Käyttöopas: Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™
Tämä ohje koskee Maxtech Pro™ -palvelua. Maxtech Easy™ käyttäjille on olemassa erilliset ohjeet.
Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™-laajennuksella saat eri toimintoihin mahdollisuuden muodostaa laskutusaineistoa kirjatuille tapahtumille. Laskutusaineiston voi viedä yleisimpiin laskutusohjelmiin integraation avulla.
Tässä oppaassa neuvotaan, miten saadaan olemassa oleville, asiakkaille kohdistetuille kirjauksille muodostettua laskutusaineisto.
Perustietojen hallinta
Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™-tuote vaatii asiakkaiden ja tuotteiden syöttämisen järjestelmään. Laskutusrivien muodostumista kirjatuille riveille ohjataan työn asetuksilla.
Asiakkaiden ja tuotteiden syöttäminen järjestelmään
Hallinta > Asiakkaat-sivulla voit lisätä järjestelmään asiakkaat, joille haluat muodostaa laskutusaineiston. Syötä vähintään asiakkaan nimi. Jos aineisto viedään integraatiolla laskutusjärjestelmään asiakasnumeron täytyy täsmätä kohdejärjestelmän asiakasnumeron kautta. Tarkista muut tarpeelliset tiedot integraatiokohtaisesta ohjeesta.
Laskutus > Tuotteet-sivulle syötetään tuotteet, joita järjestelmässä halutaan kirjata ja muodostaa niille laskutusrivejä. Syötä vähintään tuotteen nimike ja tuotenumero, joka täsmää kohdejärjestelmän tuotenumeroon. Tuotteelle voit syöttää myös muita tietoja, kuten toimittajan tuotenumeron, yksikön ja pyöristyssääntöjä. Tuotteen asetuksiin määritetään myös, näytetäänkö tuotetta kirjattavana mobiilisovelluksessa.
Vinkki! Hyödynnä tarvittaessa tiedon tuonti-toiminnallisuutta, jolla voit tuoda tuotteet ja asiakkaat kätevästi excel-muodossa laskutusjärjestelmästä.
Töiden ja kirjausten muodostaminen järjestelmään
Laskutusaineiston muodostamisen ytimessä ovat työt. Laskutusaineiston muodostamiseen liittyvät asetukset löytyvät töiden takaa. Töille voi tehdä kirjauksia mobiilisovelluksen tuntikirjauksella, työvuorolistan kautta tai web-tuntikirjauksella. Kirjausmalleilla määritetään eri kirjaustavoissa näkyvät kentät.
Aikaveloitteisen työn laskutus
Aikaveloitteisen työn laskutus tarkoittaa, että reaaliaikaisesti tai jälkikäteen kirjatulle tapahtumalle muodostetaan automaattisesti kuluneen ajan mukainen laskutusrivi. Tapahtumalle muodostettavien laskutusrivien asetuksia muokataan työltä.
Varmista, että työt on tallennettu järjestelmään, ne ovat valittavissa kirjausmallilla ja näkyvät henkilöille.
Tehdään esimerkiksi ”Tuntilaskutettava työ”, joka näkyy kaikkien työntekijöiden mobiilisovelluksessa kirjattavana. Kirjaukselle on valittava asiakas ja syötettävä tekstimuotoinen lisätieto kun kirjaus tehdään. Laskutus muodostetaan kirjattujen tuntien mukaan.
Hallinta > Työt: Lisää työ.
- Syötä työn nimi ja tarvittaessa työnumero
- Vaadi seuraavat tiedot tuntikirjauksessa: Nämä tiedot vaaditaan kun juuri tälle työlle tehdään kirjauksia. Jos halutaan, että vaaditut tiedot ovat samat mille tahansa kirjaukselle, muutoksen voi tehdä myös kirjausmallille.
- Työn laskutukseen liittyvät asetukset
- Tuote (aikaveloitteinen työ): Valitse tähän mikä tuote muodostuu laskutusriville. Tuotteita voi lisätä Laskutus -> Tuotteet-sivulla.
- Työtuntien minimilaskutus per tapahtuma (tarvittaessa): Voit määrittää minimilaskutusmäärän.
- Laskutusajan pyöristäminen: Voidaan määrittää, että aika pyöristyy automaattisesti.
Hallinta > Työaika ja palkat > Kirjausmallit:
- Lisää työ-kenttä kirjausmallille, jotta työn valinta näkyy valitussa kirjaustavassa.
- Näytä laskutuskirjaus valinnalla saat laskutusrivien syöttämisen näkyviin käyttäjille.
- Lisää ohjeita kirjausmallien muokkaamiseen löydä täältä.
Kertaveloitteisen työn laskutus
Työn asetuksilla mahdollistuu myös ajasta riippumaton kertaveloitus. Tätä käytetään tilanteessa, jossa halutaan tietoon käynnin kesto, mutta asiakasta laskutetaan käyntiperustaisesti.
Lopputulos laskutusraportilla:
Lisäpalkkarivien syöttäminen
Lisäpalkkariveillä voi mobiilisovelluksessa kirjata esimerkiksi kilometrikorvauksia tai tarvikkeita aikaveloitteisen laskutusrivin kylkeen.
Tällaisia tuotteita voidaan hallita Hallinta -> Tuotteet-sivulla. Tehdään esimerkiksi tuote, jolla voi kirjata mobiilisovelluksella kilometrikorvauksia. Syötetään tuotenumero (joka vastaa laskutusohjelman tuotenumeroa), nimike, yksikkö ja määritetään, että tuotteelle voi kirjata laskutusrivejä mobiilinäkymässä.
Vinkki! Jos laskutusohjelma tämän mahdollistaa, voit tehdä yleisen tuotteen, esimerkiksi nimellä ”Tarvike” ja laittaa nimikkeen muokattavaksi. Silloin mobiilisovelluksessa voi kirjata tarvikkeen nimen käsin.
Näkymä mobiilisovelluksessa
Kun asiakkaat, tuotteet, työt ja kirjausmallin asetukset ovat kunnossa, voidaan esimerkiksi mobiilisovelluksen tuntikirjaus-toiminnossa nyt kohdistaa tuntilaskutettavan työn kirjaus asiakkaalle ja kirjata lisäpalkkarivejä.
Laskutusaineiston tarkistaminen laskutusraportilta
Laskutusaineiston tarkistus tapahtuu Laskutus -> Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivulta.
Siniset rivit ovat automaattisesti työn muodostettuja rivejä työn aikaveloitteisen tai kertaveloitteisen työn perusteella muodostettuja, ja mustat rivit ovat manuaalisesti joko mobiilista tai raportilta syötettyjä rivejä.
Laskutusrivejä voi muokata ja lisätä vielä ennen laskutusviennin tekemistä.
Laskutusaineistosiirtojen tekemiseen löydät tarkempia ohjeita täältä.
Huom! Jos käyt muokkaamassa työn, tuotteen tai asiakkaan tietoja, hae raportti uudelleen ja suorita jälkilaskenta!
Maksuttomat lisäominaisuudet
Sopimustöiden laskuttaminen (Jaksottaiset laskutusrivit)
Järjestelmässä on mahdollista muodostaa automaattisesti jaksottaiset palkkarivit. Käyttäminen hoidetaan tyypillisesti näin:
- Luo ”Sopimuslaskutus”-niminen tuote järjestelmään (varmista, että tuotenumero vastaa laskutusohjelmassa olevaa!)
- Luo Sopimuslaskutus-niminen työ järjestelmään. Työn aikatapahtuman tyyppi on jaksottainen laskutustapahtuma. Työntekijöitä ei valita, eli työ ei ole esimerkiksi mobiilisovelluksesta syötettävissä.
3. Asiakkaille määritetään työn laskutus-välilehdelle Jaksottaiset laskutusrivit.
Jaksottaiselle laskutusriville valitaan asiakas, tuote ja muodostuva määrä, sekä kuukauden päivä, jolloin järjestelmä luo tapahtuman automaattisesti vuorokauden vaihtuessa.
Lopputulos laskutusraportilla, yksittäiselle asiakkaalle tehdään jaksottainen laskutustapahtuma-rivi halutulle päivälle:
Jos töitä on useita, joilla on jaksottaisia laskutusrivejä, niitä voi tarkastella kootusti sivulla Laskutus -> Töiden jaksottaiset laskutusrivit.
Työvuoroperustainen laskutus
Työvuorot™-tuotteen avulla laskutusaineisto saadaan muodostumaan suunniteltujen vuorojen keston tai kirjauksen toteutuneen keston mukaisesti.
Siirtymien laskutus
Reaaliaikaisissa tuntikirjaustavoissa on mahdollista muodostaa siirtymät automaattisesti. Siirtymistä on erityisesti hyötyä Työvuorot™-tuotteen kanssa, jolloin vuorojen välille saadaan muodostettua siirtymätapahtumat työvuorosuunnittelun optimointia varten ja laskutettua siirtymätapahtumat asiakkaalta.
Henkilön siirtymät voi kohdistaa kiinteästi tietylle työtehtävälle, joka taas mahdollistaa työn laskutusasetusten soveltamisen siirtymiin. Lyhyesti, on mahdollista muodostaa laskutusrivit automaattisesti siirtymän keston mukaisesti.
- Voidaan estää yli x tuntia kestävien siirtymien muodostaminen järjestelmään
- Voidaan rajoittaa siirtymän enimmäiskestoa
Laskutuksen a-hinnat ja asiakaskohtainen hinnoittelu
Suosittelemme, että laskutuksen a-hintoja hallitaan siihen erikoistuneessa järjestelmässä ja keskitymme itse ydinosaamiseemme, eli työajan ja laskutusrivien keräämiseen kentältä.
Järjestelmä kuitenkin mahdollistaa hyvin kevyen a-hintojen hallinnan, jolla saadaan aikaan esimerkiksi asiakas- ja tuotekohtaiset alennusjaksot ja hintojen korottamisen.
- Erillisen a-hinnan kertaveloituksena tai aikaveloituksena tehdyille töille.
- Myyntihinnan määräytymisen tallentaminen tuotelistaukseen
- Tuotteiden a-hintojen tallentaminen järjestelmään ja näyttäminen raporteilla voimassaolevan hinnoittelun mukaan.
- Tuotteiden asiakaskohtainen hinnoittelu
- Hinnoittelu voimassaolopäivinä, hinnoittelu eri vuorokaudenajoille
Kateraportti (aikatapahtumat)
Kateraportti vaatii toimiakseen Työaika™- ja TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™-tuotteet sekä laskutuksen ja palkanlaskennan a-hinnat.
Kateraportti (aikatapahtumat) mahdollistetaan katteiden laskenta, jossa vertaillaan järjestelmään kerättyjä laskutus- ja palkka-aineistoja ja voidaan siten arvioida asiakkuuden kannattavuutta.
Laskutuksen prosessi
Haluamme auttaa asiakkaitamme muodostamaan tuntien kirjaamiseen, tarkistamiseen ja hyväksymiseen toimivan prosessin!
- Meiltä löydät markkinoiden monipuolisimmat tuntien kirjaustavat, joilla aineisto kerätään reaaliajassa kentältä
- Tuntien tarkistamis- ja hyväksymiskäytännöillä varmistut aineiston oikeellisuudesta. Tuntien hyväksyntämahdollisuus myös mobiilisovelluksessa.
- Selkeä asiakkaiden, tuotteiden ja töiden hallinta ja laskutusraportti.
- Monipuoliset integraatiot laskutuksen ohjelmistoihin.
- Tuntien lukitseminen laskutusaineiston muodostamisen yhteydessä.
- Siirtotiedostolokista tarkastelet helposti vietyjä aineistoja jälkikäteen.