Projektit
Projektinhallinta-toiminto on tarkoitettu organisaation projektien suunnitteluun, hallintaan sekä projekteihin käytettyjen tuntien seurantaan. Tässä artikkelissa on esitelty projektien keskeiset toiminnot yleisellä tasolla.
Tuotteet ja moduulit
Tämä toiminnallisuus kuuluu seuraaviin tuotteisiin ja vaatii toimiakseen seuraavat moduulit:
| TUOTTEET | MODUULIT |
|---|---|
| Työaika+™ | Projektinhallinta Alaprojektit Projektit, Projektit (Hallinta) |
Uuden projektin lisääminen
Lisätäksesi uuden projektin paina Lisää -painiketta, jolloin lisäysnäkymä aukeaa.
Anna projektille kaikki tarvittavat tiedot. Voit lisätä projektille esimerkiksi asiakkaan, vastuuhenkilön, suunnitellun aloituksen, suunnitellun valmistumisen, budjetoidut tunnit sekä sopimuksen arvon. Nämä tiedot tukevat projektin tehokasta suunnittelua ja seurantaa. HUOM! Jos projektin tila on lukittu, sille ei voi lisätä tunteja tuntikirjauksella.
Voit myös tuoda projektit järjestelmään klikkaamalla Tiedon tuonti -painiketta. Tuonnissa tulee käyttää ladattavaa mallitiedostoa, jotta tuonti onnistuu.
Projektin vaiheet
Alaprojektit ovat projektin osakokonaisuuksia, jotka voidaan erottaa omiksi tehtäväkokonaisuuksikseen esimerkiksi aikataulun, resurssien tai vastuuhenkilöiden perusteella. Alaprojektien avulla laajempi projekti on helpompi jäsentää ja hallita vaiheittain tai osa-alueittain.
Esimerkki: Rakennusprojekti (esimerkiksi omakotitalon rakentaminen)
Rakennusprojekti voidaan jakaa alaprojekteihin seuraavasti:
- Suunnittelu: arkkitehtisuunnitelmat, rakennusluvat ja viranomaisasiointi
- Maanrakennus: pohjatyöt, perustusten teko
- Runko ja katto: runkorakenteet, vesikaton rakentaminen
- Sähkö- ja LVI-työt: sähköasennukset, putkityöt ja ilmanvaihto
- Sisätyöt: seinien ja kattojen pinnoitukset, lattiat, kiintokalusteet
- Pihan viimeistely: nurmetus, kiveykset, istutukset ja muut ulkotyöt
Lisätäksesi uuden alaprojektin siirry Projektin vaiheet -välilehdelle ja paina Lisää -painiketta.
Lisää kaikki tarvittavat alaprojektit ja anna niille kaikki tarvittavat tiedot. Pakollisia tietoja ovat Nimi, Tila ja Lukittu. Kaikki muut kentät ovat vapaaehtoisia. HUOM! Jos projektin tila on lukittu, sille ei voi lisätä tunteja tuntikirjauksella.
Esimerkkinä kaikki Rakennusprojektille lisätyt projektin vaiheet (alaprojektit).
Voit lisätä alaprojektille kirjattavia töitä Tehtävät -välilehdellä.
Esimerkiksi Suunnittelu -alaprojektille lisättäviä töitä voisi olla Arkkitehtisuunnitelmat ja Rakennusluvat ja viranomaisasiointi.
Lisää kaikille alaprojekteille tarvittavat työt edellä kuvatun mukaisesti. Muista antaa kaikille töille tarvittavat ohjaustiedot niiden omilla välilehdillään.
Huom! Tehtäville lisätyt työt tulevat näkyviin myös Hallinta > Työt -valikkoon, josta niitä voidaan tarvittaessa muokata.
Projektin lisääminen työlle
Olemassa olevalle työlle voi lisätä projektitiedon Hallinta > Työt -sivulla avaamalla työn muokattavaksi, siirtymällä Seurantatasot-välilehdelle ja asettamalla projektitiedon paikoilleen. Tarvittaessa voidaan valita myös projektin vaihe, mutta tämä ei ole pakollista, jos projektille halutaan kirjata esimerkiksi muita seurattavia töitä, joille ei ole erillistä alaprojektia.
Tarkistuspisteet
Projekteille ja alaprojekteille voidaan määritellä tarkistuspisteitä, joille voidaan asettaa määräpäivä (deadline). Tarkistuspisteet auttavat seuraamaan projektin etenemistä ja varmistamaan, että tärkeät vaiheet valmistuvat aikataulussa.
Lisätietoa-välilehdelle voidaan tarvittaessa tallentaa projektia koskevaa lisätietoa.
Tällä välilehdellä voidaan myös määrittää projektin työluokka sekä asettaa Merkinnän tyyppi -oletusarvo, jota käytetään uusia merkintöjä luotaessa.
Työajan kirjaaminen projektille
Varmista ensin, että kirjausmallin asetuksissa kohdassa Näytettävät kentät ja laskentatunnisteet on valittuna myös Projektit, jotta työaikaa voidaan kirjata halutulle projektille. Jos käytät työajan kirjaamiseen Maxtech -mobiilisovellusta ja NFC-tunnisteita tai QR-koodeja, voit lisätä projektitiedon myös suoraan tunnisteelle.
Kun kirjaat projektin eri vaiheille tunteja, näkyvät projektille kirjatut toteutuneet tunnit Projektit -sivulla.
Voit tarkastella myös eri alaprojekteille kirjattuja tunteja avaamalla projektin muokattavaksi ja siirtymällä Projektin vaiheet -välilehdelle.
Tuntien tarkempi erittely raporteilta
Siirry haluamallesi raportille ja suodata raportti halutun projektin ja/tai alaprojektin mukaan, jolloin näkymään muodostuu tarkempi erittely projektille kirjatuista tunneista.
