Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:
tuotteet
moduulit
Työaika™ ja Työvuorot™
Työvuorolista(mobiili) Työvuoron aloittaminen ja lopettaminen työvuorolistalta(mobiili)
Kirjaudu Maxtech-mobiilisovellukseen käyttäjätunnuksillasi, jonka organisaatiosi pääkäyttäjä on lähettänyt sähköpostiiisi.
Kirjautumisen jälkeen ruudulla näkyy ne toiminnot, joihin käyttäjällä on oikeus. Kuvan tilanteessa käyttäjällä on oikeus tapahtumien tarkasteluun (Tapahtumat) ja Työvuorolistaan. Klikkaa Työvuorolista-painiketta.
3. Työvuorolistan kautta voi kirjata tunteja suunnitelluille vuoroille. Aloita-painike on näkyvissä, kun kyseinen vuoro on aloitettavissa (esim. saman päivän aikana tai tietyn aikaikkunan sisällä):
4. Kun vuoro on käynnissä, se voidaan lopettaa Työvuorolista-näkymän kautta Lopeta-painikkeella tai mobiilisovelluksen etusivulla painamalla Käynnissä olevaa kirjausta ja valitsemalla Lopeta. Vuoron aloituksen voi perua painamalla Peruuta ruudun alalaidassa näkyvässä ilmoituksessa (ilmoitus näkyy vain muutaman sekunnin ajan).
Kuljettajan kirjautuminen NFC-leimauksen avulla on toiminto, joka kuuluu Maxtechin Ajoneuvopaikannus+™ lisätuotteeseen. Lisätuote puolestaan täydentää ajoneuvopaikannustuoteperheen perustuotteita, joita ovat Ajoneuvopaikannus™, Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ sekä Automaattinen ajopäiväkirja™.
Toiminnon avulla on mahdollista vaihtaa helposti ajoneuvon aktiivista eli kirjautunutta kuljettajaa ja asettaa kuljettajakohtainen oletusajoluokka ja matkan tarkoitus ajoille, joita kirjautunut kuljettaja ajaa.
Toiminto perustuu NFC-tunnistetarraan, NFC-toiminnolla varustettuun Android- tai iOS-matkapuhelimeen, Maxtech-mobiilisovellukseen sekä Maxtech Pro -järjestelmään.
Tämä koulutus on tehty NFC-leimausten näkökulmasta, mutta sama toiminnallisuus toimii myös QR-tunnisteilla.
HUOM! Tämä kuljettajaksi kirjautuminen NFC-leimauksen avulla -toiminnallisuus ei vaihda ajoneuvolle kiinnitettyä käyttäjää. Tämän johdosta tätä toimintoa ei voida käyttää tilanteissa, joissa ajoja pitää pystyä näyttämään vain määritellylle kuljettajalle.
Esivaatimukset
Maxtech Pro -asiakkuus ja organisaatio
Vähintään yksi ajoneuvopaikannin on käytössä
Ajoneuvopaikannus+™ -lisätuote aktivoitu käyttöön
Organisaatioon on perustettu käyttäjiä
Käyttäjätyypiltään joko Profiilikäyttäjiä, Pääkäyttäjiä tai Käyttäjiä
Käyttäjillä on oikeus omaan henkilöön ja ajoneuvoihin, joihin he kirjautuvat
Organisaatiolle ja käyttäjälle on aktivoitu moduulit
NFC-tunnisteiden lisäys (mobiili)
Maxtech Pro -kuljettajan tunnisteet (hallinta)
Kuljettajaksi kirjautuminen leimaamalla (mobiili)
Suositellaan myös Ajopäiväkirja (mobiili) -moduulia aktivoitavaksi
Huolehdi käyttäjäoikeuksista, että käyttäjällä on aktivoitu moduuli NFC-tunnisteiden lisääminen (mobiili)
Avaa Maxtech-mobiilisovellus ja kirjaudu sisään
Valitse sovelluksen valikosta Ylläpito-toiminto ja tämän jälkeen “NFC-tunnisteiden lisääminen”
Leimaa uusi NFC-tunniste eli lue se järjestelmään
Järjestelmä antaa sille numeron – kirjaa se tunnisteen taakse. Lyijykynä toimii tässä parhaiten. Mikäli Maxtech on jo valmiiksi lukenut tunnisteet järjestelmään, löydät numeron tunnistetarran selkäpuolelta.
Kuljettajan tunnisteet on mahdollista tuoda myös ulkoisesta tiedostosta. Tuonti tehdään web-käyttöliittymässä klikkaamalla sivun oikeassa reunassa olevaa Tiedon tuonti -painiketta. Tuonnissa tulee käyttää ladattavaa mallitiedostoa, jotta tuonti onnistuu.
Käyttöönotto Vaihe 2: Toiminnon, ajoneuvon ja ajoluokan sitominen tunnisteeseen
Järjestelmään luettu tunniste löytyy web-käyttöliittymästä kohdasta: Hallinta > Laitteet ja tunnisteet > Maxtech Pro -tunnisteet
Aseta sieltä muokkaamalla tunnisteeseen haluttu toiminto. Tässä tapauksessa: Ajoneuvon kuljettajaksi kirjautuminen. Aseta myös samalla ajoneuvo, johon tunniste kiinnitetään.
Voit halutessasi asettaa tunnisteen taakse myös kiinteän ajoluokan.
Käyttöönotto Vaihe 3: Tunnisteen kiinnittäminen ajoneuvoon
Kiinnitä tunniste ajoneuvoon paikkaan, josta leimaaminen on helppo suorittaa.
Käyttöönotto Vaihe 4: Konfigurointi
Muokkaa ajoneuvon tietoja kohdasta Hallinta > Paikannus ja kalustonhallinta > Ajoneuvot > Muokkaa
Aseta Kiinteä kuljettaja = Ei. Tämä mahdollistaa sen, että kuljettajan voi vaihtaa leimaamalla
Voit asettaa myös tarvittaessa ajan, jonka jälkeen kuljettaja kirjataan ulos ajoneuvosta
Siirry Ohjaustiedot -välilehdelle ja muokkaa ajoneuvolle haluttu Oletusajoluokka, joka palautetaan ajoneuvolle käyttöön, kun kuljettaja kirjautuu ulos ajoneuvosta
Muokkaa henkilöiden tietoja kohdasta Hallinta > Henkilöstö
Mene Ajot ja matkalaskut -välilehdelle, josta löytyy kohta Ajoluokka (oletus) ja Matkantarkoitus (oletus)
Aseta näihin käyttäjän haluamat oletusarvot, jotka aktivoituvat kun käyttäjä kirjautuu leimaamalla ajoneuvon kuljettajaksi
Käyttö (Kuljettaja)
Käyttäjä leimaa Maxtech-mobiilisovelluksella tunnistetarraa, joka asettaa käyttäjän ajoneuvon kuljettajaksi
Mikäli tunnisteeseen on sidottu kiinteä ajoluokka, tämä aktivoituu ajoneuvolle
Mikäli tunnisteeseen ei ole sidottu kiinteää ajoluokkaa, asetetaan ajoluokaksi henkilön takaa oletusajoluokka
Leimauksen yhteydessä asetetaan myös matkan tarkoitus henkilön tiedoista
Huom! Ajoneuvon kuljettajaksi kirjautuminen pitää tehdä ennen matkan alkua
Mikäli käyttäjä haluaa vaihtaa ajon ajoluokkaa matkan jälkeen, tämä onnistuu Maxtech-mobiilisovelluksen avulla valitsemalla Ajopäiväkirja > Ajotapahtumat ja muokkaamalla sieltä ajon tietoja
Huom! Tämä vaatii Ajopäiväkirja (mobiili) -moduulin aktivoimisen käyttäjälle
Tyypillisiä ongelmatilanteita
Kuljettajan vaihto epäonnistuu. Tämä voi johtua seuraavista asioista:
Kuljettajan vaihtamiseen tarvittavaa moduulia ei ole päällä (tämän sovellus tarkistaa ja ilmoittaa erikseen).
Ajoneuvossa on kiinteä kuljettaja-asetus -> Kyllä (tämän pitää siis olla Ei -asennossa)
Käyttäjällä ei ole oikeutta ajoneuvoon tai henkilöön (käyttäjäoikeuksista pitää antaa oikeus)
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Tapahtumailmoitukset-toiminnolla voi raportoida kentältä / työkohteista ilmoituksia tai hälytyksiä, jotka on syytä huomioida kentällä työskennellessä. Tapahtumailmoitukseen vaadittavat tiedot voi helposti konfiguroida vastaamaan organisaation tarvetta, jotta tärkeää tietoa ei jää syöttämättä.
Tapahtumailmoituksia voi syöttää kätevästi mobiilisovelluksesta ja ne näytetään karttanäkymissä.
Tapahtumailmoitukset -toiminnon käyttö edellyttää Maxtech-mobiilisovellusta sekä tapahtumailmoitukset -moduulin aktivointia. Aktivoinnin voit pyytää käyttötuesta lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@maxtech.fi.
Tapahtumailmoitustyyppien määrittäminen
Järjestelmässä on valmiiksi määriteltyjä tapahtumailmoitustyyppejä, joita voit käyttää sellaisenaan. Voit myös luoda omia tapahtumailmoitustyyppejä tarpeen mukaan. Tapahtumailmoitustyyppejä hallitaan valikosta Tapahtumailmoitukset > Tapahtumailmoitustyypit.
Tapahtumailmoitustyypin lisääminen
Uuden tapahtumailmoitustyypin voit lisätä siirtymällä kohtaan Tapahtumailmoitustyypit ja klikkaamalla Lisää-painiketta.
Jos asetukseksi valitaan Ilmoita henkilöille, jotka vastaanottavat esimiesviestejä = Kyllä, tapahtumailmoituksesta lähetetään viesti kaikille käyttäjille, joilla esimiesviestien vastaanotto on käytössä. Mikäli tätä asetusta ei haluta käyttää, vastaanottajat voidaan määritellä kenttään Muut määritellyt vastaanottajat (email).
Tapahtumailmoitusmallin lisääminen
Voit lisätä uuden tapahtumailmoitusmallin klikkaamalla Lisää-painiketta ilmoitusmallien näkymässä. Ilmoitusmallissa määritellään, mitä kenttiä tapahtumailmoituksessa täytetään. Kentät voidaan asettaa pakollisiksi ja niiden järjestystä voidaan muuttaa. Ilmoitusmallille voidaan myös määrittää käyttäjäprofiili, jos halutaan rajata mallin näkyvyys tietyille käyttäjäprofiileille.
Ilmoituksen asetukset -välilehdellä määritellään tarkemmin sallitut tapahtumailmoitustyypit, näytettävät kentät, tallennetaanko kirjaavan henkilön yksikkö sekä sallitaanko ajan muokkaaminen. Lisäksi välilehdellä voidaan määrittää, kenelle tapahtumailmoituksesta lähetetään viesti automaattisesti, kenelle viestin lähettäminen on sallittua, sekä esimiehet joille viestin lähettäminen on sallittua.
HUOM! Näytettävät kentät -valikkoon asetetut tiedot vaikuttavat siihen, mitä kenttiä tapahtumailmoitukselle tulee asettaa. Nämä vaikuttavat myös mobiilisovellukseen. Jos tapahtumailmoitukselle ei ole tarvetta asettaa esimerkiksi saapumis -ja poistumisaikaa, voidaan nämä jättää näytettävistä kentistä pois.
Vaadi oikeudet henkilöön -asetuksella voidaan määrittää, kenelle tapahtumailmoitus näytetään. Jos valittuna ”ei”, käyttäjän tekemä tapahtumailmoitus näkyy myös muille käyttäjille, joille tapahtumailmoitusmalli on sallittu. Tapahtumailmoitusten näkyvyyttä käyttäjille rajoittaa myös yksikkö, asiakas ja kohde, eli jos käyttäjällä ei ole oikeutta asiakkaaseen, johon tapahtumailmoitus on tehty, sitä ei näytetä vaikka asetus olisi ei-asennossa.
Jos valittuna ”kyllä”, pitää olla oikeus tapahtumailmoituksen henkilöön. Yleisimmin oikeus tapahtumailmoituksen tekijään on tekijällä itsellään ja esimerkiksi esimiehellä.
Tapahtumailmoitukset
Lähetettyjä tapahtumailmoituksia voi tarkistella tapahtumailmoitukset sivulla. Jos tapahtumalle on asetettu sijaintitieto, saat avattua karttanäkymän Karttalinkki -sarakkeesta. Mahdolliset liitetiedostot, kuten tallennetut kuvat avautuvat Liitetiedostot -sarakkeesta. Jos haluat lähettää tapahtumailmoituksen eteenpäin, voit lähettää sen suodaan klikkaamalla Viestintä -sarakkeesta Lähetä sähköpostia. Tapahtumailmoitukset voi myös viedä erilliseen tiedostoon painamalla PDF -vienti painiketta.
Mobiilisovelluksessa tapahtumailmoituksia voi lähettää päänäkymästä omasta toiminnosta Tapahtumailmoitukset. Valikossa näytetään kaikki lähetettävissä olevat tapahtumailmoitukset.
Mikäli halutaan, että mobiilisovelluksesta saadaan tapahtumailmoitukselle paikkatieto, joka voidaan näyttää kartalla, täytyy sovelluksen asetuksista sallia sijaintitiedot. Tapahtumailmoituksen lisäämisen yhteydessä voidaan valita, että sijaintitieto tallennetaan tapahtumailmoitukselle. Tapahtumailmoitukselle voidaan syöttää tietoja tapahtumailmoitusmallin asetusten mukaisesti. Liitteen (kuvan, tiedoston, kamerasta) voit lisätä plus-ikonia painamalla.
Sijaintitiedoin tallennettu tapahtumailmoitus näkyy puhelimen karttanäkymässä -kuvakkeena. Tapahtumailmoituksen tiedot voi tarkistaa klikkaamalla kuvaketta. Ilmoituksen tarkemmat tiedot voi avata myös klikkaamalla Avaa -painiketta.
Sijaintitiedoin tallennetut tapahtumailmoitukset näkyvät myös Kartta -näkymässä web -järjestelmästä, josta niitä voi avata tarkempaa tutkimista varten klikkaamalla tapahtumailmoituksen kuvaketta.
Maxtech-mobiilisovelluksen Työt-toiminnossa työtä napauttamalla aukeaa työn tarkempien tietojen tarkastelunäkymä, jossa seuraavia tietoja päästään syöttämään, mikäli ne on työn kirjausmallille sallittu: Asiakas, Kohde, Projekti, Työluokka, Kustannuspaikka ja Lisätiedot.
Työlle kirjattavien seurantatasojen määrittäminen
Mene valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit > lisää kirjausmalli ja valitse kirjausasetuksiin ne seurantatasot joita työlle voidaan kirjata > Tallenna
Mene valikossa Hallinta > Työt > Lisää uusi työ tai muokkaa olemassa olevaa > valitse Seurantatasot-välilehti > valitse Kirjausmalli-asetukseen lisäämäsi kirjausmalli > Tallenna
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja on ratkaisu erityisesti katujen ja pihojen kunnossapitotöihin liittyvien tapahtumien automaattiseen keräämiseen, lisätietojen syöttöön ja helppoon raportointiin.
Hiekoitus- ja aurauspäiväkirja™ perustuu GPS-paikkatietoon, jota ajoneuvoon asennettu paikannin vastaanottaa lähettää edelleen palvelimelle. Ajot muodostuvat järjestelmään automaattisesti. Ajot voidaan eritellä ajoluokkien mukaan paikantimen keinukytkimellä esimerkiksi hiekoitus-, auraus- tai siirtymäajoiksi. Ajoja voidaan tarkastella ajopäiväkirjalta ja siitä on myös mahdollista tilata raportti suoraan sähköpostiin kerran kuussa. Ajotiedoista voidaan muodostaa kohderaportti, josta saadaan tiedot esimerkiksi käyntikerroista tai kohteessa vietetystä ajasta. Ajoja voi tarkastella reaaliaikaisesti tai halutulla aikavälillä myös karttanäkymässä.
Hiekoitus- ja aurausäiväkirja™ sisältää ajoneuvoon asennettavan paikantimen sekä virtajohdon OBD-porttiin, kiinteästi sulakkeelle, USB-porttiin tai tupakansytyttimeen liitettävä. Web-käyttöliittymän sekä Maxtech-mobiilisovelluksen käyttöoikeuden.
Maxtech-mobiilisovellus sisältää useita eri toimintoja ja on konfiguroitavissa eri asiakkaiden tarpeisiin, jotta tietyille käyttäjäryhmille saadaan haluttu toiminnallisuus käyttöön. Sovelluksen käyttäminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan.
Järjestelmästä toimitettu käyttäjätunnus
Sovelluksen käyttö alkaa siitä, että käyttäjälle on toimitettu organisaation pääkäyttäjän toimesta salasanan vaihtolinkki sähköpostitse tai tekstiviestillä. Sähköpostiviestissä on mainittu käyttäjätunnuksesi, ja sinun täytyy asettaa salasanasi painamalla ”Aseta salasana”-linkkiä. Viesti sisältää myös sovelluksen latauslinkit Android- ja iOs-puhelimille.
”Aseta salasana”-linkki ohjaa sinut pro.maxtech.fi-sivustolle, jossa salasanan vaihto tapahtuu. Osalla käyttäjistä on myös web-toiminnallisuutta käytettävissä, mutta jos käytössä on pelkkä mobiilisovellus, web-portaaliin kirjautuminen ei onnistu.
Azure AD -kirjautuminen
Mikäli organisaationne käytössä on Azure AD -kirjautuminen ja se on konfiguroitu toimimaan yhteen Maxtechin järjestelmän kanssa, et tarvitse erillistä Maxtechin järjestelmän toimittamaa käyttäjätunnusta ja salasanaa vaan käyttäjätunnuksenasi toimii tyypillisesti etunimi.sukunimi@domain.fi -tyyppinen sähköpostiosoite ja kirjautuminen tapahtuu Microsoftin Azure AD:n kautta. Voit tässä tapauksessa siirtyä suoraan kohtaan Maxtech-mobiilisovelluksen käyttöönotto.
Maxtech-mobiilisovelluksen käyttöönotto
Lataa sovellus puhelimesi sovelluskaupasta klikkaamalla alla olevaa linkkiä.
Sovelluksen voi myös etsiä ja asentaa sovelluskaupasta. Se löytyy hakusanalla ”maxtech”. Asenna sovellus puhelimeesi.
Kirjaudu sovellukseen käyttäen käyttäjätunnustasi ja salasanaasi. Kirjoita käyttäjätunnus ja klikkaa Jatka-painiketta, kirjoita sen jälkeen salasanasi. Jos salasanasi on unohtunut, pääset vaihtamaan sen klikkaamalla Unohditko salasanasi -painiketta tai tästä linkistä.
Kirjautumisen jälkeen siirryt sovelluksen päänäkymään, jossa näet sinulle aktivoidut toiminnot. Toiminnot riippuvat siitä, mitkä käyttäjätunnuksellesi on asetettu käyttöön. Jos toiminto puuttuu, ole yhteydessä esimieheesi tai tahoon, joka lähetti tunnuksen sinulle.
Yleisimpiä toimintoja ovat tuntikirjaus, työvuorolista ja tuntikirjaus tarra- tai QR-koodileimauksella. Ohjeita muihin käyttötapoihin voit etsiä täältä. Käyttäjä voi tarkastella tehtyjä kirjauksia sekä muokata niitä kirjausmallien ja käyttäjäasetusten sallimissa rajoissa tapahtumalistalta. Sovelluksen toimintojen käyttäminen edellyttää käyttäjälle aktivoituja moduuleja. Käytettävissä olevia toimintoja hallitaan web-käyttöliittymästä organisaation pääkäyttäjän toimesta.
Sijaintitiedon tallennus leimauksille
Sijaintitiedot voi asettaa tallentumaan sovelluksen asetuksista. Sijaintitieto tallennetaan kirjauksen aloituksen ja lopetuksen yhteydessä.
Toimintaongelmatilanteessa
Jos kohtaat käytössä ongelmatilanteen, toimi seuraavasti.
Tarkista ensin, että sovelluksesta on käytössä uusin versio. Version ajantasaisuuden voi tarkistaa etsimällä sovellus sovelluskaupasta. Mikäli sovellukseen on saatavilla päivitys, sovelluksen tiedoissa näkyy Päivitä-painike.
Seuraavaksi, suorita sovelluksen päänäkymässä tietojen synkronointi painamalla ruudulla tyhjää kohtaa, ja vetämällä alaspäin. Tietojen päivitystä vetämällä alaspäin voi myös kokeilla näkymässä missä olet (esim. tapahtumalistalla), jolloin näkymän tiedot päivittyvät.
Jos kaikki mielestäsi tarpeellinen toiminnallisuus ei näy, tekemäsi kirjaus ei näy, et voi muokata tai aloittaa kirjausta tai sovelluksen käytössä on muita ongelmia, ole ensin yhteydessä organisaatiosi pääkäyttäjään, esihenkilöösi tai siihen henkilöön, jolta sait tunnukset.
Tukiportaalistamme tuki.maxtech.fi voit etsiä tietoa tai olla yhteydessä käyttötukeemme sähköpostitse tuki@maxtech.fi tai puhelimitse 010 229 6200 (arkisin 08-16).
Työajanseuranta mahdollistaa lakisääteisen työaikakirjanpidon tekemisen reaaliaikaisesti tai jälkikäteen paikasta riippumatta sekä kattavan raportoinnin kirjauksista. Kirjauksiin voidaan aikatietojen lisäksi liittää tarpeen mukaan erilaisia tunnisteita ja lisätietoja (kuten asiakas ja kohde) esimerkiksi raportointia varten. Järjestelmän asetuksilla voidaan määrittää, mitä tietoja missäkin kirjaustilanteessa sallitaan ja/tai pakotetaan syöttämään.
Tapahtumia voi tarkastella ja tarvittaessa muokata käyttöoikeuksien sallimissa rajoissa kalenterinäkymässä sekä listamuodossa. Kirjatut tapahtumat voidaan tarkastaa ja hyväksyä tai tarvittaessa hylätä korjattaviksi.
Työajanseuranta-tuoteperheeseen kuuluvat Maxtech Työaika™ ja Maxtech Työaika+™ -tuotteet. Lue lisää Työajanseuranta-tuoteperheestämme kotivuiltamme.
Maxtech-mobiilisovelluksen tuntikirjaustoiminto mahdollistaa työaikamerkintöjen ja poissaolokirjausten tekemisen ajasta ja paikasta riippumatta sekä tehtyjen kirjausten tarkastelun ja korjaamisen kirjausmallien ja käyttäjän oikeuksien sallimissa rajoissa. Kirjausasetukset (esimerkiksi kirjaustapa, kirjattavat tiedot, pakolliset tiedot) määritellään kirjausmalleilla.
Sovellus toimii tarvittaessa offline-tilassa, jolloin tiedot päivittyvät web-järjestelmään laitteen päästessä verkkoon.
Tuntikirjauksen käyttäminen vaatii käyttäjältä moduulin Tuntikirjaus (mobiili).
Alla olevissa kuvauksissa henkilö tarkoittaa Maxtech-mobiilisovellukseen kirjautuneena olevaa käyttäjään liitettyä henkilöä.
Yleistä tietoa tapahtumien kirjaamisesta
Tuntikirjauksessa tapahtuman aloitus- ja lopetusaika syötetään ennen tapahtuman tallentamista. Reaaliaikakirjauksessa tapahtuma aloitetaan ja lopetetaan erikseen tapahtuman alkaessa ja päättyessä. Jos sijaintitietojen tallennus on valittu käyttöön mobiilisovelluksen asetuksissa, reaaliaikakirjauksille tallennetaan aloituksen ja lopetuksen yhteydessä sijaintitiedot. Kirjausmallin asetuksista riippuen puuttuvista sijaintitiedoista voi tulla varoitus tai kirjaaminen voidaan estää kokonaan. Tuntikirjauksille sijaintitietoa ei tallenneta.
Käyttäjän moduuleista ja kirjausmallin asetuksista riippuen tapahtumalle voi lisätä myös palkka- ja/tai laskutusrivejä.
Jos henkilön asetuksissa on asetettu siirtymät käyttöön, ne luodaan reaaliaikakirjauksissa asetusten mukaisesti kirjausten väliin. Tuntikirjauksille siirtymiä ei tallenneta.
Maxtech-mobiilisovelluksella tehdyt tuntikirjaukset ja reaaliaikakirjaukset tallennetaan järjestelmään omina kirjaustapoinaan, joten ne on helppo tunnistaa esimerkiksi bruttopalkkaraportilta tarkasteltaessa.
Sovelluksen päänäkymä
Tapahtuma kirjataan napauttamalla kirjausmallipainiketta ja täyttämällä tiedot tarpeelliselta osin. Kirjausmallin asetukset määrittävät, mitä tietoja tapahtumalle voidaan ja mitä on pakko kirjata (katso asetusten tarkemmat kuvaukset asetuksista ja niiden vaikutuksista Kirjausmallit-sivulta). Lisäksi töiden ja yksittäisten seurantatasojen (esimerkiksi Asiakkaat) valinnoissa näkyvät valittavana vain ne, joihin käyttäjällä on oikeudet.
Tuntikirjauksen aloittaminen
Seurantatasot suodattuvat ylhäältä alas eli ylempänä oleva valinta suodattaa alempana olevaa valintaa. Jos esimerkiksi työlle A on lukittu asiakas B ja työn valinta on ennen asiakkaan valintaa (Työ-kenttä on Asiakas-kentän yläpuolella), työn A valitseminen asettaa asiakkaan B valituksi ja estää sen vaihtamisen. Jos asiakkaan valinta on ennen työn valintaa, pitää asiakkaan B olla valittuna, jotta työn A voi valita. Jos asiakasta ei ole valittu tai joku muu asiakas on valittuna, ei työtä A voi valita.
Uutta kirjausta tehdessä oletusvalinnat työlle, kohteelle, työluokalle ja kustannuspaikalle haetaan henkilön asetuksista. Oletukset täytetään näkyvillä oleville kentille.
Valitse näkyvissä oleviin kenttiin tarvittavat tiedot ja huomioi, että punaisella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Napauta sitten Aloita-nappia.
Käynnissä olevat kirjaukset
Jos kirjautuneella henkilöllä on käynnissä (tapahtumalla on alkuaika, mutta ei loppuaikaa) yksi tai useampi tapahtuma, ne näytetään tuntikirjauksen päänäkymän yläreunassa.
Jos tapahtumaan on liitetty kirjausmalli, johon käyttäjällä on oikeudet, tapahtumaa pääsee muokkaamaan napauttamalla sitä. Jos käynnissä olevaan tapahtumaan ei ole liitetty kirjausmallia, johon käyttäjällä on oikeudet, tapahtuman voi päättää, mutta sitä ei voi muokata. Kirjausmallittomia tapahtumia voi syntyä esimerkiksi aloitettaessa tapahtuma web-käyttöliittymästä.
Tapahtumat
Tapahtumat-painikkeesta aukeaa tapahtumalista, josta voi tarkastella ja muokata henkilön tapahtumia. Näkymän alareunassa näytetään valitun aikavälin työaika eriteltynä eri aikatapahtumille. Alempana olevassa kuvassa suurennettuna ”Valitun aikavälin tunnit”.
Oikealla olevasta hammasratas-painikkeesta voit vaihtaa mm. tapahtumien otsikkotietoa tarpeittesi mukaan sekä voit valita tapahtumalistalla näkyviä tietoja.
Voit valita, näytetäänkö mobiilitapahtumalistalla kirjatut tunnit vai laskennassa käytetyt tunnit. Kun valitsetlaskennassa käytetyt tunnit, mobiilisovelluksessa näkyvät samat tuntimäärät, jotka näkyvät bruttopalkkaraportin maksuun menevien sarakkeessa.
Voit muuttaa mobiilitapahtumalistalla oletuksena näytettäviä tunteja Web-järjestelmässä seuraavasti: Asetukset > Mobiilisovelluksen hallinta > Mobiilitapahtumalistalla näkyvät tunnit (oletus).
Voit tarkistaa mobiilisovelluksen tapahtumalistan asetuksista, kumpi näyttötapa on käytössä.
Tapahtumien suodattaminen
Voit suodattaa tapahtumalistan näkymää aikavälillä sekä tietyllä tapahtuman tyypillä.
Sovelluksen asetukset
Maxtech-mobiilisovelluksen asetuksissa voi asettaa sijaintitietojen tallennuksen käyttöön tuntikirjauksen reaaliaikakirjauksille (ei tuntikirjauksille), QR- ja NFC-kirjauksille ja työvuorolistan kirjauksille. Jos Tallenna sijaintitiedot reaaliaikakirjauksille -valinta on valittu, sijaintitieto tallennetaan tapahtuman aloituksen ja lopetuksen yhteydessä. Tallennettua sijaintitietoa voi tarkastella esimerkiksi Tapahtumalistalta.
Tapahtumailmoituksille on erillinen sijainnin tallennusvalinta Tallenna sijaintitiedot reaaliaikakirjauksille. Jos tämä on valittu, tapahtumailmoitukseen tallennetaan laitteen sijainti ilmoituksen lähetyshetkellä. Tämä mahdollistaa sijainnin käyttämisen tapahtumailmoituksissa ilman, että sitä on pakko käyttää tuntikirjauksissa.
Asetuksista näkee myös sovelluksen versionumeron.
Jos asetus on päällä ja paikkatietoa ei löydy, näytetään seuraavanlainen ilmoitus, tällöin pitää laittaa paikkatieto päälle puhelimen asetuksista (se, mistä asetus löytyy, riippuu puhelimen mallista).
Kirjausmalleja hallinnoidaan valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit. Kirjausmalleilla hallinnoidaan tuntikirjausten asetuksia. Kirjausmallit määrittävät, mitä tietoja kirjauksille saa ja mitä täytyy syöttää ja millä tavalla ja millä laitteilla ne voidaan syöttää. Kirjausmallien käyttöä voidaan rajata käyttäjäprofiileittain. Lisäksi Maxtech Pro -leimauslaitteiden asetuksissa voidaan asettaa erikseen laitekohtaisia rajoituksia laitteella käytettäville kirjausmalleille.
Kirjausmallin lisääminen
Mene valikossa Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit > klikkaa Lisää-painiketta. Kenttien merkitys selitetty alapuolella.
Kenttä
merkitys
Nimi
Tämä nimi näkyy Maxtech-mobiilisovelluksella sekä leimauslaitteella. Poissaoloille voi määrittää oman kirjausmallin esim ”Poissaolot”
Lisätiedot
Vapaa tekstikenttä johon voi kuvata kirjausmallin sisältöä. Kenttä näkyy vain web-järjestelmässä.
Käyttötavat
Valinnalla määritelllään onko kirjausmalli käytössä mobiilisovelluksessa vai kellokorttilaitteella tai molemmissa
Kirjaustavat
Valinnalla määritetään, voiko tunteja kirjata reaaliaikaisesti, jälkikäteen (tuntikirjaus) vai sekä-että. Kellokorttilaitteilla voi käyttää vain kirjausmalleja, joissa kirjaustavaksi on valittu reaaliaikakirjaus (yksinään tai yhdessä tuntikirjauksen kanssa), koska kellokorttilaitteilla ei ole tukea tuntikirjaukselle.
Käyttäjäprofiilit
Jos kirjausmallille asetetaan yksi tai useampi käyttäjäprofiili, se on käytettävissä vain niille käyttäjille, joilla on käytössä joku kyseisistä käyttäjäprofiileista.
Organisaation oletuskirjausmalli
Organisaation oletuskirjausmalli tallennetaan tapahtumille tilanteissa, joissa käyttäjä ei voi kirjauksen yhteydessä valita kirjausmallia. Vain yksi kirjausmalli voi olla asetettuna organisaation oletuskirjausmalliksi. Jos toinen kirjausmalli valitaan oletukseksi, valinta poistuu aiemmin valitulta.
Järjestysnumero
Tällä voidaan vaikuttaa kirjausmallien järjestykseen mobiilisovelluksessa tai leimauslaitteessa.
2. Määritä kirjausasetukset
kenttä
merkitys
Valittavissa olevat tapahtumatyypit
Rajoittaa, minkä tyyppisiä tapahtumia kirjausmallilla voi kirjata. Tyypillinen käyttötapa on esimerkiksi eritellä työ- ja poissaolotyyppiset tapahtumat eri kirjausmalleille, koska niistä ei yleensä kirjata samoja tietoja (työlle kirjataan tyypillisesti paljon tarkempia tietoja, kuten laskentatunnisteita).
Jos kirjausmallille on valittu vain yksi tapahtumatyyppi, se tulee automaattisesti valituksi tuntikirjauksessa.
Näytettävät kentät ja laskentatunnisteet
Valinnalla valitaan, mitkä kentät ovat näkyvissä kirjausta tehdessä.
Kenttien asetukset
Valinta määrittää kenttien järjestyksen ja pakollisuuden. Kentät voi järjestää haluamaansa järjestykseen vetämällä ja pudottamalla. Järjestys vaikuttaa kirjaukseen siten, että ylempänä olevan kentän valinta suodattaa alempia kenttiä.
Kenttien asettaminen pakolliseksi estää tallentamasta kirjausta täyttämättä pakollisia tietoja.
Kirjaukseen voivat näiden asetusten lisäksi vaikuttaa myös esimerkiksi valitun työn asetukset. Jos kirjausmalli ja muut asetukset ovat ristiriidassa, tiukin vaatimus on voimassa. Esimerkiksi, jos työluokka-kenttä ei ole pakollinen kirjausmallin asetuksissa, mutta on pakollinen työn asetuksissa, tulee se kirjattaessa pakolliseksi kyseinen työn ollessa valittuna.
Salli tauon kirjaaminen
Jos on valittu kyllä, kirjaukselle voidaan syöttää tauko. Muuten tauot kirjataan erillisinä tapahtumina.
Näytä palkkakirjaus
Mahdollistaa palkkarivien lisäämisen kirjauksen yhteydessä. Palkkariveille voidaan kirjata niitä palkkalajeja, joille on palkkalajien asetuksissa valittu Käytössä mobiilikäyttöliittymässä = kyllä kyseisen palkkalajin asetusten mukaisesti.
Näytä laskutuskirjaus
Mahdollistaa laskutusrivien lisäämisen kirjauksen yhteydessä. Laskutusriveillä kirjaukselle voi lisätä yhden tai useamman tuotteen, jonka asetuksissa on valittu Käytössä mobiilikäyttöliittymässä = kyllä. Tuotteen hinta ja yksikkö haetaan kirjaukselle tuotteen tiedoista.
Salli päättyneiden tapahtumien muokkaus
Mikäli valitanta on Kyllä, kirjausmallilla tehtyjä kirjauksia voi muokata. Jos on valittu ei, kirjausmallilla tehtyjä kirjauksia ei voi muokata mobiilisovelluksen tapahtumalistalta. Muokkaus tulee tällöin tehdä tapahtuman suunnittelunäkymää käyttäen.
REAALIAIKAKIRJAUKSEN ASETUKSET
Aloitusajan muokkaus / Lopetusajan muokkaus
Mahdollistaa aloitus- ja/tai lopetusaikojen (ja päivämäärien ) muokkaamisen reaaliaikakirjauksen ollessa käynnissä.
Tätä voidaan käyttää esimerkiksi kellokortilla, jos henkilö (jolla ei ole mobiilisovellusta käytettävissä) aloittaa työnsä muualla ja tulee kesken päivän toimistolle leimaamaan. Tällöin hän voi korjata aloitusajan oikeaksi suoraan laitteella.
KELLOKORTTILAITTEEN ASETUKSET
Näytä työmääräimet aloitusnäkymässä
Näyttää henkilön leimatessa hänelle sellaiset työmääräimet, mihin hänet on määritelty työmääräimen Henkilöstö-välilehdellä. Tämä asetus vaikuttaa toistaiseksi vain kellokorttilaitteisiin.
Hae suunniteltua työmääräintä leimatessa seurantasot suoraan suunnitelmalta
Asetuksella voidaan määrittää, haetaanko seurantatasot suunnitellulta työvuorolta vai työmääräimeltä.
Tapahtumatyyppien asetukset
Suunta valittavissa Mahdollistaa kyseisen tapahtumatyypin kirjaamisen automaatti täytöllä. Omat Ulos- ja Sisään -painikkeet. Kompakti suunnan valinta Näyttää pelkästään tapahtumatyypin nimen, jota klikkaamalla näytetään Ulos- ja Sisään -painikkeet Näytä tapahtuman ollessa käynnissä Näyttää tapahtumatyypin Ulos- ja Sisään -painikkeet kun tapahtuma on käynnissä ja suoritetaan leimaus
Varoita, jos sijaintitieto ei ole saatavilla: Sijaintitietoa ei vaadita, mutta puuttuvasta sijaintitiedosta varoitetaan kirjauksen yhteydessä. Estä kirjaaminen, jos sijaintitieto ei ole saatavilla: Sijaintitieto vaaditaan aina Lisätietoa: Sijantivaatimusten asettaminen
Aluerajoitettu työaikakirjaus
Asetuksella voidaan estää kohteen ulkopuolella kirjaaminen kohteiden aluerajoitusasetusten mukaisesti.
Salli tapahtuman manuaalinen lopettaminen mobiilisovelluksessa käytettäessä NFC-tunnistetta, QR-koodia tai leimauslaitetta
Mikäli asetus on Ei-asennossa NFC-tunnisteelta, QR-koodista tai leimauslaiteelta aloitettu tapahtuma näytetään mobiilisovelluksessa, mutta sen manuaalinen lopettaminen on estetty ja lopetus tehdään tunnisteella leimaamalla.
Kytke paikanninlaitteen virtakaapeli tupakansytyttimeen, USB-porttiin, OBD-liittimeen tai asenna paikanninlaite suoravirtaan. Huom, mikäli paikanninlaite on kytketty tupakansytytin- tai USB-kaapelilla, laitteella kestää hetki paikkatiedon saamiseksi auton käynnistyttyä.
Virran saatuaan paikanninlaite kytkeytyy GPS-verkkoon. Koska laitteessa on sisäiset GPS- ja GSM-antennit, paikannin tulee asentaa auton kojelaudalle paikkaan, jossa sen yläpuolella ei ole metallia.
Haluttu ajoluokka valitaan keinukytkimellä.
Tila-LEDin vilkkuessa laite kommunikoi järjestelmän kanssa.
Asennuksen jälkeen varmistu siitä, että ajot tallentuvat järjestelmään.
Web-järjestelmä
Organisaatiosi on perustettu pro.maxtech.fi-järjestelmään niillä tiedoilla, jotka olet tilausvaiheessa antanut. Pääset kirjautumaan pro.maxtech.fi sivustolle käyttäjätunnuksellasi, joka on toimitettu ilmoittamaasi sähköpostisosoitteen.
Maxtech-mobiilisovellus
Voit ladata ja asentaa Maxtech-mobiilisovelluksen sovelluskaupasta.
Pääset kirjautumaan sovellukseen samoilla tunnuksilla kuin web-järjestelmään.
