Vie kursori halutun henkilön sekä päivän kohdalle ja klikkaa Plus-painiketta.
2. Valitse Lisää tapahtuma, jolloin pääset lisäämään tapahtuman tiedot. Sairauspoissaolo ja Loma -painikkeet lisäävät henkilölle oletusajan mittaisen tapahtuman
3. Lisää tapahtumalle haluamasi tiedot ja klikkaa Tallenna-painiketta, jolloin tapahtuma lisätään kalenteriin.
Myöhästymishälytykset
Tämä toiminto sisältyy Työvuorot™-tuotteen maksuttomiin lisämoduuleihin. Jos haluat ottaa myöhästymishälytykset käyttöön organisaatiossanne, olethan yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi.
Tapahtuman lisäyksen yhteydessä on mahdollista asettaa myöhästymishälytys. Kun hälytys on aktivoitu, järjestelmä lähettää ilmoituksen määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen, jos työntekijä ei ole aloittanut työvuoroaan suunnitellun ajan mukaisesti.
Lisää tapahtuma
2. Siirry Hälytykset -välilehdelle
Lisää tapahtumalle myöhästymishälytys painamalla -painiketta.
Syötä tarvittavat tiedot ja tallenna hälytys.
3. Jos työntekijä ei aloita työvuoroa suunniteltuna aikana, lähettää järjestelmä tästä ilmoituksen asetettuun sähköpostiosoitteeseen tai tekstiviestin asetettuun matkapuhelinnumeroon.
4. Kun lisäät tapahtumia, voit valita käytettäväksi aiemmin luodun myöhästymishälytyksen. Vaihtoehtoisesti voit luoda uuden hälytyksen, joka tallentuu valikkoon ja on käytettävissä myös tulevissa tapahtumissa.
5. Voit muokata tai poistaa myöhästymishälytyksiä klikkaamalla -painiketta.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja on ratkaisu erityisesti katujen ja pihojen kunnossapitotöihin liittyvien tapahtumien automaattiseen keräämiseen, lisätietojen syöttöön ja helppoon raportointiin.
Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ perustuu GPS-paikkatietoon, jota ajoneuvoon asennettu paikannin vastaanottaa lähettää edelleen palvelimelle. Ajot muodostuvat järjestelmään automaattisesti. Ajot voidaan eritellä ajoluokkien mukaan paikantimen keinukytkimellä esimerkiksi hiekoitus-, auraus- tai siirtymäajoiksi. Ajoja voidaan tarkastella ajopäiväkirjalta ja siitä on myös mahdollista tilata raportti suoraan sähköpostiin kerran kuussa. Ajotiedoista voidaan muodostaa kohderaportti, josta saadaan tiedot esimerkiksi käyntikerroista tai kohteessa vietetystä ajasta. Ajoja voi tarkastella reaaliaikaisesti tai halutulla aikavälillä myös karttanäkymässä.
Hiekoitus- ja aurausäiväkirja™ sisältää ajoneuvoon asennettavan paikantimen sekä virtajohdon OBD-porttiin, kiinteästi sulakkeelle, USB-porttiin tai tupakansytyttimeen liitettävä. Web-käyttöliittymän sekä Maxtech-mobiilisovelluksen käyttöoikeuden.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tuotteet
moduulit
Kaikki
Kohteet (Hallinta) Kohteiden alueet Kohteet
Yleistä
Kohde-seurantatasoa käytetään yleensä, kun halutaan seurata kohteelle tehtyä työaikaa ja esimerkiksi laskuttaa sen mukaan. Järjestelmän valitun termistön mukaan kohdetta voidaan kutsua myös Työmaaksi, näin esimerkiksi Rakennusalan kulunvalvonta™ tuotteessa. Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ ja Työkartta™ tuotteissa kohteelle voidaan määrittää sopimuksia, jotka määrittelevät milloin kohteessa tehdään töitä.
Kohteet voivat olla esimerkiksi siivous-, työmaa- tai kunnossapitokohteita missä työtä tehdään
Kohteiden ”ominaisuudet” vaihtelevat riippuen, minkä tuotteen yhteydessä niitä käytetään
Valikossa Hallinta > Kohteet hallitaan kohteita, joille kunnossapitotyöt saadaan korvamerkittyä ajoluokan ja kohteen mukaan. Kohteet voivat olla esimerkiksi kiinteistöjen piha-alueita tai tieosuuksia, joilla töitä tehdään.
Yleiset-välilehti
Anna kohteelle nimi, asiakas sekä osoite tiedot. Valitse myös näytetäänkö kohde kartalla (pakollinen).
Paikannus-välilehti
Kohteelle voidaan määrittää paikannukseen liittyviä asetuksia. Valitse Kohteen alue-kenttään:
Seurantakohde = ajon alkaessa tai päättyessä seurantakohteen alueelle, ajo merkitään kyseiselle kohteelle. Nousee Kohderaportille, mikäli ajo osuu kohteeseen
Maxtech-mobiilisovellus sisältää useita eri toimintoja ja on konfiguroitavissa eri asiakkaiden tarpeisiin, jotta tietyille käyttäjäryhmille saadaan haluttu toiminnallisuus käyttöön. Sovelluksen käyttäminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Järjestelmästä toimitettu käyttäjätunnus
Sovelluksen käyttö alkaa siitä, että käyttäjälle on toimitettu organisaation pääkäyttäjän toimesta salasanan vaihtolinkki sähköpostitse tai tekstiviestillä. Sähköpostiviestissä on mainittu käyttäjätunnuksesi, ja sinun täytyy asettaa salasanasi painamalla ”Aseta salasana”-linkkiä. Viesti sisältää myös sovelluksen latauslinkit Android- ja iOs-puhelimille.
”Aseta salasana”-linkki ohjaa sinut pro.maxtech.fi-sivustolle, jossa salasanan vaihto tapahtuu. Osalla käyttäjistä on myös web-toiminnallisuutta käytettävissä, mutta jos käytössä on pelkkä mobiilisovellus, web-portaaliin kirjautuminen ei onnistu.
Azure AD -kirjautuminen
Mikäli organisaationne käytössä on Azure AD -kirjautuminen ja se on konfiguroitu toimimaan yhteen Maxtechin järjestelmän kanssa, et tarvitse erillistä Maxtechin järjestelmän toimittamaa käyttäjätunnusta ja salasanaa vaan käyttäjätunnuksenasi toimii tyypillisesti etunimi.sukunimi@domain.fi -tyyppinen sähköpostiosoite ja kirjautuminen tapahtuu Microsoftin Azure AD:n kautta. Voit tässä tapauksessa siirtyä suoraan kohtaan Maxtech-mobiilisovelluksen käyttöönotto.
Maxtech-mobiilisovelluksen käyttöönotto
Lataa sovellus puhelimesi sovelluskaupasta klikkaamalla alla olevaa linkkiä.
Sovelluksen voi myös etsiä ja asentaa sovelluskaupasta. Se löytyy hakusanalla ”maxtech”. Asenna sovellus puhelimeesi.
Kirjaudu sovellukseen käyttäen käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Kirjoita käyttäjätunnus ja klikkaa Jatka-painiketta, kirjoita sen jälkeen salasanasi. Jos salasanasi on unohtunut, pääset vaihtamaan sen klikkaamalla Unohditko salasanasi -painiketta tai tästä linkistä.
Kirjautumisen jälkeen siirryt sovelluksen päänäkymään, jossa näet sinulle aktivoidut toiminnot. Toiminnot riippuvat siitä, mitkä käyttäjätunnuksellesi on asetettu käyttöön. Jos toiminto puuttuu, ole yhteydessä esimieheesi tai tahoon, joka lähetti tunnuksen sinulle.
Yleisimpiä toimintoja ovat tuntikirjaus, työvuorolista ja tuntikirjaus tarra- tai QR-koodileimauksella. Ohjeita muihin käyttötapoihin voit etsiä täältä. Käyttäjä voi tarkastella tehtyjä kirjauksia sekä muokata niitä kirjausmallien ja käyttäjäasetusten sallimissa rajoissa tapahtumalistalta. Sovelluksen toimintojen käyttäminen edellyttää käyttäjälle aktivoituja moduuleja. Käytettävissä olevia toimintoja hallitaan web-käyttöliittymästä organisaation pääkäyttäjän toimesta.
Sijaintitiedon tallennus leimauksille
Sijaintitiedot voi asettaa tallentumaan sovelluksen asetuksista. Sijaintitieto tallennetaan kirjauksen aloituksen ja lopetuksen yhteydessä.
Toimintaongelmatilanteessa
Jos kohtaat käytössä ongelmatilanteen, toimi seuraavasti.
Tarkista ensin, että sovelluksesta on käytössä uusin versio. Version ajantasaisuuden voi tarkistaa etsimällä sovellus sovelluskaupasta. Mikäli sovellukseen on saatavilla päivitys, sovelluksen tiedoissa näkyy Päivitä-painike.
Seuraavaksi, suorita sovelluksen päänäkymässä tietojen synkronointi painamalla ruudulla tyhjää kohtaa, ja vetämällä alaspäin. Tietojen päivitystä vetämällä alaspäin voi myös kokeilla näkymässä missä olet (esim. tapahtumalistalla), jolloin näkymän tiedot päivittyvät.
Jos kaikki mielestäsi tarpeellinen toiminnallisuus ei näy, tekemäsi kirjaus ei näy, et voi muokata tai aloittaa kirjausta tai sovelluksen käytössä on muita ongelmia, ole ensin yhteydessä organisaatiosi pääkäyttäjään, esihenkilöösi tai siihen henkilöön, jolta sait tunnukset.
Tukiportaalistamme tuki.maxtech.fi voit etsiä tietoa tai olla yhteydessä käyttötukeemme sähköpostitse tuki@maxtech.fi tai puhelimitse 010 229 6200 (arkisin 08-16).
Maxtech-mobiilisovelluksen tuntikirjaustoiminto mahdollistaa työaikamerkintöjen ja poissaolokirjausten tekemisen ajasta ja paikasta riippumatta sekä tehtyjen kirjausten tarkastelun ja korjaamisen kirjausmallien ja käyttäjän oikeuksien sallimissa rajoissa. Kirjausasetukset (esimerkiksi kirjaustapa, kirjattavat tiedot, pakolliset tiedot) määritellään kirjausmalleilla.
Sovellus toimii tarvittaessa offline-tilassa, jolloin tiedot päivittyvät web-järjestelmään laitteen päästessä verkkoon.
Tuntikirjauksen käyttäminen vaatii käyttäjältä moduulin Tuntikirjaus (mobiili).
Alla olevissa kuvauksissa henkilö tarkoittaa Maxtech-mobiilisovellukseen kirjautuneena olevaa käyttäjään liitettyä henkilöä.
Yleistä tietoa tapahtumien kirjaamisesta
Tuntikirjauksessa tapahtuman aloitus- ja lopetusaika syötetään ennen tapahtuman tallentamista. Reaaliaikakirjauksessa tapahtuma aloitetaan ja lopetetaan erikseen tapahtuman alkaessa ja päättyessä. Jos sijaintitietojen tallennus on valittu käyttöön mobiilisovelluksen asetuksissa, reaaliaikakirjauksille tallennetaan aloituksen ja lopetuksen yhteydessä sijaintitiedot. Kirjausmallin asetuksista riippuen puuttuvista sijaintitiedoista voi tulla varoitus tai kirjaaminen voidaan estää kokonaan. Tuntikirjauksille sijaintitietoa ei tallenneta.
Käyttäjän moduuleista ja kirjausmallin asetuksista riippuen tapahtumalle voi lisätä myös palkka- ja/tai laskutusrivejä.
Jos henkilön asetuksissa on asetettu siirtymät käyttöön, ne luodaan reaaliaikakirjauksissa asetusten mukaisesti kirjausten väliin. Tuntikirjauksille siirtymiä ei tallenneta.
Maxtech-mobiilisovelluksella tehdyt tuntikirjaukset ja reaaliaikakirjaukset tallennetaan järjestelmään omina kirjaustapoinaan, joten ne on helppo tunnistaa esimerkiksi bruttopalkkaraportilta tarkasteltaessa.
Sovelluksen päänäkymä
Tapahtuma kirjataan napauttamalla kirjausmallipainiketta ja täyttämällä tiedot tarpeelliselta osin. Kirjausmallin asetukset määrittävät, mitä tietoja tapahtumalle voidaan ja mitä on pakko kirjata (katso asetusten tarkemmat kuvaukset asetuksista ja niiden vaikutuksista Kirjausmallit-sivulta). Lisäksi töiden ja yksittäisten seurantatasojen (esimerkiksi Asiakkaat) valinnoissa näkyvät valittavana vain ne, joihin käyttäjällä on oikeudet.
Tuntikirjauksen aloittaminen
Seurantatasot suodattuvat ylhäältä alas eli ylempänä oleva valinta suodattaa alempana olevaa valintaa. Jos esimerkiksi työlle A on lukittu asiakas B ja työn valinta on ennen asiakkaan valintaa (Työ-kenttä on Asiakas-kentän yläpuolella), työn A valitseminen asettaa asiakkaan B valituksi ja estää sen vaihtamisen. Jos asiakkaan valinta on ennen työn valintaa, pitää asiakkaan B olla valittuna, jotta työn A voi valita. Jos asiakasta ei ole valittu tai joku muu asiakas on valittuna, ei työtä A voi valita.
Uutta kirjausta tehdessä oletusvalinnat työlle, kohteelle, työluokalle ja kustannuspaikalle haetaan henkilön asetuksista. Oletukset täytetään näkyvillä oleville kentille.
Valitse näkyvissä oleviin kenttiin tarvittavat tiedot ja huomioi, että punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Napauta sitten Aloita-nappia.
Käynnissä olevat kirjaukset
Jos kirjautuneella henkilöllä on käynnissä (tapahtumalla on alkuaika, mutta ei loppuaikaa) yksi tai useampi tapahtuma, ne näytetään tuntikirjauksen päänäkymän yläreunassa.
Jos tapahtumaan on liitetty kirjausmalli, johon käyttäjällä on oikeudet, tapahtumaa pääsee muokkaamaan napauttamalla sitä. Jos käynnissä olevaan tapahtumaan ei ole liitetty kirjausmallia, johon käyttäjällä on oikeudet, tapahtuman voi päättää, mutta sitä ei voi muokata. Kirjausmallittomia tapahtumia voi syntyä esimerkiksi aloitettaessa tapahtuma web-käyttöliittymästä.
Tapahtumat
Tapahtumat-painikkeesta aukeaa tapahtumalista, josta voi tarkastella ja muokata henkilön tapahtumia. Näkymän alareunassa näytetään valitun aikavälin työaika eriteltynä eri aikatapahtumille. Alempana olevassa kuvassa suurennettuna ”Valitun aikavälin tunnit”.
Oikealla olevasta hammasratas-painikkeesta voit vaihtaa mm. tapahtumien otsikkotietoa tarpeittesi mukaan sekä voit valita tapahtumalistalla näkyviä tietoja.
Voit valita, näytetäänkö mobiilitapahtumalistalla kirjatut tunnit vai laskennassa käytetyt tunnit. Kun valitsetlaskennassa käytetyt tunnit, mobiilisovelluksessa näkyvät samat tuntimäärät, jotka näkyvät bruttopalkkaraportin maksuun menevien sarakkeessa.
Voit muuttaa mobiilitapahtumalistalla oletuksena näytettäviä tunteja Web-järjestelmässä seuraavasti: Asetukset > Mobiilisovelluksen hallinta > Mobiilitapahtumalistalla näkyvät tunnit (oletus).
Voit tarkistaa mobiilisovelluksen tapahtumalistan asetuksista, kumpi näyttötapa on käytössä.
Tapahtumien suodattaminen
Voit suodattaa tapahtumalistan näkymää aikavälillä sekä tietyllä tapahtuman tyypillä.
Sovelluksen asetukset
Maxtech-mobiilisovelluksen asetuksissa voi asettaa sijaintitietojen tallennuksen käyttöön tuntikirjauksen reaaliaikakirjauksille (ei tuntikirjauksille), QR- ja NFC-kirjauksille ja työvuorolistan kirjauksille. Jos Tallenna sijaintitiedot reaaliaikakirjauksille -valinta on valittu, sijaintitieto tallennetaan tapahtuman aloituksen ja lopetuksen yhteydessä. Tallennettua sijaintitietoa voi tarkastella esimerkiksi Tapahtumalistalta.
Tapahtumailmoituksille on erillinen sijainnin tallennusvalinta Tallenna sijaintitiedot reaaliaikakirjauksille. Jos tämä on valittu, tapahtumailmoitukseen tallennetaan laitteen sijainti ilmoituksen lähetyshetkellä. Tämä mahdollistaa sijainnin käyttämisen tapahtumailmoituksissa ilman, että sitä on pakko käyttää tuntikirjauksissa.
Asetuksista näkee myös sovelluksen versionumeron.
Jos asetus on päällä ja paikkatietoa ei löydy, näytetään seuraavanlainen ilmoitus, tällöin pitää laittaa paikkatieto päälle puhelimen asetuksista (se, mistä asetus löytyy, riippuu puhelimen mallista).
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tehtyjä kirjauksia voidaan tarkastella sekä tarvittaessa muokata ja hyväksyä useilla eri tavoilla. Tuntiraportilta tapahtumat näkee taulukkomuodossa. Tuntiraportti löytyy valikossa Raportit > Tuntiraportti.
Tuntiraportin asetukset
Pääset muokkaamaan tuntiraportin asetuksia sivun oikeassa yläkulmassa olevasta asetukset-napista. Nämä asetukset koskevat kaikkia organisaatiosi käyttäjiä.
Raportin näkyviä sarakkeita voit muokata taulukon oikeasta ylänurkassa olevasta sinisestä sarakkeet-painikkeesta. Voit esimerkiksi piilottaa sarakkeita, jotka eivät ole teillä käytössä. Voit tallentaa omat sarake-asetukset tai organisaation oletukset.
Tuntien tarkastaminen
Valitse haluamasi suodattimet ja aikaväli ja klikkaa Haku-nappia. Raportille suodattuu tapahtumat valittujen suodattimien mukaan. Tarkista kirjaukset ja mikäli haluat tarkastella tapahtumaa tarkemmin tai muokata sitä, niin klikkaa -painiketta rivin alusta. Joitain kenttiä, kuten aloitus- ja lopetusaikaa voi muokata klikkaamalla kyseisessä sarakkeessa olevaa kynän kuvaa.
Raportin Tila-sarakkeessa näkyvät kuvakkeet kertovat seuraavaa:
Kello kertoo, missä tilassa tapahtuma on (pyydetty/suunniteltu/toteutunut).
Peukalo+numero kertoo millä tasolla tapahtuma on hyväksytty.
Kynä kertoo onko tapahtumaa muokattu.
Saat lisätietoa tapahtuman hyväksyjästä tai muokkaajasta, kun viet kursorin kuvakkeen päälle.
Tuntien hyväksyminen, hylkääminen ja kommentointi
Valitse kaikki tarkastetut tapahtumat
Klikkaa Toiminnot valituille -nappia
Valitse Sisäinen hyväksyntä taso
Mikäli hyväksyt väärän tapahtuman niin tapahtumalle voi lisätä hylkää -merkinnän. Muutoin hyväksyntää ei saa ”peruttua”. Mikäli hylkäät tapahtuman tietystä syystä niin voit lisätä tapahtumalle myös kommentin, joka näkyy myös työntekijän tuntiraportilla.
Tapahtumien muokkaaminen
Yksittäisen tapahtuman muokkaaminen onnistuu klikkaamalla -painiketta rivin alusta.
Voit muokata tapahtumalle esimerkiksi seurantatasoja, ohjaus- ja palkkatietoja sekä tarkistaa tapahtuman historiatiedot.
Tapahtumia on mahdollista muokata myös massamuokkauksella esimerkiksi tilanteissa, joissa tapahtumalta puuttuu jokin tarvittava tieto kuten asiakas tai työ, tai halutaan asettaa tapahtumille palkanlaskennan ohjaustietoja, tai luoda kopioita valituista tapahtumista. Massamuokkauksella voidaan laajasti muokata eri osioita, mikä mahdollistaa monipuolisen ja tehokkaan tapahtumien muokkaamisen.
Valitse kaikki tapahtumat, joita haluat muokata
Klikkaa Toiminnot valituille -nappia
Klikkaa Muokkaa -nappia
Muokkaa valittuja tapahtumia -valikko aukeaa
Valitse muutettava tieto halutuista valikoista
Tallenna muutokset
Tallennuksen jälkeen asetukset päivittyvät kaikille aiemmin valituille tapahtumille paikoilleen.
Tuntien raportointi
Tunnit voidaan viedä halutuksi tiedostoksi klikkaamalla raportin yläpuolella olevia kuvakkeita. Tiedostoon muodostuu raportilla näkyvät tapahtumat. Klikkaamalla tiedoston tyyppiä Xml Csv Pdf Excel
Matkalaskuja voidaan muodostaa paikantimen tallentamista ajoista tai lisäämällä manuaalisesti matkoja sekä korvauksia matkalaskulle. Ajotapahtumista muodostettava matkalasku lisää matkat automaattisesti ajotapahtumien mukaan. Ateriakorvauksen ja päivärahan laskennan perusteena käytetään henkilölle asetettua tukikohtaa ja paikkatietoa. Matkalaskuille on mahdollista liittää kuitteja ja muita tositteita. Matkalaskuja voidaan tarkastaa ja hyväksyä sekä lähettää ne edelleen sähköisesti maksuohjelmaan.
Jos ajo on luokiteltu esimerkiksi ”Yksityisajoksi”, se saattaa olla piilotettu oletusnäkymästä käyttöoikeuksien vuoksi. Poista kaikki ajoluokkaan liittyvät rajaukset suodattimista.
Päivitä selain
Joskus selainnäkymä voi jäädä jumiin. Päivitä sivu tai kirjaudu tarvittaessa ulos ja takaisin sisään.
Viimeisin tiedon vastaanotto
Mikäli olet pääkäyttäjä niin tarkista milloin järjestelmä on viimeksi vastaanottanut tietoa paikantimelta. Voit tarkistaa sen valikossa Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Paikantimet > Viimeisin tiedon vastaanotto -sarake.
Virransaanti
Tarkista saako laite virtaa, eli palaako laitteessa mikään valo?
Laite ei saa virtaa: selvitä onko virtajohto kunnolla asennettu ja onko laite sekä johto päällisin puolin ehjiä. Mikäli laite näyttäisi olevan päällisin puolin kunnossa tulisi varmistaa, että virtalähde (ajoneuvon 12v-pistoke / OBD-pistoke / sulake) antaa virtaa. Jos mahdollista niin kytke paikannin toiseen ajoneuvoon ja katso saako laite virtaa.
Laite saa virtaa: kokeile siirtää paikannin toiseen paikaan ajoneuvon kojelaudalla. Paikantimen toimintaa voi häiritä jokin toinen sähköinen laite. Mikäli ajoneuvossa on lämmitettävä tuulilasi tulisi paikannin siirtää mahdollisimman lähellä sivuikkunaa. Lämmitettävä tuulilasi heikentää laitteen toimivuutta.
HUOM! Maxtech-tuki voi tarkastella raakatietoja ja selvittää, onko ajoja tallentunut järjestelmään. Huomioithan kuitenkin, että tuki ei voi palauttaa ajoja, jotka on tietoturvasyistä (esim. GDPR-pyynnöt) poistettu pysyvästi tietokannasta.
Jos mikään yllä olevista vaiheista ei ratkaissut ongelmaa, voit olla yhteydessä Maxtechin käyttötukeen tuki@maxtech.fi tai soittamalla 010 229 6200 (arkisin klo 8–16)
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Ajot tallentuvat järjestelmään automaattisesti, kun paikannin on kytketty virtaan. Paikantimen keinukytkimellä valitaan haluttu ajoluokka. Valitse siis ajon aluksi haluamasi ajoluokka ja voit lähteä ajamaan.
Ajotapahtumille tallentuu päivämäärä ja kellonaika, aloitus- ja lopetusosoite, henkilö, ajoneuvo, kilometrit, ajoluokka ja matkan tarkoitus. Ajotapahtumien tarkastelu tehdään web-järjestelmässä tai Maxtech-mobiilisovelluksella.
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Ajoja voidaan tarkastella Web-järjestelmässä valikossa Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja ja Maxtech-mobiilisovelluksessa valikossa Ajopäiväkirja > Ajotapahtumat.
Tarkastelu ja raportit
Voit ladata ajopäiväkirjan tiedostoksi haluaamasi tiedostomuotoon klikkaamalla tiedostotyypin nimeä (Xls, Csv, Pdf tai Excel). Ajopäiväkirja sisältää verottajan vaatimat tiedot.
Ajoneuvopaikannus > Ajopäiväkirja:raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, matkamittarilukema, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.
Ajojen suodattaminen
Valitse Ajoluokka suodattimeen Työajot- ja Aikaväli -suodattimeen haluamasi päivämäärät > klikkaa tämän jälkeen Haku-painiketta. Ajopäiväkirjalle ladataan kaikki Työajot-ajoluokalla ajetut ajot. Mikäli organisaatiossa on useampi henkilö niin voit käyttää myös Henkilö tai Ajoneuvo -suodatinta.
Ajoraportti: raportilla näkyy ajoneuvo, henkilö, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, ajoaika, aikaväli seuraavan ajon alkuun ja matkan tarkoitus. Ajoraportti sivun asetuksista (hammasrataskuvake) on mahdollista lisätä näkyviin keski- ja huippunopeus.
Voit tarkastella ajoa myös klikkamalla toiminnot-sarakkeen karttanäppäintä, jolloin avautuvalla kartalla näkyy ajettu reitti. i-näppäimestä näet ajon sijaintitietoja.
Muokkaaminen ja ajojen lisääminen
HUOM! Suosittelemme puuttuvien ajojen lisäämistä suoraan matkalaskulle, koska käsin lisätylle ajolle ei tallennu reittiä, jolloin esimerkiksi päivärahojen laskenta ei onnistu.
HUOM! Paikannin saattaa hetkellisesti menettää yhteyden verkkoon, tässä tapauksessa ajot puskuroidaan ja ne palautuvat järjestelmään yhteyden palautuessa.
Ajotapahtumaa voi muokata klikkaamalla toiminnot sarakkeen paperin ja kynän kuvaa.
Ajotapahtumat: voi lisätä manuaalisesti ajotapahtumia klikkaamalla Lisää-nappia. Lisäksi voi massamuokata useampaa ajoa kerralla valitsemalla halutut ajotapahtumat ja klikkaamalla Muokkaa tietoja -nappia. Voit muokata seuraavia tietoaja; ajoluokka, km-korvaus ja matkan tarkoitus. Voit halutessasi yhdistää haluttuja ajotapahtumia, jolloin valituista ajotapahtumista luodaan yksi ajosessio. Voit tarkistaa ajotapahtumien paikkatietojen eheyden ”GPS-hyppyjen” varalta.
HUOM! Jos pääkäyttäjämuokkaa käyttäjän olemassa olevia ajoluokkia ja vaihtaa ajoluokaksi ”Yksityisajot (reitti näytetään vain määritellylle käyttäjälle)”, on tärkeää ottaa huomioon seuraavat seikat:
Ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät jatkossa vain pääkäyttäjälle – alkuperäinen käyttäjä ei näe niitä enää. Ominaisuus toimii oikein vain, jos ajoneuvolle määritelty käyttäjä tekee itse muutoksen ajoluokkaan. Tällöin ajot muuttuvat yksityisiksi ja näkyvät vain kyseiselle käyttäjälle, eivät pääkäyttäjälle.
Ajotapahtumia voi muokata myös massatoimintona. Valitse halutut rivit tai ”Valitse kaikki” Ruudukon alapuolelta. Paina Muokkaa.
Jos organisaatiolla on käytössä vain yksi ajoluokka ajopäiväkirjalla, jätä ensimmäinen kenttä oletusasetukseen 1 muokatessasi ajoluokkaa. Jos organisaatiolla on käytössä useampi ajoluokka (kuten edellisessä kuvassa), valitse mitä ajoluokkaa muutetaan vaihtamalla numero saraketta vastaavaksi. Muuta kenttään ”Älä muuta nykyistä arvoa” haluttu ajoluokka. Voit myös muokata muita kuvassa näkyviä kenttiä. Paina lopuksi Tallenna, niin kaikki valitut rivit muutetaan.
Maxtech-mobiilisovellus
Ajotapahtumalla näkyy ajoneuvo, päivämäärä, aloitus- lopetusaika, ajoluokka, lähtö- ja loppuosoite, asiakas, kohde, kuljettu matka, matkan tarkoistus sekä km-korvaus.
