Palkka-aineistosiirtojen yleiset ohjeet

Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä palkka-aineistosiirtoja. Useimmiten vienti on tiedostopohjainen, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään palkanlaskentaohjelmaan. Järjestelmään on tehty myös valmiita, palveluiden välisiä integraatioita, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita.

Alla on kuvattuna palkanlaskentaintegraation käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.

Yleiset palkka-aineistosiirtojen käyttöönotto-ohjeet

Aineiston muodostaminen

• Varmistetaan, että bruttopalkkaraportille muodostuu halutunlainen aineisto
  • Henkilöiden työaikamallit ja työsopimukset ovat kunnossa
  • Henkilön kohdalle on merkattu, että työntekijän palkkarivit viedään palkkojen siirtotiedostoon
  • Aikatapahtumatyyppien asetuksiin on määritetty mitä palkkalajia halutaan käyttää siirrossa.
  • Palkkaerittelyt-sarakkeeseen muodostuu halutut palkkalajit (esim. tuntipalkka, yö- ja iltalisät, vrk-, viikko- ja jaksoylityöt, henkilökohtaiset lisät, työkohtaiset lisät jne.)
• Moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon ja palkkasiirron konfigurointi (Maxtech)
  • Mikäli vienti tukee sftp:tä, toimita tiedot Maxtechille saamasi ohjeen mukaisesti.
• Täydennetään järjestelmään siirron vaatimat tiedot: nämä käyvät ilmi rajapintakuvauksesta. Yleisimmät toimet:
  • Henkilön identifioivan tiedon täsmäyttäminen järjestelmien välillä (esim. hetu tai henkilönumero)
  • Palkkalajin identifioivan tiedon täsmäyttäminen järjestelmien välillä. Nämä syötetään palkkalajien asetuksissa viennin välilehdelle. Ei-vietäville palkkalajeille syötetään palkkalajinumeroksi -1.
  • Seurantatasojen identifioivien tietojen täsmäyttäminen järjestelmien välillä (jos seurantatasoja käytössä). Tällaisia ovat esim. kustannuspaikan, asiakkaan, kohteen tai projektin numero.
• Vientikohtaisten avainten syöttäminen integraatioasetuksiin (Palvelujen välinen tiedonsiirto-tyyppiset viennit)
• Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta bruttopalkkaraportilla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja henkilöstöryhmällä.

Testiviennin tekeminen

• Tarkista aineisto yksityiskohtaisessa näkymässä. Datamäärän ollessa iso, voit hyödyntää yhteenveto-näkymää.
• Tarkista automaattisesti muodostuneet palkkarivit (aikaperusteiset, TES-tulkitut lisät, henkilökohtaiset lisät) ja syötä manuaalisesti syötettävät rivit (nämä vaihtelevat organisaatiosta riippuen)
• Kun olet valmis kokeilemaan vientiä, valitse vietävät rivit ja paina Vie palkkatietoja-painiketta
  • Valitse viennin tyyppi ja vientiasetukset (jos esim. sftp-konfiguroitu)
  • Syötä vientikohtaiset asetukset (Luokkapohjaisissa vienneissä, nämä näkyvät vie palkkatietoja-ikkunassa)
  • Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi)
  • Paina Suorita vienti-painiketta
• Virheiden käsittely
  • Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat henkilö- ja palkkalajinumerot ja puuttuvat vuoron palkkatiedot.
  • Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme
  • Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
  • Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.
• Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
  • Tiedostopohjaiset viennit ilman sftp-konfigurointia pitää siirtää kohdejärjestelmään manuaalisesti.

Viennin tekeminen palkkajaksoittain

• Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
• Valitse vietävät rivit ja paina Vie palkkatietoja-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
  • Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
• Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
• Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
  • Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
• Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.

Suunnittele sisäinen ohjeistus palkkasiirtoja varten

Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi palkanlaskenta onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:

• Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
  • Työntekijät syöttävät tuntinsa reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna palkanlaskentaa varten? Tarvitaanko työntekijältä manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
  • Onko organisaatiossasi esimiehiä, jotka tarkistavat ja hyväksyvät tiiminsä työtunnit ja palkkarivit? Mihin mennessä tämä pitää olla tehtynä?
  • Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia palkanlaskentaan liittyvistä Tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
• Kuka tekee palkkaviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen palkanmaksupäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
• Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
• Käyttötukemme auttaa nopeasti palkkavienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.

Muut palkka-aineistosiirtoihin liittyvät ohjeet

• Tehtyjen siirtojen tarkemmat tiedot näet siirtotiedostolokista.
• Bruttopalkanlaskentaan liittyvä virheilmoituksia ja ratkaisuja
• Ohjeita TES-tulkintaan ja palkkalajien asetuksiin liittyen
• Siirrettävät palkkalajit (palkkalajien ryhmittely): Voidaan määrittää palkkalajiryhmiä, vain niiden