: Valitse kyseinen työaikamalli ja tarkista, onko sille määritelty oikea tasoittumisjakso, jotta laskenta kohdistuu oikein.

3. Aikatapahtumatyypit ja vuorojen ohjaustiedot

Mitä tarkistetaan: Varmista, että työntekijän käyttämillä aikatapahtumatyypeillä (esim. Työaikamerkintä) on määritetty oikeat asetukset, kuten Laske työajaksi, Laske ylityöt ja Laske ylityötuntikertymään (Hallinta > Aikatapahtumatyypit).
Huomioi myös: Tarkista, ettei työntekijän työvuoroille ole asetettu sellaisia erillisiä ohjaustietoja, jotka estävät tai muuttavat normaalia jaksoylityön laskentaa (esim. vuoron pakottaminen viikkoylityöksi).

4. Automaattinen laskenta ja lukitusten avaaminen

Kun olet tarkistanut ja korjanut yllä olevat kohdat, päivitä laskenta seuraavasti:

Varmista, että automaattinen laskenta on kytketty päälle.
Tärkeää palkkariveistä: Jos kyseisen jakson palkkarivit on jo ehditty merkitä siirretyiksi, merkitse ne siirtämättömiksi ennen jälkilaskennan suorittamista.
Suorita jälkilaskenta kyseiselle palkka- tai tasoittumisjaksolle, jotta tekemäsi korjaukset päivittyvät palkkakertymään.

Vinkki: Useimmiten ongelma ratkeaa varmistamalla voimassa oleva tasoittumisjakso, korjaamalla mahdolliset päällekkäiset kirjaukset ja ajamalla jälkilaskenta siirtämättömille palkkariveille.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa. Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Miksi työntekijä ei näe työaikakirjausvaihtoehtoja mobiilisovelluksessa?

Tässä ohjeessa käydään läpi yleisimmät syyt sille, miksi uusi tai olemassa oleva työntekijä ei näe työajan kirjaamiseen liittyviä toimintoja Maxtechin mobiilisovelluksessa, sekä askeleet tilanteen korjaamiseksi.

Jos työntekijän sovellus näyttää tyhjää tai kirjausvaihtoehdot puuttuvat, tarkista seuraavat asetukset Maxtech Pro -järjestelmästä:

1. Tarkista työntekijän käyttäjä- sekä toimintoprofiili

Varmista, että työntekijälle on määritetty järjestelmässä oikea käyttäjäprofiili, jolla on oikeus käyttää mobiilia tuntikirjausta.

Tarkista tämä: Työntekijällä tulee olla asetettuna käyttäjäprofiili, jolla on oikeudet mobiilisovelluksen tuntikirjaukseen.
Toimintoprofiilin ja moduulien tarkistus:
Siirry valikkoon Hallinta > Käyttäjäoikeudet > Toimintoprofiilit
Valitse muokattavaksi se toimintoprofiili, joka on liitetty käyttäjäprofiiliin.
Tarkista toimintoprofiilin Moduulit välilehti
- Varmista, että Tuntikirjaus (mobiili) -moduuli on ruksattu aktiiviseksi.
- Jos moduuli(t) puuttuvat toimintoprofiilista, ne eivät tule näkyviin myöskään työntekijän sovelluksessa.
Tallenna muutokset.

2. Tarkista kirjausmalli

Mene hallinnassa: Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit
Toimenpide: Valitse käytössä oleva kirjausmalli ja avaa se muokkaustilaan. Oletuksena käyttäjäprofiilivalinta on tyhjä, jolloin kirjausmalli on käytettävissä kaikille käyttäjille. Jos mallille määritetään yksi tai useampi käyttäjäprofiili, kirjausmalli on käytettävissä vain niillä käyttäjillä, joilla on jokin valituista profiileista. Varmista, että työntekijän käyttäjäprofiili on valittuna mallin asetuksiin, jotta työaikanäkymä näkyy mobiilisovelluksessa.

3. Sovellusversion ja istunnon päivitys

Kun oikeudet on korjattu taustajärjestelmässä, muutokset eivät aina heijastu sovellukseen välittömästi ilman näkymän päivitystä.

Toimenpide: Pyydä työntekijää kirjautumaan mobiilisovelluksesta kokonaan ulos ja takaisin sisään.
Vinkki: Varmista samalla, että työntekijällä on käytössään mobiilisovelluksen uusin versio sovelluskaupasta (Google Play / App Store). Jos näkymässä on edelleen häiriöitä, sovelluksen uudelleenasennus auttaa usein nollaamaan välimuistin.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa.

Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Miksi uusi tapahtumailmoitustyyppi ei näy työntekijän mobiilisovelluksessa?

Vaihe 1: Varmista tapahtumailmoitustyyppien aktiivisuus

Siirry web-järjestelmässä kohtaan: Tapahtumailmoitukset > Tapahtumailmoitustyypit.
Tarkista listalta haluamasi tyypit
Varmista, että tyypit on kytketty aktiiviseksi. Jos ne eivät ole aktiivisia, aktivoi ne ja tallenna.

Vaihe 2: Lisää tapahtumailmoitustyyppi mobiilissa käytettävään tapahtumailmoitusmalliin

Mobiilisovelluksen näkymät ja sallitut kirjaustyypit määräytyvät työntekijälle asetetun tapahtumailmoitusmallin mukaan. Tyyppi täytyy erikseen sallia tässä mallissa.

Siirry kohtaan: Tapahtumailmoitukset > Tapahtumailmoitusmallit.
Etsi listalta se ilmoitusmalli, joka on käytössä kyseisillä työntekijöillä, ja klikkaa kynän kuvaa (Muokkaa).
Valitse yläreunasta välilehti: Ilmoituksen asetukset.
Etsi kohta: Sallitut tapahtumailmoitustyypit.
Valitse alasvetovalikosta ja lisää listaan haluamasi uudet tyypit.
Muista lopuksi klikata Tallenna.

Tarvitsetko lisäapua?

Jos yllä olevista ohjeista ei ollut apua, asiantuntijamme auttavat sinua mielellään tilanteen ratkaisemisessa.

Ota yhteyttä Maxtechin asiakastukeen:

Sähköposti: tuki@maxtech.fi
Puhelin: 010 229 6200 (arkisin klo 8.00–16.00)
Web-järjestelmä: Tukipyyntö / Palaute toiminnon kautta

Miksi uuden työntekijän leimaus työmaalle epäonnistuu?

Jos työntekijän leimaaminen leimauslaitteella Valttikortilla tai muulla tunnisteella ei onnistu, syynä on yleensä jokin puuttuva tieto järjestelmässä tai laitteen asetuksissa. Käy läpi seuraava tarkistuslista ongelman ratkaisemiseksi.

1. Henkilön ja työnantajan tiedot Maxtech-järjestelmässä

Varmista, että taustatiedot ovat kunnossa Maxtech Pro -hallinnassa:

Henkilön aktiivisuus: Tarkista kohdasta Hallinta > Henkilöstö, että työntekijä on merkitty aktiiviseksi. Varmista, ettei henkilö löydy roskakorista.
Päällekkäiset profiilit: Varmista, ettei työntekijällä ole kahta aktiivista henkilöä järjestelmässä. Poista mahdolliset tuplat, jotta tunniste kohdistuu oikeaan henkilöön.
Työnantajan tiedot: Tarkista, että työnantajayritys on aktiivinen.

2. Valttikortin voimassaolo ja rajapinnat

Leimauslaitteen ja Vastuu Groupin välisen tiedonkulun on oltava kunnossa:

Kortin voimassaolo: Tarkista Vastuu Groupin (Tilaajavastuu) kautta, että Valttikortti on voimassa, eikä sitä ole suljettu tai se ole vanhentunut.
Rajapintatunnisteet: Varmista, että Vastuu Groupin rajapintatunnisteet on lisätty järjestelmään kohdassa Hallinta > Työmaat > Tilaajavastuu.

3. Leimauslaitteen asetukset ja päivitys

Joskus syy löytyy itse laitteen asetuksista tai synkronoinnista:

Uusien käyttäjien salliminen: Tarkista laitteen asetuksista, että kohta ”Laitteella voi perustaa uusia Valttikortti-käyttäjiä” on valittuna. Tämä on välttämätöntä, jotta uusi kortti tunnistetaan ensimmäisellä kerralla.
Laitteen synkronointi: Päivitä laitteen tiedot napauttamalla laitteen näytöllä olevaa logoa kaksi kertaa ja valitsemalla ilmestyvä nuoliympyrä-ikoni (synkronointi).
Uudelleenkäynnistys: Jos synkronointi ei auta, käynnistä leimauslaite uudelleen virtojen katkaisulla.

Tarvitsetko apua? Jos olet epävarma asetuksista tai järjestelmän tulkinnasta, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen: tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16)

Paikantimeni on rikkoutunut, miten toimin?

Joskus tekniset laitteet voivat vikaantua. Tässä ohjeessa kerromme, miten etenet vianmäärityksessä, miten tilaat tarvittaessa korvaavan laitteen ja kuinka toimitat rikkinäisen laitteen tietoturvallisesti eteenpäin.

1. Vianmääritys: Tarkista laite ensin

Ennen kuin teet päätöksen laitteen vaihtamisesta, tarkista nämä perusasiat:

Virransyöttö: Varmista, että laite saa virtaa. Tarkista johdotukset ja liitännät.
Merkit toiminnasta: Tarkkaile laitteen LED-merkkivaloja. Vilkkuvatko ne normaalisti?
Uudelleenkäynnistys: Kokeile irrottaa laite virtalähteestä hetkeksi ja kytkeä se takaisin.
Fyysinen kunto: Tarkista, onko laite saanut näkyviä vaurioita. Jos laite ei vastaa yrityksistä huolimatta, se on luokiteltava vioittuneeksi.

2. Laitteen vaihtaminen

Jos paikannin on todettu vialliseksi, toimi seuraavasti:

Uuden laitteen tilaaminen: Tilaa uusi paikannin suoraan Maxtechin käyttötuesta.

Miten tilaan uuden paikantimen työntekijälle?

3. Palautus ja tietoturva

Tietoturva on ensisijaisen tärkeää, sillä paikantimissa voi olla arkaluonteista ajodataa.

Älä hävitä itse: Älä heitä rikkinäistä paikanninta sekajätteeseen.
Datatalteenotto: Jos paikantimessa on tallessa tärkeää ajodataa, ota yhteys Maxtech-tukeen. Voimme tutkia, onko tiedot mahdollista palauttaa.
Palautusprosessi: Voit palauttaa vioittuneen laitteen Maxtechille huoltoon. Jos laitehuollon kustannukset ovat lähellä uuden laitteen hankintahintaa, suosittelemme ensisijaisesti uuden laitteen tilaamista. Ota yhteyttä tukeen saadaksesi palautusosoitteen ja tarkemmat ohjeet.

Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai 010 229 6200.

Miksi mobiilisovelluksen sijaintitieto näyttää väärää osoitetta työaikamerkinnässä?

Tässä ohjeistuksessa käymme läpi parhaat käytännöt Maxtech-mobiilisovelluksen sijaintitietojen tarkkuuden varmistamiseksi. Noudattamalla näitä ohjeita varmistat, että työaikamerkinnät sisältävät aina oikean sijaintitiedon, mikä sujuvoittaa työajanseurantaa ja vähentää epäselvyyksiä.

1. Sijaintioikeudet ja laitteen asetukset

Jotta sovellus voi tallentaa sijainnin oikein, tarvitsee se käyttöoikeudet laitteen paikannuspalveluihin.

Sijaintioikeuksien salliminen: Tarkista puhelimen asetuksista, että Maxtech-sovelluksella on lupa käyttää sijaintipalveluita. Valitse asetukseksi ”Sijainti käytössä aina” tai ”Sijainti käytössä sovellusta käytettäessä”. Tämä varmistaa, että sovellus saa tarkan sijaintitiedon juuri silloin, kun teet työaikamerkinnän.
Tarkkuusasetukset: Varmista, että puhelimen omat sijaintiasetukset ovat ”Erittäin tarkka” -tilassa. Kytke päälle myös WiFi- ja mobiiliverkon paikannus, mikä auttaa puhelinta määrittämään sijainnin nopeammin ja tarkemmin myös sisätiloissa.

2. GPS-signaalin ja laitteen rooli

GPS-teknologia vaatii optimaaliset olosuhteet toimiakseen tarkasti.

Signaalin laatu: GPS-signaali voi heikentyä merkittävästi paksujen rakenteiden (kuten betoni tai metalli) sisällä tai haastavissa maastoissa.
Päivitykset: Pidä Maxtech-mobiilisovellus aina ajan tasalla. Tarkista sovelluskaupasta (Google Play tai Apple App Store), että käytössäsi on sovelluksen uusin versio.

3. Vinkit sujuvaan työaikamerkintään

Kirjaustapahtuma on hetki, jolloin sijaintitieto tallentuu.

Anna laitteelle aikaa: Kun avaat sovelluksen, odota hetki (muutama sekunti), jotta GPS-signaali ehtii aktivoitua ja päivittyä. Jos teet kirjauksen välittömästi sovelluksen avaamisen jälkeen, sovellus saattaa käyttää vanhaa tai epätarkkaa sijaintitietoa.
Huomioitavaa: Sijainti tallentuu ainoastaan työn aloitus- ja lopetusmerkinnän yhteydessä. Välitapahtumissa sijaintia ei välttämättä tallenneta.

4. Vianmääritys

Mikäli sijaintitieto on toistuvasti virheellinen, kokeile seuraavia toimenpiteitä:

Testaa laite: Kokeile sijainnin toimivuutta puhelimen omalla karttasovelluksella. Jos laite ei näytä sijaintiasi oikein sielläkään, vika on todennäköisesti puhelimen GPS-vastaanottimessa tai asetuksissa.
Tarkista oikeudet: Varmista, ettei puhelimen virransäästötila rajoita sovelluksen taustatoimintoja tai GPS:n käyttöä.
Ota yhteyttä tukeen: Jos vianmääritys ei tuota tulosta, olethan yhteydessä Maxtechin asiakastukeen tuki@maxtech.fi p. 010 229 6200 (arkisin 8-16).

Leimauslaitteen akku on turvonnut, mitä teen?

Ensimmäiseksi laitteen käyttö tulee lopettaa välittömästi. Turvonnutta akkua ei saa käyttää, ja laite on irrotettava sähköverkosta mahdollisimman nopeasti.

Tämän jälkeen laite tulee siirtää turvalliseen paikkaan, jossa se ei ole kosketuksissa syttyviin materiaaleihin. Akkua ei saa puristaa, puhkaista tai altistaa vedelle, sillä se voi pahentaa tilannetta tai aiheuttaa vaaratilanteen.

Jos käytössä on vanha laitemalli (Maxtech Pro S) suosittelemme tilaamaan uuden laitteen Maxtechin käyttötuen kautta. Mikäli leimauslaite on Pro M -mallia, voidaan akku vaihtaa uuteen. Lähetä tukipyyntö osoitteeseen tuki@maxtech.fi. Kerrothan lisäksi laitteen mallin (esim. Pro S / Pro M) ja sarjanumeron (S/N), jotta voimme varmistaa varastotilanteen ja oikean akun.

Vanha laite ja turvonnut akku tulee hävittää sähkö- ja elektroniikkaromun (SER) ohjeiden mukaisesti. Ne on toimitettava asianmukaiseen keräyspisteeseen, eikä Maxtech yleensä ota vastaan turvonneita akkuja erikseen ilman erillistä sopimusta.

Uusi laite toimitetaan käyttövalmiina. Kun se on saapunut, se kytketään verkkovirtaan ja asennetaan paikoilleen. Lopuksi on hyvä varmistaa, että laite toimii ja yhteys järjestelmään on kunnossa.

Pikatoimintaohje

Lopeta laitteen käyttö välittömästi ja irrota se sähköverkosta
Siirrä laite turvalliseen paikkaan, erilleen syttyvistä materiaaleista
Älä purista, puhkaise tai muuten käsittele turvonnutta akkua
Ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen (tuki@maxtech.fi) uuden laitteen tilaamiseksi
Toimita vanha laite sähkö- ja elektroniikkaromun (SER) keräyspisteeseen
Älä jätä laitetta valvomatta ennen turvallista poistamista käytöstä

Lisätiedot

Akun turpoaminen johtuu yleensä akun ikääntymisestä, latausongelmista tai harvinaisissa tapauksissa valmistusvirheestä. Tilannetta ei voi korjata itse, vaan akku tulee aina vaihtaa tai laite uusia. Ennaltaehkäisyn kannalta on hyvä välttää laitteen jatkuvaa lataamista ja seurata sen kuntoa säännöllisesti. Turvonnut akku on aina käsiteltävä varoen, koska se voi aiheuttaa vakavan palovaaran.

Miten tilaan uuden leimauslaitteen?

Miten voin tilata leimauslaitteeseen avaimenperätunnisteita?

Voitte tilata lisää avaimenperätunnisteita Maxtechin leimauslaitteisiin esimerkiksi työajanseurantaa varten lähettämällä tilauksen sähköpostitse osoitteeseen tuki@maxtech.fi tai puhelimitse numerosta 010 229 6200.

Ennen tilauksen tekemistä varmistakaa, kuinka monta avaimenperätunnistetta tarvitsette sekä että toimitusosoite on oikein. Toimitusosoitteeseen tulee sisällyttää organisaation nimi, yhteyshenkilö, katuosoite sekä postinumero ja -toimipaikka.

Tilauksessa tulee ilmoittaa selkeästi tilattava määrä, toimitusosoite ja vastaanottajan tiedot. Lisäksi voitte halutessanne mainita, mihin käyttöön tunnisteet tulevat, esimerkiksi uusille työntekijöille tai tiettyyn projektiin. Tämä auttaa huomioimaan mahdolliset järjestelmään liittyvät tarpeet.

Maxtechin käyttötuki vahvistaa tilauksen vastaanotetuksi ja ilmoittaa arvioidun toimitusajan. Avaimenperätunnisteet toimitetaan sovittuun osoitteeseen mahdollisimman pian.

Lisätiedot

Tunnisteet toimitetaan yleensä ilman, että niitä on valmiiksi liitetty käyttäjiin. Mikäli haluatte tunnisteet valmiiksi rekisteröityinä, tämä kannattaa mainita tilauksen yhteydessä. Samassa tilauksessa voitte myös tiedustella tai tilata uusia leimauslaitteita.

Miten tilaan uuden leimauslaitteen?

Miten saan asetettua leimauslaitteen tauolle?

Leimauslaitteen liittymän voi asettaa tauolle olemalla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen osoitteessa tuki@maxtech.fi. Tauottaminen tarkoittaa sitä, että laitteen liittymä asetetaan taukolaskutukselle, jolloin laitteen kuukausimaksu ei kerry tauon aikana. Liittymä voidaan myöhemmin aktivoida uudelleen ilman erillistä laitepalautusta tai uudelleenasennusta.

Huomio:
Ilmoita viestin yhteydessä tauotettavan laitteen nimi ja sarjanumero, jotta varmistamme oikean laitteen tauottamisen.

Tuleeko tauottamisesta kuluja?

Tauottamisesta voidaan veloittaa asiakkuuden kokonaislaskutuksesta riippuen esimerkiksi kertaluonteinen käsittelymaksu tai muu sopimuksen mukainen maksu. Tarkat ehdot määräytyvät aina sopimuksen ja palveluntarjoajan käytäntöjen mukaan.

Miten aktivoin laitteen takaisin käyttöön?

Kun haluat aktivoida laitteen uudelleen, ota yhteyttä Maxtechin käyttötukeen. Kun laite on aktivoitu, saat vahvistuksen toimenpiteen suorittamisesta.

Miten tilaan uuden leimauslaitteen?

Uusia leimauslaitteita tilataan yleensä silloin, kun organisaation toiminta laajenee tai vanha laite on tullut käyttöikänsä päähän. Jos uusi laite korvaa rikkoutuneen laitteen, tulee tilauksen yhteydessä mainita myös vanhan laitteen tiedot.

Näin teet tilauksen

Leimauslaitteiden tilaaminen hoidetaan ottamalla yhteyttä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai puhelimitse 010 229 6200 (arkisin 8–16). Tuki antaa samalla ajantasaiset tiedot hinnoista ja auttaa valitsemaan sopivan laitemallin. Ilmoitathan toimitusosoitteen, sekä yhteyshenkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite + puhelinnumero).

Toimitus ja nouto

Laitteet voidaan toimittaa suoraan asiakkaan toimipaikkaan tai vaihtoehtoisesti noutaa erikseen sovittuna ajankohtana Maxtechilta. Nouto on mahdollinen silloin, kun laitteita on heti varastossa. Nouto aika ilmoitetaan sinulle erikseen.

Tilausprosessi käytännössä

Kun otat yhteyttä Maxtechiin, saat tarkemmat tiedot hinnoista sekä toimituksesta. Tämän jälkeen sovitaan toimitustapa, joko postitus tai nouto. Maxtech vahvistaa samalla laitteiden saatavuuden ja arvioidun toimitusajan. Kun tilaus on hyväksytty, laitteet toimitetaan sovitulla tavalla.

Lisätiedot

Laitemallit, hinnat ja saatavuus voivat muuttua, joten ajantasaiset tiedot kannattaa aina varmistaa Maxtechilta ennen tilausta.

Miten saan asetettua leimauslaitteen tauolle?

Leimauslaitteen akku on turvonnut, mitä teen?

Tarkista, onko käyttäjätunnus jo olemassa

Luo uusi käyttäjätunnus

Lisää työsopimus käyttäjälle

Lisätiedot

Huomioitavaa

Yleisimmät tilanteet ja toimintaohjeet

Ilmoitus suodattimista kalenterissa tai näkymissä

Ilmoitus raportilla tai haun yhteydessä

Ilmoitus tyhjästä tuloksesta

Yhteenveto

Miten tarkistan tilanteen?

Ratkaisu/Vastaus

Lisätiedot

Miten minimilaskutus toimii?

Miten muutos näkyy raporteilla?

Vaatiiko ominaisuus minulta toimenpiteitä?

1. Varmista tuote sekä tuotenumero molemmissa järjestelmissä

2. Tuotetietojen automaattinen synkronointi

Näin vaihdat käyttäjätyypin pääkäyttäjäksi

Tarvitsetko lisäapua?

Näin määrität tai tarkistat tukikohdan Maxtech-järjestelmässä

Lisätiedot ja vianetsintä

Hyödylliset linkit:

Mistä virheellinen kertymä johtuu?

Neljän kohdan tarkistuslista

1. Tasoittumisjaksot ja jaksomallit

2. Työaikamallin asetukset ja kytkennät

3. Aikatapahtumatyypit ja vuorojen ohjaustiedot

4. Automaattinen laskenta ja lukitusten avaaminen

Tarvitsetko lisäapua?

1. Tarkista työntekijän käyttäjä- sekä toimintoprofiili

2. Tarkista kirjausmalli

3. Sovellusversion ja istunnon päivitys

Tarvitsetko lisäapua?

Vaihe 1: Varmista tapahtumailmoitustyyppien aktiivisuus

Vaihe 2: Lisää tapahtumailmoitustyyppi mobiilissa käytettävään tapahtumailmoitusmalliin

Tarvitsetko lisäapua?

1. Henkilön ja työnantajan tiedot Maxtech-järjestelmässä

2. Valttikortin voimassaolo ja rajapinnat

3. Leimauslaitteen asetukset ja päivitys

1. Vianmääritys: Tarkista laite ensin

2. Laitteen vaihtaminen

3. Palautus ja tietoturva

1. Sijaintioikeudet ja laitteen asetukset

2. GPS-signaalin ja laitteen rooli

3. Vinkit sujuvaan työaikamerkintään

4. Vianmääritys

Pikatoimintaohje

Lisätiedot

Miten tilaan uuden leimauslaitteen?

Lisätiedot

Miten tilaan uuden leimauslaitteen?

Tuleeko tauottamisesta kuluja?

Miten aktivoin laitteen takaisin käyttöön?

Miten tilaan uuden leimauslaitteen?

Näin teet tilauksen

Toimitus ja nouto

Tilausprosessi käytännössä

Lisätiedot

Miten saan asetettua leimauslaitteen tauolle?

Maxtech Käyttötuki