Tapahtumasiirtojen yleiset ohjeet

Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä tapahtumasiirtoja. Tapahtumasiirrot ovat useimmiten tiedostopohjaisia, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään kohdejärjestelmään. Jotkin siirroista ovat palveluiden välisiä, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita.

Alla on kuvattuna tapahtumasiirtojen käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.

Yleiset tapahtumasiirtojen käyttöönotto-ohjeet

Aineiston muodostaminen

• Siirtokohtaisen moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon ja mahdollinen sftp-konfigurointi jos vienti tukee sitä. Aktivoinnin ja konfiguroinnin voi tehdä Maxtech. Moduulin aktivointi tuo näkyviin kaikki siirron vaatimat kentät, jotka kannattaa tarkistaa ihan ensimmäisenä tukiportaalin siirtotiedostokuvauksesta.
• Tapahtumaviennit tehdään tuntiraportilta tai bruttopalkkaraportilta riippuen viennistä. Ajotapahtumasiirrot tehdään ajopäiväkirja-sivulla.
• Varmista, että raportille muodostuu halutunlainen aineisto.
  • Määrittele aikatapahtumatyyppien asetuksiin poissaolon koodi, tämä on yleisin tieto, minkä viennit vaativat. Tarkista kuitenkin rajapintakuvauksesta, onko tämä vaadittu tieto.
  • Organisaatiossa kannattaa olla aktiivisena vain ne aikatapahtumatyypit, joita kirjataan. Kaikkia aikatapahtumatyyppejä ei viedä, ja viennissä käytettävät aikatapahtumatyypit pitääkin merkitä Käytössä tapahtumavienneissä-valinnan avulla.
• Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta viennistä riippuen tuntiraportti- tai bruttopalkkaraportti-sivulla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja tapahtumatyypeillä.

Testiviennin tekeminen

• Tarkista aineisto viennistä riippuen tuntiraportti- tai bruttopalkkaraportin-sivun yksityiskohtaisessa näkymässä.
  • Tarkista tapahtumien kesto ja oikeellisuus.
  • Ku olet valmis kokeilemaan vientiä, paina Vie tapahtumia.
  • Valitse käytettävät vientiasetukset.
  • Valitse viennin tyyppi ja mahdolliset vientikohtaiset asetukset.
  • Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi). Näin toimimalla testisiirto ei merkkaa aineistoa siirretyksi.
  • Paina Suorita vienti-painiketta
• Virheiden käsittely
  • Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat aikatapahtumatyyppien koodit.
  • Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme.
  • Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
  • Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.

Viennin tekeminen halutun syklin mukaisesti

• Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
• Valitse vietävät rivit ja paina Vie tapahtumia-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
  • Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
• Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
• Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
  • Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
• Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.

Suunnittele sisäinen ohjeistus tapahtumasiirtoja varten

Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi aineistojen vienti onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:

• Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
  • Kenen vastuulla on päivittää viennin tarvitsemat tiedot? Ovatko käyttäjätunnukset kunnossa sen osalta?
  • Työntekijät syöttävät laskutettavat tunnit reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna vientiä varten? Tarvitaanko työntekijältä tai työnjohdolta esimerkiksi manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
  • Onko organisaatiossasi esimiehiä, jotka tarkistavat ja hyväksyvät tiiminsä työtunnit? Mihin mennessä tämä pitää olla tehtynä?
  • Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia vientiin liittyvistä tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
• Kuka tekee laskutusaineistoviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen laskutuspäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
• Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
• Käyttötukemme auttaa nopeasti laskutusvienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.