Mobiilisovelluksessa tapahtumailmoituksia voi lähettää päänäkymästä omasta toiminnosta Tapahtumailmoitukset. Valikossa näytetään kaikki lähetettävissä olevat tapahtumailmoitukset.
Mikäli halutaan, että mobiilisovelluksesta saadaan tapahtumailmoitukselle paikkatieto, joka voidaan näyttää kartalla, täytyy sovelluksen asetuksista sallia sijaintitiedot. Tapahtumailmoituksen lisäämisen yhteydessä voidaan valita, että sijaintitieto tallennetaan tapahtumailmoitukselle. Tapahtumailmoitukselle voidaan syöttää tietoja tapahtumailmoitusmallin asetusten mukaisesti. Liitteen (kuvan, tiedoston, kamerasta) voit lisätä plus-ikonia painamalla.
HUOM! Jos mobiilisovelluksessa ei ole tarvetta kirjata esimerkiksi saapumis -ja poistumisaikaa, voidaan nämä ottaa pois tapahtumailmoitusmallin asetuksista Näytettävät kentät -valikosta.
Sijaintitiedoin tallennettu tapahtumailmoitus näkyy puhelimen karttanäkymässä -kuvakkeena. Tapahtumailmoituksen tiedot voi tarkistaa klikkaamalla kuvaketta. Ilmoituksen tarkemmat tiedot voi avata myös klikkaamalla Avaa -painiketta.
Tapahtumailmoituksia voi tarkastella Tapahtumailmoitukset toiminnossa. Tapahtumia voi suodattaa aikavälillä ja tyypillä. Tapahtumailmoituksia voi myös poistaa avaamalla tapahtumailmoituksen ja klikkaamalla Poista-painiketta. Tapahtumailmoituksen Tila-arvoa voi muuttaa tapahtumailmoitusmallin mukaisesti.
Maxtech-mobiilisovelluksen Tapahtumat-toiminto mahdollistaa toteutuneiden työaikamerkintöjen tarkastelun ja muokkaamisen mikäli sallittu kirjausmallilla. Tapahtumalista (mobiili) -moduuli tulee olla aktivoituna toimintoprofiililla, jotta Tapahtumat-painike näkyy sovelluksen päänäkymässä.
Tapahtumalista näyttää toteutuneet tapahtumat ja tunnit valitulta aikaväliltä, joka suodattimeen on valittuna. Aikaväliä pääsee muuttamaan aikaväli-suodattimesta. Tapahtuman tyyppi -suodattimella voi valita näytettävät tapahtumatyypit. Tapahtumalistalla näytettäviä tietoja, kuten asiakas, kohde jne., voidaan määritellä -painiketta klikkaamalla.
Mikäli tapahtumien muokkaaminen on sallittu, niin muokkauksen saa auki klikkaamalla haluttua tapahtumaa.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
Moduulit
Työaika™ ja Työaika+™
Kokonaistyöaikaraportti
Kokonaistyöaikaraportti löytyy järjestelmän valikosta Raportit > Kokonaistyöaikaraportti. Kokonaistyöaikaraporttia voidaan käyttää henkilöiden työajan kokonaismäärän sekä keskimääräisen viikkotuntimäärän raportointiin valitulta aikaväliltä. Raportin käyttökohteita ovat esimerkiksi vuoden kokonaistyötuntien seuranta sekä liukumien tasaantuminen seurantajakson aikana. Raportilla voidaan seurata myös varallaolosta kertyneitä ylitöitä, muita ylitöitä ja kaikkia toteutuneita ylitöitä yhteensä.
Alkuvalmistelut
Raportilla huomioidaan tapahtumat, joille on aikatapahtumatyypin asetuksissa valittu Laske kokonaistyöaikaan = kyllä.
Kokonaistyöaikaraportin käyttö
Valitse haluamasi suodattimet ja aikaväli. Huomioithan, että suodattimiin valittu aikaväli tulee olla jaollinen seitsemällä, jotta keskimääräiset työtunnit viikossa -sarakkeeseen muodostuu oikea lukema.
Ylitöiden seuranta kokonaistyöaikaraportilta
Aktivoi Näytä ylityöt -asetus kokonaistyöaikaraportti sivun asetuksista nähdäksesi erittelyn toteutuneista ylitöistä valitulla aikavälillä. Lisäksi voit tehdä valinnat ”Varallaolossa tehtyjen ylitöiden tapahtumatyypit” -kenttään, mikäli organisaatiossanne on tarve eritellä varallaolon aikana tehdyt ylityöt omina tapahtumatyyppeinä.
Tapahtumien hallinnointinäkymää käytetään tapahtumien luomiseen ja muokkaamiseen web-käyttöliittymässä muissa kuin Tuntikirjaus-näkymässä. Hallinnointinäkymä aukeaa tapahtuman muokkauspainikkeesta raporttinäkymissä ja tapahtumaa klikkaamalla Kalenteri-näkymässä sekä uuden tapahtuman lisäyspainikkeista. Tapahtumien hallinnointinäkymä on tarkoitettu esimiestasoiseen työskentelyyn ja siinä voi luoda ja muokata tapahtumia ilman tuntikirjauksessa käytössä olevia rajoitteita.
Hallinnointinäkymän tärkeimmät asetukset
Yleiset-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Tapahtumaan liittyvät aikatapahtumat
Kentässä näytetään toteutuneen tapahtuman taustalla oleva suunniteltu tapahtuma (jos toteuma on kirjattu olemassa olevaan suunniteltuun tapahtumaan) sekä toistuvan tapahtuman äitivuoro, jonka perusteella yksittäiset toistot luodaan.
Tapahtuman tila
– Valmistelu: Työvuorosuunnittelun valmistelussa käytetty tila, jossa olevat tapahtumat eivät näy työntekijöiden näkymissä. Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotteessa. – Pyydetty: Voidaan käyttää esimerkiksi toivottujen vapaapäivien merkitsemiseen. Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työvuorot™- ja Maxtech Easy Työaika™ -tuotteissa. – Suunniteltu: Suunniteltu vuoro, joka näkyy työntekijälle työvuorolistalla (näkyvyyttä voi rajoittaa Käyttäjäprofiilin asetuksilla). Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotteessa. – Toteutunut: Tuntikirjauksella kirjattu tapahtuma. Tila on käytettävissä Maxtech Easy Työaika™ -tuotteessa.
Tilalle voidaan asettaa oletus järjestelmän asetuksissa (-kuvake järjestelmän oikeassa yläreunassa) Kalenteri-kohdan alla.
Aikatapahtuman tyyppi
Aikatapahtuman tyyppi määrittää muun muassa lasketaanko kirjaus työajaksi, voiko siitä muodostua ylitöitä ja huomioidaanko sitä työaikaliukuman laskennassa.
Tauko
Tauon pituus vähennetään laskennassa kirjauksen kokonaiskestosta.
Seurantatasot-välilehti
Seurantatasoilla voidaan määrittää tarkemmin esimerkiksi mille asiakkaalle ja missä kohteessa työ tehdään. Nämä tiedot tulevat tapahtumalle tyypillisesti työn tiedoista ja/tai valitaan käsin kirjausta tehdessä. Työvuorosuunnittelussa tiedot voidaan tarvittaessa myös asettaa suunnitelluille vuoroille vuorokohtaisesti.
Toistot-välilehti
Toistot-välilehdellä voi asettaa tapahtuman toistumaan automaattisesti halutuin aikavälein. Järjestelmä luo toistot automaattisesti asetusten mukaisesti. Tämä on kätevää esimerkiksi työntekijäkohtaisesti sovitun toistuvan vapaapäivän tapauksessa.
Ohjaustiedot-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Tunnit käsitellään yksinkertaisina, ei lisätyö-/ylityökorvauksia
Lisä- ja ylitöiden laskennan ollessa käytössä ja työaikaliukuman pois käytöstä henkilön tiedoissa tällä voidaan estää ylitöiden laskenta kyseisestä tapahtumasta. Muutos näkyy esimerkiksi Tuntiraportti-näkymässä niin, ettei ylitöitä muodostu tapahtumalle, jolla on tämä valinta käytössä.
Ei ylityökorvauksia sunnuntaina
Estää ylitöiden muodostumisen tapahtumalle, joka on kirjattu sunnutaille. Tätä voidaan hyödyntää parhaiten tilanteissa, joissa tietyn tyyppisestä työstä ei muodostu ylitöitä sunnuntaisin. Tällöin on helpointa perustaa työ, jolle tämä asetus laitetaan käyttöön.
Normaalityöajan ylittävää työaikaa ei huomioida työaikaliukuman laskennassa eikä siirretä työaikapankkiin.
Älä laske työaikaliukumaan (laske palkkarivit)
Työaikaliukuman ollessa käytössä tapahtumaa ei huomioida työaikaliukuman laskennassa.
Normaalityöajan ylittävät tunnit työaikapankkiin
Työaikaliukuman ollessa käytössä siirtää normaalin päivittäisen työajan ylittävän osuuden työaikapankkiin liukuman sijaan.
Historia-välilehti
Historia-välilehdellä näkyvät tapahtumaan tehdyt muutokset sekä muutosten tekoajat ja tekijät. Välilehti näkyy vain, jos tapahtumaa on muokattu sen luomisen jälkeen.
Lisätietoa-välilehti
KENTTÄ
TARKOITUS
Tapahtuman syöttötapa
Kertoo, millä tavalla tapahtuma on alun perin muodostunut.
Kirjausmalli (vain Maxtech Easy Työaika™)
Tapahtuman kirjauksessa käytetty kirjausmalli. Määrittää, mitä tietoja tapahtumalle voi ja mitä täytyy syöttää tuntikirjausnäkymissä.
Työvuoron ohje (vain Maxtech Easy Työvuorot™)
Työvuoroon liittyvä ohje, joka näytetään työntekijälle työvuorolistalla.
Muistiinpanot työvuorosuunnittelijalle. Tätä ei näytetä työntekijälle.
Lisätiedot
Tapahtuman vapaamuotoiset lisätiedot, joilla voidaan esimerkiksi kuvata tehtyä työtä tarkemmin. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tapahtumalista– ja Tuntiraportti-näkymissä. Jos työvuorosuunnittelu on käytössä, tieto näkyy työntekijälle työvuorolistalla.
Ulkoinen lisätieto
Esimerkiksi asiakkaalle tiedoksi tarkoitettu lisätieto. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tapahtumalista– ja Tuntiraportti-näkymissä.
Sisäinen viite
Tunniste esimerkiki omaa kirjanpitoa varten. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tuntiraportti-näkymässä.
Ulkoinen viite
Tunniste esimerkiki asiakkaan kirjanpitoa varten. Tämä on raportoitavissa ja tarvittaessa vietävissä tiedostovientinä Tuntiraportti-näkymässä.
Kommentit-välilehti
Kommenttitoiminnon käyttö (kommenttien kirjoittaminen ja lukeminen) vaatii moduulin Kommentointitoiminto.
Kommentit-välilehdellä tapahtumille voi lisätä vapaamuotoisia kommentteja. Kommentteja voi myös ketjuttaa vastaamalla aiempaan kommenttiin. Kommentit näkyvät kaikille käyttäjille, joilla on yllä mainittu moduuli käytössä (edellyttäen, että kommentoitu tapahtuma näkyy).
Kommentin jättäjä voi muokata ja poistaa omia kommentteja. Pääkäyttäjä, jolla on kommentointioikeus, voi poistaa myös muiden käyttäjien kirjoittamia kommentteja.
Suoravirtaan asennettaessa paikanninlaite tulee asentaa sellaiseen paikkaan, josta 2G-modeemi saa riittävän voimakkaan signaalin GSM-tukiasemiin. Paikantimen voi asentaa piiloon esimerkiksi ajoneuvon muovikatteiden alle. Metallisien pintojen alle asentamista tulee välttää. Myös laitteen sijainti lähellä radiota, kaiuttimia tai hälytysjärjestelmiä saattaa aiheuttaa häiriöitä paikannukseen. Paikanninlaite toimii 10-30V jännitteellä, joten ajoneuvojen tarjoama 12V tai 24V jännite toimii suoraan.
Laite on hyvä olla ulottumattomissa tai näöltä suojassa, mikäli kyseessä on laite, jossa ei ole esim. ajoluokan valintakytkimiä tai kuljettajantunnistusta. Valintakytkimellä varustettu laite kannattaa pitää käden ulottuvilla, jotta laitteeseen pääsee käsiksi. Laite tulee asentaa tukevasti paikalleen. Laitetta ei saa asentaa lämpiäviin tai liikkuviin osiin.
Käyttöönotto-osiossa käydään läpi miten lisäät kuljettajalle uudet tunnukset Maxtech-järjestelmään, lisäät uuden kuljettajan, asiakkaan ja kohteen, sekä miten kohteen sopimuksia muokataan ja aktivoidaan.
Laitteen vaatimukset
Sovellus asennetaan asiakkaan omaan laitteeseen. Suosittelemme, että laite on jatkuvasti kytkettynä virtaan.
Laitteen vaatimukset:
Vähintään Android 8.0 / iOS 13.4
SIM-korttipaikka
Paikannus: vähintään GPS (mutta suositellaan GPS+Galileo jotta paikannus olisi mahdollisimman tarkka)
NFC-tuki (mikäli halutaan käyttää tunnisteella kirjautumista)⬆
Käyttäjäprofiilit
Lisää järjestelmään pääkäyttäjän käyttäjäprofiili tämän ohjeen mukaan. Pääkäyttäjällä on oikeus kaikkeen sisältöön (henkilöt, asiakkaat, kohteet).
Kuljettajan käyttäjäprofiilin tekeminen.
Lisää toimintoprofiili
Kuljettaja käyttää sovellusta vain mobiilissa. Tee seuraavanlainen toimintoprofiili:
2. Lisää kuljettaja-käyttäjäprofiili. Valitse äsken luomasi toimintoprofiili.
Kuljettaja-profiili on monikäyttöinen, joten edellä mainittu määritys tehdään vain kerran. Seuraavassa osiossa katsotaan, miten kuljettajat määritetään järjestelmään.
Kuljettajat lisätään järjestelmään kohdassa Hallinta > Henkilöstö > Lisää -painike. Syötä vähintään nimi ja sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite tarvitaan käyttäjätunnuksen lisäämistä varten.
Käyttäjätunnuksen voi luoda käyttäjäoikeudet-sarakkeessa olevasta -ikonista:
Valitse kuljettajan käyttäjätyypiksi profiilikäyttäjä ja valitse edellä tehty käyttäjäprofiili käyttäjälle. Voit samalla lähettää salasanan vaihtolinkin käyttäjälle, jolloin hän saa tunnuksen käyttöönsä. Voit tehdä tämän myös myöhemmin käyttäjäoikeudet-sivulla.
Lisää järjestelmään ajoluokat, joille haluat ajoja kohdistaa sivulla Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoluokat. Voit valita ajoluokalle haluamasi värin, karttanäkymässä ajoluokan mukaisen ajon reitti näytetään tällä värillä.
Ajoneuvoille syötetään vähintään nimi, rekisterinumero ja kuvake. Kuljettaja asettuu ajoneuvolle sovellukseen kirjautuneen käyttäjän mukaan. Voit lisätä ajoneuvoja sivulla Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot.
Lisää ajoneuvolle ajoluokat, joita ajoneuvolla voi kirjata.
Jos ajoneuvoja on paljon ja samat ajoluokat ovat käytössä, voit myös lisätä ajoluokkamäärityksen, jonka saa helposti päälle vaikka kaikille ajoluokille kerrallaan. Ajoluokkamäärityksiä voit tehdä sivulla Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoluokkien määritykset.
Jos haluat, että ajoneuvo näytetään muille kuljettajille, valitse ajoneuvolle ”Näytä ajoneuvo kartalla” -> Kyllä. Tällöin voit paljastaa esimerkiksi lumenkuljetuskaluston sijainnin auraajille.
Mallinna käytettävät sopimukset järjestelmään. Alla tehdään kohteille liitettävä sopimus, joka aktivoi aurauksen kerran päivässä (ma-su) ja hiekoituksen 3 kertaa viikossa maanantaisin, torstaisin ja sunnuntaisin.
Asiakkailla voi olla erilaisia sopimuksia. Jos osa on pelkkiä auraus-asiakkaita, tee erillinen sopimus, jossa on pelkästään auraus.
Jos auraustyön pitää aktivoitua kaksi kertaa päivässä, voit lisätä kaksi sopimustyöriviä eri aktivoitumisajalla, eli aurauskohteet aktivoituvat klo 07:00 ja klo 18:00.
Automaattisesti valmiiksi kuittautuvat kohteet
Sopimukselle määritetään, vaatiiko sopimustyö manuaalisen kuittauksen. Jos manuaalista kuittausta ei ole vaadittu, niin sopimustyö kuittautuu valmiiksi automaattisesti, kun ajoneuvo käy kohteen sisällä vaadittu ajoluokka päällä.
Manuaalisesti valmiiksi kuittautuvat kohteet
Jos kohteiden joukossa on sellaisia, joihin vaaditaan erinäisistä syistä, että kuski kuittaa sopimustyön hoidetuksi manuaalisesti, niin kannattaa tehdä erillinen sopimus, jossa sopimustöiden kohdalla Manuaalinen kuittaus vaaditaan on kyllä-asennossa.
Tilanne, joissa manuaalinen kuittaus tuo lisähyötyä: Kohde ei saa merkkautua valmiiksi automaattisesti ajoneuvon käydessä alueella, kyseessä on esimerkiksi pidempi tieosuus tai halutaan että kuljettaja kuittaa kohteen. Huomaa, että kohteen manuaalinen kuittaus onnistuu vain ajoneuvon ollessa kohteen sisällä, eli kohteita ei voi kuitata valmiiksi mistä vain.
Kun sopimukset on mallinnettu järjestelmään, voidaan siirtyä syöttämään asiakkaita ja kohteita.
Asiakkaat syötetään järjestelmään kohdassa Hallinta > Asiakkaat. Syötä vähintään nimi. Asiakkaita ei ole pakko lisätä erikseen, jos kohteet riittävät, eli asiakasta kohden on vain yksi kohde.
Kohteet syötetään järjestelmään kohdassa Hallinta > Kohteet. Syötä vähintään kohteen nimi, asiakas jolle kohde kuuluu sekä kohteen osoite muodossa ”Testikatu 1, 10010 Paikkakunta”.
Kohteen perustiedot: Nimi, asiakas ja osoite.
Vinkki: Valitse ”Hae kohteen alue Maanmittauslaitokselta” -> Kyllä. Kohteen alue haetaan automaattisesti, eikä sitä tarvitse piirtää käsin!
Sopimus saadaan kohteelle voimaan merkitsemällä kohteen värin määräytyminen sopimusperustaiseksi ja valitsemalla sopimus sopimukset-välilehdelle, jolta asetetaan myös sopimuksen voimassaolo:
Vinkki: Kohteita ja asiakkaita voi tuoda järjestelmään myös excelistä tiedon tuonti-toiminnallisuuden avulla.
Kun käyttäjä kirjautuu mobiilisovellukseen, hän näkee kartalla ne kohteet ja ajoluokan valinnan. Ensin aktivoidaan jatkuva paikannus -painikkeesta, jolloin laite alkaa nauhoittamaan sijaintia. Ajoluokkaa voi vaihtaa alalaidan painikkeista.
Harmaana: Kohde on olemassa, mutta sille ei ole tälle päivälle sopimustöitä.
Punaisena: Sopimustöitä ei aloitettu.
Keltaisena: Osa sopimustöistä on tehty. Jos kohteelle oli aktivoitu hiekoitus + auraussopimus ja toinen töistä on tehty.
Vihreänä: Kaikki päivän aktiiviset sopimustyöt on tehty.
Asetukset parhaan mahdollisen paikannustuloksen saavuttamiseksi
Android-laitteissa on usein Android-versiosta, mallista ja merkistä riippuen rajoituksia taustadatan käyttöön ja akun optimointiin liittyen. Parhaan mahdollisen paikannustuloksen saavuttamiseksi, tai siinä tapauksessa, että reitti ”oikoo” tai paikannus on muuten epätarkkaa, tarkista seuraavat asetukset (Asetukset -> Sovellukset -> Etsi Maxtech-sovellus).
Akun optimointi: Älä optimoi akun käyttöä. Mobiilidata: Salli taustadatan käyttö
Paikannuspisteiden tallennusvälin tihentäminen
Oletuksena sovellus lähettää tietoa 50 metrin välein. Maxtechin ylläpitäjät voivat säätää tätä arvoa alemmaksi, eli pisteitä lähetetään tiheämmin. Pisteiden tiheämpi lähetys kasvataa lähetettävän datan määrää ja kuluttaa akkua enemmän.
Huom! Laitteeseen tunnistautuminen tunnisteella vaatii ”Laitekohtaiset asetukset”-moduulin. Jos laitteeseen halutaan kirjautua tunnuksen ja salasanan sijaan NFC-tunnisteella aloitetaan määrittämällä tunnisteet järjestelmään.
Tunnisteelle syötetään nimi, käyttäjä, henkilö ja konekielinen tunniste. Tunnisteita voi tilata Maxtechilta valmiiksi sisäänluettuna, jos tunnisteen selvittäminen aiheuttaa päänvaivaa.
Laite pitää määrittää yhteiskäyttölaitteeksi mobiilisovelluksen asetuksista (vasen yläkulma -painike). Kirjautumisikkunassa näkyy tieto ( Kirjaudu sisään tunnisteella), jos laitteeseen voi kirjautua myös tunnisteella:
Web-kartalta (pro.maxtech.fi) voit helposti seurata kentän sopimustöiden valmiusastetta ja missä ajoneuvot sijaitsevat.
Kohdetta klikkaamalla näet helposti, milloin viimeksi sopimustyö on suoritettu. Kohteen voi merkitä takaisin tekemättömäksi esimerkiksi tilanteessa, jossa esimerkiksi asiakas havaitsee päivän hiekoituksen puutteelliseksi.
Jos kaikki kartalla näkyvät sopimustyöt halutaan aktivoida uudelleen (lunta tulee paljon), voidaan kaikki suodatuksen mukaiset karttakohteet merkitä kerralla tekemättömäksi yhdellä painalluksella. Kohteiden tila päivittyy suoraan ajoneuvojen työkartalle mobiiliin. Voit myös asettaa näkyvät sopimustyöt tauolle ja palauttaa ne tauolta yhdellä painalluksella.
Uuden sopimustyökohteen voi lisätä näppärästi suoraan karttanäkymästä. Klikkaa ”Kohteiden lisäystila”, etsi kohde kartalta ja täppää, kohteen alue haetaan Maanmittauslaitokselta, jolloin kohdetta ei tarvitse piirtää käsin. Samalla voit syöttää kohteen nimen, sopimuksen, sekä sopimuksen alkupäivän ja asiakkaan nimen paikalleen.
Ja mikä parasta, tieto päivittyy samantien kentälle kun sopimus alkaa!
Sopimustöiden asettaminen tauolle ja palauttaminen tauolta
Web-karttanäkymästä voidaan sopimustöitä tauottaa tiettyyn päivään asti. Tauottaminen on tarpeellista tilanteessa, jossa aurausta ei ole tarpeellista tehdä, koska ei ole satanut lunta. Sopimustyön saa myös helposti palautettua tauolta.
Seuraavat moduulit määrittävät tapahtumalistaan liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Tapahtumalista
Pääsy tähän näkymään
Tapahtumalista-näkymässä voi tarkastella järjestelmään tehtyjä kirjauksia raporttimuodossa. Tapahtumia voi hakea halutuilla suodattimilla ja lajittelu-suodattimella voi muodostaa raportin halutulla ryhmittelyllä.
Tapahtuman voi avata muokattavaksi Tapahtumien hallinnointinäkymässä painamalla tapahtumarivin vasemmassa reunassa näkyvää kynäkuvaketta.
Tapahtumalistalla näkyy toteutuneille tapahtumille kirjattujen tietojen lisäksi kirjauksen tekotapa sekä aloitus- ja lopetuskirjauksen sijainti, jos sijainnin tallennus on ollut kirjausta tehdessä käytössä.
Näkymän sarakkeet voi valita järjestelmän yläreunan -kuvakkeesta aukeavasta asetusnäkymästä.
Tapahtumalistalla ei näy ylitöihin liittyviä tietoja. Tapahtumakohtaiset ylityöt näkee Tuntiraportilta.
Seuraavat moduulit määrittävät mobiilisovelluksen tapahtumalistaan liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
Tuntikirjausten tekeminen ja kirjattujen tapahtumien tarkastelu
Mobiilitapahtumalistalta voi tarkastella omia kirjauksia sekä oikeuksista ja kirjausmallien asetuksista riippuen muokata ja hyväksyä tai poistaa niitä. Tapahtumalistalla näkyvät käyttäjän henkilölle kuuluvat valitun aikavälin tapahtumat. Näkymän alareunassa näytetään yhteenveto kaikista valitun aikavälin tapahtumista. Lisäksi yhteenveto näytetään päiville, joilla on useampi kuin yksi tapahtuma. Jos työvuorosuunnittelu on käytössä, tapahtumalistalla näkyy oma välilehti työvuorolistalle, josta näkee tulevat työvuorot.
Kirjausten muokkaaminen ja poistaminen
Kirjatun tapahtuman voi avata tarkasteluun ja muokattavaksi napauttamalla sitä. Tapahtuman muokkaus- ja poistomahdollisuudet riippuvat kirjauksessa käytetyn kirjausmallin asetuksista. Jos tapahtuman muokkaus ei kirjausmallin asetuksista johtuen onnistu tapahtumalistalla, esimies voi tehdä muokkaukset esimerkiksi Kalenteri-näkymässä.
Kirjausten tarkastaminen ja hyväksyminen
Kirjattujen tapahtumien tarkastamiseksi kannattaa valita suodattimilla tarkastettava aikaväli (ks. Näytettävien tapahtumien suodattaminen alla), tarkastaa ja tarvittaessa korjata tapahtumat. Sen jälkeen tapahtumat hyväkstytään valitsemalla ne ja painamalla Hyväksy-painiketta. Kaikki tapahtumat voi valita painamalla näkymän oikean ylänurkan -painiketta ja valitsemalla valitse kaikki.
Tapahtumia voi valita myös yksittäin painamalla ensin yhtä tapahtumaa pitkään, minkä jälkeen muita tapahtumia voi valita näkyviin ilmestyvillä valintaruuduilla.
Tapahtumalistan asetukset avataan näkymän yläreunan -painikkeesta. Asetuksista voi valita otsikkotiedon, joka näytetään tapahtumille korostettuna sekä muut näytettävät tiedot. Tapahtuman kaikkia tietoja voi aina tarkastella riippumatta listan asetuksista napauttamalla haluttua tapahtumaa.
Näytettävien kirjausten suodattaminen
Näytettävät tapahtumat voi suodattaa aikavälin ja tapahtuman tyypin perusteella näkymän yläreunan -painikkeesta.
Seuraavat moduulit määrittävät mobiilisovelluksen tuntikirjaukseen liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Tuntikirjaus (mobiili)
Tuntikirjausten tekeminen ja kirjattujen tapahtumien tarkastelu
Mobiilituntikirjauksella kirjataan työaika- ja taukomerkinnät sekä sellaiset poissaolot, joita ei anota etukäteen. Poissaolojen anominen ennakkoon onnistuu webin Poissaoloanomusten lähettäminen -näkymässä.
Tuntikirjausnäkymässä mahdolliset kirjaustavat ja niiden tarkemmat asetukset riippuvat järjestelmään luoduista kirjausmalleista. Kirjaukset tehdään joko reaaliaikaisesti aloita- ja lopeta-painikkeilla tai jälkikäteen syöttämällä aika käsin. Reaaliaika- ja tuntikirjaustoiminnot ovat näkymässä omilla välilehdillään.
Kun aika kirjataan käsin, voidaan kirjata joko aloitus- ja lopetusaika tai aloitusaika ja tapahtuman kesto. Kirjaustapaa voi vaihtaa kirjausnäkymän yläreunan -kuvakkeesta.
Ajan lisäksi tapahtumalle syötetään kirjausmallin vaatimat tiedot ja tarvittaessa muut tiedot. Kirjattavat tiedot suodattavat toisiaan siten, että ylempänä tehty valinta rajoittaa asetusten mukaisesti alempia valintoja.
Reaaliaikakirjauksen ollessa käynnissä se näkyy Tuntikirjausnäkymän yläreunassa, josta se voidaan avata muokattavaksi tai päätettäväksi napauttamalla.
Tuntikirjauksen päänäkymän alareunassa näkyy kuluvan päivän ja viikon työaikasaldot sekä työaikaliukuman saldo, jos liukuma on käytössä henkilöllä.
Kirjattuja tapahtumia voi tarkastella sekä käyttöoikeuksista ja kirjausmallien asetuksista riippuen muokata ja hyväksyä tai poistaa Mobiilitapahtumalistalla. Selaimella sama onnistuu web-järjestelmän Tuntikirjaus-näkymässä.
Mobiilisovellus toimii tarvittaessa myös yhteydettömässä tilassa eli kirjauksia voi tehdä myös, kun verkkoyhteyttä ei ole käytettävissä. Tällöin kirjausten tiedot päivittyvät palvelimelle yhteyden palatessa.
Seuraavat moduulit määrittävät saldoraportteihin liittyvät käyttöoikeudet. Käyttäjän moduuleja hallinnoidaan toimintoprofiilin asetuksissa.
MODUULI
MERKITYS
Työaikaliukuma
Työaikaliukuma-raportin tarkastelu ja saldojen päivittäminen
Työaikapankki
Työaikapankki-raportin tarkastelu ja saldojen päivittäminen
Saldoraportit-näkymässä voi tarkastella työaikaliukuman ja työaikapankin saldoja ja niiden muutoksia henkilöittäin. Lisäksi näkymässä voi siirtää tunteja liukumasta työaikapankkiin ja tehdä korjauksia saldoihin.
Työaikaliukuma
Työaikaliukuma seuraa automaattisesti henkilön normaalin päivittäisen työajan ylityksistä ja alituksista muodostuvaa saldoa. Liukumasaldoa kertyy päivän toteutuneen työajan ylittäessä normaalin päivittäisen työajan ja kuluu päivän toteutuneen työajan jäädessä normaalin päivittäisen työajan alle.
Työaikaliukumaraportilla näkyvät työaikaliukumasaldot niiden henkilöiden osalta, joille on henkilön asetuksissa asetettu työaikaliukuma käyttöön. Lisäksi henkilöllä on oltava työsopimus, jolle on määritetty työaikaliukuman laskennassa käytettävä päivittäinen normaalityöaika.
Liukumasaldolle on käytettävissä seuraavat toiminnot:
PAINIKE
MERKITYS
Alkusaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Painikkeella voidaan tallentaa liukumasaldon alkusaldo useammalle henkilölle kerralla (valitse tallennettavan saldon tyypiksi Työaikaliukuma). Saldo lasketaan alkusaldon päivästä eteenpäin ellei välisaldoa (ks. alla) ole asetettu.
Välisaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Painikkeella voidaan vahvistaa työaikaliukuman välisaldo useammalle henkilölle kerralla (valitse tallennettavan saldon tyypiksi Työaikaliukuma). Jos välisaldoja on tallennettu, järjestelmä laskee saldon viimeisimmästä välisaldosta eteenpäin. Välisaldon päivämäärää vanhempia tapahtumia ei huomioida laskennassa.
Välisaldon vahvistaminen voi nopeuttaa raporttia huomattavasti, koska laskenta tehdään vähemmille tapahtumille kuin ilman välisaldoa.
Henkilön liukumasaldon tarkempien tietojen ja saldon päiväkohtaisten muutosten tarkastelu.
Alkusaldon tallennus yksittäiselle henkilölle.
Käsinohjauksella voidaan tehdä saldoon muutoksia ja korjauksia.
Siirtotoiminnolla voidaan siirtää työaikaliukuman saldoa työaikapankkiin pidempiaikaista kerryttämistä varten.
Työaikaliukuman yksityiskohtainen näkymä
Yksityiskohtaisessa näkymässä voi tarkastella tarkemmin henkilön työaikaliukuman muutoksia. Näkymästä näkee muun muassa päivittäiset työaikamerkinnät ja päivän normaalityöajan sekä liukumasaldon päivittäisen muutoksen ja kokonaismäärän.
Yksityiskohtaisessa näkymässä käytössä ovat seuraavat toiminnot:
PAINIKE
MERKITYS
Alkusaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Sama toiminnallisuus kuin päänäkymässä, mutta muutos tehdään vain tarkasteltavalle henkilölle.
Välisaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Sama toiminnallisuus kuin päänäkymässä, mutta muutos tehdään vain tarkasteltavalle henkilölle.
Saldon siirto (taulukon yläpuolella)
Mahdollistaa työaikaliukuman saldon siirtämisen työaikapankkiin. Siirrolle voidaan valita päivämäärä, jolle siirto kirjataan sekä siirrettävä tuntimäärä.
Saldon muuttaminen käsin (saldon lisäys tai vähennys) valitulle päivälle.
Työaikapankkiin:
Sama toiminnallisuus kuin Saldon siirto -painikkeessa, mutta siirto kohdistuu ilman erillistä valintaa sille päivälle, jonka kohdalta siirtopainiketta painetaan.
Välisaldon tallennus valitulle päivälle.
Työaikapankki
Työaikapankki on tarkoitettu työaikaliukumaa pidempiaikaiseen saldon kerryttämiseen ja siellä olevien tuntien käytöstä sovitaan tyypillisesti erikseen. Yleensä työaikapankista käytetään vähintään kokonaisia päiviä. Työaikapankkiin ei kerry eikä sieltä poistu saldoa automaattisesti.
Työaikapankin saldolle on käytettävissä seuraavat toiminnot:
PAINIKE
MERKITYS
Alkusaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Painikkeella voidaan tallentaa työaikapankin alkusaldo useammalle henkilölle kerralla (valitse tallennettavan saldon tyypiksi Työaikapankki). Saldo lasketaan alkusaldon päivästä eteenpäin ellei välisaldoa (ks. alla) ole asetettu.
Välisaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Painikkeella voidaan vahvistaa työaikapankin välisaldo useammalle henkilölle kerralla (valitse tallennettavan saldon tyypiksi Työaikapankki). Jos välisaldoja on tallennettu, järjestelmä laskee saldon viimeisimmästä välisaldosta eteenpäin. Välisaldon päivämäärää vanhempia tapahtumia ei huomioida laskennassa.
Välisaldon vahvistaminen voi nopeuttaa raporttia huomattavasti, koska laskenta tehdään vähemmille tapahtumille kuin ilman välisaldoa.
Henkilön työaikapankkisaldon tarkempien tietojen ja saldon päiväkohtaisten muutosten tarkastelu.
Alkusaldon tallennus yksittäiselle henkilölle.
Käsinohjauksella voidaan tehdä saldoon muutoksia ja korjauksia.
Työaikapankin yksityiskohtainen näkymä
Yksityiskohtaisessa näkymässä voi tarkastella tarkemmin henkilön työaikapankkisaldon muutoksia. Toisin kuin liukuman kohdalla, työaikapankista näytetään vain päivät, joina saldoon on tullut muutoksia.
Yksityiskohtaisessa näkymässä käytössä ovat seuraavat toiminnot:
PAINIKE
MERKITYS
Alkusaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Sama toiminnallisuus kuin päänäkymässä, mutta muutos tehdään vain tarkasteltavalle henkilölle.
Välisaldon tallennus (taulukon yläpuolella)
Sama toiminnallisuus kuin päänäkymässä, mutta muutos tehdään vain tarkasteltavalle henkilölle.
Saldon muuttaminen käsin (saldon lisäys tai vähennys) valitulle päivälle.
