Työvuorojen julkaiseminen työntekijöille (Maxtech Easy)
Tämä ohje koskee Maxtech Easy Työvuorot™ -tuotetta.
Työvuorot voidaan julkaista järjestelmässä, jolloin työntekijät pääsevät käyttöoikeuksiensa puitteissa tarkastelemaan niitä työvuorolistalta web-käyttöliittymässä ja/tai mobiilisovelluksessa. Tämän rinnalla tai sijaan työvuorolistan voi myös lähettää ajastetusti tai käsin työntekijöiden sähköposteihin.
Työvuorojen julkaiseminen järjestelmässä
Jos työvuorot halutaan julkaista määriteltynä ajankohtana (esimerkiksi kun työvuorolista on suunniteltu tietylle ajalle ja tarkastettu) käsin, kannattaa työvuorot suunnitella valmistelu-tilaan (valitsemalla tapahtuman tila -valintaan valmistelu – tämän voi myös laittaa oletukseksi järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeen takaa avautuvista asetuksista Kalenteri-kohdan alta). Tässä tilassa olevat työvuorot eivät näy järjestelmässä työntekijöille. Kun työvuorosuunnitelma on valmis, voidaan se julkaista muuttamalla vuorojen tilaksi suunniteltu. Tämä onnistuu helposti esimerkiksi Kalenteri-näkymässä hakemalla julkaistava aikaväli näkyviin, painamalla kalenterin vasemman ylänurkan valintapainiketta, joka valitsee kaikki tapahtumat ja valitsemalla Toiminnot valituille tapahtumille -valikosta Merkitse suunnitelluksi. Tämän jälkeen vuorot näkyvät työntekijöille (ellei käyttäjäprofiilin asetuksissa ole rajoitettu näkyvyyttä, ks. alla).
Vaihtoehtoisesti työvuorot voidaan julkaista halutulle aikavälille automaattisesti asettamalla työntekijäkäyttäjien käyttäjäprofiilin asetuksiin Rajoita tulevien ja menneiden tietojen näkyvyyttä -asetus päälle ja valitsemalla haluttu näkyvyysaika. Tällöin vuorot voidaan suunnitella suoraan suunniteltu-tilaan ja ne tulevat näkyviin asetusten mukaisesti.
Työvuorolistojen lähettäminen sähköpostilla
Työvuorot voidaan järjestelmässä julkaisemisen sijaan tai sen lisäksi lähettää työntekijöille sähköpostiin Työvuorolista-näkymästä. Sähköpostit voidaan lähettää ajastetusti tai käsin.
Työvuorolistan lähetys sähköpostiin ajastetusti
Työvuorolistan lähetys voidaan ajastaa avaamalla järjestelmän oikean ylänurkan -kuvakkeesta avautuvat asetukset ja painamalla Työvuorolista-toiminnon asetusten alta Työvuorolistan ajastettu lähetys -kohdasta Ajastuksen asetukset -painiketta. Ajastuksia voidaan tehdä useita, jos esimerkiksi eri henkilöstöryhmille tai eri kohteiden työntekijöille halutaan lähettää työvuorolistat eri aikoina ja/tai erilaisilla asetuksilla.
Työvuorolistan lähetys sähköpostiin käsin
Työvuorolista voidaan vaihtoehtoisesti lähettää käsin valitsemalla haluttu aikaväli näkymän suodattimesta ja painamalla Lähetä sähköpostiin -painiketta.