Laskutusaineistosiirtojen yleiset ohjeet

Maxtech-järjestelmässä on eri tyyppisiä laskutusaineistosiirtoja. Laskutusaineistosiirrot ovat useimmiten palveluiden välisiä, joissa hyödynnetään kohdejärjestelmän tunnistautumisavaimia ja niiden avulla aineisto siirtyy suoraan ilman manuaalivaiheita. Pienempi osa siirroista on tiedostopohjaisia, eli muodostetaan rajapintakuvauksen mukainen tiedosto, joka joko manuaalisesti tai sftp-konfiguroinnin avulla siirretään palkanlaskentaohjelmaan.

Alla on kuvattuna laskutusaineistointegraation käyttöönottoprosessi pähkinänkuoressa, sekä kerätty muita hyödyllisiä ohjeita.

Yleiset laskutusaineistosiirtojen käyttöönotto-ohjeet

Aineiston muodostaminen

• Laskutusrivit, -aineistot ja kateraportti™– tuotteen ja siirtokohtaisen moduulin aktivointi asiakkaan organisaatioon. Aktivoinnin voi tehdä Maxtech. Siirtokohtainen moduuli tuo kaikki tarvittavat kentät näkyville. Tarpeettomat kentät voidaan piilottaa käyttöliittymistä. Kenttäkohtaisia ohjeita kannattaa hyödyntää sisäisesti.
• Käyttäjäoikeudet: Aktivoidaan halutuille käyttäjille laskutusraportti, tuotteet ja asiakkaat muokattavaksi niille, jotka tarkistavat laskutusaineiston. Halutuille käyttäjille ja kirjausmalleille aktivoidaan laskutusrivin syöttäminen.
• Varmistetaan, että laskutusraportille muodostuu halutunlainen aineisto
  • Yleisimmin laskutusaineistosiirrot vaativat, että järjestelmään on syötetty asiakkaat ja tuotteet. Asiakkaat ja tuotteet on syötetään järjestelmään, ja tuote-, sekä asiakasnumerot on täsmäytetty vastaamaan kohdejärjestelmän identifioivia numeroita.
  • Rajapintakuvauksen mukaiset tiedot on syötetty järjestelmään. Viennissä tarvittavat kentät riippuvat paljon siitä, mistä viennistä on kyse.
  • Tuoterivi saadaan muodostumaan automaattisesti monella eri tapaa:
    • Kuukausilaskutus: Työn jaksottaisten laskutusrivien kautta, eli tietylle asiakkaalle saadaan tarvittaessa muodostumaan sopimuksen mukainen laskutusrivi kerran kuukaudessa, haluttuna päivänä. (esimerkki: Asiakkaan kanssa sovittu kiinteä kuukausilaskutus)
    • Tuntiveloitus: Määritellään työlle tuote, joka muodostuu aina, kun työlle tehdään kirjaus. (esimerkki: Erillislaskutettavat tuntityöt)
    • Kertaveloitus: Saadaan työn kautta muodostumaan haluttu palkkarivi kerran aina kun kirjaus tehdään. (esimerkiksi: Oven avaus)
    • Manuaalisesti syötetyt laskutusrivit: Näitä voi syöttää mobiili- ja web-käyttöliittymistä. (esimerkiksi: Tarvikkeet tai kilometrikorvaukset)
    • Kirjaustavat pitää miettiä tukemaan laskutusaineiston muodostumista.
  • Muita järjestelmän ominaisuuksia laskutukseen liittyen ovat:
    • Laskutuksen a-hinnat ja asiakaskohtainen hinnoittelu. Suosittelemme, että a-hintoja tai laskutuksen syklisyyttä ei ylläpidetä Maxtechin järjestelmässä, vaan kohdejärjestelmässä, koska todennäköisesti kohdejärjestelmästä löytyy monipuolisemmin vaihtoehtoja ja toiminnallisuutta edistyneen laskutuksen tekemiseen.
    • Kateraportti (vaatii sekä palkka- että laskutusaineistojen a-hintojen ylläpidon järjestelmässä)
    • Laskutuksen kustannuspaikat
    • Monipuoliset laskutusrivien ja tuntien pyöristyssäännöt
    • Laskutettava ajoaika
    • Asiakkaiden, kohteiden ja kustannuspaikkojen tuonti järjestelmään tiedostotuonnilla.
    • Työn laskutuksen tilan merkkaaminen
    • Tuotteen syöttämisen estäminen mobiilisovelluksesta.
• Vientikohtaisten avainten syöttäminen integraatioasetuksiin (Palvelujen välinen tiedonsiirto-tyyppiset viennit). Näiden sijainti käy ilmi rajapintakuvauksista.
• Aineiston suodattaminen näkyviin ja jälkilaskenta Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivulla. Tietoa voi suodattaa monipuolisesti esimerkiksi aikavälillä ja asiakasryhmällä.

Testiviennin tekeminen

• Tarkista aineisto Laskutusraportti (aikatapahtumat)-sivun yksityiskohtaisessa näkymässä. Datamäärän ollessa iso, voit hyödyntää yhteenveto-näkymää. Lajittelu tehdään laskutusaineiston kohdalla aina asiakkaittain, eli jokaisen asiakkaan aineiston voi tarkistaa omalta välilehdeltään.
• Tarkista automaattisesti muodostuneet palkkarivit (työn aikaperusteiset ja kertaluontoiset) ja syötä manuaalisesti syötettävät rivit suoraan raportille (nämä vaihtelevat organisaatiosta riippuen)
• Kun olet valmis kokeilemaan vientiä, valitse vietävät rivit ja paina Laskutusvienti-painiketta
  • Valitse viennin tyyppi ja mahdolliset vientikohtaiset asetukset.
  • Älä merkkaa rivejä siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi (jätä ”Merkitse siirretyksi, kun siirto on suoritettu onnistuneeksi”-valinta tyhjäksi). Näin toimimalla testisiirto ei merkkaa aineistoa siirretyksi.
  • Paina Suorita vienti-painiketta
• Virheiden käsittely
  • Viennistä riippuen saatat saada erilaisia virheilmoituksia, jotka voit korjata Viennin tila-ikkunassa. Tällaisia ovat esim. puuttuvat asiakas- ja tuotenumerot.
  • Virheilmoituksien käsittelyyn voit etsiä käyttämäsi viennin sivulta tukiportaalistamme.
  • Korjaa virheet ja yritä vientiä uudelleen.
  • Saat ilmoituksen kun vienti on tehty onnistuneesti.
• Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
  • Tarkista, että laskutusaineisto muodostuu halutulla tavalla kohdejärjestelmään.

Viennin tekeminen laskutussyklin mukaisesti

• Tarkista aineisto (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
• Valitse vietävät rivit ja paina Laskutusvienti-painiketta (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
  • Voit suodattaa näkyviin vain siirtämättömät rivit (voit myös ohittaa aiemmin viedyt rivit ) / hyväksytyt rivit
  • Merkkaa onnistuneesti tehty vienti siirretyksi, jotta samoja rivejä ei siirry uudelleen
• Virheiden käsittely (ks. sama kohta Testiviennin tekeminen alta)
• Aineiston tarkistaminen kohdejärjestelmässä
  • Tee vienti tarvittaessa uudelleen, poista ”Ohita rivit, jotka on jo aiemmin siirretty”-valinta.
• Siirtotiedostolokista voit tarkastella aiemmin tehtyjä vientejä.

Suunnittele sisäinen ohjeistus laskutussiirtoja varten

Haluamme varmistua siitä, että organisaatiosi laskutusaineiston vienti onnistuisi mahdollisimman jouhevasti. Alla muutamia tärppejä toimivan prosessin muodostamiseen:

• Mieti organisaatiosi roolit, ja niiden tärkeimmät tehtävät ja toimenpiteet.
  • Kuka huolehtii siitä, että Maxtechin ja kohdejärjestelmän asiakas-, tuote- ja muut tiedot ovat ajan tasalla järjestelmien välillä. Mitä tietoa hallitaan Maxtechin päässä ja mitä tietoja kohdejärjestelmän puolella?
  • Työntekijät syöttävät laskutettavat tunnit reaaliajassa järjestelmään Maxtechin avulla, mutta milloin tunnit pitää olla tarkistettuna laskutusta varten? Tarvitaanko työntekijältä tai työnjohdolta esimerkiksi manuaalinen hyväksyntä kirjauksille?
  • Onko organisaatiossasi esimiehiä, jotka tarkistavat ja hyväksyvät tiiminsä työtunnit ja laskutusrivit? Mihin mennessä tämä pitää olla tehtynä?
  • Ovatko roolien mukaiset henkilöt tietoisia laskutukseen liittyvistä tehtävistä ja deadlineistä? Onko heillä käyttäjätunnukset ja vaaditut oikeudet järjestelmään kunnossa?
• Kuka tekee laskutusaineistoviennin ja milloin? Jätä pelivaraa ja tee aineisto hyvissä ajoin ennen laskutuspäivää. Varmista, että oikeudet järjestelmään ovat kunnossa.
• Varmista, että sisäinen ohjeistus on helposti saatavilla organisaatiossasi.
• Käyttötukemme auttaa nopeasti laskutusvienteihin liittyvissä ongelmissa. Pyri myös hyödyntämään tukiportaaliamme ongelmatilanteissa.

Muut laskutusaineistosiirtoihin liittyvät ohjeet

• Tehtyjen siirtojen tarkemmat tiedot näet siirtotiedostolokista.
• Osa vienneistä tukee asiakkaiden ja tuotteiden synkronointia viennin yhteydessä.